CÔNG TY … Mã số : ………… Sóat xét: 0 QUI TRÌNH TIẾP THỊ DỰ ÁN Hiệu lực: …/… /…… Trang: 1/6 Biên soạn Kiểm tra Phê duyệt 1. Mục đích: • Qui trình này được thiết lập để đảm bảo tất cả các công việc thực hiện đều được Công ty xem xét chu đáo nhằm tung sản phẩm mới ra thị trường thành công và hiệu quả. Với mục tiêu kích họat những phong cách sống mới, hiện đại giúp khách hàng quan tâm và quyết định chọn mua sản phẩm nhằm mang lại giá giá trị cao nhất cho khách hàng . • Đảm bảo qui trình đưa sản phẩm mới ra thị trường ngày một hoàn thiện hơn, đồng thời cũng tránh được những bài tóan con không cần thiết trong quá trình thực hiện . 2. Phạm vi: - Qui trình này được áp dụng cho tất cả các phòng ban. Tuy nhiên có liên quan trực tiếp đến các phòng ban sau: o Khối Kinh Doanh o Các Chi Nhánh o Phòng Truyền Thông o Phòng Thiết Kế o Phòng DVKH o Phòng Đối Ngọai o Phòng Đầu Tư 3. Tài liệu tham chiếu: • Hướng dẫn qui trình PR –QC 4. Định nghĩa và từ viết tắt: • Sản phẩm: Là tất cả các loại bất động sản do Công ty tung ra thị trường. • POSM : Là công cụ hỗ trợ bán hàng dùng để giải thích, minh chứng cho quá trình thuyết phục khách hàng mua sản phẩm như cataloge, brochure, tờ gấp ba, bản đồ…. • Hợp đồng: Bao gồm hợp đồng ký kết với các đối tác trong quá trình thực hiện • TGĐ : Tổng Giám Đốc • GĐ Mar: Giám đốc Marketing • GĐTT : Gíam đốc truyền thông • GĐKD : Giám đốc kinh doanh • DVKH : Dịch vụ khách hàng • NVKD : Nhân viên kinh doanh 5. Trách nhiệm: Tổng giám đốc : Chịu trách nhiệm chỉ đạo và giám sát quá trình thực hiện. a) Phòng Pháp Lý : - Xin thuận chủ trưởng của UBND Quận (Huyện) tại địa điểm của dự án - Sau khi nhận giấy chủ quyền chuyển giao đất của UBND Thành Phố, chuẩn bị hồ sơ xin thủ tục pháp lý của sản phẩm b) Phòng thiết kế : - Cung cấp các Landscape, phối cảnh, sơ đồ mặt bằng … nhằm hỗ trợ những hình ảnh trong quá trình thực hiện tung sản phẩm ra thị trường - Kết hợp với các phòng ban thống nhất các mẫu thiết kế . Đặt biệt, GĐKD và P.DVKH tổng hợp nhu cầu thực của khách hàng để sản phẩm tung ra đạt yêu cầu c) Giám Đốc Mar : Mã số: ……… Sx QUI TRÌNH TIẾP THỊ DỰ ÁN Hiệu lực: …/…/… Trang 2/6 - Hoạch định chiến lược thực hiện, kế họach tiếp thị sản phẩm sau khi được sự chấp thuận của Ban TGĐ. - Tham khảo ý kiến của các bộ phận có liên quan triển khai kế họach tiếp thị và chuyển tải thông tin lại cho tòan thể nhân viên . d) Giám đốc Kinh Doanh: - Tập hợp các cấp quản lý gồm : Trưởng phòng Kinh Doanh, Phòng DVKH, Giám đốc chi nhánh, Đại diện Công ty Phát Hưng …họach định chiến lược và kế họach bán hàng của sản phẩm sau khi được sự chấp thuận của Ban TGĐ, triển khai cho tòan thể NVKD. - Soạn thảo tài liệu huấn luyện NVKD về sản phẩm và các vấn đề liên quan đến việc bán sản phẩm. e) Giám đốc truyền thông : - Cùng kết hợp triển khai kế họach tiếp thị dự án . - Chuyển tải những thông tin về sản phẩm lên trang website của Công ty và các phương tiện truyền thông . f) Phòng DVKH : - Chuẩn bị những thông tin của sản phẩm để ký duyệt mẫu hợp đồng và trình Ban TGĐ xét duyệt. - Tập