Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên

Sau một thời gian nghiên cứu, em đã chọn đề tài“ Phân tích thiết kế hệ thốngthông tin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên”, từ đó đi sâutìm hiểu về công tác quản lý hà

em nhận được trong quá trình học tập sẽ là hành trang giúp em vững bước trong tươnglai.

Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý công ty Bảo Thiên, ban lãnh đạo công tycùng toàn thể các anh chị nhân viên trong công ty đã tạo điều kiện cho em tìm hiểu,nghiên cứu trong suốt quá trình thực tập tại công ty Dù rất bận rộn với công việcnhưng mọi người vẫn hỗ trợ, cung cấp tài liệu, thông tin cho em trong quá trình tìmhiểu và khảo sát nghiệp vụ

Cuối cùng em kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sựnghiệp cao quý Đồng kính chúc các cô chú, anh chị trong Công ty TNHH MTV nhựaBảo Thiên luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Quỳnh Mai

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay cùng hòa nhịp với sự phát triển chung của nền công nghệ thông tin trênthế giới thì nền công nghệ thông tin của nước ta trong những năm gần đây đã cónhững bước phát triển mạnh mẽ trên nhiều lĩnh vực Cụ thể là trong lĩnh vực quản lý,đây là lĩnh vực máy tính được sử dụng nhiều nhất Máy tính điện tử không còn làphương tiện quý hiếm mà đang ngày một gần gũi với con người và là một phương ántối ưu trong công việc quản lý và sử dụng thông tin

Trước sự dịch chuyển của nền kinh tế thị trường, thì sự cạnh tranh giữa cácdoanh nghiệp là điều không thể tránh được, và lợi nhuận luôn là mục tiêu hướng tớicủa các doanh nghiệp Để có thể đứng vững trong cạnh tranh và mở rộng phát triển thịtrường đòi hỏi các doanh nghiệp phải chú trọng tới tất cả các khâu cảu quá trình kinhdoanh từ khi bỏ vốn ra cho tới khi thu được vốn về, làm sao thu được hiệu quả kinh tếcao nhất trong khi chi phí bỏ ra thấp nhất Đồng thời các doanh nghiệp phải thực hiệncác biện pháp tổ chức quẩn lý theo một quy trình công nghệ hiện đại và có sự quản lýchặt chẽ của con người

Đối với doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng trên thị trường có tính cạnhtranh cao thì việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách chính xác, nhanh chóng

và tiện lợi sẽ chiếm được lòng tin của khách hàng và từ đó đem lại hiệu quả kinh tếcao cho doanh nghiệp Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp để xâydựng hoàn thiện hệ thống thông tin nhằm tin học hóa các hoạt động tác nghiệp của cácđơn vị và trong việc quản lý kinh doanh của doanh nghiệp

Sau một thời gian nghiên cứu, em đã chọn đề tài“ Phân tích thiết kế hệ thốngthông tin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên”, từ đó đi sâutìm hiểu về công tác quản lý hàng hóa, vật tư của doanh nghiệp để tìm ra những ưuđiểm, nhược điểm và qua đó có thể đề xuất các biện pháp, cách quản lý để công tácquản lý của doanh nghiệp được hoàn thiện hơn

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI MỞ ĐẦU ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

PHẦN 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.1.1 Tầm quan trọng của đề tài 1

1.1.2 Ý nghĩa của đề tài 1

1.2 Tổng quan nghiên cứu đề tài 2

1.3.Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài 3

1.6 Kết cấu của khóa luận 3

Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN 5

2.1 Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin 5

2.1.1 Các khái niệm cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống thông tin 5

2.1.2 Một số phương pháp phân tích thiết kế hệ thống 11

2.1.3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin bằng UML 14

2.2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên và khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh 15

2.2.2 Thực trạng về quản lý kho vật tư tại Công ty 20

2.2.3 Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý kho vật tư tại Công ty 21

