tiểu luận xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại công ty uni president viet nam

Hiện nay hệ thống kho của công ty bao gồm các hoạt động s au: hoạt động mua vật tư, hoạt động nhập vật tư vào kho, ho ạt động xuất vật tư cho bộ phận sản xuất và hoạt động lên b áo cáo đ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



Tiểu luận Môn

“ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ DOANH

NGHIỆP”

TÊN TIỂU LUẬN:

XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

KHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY UNI – PRESIDENT VIET NAM

DANH SÁCH THAM GIA TIỂU LUẬN CỦA NHÓM 4

ST

Mức độ tham gia Chữ ký

9 33101025440 Nguyễn Ngọc Mỹ Huệ 22/12/1984

Nhận Xét CủaGiáo Viên

……….……

……….………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Điểm:

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 5

CHƯƠ NG 1: MÔ TẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY UNI – PRES IDENT VIET NAM 5

I) Giới thiệu về công ty Uni – President 6

1) Năm thành lập và những cột mốc của quá trình phát triển 6

2) Liên ngành Mì ăn liền 6

II) Mô tả về hệ thống kho vật tư hiện tại của Ngành Mì ăn liền công ty Uni – President: 7

CHƯƠ NG 2 : CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 10

CHƯƠ NG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY UN I - PRES IDENT VIỆT NAM 17

I Phân tích yêu cầu 17

II.Phân tích thiết kế chi tiết 17

1.Sơ đồ chức năng của hệ thống kho 17

2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD 19

3 Mô hình dữ liệu logic 20

4 Xây dựng mô hình dữ liệu quan hệ (RDM) 21

III.Viết chương trình 25

1.Giới thiệu về MS.Access 25

2.Cơ sở dữ liệu của hệ thống 25

3.Một số thiết kế giao diện vào ra của hệ thống 28

MỞ ĐẦU

Thế g iới đang bước vào một giai đoạn phát triển mới đầy sô i động và biến đổ i, trong đó vai trò của cá ch mạng khoa học rất qu an trọng đặc biệt là cuộc cách mạng thông tin Nó đã và đang thâm nhập, tác động sâu sắc, t rực tiếp lên mọ i mặt, mọi lĩnh vực của đ ời sống kinh tế xã hộ i Ứng dụng tin học vào lĩnh vực kinh tế g iúp ta nắm bắt thông tin một cách ch ính xác kịp thời, đầy đủ, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, thúc đẩy nền kinh tế mở rộng và phát t riển Vì vậy, trong quá trình quản lý các cơ quan, doanh nghiệp phải thấy được v ai trò của công nghệ thông t in Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng h iện tại mà còn nâng cao được năng lực sản xuất , giúp cho các doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị t rường trong và ngoài nước

Qua quá trình tìm hiểu, chúng em càng thấy rõ vai t rò của tin học nói chung và hệ thống thông tin qu ản lý nói riêng khi áp dụng vào doanh ngh iệp Nó giúp cho doanh nghiệp vận hành và quản lý tốt mọi hoạt động của mình

Công ty TNHH Uni – President Việt N am là doanh nghiệp kinh doanh sản xuất chủ yếu trong lĩnh v ực thức ăn Thủy sản, thức ăn Gia súc, Bột mì, Thực phẩm, Nước uống, Dầu thực vật Trong một doanh nghiệp sản xuất, bên cạnh v ấn đề quản

lí xương sống của doanh ngh iệp đó là qu ản lí tà i ch ính, th ì vấn đề quản lí kho là một vấn đề vô cùng qu an t rọng, thiết thực Quản lí tốt hệ thống kho sẽ g iúp cho nhà quản

lí lập được các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sản xuất và phát t riển của doanh

nghiệp Do đó chúng em lựa chọn đề tài: "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

quản lý k ho nguyên vật liệu tại công ty TNHH Uni – President Việt Nam”

CHƯƠNG 1: M Ô TẢ HỆ THỐNG QU ẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT

I) Giới thiệu về công ty Uni – President

1) Năm thành lập và những cột mốc của quá trình phát triển

Công ty TN HH Uni – President Việt Nam được cấp giấy phép đầu tư vào ngày 6 tháng

