Giáo trình hướng dẫn sử dụng phần mềm Acsoft

Giáo trình hướng dẫn sử dụng phần mềm Acsoft

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

MỤC LỤC 2

Các quy ước 5

Các quy ước sử dụng trong hướng dẫn 5

Quy ước sử dụng bàn phím 5

CHƯƠNG I: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 6

Yêu cầu cấu hình và hệ điều hành 6

Các bước cài đặt 6

CHƯƠNG II: KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH 7

CHƯƠNG III: CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN 8

Màn hình khởi chạy đầu tiên 8

Màn hình khởi động ban đầu 8

I - Màn hình khởi động ban đầu chạy lần đầu tiên 8

II - Màn hình khởi động ban đầu chạy các lần tiếp sau 9

Màn hình làm việc chính 9

I - Thanh thực đơn chính 9

II - Thanh thực đơn phụ 12

CHƯƠNG IV: CÁC HỖ TRỢ SẴN CÓ TRONG ACSOFT 13

CÁCH THỨC XỬ LÝ KỸ THUẬT CỦA CHƯƠNG TRÌNH 13

CÁCH THỨC XỬ LÝ VỀ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN 14

I - Bút toán trùng và các nghiệp vụ có thể phát sinh 14

II - Phương pháp xử lý bút toán trùng 14

CHƯƠNG V: PHẦN HÀNH "HỆ THỐNG" 16

Khai báo hệ thống 16

I - Các vận hành đặc thù khác 16

II - Khai báo tiêu thức quản lý 19

III - Khai báo tài sản cố định 20

IV - Phương pháp tính thuế VAT 21

V - Khai báo vụ việc 21

VI - Khai báo tỷ giá hạch toán 22

VII - Khai báo khoản mục phí 22

VIII - Khai báo chi tiết Tài khoản 22

Quản lý hệ thống 24

I - Nhập số dư đầu kỳ 24

II - Tạo năm làm việc mới 26

III - Quản lý thời gian sử dụng 27

IV - Xác định số dư hàng hoá 27

V - Kiểm tra sai sót dữ liệu 27

VI - Dọn dẹp dữ liệu 27

VII - Quản lý người sử dụng 27

CHƯƠNG VI: PHẦN HÀNH "KẾ TOÁN CHI TIẾT" 28

Phần hành "Kế toán tiền vốn" 28

I - Kế toán tiền mặt Đồng Việt Nam 29

II - Kế toán tiền mặt Ngoại tệ 33

III - Kế toán tiền gửi Đồng Việt Nam 33

IV - Kế toán tiền gửi Ngoại tệ 33

V - Kế toán tiền vay Đồng Việt Nam 34

VI - Kế toán tiền vay Ngoại tệ 34

Phần hành "Hàng hoá, nguyên vật liệu" 35

I - Kế toán hàng hoá Đồng Việt Nam 35

II - Kế toán hàng hoá Ngoại tệ 39

III - Kế toán Thành phẩm Đồng Việt Nam 40

IV - Kế toán Thành phẩm Ngoại tệ 41

V - Kế toán Nguyên vật liệu Đồng Việt Nam 43

VI - Kế toán Nguyên vật liệu Ngoại tệ 44

VII - Kế toán Công cụ dụng cụ đồng Việt Nam 45

VIII - Kế toán Công cụ dụng cụ Ngoại tệ 46

Phần hành “Hàng đại lý” 47

Phần hành "Kế toán tài sản cố định" 48

II - Tăng tài sản cố định 49

III - Giảm tài sản cố định 50

IV - Quản lý thẻ tài sản cố định 50

Phần hành "kế toán khác" 51

I - Kế toán khác Đồng Việt Nam 51

II - Kế toán khác Ngoại tệ 52

Phần hành "kế toán tài khoản ngoài bảng" 52

Phần hành "nhập hàng trả lại" 53

Phần hành " Xuất kho điều chuyển nội bộ " 53

CHƯƠNG VII: PHẦN HÀNH "KẾ TOÁN TỔNG HỢP" 54

HỆ THỐNG NÚT NHẤN VÀ CHỌN LỰA 54

I - Hệ thống nút nhấn 54

II - Các chọn lựa 54

Phần hành "phân bổ công cụ dụng cụ" 55

Phần hành "trích khấu hao tài sản" 56

Phần hành "Phân bổ chi phí mua hàng " 57

Phần hành "Xác định giá vốn" 57

Phần hành "Kết chuyển khác" 57

Phần hành "Tính lương và bảo hiểm xã hội" 57

I - Tính lương công nhân trực tiếp sản xuất (Nợ 622 - Có 3341) 58

II - Tính lương cán bộ quản lý phân xưởng (Nợ 6271 - Có 3342) 59

III - Tính lương nhân viên bán hàng (Nợ 6411 - Có 3343) 59

IV - Tính lương nhân viên quản lý (Nợ 6421 - Có 3344) 59

V - Tính bảo hiểm xã hội, y tế, công đoàn 59

VI - Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp (Nợ 154 - Có 622) 60

Phần hành "tổng hợp giá thành" 60

I - Phân bổ, kết chuyển chi phí nguyên vật liệu chính (Nợ 154 - Có 6211) 60

II - Phân bổ, kết chuyển chi phí nguyên vật liệu phụ (Nợ 154 - Có 6212) 61

III - Phân bổ, kết chuyển chi phí chung (Nợ 154 - Có 627) 61

IV - Phân bổ, kết chuyển chi phí máy thi công (Nợ 154 - Có 623) 61

V - Hạch toán giá thành (Nợ 154, 155, 632 - Có 154) 61

VI - Bổ sung giá thành tiêu thụ (Nợ 632 - Có 155) 62

Phần hành "Xác định kết quả" 63

I - Phân bổ, kết chuyển chi phí bán hàng (Nợ 911 - Có 641) 63

II - Phân bổ, kết chuyển chi phí quản lý (Nợ 911 - Có 642) 63

III - Xác định kết quả hoạt động kinh doanh 63

IV - Xác định kết quả hoạt động tài chính 63

V - Xác định kết quả hoạt động bất thường 63

VI - Kết chuyển lãi lỗ 63

CHƯƠNG VIII: PHẦN HÀNH "BÁO CÁO" 64

Phần hành báo cáo chi tiết 64

I - Hệ thống sổ chi tiết 64

Phần hành báo cáo tổng hợp 68

I - Hệ thống báo tài chính và báo cáo quản trị 68

KẾT LUẬN 70

Các quy ước

Để bạn có thể sử dụng một cách tối ưu chương trình kế toán ACsoft, trong cuốn hướng dẫn sử dụng này chúng tôi có sử dụng một số các định dạng cho các cụm từ thể hiện và các tổ hợp bàn phím cần thiết phục vụ quá trình sử dụng chương trình Bạn xem chi tiết trong phần sau

Các quy ước sử dụng trong hướng dẫn

Chữ đậm Xuất hiện để bạn biết phải điền vào để máy tính quản lý, không được để

trắng VD: Mã cấp TK, Mã TS

Chữ nghiêng Xuất hiện để bạn biết những từ chương trình yêu cầu để người sử dụng

quản lý và dễ đọc: VD: Tên cấp TK, Tên TS

Quy ước sử dụng bàn phím

Phím 1 + Phím 2 Ký hiệu dấu cộng (+) có ý nghĩa là một tổ hợp phím, bạn phải bấm và

giữ phím 1 và sau đó bấm phím 2 VD: trong khi thực hiện làm khai báochi tiết, bạn sẽ thường xuyên sử dụng tổ hợp Alt + L để lưu dữ liệu saukhi đã khai báo xong

CHƯƠNG I: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH

Yêu cầu cấu hình và hệ điều hành

Để chương trình được sử dụng một cách tốt nhất và đáp ứng yêu cầu nhanh nhất cho người sử dụngyêu cầu cấu hình máy tối thiểu như sau:

 Tốc độ CPU >= 233 MZ

 Ram >=64MB

 Đĩa cứng còn trống tối thiểu 200MB

Phần mềm kế toán ACsoft cho phép cài đặt trên các hệ điều hành của Microsoft như: Windows9x/Me/2000/XP/NT

Các bước cài đặt

 Đưa đĩa CD có chứa bộ cài đặt chương trình kế toán ACsoft vào ổ đĩa

 Từ thanh menu "Start", bấm mục "Run "

 Bấm phím "Browse ", chọn file "Setup.exe" trong ổ đĩa

 Thực hiện các bước theo yêu cầu của phầm mềm cài đặt

CHƯƠNG II: KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH

Vậy là chương trình kế toán ACsoft đã được cài đặt trên máy tính của bạn Sau khi cài đặt xong,chương trình sẽ tự động tạo biểu tượng (shortcut) ở trên nền màn hình (desktop) và tự động tạo mộtnhóm chương trình trong thực đơn Program có tên là "ACsoft", trong đó có chứa 3 thành phần:

Chương trình ACsoft, trợ giúp ACsoft và gỡ bỏ chương trình ACsoft Thông thường khi cài đặtchương trình sẽ cài mặc định vào C:\ACsoft

 Để khởi động chương trình kế toán ACsoft bạn thực hiện một trong các cách sau: Cách 1: Tại màn hình của Windows, kích đúp chuột vào biểu tượng của ACsoft.

Cách 2: Từ thanh "Taskbar" của Windows, chọn "Programs", chọn "ACsoft", bấm chuột vào biểu

tượng ACsoft

Cách 3: Khởi động trực tiếp từ tập tin chương trình, Double Click vào file tckt.exe trong thư mục

chương trình( ví dụ : C:\ACosft)

CHƯƠNG III: CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN

Màn hình khởi chạy đầu tiên

Khi bạn kích hoạt chương trình kế toán ACsoft sau khi vừa cài đặt, giao diện đầu tiên xuất hiện đó làmàn hình khởi chạy đầu tiên Các chức năng lựa chọn bao gồm:

 Máy chủ:

Khi bạn chọn chức năng này có nghĩa là máy tính của bạn được chương trình chọn làm máy chủ Bộchương trình trên máy bạn cho phép các máy tính chọn thuộc tính máy trạm được truy cập và dùngchung cơ sở dữ liệu

 Máy trạm:

Khi bạn chọn chức năng, máy tính của bạn được chương trình định nghĩa là máy trạm Chương trình

sẽ hiển thị phần chọn đường dẫn để bạn định nghĩa vị trí cơ sở dữ liệu dùng chung

 Biệt lập:

Khi bạn chọn chức năng này có nghĩa là máy tính được chương trình xác nhận là chương trình độclập Cơ sở dữ liệu sẽ không có quyền chia xẻ và không một máy trạm nào được định nghĩa có thểdùng cơ sở dữ liệu trên máy tính của bạn là cơ sở dữ liệu dùng chung

Chức năng "Máy chủ" và "Máy trạm" chỉ có thể thực hiện được khi bạn có trong tay chương trình kếtoán ACsoft sử dụng mạng Chức năng "Biệt lập" chỉ được thể hiện khi bạn có chương trình kế toánACsoft chạy trên máy đơn lẻ

Màn hình khởi động ban đầu

Khi bạn kích hoạt chương trình kế toán ACsoft, giao diện đầu tiên xuất hiện đó là màn hình khởiđộng ban đầu Công tác thực hiện trong màn hình khởi động bao gồm các thông tin mà bạn cần thiếtsau:

 Họ và tên:

Họ tên người sử dụng chương trình Họ tên này được đặt ngay từ đầu khi khởi động máy đối vớichương trình biệt lập và được khai báo phân quyền làm việc đối với chương trình kế toán ACsoftmạng, phân quyền

I - Màn hình khởi động ban đầu chạy lần đầu tiên

Trong lần chạy đầu tiên, một số thông số để bạn định nghĩa sử dụng cho những lần chạy tiếp saubao gồm:

Họ và tên: Khi bạn nhập phần này, từ những laàn chạy tiếp sau chương trình sẽ mặc định đúng họ

tên mà bạn đã nhập, nếu bạn sửa lại, chương trình sẽ không cho phép bạn sử dụngchươngtrình

Chức vụ: Tương tự như phần họ tên.