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN 24

3.1 Phân tích và đặc tả yêu cầu hệ thống hệ thống thông tin quản lý kho vật tư 24

3.1.1 Yêu cầu về chức năng của hệ thống 24

3.1.2 Yêu cầu phi chức năng 25

3.1.3 Mô tả quy trình quản lý kho vật tư 25

3.2 Pha phân tích 25

3.2.1 Xác định các tác nhân và Usecase 25

3.2.2 Xây dựng biểu đồ Usecase 26

3.2.2 Xây dựng biểu đồ lớp đối tượng 28

3.3 Pha thiết kế 29

3.3.1 Xây dựng biểu đồ tuần tự: 29

3.3.2 Xây dựng biểu đồ hoạt động 35

3.3.3 Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu 38

3.3.4 Thiết kế giao diện 44

3.3.5 Thiết kế kiểm soát 46

3.4 Nhận xét và một số đề xuất, kiến nghị 46

KẾT LUẬN 47

TÀI LIỆU THAM KHẢO 1

PHỤ LỤC 2

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

1 Sơ đồ 2.1: Chức năng của hệ thống thông tin

2 Sơ đồ 2.2: Các thành phần của hệ thống thông tin

3 Sơ đồ 2.3: Hoạt động quản lý kho hàng

4 Sơ đồ 2.4: Cơ cấu bộ máy tổ chức công ty

5 Bảng 3.1 Bảng mô tả Usecase HTTT quản lý kho

6 Hình 3.1 Biểu đồ Usecase hệ thống thông tin quản lý kho

7 Hình 3.2 Biểu đồ các Usecase phân rã

8 Hình 3.3: Biểu đồ tuần tự đăng nhập

9 Hình 3.4: Biểu đồ tuần tự quản lý nhập kho

10 Hình 3.5: Biểu đồ tuần tự quản lý xuất kho

11 Hình 3.6: Biểu đồ tạo phiếu xuất

12 Hình 3.7: Biểu đồ tuần tự tạo phiếu nhập

13 Hình 3.8: Biểu đồ lập thống kê

14 Hình 3.9: Biểu đồ hoạt động chức năng đăng nhập

15 Hình 3.10: Biểu đồ hoạt động chức năng nhập thêm hàng

16 Hình 3.11: Biểu đồ hoạt động chức năng xuất hàng

17 Hình 3.12: Biểu đồ hoạt động chức năng lập thống kê

18 Hình 3.13: Mô hình dữ liệu quan hệ

19 Hình 3.14: Form giao diện đăng nhập

20 Hình 3.15: Form giao diện chính của hệ thống thông tin quản lý kho hàng

21 Hình 3.16: Form quản lý thông tin hàng

22 Hình 3.17: Form phiếu xuất kho

23 Hình 3.5: Form phiếu nhập kho

PHẦN 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 Tính cấp thiết của đề tài

1.1.1 Tầm quan trọng của đề tài

Vật tư, hàng hóa là yếu tố kinh doanh rất quan trọng của của mỗi doanh nghiệp(DN) Làm thế nào để quản lý kho hàng, vật tư tốt là một vấn đề vô cùng quan trọng

Hệ thống thông tin (HTTT) quản lí kho vật tư là một hệ thống đóng vai trò quan trọngtrong việc quản lý vật tư tại kho hàng của DN Bởi khi DN phát triển mở rộng quy môthì số lượng dữ liệu cần xử lý ngày càng nhiều vượt quá khả năng thủ công bìnhthường Vìệc nghiên cứu hoàn thiện HTTT quản lý kho tại một DN có một tầm quantrọng vô cùng lớn Nó giúp cho DN có được một HTTT quản lý hàng hóa một cáchchính xác, thuận tiện, nhanh chóng số lượng hàng xuất - nhập - tồn tại kho đồng thờigiúp người quản lý DN có thể đưa ra kế hoạch, quyết định đúng đắn, nâng cao kết quảhoạt động sản xuất kinh doanh Như vậy HTTT quản lý kho mang đến sự tiện lợi và

ưu việt cho việc giải quyết các bài toán về quản lý hàng hóa trong kho

1.1.2 Ý nghĩa của đề tài

Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên tôi thấy rằnghoạt động kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng, các mặt hàng nhập về ngày mộtnhiều và đa dạng về chủng loại vì thế việc lưu trữ dữ liệu về hàng hóa cũng như khốilượng các công việc của bộ phận quản lý kho hàng cần phải xử lý rất lớn Hiện tạicông ty đang quản lý kho dưới dạng hồ sơ, sổ sách và trên phần mềm Excel nên việcquản lý gặp rất nhiều khó khăn Vì vậy việc nghiên cứu hoàn thiện HTTT quản lý khodựa trên những yêu cầu nghiệp vụ mà công ty đang sử dụng trên phần mềm Excel vàkhắc phục được những nhược điểm của phần mềm quản lý hiện tại là rất cần thiết.Hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng sẽ giúp cho công ty có được một hệ thống quản lýkho vật tư giúp cập nhật, tìm kiếm nhanh chóng, chính xác thông tin của vật tư cầntìm, thống kê số lượng hàng xuất nhập, hỗ trợ công tác báo cáo tổng hợp hàng tồn chitiết từ đó có những quyết định chính xác kịp thời tận dụng cơ hội thị trường Nghiêncứu hoàn thiện HTTT quản lý kho giúp công ty tận dụng được những khả ưu việt củamáy tính, tiết kiệm nguồn nhân lực giúp cắt giảm chi phí nâng cao năng lực cạnhtranh

Với tầm quan trọng và ý nghĩa của HTTT quản lý kho vật tư như trên tôi đã

quyết định lựa chọn đề tài Khóa luận là: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên”.

1.2 Tổng quan nghiên cứu đề tài

Nhận biết được tầm quan trọng của HTTT quản lý kho hàng tại các DN nên cũng

đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về HTTT quản lý kho hàng

Khóa luận “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty TNH Ngọc Khánh” do sinh viên Nguyễn Bích Ngọc- Đại học Kinh tế quốc dân (năm

2011) thực hiện

Đề tài “ Xây dựng phần mềm quản lý kho hàng tại công ty TNHH Quỳnh Nhi” do

sinh viên Đỗ Thị Minh Huệ - Đại học Kinh tế quốc dân (năm 2011) thực hiện

Khóa luận “ Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng tại Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế” do sinh viên Đỗ Hoàng Nam - Đại

học Bách khoa Hà Nội (năm 2013) thực hiện

Các đề tài nghiên cứu trên đã: đánh giá thực trạng, phân tích thiết kế (xây dựngphần mềm) đáp ứng các yêu cầu quản lý hàng hóa trong kho hàng của Công ty cũngnhư giúp nhà quản lý truy xuất nhanh thông tin cần tìm Tuy nhiên các đề tài phân tíchthiết kế hệ thống thông tin quản lý kho theo hướng chức năng không phù hợp với hệthống thường xuyên thay đổi, áp dụng cho việc thiết kế ứng dụng có thể khiến phátsinh nhiều khó khăn

Vì vậy việc nghiên cứu đề tài: “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên” sẽ đánh giá toàn diện, tổng thế về

thực trạng quản lý kho vật tư để tiến tới tin học hóa toàn bộ các hoạt động của Công

ty Và việc trước hết là tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật

tư tại Công ty Đề tài sẽ tiếp cận theo hướng đối tượng với những ưu điểm của nó

1.3.Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Thứ nhất: hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phân tích và thiết kế hệ thốngthông tin trong doanh nghiệp như: khái niệm, phân loại, phương pháp phân tích thiết

kế hệ thống, một số lý thuyết về quản lý kho vật tư

Thứ hai: phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tạiCông ty

Thứ ba: phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty Thứ tư: đưa ra một số đề xuất, kiến nghị.

