tiểu luận xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại công ty uni president viet nam

1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  Tiểu luận Môn “ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ DOANH NGHIỆP” TÊN TIỂU LUẬN: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY UNI – PRESIDENT VIET NAM  Tp.Hồ Chí Minh, Tháng 8 Năm 2010 GVHD : THS. NGUY Ễ N VĂN NĂM LỚP : VB13QT002 NHÓM : 4 2 DANH SÁCH THAM GIA TIỂU LUẬN CỦA NHÓM 4 ST T Mã SV Họ lót Tên Ngày sinh Mức độ tham gia Chữ ký 1 33101020359 Hồ Lê Trung Hiếu 22/06/1983 2 33101022664 Trần Hiếu 28/06/1985 3 33101020514 Nguyễn Thị Thanh Hoa 02/08/1984 4 33101027516 Trần Quốc Hoàn 10/10/1980 5 33101020439 Nguyễn Duy Hoàng 19/03/1984 6 33101025618 Trần Xuân Hoàng 11/09/1986 7 33101021487 Mai Văn Hòa 10/07/1987 8 33101026944 Nguyễn Thanh Hòa 15/01/1980 9 33101025440 Nguyễn Ngọc Mỹ Huệ 22/12/1984 10 33101020416 Nguyễn Khánh Hùng 15/09/1984 3 Nhận Xét CủaGiáo Viên …………………………………………………………….…… …………………………………………………….…………… …………… ……………………………………………………………… …………… ……………………………………………………………… …………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ……………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… ………………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… …………………………………………… ……………………………………………… Điểm: 4 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 5 CHƯƠNG 1: MÔ TẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY UNI – PRESIDENT VIET NAM 5 I) Giới thiệu về công ty Uni – President 6 1) Năm thành lập và những cột mốc của quá trình phát triển 6 2) Liên ngành Mì ăn liền 6 II) Mô tả về hệ thống kho vật tư hiện tại của Ngành Mì ăn liền công ty Uni – President: 7 CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 10 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY UNI - PRESIDENT VIỆT NAM 17 I. Phân tích yêu cầu 17 II.Phân tích thiết kế chi tiết 17 1.Sơ đồ chức năng của hệ thống kho 17 2. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD 19 3. Mô hình dữ liệu logic 20 4. Xây dựng mô hình dữ liệu quan hệ (RDM) 21 III.Viết chương trình 25 1.Giới thiệu về MS.Access 25 2.Cơ sở dữ liệu của hệ thống 25 3.Một số thiết kế giao diện vào ra của hệ thống 28 5 MỞ ĐẦU Thế giới đang bước vào một giai đoạn phát triển mới đầy sôi động và biến đổi, trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất qu an trọng đặc biệt là cuộc cách mạng thông tin. Nó đã và đang thâm nhập, tác động sâu sắc, trực tiếp lên mọi mặt, mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội. Ứng dụng tin học vào lĩnh vực kinh tế giúp ta nắm bắt thông tin một cách chính xác kịp thời, đầy đủ, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, thúc đẩy nền kinh tế mở rộng và phát triển. Vì vậy, trong quá trình quản lý các cơ quan, doanh nghiệp phải thấy được vai trò của công nghệ thông tin. Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng hiện tại mà còn nâng cao được năng lực sản xuất, giúp cho các doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trường trong và ngoài nước. Qua quá trình tìm hiểu, chúng em càng thấy rõ vai trò của tin học nói chung và hệ thống thông tin quản lý nói riêng khi áp dụng vào doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp vận hành và quản lý tốt mọi hoạt động của mình. Công ty TNHH Uni – President Việt Nam là doanh nghiệp kinh doanh sản xuất chủ yếu trong lĩnh v ực thức ăn Thủy sản, thức ăn Gia súc, Bột mì, Thực phẩm, Nước uống, Dầu thực vật Trong một doanh nghiệp sản xuất, bên cạnh vấn đề quản lí xương sống của doanh nghiệp đó là quản lí tài chính, thì vấn đề quản lí kho là một vấn đề vô cùng quan trọng, thiết thực. Quản lí tốt hệ thống kho sẽ giúp cho nhà quản lí lập được các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sản xuất và phát triển của doanh nghiệp. Do đó chúng em lựa chọn đề tài: "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho nguyên vật liệu tại công ty TNHH Uni – President Việt Nam”. CHƯƠNG 1: MÔ TẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY UNI – PRESIDENT VIET NAM 6 I) Giới thiệu về công ty Uni – President 1) Năm thành lập và những cột mốc của quá trình phát triển Công ty TNHH Uni – President Việt Nam được cấp giấy phép đầu tư vào ngày 6 tháng 2 năm 1999, quy hoạch thành 6 hạng mục đầu tư, bao gồm: N gành Thức ăn Thủy sản, Ngành Thức ăn Gia súc, Ngành Bột mì, Ngành Thực phẩm, N gành Nước uống, Ngành Dầu thực vật với tổng số vốn đầu tư trên 225,000,000 U SD (hai trăm hai mươi năm triệu đôla), vốn pháp định là 68,000,000 USD (sáu mươi tám triệu đôla)… Ngày 27 tháng 2 năm 2000, Chủ tịch Hội đồng Quản trị Tập đoàn Uni – President – Ông Kao Chin Yen đích thân đến Việt Nam chủ trì buổi lễ động thổ Nhà máy Bình Dương. Ngày 15 tháng 8 năm 2001, Nhà máy Sản xuất Thức ăn Chăn nuôi chính thức đi vào hoạt động, tiếp đó ngày 15 tháng 12 năm 2001, Nhà máy Sản xuất Mì ăn liền cũng hoàn công và đi vào hoạt động. Ngày 27 tháng 2 năm 2003, khánh thành Nhà máy Bột mì và đưa vào sử dụng. Nhà máy sản xuất thức ăn thủy sản ở Bình Dương đã sản xuất hết công suất, nhưng sản lượng vẫn không đủ cung cấp cho thị trường, do đó đã xây dựng thêm một Nhà máy sản xuất thức ăn Thủy sản ở KCN Mỹ Tho - tỉnh Tiền Giang, và vào tháng 6 năm 2006 đã chính thức đi vào hoạt động. Vào năm 2007, công ty TNHH Uni-President Việt Nam đã thành lập trại nuôi Tôm giống và phòng thí nghiệm các bệnh tật về Thủy sản tại Ninh Thuận. Vào cuối tháng 6 năm 2009, chính thức khánh thành Trại giống Thủy sản tại An Hải – Ninh Phước – Ninh Thuận. Thấy rõ tiềm năng phát triển của công ty cổ phần nước giải khát Sài Gòn (Tribeco) nên ngày 25 tháng 4 năm 2007, Tập đòan Uni-President đã chính thức công bố hợp tác đầu tư với Công ty Cổ phần Nước Giải khát Sài Gòn (Tribeco). Minh chứng cho quan hệ hợp tác đôi bên, ngày 15 tháng 09 năm 2007, đã tiến hành buổi Lễ động thổ xây dựng nhà máy chiết nông Trà xanh tại KCN Việt Nam – Singapore. N gày 14 tháng 03 năm 2008 đã chính thức đi vào sản xuất. Do lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty Uni – President gồm nhiều mảng, Nhóm chúng tôi xin chọn mảng liên ngành Mì ăn liền làm đề tài bài tiểu luận của nhóm: 2) Liên ngành Mì ăn liền 7  Nhà máy mì ăn liền của công ty TNHH Uni-President Việt Nam đi vào sản xuất vào tháng 12 năm 2001, sản phẩm nhanh chóng chinh phục thị trường, được người tiêu dùng khẳng định nhờ vào chất lượng ưu tú và khẩu vị phong phú, độc đáo. Mỗi năm mức tăng trưởng đều từ 30% ~40%, năm 2004 mức tiêu thụ đạt 10.000.000 thùng, chiếm 20% thị phần trên thị trường và trở thành nhãn hiệu mì ăn liền lớn thứ hai tại Việt Nam. Do hiện nay 3 dây chuyền sản xuất mì đều vượt tải công suất, nên công ty đang quy hoạch tăng thêm m ột dây chuyền sản xuất mới và có kế hoạch thành lập nhà máy chi nhánh tại Hà Nội để đáp ứng nhu cầu của thị trường miền Bắc.  