chương 7 phân phối và điều phối nguồn lực thực hiện dự án

Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum CHƯƠNG 7 PHÂN PHỐI VÀ ĐIỀU PHỐI NGUỒN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN Nguồn lực sử dụng cho dự án bao gồm tiền vốn, lao động, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu…và trong quản trị dự án, yếu tố thời gian được xem là một nguồn lực rất quan trọng giữa thời gian với các yếu tố nguồn lực khác. Tiến độ thời gian sẽ được thực hiện đúng nếu có đủ quy mô các nguồn lực cần thiết. Vấn đề bù trừ sự thiếu hụt giữa các loại nguồn lực sử dụng cho dự án cũng được xét đến. Nội dung chủ yếu của chương này là trình bày: - Các công cụ sử dụng để điều phối nguồn lực - Cơ sở để điều phối nguồn lực - Các kỹ thuật điều phối nguồn lực I. PHÂN PHỐI NGUỒN LỰC CHO DỰ ÁN 1. Đặt vấn đề - Thời gian thực hiện của công việc trong dự án được tính theo công thức: 6 4 bma t ij ++ = - Các giá trị thời gian lạc quan, thường gặp và bi quan là khác nhau. Nguyên nhân nào chi phối sự khác biệt đó? - Nguyên nhân cơ bản chính là sự chênh lệch giữa thời gian lạc quan, thường gặp và bi quan khi xác định thời gian thực hiện công việc là sự huy động các nguồn lực thực hiện dự án khác nhau - Thêm nữa, sự huy động các nguồn lực có liên quan chặt chẽ tới chi phí thực hiện dự án. Do đó,để đảm bảo mục tiêu quản trị dự án là giải quyết hợp lý các mối quan hệ giữa việc hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể trong thời hạn mong muốn với chi phí thích đáng, yêu cầu phải điều hòa nguồn lực thực hiện dự án và nó là nhiệm vụ quan trọng của quản trị gia dự án. 2. Nguồn lực thực hiện dự án (Project Resources) - Các nguồn lực: + Thời gian được coi là một nguồn lực đặc biệt + Vốn tài chính được huy động; + Số lượng lao động chuyên môn nghiệp vụ; + Số lượng công nhân trực tiếp sản xuất; + Số lượng máy móc, thiết bị cần huy động; - 1 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum + Số giờ chạy máy; + Khối lượng nguyên vật liệu sử dụng; + Các dịch vụ hạ tầng: Điện, nước,… - Đặc điểm nguồn lực: + Các yếu tố nguồn lực đều được nghiên cứu trong mối tương quan với yếu tố thời gian thực hiện dự án. + Các yếu tố nguồn lực đều có giới hạn - Vấn đề nghiên cứu Điều phối các nguồn lực một cách hợp lý, bảo đảm sự phù hợp giữa giới hạn các nguồn lực, các ràng buộc về kỹ thuật với việc hoàn thành dự án đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng. 3. Các công cụ để huy động phân phối nguồn lực cho dự án 3.1 Sơ đồ PERT cải tiến a. Khái niệm Sơ đồ PERT cải tiến là sự biến đổi của sơ đồ PERT; trong đó việc biểu diễn các công việc và mối quan hệ giữa chúng theo tiến trình được thể hiện trên hệ trục tọa độ hai chiều, với trục hoành biểu thị thời gian thực hiện các hoạt động và trục tung biểu thị biểu thị trình tự theo tiến trình và mối quan hệ bên trong giữa các công việc theo tiến trình đó. b. Đặc điểm - Là sự kết hợp giữa sơ đồ PERT và sơ đồ GANTT - Kết hợp được các ưu điểm của hai loại biểu đồ - Trực quan - Thể hiện các quan hệ logic công