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

Vật tư hàng hóa và các thông tin về vật tư hàng hóa, quy trình quản lý nhập xuấtnguồn vật tư, những người tham gia và có ảnh hưởng đến hoạt động quản lý trong khovật tư

Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài xét trong giới hạn không gian và thời gian

Về không gian: mô hình quản lý kho vật tư tại công ty TNHH MTV Nhựa Bảo

Thiên

Về thời gian : từ năm 2012 đến năm 2014.

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài

Khóa luận được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp các phương pháp nghiêncứu như phân tích, so sánh, thống kê, tổng hợp, việc phân tích thiết kế hệ thống thôngtin tiến hành theo phương pháp hướng đối tượng

Thu thập thông tin về hệ thống cũ bằng các phương pháp:

- Quan sát hệ thống: tiến hành quan sát các quy trình nghiệp vụ hàng ngày của

bộ phận quản lý kho hàng để rút ra các yêu cầu cần thiết cho hệ thống

- Nghiên cứu tài liệu về hệ thống bao gồm: các chứng từ, hóa đơn, văn bản…liên quan tới việc nhập xuất, vận chuyển trong kho vật tư,…

1.6 Kết cấu của khóa luận

Khóa luận được chia làm ba phần chính

Phần 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Trình bày tính cấp thiết của đề tài, đồng thời đặt ra mục tiêu cụ thể cần giảiquyết trong đề tài, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, phương pháp thực hiện đề tài

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên

Trình bày các cơ sở lý luận cơ bản bao gồm: khái niệm hệ thống thông tin, phânloại các hệ thống thông tin, mô hình tổng quát của hệ thống thông tin và các phươngpháp, mô hình phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Tiếp đến là phân tích, đánh giá về thực trạng việc quản lý kho vật tư hiện tại củaCông ty nhằm tạo cơ sở cho việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vậttư.

Phần 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư

Dựa trên kết quả phân tích từ Phần 2 tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thôngtin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên theo hướng đối tượng.Tổng kết lại đề tài khóa luận và đưa ra hướng phát triển của đề tài

Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH MTV

NHỰA BẢO THIÊN 2.1 Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin

2.1.1 Các khái niệm cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Sau đây là một số khái niệm cơ bản được tham khảo từ tài liệu Phân tích và thiết

kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội, 2003, của tác giả Nguyễn Văn Ba

a Hệ thống và Hệ thống thông tin

Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng

buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung

Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: con người, máy móc, thông tin, dữliệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý

Mục tiêu của hệ thống là lý do tồn tại của hệ thống Để đạt được mục tiêu, hệthống cần tương tác với môi trường bên ngoài của nó

Hệ thống thông tin là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và

các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phânphối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổchức

Đặc điểm của hệ thống thông tin:

- Hệ thống thông tin được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại

- Hệ thống thông tin được cấu thành bởi nhiều hệ thống con Khi các hệ con nàyđược nối kết và tương tác với nhau, chúng sẽ phục vụ cho việc liên lạc giữa các lĩnhvực hoạt động khác nhau của tổ chức

- Hệ thống thông tin hướng đến mục tiêu cung cấp thông tin cho việc ra quyếtđịnh và kiểm soát

- Hệ thống thông tin là một kết cấu hệ thống mềm dẻo và có khả năng tiên hóa.Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khácnhau Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội

bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh.Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng

hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển Tùy thuộcvào mỗi hệ thống mà mô hình hệ thống thông tin của mỗi tổ chức có đặc thù riêng, tuynhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định Hệ thống thông tin được thực hiệnbởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học, nhiệm vụ của

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin trong tổ chức thuộc nhiều

bộ phận như thông tin kinh doanh, thông tin nhân sự, khách hàng Ta hiểu xử lý thôngtin là tập hợp những thao tác áp dụng lên thông tin nhằm chuyển chúng về một dạngtrực tiếp sử dụng được, làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạthơn, hoặc có dạng đồ họa…

Các chức năng chính của hệ thống thông tin:

- Nhập dữ liệu

- Xử lý dữ liệu

- Xuất dữ liệu

- Lưu trữ dữ liệu

- Cung cấp các thông tin phản hồi

Sơ đồ 2.1: Chức năng của hệ thống thông tin

(Nguồn: Bài giảng môn Quản trị hệ thống thông tin- Bộ môn Công nghệ thông tin,

Trường Đại học Thương Mại)

Các nguyên tắc trong xây dựng HTTT

 Nguyên tắc xây dựng theo chu trình

- Quy trình xây dựng HTTT bao gồm nhiều công đoạn tương ứng với nhiềunhiệm vụ

- Công đoạn sau dựa trên thành quả của công đoạn trước Phải tuân theo nguyêntắc tuần tự không bỏ dở công đoạn nào.