Ngoài việc phát triển thị phần t ại thị trường Việt Nam, N gành Thực phẩm đã phân phối hàng sang thị trường Campuchia vào năm 2005 và tiến hành quy hoạch thị trường Lào, nhằm mở rộng phạm vi kinh doanh đến các nước láng giềng và các nước thuộc bán đảo Trung Nam.  Nhà máy Mì ăn liền của công ty TNHH Uni-President Việt Nam chuyên sản xuất mì ăn liền, phở ăn liền, bún ăn liền; sản phẩm nhanh chóng chinh phục thị trường, được người tiêu dùng khẳng định nhờ vào chất lượng ưu tú và khẩu vị phong phú, độc đáo. II) Mô tả về hệ thống kho vật tư hiện tại của Ngành Mì ăn liền công ty Uni – President:  Công ty Uni –President là công ty có qui mô sản xuất lớn. Do đó việc quản lý tốt các vật tư trong kho hiện có là cần thiết. Hiện nay hệ thống kho của công ty bao gồm các hoạt động sau: hoạt động mua vật tư, hoạt động nhập vật tư vào kho, hoạt động xuất vật tư cho bộ phận sản xuất và hoạt động lên báo cáo định kỳ hoặc đột xuất khi giám đốc hoặc các phòng ban có liên quan cần đến. Dưới đây là sơ đồ tổ chức của phòng vật tư tại công ty Uni-President Việt Nam : Trưởng phòng Phó phòng chu ẩ n b ị sản xuất Hồ sơ lưu trữ Phó phòng ph ụ trách kho B ộ ph ậ n chu ẩ n b ị sản xuất BP mua vật tư BP nhập xuất Bộ phận quản lý kho Thủ kho Phụ kho 8 Công ty có tất cả hai kho: kho nguyên vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ. Trong đề tài này chúng em chỉ xem xét ba hoạt động chính của kho. Đó là hoạt động nhập vật tư khi vật tư về, hoạt động xuất vật tư cho các đơn vị sản xuất và hoạt động lên báo cáo tổng hợp định kì. Sau đây là quy trình xuất nhập kho và lên báo cáo tổng hợp của bộ phận kho. Trước hết là quy trình nhập vật tư. Phòng kế hoạch dựa vào kế hoạch sản xuất năm, để đưa ra kế hoạch mua sắm vật tư. Dựa vào kế hoạch mua vật tư, phòng vật tư đứng ra mua vật tư. Khi vật tư về kho bộ phận nhập kho phải có trách nhiệm nhập kho các vật tư đã mua về. Để nhập vật tư vào kho thì bộ phận nhập kho phải có phiếu nhập kho, phiếu nhập do bộ phận viết phiếu của phòng vật tư lập, theo quy định của bộ tài chính . Tuy nhiên để có phiếu nhập kho thì phải có đủ các điều kiện sau : 1.Phải có đơn đặt hàng (hợp đồng mua sắm vật tư). 2. Có biên bản kiểm nghiệm hàng hóa. Biên bản này phải có đầy đủ chữ kí của các bên như: phòng KCS, thủ kho, bảo vệ và chủ hàng (nhà cung cấp vật tư ). Sau khi có phiếu nhập kho thì vật tư được nhập vào kho. Phiếu nhập kho được lập làm ba liên: liên 1 lưu tại bộ phận viết phiếu, liên 2 lưu t ại kho, liên 3 đưa lên phòng kế toán. Hoạt động thứ hai là hoạt động xuất kho. Khi bộ phận sản xuất cần vật tư để sản xuất, thì bộ phận viết phiếu lại viết phiếu xuất kho (phiếu lĩnh vật tư). Khi có phiếu xuất kho, nhân viên quản lí kho sẽ xuất vật tư cho bộ phận lĩnh vật tư. Phiếu xuất kho cũng được lập thành ba liên. M ỗi liên cũng được lưu tại các phòng kế toán, kho và phòng viết phiếu để