bài tập nhóm quản lý dự án dự án xây dựng quán cafe

Marketing Tổ chức Nhóm phụ trách thiết kế Nhóm phụ trách tài chính Nhóm phụ trách quản lý Nhóm phụ trách mua hàng Nhóm phụ trách thi công Thiết kế Xây dựng Trang trí nội thất Hoàn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP LỚP CAO HỌC QUẢN TRỊ KINH DOANH 2011

BÀI TẬP NHÓM QUẢN LÝ DỰ ÁN

DỰ ÁN XÂY DỰNG QUÁN CAFE

CBGD: TS NGUYỄN THÚY QUỲNH LOAN

NHÓM: 3

TP HCM, 25.10.2012

1

MỤC LỤC

I Giới thiệu dự án và tổ chức dự án: 3

1 Giới thiệu dự án: 3

2 Tổ chức dự án: 3

II Xác định dự án : 4

1 Phạm vi dự án: 4

2 Thiết lập ưu tiên dự án: 6

3 Xây dựng cấu trúc WBS và mã hóa: 8

4 WBS kết hợp OBS và ngân sách lao động trực tiếp: 9

5 Ma trân trách nhiệm: 10

III Ước tính chi phí dự án: 11

1 Ước tính và phân bổ chi phí 11

2 Chi phí trực tiếp 11

3 Chi phí quản lý trực tiếp: 13

4 Ước tính gói công việc 15

IV Lập kế hoạch dự án 19

1 Mục đích của việc lập sơ đồ mạng dự án: 19

2 Thông tin sơ đồ mạng dự án: 20

3 Sơ đồ mạng dạng AON: 21

4 Điều hòa nguồn lực: 22

V ÁP DỤNG PHẦN MỀM MS PROJECT ĐỂ MÔ TẢ DỰ ÁN 27

1 Các bước thực hiện: 27

2 Kết quả 27

2

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC VÀ ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH

- Giới thiệu dự án

- Tổng hợp bài báo cáo

100% Đúng tiến độ

“nghiện” café này

Quá trình thưởng thức café theo thời gian cũng có nhiều sự thay đổi Không biết từ lúc nào, café trờ thành thuật hương vị quen thuộc mỗi sáng trước khi đi làm Rồi theo cuộc sống tấp nập đầy năng động như hiện nay, quán café còn được liệt kê vào những nơi thông thường để bàn bạc việc làm ăn, những nơi tâm tình hội hợp của các bạn trẻ…Tuy nhiên, hiện nay café vẫn chưa thật sự gắn liền với mục tiêu học tập và làm việc cũng chính bởi chưa có nhiều quán mang thiết

kế không gian dành cho đối tượng là những người “ham” đọc sách hoặc cần một không gian để

tổ chức những buổi học nhóm

Từng một thời là sinh viên, chúng tôi hiểu được mong muốn tìm được một nơi thoải mái, thoáng đãng trong cái nắng gắt để cùng nhau họp nhóm, bàn bạc bài tập được giao, hay có được một nơi yên tĩnh để tập trung học hành, tự do tìm hiểu và tận hưởng những thể loại tiểu thuyết ,sách báo thời sự mà mình quan tâm đã và đang có khuynh hướng phát triển rộng rãi

Xét về mặt bằng chung, hiện tại các quán café tập trung vào “gu”, như nhạc Trịnh, gu café ngon, không gian đẹp trữ tình có thể nói đang mọc lên như “nấm” Tuy nhiên những quán café “sách” dường như là vùng đất vẫn còn”khá màu mỡ” và hiện tại chỉ tập trung ở các vùng trung tâm cùa thành phố Việc cần làm là phải tạo một sự khác biệt hướng trực tiếp đến đối tượng sinh viên là những người trực tiếp sử dụng dịch vụ này

Từ những lí do trên, chúng tôi quyết định lập dự án mở một quán café “Sách” nhằm khai phá thị trường đầy tiềm năng này, chú trọng hướng tới khách hàng mục tiêu là các nhóm sinh viên có thói quen đọc sách và những nhóm bạn đang tìm kiếm một nơi lý tưởng để học nhóm và thảo luận về những đề tài mà mình quan tâm

