chương 7 phân phối và điều phối nguồn lực thực hiện dự án

CHƯƠNG 7 PHÂN PHỐI VÀ ĐIỀU PHỐI NGUỒN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN Nguồn lực sử dụng cho dự án bao gồm tiền vốn, lao động, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu…và trong quản trị dự án, yếu tố thời

CHƯƠNG 7 PHÂN PHỐI VÀ ĐIỀU PHỐI NGUỒN LỰC

THỰC HIỆN DỰ ÁN

Nguồn lực sử dụng cho dự án bao gồm tiền vốn, lao động, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu…và trong quản trị dự án, yếu tố thời gian được xem là một nguồn lực rất quan trọng giữa thời gian với các yếu tố nguồn lực khác Tiến độ thời gian

sẽ được thực hiện đúng nếu có đủ quy mô các nguồn lực cần thiết Vấn đề bù trừ

sự thiếu hụt giữa các loại nguồn lực sử dụng cho dự án cũng được xét đến

Nội dung chủ yếu của chương này là trình bày:

- Các công cụ sử dụng để điều phối nguồn lực

- Cơ sở để điều phối nguồn lực

- Các kỹ thuật điều phối nguồn lực

1 Đặt vấn đề

- Thời gian thực hiện của công việc trong dự án được tính theo công thức:

6

4m b a

t ij= + +

- Các giá trị thời gian lạc quan, thường gặp và bi quan là khác nhau Nguyên nhân nào chi phối sự khác biệt đó?

- Nguyên nhân cơ bản chính là sự chênh lệch giữa thời gian lạc quan, thường gặp

và bi quan khi xác định thời gian thực hiện công việc là sự huy động các nguồn lực thực hiện dự án khác nhau

- Thêm nữa, sự huy động các nguồn lực có liên quan chặt chẽ tới chi phí thực hiện

dự án Do đó,để đảm bảo mục tiêu quản trị dự án là giải quyết hợp lý các mối quan

hệ giữa việc hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể trong thời hạn mong muốn với chi phí thích đáng, yêu cầu phải điều hòa nguồn lực thực hiện dự án và nó là nhiệm vụ quan trọng của quản trị gia dự án

2 Nguồn lực thực hiện dự án (Project Resources)

- Các nguồn lực:

+ Thời gian được coi là một nguồn lực đặc biệt

+ Vốn tài chính được huy động;

+ Số lượng lao động chuyên môn nghiệp vụ;

+ Số lượng công nhân trực tiếp sản xuất;

+ Số lượng máy móc, thiết bị cần huy động;

+ Số giờ chạy máy;

+ Khối lượng nguyên vật liệu sử dụng;

3 Các công cụ để huy động phân phối nguồn lực cho dự án

3.1 Sơ đồ PERT cải tiến

a Khái niệm

Sơ đồ PERT cải tiến là sự biến đổi của sơ đồ PERT; trong đó việc biểu diễn các công việc và mối quan hệ giữa chúng theo tiến trình được thể hiện trên hệ trục tọa độ hai chiều, với trục hoành biểu thị thời gian thực hiện các hoạt động và trục tung biểu thị biểu thị trình tự theo tiến trình và mối quan hệ bên trong giữa các công việc theo tiến trình đó

- Là sự kết hợp giữa sơ đồ PERT và sơ đồ GANTT

- Kết hợp được các ưu điểm của hai loại biểu đồ

- Trực quan

- Thể hiện các quan hệ logic công việc

- Có thể sử dụng các bài toán tối ưu trong quản

c Quy trình thực hiện

Bước 1: Lập bảng phân tích công việc trong dự án

Bước 2: Vẽ sơ đồ PERT của dự án

Bước 3: Vẽ hệ trục tọa độ hai chiều trong đó:

- Trục hoành biểu thị thời gian thực hiện các công việc theo từng đường (tiến trình) đã được xác định trong sơ đồ PERT

- Trục tung: Biểu thị trình tự các đường (tiến trình) và mối quan hệ bên trong giữa các công việc trên đường (tiến trình) đó, đã được xác định từ sơ đồ PERT

2

-Bước 4: Vẽ sơ đồ PERT cải tiến trên hệ trục tọa độ hai chiều theo nguyên tắc:

+ Đường găng được biểu diễn thấp nhất (gần trục hoành) và các đường (tiến trình)

có thời gian ngắn dần được biểu diễn lần lược theo thứ tự từ dưới lên trên

+ Đường (tiến trình) có thời gian thực hiện ngắn nhất được biểu diễn trên cùng+ Các đường (tiến trình) trên sơ đồ PERT cải tiến được biểu diễn bằng các đường mũi tên, thẳng hàng, song song với trục hoành (khác với sơ đồ PERT – liên kết mạng)

+ Khép kín sơ đồ PERT cải tiến bằng các đường nét đứt(- - - - - - )

d Ví dụ 1: về PERT cải tiến

0 2

3 2

1 4

1 5 6

0

1 5

1 3 5

0

1 3

8 4

0 8

4 3

0 4

A1

2

A3 2

A2 3

5 3

2

- Sơ đồ PERT cải tiến

A6 3

A1 2

A3 2

A5 4

A7 5

A8 2

A2 3

A4 4

3.2 Biểu đồ phụ tải nguồn lực (Phương pháp chất tải nguồn lực trên sơ đồ GANTT)

a Khái niệm

Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ánh số lượng từng loại nguồn lực cần thiết theo kế hoạch tiến độ hiện tại trong một thời kỳ nhất định cho từng công việc hoặc toàn bộ vòng đời dự án

b Tác dụng

- Trình bày bằng hình ảnh nhu cầu cao thấp khác nhau về một loại nguồn lực nào

đó trong từng thời đoạn

- Là cơ sở để kế hoạch sản xuất, cung ứng nguyên vật liệu, máy móc thiết

bị cho dự án

- Là cơ sở để các nhà quản lý dự án điều phối, bố trí nguồn lực khan hiếm theo yêu cầu tiến độ dự án

c Nguyên tắc xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực

- Bước 1: Xây dựng sơ đồ PERT/CPM

- Bước 2: Lập biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh

- Bước 3: Vẽ sơ đồ phụ tải nguồn lực

5

’

+ Trước hết vẽ biểu đồ phụ tải cho CV theo thứ tự có thời gian dài nhất, trung bình và ngắn nhất.

+ Trên một biểu đồ chỉ vẽ cho một loại nguồn lực

+ Thống nhất chung một loại đơn vị cho yếu tố nguồn lực trên cùng một sơ đồ

d Bố trí công việc theo thời gian trong biểu đồ phụ tải nguồn lực

- Các công việc găng: Không thể thay đổi

- Các công việc không găng: có thể lựa chọn một số cách

+ Cách 1: Các công việc không găng bắt đầu công sớm và kết thúc sớm Tiến độ

có mức an toàn cao vì các công việc có nhiều thời gian dự trữ

+ Cách 2: Các công việc không găng bắt đầu muộn và kết thúc muộn Tiến độ có mức an toàn thấp vì các công việc không có thời gian dự trữ

+ Cách 3: Xếp thời điểm khởi công của các công việc không găng ở trong vùng giới hạn giữa thời điểm bắt đầu sớm và bắt đầu muộn

e Biểu đồ phụ tải nguồn lực

d Ví dụ 1 : Dự án X có các thông số như sau:

Công việc Công việc trước Thời gian (ngày) Số lập trình viên cần thiết

1/ Xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực

2/ Hãy sắp xếp công việc sao cho đảm bảo tiến độ thời gian dự án trong điều kiện nguồn lực hạn chế (chỉ có 2 lao động)

Giải

1/ Xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực

- Vẽ sơ đồ PERT như sau:

Đường găng của dự án X là đường nối các công việc A,D,E,G,I dài 24 ngày Nếu có 3 lập trình viên (và các điều kiện khác không đổi) thì hoàn thành dự

án sẽ đúng 24 ngày Trên cơ sở sơ đồ PERT có thể vẽ biểu đồ phụ tải nguồn lực như sau:

2/ Theo biểu đồ phụ tải nguồn lực, để thực hiện dự án theo đúng tiến độ 24 ngày + Cần phải có 2 lập trình viên làm việc trong khoảng thời gian từ khi bắt đầu

dự án đến hết ngày thứ 5 và từ ngày 13 đến hết ngày 19

+ Cần 3 người thực hiện các công việc từ ngày 6 đến hết ngày 10 và từ ngày

Hoạt động B: Đổ bê tông trần, hoàn thành trong 15 ngày; thực hiện sau A;

Hoạt động C: Lắp điện, nước; thực hiện trong 10 ngày, sau hoạt động A;