lưu vào hồ sơ. Mỗi một vật tư được nhập kho hay xuất kho đều được thủ kho theo dõi và ghi vào thẻ kho. M ỗi một thẻ kho thì chỉ theo dõi một vật tư duy nhất về số lượng xuất nhập và tồn kho, theo mã của vật tư. Thẻ kho cũng phải theo mẫu quy định sẵn của bộ tài chính. Thẻ kho cũng được lưu tại phòng kế toán của công ty. 9 Hàng tháng, công ty họp hai lần, do đó bộ phận kho cũng phải lên báo cáo hai lần trong một tháng. Các báo cáo do thủ kho lập. Dựa trên thẻ kho, thủ kho có thể lấy thông tin về vật tư còn tồn kho, số lượng tồn. Ngoài ra, khi có nhu cầu cần biết thông tin về vật tư của các phòng ban khác, thì thủ kho cũng phải lên các báo cáo không định kì (báo cáo đột xuất). Các báo cáo của kho sẽ được đưa lên các phòng ban khác có liên quan khác như : phòng giám đốc, phòng kế hoạch ( để lên kế hoạch cung ứng vật tư ), phòng điều hành và phòng kế toán (theo di giá trị của vật tư còn tồn kho). Công tác lập báo cáo còn nhằm xác định lượng hàng tồn tối thiểu cho sản xuất, để kịp thời cung ứng vật tư. 10 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI I.Các vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin quản lí 1.Khái niệm hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu …thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lí và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc được gọi là môi trường. T uỳ vào môi trường của hệ thống mà hệ thống đó có những thù riêng biệt so với các hệ thống khác. Tuy nhiên là nó vẫn tuân theo mô hình tổng quát dưới đây : Như vậy, mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lí, bộ phận kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra . Nguồn Thu thập Xử lí Phân phát Đích Kho d ữ liệu [...]... tế xảy ra tại công ty UniPresident Việt Nam Một số phiếu được nhận từ công ty và khi tin học hóa phải được thay đổi theo hướng đối tư ng (VD: Đối tư ng phiếu nhập, đối tư ng nhà cung cấp, đối tư ng vật tư, đối tư ng kho, v.v ) KẾT LUẬN Quản lí kho là một công việc rất quan t rọng đối với một doanh nghiệp sản xuất như công ty TNHH Un i – President Việt Nam Th ực h iện tốt công tác quản lí kho sẽ giúp... đã đư a ra các sơ đồ mô hình hoá hệ thống thông tin quản lí kho sau: 1.Sơ đồ chức năng của hệ thống kho Sơ đồ chứ c năng của hệ thống sẽ mô tả các hoạt động chính mà hệ thống phải thực hiện Trong quá trình tiếp cận và phân tích hệ thống thì hệ thống kho của công ty sẽ thực hiện ba chức năng chính sau: +Chức năng nhập vật tư từ bộ phận mua vật tư +Chức năng xuất vật tư cho các bộ phận sản xuất +Chức... kiểm kê, phải lấy được thông tin của từng vật tư có trong kho Thống kê đư ợc các vật tư thiếu cho sản xuất để thông báo cho phòng cung ứng vật tư đặt kế hoạch mua vật tư II.Phân tích thiết kế chi tiết Trong quá trình tiếp cận hệ thống, sử dụng các phương pháp như: phỏng vấn quan sát, lấy tài liệu để thu thập thông tin về công tác quản lí kho tại công ty Uni – President Việt Nam, kết quả của quá trình... Người xuất vật tư Fieldname Datatype Fieldsize Description SoPhieuNhap Text 6 Số phiếu nhập kho NgayNhap Datetime 8 Ngày nhập vật tư NguoiNhap Text 20 Người nhập vật tư Fieldname Datatype Fieldsize Description MaKho Text 5 Mã kho vật tư TenKho Text 25 Tên kho vật tư Bảng