2 năm 1999, quy hoạch thành 6 hạng mục đầu tư, bao gồm: N gành T hức ăn Thủy sản, Ngành Thức ăn G ia s úc, Ngành Bột mì, Ngành Thự c phẩm , N gành Nước uống, Ngành D ầu thực vật với tổng số vốn đầu tư trên 225,000,000 U SD (hai trăm hai mư ơi năm triệu đôla), vốn pháp định là 68,000,000 U SD (sáu mươi tám triệu đôla)…

N gày 27 tháng 2 năm 2000, Chủ tịch H ội đồng Q uản tr ị Tập đoàn Uni – President – Ông K ao Chin Yen đích thân đến Việt N am chủ trì buổi lễ động thổ Nhà máy Bình Dương

N gày 15 tháng 8 năm 2001, Nhà máy Sản xuất Thứ c ăn Chăn nuôi chính thứ c đi vào hoạt động, t iếp đó ngày 15 tháng 12 năm 2001, Nhà máy Sản xuất Mì ăn liền cũng hoàn công và đi vào hoạt động Ngày 27 tháng 2 năm 2003, khánh thành Nhà máy Bột m ì và đư a vào sử dụng

N hà máy s ản xuất thức ăn thủy sản ở Bình D ương đã s ản xuất hết công suất, nhưng sản lư ợng vẫn không đủ cung cấp cho thị trường, do đó đã xây dự ng thêm một Nhà m áy sản xuất thức ăn Thủy sản ở K CN Mỹ Tho - tỉnh T iền Giang, và vào th áng 6 năm 2006 đã chính thức đi vào hoạt động

Vào năm 2007, công ty TNHH Uni-President Việt Nam đã thành lập trại nuôi Tôm giống và phòng thí nghiệm các bệnh t ật về T hủy sản tại N inh Thuận Vào cuối tháng 6 năm

2009, chính thức khánh thành Trại giống Thủy sản tại An Hải – N inh Phước – Ninh Thuận Thấy rõ tiềm n ăng phát triển của công ty cổ phần nước giải khát Sài Gòn (Tribeco) nên ngày 25 tháng 4 năm 2007, T ập đòan U ni-President đã chính thứ c công bố hợp tác đầu tư với Công ty Cổ phần Nước Giải khát Sài Gòn (Tribeco) Minh chứ ng cho quan hệ hợp tác đôi bên, ngày 1 5 tháng 09 năm 2007, đã tiến hành buổi Lễ động thổ xây dự ng nhà máy chiết nông Trà xanh tại KCN Việt Nam – Singapor e N gày 14 tháng 03 năm 2 008 đã chính thức đi vào sản xuất

 N hà máy m ì ăn liền của công ty TNHH U ni-President Việt N am đi vào sản xuất vào

tháng 12 năm 2001, sản phẩm n hanh chóng chinh phục t hị trư ờng, đư ợc người tiêu dùng

khẳng định nhờ vào chất lượng ưu tú và khẩu vị phong phú, độc đáo Mỗi năm mứ c tăng

trưởng đều từ 30% ~40%, năm 2004 mức tiêu thụ đạt 10.000.000 thùng, chiếm 20% thị

phần trên thị trường và trở thành nhãn hiệu mì ăn liền lớn thứ hai tại Việt N am Do hiện

nay 3 dây chuyền sản xuất mì đều vư ợt tải công suất, nên công ty đang quy hoạch tăng

thêm m ột dây chuyền sản xuất mới và có kế hoạch thành lập nhà máy chi nhánh tại H à

N ội để đáp ứng nhu cầu của thị trường miền Bắc

 N goài việc phát triển thị phần t ại thị trư ờng Việt N am, N gành T hự c phẩm đã phân

phối hàng s ang th ị trư ờng Campuchia vào năm 2005 và tiến hành quy hoạch thị trường

Lào, nhằm mở rộng phạm v i kinh doanh đến các nư ớc láng giềng và các nư ớc thuộc bán

đảo Trung Nam

 N hà máy M ì ăn liền của công ty TNHH U ni-President Việt N am chuyên sản xuất mì

ăn liền, phở ăn liền, bún ăn liền; s ản phẩm nhanh chóng chinh phục thị trường, đư ợc

người tiêu dùng khẳng định nhờ vào chất lượng ưu tú và khẩu vị phong phú, độc đáo

II) Mô tả về hệ thốn g kho vật tư hiện tại của Ngành Mì ăn liền công ty Uni – President:

 Công ty Uni –P resident là công ty có qui mô s ản xuất lớn Do đó việc quản lý tốt các

vật tư trong kho hiện có là cần thiết Hiện nay hệ thống kho của công ty bao gồm các

hoạt động s au: hoạt động mua vật tư, hoạt động nhập vật tư vào kho, ho ạt động xuất vật

tư cho bộ phận sản xuất và hoạt động lên b áo cáo định kỳ hoặc đột xuất khi giám đốc

hoặc các phòng ban có liên quan cần đến

Dưới đây là sơ đồ tổ chức của phòng vật tư tại công ty Uni-President Việt N am :

Trưởng phòng

Phó phòng chuẩn bị

sản xuất Hồ sơ lưu trữ

Phó phòng phụ trách kho

Bộ p hận chuẩn bị

sản xuất Bộ phận quản lý kho

Công ty có tất cả hai kho: kho nguyên vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ Trong đề t ài này chúng em chỉ xem xét ba hoạt động chính của kho Đó là hoạt động nhập vật tư khi vật tư về, hoạt động xuất vật tư cho các đơn vị sản xuất và hoạt động lên báo cáo tổng hợp định kì

Sau đây là quy trình xuất nhập kho và lên báo cáo tổng hợp của bộ phận kho

Trước hết là quy trình nhập v ật tư Phòng kế hoạch dựa vào kế hoạch sản xuất năm,

để đưa ra kế hoạch mua sắm vật tư Dự a vào kế h oạch m ua vật tư, phòng vật tư đứ ng ra mua vật tư K hi vật tư về kho bộ phận nhập kho phải có trách nhiệm nhập kho các vật tư đã mua về Đ ể nhập vật tư vào kho thì bộ phận nhập kho phải có phiếu nhập kho, phiếu nhập

do bộ phận viết phiếu của phòng vật tư lập, theo quy định của bộ tài chính Tuy nhiên để

có phiếu nhập kho thì phải có đủ các điều kiện sau :

1.Phải có đơn đặt hàng (hợp đồng mua sắm vật tư)

2 Có biên bản kiểm nghiệm hàng hóa Biên bản này phải có đầy đủ chữ kí của các bên như: phòng K CS, thủ kho, bảo vệ và chủ hàng (nhà cung cấp vật tư )

Sau khi có phiếu nhập kho thì vật tư đư ợc nhập vào kho Phiếu nhập kho đư ợc lập làm ba liên: liên 1 lưu t ại bộ phận viết phiếu, liên 2 lưu t ại kho, liên 3 đư a lên phòng kế toán

Hoạt động t hứ hai là hoạt động xuất kho Khi bộ phận s ản xuất cần vật tư để s ản xuất, thì bộ phận viết phiếu lại viết phiếu xuất kho (phiếu lĩnh vật tư) Khi có phiếu xuất kho, nhân viên quản lí kho sẽ xuất vật tư cho bộ phận lĩnh vật tư

Phiếu xuất kho cũng đư ợc lập thành ba liên M ỗi liên cũng được lưu tại các phòng

kế toán, kho và phòng viết phiếu để lưu vào hồ sơ

Mỗi một vật tư được nh ập kho hay xuất kho đều được thủ kho theo dõi và ghi vào

Hàng tháng, công ty họp hai lần, do đó bộ phận kho cũng phải lên báo cáo hai lần trong một tháng Các báo cáo do thủ kho lập D ựa trên thẻ kho, thủ kho có t hể lấy thông tin

về vật tư còn tồn kho, số lượng tồn

Ngoài ra, khi có nhu cầu cần biết thông tin về vật tư của các phòng ban khác, thì thủ kho cũng phải lên các báo cáo không định kì (báo cáo đột xuất) Các báo cáo của kho sẽ được đưa lên các phòng ban khác có liên quan khác như : phòng giám đ ốc, phòng kế hoạch ( để lên kế ho ạch cung ứn g vật tư ), phòng điều hành và phòng kế toán (t heo di giá trị của vật tư còn tồn kho)

Công t ác lập báo cáo còn nhằm xác định lư ợng hàng t ồn tối thiểu cho sản xuất, để kịp thời cung ứng vật tư