việc - Có thể sử dụng các bài toán tối ưu trong quản c. Quy trình thực hiện Bước 1: Lập bảng phân tích công việc trong dự án Bước 2: Vẽ sơ đồ PERT của dự án Bước 3: Vẽ hệ trục tọa độ hai chiều trong đó: - Trục hoành biểu thị thời gian thực hiện các công việc theo từng đường (tiến trình) đã được xác định trong sơ đồ PERT - Trục tung: Biểu thị trình tự các đường (tiến trình) và mối quan hệ bên trong giữa các công việc trên đường (tiến trình) đó, đã được xác định từ sơ đồ PERT - 2 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum Bước 4: Vẽ sơ đồ PERT cải tiến trên hệ trục tọa độ hai chiều theo nguyên tắc: + Đường găng được biểu diễn thấp nhất (gần trục hoành) và các đường (tiến trình) có thời gian ngắn dần được biểu diễn lần lược theo thứ tự từ dưới lên trên + Đường (tiến trình) có thời gian thực hiện ngắn nhất được biểu diễn trên cùng + Các đường (tiến trình) trên sơ đồ PERT cải tiến được biểu diễn bằng các đường mũi tên, thẳng hàng, song song với trục hoành (khác với sơ đồ PERT – liên kết mạng) + Khép kín sơ đồ PERT cải tiến bằng các đường nét đứt(- - - - - - ) d. Ví dụ 1: về PERT cải tiến Sơ đồ PERT - 3 - 4 0 0 0 0 2 1 0 2 3 2 1 4 1 5 6 0 1 5 1 3 5 0 1 3 8 4 0 8 4 3 0 4 A1 2 A3 2 A2 3 A4 A5 A7 A6 A84 5 3 2 Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum - Sơ đồ PERT cải tiến CV Tuần thứ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 A6 3 A1 2 A3 2 A5 4 A7 5 A8 2 A2 3 A4 4 3.2 Biểu đồ phụ tải nguồn lực (Phương pháp chất tải nguồn lực trên sơ đồ GANTT) a. Khái niệm Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ánh số lượng từng loại nguồn lực cần thiết theo kế hoạch tiến độ hiện tại trong một thời kỳ nhất định cho từng công việc hoặc toàn bộ vòng đời dự án. b. Tác dụng - Trình bày bằng hình ảnh nhu cầu cao thấp khác nhau về một loại nguồn lực nào đó trong từng thời đoạn. - Là cơ sở để kế hoạch sản xuất, cung ứng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị cho dự án. - Là cơ sở để các nhà quản lý dự án điều phối, bố trí nguồn lực khan hiếm theo yêu cầu tiến độ dự án. c. Nguyên tắc xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực - Bước 1: Xây dựng sơ đồ PERT/CPM. - Bước 2: Lập biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh. - Bước 3: Vẽ sơ đồ phụ tải nguồn lực. - 4 - 3’ 0 0 1 2 3 5 4 '’ 4 6 5 ’ Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum + Trước hết vẽ biểu đồ phụ tải cho CV theo thứ tự có thời gian dài nhất, trung bình và ngắn nhất. + Trên một biểu đồ chỉ vẽ cho một loại nguồn lực. + Thống nhất chung một loại đơn vị cho yếu tố nguồn lực trên cùng một sơ đồ. d. Bố trí công việc theo thời gian trong biểu đồ phụ tải nguồn lực - Các công việc găng: Không thể thay đổi - Các công việc không găng: có thể lựa chọn một số cách + Cách 1: Các công việc không găng bắt đầu công sớm và kết thúc sớm. Tiến độ có mức an toàn cao vì các công việc có nhiều thời gian dự trữ. + Cách 2: Các công việc không găng bắt đầu muộn và kết thúc muộn. Tiến độ có mức an toàn thấp vì các công việc không có thời gian dự