- Sau mỗi công đoạn trên cơ sở phân tích đánh giá, bổ sung phương án đượcthiết kế, có thể quay lại công đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sangcông đoạn tiếp theo theo cấu trúc chu trình

 Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy

- Phải đảm bảo độ tin cậy của thông tin và HTTT

- Các thông tin phải được phân cấp theo vai trò và chức năng

- Thông tin cho lãnh đạo phải tổng hợp có tính bao quát cao, có tính chiến lược

- Thông tin cho cán bộ điều hành tác nghiệp phải chi tiết, chính xác và kịp thời

- Phải bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý

 Tiếp cận hệ thống

Yêu cầu phương pháp

- Phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệcủa các phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài

Khi khảo sát phân tích HTTT:

- Phải xem xét doanh nghiệp như một hệ thống thống nhất về kinh tế, kỹ thuật

và tổ chức, sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực

- Trong mỗi lĩnh vực lại chia thành các vấn đề cụ thể

Phát triển hệ thống thông tin

Lý do dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin

Khi doanh nghiệp chưa có HTTT thì phát triển HTTT là một tất yếu do nhữngyếu kém và tồn tại của HTTT thủ công

Khi doanh nghiệp đã có HTTT nhưng phát hiện những yếu kém của HTTThiện tại và những yêu cầu cho tương lai như:

- Những vấn đề về quản lý

- Những yêu cầu mới của nhà quản lý

- Sự thay đổi của công nghệ

- Sự thay đổi sách lược chính trị

Các nguồn lực HTTT

Con người

Con người là thành phần rất quan trọng của hệ thống thông tin, là chủ thể điềuhành và sử dụng hệ thống thông tin Con người trong hệ thống thông tin được chia làmhai nhóm: nhóm xây dựng, bảo trì hệ thống và nhóm sử dụng hệ thống

Phần mềm sử dụng bởi hệ thống thông tin được chia ra thành: phần mềm hệthống (hệ điều hành), phần mềm ứng dụng (hệ soạn thảo văn bản, bảng tính, hệ quảntrị cơ sở dữ liệu…), và phần mềm chuyên dụng trong các lĩnh vực ngân hàng, kế toán,

…

Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trêncác thiết bị lưu trữ thứ cấp để có thẻ thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thờicủa nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau.Chức năng của cơ sở dữ liệu hệ thống thông tin:

+ Lưu trữ thông tin

+ Đáp lại các truy vấn tức thời…

Mạng

Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau thôngquan các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ dữ liệu

Sơ đồ 2.2: Các thành phần của hệ thống thông tin

(Nguồn: Bài giảng môn Quản trị hệ thống thông tin- Bộ môn Công nghệ thông tin,

Trường Đại học Thương mại)

b Hệ thống thông tin quản lý

Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin

cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một

tổ chức) Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thôngtin phản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp Hệ thống thông tin thu thập cácthông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ

sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cậpnhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ảnh đúng thực trạng hiện

thời của doanh nghiệp (Nguồn: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn

Ba, Đại học quốc gia, 2003)

Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đối với doanh nghiệp

HTTT quản lý cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lýtốt nhất Nó giúp cho công việc quản lý được thực hiện một cách nhanh gọn, chính xác

và giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin về tổ chức haydoanh nghiệp của mình

HTTT là tài sản quý đối với mỗi DN, việc quản lý và sử dụng tốt HTTT đem lạilợi ích cho các DN, là cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp, đảm bảo

sự vận hành của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra

HTTT đạt hiệu quả tốt giúp cho lãnh đạo đưa ra được các quyết định đúng đắn,phù hợp, hoạch định tốt các nguồn lực, tăng khả năng cạnh tranh cho các DN

c Hệ thống thông tin quản lý kho hàng

Sau đây là một số khái niệm về hàng hóa và kho hàng được tham khảo trong Giáo trình “ Quản trị Logistics” - Trường Đại học Thương mại, 2009

Khái niệm hàng hóa: Hàng hóa là một trong những phạm trù cơ bản của kinh tế

chính trị Theo nghĩa hẹp, hàng hóa là vật chất tồn tại có hình dáng xác định trongkhông gian và có thể trao đổi, mua bán được Theo nghĩa rộng, hàng hóa là tất cảnhững gì có thể trao đổi, mua bán được

Kho hàng: Kho hàng là nơi mà lưu giữ và chứa hàng hóa, nó thực hiện các chức

năng sau đây:

- Tập hợp hàng hóa để vận chuyển

- Cung cấp và trộn hàng hóa

Các hoạt động trong kho hàng được mô tả và sắp xếp như trong hình dưới đây:

Sơ đồ 2.3: Một ví dụ về hoạt động quản lý kho hàng

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng

Là một hệ thống thông tin có chức năng tổng hợp tất cả những thông tin về nhậpxuất hàng hóa trong kho để từ đó có thể quản lý dễ dàng Giúp công ty, doanhnghiệp thực hiện công tác quản lý hàng hóa được chính xác, khoa học và tiết kiệm thờigian Hệ thống quản lý kho hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động của tổ chức,các thông tin do hệ thống quản lý kho hàng mang lại có vai trò quan trọng trong việc

ra quyết định liên quan đến quản lý vật tư tại tổ chức, DN

Xây dựng và phát triển tốt một hệ thống thông tin quản lý kho hàng sẽ giúp choquá trình quản lý vật tư tại DN cho phép lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thông tin vềhàng hóa trong kho hàng nhanh chóng, chính xác…

(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý - Trường Đại học Kinh tế Huế,

2006)

2.1.2 Một số phương pháp phân tích thiết kế hệ thống

Sau đây là một số phương pháp phân tích thiết kế hệ thống được tham khảo trongcuốn “Phân tích và thiết kế Hệ thống thông tin” của Thạc Bình Cường, Đại học BáchKhoa Hà Nội, 2001:

Phương pháp hướng cấu trúc

Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chínhthành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một côngviệc xác định Cách thực hiện của phương pháp hướng cấu trúc là phương pháp thiết

kế từ trên xuống (top-down) Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành cácbài toán nhỏ hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán

có thể cài đặt được ngay sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc

Đặc điểm:

- Tập trung vào công việc cần thực hiện (thuật toán)