Hoạt động D: Làm cửa, hoàn thành trong 20 ngày; thực hiện sau A;

Hoạt động E: Tô tường, quét vôi, hoàn thành trong 25 ngày; thực hiện sau B

Bảng phân tích hoạt động

(tuần) Thời điểm bắt đầu

Biểu đồ nguồn lực E

- Hoạt động C : Thời gian thực hiện 10 ngày, hao phí 2 nhân công/ngày, tiến hành

ngay sau hoạt động A

- Hoạt động D: Thời gian thực hiện 20 ngày, hao phí 2 nhân công/ngày, tiến hành sau hoạt động A

- Hoạt động E : Thời gian thực hiện 25 ngày, hao phí 2 nhân công/ngày, tiến hành ngay sau hoạt động B

- Trong thời gian đến 20 ngày đầu : Dự án huy động 2 đơn vị nguồn lực

- Trong thời gian từ 20 đến 30 ngày đầu : Dự án huy động 6 đơn vị nguồn lực

- Trong thời gian từ 30 đến 40 ngày : Dự án huy động 4 đơn vị nguồn lực

- Trong thời gian từ 40 đến 60 ngày : Dự án huy động 2 đơn vị nguồn lực

Kết luận : Thời gian cao điểm trong huy động nguồn lực thực hiện dự án xảy ra

trong giai đoạn từ 20 đến 30 ngày Gia đoạn này nằm giữa vòng đời dự án (60 ngày), nên có thể nhận định là hợp lý (trường hợp tổng quát)

- Mối quan hệ giữa sơ đồ PERT và GANTT

2

D 20

F 0

C 10 2

Sơ đồ PERT cải tiến

Ngày

Ví dụ 3 : Dự án B có 3 công việc, thời gian và số lao động cần để thực hiện được

trình bày trong bảng sau :

Thời gian và nguồn lực của dự án BM

Công việc Công việc trước Thời gian (ngày) Yêu cầu lao động

Giải1/ Sơ đồ PERT cải tiến và biểu đồ phụ tải nguồn lực

2/ Nhận xét: Từ hình a và b cho thấy :

+ Số công nhân nhiều nhất trong 2 ngày đầu: 8 người

+ Số công nhân ít nhất trong 2 ngày cuối cùng thực hiện dự án: 4 người

+ Để quản lý lao động hiệu quả, các nhà quản lý dự án mong muốn ổn định quy mô lao động giữa các thời kỳ và làm sao giảm thiểu mức chênh lệch lao động giữa các thời kỳ Yêu cầu này có thể thực hiện được bằng phương pháp điều phối đều nguồn lực Nếu công việc B chậm lại 2 ngày, ta có sơ đồ điều phốiđều nguồn lực như hình c:

3

2

A B

C (4,5)

Công nhân 8

6 4

tố cần phải xem xét trong mối liên hệ ràng buộc lẫn nhau để quyết định điều phối.+ Sơ đồ điều phối đều nguồn lực có thể xây dựng trên cơ sở biểu đồ phụ tải nguồn lực lập theo kế hoạch triển khai sớm hoặc theo kế hoạch triển khai muộn

Kế hoạch nào có mức chênh lệch phụ tải nguồn lực giữa các thời kỳ ít hơn thường được chọn

Các tình huống có thể xảy ra đối với nguồn lực :

+ Nhà quản lý dự án cần tiến hành các hoạt động điều phối công việc

4

Điều phối nguồn lực là quyết định điều chỉnh thời gian bắt đầu hoặc kết thúc

của các công việc, trên cơ sở đó tạo ra sự phù hợp giữa nhu cầu và khả năng về

nguồn lực trong từng giai đoạn và trong toàn bộ thời gian thực hiện dự án

2 Cơ sở để điều phối nguồn lực

- Cơ sở điều phối nguồn lực là: Dự trữ thời gian của công việc – Sij

+ Sij là khoảng thời gian tối đa nhà quản lý dự án có thể xê dịch thời điểm bắt đầu

của công việc ij

+ Sij là khoảng thời gian có thể kéo dài tối đa thực hiện công việc ij

- Điều phối

+ Sij = 0 - Công việc găng – Không thể điều chỉnh

+ Sij > 0 - Công việc không găng Có thể điều chỉnh thời điểm bắt đầu (bắt

đầu sớm hoặc bắt đầu muộn), hoặc kéo dài công việc ij trong giới hạn Sij để điều

phối làm giảm căng thẳng về nguồn lực trong từng khoảng thời gian

- Ví dụ: Công việc 3-5 có t35=3; S35=6; T35bds = 5; T35bdm = 11; Tkts = 8;