Mật khẩu: Những lần chạy tiếp sau bạn sẽ phải nhập đúng mật khẩu sử dụng, nếu bạn không

nhập vào trong lần đầu tiên này thì từ những lần chạy tiếp sau bạn không phải nhậpmật khẩu

Niên độ: Bạn chọn niên độ bắt đầu làm việc VD: Nếu bạn sử dụng chương trình để làm công

việc kế toán năm 2004 bạn chọn niên độ là "2004 Mời bạn xem thêm thông tin trong

phần "Màn hình khởi động ban đầu".

Lưu ý: Nếu màn hình đầu tiên khởi động phần Máy chủ và máy trạm sáng lên thì chương trình

bạn dùng là chương trình chạy mạng Máy bạn chọn làm máy chủ các mục phải nhập đúng chữhoa và thường như sau:

Họ và tên: Admin Chức vụ : Quản trị mạng Mật khẩu: Admin

II - Màn hình khởi động ban đầu chạy các lần tiếp sau

Tương tự như lần chạy đầu tiên, nhưng các phần bao gồm: Họ và tên, Chức vụ, Mật khẩu nếu nhưtrong lần chạy đầu tiên bạn đã nhập như thế nào thì trong các lần chạy tiếp sau bạn phải nhập đúngnhư vậy Bạn hãy lưu ý thật kỹ

Màn hình làm việc chính

I - Thanh thực đơn chính

Tất cả các tác vụ để chương trình kế toán ACsoft thực hiện đều được thể hiên trên thanh thựcđơn chính, bao gồm: Các phần hành kế toán, các báo cáo quản trị, báo cáo tài chính Thanhthực đơn phụ thể hiện phần lớn các tác vụ trên với một giao diện được trau chuốt và tạo sự thânthiện cho người sử dụng

Nội dung

Mô tả

Kế toán chi tiết Chứa đựng các thành phần để thực hiện các tác vụ định khoản, điều

chuyển các bút toán, thực hiện các công việc nhập xuất kho hàng hoá,vật liệu, lập thẻ tài sản cố định, kế toán các Tài khoản ngoài bảng Baogồm các giao diện thực hiện sau (có tách riêng 2 phần thực hiện vớiVND và Ngoại tệ):

 Kế toán tiền vốn (các bút toán không theo dõi số lượng)

 Hàng hoá, nguyên vật liệu (các bút toán theo dõi số lượng)

 Hàng đại lý

 Kế toán tài sản cố định (Lập thẻ, tăng giảm tài sản cố định)

 Kế toán khác (Hoàn ứng, điều chỉnh, thanh toán bù trừ, trích quỹ )

 Kế toán Tài khoản ngoài bảng (ghi đơn các Tài khoản ngoài bảng)

 Nhập hàng trả lại

 Xuất điều chuyển nội bộ

Kế toán tổng hợp Thực hiện các tác vụ liên quan đến kế toán tổng hợp bao gồm:

 Phân bổ công cụ dụng cụ

 Trích khấu hao tài sản

 Bảng phân bổ chi phí mua hang

Sổ chi tiết Tuỳ thuộc vào phiên bản chương trình kế toán ACsoft mà bạn có trong

tay dành cho hình thức kế toán "Nhật ký chứng từ" hay "Nhật ký chung"

mà hệ thống Sổ chi tiết có sự khác biệt

Sổ tổng hợp Bao gồm một hệ thống các báo cáo tổng hợp phục vụ cho người sử dụng

nhằm thể hiện toàn bộ quá trình tổng hợp mà chương trình đã thực hiện,

hệ thống sổ tổng hợp bao gồm:

Hệ thống báo cáo tài chính

Hệ thống báo cáo Sổ cái Tài khoản

Hệ thống bảng phân bổ

Hệ thống báo cáo tài sản cố định

Hệ thống báo cáo chi phí, giá thành, lãi lỗ

Tìm kiếm dữ liệu Bao gồm một hệ thống các công cụ phục vụ cho người sử dụng nhằm

thao tác các công tác tra cứu, tìm kiếm, sửa xoá bao gồm:

 Tra cứu nhanh số liệu

 Tìm kiếm và sửa số liệu

 Tìm kiếm và xoá số liệu

 Sửa VAT đầu vào

 Sửa tính chất thu chi

 Sửa khoản mục phí

Hệ thống Đây là phần hành quan trọng nhất trong chương trình, bao gồm các chỉ

tiêu bạn phải thiết lập để phục vụ cho quá trình hạch toán của bạn saunày Các chỉ tiêu chính bao gồm:

 Quản lý hệ thống:

 Nhập số dư đầu kỳ

 Tạo năm làm việc

 Quản lý thời gian sử dụng

 Khai báo chi tiết tài khoản

 Khai báo khoản mục phí

 Khai báo loại ngoại tệ

 Khai báo vụ việc

 Phương pháp tính thuế VAT

 Khai báo tài sản cố định

 Khai báo tiêu thức quản lý

 Khai báo các vận hành đặc thù khác

Vì lý do quan trọng của phần mềm, các bạn đọc kỹ phần hướng dẫn về

"Khai báo Hệ thống” dưới đây.

Trợ giúp Chứa đựng tất cả các thông tin trợ giúp bạn về các tác vụ thực hiện trong

chương trình trong quá trình làm việc

II - Thanh thực đơn phụ

Thanh thực đơn phụ được thể hiện bằng các nút nhấn, các nút nhấn này chứa đựng các nội dung được

thể hiện trên thanh thực đơn chính Bạn xem lại phần “Thanh thực đơn chính”.

CHƯƠNG IV: CÁC HỖ TRỢ SẴN CÓ TRONG

ACSOFT

CÁCH THỨC XỬ LÝ KỸ THUẬT CỦA CHƯƠNG TRÌNH

Chương trình kế toán ACsoft là một phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động tổ chức hạchtoán kế toán Để phục vụ tốt nhất quá trình hạch toán kế toán, đảm bảo tính chất tự động cao, tínhriêng biệt trong một số báo cáo chi tiết và tổng hợp, chúng tôi đã phân cấp hai cho một số Tài khoảnkhông có cấp hai theo quy định 1141 của Bộ tài chính và được sửa đổi bổ sung theo các chuẩn mực

kế toán Việt Nam như sau:

Tài khoản 334: Tiền lương

 Tài khoản 3341: Lương trả công nhân trực tiếp sản xuất

 Tài khoản 3342: Lương trả công nhân phân xưởng

 Tài khoản 3343: Lương nhân viên bán hàng

 Tài khoản 3344: Lương trả cán bộ quản lý

 Tài khoản 3345: Khoản phải trả cán bộ khác

 Tài khoản 3346: Phải trả công nhân thuê ngoài

Tài khoản 911: Kết quả hoạt động

 Tài khoản 9111: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

 Tài khoản 9112: Kết quả hoạt động tài chính

 Tài khoản 9113: Kết quả hoạt động bất thường

Tài khoản 3337: Thuế nhà đất, tiền thuê đất, chương trình ACsoft đã ngầm định các cấp I như

sau:

 Tài khoản 3337 – 01: Thuế nhà đất

 Tài khoản 3337 - 02 : Tiền thuê đất

Tài khoản 3339: Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác, chương trình ACsoft đã ngầm định các

cấp I như sau:

 Tài khoản 3339 - 01: Các khoản phụ thu

 Tài khoản 3339 - 02: Các khoản phí, lệ phí

 Tài khoản 3339 - 03: Khoản phải nộp khác

Tài khoản 411: Nguồn vốn kinh doanh, để thuận lợi cho việc quản lý nguồn vốn của đơn vị bạn có

thể khai báo các cấp 1 như sau:

 Tài khoản 411 - 01: Vốn ngân sách Nhà nước cấp

 Tài khoản 411 - 02: Vốn tự bổ sung

 Tài khoản 411 - 03: Vốn liên doanh

 Tài khoản 411 - 04: Vốn cổ phần

kế toán thì chương trình chỉ lấy số liệu trên các tài khoản và tài khoản đối ứng Như vậy là số tiềntrong sổ quỹ tiền mặt sẽ bị gấp đôi, số phát sinh trong sổ chi tiết tài khoản 1561 cũng sẽ bị gấp đôitượng tự.

2 - Các nghiệp vụ có thể phát sinh bút toán trùng

 Nộp tiền từ quỹ vào tài khoản ngân hàng, rút tiền từ ngân hàng về quỹ tiền mặt

 Mua, bán Ngoại tệ

 Mua hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trả tiền ngay

 Bán hàng hoá, thành phẩm trả tiền ngay

II - Phương pháp xử lý bút toán trùng

Để cho bạn tự lựa chọn cách thức cho phù hợp, chúng tôi xin giới thiệu 2 phương pháp xử lý bút toántrùng khi thực hiện chương trình kế toán ACsoft như sau:

1 - Xử lý qua tài khoản trung gian

Xử lý qua tài khoản trung gian có nghĩa là với các bút toán trùng phát sinh, ta hạch toán qua một tàikhoản chung để cả 2 kế toán thuộc 2 phần hành khác nhau đều có thể hạch toán độc lập Cũng với ví

dụ của bút toán trùng trên đây, chúng ta hạch toán qua tài khoản trung gian là tài khoản 331 - Phải trảcho người bán

 Kế toán hàng hoá định khoản (theo dõi cả số lượng và giá trị):

Có 331: X

 Kế toán tiền mặt định khoản (theo dõi về giá trị):

Có 1111: X

Ưu điểm:

 Khi xem sổ chi tiết các tài khoản, đảm bảo số phát sinh chi tiết các tài khoản 1111, 1561 là đúng

 Số chứng từ của từng phần hành riêng biệt, đảm bảo tính liên tục và không nhầm lẫn

 Thể hiện tính độc lập giữa các phầ n hành kế toán khác nhau

Nhược điểm:

 Một nghiệp vụ phát sinh nhưng phải nhập 2 lần

 Tổng số phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh tài khoản tăng thêm 1 khoản tiền của tài khoảntrung gian

Đề xuất các tài khoản trung gian:

 Nộp tiền từ quỹ vào tài khoản ngân hàng, rút tiền từ ngân hàng về quỹ tiền mặt (tài khoản 1131).