 Cần không gian yên tĩnh để học tập, làm việc

 Cần không gian để thảo luận, học nhóm

 Thời gian thực hiện: 6 tháng : 01/11/2012 – 30/04/2013

 Vốn đầu tư: 3.2 tỷ đồng

b Các kết quả chuyển giao và yêu cầu kỹ thuật:

Quán cà phê đầy đủ tiện nghi, có wifi, dành cho 150 khách, bao gồm:

Bảng 1: Bố trí sơ bộ quán cafe

5

đọc sách,

tự học

hích đọc sách, cần không gian yên tĩnh để học tập, làm việc

(chữ “L”:

5x20m + 5x5m)

-Máy lạnh, wifi -Nhạc nhẹ -7 kệ sách dọc theo thành tường -26 bàn chữu nhật x 2 khách

học nhóm

Phục vụ nhóm cần không gian

để thảo luận, họp nhóm

100 m2 (chữ “L”:

5x15m + 5x5m)

-Phong cách: năng động, không quá

ồn ào -Máy lạnh, wifi -Nhạc nhẹ -6 bàn chữ nhật x 6 khách -1 bàn chữ nhật x 12 khách

gian mở

Phục vụ cá nhân, nhóm có nhu cầu như trên nhưng thích không gian mở thoáng đãng

225 m2 (15x15m)

-Phong cách: thiên nhiên nhiều cây kiểng, trữ tình, thoáng đãng, nhạc nhẹ, -Hồ nước ngay giữa tạo mỹ quan và giảm tiếng ồn

-1 cầu chữ “Y” bắc ngang hồ nước, dẫn khách từ cửa chính đi vào các khu vực

-Có lót đá cho các lối đi chính

-Không máy lạnh, wifi -Nhạc nhẹ

-10 bàn tròn x 5 khách -3 bàn chữ nhật x 2 khách

pha chế

Chuẩn bị nước uống và thức ăn theo đặt hàng từ khách

25 m2(5x5m)

-Thông thoáng, đảm bảo các yêu cầu

về vệ sinh an toàn thực phẩm -Đầy đủ dụng cụ nấu nướng, pha chế

-

sinh

Phục vụ nhu cầu vệ sinh của khách và nhân viên

25 m2(2.5x5m +2.5x5m)

-Phong cách: sạch sẽ, thơm mát, có quạt thông gió

-Nhà vệ sinh nam:2 phòng, 2 bồn tiểu đứng, 2 lavabo

-Nhà vệ sinh nữ: 4 phòng, 2 lavabo

6

giữ xe

Giữ xe cho khách và nhân viên

200 m2(tận dụng vỉa

hè 5x20m)

-Thông thoáng, rộng rãi, chứa được trung bình 100 xe

c Mốc thời gian

 Tư vấn thiết kế: thống nhất ý tưởng và chọn đơn vị thiết kế, 5 ngày

 Thiết kế và duyệt: 15 ngày

 Chọn đơn vị thi công: 10 ngày

 Thi công: 130 ngày

 Hoàn thiện: 20 ngày

d Các yêu cầu kỹ thuật

Ma trận ưu tiên của dự án được thể hiện như sau:

Bảng 2: Ma trận ưu tiên của dự án

7

8

3 Xây dựng cấu trúc WBS và mã hóa:

Cấu trúc phân việc là công cụ quản lý dự án quan trọng, là cơ sở cho các bước lập kế hoạch và kiểm soát Xác định có hệ thống các công việc của một dự án thành các công việc nhỏ dần để tách dự án thành các công việc với mức độ chi tiết, cụ thể hơn, xác định tất cả các công việc, phân chia trách nhiệm cụ thể hợp lý WBS của dự án mở quán café:

Bảng 3: Cấu trúc và mã hóa WBS

1.1.Thiết kế:

1.1.1 Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ

1.1.2 Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp

1.1.3 Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô

1.1.4 Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước

1.1.5 Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất

1.1.6 Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ

1.1.7 Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh

1.2.Xây dựng:

1.2.1 Đấu thầu xây dựng

1.2.2 Thi công nền móng

1.2.3 Thi công tường, vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to …

1.2.4 Hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao …

1.2.5 Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện

1.4.1 Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án

1.4.2 Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan

1.4.3 Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật…

1.4.4 Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho dự án

1.4.5 Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá dự án

Marketing

Tổ chức

Nhóm phụ trách thiết kế

Nhóm phụ trách tài chính

Nhóm phụ trách quản lý

Nhóm phụ trách mua hàng

Nhóm phụ trách thi công

Thiết kế Xây dựng Trang trí nội thất Hoàn thành

Chi phí sẽ được tính toán cụ thể ở bảng 13

10

5 Ma trân trách nhiệm:

Bảng 5

Nhóm phụ trách thiết kế

Nhóm phụ trách xây dựng

Nhóm mua

Nhóm tài chính

kế toán

1.1.1 Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ S R S

1.1.2 Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp R S 1.1.3 Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô S R

1.1.4 Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước R S

1.1.5 Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất R S

1.1.6 Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ S R

1.1.7 Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh S R

1.2.1 Đấu thầu xây dựng S R S 1.2.2 Kiểm tra thi công nền móng S R S

1.2.3 Kiểm tra thi công tường, vách, điện nước, mái hiên, bờ rào,

cây xanh to … S R

1.2.4 Kiểm tra việc hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao … S R

1.2.5 Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện S R S

1.3.1 Mua và lắp đặt kệ sách, bàn ghế S R S 1.3.2 Mua dụng và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly tách) S R S 1.3.3 Mua và bố trí cây xanh S S R S 1.3.4 Mua sách, vật dụng trang trí S R S 1.4.1 Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án S R S S

1.4.2 Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan S R

1.4.3 Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật… S R

1.4.4 Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho dự án S R

1.4.5 Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá dự án R S

11

III ƯỚC TÍNH CHI PHÍ DỰ ÁN:

1 Ước tính và phân bổ chi phí

Có nhiều phương pháp để phân bổ và ước tính chi phí Dựa theo điều kiện cụ thể của dự

án và tham khảo từ nhiều dự án xây dựng quán cà phê, nhóm quyết định tiếp cận chi phí từ trên xuống theo phương pháp tỷ lệ

Chi phí của dự án được phân thành 3 loại: Chi phí trực tiếp, chi phí quản lý trực tiếp và chi phí quản lý chung & hành chính Với tỷ lệ phần trăm phân bổ 80-10-10 sẽ được bảng sau:

Bảng 6: Ước tính và phân bổ chi phí cho cả dự án

Tỷ lệ (so với tổng chi phí cho cả dự án)

Thành tiền (Triệuđồng)

Trong đó, chi phí quản lý chung & hành chính được ước tính 10% là dựa trên kinh

nghiệm nhóm sẽ không phân tích sâu Phần tiếp theo sẽ đi vào phân tích chi phí trực tiếp và chí phí quản lý trực tiếp

bổ như sau:

Bảng 7: Phân bổ chi phí trực tiếp

Tỷ lệ (so với tổng chi phí trực tiếp) Thành tiền (Triệu đồng)

12

Chi phí trực tiếp cụ thể cho từng công tác của dự án (bao gồm chi phí lao động, nguyên vật liệu, thiết bị):

Bảng 8: Phân bổ chi phí trực tiếp cho từng công tác

Chi phí trực triếp (triệu đồng)

Chi phí cho bản vẽ kiến trúc

13

3 Chi phí quản lý trực tiếp:

Chi phí quản lý trực tiếp là chi phí cho nhóm quản lý dự án trong suốt thời gian xây dựng

dự án Nhóm dự án phụ trách quản lý các gói công việc được nêu trong WBS bao gồm: thiết kế, xây dựng, trang trí nội thất và hoàn thành Theo kinh nghiệm , chi phí quản lý trực tiếp được ước tính chiếm khoảng 10% tổng chi phí đầu tư cho dự án Chi phí quản lý trực tiếp được phân bổ cho các nhóm phụ trách được nêu trong bảng ma trận trách nhiệm Kết quả phân bổ như sau:

14

Bảng 10: Phân bổ chi phí quản lý trực tiếp cho từng nhóm và từng công tác

15

4 Ước tính gói công việc

Sau khi ước tính được chi phí trực tiếp cho từng gói công việc, việc ước tính chi phí cụ thể theo từng thời đoạn thực hiện gói công việc cũng rất quan trọng Việc ước tính chi phí cụ thể cho từng gói công việc giúp nhà quản lý dự án kiểm soát chi phí cụ thể theo từng thời đoạn thực hiện gói