- Chương trình lớn được chia thành các hàm nhỏ hơn

- Phần lớn các hàm sử dụng dữ liệu chung

- Các hàm (thủ tục) truyền thông tin cho nhau thông qua cơ chế truyền tham số

- Dữ liệu trong hệ thống được chuyển động từ hàm này sang hàm khác

- Đóng gói chức năng (sử dụng hàm/thủ tục mà không cần biết nội dung cụ thể)

- Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận từ trên xuống (top - down)

Phương pháp hướng đối tượng

Với cách tiếp cận hướng đối tượng, một hệ thống được chia tương ứng thành cácthành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và hànhđộng liên quan đến đối tượng đó Các đối tượng trong một hệ thống tương đối độc lậpvới nhau và phần mềm sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lại vớinhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng

Đặc điểm:

- Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào dữ liệu thay vì hàm

- Chương trình được chia thành các đối tượng

- Các đối tượng tác động và trao đổi thông tin cho nhau thông qua các hàm với

cơ chế thông báo

- Đóng gói chức năng và dữ liệu (với mỗi đối tượng ta không thể truy cập trựctiếp vào các thành phần dữ liệu của nó mà phải thông qua các thành phần chức năng-phương thức)

- Các cấu trúc dữ liệu được thiết kế để đặc tả được các đối tượng

- Các hàm xác định trên các vùng dữ liệu của đối tượng được gắn với nhau trêncấu trúc dữ liệu đó

- Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận từ dưới lên

Một số khái niệm cơ bản trong hướng đối tượng bao gồm:

- Đối tượng (object): một đối tượng biểu diễn một thực thể vật lý, một thực thểkhái niệm hoặc một thực thể phần mềm

- Lớp (class): là mô tả một nhóm đối tượng có chung các thuộc tính, hành vi vàcác mối quan hệ Như vậy, một đối tượng là thể hiện của một lớp và một lớp là mộtđịnh nghĩa trừu tượng của đối tượng

- Thành phần (component): là một phần của hệ thống hoạt động độc lập và giữmột chức năng nhất định trong hệ thống

- Gói (package): là một cách tổ chức các thành phần, phần tử trong hệ thốngthành các nhóm Nhiều gói có thể được kết hợp với nhau trở thành một hệ thống con(subsystem)

- Kế thừa: trong phương pháp hướng đối tượng, một lớp có thể sử dụng lại cácthuộc tính và phương thức của một hay nhiều lớp khác Kiểu quan hệ này gọi là quan

hệ kế thừa, và được xây dựng dựa trên mối quan hệ kế thừa trong bài toán thực tế

So sánh phương pháp hướng cấu trúc và phương pháp hướng đối tượng

Phương pháp hướng cấu trúc có ưu điểm là tư duy phân tích thiết kế rõ ràng,chương trình sáng sủa, dễ hiểu Tuy nhiên, phương pháp này có một số nhược điểm.Phương pháp hướng cấu trúc không hỗ trợ việc sử dụng lại Các chương trình hướngcấu trúc phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thểdùng lại một modul nào đó trong phần mềm này cho phần mềm mới với các yêu cầu

về dữ liệu khác Phương pháp này cũng không phù hợp cho phát triển các phần mềmlớn Nếu hệ thống thông tin lớn, việc phân ra thành các bài toán con cũng như phâncác bài toán con thành các modul và quản lý mối quan hệ giữa các modul đó sẽ làkhông phải dễ dàng và dễ gây ra các lỗi trong phân tích và thiết kế hệ thống, cũng nhưkhó kiểm thử và bảo trì Có hàm có thể truy cập và thay đổi dữ liệu chung gây khókiểm soát (nhất là đối với chương trình lớn, phức tạp) Nếu thay đổi cấu trúc dữ liệudùng chung cho một số hàm thì phải thay đổi các hàm liên quan dữ liệu đó Mô hìnhđược xây dựng theo cách tiếp cận này không mô tả được đầy đủ và trung thực hệ thốngtrong thực tế (phân tích, thiết kế) Chính vì thế phương pháp này không thích hợp đểxây dựng những phần mềm rất lớn

Khác với phương pháp hướng cấu trúc chỉ tập trung hoặc vào dữ liệu hoặc vàohành động, phương pháp hướng đối tượng tập trung vào cả hai khía cạnh của hệ thống

là dữ liệu và hành động Đối với phương pháp hướng đối tượng dữ liệu và các hàmmới có thể dễ dàng bổ sung vào đối tượng nào đó khi cần thiết khiến hệ thống dễ nângcấp thành hệ thống lớn hơn Dữ liệu được bao bọc, che dấu và không cho phép cáchàm ngoại lai truy cập tự do mà dữ liệu của một đối tượng chỉ có thể được truy cập bởichính các hàm xác định trong đối tượng đó đảm bảo chương trình an toàn Mô hìnhđược xây dựng gần với hệ thống thực tế Thông qua nguyên lý kế thừa, loại bỏ đoạnchương trình lặp lại khi khai báo lớp và mở rộng khả năng sử dụng các lớp, ngắn gọn,tiết kiệm thời gian Cách thiết kế đặt trọng tâm vào dữ liệu, xây dựng mô hình chi tiết

và cài đặt dễ hơn

2.1.3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin bằng UML

UML (Unifield Modeling Language) là một ngôn ngữ mô hình hoá thống nhất có

phần chính bao gồm những ký hiệu hình học, được các phương pháp hướng đối tượng

sử dụng để thể hiện và miêu tả các thiết kế của một hệ thống Nó là một ngôn ngữ đểđặc tả, trực quan hoá, xây dựng và làm sưu liệu cho nhiều khía cạnh khác nhau củamột hệ thống có nồng độ phần mềm cao UML có thể được sử dụng làm công cụ giaotiếp giữa người dùng, nhà phân tích, nhà thiết kế và nhà phát triển phần mềm

(Theo Đặng Văn Đức (2001), Phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng bằng UML, Nhà xuất bản Giáo dục, Hà Nội).