 Mua, bán Ngoại tệ (tài khoản 1132).

 Mua hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trả tiền ngay (tài khoản 331).

 Bán hàng hoá, thành phẩm trả tiền ngay (tài khoản 131).

2 - Ưu tiên nhập chứng từ

Xử lý ưu tiên nhập chứng từ có nghĩa là với các bút toán trùng phát sinh, ta ưu tiên hạch toán qua mộtđịnh khoản của 1 trong 2 kế toán của 2 phần hành khác nhau Cũng với ví dụ của bút toán trùng trênđây, chúng ta nên ưu tiên hạch toán qua kế toán hàng hoá bởi vì kế toán hàng hoá theo dõi được sốlượng hàng nhập

 Kế toán hàng hoá định khoản (theo dõi cả số lượng và giá trị):

Có 1111: X

Ưu điểm:

 Khi xem sổ chi tiết các tài khoản, đảm bảo số phát sinh chi tiết các tài khoản 1111, 1561 là đúng

 Làm đơn giản, không bắt buộc cả 2 kế toán phải định khoản

 Tổng số phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh tài khoản đúng

Nhược điểm:

 Báo cáo chi tiết tài khoản phục thuộc vào người định khoản

 Số chứng từ bị nhầm lẫn vì chương trình chỉ lấy được 1 số chứng từ cho cả 2 báo cáo chi tiết

CHƯƠNG V: PHẦN HÀNH "HỆ THỐNG"

Phần hành "Hệ thống" được chia làm 2 phần chính:

 Khai báo hệ thống:

 Khai báo chi tiết tài khoản

 Khai báo khoản mục phí

 Khai báo loại ngoại tệ

 Khai báo vụ việc

 Phương pháp tính thuế VAT

 Khai báo tài sản cố định

 Khai báo tiêu thức quản lý

 Khai báo các vận hành đặc thù khác

 Quản lý hệ thống:

 Nhập số dư đầu kỳ

 Tạo năm làm việc

 Quản lý thời gian sử dụng

 Xác định số dư hàng hoá

 Kiểm tra sai sót dữ liệu

 Dọn dẹp dữ liệu

 Quản lý người sử dụng

Trên thanh thực đơn của chương trình kế toán ACsoft, các phần hành được phân chia và tập hợp để

bố trí một cách hợp lý nhất các công việc mà một phòng kế toán phải thực hiện trong suốt quá trìnhhoạt động Bố trí từ trái sang phải, từ trên xuống dưới là các bước thao tác lần lượt từ kế toán chi tiếtđến phần hành tổng hợp, khai thác các báo cáo chi tiết đến khai thác báo cáo tổng hợp Các thànhphần ít khi sử dụng được bố trí sang bên phải nhằm làm cho có sự ảnh hưởng tối thiểu đến thao táctrong quá trình làm việc

Nhưng để thực hiện các tác vụ từ đầu đến cuối, chúng tôi giới thiệu với các bạn những công việc cần

thiết phải làm Những tác vụ được chúng tôi sắp xếp và thể hiện trong cuốn sách hướng dẫn sử dụng này theo trình tự làm việc để thiết lập chương trình kế toán ACsoft phục vụ cho công việc kế toán Tất nhiên bạn vẫn có thể bỏ qua những bước mà doanh nghiệp của bạn không cần thiết sử

Việc nhóm Tài khoản đồng cấp có tác dụng làm cho phần khai báo sổ chi tiết Tài khoản được nhanhhơn VD: Nếu bạn đặt Tài khoản 1121 và Tài khoản 1122 vào cùng một nhóm đồng cấp thì khi khaibáo sổ chi tiết cho Tài khoản 1121 thì Tài khoản 1122 sẽ tự động được khai báo sổ chi tiết giống hệtTài khoản 1121 cả về mã sổ chi tiết lẫn tên sổ chi tiết Bên cạnh đó, khi sửa xoá một sổ chi tiết trongmột Tài khoản thuộc một nhóm đồng cấp thì tất cả các Tài khoản trong nhóm đồng cấp đó sẽ đượcsửa xoá theo Tài khoản bị sửa xoá.

Tác dụng tiếp theo của nhóm Tài khoản đồng cấp đó là phục vụ tốt công tác tổng hợp Quá trình tổnghợp bao gồm từ phân bổ chi phí đến tổng hợp giá thành sẽ được nhóm Tài khoản đồng cấp phục vụrất đắc lực VD: Nếu Tài khoản 154 và Tài khoản 622 trong cùng một nhóm đồng cấp thì khi tập hợpchi phí từ Tài khoản 622 sang Tài khoản 154 ta chỉ cần tích vào lựa chọn "Kết chuyển", mọi chi phí

đã được tập hợp trong kỳ của Tài khoản 622 sẽ được tự động đưa sang Tài khoản 154 theo từng đốitượng đã được khai báo sổ chi tiết

Căn cứ vào yêu cầu của doanh nghiệp trong việc theo dõi doanh thu, chi phí và kết quả để xác địnhcác Tài khoản đồng cấp

Căn cứ vào yêu cầu quản trị kế toán có thể xác định doanh thu, chi phí và lãi lỗ theo từng loại hoạtđộng; hoặc theo từng mặt hàng kinh doanh từ đó khai báo đồng cấp cho các nhóm Tài khoản:Doanh thu; Chi phí; Lãi lỗ

Tài khoản nguồn: Liệt kê tất cả các Tài khoản thuộc danh mục Tài khoản của Nhà nước quy định và

không bao gồm các Tài khoản đã được nằm trong các nhóm đồng cấp đã được khai báo Danh mụcTài khoản nguồn giúp bạn lựa chọn các Tài khoản có thể đưa vào nhóm Tài khoản đồng cấp mà bạncần khai báo

Tài khoản đích: Liệt kê tất cả các Tài khoản thuộc nhóm đồng cấp hiện tại đang làm việc Nếu bạn

không làm việc với nhóm đồng cấp nào thì ô này sẽ để trống và hai nút lựa chọn "Thêm" và "Bớt" sẽ

bị mờ đi Danh mục Tài khoản đích giúp bạn thấy được các Tài khoản đã được đưa vào nhóm Tàikhoản đồng cấp mà bạn đã khai báo

Khi bạn nhập mã nhóm đồng cấp vào ô "Mã đồng cấp", ACsoft sẽ tự động tìm kiếm trong danh

mục mã đồng cấp đã được khai báo Nếu mã nhóm đồng cấp bạn vừa nhập đã có trong danh mục thìchương trình ACsoft sẽ liệt kê lên trong danh mục "Tài khoản cùng cấp" tất cả các Tài khoản đã đượckhai báo trong nhóm đồng cấp đó Nếu mã đồng cấp của bạn chưa có trong danh mục thì "Tài khoản

đích" sẽ để trống Chương trình sẽ cho phép bạn nhập tên nhóm vào ô "Diễn giải" của nhóm Tài

khoản đồng cấp này, công việc của bạn sẽ là chọn các Tài khoản mà bạn có muốn khai báo sổ chi tiếtgiống nhau

Bạn muốn chọn Tài khoản bên ô "Tài khoản đích" để đưa sang ô "Tài khoản nguồn" của nhóm đồngcấp bạn cần khai báo thì bạn bấm chuột vào Tài khoản đó trong ô "Tài khoản đích" và ấn phím

Thêm Nếu bạn muốn bỏ bớt tài khoản trong nhóm đồng cấp hiện tại thì bạn chọn Tài khoản đó trong

ô "Tài khoản nguồn" và nhấn phím Bớt Sau khi bạn khai báo xong nhóm thứ nhất bạn muốn khai

thêm nhóm nữa bạn chuyển con trỏ vào mã đồng cấp sau đó tiếp tục làm như nhập nhóm thứ nhất.Trong máy đã ngầm định trước một nhóm với mã số là 0001 và tên là Tổng hợp gồm các Tài khoản

154, 3341, 5111, 5112, 5113,…,622, 632, 9111 Nếu nhóm này phù hợp với thực tế của đơn vị bạn thì

sử dụng nhưng nếu bạn thấy không phù hợp thì bạn có thể thêm vào hoặc bớt ra cho phù hợp với nhucầu khai báo của bạn

4 số sau dấu phẩy.

 Giá vốn dự kiến, giá bán kế hoạch:

Nếu trong phần khai báo chi tiết tài khoản bạn đã khai báo giá vốn dự kiến và giá bán kế hoạchcủa mặt hàng nào đó và muốn hiển thị trong quá trình nhập, xuất mặt hàng đó thì nhấp chọnvào mục này

 Chế độ sử dụng:

Hiển thị năm 2004: Giúp bạn xem rõ ràng hơn về năm đang được sử dụng của bút toán, báo cáo

khi bạn chọn, chương trình ACsoft sẽ thể hiện năm sử dụng có 4 chữ số (VD: 01/01/2002), nếu bạnkhông chọn, năm sử dụng chỉ thể hiện 2 chữ số (VD: 01/01/02)

Cộng nội dung: Phần mềm sẽ đề xuất nội dung

 Phiếu thu - chi:

Gồm 2 chức năng là "Định khoản trên phiếu" và "Kèm theo chứng từ gốc", nếu bạn chọn, khi inphiếu thu - chi chương trình ACsoft sẽ hỏi bạn kèm theo bao nhiêu chứng từ gốc để bạn nhậpvào mã không cần phải điền bằng tay Và trên phiếu thu, chi được thể hiện Tài khoản đối ứng, số

tiền chi tiết đối ứng cho từng Tài khoản ở góc trên của phiếu Xem chi tiết phần "Kế toán tiền mặt Đồng Việt Nam".