Ước tính chi phí cụ thể theo từng ngày của gói công việc “trang trí nội thất” được trình bày sau đây là một ví dụ minh họa cho ý kiến trên

Gói công việc “ trang trí nội thất” được thực hiện trong 20 ngày với tổng chi phí 1.200 triệu (bảng 7) được ước tính chi tiết như sau:

16

Bảng 11: Ước tính cho một gói công việc: trang trí nội thất theo thời gian

17

Phương pháp chia từng phần để phân bổ chi phí dự án thiết kế - xây dựng theo WBS:

Bảng 12: Tóm tắt cách phân bổ chi phí cho dự án

Từ các sơ sở tính toán trên đây, ta điền đầy thông tin trên bảng 4 WBS kết hợp OBS và ngân

sách lao động trực tiếp như sau :

18

Bảng 13: WBS kết hợp OBS và phân bổ chi phí quản lý trực tiếp

Mua nguyên liệu Nhân sự

Marketing

Tổ chức

Nhóm phụ trách thiết kế

Nhóm phụ trách tài chính

Nhóm phụ trách quản lý

Nhóm phụ trách mua hàng

Nhóm phụ trách thi công

Thiết kế Xây dựng Trang trí nội thất Hoàn thành

1.1.2 = 9.5 tr 1.1.3 = 9.5 tr 1.1.4 = 9.5 tr 1.1.5 = 9.5 tr

1.1.1 = 2 triệu 1.1.3 = 2 triệu 1.1.4 = 2 triệu 1.1.5 = 2 triệu 1.1.6 = 2 triệu 1.1.7 = 2 triệu

1.2.5 = 2 triệu 1.3.3 = 2 triệu

1.3.4 = 2 triệu

1.4.1 = 2 triệu 1.4.3 = 2 triệu

1.2.2 = 16 tr 1.2.3 = 16 tr 1.2.5 = 16 tr

1.2.1 = 2 tr 1.2.2 = 3 tr 1.2.3 = 3 tr 1.2.4 = 3 tr 1.2.5 = 2 tr

1.3.1 = 3 tr 1.3.2 = 3 tr 1.3.3 = 3 tr

1.4.1 = 16 tr

1.4.1 = 2 tr 1.4.2 = 2 tr

1.1.6 = 10 tr 1.1.7 = 10 tr

1.3.1 = 10 tr 1.3.2 = 10 tr 1.3.3 = 10 tr 1.3.4 = 10 tr 1.1.1.= 13 tr

1.1.1 = 2 tr

1.2.1 = 13 tr 1.2.4 = 13 tr

1.2.2 = 2 tr

1.4.3 = 13 tr 1.4.5 = 13 tr

1.4.1 = 2 tr 1.4.4 = 2 tr 1.4.5 = 2 tr 1.1.2 = 1 tr 1.2.1 = 1tr 1.3.1 = 1.5 tr

1.3.2 = 1.5 tr 1.3.3 = 1.5 tr 1.3.4 = 1.5 tr

1.4.2 = 3 tr 1.4.4 = 4 tr

19

IV LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

1 Mục đích của việc lập sơ đồ mạng dự án:

- Cung cấp cơ sở để có thể lập tiến độ về nhân lực và thiết bị

- Gia tăng giao tiếp giữa các thành viên của dự án

- Cung cấp một ước tính về thời gian dự án

- Cung cấp cơ sở cho lập dự trù dòng tiền

- Xác định các công tác găng

- Làm nổi bật các công tác găng mà chúng không thể bị chậm trễ

- Giúp nhà quản lý và nhân viên dự án có thể thực hiện theo kế hoạch

20

2 Thông tin sơ đồ mạng dự án:

Bảng 14: Ràng buộc của các công tác và thời gian thực hiện

Công tác Công tác

trước

Thời gian thực hiện

dự án

1.1.1 Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ A - 1 1.1.2 Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp B A 4 1.1.3 Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô C B 5 1.1.4 Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước D C 4 1.1.5 Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất E C 5 1.1.6 Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ F E 4 1.1.7 Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh G E 5

1.2.1 Đấu thầu xây dựng H E 10 1.2.2 Thi công nền móng I H 15 1.2.3 Thi công tường, vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to … J D, I, G 55 1.2.4 Hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao … K J 20 1.2.5 Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện L K 10