Các bước phân tích thiết kế hướng đối tượng được xây dựng trên biểu đồ các kíhiệu UML, đây là ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất được xây dựng để mô hình hóaquá trình phát triển hệ thống phần mềm hướng đối tượng Phân tích thiết kế hướng đốitượng chia làm hai pha: pha phân tích và pha thiết kế

Pha phân tích:

- Xây dựng Biểu đồ use case: Dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích tiếnhành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lại cácchức năng của hệ thống Một thành phần quan trọng trong biểu đổ use case là các kịchbản mô tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể

- Xây dựng biểu đồ lớp: Xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một sốphương thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ lớp

- Xây dựng biểu đồ trạng thái: Mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng tháitrong hoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó

Pha thiết kế:

- Xây dựng các biểu đồ tương tác (biểu đồ cộng tác và biểu đồ tuần tự): mô tả chitiết hoạt động của các use case dựa trên các scenario đã có và các lớp đã xác địnhtrong pha phân tích

- Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết: tiếp tục hoàn thiện biểu đồ lớp bao gồm bổ sungcác lớp còn thiếu, dựa trên biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trên biểu

đồ tương tác để xác định các phương thức và mối quan hệ giữa các lớp

- Xây dựng biểu đồ hoạt động: Mô tả hoạt động của các phương thức phức tạptrong mỗi lớp hoặc các hoạt động hệ thống có sự liên quan của nhiều lớp

- Xây dựng biểu đồ thành phần: xác định các gói, các thành phần và tổ chức phầnmềm theo các thành phần đó.

- Xây dựng biểu đồ triển khai hệ thống: xác định các thành phần và các thiết bịcần thiết để triển khai hệ thống, các giao thức và dịch vụ hỗ trợ

2.2 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên

2.2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên và khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh

Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên, được thành lập 1/2012, là đơn vị thànhviên của Công ty cổ phần Nhựa Bảo Vân

Công ty cổ phần Nhựa Bảo Vân khởi đầu là Công ty TNHH Nhựa Bảo Vân đượcthành lập từ năm 1993, là một công ty sản xuất bao bì PET đầu tiên và lớn nhất ViệtNam Là Công ty duy nhất ở Việt Nam xuất khẩu sản phẩm phôi nhựa PET sang thịtrường Mỹ và Canada với mức tăng trưởng 40% một năm Tập đoàn Bảo Vân pháttriển không ngừng với tốc độ tăng trưởng bình quân là 45% mỗi năm trong suốt 17

năm qua Ngày nay Công ty cổ phần Nhựa Bảo Vân đã vươn tới tầm cao là nhà sản

xuất phôi chai PET hàng đầu Đông Nam Á

Trụ sở chính : Công ty Cổ phần Nhựa Bảo Vân

Địa chỉ : 99/2 Khu phố Bình Đáng, Phường Bình Hòa, TX.Thuận An, TỉnhBình Dương

Điện thọai : +84 0650.3782473 /474 (08 line)

Fax : +84 0650.3743870

Email : info@bavico.com.vn

Website : bavico.com.vn

Các chi nhánh và văn phòng đại diện nước ngoài:

 Chi nhánh Công ty Cổ Phần Bảo Vân Biên Hòa

 Chi nhánh Công ty Cổ Phần Nhựa Bảo Vân Thủ Đức

 Chi Nhánh Công ty nhựa Bảo Vân Bắc Ninh (Mikofood)

 Văn phòng đại diện tại Hoa Kỳ 1 đặt tại thành phố Vernon, bang California

 Công ty TNHH MTV Nhựa Thiên Quốc

 Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên

Nhà máy sản xuất phôi, thổi chai PET Bắc Ninh

Tel : +84 02 413848245 /247 Fax: 02413848248

Tên công ty: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN NHỰA BẢO THIÊNTên công ty giao dịch: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN NHỰA BẢO THIÊNLoại hình công ty: Công ty TNHH một thành viên

Địa chỉ: Lô B1-2, khu công nghiệp Đại Đồng - Hoàn Sơn, Xã Hoàn Sơn, Huyện Tiên Du, tỉnh Bắc Ninh

Số điện thoại: 0906333399

Mã số DN: 2300772032

Ngày cấp phép hoạt động: 25/01/2012

Người đại diện pháp luật: NGUYỄN QUỐC BẢO

Nơi đăng ký thường trú: G 157Z tổ KP7, Phường Long Bình, thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai

Ngay từ đầu Công ty đã sử dụng các công nghệ tiên tiến nhất và trang thiết bị sảnxuất hoàn toàn tự động của Husky (Canada), Sidel (Pháp), Nissei (Nhật Bản)

Tất cả các mặt hàng đều được sản xuất trên dây chuyền tự động và hiện đại nhấtđảm bảo chất lượng sản phẩm luôn ổn định, sử dụng tốt cho các dây chuyền thổi chai,chiết chai có tốc độ cao nhất trên thế giới hiện nay

Các sản phẩm của Công ty đang được nhiều Công ty ở Mỹ, Canada và Nhật sử dụng từ nhiều năm qua

Định hướng chiến lược phát triển của Công ty

Do ngày nay đang là thời kỳ bước vào hội nhập với những thử thách và cạnhtranh lớn, nên mục tiêu trước mắt của Công ty là mở rộng thị trường kinh doanh, tối đahóa chất lượng sản phẩm Còn mục tiêu lâu dài của công ty là trở thành một thương

hiệu mạnh của Công ty cổ phần Nhựa Bảo Vân nói riêng và của ngành công nghiệpViệt Nam nói chung.