 Quy đổi tỷ giá:

Chỉ phục vụ cho các giao diện nhập bằng đồng Việt Nam Giúp bạn quản lý số tiền đồng Việt Nam ra

số tiền ngoại tệ và tỷ giá hiện tại mà bạn muốn biết trên báo cáo Chương trình ACsoft sẽ tự độngquy đổi số tiền đồng Việt Nam hiện tại ra số ngoại tệ theo tỷ giá bạn đưa vào và bạn biết rằng khoảntiền bằng đồng Việt Nam đó được bằng bao nhiêu ngoại tệ

II - Khai báo tiêu thức quản lý

Tiêu thức quản lý nhằm hỗ trợ người sử dụng theo dõi sổ chi tiết Tài khoản theo các yêu cầu quản trịnhư: Thời hạn công nợ, Ngày hết hạn, Kho hàng hoá, Giá trị công nợ cần khống chế

Tuỳ yêu cầu quản lý và tính chất của các yếu tố cần quản lý, bạn khai báo tính chất của tiêu thức quản

lý này là kiểu Ngày, kiểu Số, kiểu Ký tự hay là không sử dụng (None) Cụ thể, nếu muốn quản lýhàng theo ngày sản xuất (hoặc ngày hết hạn), bạn phải định nghĩa tiêu thức quản lý đó là kiểu

"Ngày" Nhưng với tiêu thức quản lý mà bạn cần quản lý theo phẩm cấp chất lượng, bạn phải địnhnghĩa tiêu thức đó theo kiểu "Ký tự"

Một ví dụ minh hoạ: Nếu bạn muốn theo dõi kho hàng cho sổ chi tiết Tài khoản 155 (các sản phẩm),bạn cần phải làm những bước sau:

Bấm phím Nhập, các tiêu thức nhập sẽ sáng lên để cho phép bạn đưa các thông tin, phím Nhập chuyển sang thành L ư u , phím Sửa chuyển thành Hủy.

 Ô "Tài khoản", bạn gõ Tài khoản 155

 Ô "Kiểu", bạn chọn kiểu "Ký tự"

 Ô "Mã số", bạn nhập mã số mà bạn sẽ đặt cho mã kho cần khai báo, VD: 01

 Ô "Giá trị", bạn gõ tên kho cần khai báo, VD: Kho Thủ Đức

 Ô "Mô tả", bạn nhập mô tả của kho này (có thể bỏ qua nếu không cần thiết)

 Bấm phím L ư u để xác nhận khai báo xong.

Một ví dụ minh hoạ khác: Nếu bạn muốn theo dõi ngày hết hạn cho sổ chi tiết Tài khoản 155 (các sảnphẩm mà doanh nghiệp của bạn sản xuất ra, VD: Thuốc tây, Bánh kẹo ), bạn cần phải làm nhữngbước sau:

Bấm phím Nhập, các tiêu thức nhập sẽ sáng lên để cho phép bạn đưa các thông tin, phím Nhập chuyển sang thành L ư u , phím Sửa chuyển thành Hủy.

 Ô "Tài khoản", bạn gõ Tài khoản 155

 Ô "Kiểu", bạn chọn kiểu "Ngày"

 Ô "Mã số", bạn nhập mã số mà bạn sẽ đặt cho ngày cần khai báo, VD: 01

 Ô "Giá trị", bạn gõ ngày cần khai báo, VD: 31/03/2002

 Ô "Mô tả", bạn nhập mô tả của ngày này (có thể bỏ qua nếu không cần thiết)

 Bấm phím L ư u để xác nhận khai báo xong.

Lưu ý: Bạn sẽ không thể khai báo được hai Mã số hay Mô tả trùng nhau Chương trình sẽ cảnh

báo bạn khi bạn khai báo trùng lặp Với mỗi Tài khoản chỉ có thể theo dõi được 1 loại tiêu thứcquản lý

III - Khai báo tài sản cố định

Phần khai báo tài sản cố định nhằm lập danh mục các tiêu thức để quản lý tài sản cố định, đưa lên thẻtài sản, phục vụ xem báo cáo gồm có 3 tiêu thức khai báo:

2 - Bộ phận quản lý tài sản

Là danh mục đối tượng quản lý tài sản, dùng để đưa lên thẻ tài sản Bạn thực hiện các thao tác đượchướng dẫn ở phía dưới để thêm, sửa, xoá hay in danh mục Mỗi danh mục có thể theo dõi nhiều tàisản cùng thuộc danh mục đó VD: Bộ phận Văn phòng, Phân xưởng X,

3 - Tách nguồn tài sản

Đối với những doanh nghiệp có yêu cầu quản lý nguồn hình thành tài sản, mỗi tài sản cố địnhđược hình thành lên từ các nguồn khác nhau Chương trình kế toán ACsoft hỗ trợ cho bạn gồm 4nguồn hình thành gồm: Nguồn vốn Chủ sở hữu, Nguồn vốn Vay, Nguồn vốn Tự bổ sung vàNguồn vốn Khác

Khi bạn chọn theo phương pháp tách nguồn tài sản, với mỗi khi lập thẻ tài sản, tăng giảm tài sản hoặcmột bút toán có tác động đến tài sản xảy ra thì chương trình sẽ yêu cầu bạn xác nhận từng giá trịnguồn vốn của số tiền phát sinh ảnh hưởng đến tài sản Mỗi nguồn vốn có giá trị nhỏ nhất là bằng 0,không thể có giá trị nhỏ hơn 0 Bên cạnh đó, sự lựa chọn này cũng sẽ ảnh hưởng đến các báo cáo vềtài sản Nếu bạn chọn tách nguồn, chương trình sẽ xuất hiện 3 báo cáo cho mỗi phần về Nguyên giá,Giá trị còn lại và Hao mòn luỹ kế Nếu bạn chọn không tách nguồn, các báo cáo này được gộp lạithành 1 báo cáo duy nhất bao gồm cả 3 phần trên

IV - Phương pháp tính thuế VAT

Phương pháp tính thuế VAT chỉ sử dụng cho những doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính thuếVAT theo phương pháp khấu trừ thuế Phương pháp tính thuế VAT ở đây chỉ định nghĩa cách tínhthuế VAT trong giá trị hàng xuất bán Chương trình kế toán ACsoft cho phép bạn lựa chọn một tronghai phương pháp tính thuế VAT trong giá trị hàng xuất bán

 Giá bán đã có thuế VAT

 Giá bán chưa có thuế VAT

Nếu bạn chọn "Giá bán đã có thuế VAT" thì giá trị hàng xuất bán của bạn đã bao gồm thuế VAT.

VD: bạn bán một mặt hàng có số lượng xuất bán là 10, đơn giá bán là 1.000 thì giá trị hàng bán củabạn là (10x1.000)=10.000 Nếu tỷ lệ thuế VAT của bạn là 10% thì phần ghi vào doanh thu là:(10.000x100)/(100+10)=9.090, phần ghi vào thuế VAT là: (10.000-9.090)=910

Nếu bạn chọn "Giá bán chưa có thuế VAT" thì giá trị hàng xuất bán của bạn chưa bao gồm thuế

VAT VD: bạn bán một mặt hàng có số lượng xuất bán là 10, đơn giá bán là 1.000 thì giá trị hàng báncủa bạn là (10x1.000)=10.000 Nếu tỷ lệ thuế VAT của bạn là 10% thì phần ghi vào doanh thu là:10.000, phần ghi vào thuế VAT là: 10.000 x10%=1.000.SSS

V - Khai báo vụ việc

Thiết lập một danh mục vụ việc nhằm đáp ứng yêu cầu của người sử dụng, thông thường dùng đểquản lý các hợp đồng, khế ước phát sinh trong khoảng thời gian dài, khó quản lý tại một thời điểmbất kỳ VD: Một khế ước vay ngân hàng với trị giá là 1tỷ đồng, nhưng ngân hàng cho vay làm nhiềulần, vào nhiều thời điểm khác nhau Với thời gian bất kỳ, bạn muốn xem xét rằng phát sinh của khếước này đã thực hiện được bao nhiêu rồi Nếu bạn sử dụng vụ việc, vấn đề này đã được khắc phục.Danh mục vụ việc: Thể hiện tất cả các vụ việc bạn đã khai báo

Tuỳ chọn sử dụng: Phục vụ bạn các chức năng Thêm, Sửa, Xoá vụ việc cần theo dõi trongdanh mụcS

Để khai báo danh mục vụ việc, bạn làm các bước sau:

Bấm phím "Thêm"

Mã số: Bạn nhập mã sẽ đặt cho vụ việc (mã số nhằm để chương trình quản lý, tối đa có 4 ký tự) Tên vụ việc: Bạn nhập tên đặt cho vụ việc (tên để bạn quản lý, tối đa có 25 ký tự).

Nếu bạn đặt trùng mã hay tên vụ việc đã được khai báo, chương trình sẽ cảnh báo cho bạn

VI - Khai báo tỷ giá hạch toán

Phần này dùng cho các đơn vị có sử dụng ngoại tệ Bạn có thể khai báo nhiều loại ngoại tệ và tỷ giácủa ngoại tệ, đồng thời chương trình cũng cho phép bạn theo dõi ngày hiệu lực của tỷ giá Như vậy ởcác phần kế toán ngoại tệ chương trình sẽ đề xuất tỷ giá mà bạn đã khai báo Bạn có thể sử dụng tỷgiá đề xuất hoặc tỷ giá thực tế tại thời điểm đó tùy theo nhu cầu của bạn

VII - Khai báo khoản mục phí

Khoản mục phí dùng để theo dõi các bút toán phát sinh liên quan đến các tài khoản chi phí (các tàikhoản đầu 6) trong đó loại trừ tài khoản 621, 622 và 632 Do đặc thù riêng của từng đơn vị và để thựchiện tốt công tác quản lý chi phí nên ACsoft được thiết kế để người dùng có thể tự khai báo cáckhoản mục chi phí theo yêu cầu quản lý của đơn vị VD: Công tác phí, chi phí tiếp khách

Tuỳ chọn sử dụng hướng dẫn bạn cách thêm, sửa, xoá, in danh mục khoản mục phí được khai báo.Sau khi khai báo khoản mục phí và nhập đủ số liệu, chương trình kế toán ACsoft phục vụ bạn các báocáo chi phí tập hợp theo các khoản mục đã khai báo từ chi tiết đến tổng hợp

Để thêm khoản mục phí, bạn nhấn tổ hợp phím CTRL + N

Khai báo khoản mục phí gồm 2 phần: Mã cấp và Tên cấp Có 3 cấp để bạn có thể khai báo nhằm

phục vụ công tác quản lý của mình Trong một cấp I bạn có thể khai báo được nhiều cấp II, trong mộtcấp II bạn có thể khai báo được nhiều cấp III Mỗi mã cấp có độ rộng là 4 ký tự, bạn có thể khai báođến 9999 khoản mục phí để bạn quản lý

VIII - Khai báo chi tiết Tài khoản

Khai báo chi tiết mã cấp Tài khoản thực chất là mở sổ kế toán trên máy Đây là phần việc rất quantrọng đối với chương trình kế toán ACsoft, và chỉ khi nào bạn khai báo mã số các Tài khoản kế toánchính xác và phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị bạn thì phần mềm mới đáp ứng yêu cầu côngviệc Để chuẩn bị cho việc khai báo mã số từng Tài khoản bạn nên:

Hệ thống lại tất cả các chi tiết cần khai báo ở mỗi Tài khoản

Sắp xếp các chi tiết ở mỗi Tài khoản một cách khoa học theo một tiêu thức nhất định và nên đảm bảonguyên tắc:

 Dễ tìm kiếm

 Dễ tổng hợp số liệu theo yêu cầu quản lý

Loại tài khoản:

Dùng để quy định tài khoản sẽ khai báo là loại tài khoản nào, Trong bảng hay Ngoài bảng, bởi vì 2loại tài khoản này chức năng khai báo và nhập dữ liệu khác nhau

Mã tài khoản:

Nhập mã Tài khoản cần khai báo, nếu tài khoản đã được khai báo sổ chi tiết, chương trình kế toánACsoft sẽ liệt kê tất cả sổ chi tiết của Tài khoản này và sắp xếp theo hệ thống mã số của sổ, giúp bạnthuận tiện hơn trong vấn đề khai báo thêm hay sửa xoá sổ chi tiết

Tiêu thức tuỳ chọn:

Đối với các tài khoản khác nhau thì có những tiêu thức đi kèm theo khác nhau Một số tài khoản cầntheo dõi mã số thuế như các tài khoản công nợ, một số tài khoản theo dõi số lượng, đơn vị tính nhưcác tài khoản được nằm trong danh mục tài khoản có số lượng, cũng có những tài khoản cần địnhnghĩa giá vốn dự kiến, giá bán kế hoạch

Số lượng cấp:

Cấp của tài khoản (cấp độ của sổ chi tiết) đã được giải thích trong phần "Khai báo khoản mục phí",

tối đa được khai báo cho mỗi tài khoản là 5 cấp, bạn có thể sử dụng toàn bộ 5 cấp tài khoản, thậm chíchỉ cần 1 cấp sổ chi tiết Số lượng cấp nhằm giảm bớt thao tác trong khi khai báo để bỏ qua nhữngcấp trống không cần thiết

Ví dụ: Với Tài khoản 5111 "Doanh thu bán hàng hoá" của công ty bạn có thể sẽ được chi tiết nhưsau:

+ Nhóm 1 gồm có: XM = Doanh thu bán xe máy

MM = Doanh thu bán hàng may mặc+ Trong Nhóm 1 "Doanh thu bán xe máy" có chi tiết các nhóm cấp 2 sau đây:

XM 01 = Doanh thu bán xe HONDA

XM 02 = Doanh thu bán xe SUZUKI+ Trong nhóm cấp 2 "Doanh thu bán xe HONDA" nếu bạn cần theo dõi doanh thu từng loại

xe thì bạn sẽ khai báo các nhóm cấp 3 như sau:

HD70 = Doanh thu bán xe HONDA 70 ccHD100 = Doanh thu bán xe HONDA 100 cc

Khai báo mới sổ chi tiết Tài khoản.

Nhập số hiệu Tài khoản cần khai báo, chọn số lượng cấp chi tiết -> Xác nhận.

Bấm tổ hợp phím CTRL + N để bắt đầu khai báo

Nhập mã cấp, nhập tên cấp tương ứng

Nhập các tiêu thức đi kèm (đơn vị tính, tiêu thức quản lý Đối với những tài khoản đã được địnhnghĩa theo dõi ban đầu)

Lưu ý: Bạn nhớ rằng phải nhập cả mã cấp và tên cấp (ví dụ: mã cấp I XM có tên cấp I là

Doanh thu bán xe máy) Ngay sau khi bạn nhập mã cấp I bạn có thể nhập ngay các mã cấp 2,cấp 3, của cấp I đó

Nhập mã cấp và tên cấp 2, cấp 3, cấp 4, cấp 5 của Tài khoản

Bấm phím "Lưu"

Bổ sung thêm một mã cấp nào đó trong các mã cấp đã có:

Chạy con trỏ đến đúng cột mã cấp cần khai báo thêm của mã cấp 1 đó và ấn tổ hợp phím CTRL + Nhoặc bấm phải chuột và chọn dòng thêm cấp 2 cho Tài khoản Máy sẽ cho bạn nhập bổ sung mã cấp

2, cấp 3, cấp 4,và cấp 5 của mã cấp 1 đó

Sửa mã cấp vừa khai báo:

Nếu một mã cấp nào bị khai báo sai, bạn chạy con trỏ đến mã cấp đó và ấn đồng thời 2 phím CTRL +

S và sửa lại dữ liệu theo yêu cầu

Xoá mã cấp vừa khai báo:

Chạy con trỏ đến mã cấp đó và ấn đồng thời 2 phím CTRL + X Chương trình sẽ cho phép bạn xácnhận lại để đảm bảo chắc chắn rằng bạn muốn xoá

Lưu ý: Bạn chỉ sửa các mã cấp của một Tài khoản nếu bạn chưa hề nhập số liệu với mã cấp đó,

nếu bạn đã nhập dữ liệu, bạn chỉ có thể sửa được tên cấp Bạn không xoá được các mã cấp đã vàđang được sử dụng nhập dữ liệu bởi vì nếu không các dữ liệu đã dùng sẽ bị thất lạc Bạn chỉ có thểxoá được khi bạn chắc chắn rằng đã xoá hết dữ liệu mã bạn đã nhập cho mã cấp bạn muốn xoá củatài khoản đó

Quản lý hệ thống

I - Nhập số dư đầu kỳ

Phần việc này bạn chỉ phải làm duy nhất một lần khi bắt đầu sử dụng phần mềm, còn những năm sau

đó máy sẽ tự động tính toán số dư cuối năm và chuyển sang năm sau Bạn phải nhập số dư ở thờiđiểm đầu kỳ chi tiết cho từng sổ chi tiết của các tài khoản như từng loại tiền tồn (VD: sổ chi tiết cácngân hàng), từng tài sản, từng mặt hàng, loại vật tư, từng khoản công nợ, theo từng tên khách nợ vớiđầy đủ các yếu tố cần thiết của Tài khoản đó như: dư nợ, có đồng Việt Nam, ngoại tệ, số lượng Vớinhóm Tài khoản tài sản cố định bạn phải nhập các yếu tố cần thiết của thẻ tài sản cố định: nguyên giá,giá trị còn lại, đặc tính kỹ thuật, tỷ lệ khấu hao, khấu hao được ghi nợ cho Tài khoản nào, ghi có TK

nào Xem phần "Tài sản cố định".

Nếu lần đầu tiên chạy chương trình và bạn chưa làm một bút toán trong phần hành kế toán chi tiếtnào, thì ngay khi bấm vào phần công việc này (Nhập số dư đầu kỳ), chương trình kế toán ACsoft sẽxác nhận với bạn niên độ làm việc hiện thời để chương trình xác lập tạo số dư, khoảng thời gian nhập

dữ liệu và sắp xếp cho niên độ kế tiếp

Ngày nhập dữ liệu: Là ngày bạn bắt đầu niên độ kế toán sử dụng trong chương trình kế toán ACsoft Ngày nhập số dư: Chương trình kế toán ACsoft sẽ tự động trừ lùi đi một ngày so với ngày nhập dữ

liệu để xác nhận ngày của số dư

Bạn bấm "Xác nhận" để chương trình kế toán ACsoft lưu niên độ, chính thức xác lập niên độ làmviệc sau khi xác nhận một lần nữa với bạn

Các tiêu thức cần xác định: Bao gồm Ngày nhập, Tài khoản, Vụ việc, Ngoại tệ, Dư nợ, Dư có Ngày nhập: Là ngày được chương trình xác định là ngày của số dư, bao giờ cũng lùi lại so với ngày

nhập dữ liệu (ngày bắt đầu niên độ sử dụng kế toán máy tính) 1 ngày VD: Nếu bạn bắt đầu sử dụngniên độ là năm 2004 (bắt đầu từ 01/01/2004) thì ngày nhập số dư là ngày cuối cùng của năm 2003(31/12/2003) Nếu bạn bắt đầu niên độ vào ngày đầu tiên của quý II năm 2004 chẳng hạn (ngày01/04/2004) thì ngày nhập số dư là ngày cuối cùng của quý trước (31/03/2004)

Tài khoản: Bạn nhập tài khoản cần nhập số dư Nếu tài khoản đó đã được mở sổ chi tiết thì chương

trình sẽ yêu cầu bạn xác nhận sổ chi tiết cần được nhập số dư VD: Tài khoản 131 bạn đã có 2 sổ chitiết cho 2 khách hàng A và B, chương trình sẽ xuất hiện bảng chọn mã cấp tài khoản như sau:

- Các lựa chọn nhanh: Có 2 phần mã cấp và Tên cấp Nếu bạn nhớ mã cấp, bạn chỉ cần gõ

mã sổ chi tiết vào ô này, chương trình sẽ tự động lọc ra các mã sổ chi tiết có chứa các ký tựbạn đã nhập để bạn dễ dàng chọn lựa Còn nếu bạn nhớ tên cấp, bạn gõ tên sổ chi tiết vào ôtên cấp, tương tự, chương trình sẽ liệt kê những sổ thoả mãn điều kiện bạn nhập

- Chọn theo cấp: Khi bạn nhấn vào đây

(biểu tượng hình kính lúp), chương trình sẽ

liệt kê lần lượt các cấp từ thấp đến cao để

bạn xác nhận trực tiếp, lần lượt thông qua

cửa sổ liệt kê cấp Trong cửa sổ này, phần

hướng dẫn được liệt kê trên thanh tiêu đề

Muốn khai báo mới cấp sổ chi tiết nào của

tài khoản, bạn chọn đến cấp đó, bấm

CTRL+N để khai báo Nếu bạn nhỡ tay

vào cấp sổ chi tiết sâu hơn không đúng với

cấp bạn cần tìm, bấm CTRL+B để quay lại

cấp sổ trước

- Danh mục sổ chi tiết: Liệt kê mã cấp, tên cấp các sổ chi tiết đã được khai báo trong tài

khoản hoặc các sổ chi tiết thoả mãn điều

kiện bạn tìm kiếm trong ô mã cấp hay

tên cấp

- Tiêu thức quản lý: Liệt kê các tiêu

thức quản lý đã được khai báo theo tài

khoản hoặc theo các sổ chi tiết của tài

khoản đó mà tài khoản hoặc sổ chi tiết

đó được chọn làm việc VD: Tài khoản

1561 bạn có khai báo tiêu thức quản lý là các kho hàng, chương trình kế toán ACsoft sẽ tựđộng liệt kê các kho hàng để bạn chọn làm việc (nếu kho hàng được quản lý theo các sổ chitiết của tài khoản 1561, chương trình kế toán ACsoft sẽ tự tính toán đối tượng sổ chi tiết chỉliên quan đến tiêu thức quản lý được chọn, VD: Nếu có một đối tượng của Tài khoản 1561 làHàng hoá A, tiêu thức quản lý đi theo gồm Kho 1 và Kho 2, nếu bạn chọn Kho 1 tức là bạnnhập số lượng, thành tiền cho Hàng hoá A tại Kho 1).