CHƯƠ NG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN N GHIÊN CỨU ĐỀ

TÀI

I.Các vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin quản lí

1.Khái niệm hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là m ột tập hợp những con, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu …thự c hiện hoạt động t hu thập, lưu trữ , xử lí và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc đư ợc gọi là môi trư ờng T uỳ vào môi trường của hệ thống mà hệ thống đó có nhữ ng thù riêng biệt so với các hệ thống khác T uy nhiên là nó vẫn tuân theo mô hình tổng quát dưới đây :

2.Các khái niệm liên quan đến hệ thống thông tin

Một hệ thống thông tin quản lí t hì cái cốt lõi là cơ s ở dữ liệu Quản lí tốt một hệ thống thông tin thì trước hết phải quản lí tốt cơ sở dữ liệu của nó

Vậy trước tiên chúng t a phải hiểu thế nào là một cơ sở dữ liệu và có những khái niệm nào liên quan đến cơ sở đữ liệu

Bây giờ chúng t a xem xét một s ố khái niệm liên quan đến cơ s ở dữ liệu Chúng ta phải hiểu thế nào là dữ liệu D ữ liệu là những sự kiện còn th ô, chưa qua xử lí, là đầu vào của h ệ thống Cao hơn khái niệm dữ liệu là chúng ta xem xét đến một số khái niệm như: bảng dữ liệu, thực thể, thuộc tính của thực thể, các trường và bản ghi

Bảng dữ liệu của hệ thống là một bảng bao gồm các trường và các bản ghi về các thực thể

Thực thể thì là m ột nhóm ngư ời, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm bất kì với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại Một số các thự c thể có thể có vẻ vật chất như: máy móc, khách hàng, sinh viên, hoá đơn …

Còn m ột số thực thể chỉ là khái niệm hay quan niệm, chẳng hạn, tài khoản, dự án, nhiệm vụ công tác …

Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà ta gọi là các thuộc t ính M ỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu t ách biệt, thư ờng không chia nhỏ đư ợc Các thuộc tính góp phần mô tả về thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ

Trường dữ liệu: là một cột của b ảng dữ liệu, trư ờng dữ liệu lưu trữ về m ột thuộc tính của các thực thể như trường: hoten của các thực thể sinh viên

Bản ghi: bản ghi là tập hợp các dữ liệu của các trường của một thực thể cụ thể Như vậy cơ s ở dữ liệu của hệ thống chính là m ột nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau Nó đư ợc tổ chức và lưu giữ trên các thiết bị tin học và chịu sự quản lí của các chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho người dùng với các mục đích khác nhau

Để hệ thống có thể hoạt động thì chúng ta phải cập nhật các dữ liệu cho hệ

thống Đây là m ột nhiệm vụ không thể thiếu khi quản lí một cơ s ở dữ liệu K hi chúng ta truy xuất thông tin phục vụ cho công tác quản lí là chúng ta đã thực h iện công việc truy vấn

dữ liệu Khi truy vấn dữ liệu thư ờng sử dụng hai ngôn ngữ truy vấn Đ ó là ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc ( SQ L) và truy vấn bằng ví dụ

Quản lí một hệ thống thông tin t hì công việc kh ông thể thiếu là phải thường xuyên lên báo cáo được chiết xuất từ các cơ sở dữ liệu của hệ thống

Để việc lên báo cáo và sử dụng các dữ liệu của hệ thống được thuận tiện thì các

dữ liệu phải quan hệ với nhau, liên kết với nhau dưới ba mô hình s au: mô hình phân cấp,

mô hình mạng lưới, mô hình quan hệ

3.Phân tích thiết kế một hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho nhữ ng thành viên của tổ chức nhữ ng công cụ quản lí tốt nhất Phát triển hệ t hống t hông t in bao gồm việc phân tích hệ thống đang t ồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt

nó Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu, xác đ ịnh yêu cầu của hệ thống Thiết kế hệ thống nhằm xác định xem h ệ thống có khả năng cải thiện t ình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lôgíc và mô hình vật lí ngoài của hệ thống đó