 Tăng cường hợp tác và xây dựng thương hiệu

Tăng cường quan hệ hợp tác với các đối tác cũ của doanh nghiệp, mở rộng quan

hệ hợp tác và tìm kiếm đối tác mới Phát triển củng cố thương hiệu

 Giữ được thị trường hiện có và mở thêm thị trường mới

- Tăng cường bộ phận chăm sóc khách hàng và phát triển thị trường Bộ phậnnày sẽ chăm sóc và củng cố các khách hàng hiện có và tìm kiếm những khách hàngtiềm năng

- Xây dựng chính sách đối với khách hàng trước trong và sau khi đặt hàng, tạo ra

sự gắn kết lâu dài, kết hợp tốt các mặt: chất lượng tốt, thời gian đảm bảo, giá cả hợp lývới sự tín nhiệm của khách hàng đối với doanh nghiệp

- Tiếp tục tăng cường công tác quản trị dự án, nâng cao năng lực đội ngũ nhân sựquản lý

 Củng cố và tăng cường mặt nhân sự

- Chính sách tuyển dụng: Mục tiêu chính sách tuyển dụng của Công ty là thu hút

và duy trì nguồn nhân lực chất lượng cao Tiêu chí tuyển dụng dựa trên tố chất, tiềmnăng và thiện chí của ứng viên Nguyên tắc tuyển dụng công bằng tại mọi thời điểm vàđối với mọi ứng viên

- Chính sách phát triển: Ban Lãnh đạo đề cao trách nhiệm phát hiện và bồi dưỡngnhân tài để trao trọng trách Sự đóng góp của nhân viên được khích lệ, động viên kịpthời và xứng đáng dưới hình thức vật chất và tinh thần Các mục tiêu dài hạn và ngắnhạn được truyền đạt đến từng nhân viên nhằm triển khai và phát huy tối đa hiệu quảcủa cá nhân và tổ chức Các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ phải đáp ứng yêu cầuđược giao, giỏi nghề, có trình độ đào tạo Tiếp tục học hỏi và tiếp thu công nghệ mới,tiên tiến nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và đa dạng hóa sản phẩm của mình

- Chính sách duy trì nhân lực và quan hệ lao động: Công ty áp dụng chính sáchđãi ngộ và trả công lao động xứng đáng với đóng góp của mỗi thành viên; cam kết đápứng đầy đủ các trang thiết bị và điều kiện làm việc phù hợp cho nhân viên

Bộ máy tổ chức

Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp

Sơ đồ 2.4: Cơ cấu bộ máy tổ chức

(Nguồn: phòng Nhân sự)

Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý

Giám đốc là người điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt độnghàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp về các vấn đề pháp lý, lợi nhuận củacông Phó Giám đốc phụ trách các hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trướcGiám đốc về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao

Phòng Nhân sự: là nơi tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về công tác tổ chức,

nhân sự, công tác lao động, tiền lương, thi đua khen thưởng, pháp chế, truyền thông vàquan hệ công chúng của công ty

Phòng nhân sự là nơi lập chiến lược cho việc phát triển nguồn nhân lực đáp ứngyêu cầu phát triển của công ty Lập kế hoạch tuyển dụng và biện pháp thực hiện kếhoạch Tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn người lao động xin việc Lập các hợp đồng đàotạo, hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động Giải quyết các chế độ cho nhân viên trongCông ty như: ốm, nghỉ việc, cưới Kiểm tra và tính ngày công cho nhân viên khối vănphòng công ty Tham gia hội đồng nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của công ty.Đồng thời phòng nhân sự chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động trên trongnhiệm vụ, thẩm quyền được giao

Phòng Tài chính - Kế toán: phụ trách việc thu giữ, thống kê tổng hợp các loại

giây tờ sổ sách của công ty

Phòng Kinh doanh

Phòng

Kỹ thuật

Các tổ đội

- Kế toán kho: Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên là công ty sản xuất, vì

vậy hàng hóa trong bộ phận kho của công ty chủ yếu là vật tư nguyên liệu phục vụ chosản xuất

Kế toán kho chuyên phụ trách về vấn đề nhập và xuất kho vật tư Chịu trách nhiệm kiểm kê định kỳ, biên bản đề xuất xử lý nếu có sự chênh lệch giữa sổ sách và thực tế và thực hiện các hoạt động có liên quan khác Lập báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu cấp trên Kiểm tra các mặt hàng còn lại trong kho

Thủ kho: Kiểm soát trực tiếp hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn kho Kiểm soát chặtchẽ các điều kiện bảo quản, vận chuyển Khi hàng nhập về và xuất thì lưu lại thông tinnhập hoặc xuất và gửi thông tin vừa nhập tới kế toán thông qua giao diện tạo phiếunhập, xuất hàng

- Kế toán tài chính:

Chuyên phụ trách những vấn đề về tài chính của công ty Thống kê về tài chính như: các khoản nợ của khách hàng, vấn đề về thuế, chi phí công tác, tiền lương cho nhân viên trong công ty,

Phòng Kinh doanh: Xây dựng và thực hiện kế hoạch khai thác để thu hồi vốn

nhằm đảm bảo nguồn vốn và tối đa hóa lợi nhuận để triển khai các kế hoạch của công

ty Thực hiện công tác nghiên cứu và phát triển sản phầm, phát triển thị trường, côngtác xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng Chịu trách nhiệm về kết quả hoạtđộng kinh doanh trước Ban Giám đốc công ty Lưu trữ các hồ sơ, hợp đồng kinh tế cóliên quan đến công tác kinh doanh của công ty theo đúng quy định của pháp luật

Phòng Kỹ thuật: là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của công ty, có chức năng tham

mưu cho Ban Giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ, chất lượng sản phẩm Phốihợp với các phòng, ban chức năng để tham gia quản lý hoạt động sản xuất kinh doanhcủa công ty Hỗ trợ các phòng ban khác các vấn đề kỹ thuật chuyên môn