trữ. + Cách 3: Xếp thời điểm khởi công của các công việc không găng ở trong vùng giới hạn giữa thời điểm bắt đầu sớm và bắt đầu muộn. e. Biểu đồ phụ tải nguồn lực CV Tuần thứ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 A 1 11 11 22 A 2 10 10 10 30 A 3 13 13 26 A 4 12 12 12 12 48 A 5 14 14 14 14 56 A 6 10 10 10 30 A 7 16 16 16 16 16 80 A 8 8 8 16 TC 21 21 23 25 36 36 36 14 16 16 16 16 16 8 8 308 BĐ Huy Động Chi phí - 5 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum d. Ví dụ 1 : Dự án X có các thông số như sau: Công việc Công việc trước Thời gian (ngày) Số lập trình viên cần thiết (người) A - 5 1 B - 6 1 C B 4 1 D A 7 1 E D 3 1 F A 5 1 K D 7 1 G E 3 1 H E 2 1 I G 6 1 1/ Xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực 2/ Hãy sắp xếp công việc sao cho đảm bảo tiến độ thời gian dự án trong điều kiện nguồn lực hạn chế (chỉ có 2 lao động) Giải 1/ Xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực - Vẽ sơ đồ PERT như sau: - 6 - 1 2 5 3 4 7 6 A(5) B(6) F(5) H(2) G(3) I(6) C(4) K(7) E(3)D(7) Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum Đường găng của dự án X là đường nối các công việc A,D,E,G,I dài 24 ngày. Nếu có 3 lập trình viên (và các điều kiện khác không đổi) thì hoàn thành dự án sẽ đúng 24 ngày. Trên cơ sở sơ đồ PERT có thể vẽ biểu đồ phụ tải nguồn lực như sau: 2/ Theo biểu đồ phụ tải nguồn lực, để thực hiện dự án theo đúng tiến độ 24 ngày. + Cần phải có 2 lập trình viên làm việc trong khoảng thời gian từ khi bắt đầu dự án đến hết ngày thứ 5 và từ ngày 13 đến hết ngày 19. + Cần 3 người thực hiện các công việc từ ngày 6 đến hết ngày 10 và từ ngày 16 đến hết ngày 17. + Cần một người thực hiện các công việc dự án từ ngày 11,12 và khoảng thời gian từ 20 đến hết ngày 24. - Ví dụ 2 : Hoạt động A: Xây móng và tường bao, hoàn thành trong 20 ngày; thực hiện ngay từ đầu; Hoạt động B: Đổ bê tông trần, hoàn thành trong 15 ngày; thực hiện sau A; Hoạt động C: Lắp điện, nước; thực hiện trong 10 ngày, sau hoạt động A; Hoạt động D: Làm cửa, hoàn thành trong 20 ngày; thực hiện sau A; Hoạt động E: Tô tường, quét vôi, hoàn thành trong 25 ngày; thực hiện sau B. - 7 - Thời gian Số LĐ 6 15 19 24 A 5 B C D G I E 18 H K 17 10 12 F Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum Bảng phân tích hoạt động TT Tên hoạt động Ký hiệu Độ dài (tuần) Thời điểm bắt đầu 1 Xây móng, tường bao A 20 Ngay từ đầu 2 Đổ bê tông trần B 15 Sau A 3 Lắp điện, nước C 10 Sau A 4 Làm cửa D 20 Sau A 5 Tô tường, quét vôi E 25 Sau B Biểu đồ nguồn lực E D C B A 2 4 6 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 Nhận xét : - Hoạt động A : Có thời gian thực hiện 20 ngày, hao phí 2 nhân công/ngày, tiến hành ngay từ đầu. - Hoạt động B : Thời gian thực hiện 15 ngày, hao phí 2 nhân công/ngày, tiến hành sau hoạt động A - Hoạt động C : Thời gian thực hiện 10 ngày, hao phí 2 nhân công/ngày, tiến hành ngay sau hoạt động A - 8 - A 20 B 15 C 10 D 20 E 25 Nhân công Thời gian Hoạt động Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum - Hoạt động D: Thời gian thực