hợp thông tin của các ngân hàng nhằm hỗ trợ khách hàng có nhu cầu mua trả góp với điều kiện tốt nhất. - Hỗ trợ NVKD trong lĩnh vực pháp lý khi cần thiết (thủ tục mua bán, chuyển nhượng ) g) Phòng tài chính, phòng đầu tư - Lập báo cáo khả thi của sản phẩm - Chi các khoản tiền cho đối tác trong quá trình thực hiện . h) Các Giám đốc/ Trưởng bộ phận nêu tại phần phạm vi áp dụng: - Chịu trách nhiệm triển khai thực hiện qui trình tiếp thị dự án. 6. Nội dung STT Nội dung Trách nhiệm Tài liệu áp dụng Hồ sơ Chỉ tiêu Kiểm soát Giai đọan chuẩn bị 1. Bộ phận NC & PT đề xuất sản phẩm và làm đề án chứng minh tính khả thi . GĐ Đối Ngoại Phòng Đầu Tư Báo cáo thống kê, phân tích số liệu của sản phẩm -Thời gian tối đa 06 tháng - Tính khả thi của sản phẩm khi tung ra thị trường 2. Báo cáo tính khả thi của sản phẩm trên quan điểm tài chính GĐ Tài Chánh Báo cáo tài chính -Thời gian tối đa 03 tháng - Số liệu , đầy đủ, hợp lý 3. Tập hợp thông tin làm việc với đối tác về mẫu thiết kế của sản phẩm P. Thiết kế, Khối kinh doanh và P.Marketing - Biên bản cuộc họp - Thông tin thiết kế Biên bản cuộc họp Thông tin đầy đủ chính xác Theo nhu cầu thực của thị trường 4. Chuẩn bị hồ sơ chứng từ xin thủ tục pháp lý GĐ đối ngọai Qui trình của Phòng Đối Ngọai -Các hồ sơ chứng từ -Bản vẽ xin duyệt 1/500 Tối đa 03 tháng, phải có bản duyệt 1/500 Mã số: ……… Sx QUI TRÌNH TIẾP THỊ DỰ ÁN Hiệu lực: …/…/… Trang 3/6 STT Nội dung Trách nhiệm Tài liệu áp dụng Hồ sơ Chỉ tiêu Kiểm soát 5. Lập kế họach tiếp thị tổng Giám Đốc Mar - Dự tóan ngân sách - Báo cáo khả thi về tài chính Kế họach tiếp thị tổng -Tối đa 02 tháng -Thỏa mãn nhu cầu thị trường -Ngân sách 6. - Lập kế họach bán hàng - Huấn luyện kiến thức sản phẩm cho NVKD Giám Đốc Kinh Doanh - Chiến lựợc phát triển SP - Ma trận SWOT - Kế họach bán hàng -Tài liệu huần luyện - Xác thực với thị trường - Rõ ràng -Dễ hiểu Giai đọan triển khai Bước 1 : Lập Kế họach tiếp thị tổng của sản phẩm Giám Đốc Mar Tối đa 02 tháng 7. Xác định mục tiêu: - Khách hàng mục tiêu - Thị trường mục tiêu - Tài liệu NCTT - Thông tin từ P.DVKH -Rõ ràng. - Số liệu chính xác 8. Tìm ý tưởng chủ đạo - Logo của sản phẩm - Slogan của sản phẩm - Thông điệp chính cần chuyển tải - Ý tưởng PR/QC - Ý tưởng của hệ thống nhận diện (Bộ POSM) Phòng Thiết kế cung cấp ý tưởng chủ đạo của mẫu thiết kế - Sáng tạo - Ấn tượng - Thỏa mãn qui mô của SP - Ngắn gọn, rõ ràng 9. Lập và trình duyệt ý tưởng: - Nếu đồng ý, triển khai công việc - Nếu không đồng ý, chỉnh sửa cho đến khi được duyệt Giám Đốc Mar , GĐ Truyền Thông, Giám Đốc Kinh Doanh Tổng Giám Đốc -Giải pháp -Tiến độ thực hiện -Ngân sách -Trách nhiệm Buớc 2 : Thực hiện kế hoạch: 10. Cung cấp file hình ảnh theo mẫu thiết kế được duyệt Phòng thiết kế Các file hình ảnh -Cung cấp đúng tiến độ -Đúng hình ảnh đuợcduyệt theo yêu cầu của P. Marketing 11. Thiết lập hệ thống nhận diện: - Thiết kế Logo - Triển khai ý tưởng sáng tạo cho Slogan Giám đốc Mar, GĐ Truyền Thông & Khối Kinh Doanh Các bản vẽ thiết kế -Ý tưởng chủ đạo - Sáng tạo - Đẹp 12. Thiết lập