Các tổ đội: có trách nhiệm hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, quý,

năm do Công ty giao

Mặc dù mỗi phòng ban trong Công ty đảm nhận một chức năng riêng, nhưngtrong quá trình làm việc giữa các phòng ban có mối liên hệ mật thiết với nhau

2.2.2 Thực trạng về quản lý kho vật tư tại Công ty

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại của công ty được cán bộ thủ khotrực tiếp điều hành Dữ liệu hàng xuất/nhập kho được lưu trữ trên các file Excel, cuốitháng kế toán kho tập hợp số lượng hàng xuất/nhập/tồn và được gửi tới phòng kinhdoanh

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại của công ty đã thực hiện được một

số chức năng như sau:

- Lưu trữ, cập nhật thông tin hàng xuất- nhập- tồn

- Tìm kiếm thông tin hàng tồn trong kho, hàng xuất, hàng nhập theo ngày, theotháng, theo năm và theo mã hàng

- Kiểm soát số lượng hàng xuất- nhập- tồn

- Hỗ trợ công tác lập báo cáo tổng hợp chi tiết hàng xuất-nhập-tồn

- Các thông tin về hàng hóa trong kho được lưu trữ bằng các file Excel trên

máy tính hoặc lưu trên các ổ đĩa cứng tại bộ phận quản lý kho hàng Thông tin hànghóa được lưu trữ dưới các bản ghi, khung hàng nhập, xuất, tồn ứng với từng mã hàng,tên hàng, số lượng…

- Khi có yêu cầu của cấp trên bộ phận quản lý kho hàng tiến hành sao lưu dữ

liệu ra các văn bản, sổ sách để quản lý

- Các phiếu xuất/nhập kho được lưu trữ dưới dạng văn bản, giấy tờ do thủ kho

quản lý

Theo như đánh giá của cán bộ thủ kho thì phần mềm quản lý kho hiện tại củacông ty đã đảm bảo quản lý tốt được các hàng tồn chi tiết, thống kê số lượng hàngnhập, hàng xuất Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất của bộ phận đó là công tác quản lý, tậphợp chi tiết các hàng tồn để cho ra bảng tồn kho tổng hợp Hiện tại công việc trên phảithực hiện một cách thủ công, rất mất thời gian

Về phần cứng: Theo như điều tra từ cán bộ thủ kho và cán bộ chuyên trách

CNTT của công ty thì kể từ khi đưa vào hoạt động đến bây giờ hệ thống phần cứngmáy tính của máy tính thực hiện công việc quản lý kho hàng chạy đương đối ổn định,

ít bị hỏng hóc

Về phần mềm: Hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại của công ty được

thực hiện trên phần mềm quản lý Excel 2007 Đây là phần mềm tin học văn phòng cơ

bản trong quản lý và được sử dụng khá đơn giản Phần mềm quản lý Excel đã đáp ứngđược những yêu cầu nghiệp vụ về quản lý hàng xuất- nhập- tồn nhưng chưa thể cho rabản báo cáo tự động cũng như lưu trữ thông tin khi số lượng dữ liệu ngày một nhiều.

Về dữ liệu: Dễ gây sai sót hoặc mất dữ liệu vì tập tin chỉ được lưu trên máy tính

nhập liệu; không bảo mật, dễ bị lộ dữ liệu; khó chủ động trong việc đề xuất thêm mớivật tư hàng hóa… hơn thế nữa việc tổng kết vật tư sau mỗi tháng, mỗi quý rất khó theodõi và mất nhiều thời gian trong việc báo cáo thống kê

Mạng: Hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại của công được kết nối chung

vào hệ thống mạng của công ty Công ty và sử dụng hệ thống mạng của Viettel, chấtlượng đảm bảo, tốc độ cao và tương đối ổn định ít tắc nghẽn trong quá trình truyền tin

và trao đổi dữ liệu

Con người: Thủ kho là người trực tiếp vận hành hệ thống thông tin quản lý kho

hàng hiện tại của công ty Tuy nhiên công ty chưa có chương trình đào tạo cụ thể nàocho cán bộ thủ kho trong việc quản lý kho hàng trên phần mềm Excel mà chủ yếu do

cá nhân người quản lý tự tìm hiểu Cán bộ kho có hiểu biết cơ bản về hệ thống máytính, sử dụng thành thạo tin học văn phòng, có ý thức về tầm quan trọng của hệ thốngthông tin quản lý kho hàng và sẵn sàng học hỏi nâng cao trình độ để quản lý tốt côngviệc của mình

2.2.3 Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý kho vật tư tại Công ty

Thông qua việc phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tạicủa công ty bằng phần mềm quản lý Excel ở trên em nhận thấy rằng việc quản lý khohàng của công ty còn rất cồng kềnh và không linh hoạt, các công việc còn trùng lặp.Thủ kho phải thực hiện rất nhiều các công việc và lặp lại nhiều lần

Như vậy với thực trạng của việc ứng dụng phần mềm quản lý Excel vào việcquản lý kho hàng nhìn chung mới chỉ giải quyết được một số nghiệp vụ cơ bản, đơngiản Vẫn còn rất nhiều thiết sót, yếu kém cần được khắc phục Với những nhận địnhtrên em có thể rút ra được một số ưu và nhược điểm của hệ thống thông tin quản lýkho hàng bằng phần mềm quản lý Excel hiện tại của công ty như sau:

 Ưu điểm:

- Phần mềm Excel đơn giản, dễ sử dụng, không cần tốn nhiều thời gian để học,

không cần hiểu quá sâu về kiến thức tin học cũng có thể làm được