HỆ THỐNG NÚT NHẤN VÀ CHỌN LỰA
Về các thao tác với hệ thống nút nhấn và các chọn lựa trong giao diện thực hiện phần hành tổng hợp có tác dụng như sau:
- IHệ thống nút nhấn
Trợ giúp: Trợ giúp trực tuyến (ngay lập tức) theo tiêu đề bạn đang thao tác hiện tại.
Huỷ: Huỷ bỏ công việc bạn đang thực hiện.
Quay lại: Quay lại giao diện trước bạn vừa xác nhận công việc.
Tiếp theo: Xác nhận thực hiện công việc tiếp theo.
Kết thúc: Kết thúc việc xác lập các thông tin để chương trình kế toán thực hiện.
Sơ đồ: Trợ giúp về phương diện sơ đồ hạch toán, trực quan và dễ hiểu.
- IICác chọn lựa
Thông thường trong giao diện thực hiện phần tổng hợp sẽ có 3 chọn lựa chính:
- 1Kết chuyển:
Chương trình kế toán ACsoft tự động đưa dữ liệu từ tài khoản nguồn sang tài khoản đích, nếu các tài khoản này có mã cấp thì chương trình kế toán ACsoft sẽ tự động chuyển từ mã cấp của tài khoản nguồn sang mã cấp tương ứng của tài khoản đích.
Vì lý do trên mà sẽ có trường hợp phím "Kết chuyển" có thể được sử dụng hoặc là không được sử dụng. Khi bạn nhập xong tài khoản nguồn và tài khoản đích, chương trình kế toán ACsoft sẽ kiểm tra là 2 tài khoản đó có được đặt trong nhóm đồng cấp hay không. Nếu 2 tài khoản này cùng thuộc một nhóm đồng cấp thì lựa chọn "Kết chuyển" sẽ cho phép được sử dụng (sáng lên), nếu không thoả mãn điều kiện trên thì chọn "Kết chuyển" sẽ không được phép sử dụng (mờ đi).
- 2Phân bổ:
.) aPhân bổ theo doanh thu:
Khi chọn phần này, chương trình kế toán ACsoft sẽ cho phép bạn lựa chọn các tài khoản doanh thu, bao gồm 2 loại tài khoản là 511 và 512 (trong đó chi tiết theo cấp II của tài khoản 511, 512).
Điều kiện cần và đủ để phân bổ theo doanh thu đó là:
- Tài khoản doanh thu được lựa chọn phải có số liệu phát sinh trong kỳ.
- Nếu tài khoản đích được khai báo cấp thì tài khoản doanh thu được lựa chọn phải nằm trong nhóm đồng cấp cùng với tài khoản đích (tài khoản được phân bổ).
.) bPhân bổ theo chi phí:
Khi chọn phần này, chương trình kế toán ACsoft sẽ cho phép bạn lựa chọn các tài khoản chi phí, bao gồm các tài khoản là 6211, 6212, 622, 632.
Điều kiện cần và đủ để phân bổ theo chi đó là:
- Tài khoản doanh thu được lựa chọn phải có số liệu phát sinh trong kỳ.
.) cPhân bổ theo tuỳ chọn:
Khi chọn phần này, chương trình kế toán ACsoft sẽ cho phép bạn xác nhận tổng số tiền cần phân bổ, để phân bổ số tiền cho đối tượng thuộc tài khoản đích, bạn tích vào ô đầu tiên bên tay phải, bạn phân bổ dần số tiền cho các đối tượng được chọn lựa đến khi phân bổ hết tổng số tiền bạn tập hợp đó.
.) dPhân bổ theo tài khoản bất kỳ:
Chương trình kế toán ACsoft sẽ hỏi bạn tài khoản để xác nhận phân bổ, bạn xác nhận phân bổ theo số phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản đó. Sau khi bấm "Kết thúc", chương trình kế toán ACsoft cho phép bạn xác nhận tổng số tiền cần phân bổ, bạn phân bổ dần số tiền cho các đối tượng được chọn lựa đến khi phân bổ hết tổng số tiền bạn tập hợp đó.
- 3Xem chi tiết mã tài khoản:
Phần này cho phép bạn đối chiếu so sánh mã sổ chi tiết của 2 tài khoản bạn muốn kết chuyển sang nhau hoặc là 2 tài khoản mà trong đó có một tài khoản mà bạn muốn chọn làm trung gian phân bổ với tài khoản đích. Nếu 2 hệ thống mã sổ chi tiết của 2 tài khoản này khác nhau (không thuộc trong một nhóm đồng cấp) thì chương trình không thể kết chuyển được hoặc không thể phân bổ theo tài khoản đó được.