hiện 20 ngày, hao phí 2 nhân công/ngày, tiến hành sau hoạt động A - Hoạt động E : Thời gian thực hiện 25 ngày, hao phí 2 nhân công/ngày, tiến hành ngay sau hoạt động B - Trong thời gian đến 20 ngày đầu : Dự án huy động 2 đơn vị nguồn lực - Trong thời gian từ 20 đến 30 ngày đầu : Dự án huy động 6 đơn vị nguồn lực - Trong thời gian từ 30 đến 40 ngày : Dự án huy động 4 đơn vị nguồn lực - Trong thời gian từ 40 đến 60 ngày : Dự án huy động 2 đơn vị nguồn lực Kết luận : Thời gian cao điểm trong huy động nguồn lực thực hiện dự án xảy ra trong giai đoạn từ 20 đến 30 ngày. Gia đoạn này nằm giữa vòng đời dự án (60 ngày), nên có thể nhận định là hợp lý (trường hợp tổng quát) - Mối quan hệ giữa sơ đồ PERT và GANTT - 9 - 6 1 2 4 3 5 A 20 B 1 5 2 G 0 2 E 2 5 2 2 D 2 0 F 0 C 10 2 Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum Sơ đồ PERT cải tiến A - C - F A - D - G A - B - E 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 - Biểu đồ phụ tải nguồn lực sơ đồ PERT cải tiến 6 5 4 3 2 1 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 - 10 - 1 1 1 2 4 6 6 6 2 2 3 5 A 20 A 20 A 20 B 15 C 10 D 20 E 25 F 0 G 0 Tiến trình Ngày A B E D C Nguồn lực Ngày [...]... G và H + Hoạt động G: Hao phí 2 đơn vị nguồn lực/ ngày + Hoạt độngH: Hao phí 1 đơn vị nguồn lực/ ngày Cộng: 3 đơn vị nguồn lực trên ngày 5 Quy trình điều phối nguồn lực 1 Xây dựng sơ đồ PERT/CPM 2 Vẽ biểu đồ phụ tải nguồn lực 3 Nhận dạng “Đỉnh” và “Hốc lõm” của biểu đồ phụ tải 4 Căn cứ vào thời gian dự trữ, BĐ sớm và BĐ muộn của các công việc để đưa ra các phương án điều phối nguyồn lực 5 So sánh và. .. về nguồn lực trong từng giai đoạn và trong toàn bộ thời gian thực hiện dự án 2 Cơ sở để điều phối nguồn lực - Cơ sở điều phối nguồn lực là: Dự trữ thời gian của công việc – Sij + Sij là khoảng thời gian tối đa nhà quản lý dự án có thể xê dịch thời điểm bắt đầu của công việc ij + Sij là khoảng thời gian có thể kéo dài tối đa thực hiện công việc ij - Điều phối + Sij = 0 - Công việc găng – Không thể điều. .. quyết định điều phối + Sơ đồ điều phối đều nguồn lực có thể xây dựng trên cơ sở biểu đồ phụ tải nguồn lực lập theo kế hoạch triển khai sớm hoặc theo kế hoạch triển khai muộn Kế hoạch nào có mức chênh lệch phụ tải nguồn lực giữa các thời kỳ ít hơn thường được chọn II ĐIỀU PHỐI NGUỒN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN Các tình huống có thể xảy ra đối với nguồn lực : - Tình huống thứ nhất Có thể bảo đảm đủ nguồn lực (hạn... dự án là bằng nhau - Đặc điểm + Đường điều hòa nguồn lực là một đường thẳng song song với trục hoành + Nói cách khác, trong mọi thời điểm thực hiện dự án, mức huy động nguồn lực thực hiện dự án là bằng nhau - Điều kiện + Chỉ xảy ra trong điều kiện lý tưởng + Ít xảy ra trong thực tế - Sơ đồ biểu diễn: Đơn vị nguồn lực A1 A2 A3 A4 Thời gian - 14 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum - Ví dụ: Đơn vị nguồn. . .Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum Ví dụ 3 : Dự án B có 3 công việc, thời gian và số lao động cần để thực hiện được trình bày trong bảng sau : Thời gian và nguồn lực của dự án BM Công việc Công việc trước A B C - Yêu cầu lao động Thời gian (ngày) 2 3 5 (người) 2 2 4 1/ Yêu cầu xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực và thực hiện điều phối đều nguồn lực để đáp ứng yêu cầu chỉ... nguồn lực/ ngày b Cân bằng tương đối - Khái niệm: Cân bằng tương đối là trạng thái huy động các nguồn lực sao cho mức huy động nguồn lực theo thời gian được tăng dần đến cực đại vào giữa vòng đời dự án và giảm dần khi kết thúc dự án - Đặc điểm: + Đường điều hòa nguồn lực có dạng Parabol + Thấy rằng trong cân bằng tương đối, mức huy động nguồn lực lúc ban đầu không cao, tăng dần theo thời gian thực hiện. .. không đủ nguồn lực để thực hiện do nhu cầu nguồn lực tại những thời điểm đó vượt khỏi mức tối đa có thể huy động của nguồn lực đó + Nhà quản lý dự án cần tiến hành các hoạt động điều phối công việc 1 Khái niệm - 12 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum Điều phối nguồn lực là quyết định điều chỉnh thời gian bắt đầu hoặc kết thúc của các công việc, trên cơ sở đó tạo ra sự phù hợp giữa nhu cầu và khả... theo thời gian thực hiện dự án, đạt cực đại vào khoảng giữa vòng đời dự án, rồi giảm dần khi kết thúc dự án (bằng 0) - Điều kiện: + Xảy ra trong điều kiện bình thường + Tính khả thi cao + Tùy theo đặc điểm cụ thể của từng dự án, các nhà quản trị dự án cần xác định sơ đồ cân bằng nguồn lực một cách hợp lý + Tính tương đối trong phương pháp cân bằng này thể hiện rõ trong các dự án phức tạp, không phải... So sánh và lựa chọn phương phương án điều phối tối ưu Biểu đồ phụ tải nguồn lực A1 A2 A3 A4 A5 A4 Đỉnh lồi Hốc lõm - 18 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum 6 Một số quy tắc ưu tiên trong điều phối nguồn lực 1 Ưu tiên phân phối nguồn lực cho công việc nào có thời gian dự trữ S ij nhỏ nhất 2 Nếu hai công việc có thời gian dự trữ nhỏ nhất bằng nhau thì ưu tiên phân phối trước cho công việc đã khởi... điều phối ví dụ trên: + Phụ tải nguồn lực với bắt đầu bằng T35bds = 5 3 5 8.000 - 13 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum + Phụ tải nguồn lực với bắt đầu bằng T35 bdm = 11 3 5 8.000 4 Kỹ thuật điều phối nguồn lực a Cân bằng tuyệt đối - Khái niệm Cân bằng tuyệt đối là trạng thái tối ưu tuyệt đối trong hoạt động quản trị nguồn lực, khi đó được mức huy động nguồn lực trong tất cả thời gian thực hiện dự . Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum CHƯƠNG 7 PHÂN PHỐI VÀ ĐIỀU PHỐI NGUỒN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN Nguồn lực sử dụng cho dự án bao gồm tiền vốn, lao động, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu và. phí thích đáng, yêu cầu phải điều hòa nguồn lực thực hiện dự án và nó là nhiệm vụ quan trọng của quản trị gia dự án. 2. Nguồn lực thực hiện dự án (Project Resources) - Các nguồn lực: + Thời. phù hợp giữa nhu cầu và khả năng về nguồn lực trong từng giai đoạn và trong toàn bộ thời gian thực hiện dự án 2. Cơ sở để điều phối nguồn lực - Cơ sở điều phối nguồn lực là: Dự trữ thời gian của