3.1 Đ ánh giá yêu cầu

Một dự án phát triển hệ thống không thể tự động tiến hành ngay sau khi có bản yêu cầu Vì loại dự án này đòi hỏi đầu tư không chỉ tiền bạc, thời gian mà còn cả nhân lự c cho

dự án đó Do đó phải có quá trình đánh giá hay thẩm định yêu cầu Việc đánh giá yêu cầu

là quan trọng cho việc t hành công của dự án Việc đ ánh giá s ai yêu cầu s ẽ dẫn đến việc phân tích hệ thống s ai, đánh giá y êu cầu không chính xác sẽ làm cho quá trình phân tích mất thời gian, tốn nhiều chi phí

Đánh giá yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn, những thay đổi có thể và đánh giá tính khả thi của dự án

Đánh giá yêu cầu bao gồm các công đoạn s au: lập kế hoạch, làm rõ yêu cầu, đánh giá khả thi, chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá khả thi

3.2.Phân tích chi tiết

Mục đích của công việc phân tích yêu cầu là: đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như nhữ ng nguyên nhân chính còn tồn tại của hệ thống Đồng thời xác định đư ợc mục tiêu cần đạt đư ợc của hệ thống mới và đề xuất ra được giải pháp cho phép đạt được mục tiêu

Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm 7 công đoạn: lập kế hoạch, nghiên cứ u môi trường, nghiên cứu hệ thống, đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu t ố giải pháp, đánh giá tính khả thi, thay đổi đề xuất dự án, chuẩn bị và trình bày báo cáo

3.3.Thiết kế lô gíc

Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác nhữ ng cái mà

hệ thống mới phải làm để đảm bảo được mục tiêu đã được xác định ra ở từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn tuân thủ những ràng buộc của m ôi trư ờng Sản phẩm của quá trình phân tích này là các s ơ đồ luồng dữ liệu DFD, sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích lô gíc của từ điển hệ thống M ô hình này phải được khách hàng thông qua, đảm bảo rằng chúng đáp ứng tốt các yêu cầu của họ

Việc thiết kế nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ s ở dữ liệu cho hệ thống mới Th iết kế cơ

sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của ngư ời sử dụng hệ thống thông tin mới Có hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu

Thứ nhất là thiết kế cơ s ở dữ liệu từ thông tin đầu ra Đây là phư ơng pháp cổ điển và

cơ bản của v iệc thiết kế Theo phương pháp này thì chúng ta thực hiện ba mứ c chuẩn hoá

từ các thông t in đầu ra thu thập đư ợc, sau đó xác định được các tệp dữ liệu và mối liên kết giữa các tệp

Phư ơng pháp thứ hai là thiết kế cơ s ơ dữ liệu bằng phư ơng p háp mô hình hoá Theo phương pháp này chúng ta phải xác định mối quan hệ giữ a các thực thể trong hệ thống Các thực thể liên kết với nhau theo mối liên kết nào: một - một, một – nhiều hay nhiều – nhiều

3.4.Mã hoá dữ liệu và một số công cụ được sử dụng để mô hình hoá hệ

thống thông tin

3.4.1 Mã hoá dữ liệu

Mã hoá đư ợc xem như là việc xây dự ng một tập hợp những hàm thứ c m ang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp nhữ ng đối tượng cần biểu diễn

Mã hoá dữ liệu giúp cho người quản lí nhận diện các đ ối tượng không bị nhầm lẫn,

mô tả nhanh chóng các đối tượng và nhận diện các đối tượng nhanh hơn

Trong thực tế người ta thường sử dụng các phương pháp mã hoá sau:

Phư ơng pháp mã hoá phân cấp: t heo nguyên tắc này người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống, mã số đư ợc xây dựng từ trái qua phải, các chữ số được kéo dài về phía bên phải

để thể hiện chi t iết sự phân cấp sâu hơn Để thiết lập m ã phân cấp cần phải xác định có bao nhiêu cấp và mỗi cấp cần bao nhiêu mã Có hai loại mã phân cấp: phân cấp cố định và phân cấp biến thiên

Phư ơng pháp mã hoá liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra b ởi m ột quy tắc tạo dãy nhất định Sử dụng phương pháp này sẽ không nhầm lẫn, tuy nhiên khi sử dụng sẽ không thể gợi nhớ và nó không cho phép chèn thêm một mã nào vào giữa hai mã cũ

Phư ơng pháp mã hoá gợi nhớ: phương pháp này dựa vào đặc tính của đối tượng để xây dựng Ưu điểm của phương pháp này là có tính gợi nhớ cao, có thể mở rộng