1.3.1 Mua và lắp đặt kệ sách, bàn ghế M L,F 5 1.3.2 Mua và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly tách) N L 10 1.3.3 Mua và bố trí cây xanh O L 5 1.3.4 Mua và sắp xếp sách, vật dụng trang trí P M,N,O 9

1.4.1 Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án Q P 5 1.4.2 Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan R Q 5 1.4.3 Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật… S R 4 1.4.4 Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho dự án T S 3 1.4.5 Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá dự án U T 3

21

3 Sơ đồ mạng dạng AON:

Từ thông tin sơ đồ mạng dự án, ta có sơ đồ AON như sau

Bảng 15: Sơ đồ mạng AON

Dựa vào sơ đồ mạng AON như trên ta có:

- Công tác Găng là:A,B,C,D,E,H,I,J,K,L,N,P,Q,R,S,T,U

- Công tác không Găng là: D, F,G,M,O

- Tổng thời gian thực hiện dự án dựa trên sơ đồ AON là 164 ngày

22

4 Điều hòa nguồn lực:

Dựa vào sơ đồ mạng dự án và ma trận trách nhiệm, ta có bảng phân công nguồn lực cho nhóm quản lý dự án như sau:

Bảng 16: Bảng mô tả nguồn lực

Công tác

Công tác trước

Thời gian thực hiện dự

án

Công lao động / ngày

Người phụ trách

1.2.3 Thi công tường, vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to

23

- Gói công việc thiết kế được chính nhóm quản lý dự án thực hiện và liên hệ, đặt hàng với nhà thiết kế để lên được tổng thể mặt bằng, vị trí

và cách thức hoạt động của dự án Nhân lực sử dụng cho dự án từ nguồn nhân lực của nhóm phụ trách thiết kế, nhóm quản lý, nhóm tài chính kể toán và nhóm mua hàng

- Gói công việc xây dựng do được tổ chức đấu thầu từ các nhà thầu xây dựng bên ngoài, nên về nhân công lao động cho việc thi công công trình và hoàn thiện sẽ nằm trong gói thầu đã được thỏa thuận và lựa chọn Nhà thầu phải có trách nhiệm thực hiện và hoàn thành theo những yêu cầu mà nhóm dự án đã đề ra theo bản hợp đồng đã được ký

 Việc tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu được nhóm quản lý trực tiếp thực hiện

dự án đề ra, đồng thời giám sát việc mua vật tư nguyên vật liệu, theo dõi biến động giá của vật tư công trình, tránh hiện tượng làm ăn trái phép đối với dự án công trình Bên cạnh đó, nhóm phụ trách dự án phải theo sát công trình để đảm bảo sự thay đổi kịp thời đối với những thay đổi hoặc sự cố ngoài ý muốn, nhằm giảm thiểu thiệt hại, chi phí đầu tư cho dự án Cuối cùng sẽ đánh giá nghiệm thu khi công trình xây dựng được hoàn thành

đánh giá quá trình thi công xây dựng có bị trễ tiến độ, hay chi phí cho việc thi công có vượt quá chi phí dự toán ban đầu hay không Sau khi công trình kết thúc, nhóm kế toán tài chính dựa vào kết quả nghiệm thu từ nhóm phụ trách xây dựng sẽ thực hiện công tác thanh toán chi phí cho nhà thầu

- Gói công việc trang trí nội thất:

các nhà cung cấp Công tác mua hàng bao gồm việc đặt hàng và nhân công hỗ trợ cho việc bố trí, lắp đặt các vật dụng theo bản vẽ thiết kế đã được thực hiện

 Nhóm phụ trách xây dựng có nhiệm vụ hỗ trợ việc bố trí, sắp đặt theo bản vẽ thiết kế, đồng thời sữa chữa kịp thời những chi tiết cần thay đổi

 Nhóm kế toán tài chính thu hóa đơn chứng từ và chi các ngân sách hỗ trợ cho việc thực hiện

- Gói công việc hoàn thành: thực hiện các công việc kiểm tra, nghiệm thu, thanh lý, …các công tác của dự án Gói công việc cần sự đóng góp nhân lực từ các đại diện của tất cả các nhóm quản lý dự án phụ trách liên quan