Phiet xuat Bảng Phiếu nhập Bảng Kho 26 Bảng ChiTietVatTu Fieldname Datatype Fieldsize Description MaVT Text 7 M ã vật tư MaBP Text... Chitietnhap Fieldname Datatype Fieldsize Description SoPhieuNhap Text 6 Số phiếu nhập kho MaVT Text 7 Mã vật tư SoLuongNhap Number 7 Số lượng vật tư nhập kho MaKho Text 5 Mã kho nhập vật tư Bảng ChiTietXuat Fieldname Datatype Fieldsize Description SoPhieuXuat Text 6 Số phiếu xuất kho MaVT Text 10 Mã vật tư SoLuongXuat Number 7 Số lượng xuất kho MaKho Text 5 Mã kho MaBP Text 7 Mã bộ phận lĩnh vật tư Datatype Fieldsize... Danh Mục nhà cung cấp + Danh mục vật tư + Phiếu nhập kho + Cập nhật Danh mục vật tư + Cập nhật nhà cung cấp Phần xuất kho + Danh mục Bộ phận sản xuất + Danh mục vật tư + Danh mục kho + Phiếu xuất kho + Cập nhật Danh mục vật tư Phần báo cáo + Báo cáo nhập theo từng vật tư + Báo cáo xuất theo từng vật tư + Báo cáo tồn kho Của các vật tư + Báo cáo tồn kho của từng vật tư 28 Giao diên chính của chương... Form cập nhật danh mục vật tư: Danh mục vật tư 30 Form Phiếu nhập vật tư Form Phiếu xuất 31 Danh mục nhà cung cấp Danh mục Bộ phận sản xuất Danh mục kho : 32 Báo cáo nhập Báo cáo xuất kho 33 Báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn vật tư Trên đây là bản giao diện của phần mềm chạy trên nền Access 2007 về quản lý vật tư của công ty Uni – President Việt Nam 34 Để chạy bản phần mềm quản lý bằng Access kèm theo,... trong quản lí kho là cần th iết để giảm chi phí, rút ngắn thời gian lên báo cáo, giúp cho công tác quản lí tốt hơn, xử lí chính xác hơn, dễ dàng hơn 16 CHƯƠN G 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔ NG TIN QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY UNI - PRESIDENT VIỆT NAM I.Phân tích yêu cầu Hoạt động quản lí kho là một hoạt động quan trọng trong các nhà máy sản xuất, hơn nữa lại tại một công ty nhà nước có... ta xây dựng được các tập thực thể sau: Nhà cung cấp, đơn mua hàng, Bộ phận sản xuất, thẻ kho vật tư Nhà cung cấp 1 Dòng nhà cung cấp / vật tư Vật tư Các bộ phận sản xuất 1 n Đơn mua hàng Đơn mua hàng / Vật tư Dòng bộ phận sản xuất /vật tư Dòng giao hàng/ Đơn hàng mua Giao hàng Kí hiệu : Nhiều Một 20 4 Xây dựng mô hình dữ liệu quan hệ (RDM) 4.1 Phân tích chuẩn hóa dữ liệu từ phiếu xuất kho của công ty. .. tích hệ thống đang t ồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu, xác đ ịnh yêu cầu của hệ thống Thiết kế hệ thống nhằm xác định xem h ệ thống có khả năng cải thiện t ình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lôgíc và mô hình vật lí ngoài của hệ thống đó 3.1 Đánh giá yêu cầu Một dự án phát triển hệ thống không thể tự động . kế hệ thống thông tin quản lý kho nguyên vật liệu tại công ty TNHH Uni – President Việt Nam . CHƯƠNG 1: MÔ TẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY UNI – PRESIDENT VIET NAM. KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  Tiểu luận Môn “ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ DOANH NGHIỆP” TÊN TIỂU LUẬN: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY. Mô tả về hệ thống kho vật tư hiện tại của Ngành Mì ăn liền công ty Uni – President:  Công ty Uni President là công ty có qui mô sản xuất lớn. Do đó việc quản lý tốt các vật tư trong kho hiện