Vụ việc: Đánh dấu chọn vụ việc nếu bạn cần theo dõi cấp sổ chi tiết theo vụ việc Xem phần "Khai báo vụ việc" Bạn có thể bỏ qua nếu không cần thiết.

Ngoại tệ: Đánh dấu chọn nếu bạn theo dõi số dư theo ngoại tệ Chương trình xuất hiện bảng chọn

loại ngoại tệ mà bạn đã khai báo, bạn chọn loại ngoại tệ cần thiết sử dụng Ô "Tỷ giá" sẽ đề xuất tỷgiá bạn khai báo và bạn có thể sửa được, bạn nhập số tiền ngoại tệ vào ô "Dư ngoại tệ", ô "Dư đầu

kỳ" sẽ thể hiện số tiền VND bằng số dư ngoại tệ nhân với ô tỷ giá Xem chi tiết phần "Khai báo tỷ giá hạch toán" Bạn có thể bỏ qua nếu không cần thiết.

Dư nợ, Dư có: Chỉ được phép chọn một trong hai tuỳ chọn này, bạn định nghĩa số dư mà bạn

nhập là loại dư nợ hay dư có Tất nhiên, đối với một số tài khoản chỉ được phép dư nợ(111,112 ) hay dư có (411 )

Danh mục sổ chi tiết: Thể hiện danh mục sổ chi tiết của tài khoản sau khi bạn chọn để nhập dư

đầu kỳ Nếu tài khoản bạn nhập số dư không khai báo sổ chi tiết thì danh mục này thể hiện têntài khoản đó

Các nút nhấn: Chức năng được thực hiện theo tên nút, nút "Khai báo" cho phép bạn khai báo sổ chi

tiết tài khoản

Sau khi đã nhập số dư đầu kỳ, nếu phát hiện có nhầm lẫn bạn có thể điều chỉnh lại bằng cách vào lại

số dư đầu kỳ của tài khoản đó Máy sẽ thông báo là Tài khoản hoặc tiểu khoản đã có số dư đầu kỳ,nếu bạn muốn sửa lại số dư đầu kỳ đã nhập, bạn gõ lại số dư, nhấn phím "Lưu" Nếu bạn muốn xoá

số dư, bạn chọn lại tài khoản hoặc sổ chi tiết của tài khoản mà bạn cần xoá, chương trình sẽ liệt kê lên

số tiền đã nhập trước đây, bạn bấm chuột vào phím "Xoá", chương trình sẽ xác nhận lại, bạn chọn

OK để xác nhận xoá, CANCEL để huỷ lệnh xoá.

II - Tạo năm làm việc mới

Tạo năm làm việc mới thực chất là khóa sổ kế toán năm cũ và chuyển số liệu sang sổ năm mới.Chương trình kế toán ACsoft tự động kết chuyển số dư cuối năm trước và chuyển số dư sang đầunăm mới Tất nhiên bạn chỉ làm được việc này khi bạn chắc chắn rằng đã khoá sổ (quyết toán) năm

cũ Đảm bảo không có sai sót về nghiệp vụ tính đến ngày cuối cùng của năm (VD: tài khoản đầu 5,đầu 6, đầu 7, đầu 8, đầu 9 - doanh thu, chi phí, bất thường, kết quả - vẫn còn số dư )

Trong danh mục năm có rất nhiều năm để bạn chọn, nhưng chương trình kế toán ACsoft sẽ đề xuấtnăm tiếp theo của quy trình hạch toán bạn chọn năm, bấm "Xác nhận", chương trình yêu cầu bạn chờmột chút để tính toán và lọc, nạp dữ liệu Sau đó, chương trình sẽ thông báo đã thực hiện thành công.Vậy là bạn đã kết chuyển số dư xong

Quản lý thời gian sử dụng

Quản lý thời gian sử dụng thực chất là khoá sổ kế toán tại thời điểm do bạn tuỳ chọn Phần mềm chỉcho phép bạn nhập liệu sau thời gian này

III - Xác định số dư hàng hoá

Do phương pháp tính số lượng và giá vốn hàng tồn kho khi xuất kho của chương trình kế toánACsoft là bình quân tại thời điểm nhập nên sau một thời gian dài có quá trình nhập xuất liên tục,chương trình sẽ bị xử lý chậm lại do có quá nhiều dữ liệu trung gian Việc xác định số dư hàng hoágiúp chương trình tìm ra số dư của tất cả các sổ chi tiết đối tượng của tài khoản mà bạn cần xác định

số dư đến thời điểm Tác động này sẽ giúp cho chương trình xử lý nhanh hơn và chính xác hơn sốlượng, giá vốn hàng tồn kho cho thời điểm xuất kho sau thời điểm xác định số dư hàng hoá

Tài khoản: Mã số tài khoản bạn cần xác định số dư (tài khoản số lượng) Nếu bạn không nhập,chương trình kế toán ACsoft sẽ xác định số dư cho toàn bộ các đối tượng của tất cả các tài khoản có

số lượng (tài khoản có mã số đầu là 15)

Xác định đến ngày: Thời điểm để chương trình kế toán ACsoft xác định số lượng và tiền tồn hànghoá, bạn nên nhập thời điểm trước thời điểm bạn sẽ xuất kho 01 ngày

IV - Kiểm tra sai sót dữ liệu

Nếu trong quá trình xử lý, thao tác và khai thác các báo cáo, bạn thấy có dữ liệu sai hoặc có "cảmgiác" về sai sót trong cơ sở dữ liệu mà bạn đã nhập Bạn thực hiện phần hành này để chương trình kếtoán ACsoft kiểm tra tất cả các sai sót trong cơ sở dữ liệu đã được lưu (tất nhiên là trong khoảng ngàybạn xác định)

Nếu phát hiện lỗi sai sót, chương trình kế toán ACsoft sẽ thể hiện một bảng liệt kê tất cả các bút toán

mà không thoả mãn yêu cầu lưu trữ trong cơ sở dữ liệu để bạn sửa, xoá (bằng cách bấm phải chuột).Nếu không phát hiện sai sót, chương trình sẽ xuất hiện thông báo

V - Dọn dẹp dữ liệu

Trong quá trình thao tác thực hiện các nghiệp vụ trong chương trình kế toán ACsoft bạn sẽ khôngtránh khỏi việc xoá các nghiệp vụ, các bút toán, thậm chí các số chứng từ gồm rất nhiều bút toán

công việc này sẽ được chương trình kế toán ACsoft đánh dấu xoá tất cả các số liệu mà bạn xác nhận

xoá để không đưa lên các báo cáo, các phần hành sửa xoá nhưng các dữ liệu đã được đánh dấu xoá

đó vẫn tồn tại trong cơ sở dữ liệu Do thao tác xoá càng nhiều thì những dữ liệu bỏ đi đó (đã đượcđánh dấu xoá) càng nhiều trong chương trình, việc này sẽ làm cho quá trình xử lý dữ liệu chậm đi.Bạn thực hiện việc dọn dẹp dữ liệu, chương trình kế toán ACsoft sẽ loại bỏ tất cả các bút toán đãđược đánh dấu xoá ra khỏi cơ sở dữ liệu, tăng tốc độ truy xuất và thực hiện các báo cáo nhanh hơn

VI - Quản lý người sử dụng

Đối với phần mềm chạy trên mạng nội bộ, phần quản lý người sử dụng sẽ cấp quyền thực hiện toàn

bộ hay từng phần hành riêng biệt tùy theo nhu cầu quản lý

CHƯƠNG VI: PHẦN HÀNH "KẾ TOÁN CHI TIẾT"

Phần hành "Kế toán chi tiết bao gồm":

 Kế toán tiền vốn

 Kế toán hàng hoá, nguyên vật liệu

 Hàng đại lý

Hai phần hành "Tiền mặt" và "Ngân hàng" thao tác trên tài khoản 1111 và 1112 nên khi bạn kích hoạt

phần hành này và nếu như tài khoản 1111 hoặc 1112 được khai báo sổ chi tiết (xem phần "Khai báo chi tiết tài khoản") thì chương trình kế toán ACsoft sẽ hỏi bạn mã cấp sổ chi tiết của tài khoản 1111

hoặc tài khoản 1112 Sau khi bạn chọn xong sổ chi tiết, chương trình kế toán ACsoft sẽ xuất hiệngiao diện làm việc

I - Kế toán tiền mặt Đồng Việt Nam

Tuỳ vào thao tác lập chứng từ, trên giao diện nhập này bạn chọn loại phiếu trên thanh công cụ để

nhập gồm "Phiếu thu" và "Phiếu chi"

1 - Phiếu thu:

Nếu bạn chọn Phiếu thu, ô tài khoản Nợ được đặt mặc định là tài khoản 1111, ô "Tên tài khoản Nợ"

sẽ được mặc định là tên tài khoản 1111 hoặc là tên sổ chi tiết tài khoản 1111 được chọn ban đầu

2 - Phiếu chi:

Khi bạn chọn Phiếu chi, ô tài khoản Có được đặt mặc định là tài khoản 1111, ô "Tên tài khoản Có"

sẽ được mặc định là tên tài khoản 1111 hoặc là tên sổ chi tiết tài khoản 1111 được chọn ban đầuthông qua phần chọn mã cấp ở trên

3 - Ngày:

Ngày phiếu thu, phiếu chi Bạn nhập theo kiểu ngày/tháng/năm Nếu bạn nhập sai kiểu ngày hoặc

ngày không có trong lịch, chương trình kế toán ACsoft sẽ xuất hiện thông báo "Invalite date" ở góctên cùng bên phải màn hình Nếu bạn muốn sửa ngày, bạn đặt con trỏ lại trước ký tự cần sửa và nhậplại trong ô ngày

4 - Số chứng từ:

Số của phiếu thu, phiếu chi Chương trình kế toán ACsoft tự động tìm kiếm số chứng từ của phiếu thuhoặc phiếu chi cao nhất trong tháng và đề xuất tăng thêm 1 số (VD: Nếu số chứng từ trong tháng caonhất đến thời điểm lập phiếu là 10 thì khi bạn lập phiếu thu hoặc phiếu chi, chương trình kế toánACsoft sẽ đề xuất là số 11) Bạn có thể sửa lại số chứng từ cho thích hợp Nếu số chứng từ của bạn đãđược lập trong tháng thì chương trình kế toán ACsoft sẽ xuất hiện thông báo "Chứng từ này đã đượclập" Nếu bạn vẫn tiếp tục lập chứng từ cùng với số chứng từ đã có thì khi bạn in chứng từ này, phiếuthu hoặc phiếu chi được in ra sẽ bao gồm cả nội dung chứng từ đã lập trước đó VD: Nếu chứng từ đãlập trước có số tiền là 10.000, lần tiếp sau vẫn lập số chứng từ đó nhưng có số tiền là 20.000 thì khibạn in phiếu thu, phiếu chi này thì tổng số tiền của chứng từ là 30.000

5 - Quyển số:

Chương trình kế toán ACsoft đánh số một quyển bao gồm 50 số phiếu thu, tức là nếu số phiếu thuhoặc phiếu chi >=51 thì số quyển sẽ là 2, nếu số phiếu thu hoặc phiếu chi >=101 thì số quyển sẽ là3 bạn có thể sửa cho phù hợp với quyết định của mình

6 - Nội dung:

Nhập nội dung của phiếu thu hoặc phiếu chi

7 - Họ tên:

Nhập họ tên người nhận tiền (nếu là phiếu chi) hoặc người nộp tiền (nếu là phiếu thu) Thông thường,

ô "Họ tên" sẽ lấy tên cấp sổ chi tiết của tài khoản ghi Có (nếu là phiếu thu) hoặc của tài khoản nghi

Nợ (nếu là phiếu chi) Nếu trong phần hành "Sử dụng vận hành nhập" bạn đánh dấu phần "In"

trong phần hành "Tiền mặt Đồng Việt Nam" thì ô "Họ tên" này sẽ cho phép bạn nhập các ký tự, cònnếu bạn không đánh dấu thì bạn sẽ không thể sửa đổi được tên người nhận hoặc người nộp tiền Cònnếu bạn muốn sửa tên, bạn đưa con trỏ vào ô rồi gõ lại

8 - Đơn vị:

Nhập đơn vị người nhận tiền hoặc người nộp tiền Các thao tác để nhập rồi gõ lại, sửa đơn vị bạn làmtương tự như ô "Họ tên"

9 - Vụ việc:

Nếu trong phần hành "Sử dụng vận hành nhập" " bạn chọn đánh dấu phần "Vụ việc" trong phần

hành "Tiền mặt Đồng Việt Nam" thì ô "Vụ việc" này sẽ cho phép bạn nhập các ký tự Nếu bạn khôngnhập bất kỳ một ký tự nào trong ô "Vụ việc" thì bạn sẽ không chọn vụ việc cho bút toán đang thựchiện Nếu bạn muốn bút toán của mình được theo dõi cho từng vụ việc thì bạn chỉ cần gõ một ký tự

bất kỳ trong ô "Vụ việc" và nếu bạn đã khai báo danh mục Vụ việc trong phần hành "Khai báo vụ việc" rồi thì giao diện chọn vụ việc sẽ xuất hiện Bạn có thể thêm mới vụ việc phát sinh, sửa, xoá các

vụ việc đã và đang tồn tại Bạn di chuyển con trỏ (vệt sáng) đến vụ việc cần thiết rồi nhấn ENTER,tên vụ việc được chọn sẽ được đưa lên ô "Vụ việc"

10 - Tài khoản Nợ:

Nếu bạn thực hiện phiếu thu, ô tài khoản Nợ được mặc định là tài khoản 1111 Nếu bạn thực hiệnphiếu chi, ô tài khoản Nợ được để trống cho phép bạn nhập mã số tài khoản mà bạn muốn định khoảnđối ứng Nếu bạn nhập sai mã số tài khoản hoặc mã số tài khoản bạn nhập không có trong danh mụctài khoản quy định của Nhà nước thì chương trình kế toán ACsoft sẽ lập tức thể hiện danh mục tàikhoản để cho phép bạn chọn Tương tự như phần chọn vụ việc, bạn đưa vệt sáng đến tài khoản cầnchọn rồi nhấn ENTER Bạn có thể tìm kiếm nhanh đến mã số tài khoản hoặc tên tài khoản bằng cáchnhấn tổ hợp Ctrl+F và con trỏ đặt tại cột mã tài khoản hoặc tại cột tên tài khoản

Nếu bạn thực hiện phiếu chi: ô tài khoản Nợ cho phép bạn nhập mã số tài khoản đối ứng với tàikhoản 1111 (VD: 641, 642 ) Nếu tài khoản bạn nhập ở ô này được khai báo cấp sổ chi tiết thìchương trình kế toán ACsoft sẽ xuất hiện giao diện chọn cấp sổ chi tiết (tương tự như phần trên đãgiới thiệu) Trong giao diện chọn mã cấp, tại ô "Mã cấp", nếu bạn nhớ mã số của sổ chi tiết, bạn nhập

mã sổ chi tiết vào, chương trình kế toán ACsoft sẽ lần lượt loại bỏ những cấp không thoả mãn điềukiện bạn nhập Và khi bạn nhập đúng mã thì cuối cùng chỉ còn một cấp sổ chi tiết duy nhất còn lạithoả mãn điểu kiện và đó là cấp sổ chi tiết bạn cần tìm Tương tự như ô "Mã cấp", ô "Tên cấp" cũnglàm cho chương trình kế toán ACsoft dần loại bỏ những cấp không có tên thoả mãn những ký tự bạnnhập trong ô này Nút kính lúp có tác dụng liệt kê lần lượt mã cấp từ cấp 1 đến cấp 5 (nếu bạn có khaibáo) của tài khoản đó

Ngay trong quá trình thao tác này, bạn có thể trực tiếp bổ sung cấp sổ chi tiết nếu bạn muốn bổ sungmột cấp nào đó của tài khoản, điều kiện cần là cấp đó của tài khoản đã được khai báo Bạn vào đếncấp cần khai báo, nhấn tổ hợp phím Ctrl+N, chương trình kế toán ACsoft sẽ xuất hiện giao diện

"Khai báo mã cấp tài khoản" Bạn thao tác tương tự như đã trình bày trong phần "Khai báo mã cấp tài khoản"

11 - Tên tài khoản Nợ:

Nếu bạn thực hiện lập phiếu thu, tên tài khoản nợ sẽ là tên sổ chi tiết của tài khoản 1111 (với điều

kiện là tài khoản 1111 đã được khai báo trong phần hành "Khai báo chi tiết tài khoản") Nếu tài

khoản 1111 không có cấp sổ chi tiết thì ô "Tên tài khoản Nợ" sẽ được lấy tên của tài khoản 1111 Quỹ tiền mặt Đồng Việt Nam Nếu bạn thực hiện lập phiếu chi, sau khi bạn nhập mã số tài khoản và

-chọn cấp sổ chi tiết của tài khoản đó (nếu có) thì ô này sẽ chứa đựng tên cấp sổ chi tiết hoặc tên tàikhoản đó (nếu tài khoản đó không được khai báo cấp sổ chi tiết).

12 - Số tiền Nợ:

Bạn nhập số tiền được ghi vào tài khoản nợ, nếu là phiếu thu thì đó là tổng số tiền thu được ghi nợcho tài khoản 1111, nếu là phiếu chi thì đó là số tiền chi cho tài khoản đối ứng với tài khoản 1111.Đây cũng là thao tác để bạn có thể thực hiện được bút toán một nợ nhiều có (đối với phiếu thu) hoặcnhiều nợ một có (đối với phiếu chi)

Để thực hiện bút toán một nợ nhiều có (phiếu thu) bạn thao tác như sau: Bạn nhập tại ô "Số tiền nợ"này tổng số tiền thu về (ghi nợ tài khoản 1111), nếu bạn phải ghi đối ứng có cho vài ba tài khoản khácnhau, đầu tiên, trong ô "Tài khoản Có" bạn nhập mã số của một tài khoản, ô "Số tiền Có" bạn nhập sốtiền đối ứng của tài khoản đó (tất nhiên số tiền này nhỏ hơn tổng số tiền đã ghi nợ cho tài khoản1111) Sau khi bạn nhấn phím "Lưu" và thực hiện các yêu cầu sau đó của chương trình thì chươngtrình kế toán ACsoft tiếp tục đặt con trỏ tại ô "Tài khoản Có" để bạn nhập mã số cho tài khoản tiếptheo và bạn lại tiếp tục thao tác để thực hiện định khoản nốt số tiền còn lại tương tự như thao tác banđầu Chỉ khác là ô "Tài khoản Nợ" và ô "Số tiền Nợ" sẽ bị khoá, bạn không thể sửa đổi được số tiền

đã ghi Nợ cho tài khoản 1111 trước đó Sau khi số tiền ghi Có và ghi Nợ bằng nhau (bởi vì bạnkhông thể kết thúc bút toán nếu như số tiền ghi Có vẫn chưa bằng số tiền ghi Nợ hoặc là số tiền ghi

Có lớn hơn số tiền ghi Nợ) thì bút toán sẽ được kết thúc Lúc này bạn có thể tiếp tục lập phiếu thuhoặc phiếu chi theo ý muốn của mình

Thao tác để thực hiện bút toán nhiều nợ một có (phiếu chi) tương tự như trên Chỉ khác rằng ở phầnphiếu chi thao tác cố định (tổng tiền) tại tài khoản có và số tiền có còn thao tác thay đổi tại tài khoản

nợ và số tiền nợ, ô "Tài khoản Có" và ô "Số tiền Có" sẽ không cho phép bạn sửa tài khoản và số tiền

đã nhập ban đầu

13 - Tài khoản Có:

Tương tự như phần đã trình bày trong ô "Tài khoản Nợ"

14 - Tên tài khoản Có:

Tương tự như phần đã trình bày trong ô "Tên tài khoản Nợ"

15 - Số tiền Có:

Tương tự như phần đã trình bày trong ô "Số tiền Nợ"

16 - VAT và Tiền VAT:

Trường hợp phiếu thu hoặc phiếu chi của bạn cần tách thuế VAT đầu vào hoặc VAT đầu ra thì saukhi nhập số tiền hãy bấm chuột hoặc nhấn Enter đánh dấu tích () vào ô VAT để nhập số tiền thuế, ôtài khoản VAT được đề xuất là 1331 (nếu là thuế VAT đầu ra) hoặc 3331 (nếu là thuế VAT đầu vào).Nếu là thuế VAT đầu ra, sau khi nhập xong tổng số tiền thuế VAT chương trình sẽ hiện ra một cửa sổnhập để bạn nhập các thông số cần thiết của từng hoá đơn và mã số thuế của đơn vị bán nhằm phục

vụ bảng kê thuế VAT đầu ra sau này

Khi bạn thực hiện phiếu chi và có sự chênh lệch số tiền Nợ, Có thì ô VAT sẽ sáng lên cho phép bạnđánh dấu Khi bạn đánh dấu, tài khoản VAT được đề xuất là tài khoản 1331 - Thuế VAT được khấutrừ Nếu có thuế VAT, chương trình kế toán ACsoft sẽ kiểm tra mã cấp sổ chi tiết của tài khoản 1331,

bạn chọn một trong hai cấp đã được chương trình kế toán ACsoft khai báo sẵn hai mã cấp cho tàikhoản 1331 bao gồm: 01 - Thuế VAT hàng nội địa, 02 - Thuế VAT hàng nhập khẩu.