và trình duyệt bộ POSM: - Chuẩn bị hình ảnh và tư liệu, thư ngõ giới thiệu sản phẩm… - Đối với dự án đất nền: Thiết kế và in ấn bìa hợp đồng, bản đồ tổng thể, bản đồ kết nối vị trí, thiết kế và thi công sa bàn… - Đối với khu căn hộ: * Cảnh quan : Bao gồm chụp hình làm tư liệu, thuê người mẫu, thuê địa điểm chụp hình… Phòng Marketing Phải được sự chấp thuận của Tổng Giám Đốc Theo ý tưởng chủ đạo đã được duyệt Bộ hồ sơ POSM - Ý tưởng chủ đạo của mẫu thiết kế - Hình ảnh đẹp, rõ ràng - Chất liệu phù hợp với sản phẩm - Nhà cung cấp chuyên nghiệp - Chi phí thực hiện - Tiến độ Mã số: ……… Sx QUI TRÌNH TIẾP THỊ DỰ ÁN Hiệu lực: …/…/… Trang 4/6 STT Nội dung Trách nhiệm Tài liệu áp dụng Hồ sơ Chỉ tiêu Kiểm soát * Thiết kế và in ấn tài liệu giới thiệu sản phẩm gồm catalogue / Brochure / leaflet/saleskit * Thiết kế và in ấn tài liệu bán hàng gồm : thư ngõ, sơ đồ vị trí,sơ đồ mặt bằng tổng thể, sơ đồ mặt bằng điển hình, Dĩa CD …. * Chuẩn bị hình ảnh 3D để thiết kế và thi công sa bàn 13. Thực hiện PR/ Quảng cáo : - Báo/Tạp chí : * Trên các báo phổ thông : Tuổi trẻ. Thanh Niên…. * Trên Báo chuyên ngành KTSG, SGTT, TT BĐS TS… Tùy theo qui mô của sản phẩm để chọn chủng lọai báo phù hợp với khách hàng mục tiêu * Trong giai đọan này các mẫu thiết kế được chia làm 2 giai đọan : 1./ Giai đọan 1 : Gây sự tò mò 2./ Gia tăng sự nhận biết của khách hàng về SP - Website : Trên web của Công ty và các trang web phổ thông có số lượng độc giả phù hợp với Kh mục tiêu - Quảng cáo qua Billboard * Đặt tại dự án * Đặt tại vị trí trong trung tâm TP, tuyến tỉnh …mà khách hàng mục tiêu có thể nhận biết - Quảng cáo Tivi : Phòng Marketing, Phải được sự chấp thuận của Tổng Giám Đốc Hưóng dẫn PR/QC Các bài viết PR/QC Các marquette hình ảnh - Nội dung PR/QC phải được TGĐ duyệt trước khi thực hiện -Ngân sách được duyệt -Phương tiện truyền thông phù hợp với khách hàng mục tiêu 14. Thi công Nhà Mẫu: - Tham khảo ý kiến của khối kinh doanh - Chọn đối tác thiết kế và thi công - Theo dõi tiến độ thi công và trang trí hòan chỉnh Phòng thiết kế/Khối XD Theo qui trình của khối xây dựng Biên bản cuộc họp Các hồ sơ thiết kế và thi công nhà mẫu - Nhà mẫu phù hợp với thiết kế sản phẩm - Đẹp - Ấn tượng 15. - Tìm và liên kết với các ngân hàng để ký hợp đồng liên kết nhằm hỗ trợ khách hàng có nhu cầu mua trả góp - Chuẩn bị file hợp đồng Phòng DVKH Theo qui trình của P.DVKH Biểu mẫu P. DVKH cung cấp Bước 3 : Giai đọan bán sản phẩm Mã số: ……… Sx QUI TRÌNH TIẾP THỊ DỰ ÁN Hiệu lực: …/…/… Trang 5/6 STT Nội dung Trách nhiệm Tài liệu áp dụng Hồ sơ Chỉ tiêu Kiểm soát 16. PR/QC Báo - Maq hình ảnh thể hiện hình phối cảnh và nhà mẫu, nhằm thu hút mạnh sự nhận biết SP của khách hàng - Bài víêt PR thể hiện được ý tưởng chủ đạo nhằm thu hút mạnh lòng tin của khách hàng đối với sản phẩm để họ quyết định mua, có nhiều bài viết ở các khía cạnh khác nhau (tiềm năng khu vực / đặc tính nổi trội….) - Đây là thời điểm tăng độ rộng và độ phủ để mở rộng đối tượng khách hàng Phòng Marketing Hướng dẫn PR-QC Các bài viết PR/QC Các marquette