Tktm = 14

+ Phụ tải nguồn lực với bắt đầu bằng T35bds = 5

+ Phụ tải nguồn lực với bắt đầu bằng T35 bdm = 11

- Thực hiện điều phối ví dụ trên:

+ Phụ tải nguồn lực với bắt đầu bằng T35bds = 5

+ Phụ tải nguồn lực với bắt đầu bằng T35 bdm = 11

4 Kỹ thuật điều phối nguồn lực

a Cân bằng tuyệt đối

- Ví dụ:

Trong đó:

- Trong thời gian đến 10 ngày: Tiến hành 2 hoạt động A và B

+ Hoạt động A: Hao phí 3 đơn vị nguồn lực/ngày

+ Hoạt động B: Hao phí 1 đơn vị nguồn lực/ngày

Cộng: 4 đơn vị nguồn lực/ngày

- Trong thời gian từ ngày 10 đến 20: Tiến hành 3 hoạt động C,D,E

+ Hoạt động C: Hao phí 2 đơn vị nguồn lực/ngày (từ ngày 10 đến 20)

+ Hoạt động D: Hao phí 2 đơn vị nguồn lực/ngày (từ ngày 10 đến 15)

+ Hoạt động E: Hao phí 2 đơn vị nguồn lực/ngày (từ ngày 15 đến 20)

Cộng: 4 đơn vị nguồn lực/ngày

- Trong thời gian từ ngày 20 đến 30: Tiến hành 3 hoạt động F,G,H

+ Hoạt động F: Hao phí 1 đơn vị nguồn lực/ngày

2

0

H 3

+ Hoạt động G: Hao phí 2 đơn vị nguồn lực/ngày

+ Hoạt động H: Hao phí 1 đơn vị nguồn lực/ngày

Cộng: 4 đơn vị nguồn lực/ngày

b Cân bằng tương đối

+ Đường điều hòa nguồn lực có dạng Parabol

+ Thấy rằng trong cân bằng tương đối, mức huy động nguồn lực lúc ban đầu không cao, tăng dần theo thời gian thực hiện dự án, đạt cực đại vào khoảng giữa vòng đời dự án, rồi giảm dần khi kết thúc dự án (bằng 0)

+ Tính tương đối trong phương pháp cân bằng này thể hiện rõ trong các dự

án phức tạp, không phải lúc nào cũng có khả năng xóa bỏ “đỉnh lồi” hay “hốc lõm” trong sơ đồ chất tải nguồn lực

16

Sơ đồ biểu diễn:

Trong đó:

- Trong thời gian đến 10 ngày tiến hành một hoạt động A

+ Hoạt động A: Hao phí 3 đơn vị nguồn lực /ngày

- Trong thời gian từ ngày 10 đến 20: Tiến hành 5 hoạt động

+ Hoạt động B: Hao phí 2 đơn vị nguồn lực/ngày (từ ngày 10 đến ngày 20)

+ Hoạt động C: Hao phí 2 đơn vị nguồn lực/ngày (từ ngày 10 đến ngày 15)

+ Hoạt động D: Hao phí 2 đơn vị nguồn lực /ngày (từ ngày 15 đến ngày 20)

+ Hoạt động E: Hao phí 1 đơn vị nguồn lực/ngày (từ ngày 10 đến ngày 20)

+ Hoạt động F: Hao phí 1 đơn vị nguồn lực/ngày (từ ngày 10 đến ngày 20)