Phương pháp m ã ho á ghép nối: phư ơng pháp này chia ra thành nhiều trư ờng, mỗi trường tư ơng ứng với một đặc tính Ưu điểm của phương pháp này là nhận diện không nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao, có nhiều khả năng kiểm tra thuộc tính T uy nhiên nó lại có như ợc điểm là khá cồng kềnh, phải chọn những đặc tính ổn định nếu không bộ mã mất ý nghĩa

3.4.2 Một số mô hình hoá dữ liệu

3.4.2.1 Mô hình luồng dữ liệu D FD

Mô hình luồng dữ liệu mô tả hệ thống thông tin, trong sơ đồ chỉ bao gồm luồng dữ liệu, các xử lí, cá lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần là

hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Các kí pháp thường dùng trong sơ đồ

Sơ đồ D FD thường sử dụng bốn kí pháp cơ bản sau:

phát/nhận tin

II.Vấn đề cần thiết phải ứng dụng tin học trong quản lí k ho

Trong công tác quản lí kho, nhất là tại một công ty sản xuất thực phẩm thì luôn đòi hỏi xuất nhập kho thường xuyên và cũng thường xuyên lên các báo cáo định kì Cho nên nếu làm b ằng công nghệ thủ công thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và chi phí cho mỗi lần xuất nhập hoặc, lên báo cáo Mặt khác phải có nhiều ngư ời cùng làm để kịp lên báo cáo cho các phòng ban khác Hơn nữa, các hồ sơ lưu trữ bằng giấy tốn rất nhiều chi phí lại thêm khoản chi phí để bảo quản hồ sơ Do đó việc ứ ng dụng tin học trong quản lí kho là cần th iết để giảm chi phí, rút ngắn thời gian lên báo cáo, giúp cho công tác quản lí tốt hơn, xử lí chính xác hơn, dễ dàng hơn

CHƯƠN G 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔ NG TIN

QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔN G TY UNI - PRESIDENT VIỆT NAM

I.Phân tích yêu cầu

Hoạt động quản lí kho là một hoạt động quan trọng trong các nhà máy sản xuất, hơn nữa lại tại một công ty nhà nước có quy mô lớn như công Uni – President Việt Nam thì công tác đó cần phải được đảm bảo

Công ty thì thường xuy ên phải lên báo cáo định kì do đó việc tin học hoá phải đảm bảo lên báo cáo nhanh chóng chính xác, giảm bớt chi phí cho mỗi lần lên báo cáo D ữ liệu nhập chính xác dễ thao tác

Hệ thống phải dễ dàng cho người dùng khi lên phiếu xuất, phiếu nhập

Các báo cáo phải thống kê đư ợc lư ợng tồn của từng vật tư t ại thời điểm kiểm kê, phải lấy được thông tin của từng vật tư có trong kho Thống kê đư ợc các vật tư thiếu cho sản xuất để thông báo cho phòng cung ứng vật tư đặt kế hoạch mua vật tư

II.Phân tích thiết k ế chi tiết

Trong quá trình tiếp cận hệ thống, sử dụng các phương pháp như: phỏng vấn quan sát, lấy tài liệu để thu thập thông tin về công tác quản lí kho tại công ty Uni – President Việt N am, kết quả của quá trình này chúng em đã đư a ra các s ơ đồ mô hình hoá hệ thống thông tin quản lí kho sau:

1.Sơ đồ chức năng của hệ thống kho

Sơ đồ chứ c năng của hệ thống sẽ mô tả các hoạt động chính mà hệ thống phải thực hiện Tron g quá trình tiếp cận và phân tích hệ thống thì hệ thống kho của công ty sẽ thực hiện ba chức năng chính sau:

+Chức năng nhập vật tư từ bộ phận mua vật tư

+Chức năng xuất vật tư cho các bộ phận sản xuất

+Chức năng kiểm kê và lên các báo cáo định kì cho các p hòng ban có liên quan

Dựa trên các chức n ăng trên của hệ thống chúng em đưa ra s ơ đồ chứ c năng của hệ thống sau đây:

Quản lý Kho Hàng

Nhập vật tư Xuất vật tư Kiểm kê

Kiểm tra lượng tồn kho

Kiểm tra lượng

hư hại

Lập báo cáo