Sau khi bạn chọn xong cấp sổ chi tiết cho tài khoản 1331, bạn nhập số tiền VAT vào ô "Tiền VAT"

Số tiền chênh lệch giữa Nợ và Có được đề xuất vào ô "Tiền VAT", bạn có thể sửa lại số tiền này chophù hợp, tất nhiên là tổng số tiền VAT và số tiền Nợ không thể vượt quá tổng số tiền Có

Sau khi bấn ENTER, chương trình kế toán ACsoft sẽ xuất hiện giao diện khai báo thuế VAT đầuvào Số tiền trong ô "Tiền VAT" được đưa lên dòng "Tổng tiền" Bạn nhập các dữ liệu yêu cầutrong các ô: Ngày hoá đơn, Số hoá đơn, Số seri, mã số thuế, tên đơn vị bán hàng, tỷ lệ thuếVAT, tiền thuế VAT

Bạn có thể nhập tổng số tiền thuế VAT gồm nhiều hoá đơn thuế Và chính trong phần này bạn có thểliệt kê chi tiết cho từng hoá đơn thuế VAT bằng cách bạn nhập số tiền chính xác cho từng hoá đơnthuế, ô "Giá trị hàng hoá" sẽ tự động được tính bằng tỷ lệ thuế nhân với (x) số tiền thuế Nếu ô số tiềnthuế bằng với dòng "Tổng tiền" thì khi nhấn phím "Xác nhận", chương trình kế toán ACsoft sẽ lưu dữliệu và thoát khỏi giao diện kê khai thuế VAT Nếu ô số tiền thuế nhỏ hơn dòng "Tổng tiền" thì phímxác nhận sẽ chuyển thành phím "Lưu", bạn nhấn phím "Lưu" thì chương trình kế toán ACsoft sẽ lưu

dữ liệu vừa nhập xuống bảng kê bên dưới, số tiền còn lại (số "Tổng tiền" trừ đi số tiền đã lưu) sẽđược đề xuất lên ô "Tiền VAT", bạn tiếp tục khai báo các chỉ tiêu cho hoá đơn sau Cứ tiếp tục nhưvậy cho đến khi tổng số tiền của các hoá đơn được lưu bằng với dòng "Tổng tiền" thì công việc kêkhai thuế kết thúc

Lưu ý: Nếu bạn nhập tổng số tiền các hoá đơn lớn hơn dòng "Tổng cộng" (số tiền bạn đã ghi nợ tài

khoản 1331 ban đầu) thì chương trình kế toán ACsoft sẽ không cho phép bạn thực hiện

17 - Tỷ giá:

Phần tỷ giá này chỉ có thể thực hiện được trong giao diện nhập theo Đồng Việt Nam Có tác dụng quyđổi số tiền Nợ, Có từ Đồng Việt Nam ra loại Ngoại tệ mà bạn muốn theo dõi Nếu bạn không thấy nút

tỷ giá để quy đổi trong giao diện nhập, bạn kiểm tra lại phần "Sử dụng vận hành nhập".

Khi bạn chọn, chương trình sẽ yêu cầu bạn chọn loại ngoại tệ (xem phần "Kế toán tiền mặt ngoại tệ ") Sau khi chọn loại ngoại tệ, chương trình sẽ yêu cầu bạn nhập tỷ giá thực tế Tỷ giá

này nhằm để chương trình quy đổi từ Đồng Việt Nam sang loại Ngoại tệ tương ứng mà bạnchọn trên cơ sở tỷ giá thực tế bạn nhập

18 - Các phần yêu cầu khác:

Trường hợp phiếu thu, chi mà các Tài khoản ghi Nợ hoặc ghi Có có liên quan tới hàng hoá và TSCĐ,

mời bạn xem phần "Tài sản cố định".

II - Kế toán tiền mặt Ngoại tệ

Về cơ bản các chức năng thực hiện nghiệp vụ ở phần này giống như "Kế toán tiền mặt đồng Việt Nam", bạn chắc chắn rằng đã có danh mục ngoại tệ được khai báo (xem phần "Khai báo tỷ giá hạch toán") Đầu tiên, chương trình sẽ đề xuất để bạn xác nhận loại ngoại tệ bạn muốn sử dụng.

Phụ thuộc vào bạn chọn "Phiếu thu" hay "Phiếu chi", ô tỷ giá Nợ hoặc tỷ giá có sẽ được đề xuất là tỷgiá hạch toán Bạn có thể sửa thành tỷ giá thực tế cho phù hợp với yêu cầu của bạn Ô số tiền nợ hoặc

ô số tiền có sẽ được chương trình tự động nhân theo số tiền ngoại tệ và tỷ giá Nợ, Có

Trường hợp số ngoại tệ ghi Nợ và ghi Có bằng nhau nhưng tỷ giá Nợ và tỷ giá Có khác nhau tức là sốtiền Việt nam qui đổi bên Nợ và bên Có khác nhau, máy sẽ tính toán phần chênh lệch và ghi Nợ hoặc

Có vào tài khoản 413 tuỳ theo phát sinh chênh lệch Nếu tỷ giá Nợ lớn hơn tỷ giá Có thì phần chênhlệch sẽ được ghi Có tài khoản 413 và ngược lại.

Trường hợp số nguyên tệ ghi nợ và ghi có không giống nhau, máy sẽ tự bổ sung Tài khoản ghi nợhoặc ghi có tiếp (Trường hợp bút toán một nợ, nhiều có hoặc một có nhiều nợ) cho đến kho tổng số

nguyên tệ và tiền Việt ghi nợ và ghi có bằng nhau Xem phần "Kế toán tiền mặt đồng Việt Nam") Lưu ý: Theo quy định mới của Bộ Tài chính, một số bút toán chênh lệch tỷ giá phải được đưa vào

tài khoản 711 hoặc 811 nhưng quy định này dành cho những đơn vị có kinh doanh ngoại tệ.Chương trình kế toán ACsoft chỉ tự động định khoản chênh lệch vào tài khoản 413 Các bạn có thểđiều chỉnh cho phù hợp sau

III - Kế toán tiền gửi Đồng Việt Nam

Mọi thao tác và các chức năng tương tự như "Kế toán tiền mặt đồng Việt Nam", chỉ khác khi bạn

chọn "Báo có" hay "Báo nợ" thì ô tài khoản Nợ hoặc tài khoản Có được đặt mặc định là tài khoản

1121, ô tên tài khoản Nợ hoặc ô tên tài khoản Có sẽ được mặc định là tên tài khoản 1121 hoặc là tên

sổ chi tiết tài khoản 1121 bạn chọn ban đầu

IV - Kế toán tiền gửi Ngoại tệ

Mọi thao tác và các chức năng tương tự như "Kế toán tiền mặt Ngoại tệ", bạn cũng phải chọn loại

ngoại tệ ngay từ ban đầu Khi bạn chọn "Báo có" hay "Báo nợ" thì ô tài khoản Nợ hoặc tài khoản Cóđược đặt mặc định là tài khoản 1121, ô tên tài khoản Nợ hoặc ô tên tài khoản Có sẽ được mặc định làtên tài khoản 1121 hoặc là tên sổ chi tiết tài khoản 1121 Ô tỷ giá Nợ hoặc tỷ giá Có sẽ được đề xuấtmặc định là tỷ giá được khai báo

V - Kế toán tiền vay Đồng Việt Nam

Mọi thao tác và các chức năng tương tự như "Kế toán tiền mặt Ngoại tệ", chỉ khác khi bạn chọn

"Trả nợ" hay "Vay nợ" thì ô tài khoản Nợ hoặc tài khoản Có được đặt đề xuất là tài khoản 311 Xem

phần "Kế toán tiền mặt đồng Việt Nam").

VI - Kế toán tiền vay Ngoại tệ

Mọi thao tác và các chức năng tương tự như "Kế toán tiền mặt Ngoại tệ", bạn cũng phải chọn loại

ngoại tệ ngay từ ban đầu Khi bạn chọn "Trả nợ" hay "Vay nợ" thì ô tài khoản Nợ hoặc tài khoản Cóđược đặt đề xuất là tài khoản 311 Ô tỷ giá Nợ hoặc tỷ giá Có sẽ được đề xuất mặc định là tỷ giáđược khai báo

Phần hành "Hàng hoá, nguyên vật liệu"

Hàng hoá:

 Kế toán hàng hoá Đồng Việt Nam

 Kế toán hàng hoá Ngoại tệ

Thành phẩm:

 Kế toán thành phẩm Đồng Việt Nam

 Kế toán thành phẩm Ngoại tệ

Nguyên vật liệu:

 Kế toán nguyên vật liệu Đồng Việt Nam

 Kế toán nguyên vật liệu Ngoại tệ

Công cụ dụng cụ:

 Kế toán công cụ dụng cụ Đồng Việt Nam

 Kế toán công cụ dụng cụ Ngoại tệ

Phần hành "Hàng hoá, nguyên vật liệu" được chi thành 4 phần, mỗi phần có 2 chức năng

Khi bạn thao tác với các phần hành theo Tiền Đồng Việt Nam, bạn nhấn nút "Tiền VNĐ", nếu bạnthao tác các phần hành theo Ngoại tệ, bạn nhấn nút "Ngoại tệ", các phím nhấn sẽ đổi màu để bạn dễdàng nhận biết

I - Kế toán hàng hoá Đồng Việt Nam

Dùng cho các đơn vị kinh doanh hàng hoá, tức là mua hàng hoá và bán đi mà không có một tác độngnào nhằm làm thay đổi về mặt hình dáng, bản chất của hàng hoá đó

Trong phần hành này, chương trình kế toán ACsoft phân chia rõ ràng từng mục bạn sẽ thao tác chocác nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến hàng hoá, bao gồm:

1 - Hàng hoá mua nội địa Đồng Việt Nam:

Hãy đọc kỹ phần "Các nghiệp vụ có thể phát sinh bút toán trùng", đây là một trong những nghiệp

vụ phát sinh bút toán trùng được chúng tôi giới thiệu và xử lý, vậy nên tài khoản Nợ sẽ được đề xuất

là tài khoản 1561, tài khoản ghi Có được đề xuất mặc định là tài khoản 331 (xem phần "Phương pháp xử lý bút toán trùng").