Cộng: 6 đơn vị nguồn lực /ngày

- Trong thời gian từ ngày 20 đến ngày 30: Tiến hành 2 hoạt động G và H

+ Hoạt động G: Hao phí 2 đơn vị nguồn lực/ngày

+ Hoạt độngH: Hao phí 1 đơn vị nguồn lực/ngày

Cộng: 3 đơn vị nguồn lực trên ngày

5 Quy trình điều phối nguồn lực

1 Xây dựng sơ đồ PERT/CPM

2 Vẽ biểu đồ phụ tải nguồn lực

3 Nhận dạng “Đỉnh” và “Hốc lõm” của biểu đồ phụ tải

4 Căn cứ vào thời gian dự trữ, BĐ sớm và BĐ muộn của các công việc để đưa

ra các phương án điều phối nguyồn lực

5 So sánh và lựa chọn phương phương án điều phối tối ưu

Biểu đồ phụ tải nguồn lựcA1

-6 Một số quy tắc ưu tiên trong điều phối nguồn lực

1 Ưu tiên phân phối nguồn lực cho công việc nào có thời gian dự trữ Sij nhỏ nhất

2 Nếu hai công việc có thời gian dự trữ nhỏ nhất bằng nhau thì ưu tiên phân phối trước cho công việc đã khởi công để làm cho công việc đó khỏi dở dang

3 Nếu cả hai điều kiện trên của các công việc đang xét là ngang nhau thì dành nguồn lực cho công việc nào cần nhiều nhất

4 Nếu các công việc lại ngang nhau cả ba điều kiện trên thì dành nguồn lực cho

công việc có mức sử dụng trong một đơn vị thời gian lớn nhất.

7 Ví dụ (bài tập trong sách Thầy Tuấn, Thầy Sơn, Thầy Hòa, Thầy Phương)

-Ví dụ : Dự án A phải bố trí 4 loại lao động: X, Y, V, Z để thực hiện các công việc

với các thông số cho trong bảng sau:

Công việc Công việc

trước

Thời gian (ngày)

Số lao động mỗi loại để thực hiện từng công việc

♣ Điều kiện thực hiện dự án như sau:

 Thời gian phải hoàn thành dự án là 32 ngày

 Số lao động tối đa được phép sử dụng bao gồm: 11 lao động X, 14 lao động

Y, 17 lao động V và 15 lao động Z

Giải1/ Vẽ sơ đồ PERT của dự án A

1

2

4 3

5

6

A(5)

D(3 ) E(2)

N(9)

P(9)

2/ Xác định thời gian bắt đầu sớm và bắt đầu muộn Tính thời gian dự trữ của các

Thời gian kết thúc sớm

Thời gian kết thúc muộn

Thời gian bắt đầu muộn

D

H

Biểu đồ Gantt theo kế hoạch triển khai sớm dùng phân phối nguồn lực

4/ Xác định nhu cầu từng loại lao động theo kế hoạch triển khai sớm và muộn thể

hiện trong bảng sau:

Bố trí lao động trong từng thời đoạn theo bắt đầu sớm

5/ Nhận xét: Phương pháp bố trí lao động theo kế hoạch triển khai sớm sử dụng số lao động nhiều hơn mức được phép sử dụng trong thời gian từ ngày 5 đến ngày 13 đối với lao động X và Y, từ ngày 9 đến ngày 16 đối với lao động V và Z Như vậy quy mô nguồn lực tăng thêm khá lớn Để đánh giá hiệu quả của phương pháp bố trí này có thể so sánh với phương pháp bố trí lao động theo kế hoạch triển khai muộn.

Dự tính số lao động trong từng thời đoạn theo bắt đầu muộn

Khoảng thời gian Số ngày Công

6/ Nhận xét: Phương pháp bố trí lao động theo kế hoạch triển khai muộn sử dụng

số lao động nhiều hơn mức được phép sử dụng trong thời gian từ ngày 18 đến ngày 27 đối với lao động X và Y, từ ngày 19 đến ngày 23 và ngày 30 đến ngày 32 đối với lao động V và Z

7/ Để so sánh lựa chọn phương pháp bố trí lao động hợp lý trong số 2 phương pháp bố trí theo kế hoạch triển khai sớm và muộn trình bày ở trên, cần lập bảng tính toán mức nguồn lực từng loại tăng thêm được thể hiện trong bảng sau:

24

-a/ Số giờ lao động từng loại tăng thêm theo kế hoạch triển khai sớm

Khoảng thời gian Số

ngày

Công việc

Lao động từng loại tăng thêm (người)

Số giờ lao động từng loại tăng thêm (giờ -người)

b/ Tính số giờ lao động từng loại cần thuê thêm theo kế hoạch triển khai muộn

Khoảng thời gian Số

ngày

Công việc

Lao động từng loại tăng thêm (người)

Số giờ lao động từng loại tăng thêm (giờ -người)

Ngày 22, ngày 23 2 K,G,H,M 8 16 5 4 768 1536 480 384Ngày 24 đến ngày

26