Bảng hiệu - Nội dung PR/QC phải được TGĐ duyệt trước khi thực hiện - Ngân sách được duyệt - Phương tiện truyền thông phù hợp với khách hàng mục tiêu - Thời gian thực hiện tùy thuộc vào tình hình thị trường 17. Tổ chức sự kiện: - Lễ khởi công/động thổ ( tùy theo qui mô của sản phẩm để thực hiện) - Khai trương nhà mẫu ( Đây là hình thức QC, thu hút rất lớn sự quan tâm của khách hàng giúp họ cảm nhận của sản phẩm. - Tham gia hội chợ ( Tùy theo trhời điểm tung sản phẩm) - Tham gia các chương trình tài trợ. P. Marketing, Khối Kinh Doanh, Phòng truyền thông Hồ sơ tổ chức sự kiện - Ngân sách - Tiến độ - Qui mô - Ấn tượng - Sáng tạo 18. Bán hàng Khối kinh doanh Qui trình bán hàng Bước 4 :Giai đọan sau bán hàng 19. - Thiết kế Maq nhằm duy trì hình ảnh sản phẩm và tìm thêm khách hàng quan tâm nhằm gia tăng giá trị của sản phẩm - Bài viết phải tóat lên được ý tưởng chủ đạo và đặc tính khác biệt của sản phẩm, chất lượng công trình, uy tín của chủ đầu tư…. - Đưa tin về tiến độ thi công Phòng Marketing Các bài viết. các maqquette - Nội dung được TGĐ duyệt trước khi thực hiện - Thực hiện đến khi bàn giao sản phẩm - Đưa thông tin thị công sản phẩm chính xác Bước 5: Đánh giá kết quả, lập báo cáo, biện pháp cải tiến 20. - Đánh giá kết quả thực hiện so với kế họach - Đánh giá hiệu quả - Rút ra bài học kinh nghiệm - Báo cáo cho Tổng Giám Đốc Giám Đốc Mar Báo cáo đánh giá - 02 tháng sau khi kết thúc kế hoạch - Kết quả đã thực hiện so với Mã số: ……… Sx QUI TRÌNH TIẾP THỊ DỰ ÁN Hiệu lực: …/…/… Trang 6/6 STT Nội dung Trách nhiệm Tài liệu áp dụng Hồ sơ Chỉ tiêu Kiểm soát mục tiêu đề ra. 7./ Biểu mẫu- hồ sơ: Mã số biểu mẫu Tên biểu mẫu- hồ sơ Nơi lưu giữ hồ sơ Thời hạn lưu hồ sơ Báo cáo thống kê, phân tích số liệu của sản phẩm Phòng Đối Ngọai 05 năm Báo cáo tài chính Phòng tài Chính 05 năm Các hồ sơ chứng từ Bản vẽ xin duyệt 1/500 Phòng Đối Ngọai Vĩnh viễn Kế họach tiếp thị tổng Phòng Marketing 03 năm Kế họach bán hàng Tài liệu huấn luyện Phòng bán hàng 03 năm Các file hình ảnh của SP Phòng Marketing 03 năm Các bản vẽ thiết kế của SP Phòng Marketing 03 năm Bộ hồ sơ POSM Phòng Marketing 03 năm Các bài viết PR/QC Các marquette hình ảnh Phòng Marketing 03 năm Biên bản cuộc họp Các hồ sơ thiết kế và thi công nhà mẫu Phòng Thiết kế 03 năm Hồ sơ tổ chức sự kiện Phòng Marketing 03 năm Báo cáo đánh giá Phòng Marketing 03 năm DIỄN TIẾN SOÁT XÉT TÀI LIỆU Sx Nội dung sửa đổi Người biên soạn Ngày hiệu lực 0 Bản đầu tiên ……./……/……. . số: ……… Sx QUI TRÌNH TIẾP THỊ DỰ ÁN Hiệu lực: …/…/… Trang 3/6 STT Nội dung Trách nhiệm Tài liệu áp dụng Hồ sơ Chỉ tiêu Kiểm soát 5. Lập kế họach tiếp thị tổng Giám Đốc Mar - Dự tóan ngân sách -. đạt yêu cầu c) Giám Đốc Mar : Mã số: ……… Sx QUI TRÌNH TIẾP THỊ DỰ ÁN Hiệu lực: …/…/… Trang 2/6 - Hoạch định chiến lược thực hiện, kế họach tiếp thị sản phẩm sau khi được sự chấp thuận của Ban. bị file hợp đồng Phòng DVKH Theo qui trình của P.DVKH Biểu mẫu P. DVKH cung cấp Bước 3 : Giai đọan bán sản phẩm Mã số: ……… Sx QUI TRÌNH TIẾP THỊ DỰ ÁN Hiệu lực: …/…/… Trang 5/6 STT Nội