Lưu ý: Tất cả các phần hành thực hiện cho việc định khoản (phân bổ, kết chuyển...) do chương trình kế toán ACsoft tự động thực hiện thì giao diện làm việc đều giống nhau. Các bạn đọc kỹ để có được các định hình về các thao tác cần thực hiện trong các giao diện hỏi đáp trong phần hành "Kế toán tổng hợp" này.
Phần hành "phân bổ công cụ dụng cụ"
Theo quyết định 1141 của Bộ tài chính, công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần được kế toán định khoản thông qua tài khoản trung gian là tài khoản 142 (cụ thể là tài khoản 1422 - Chi phí chờ kết chuyển). Khi kế toán phân bổ công cụ dụng cụ nhiều lần (2 lần trở lên) thì đầu tiên tập hợp toàn bộ giá trị công cụ dụng cụ từ tài khoản 153 sang tài khoản 1422. Sau đó trích ngay phần phân bổ ban đầu từ tài khoản 1422 sang tài khoản chi phí (6273...). Số cần phân bổ còn lại được phân bổ dần theo quy định.
Phần hành này giúp bạn thực hiện quá trình phần bổ từ tài khoản nguồn là tài khoản 1422 đến tài khoản đích là tài khoản mà bạn sẽ nhập. Chương trình kế toán tự động liệt kê các công cụ dụng cụ được tập hợp giá trị được định khoản từ tài khoản 153 sang tài khoản 1422 và các phần đã phân bổ từ trước nhưng chưa hết (nghiệp vụ được xác nhận làm mỗi tháng một lần). Bạn nhập ngày ghi sổ và bấm "Xác nhận", chương trình kế toán ACsoft liệt kê lên những công cụ dụng cụ thoả mãn điều kiện.
Mã: Thể hiện mã số sổ chi tiết của tài khoản 1422 được ghi đối ứng với tài khoản 153.
Tên: Thể hiện tên của sổ chi tiết tài khoản 1422 được ghi đối ứng với tài khoản 153.
Tổng tiền PB: Tổng số tiền phân bổ của công cụ dụng cụ.
Tiền đã PB: Số tiền bạn đã trích từ tài khoản 1422 sang các tài khoản chịu phí trước đây của từng công cụ dụng cụ.
ST: Số tháng (số lần - vì mỗi lần phân bổ được làm vào mỗi tháng) sẽ phân bổ tổng số tiền phân bổ của công cụ dụng cụ.
Tiền phân bổ: Tiền được đưa từ tài khoản 1422 sang tài khoản chi phí của lần phân bổ.
TKĐU: Tài khoản chịu phí để ghi Nợ, ghi có cho tài khoản 1422.
Để xác nhận phân bổ, bạm bấm chuột vào từng ô phía cuối dòng liệt kê, chương trình kế toán ACsoft sẽ tự động ghi Nợ tài khoản chịu phí, ghi Có tài khoản 1422 giá trị là số tiền phân bổ. Sau đó bạn bấm phím "Lưu" để xác nhận phân bổ
Để xoá đi số tiền vừa phân bổ, sẽ có hai trường hợp:
• Trường hợp bạn chưa bấm phím "Lưu" (bạn vẫn ở trong bảng chọn phân bổ): Bạn bấm lại chuột vào ô đó, chương trình kế toán ACsoft sẽ xác nhận bạn chắc chắn xoá số tiền vừa phân bổ, chọn "OK" nếu chắc chắn xác nhận, chọn "Cancel" để huỷ quyết định chọn.
• Trường hợp bạn đã bấm phím "Lưu" (bạn đã thoát ra bên ngoài bảng chọn phân bổ): Bạn dùng phần "Tìm kiếm và xoá số liệu" để xoá các bút toán đã được chương trình kế toán ACsoft tự động định khoản.
Phần hành "Trích khấu hao tài sản"
Khi chọn trích khấu hao TSCĐ thì chương trình sẽ xuất hiện bảng tính khấu hao hàng tháng của TSCĐ. Bạn tích vào ô "Tạo mới" và bấm “Xác nhận” để tính khấu hao TSCĐ cho tháng cần tính khấu hao. Chương trình kế toán ACsoft sẽ liệt kê cho bạn những TSCĐ có thể tính được số khấu hao trong tháng đó. Bạn có thể sửa số tiền khấu hao hàng tháng của từng TSCĐ, in các báo cáo cần thiết. Sau đó bạn lưu dữ liệu, như vậy bạn đã thực hiện xong.
Nếu bạn muốn xem bảng khấu hao TSCĐ, hãy tích vào biểu tượng máy in
Nếu bạn muốn xem lại số liệu đã tính khấu hao, hãy tích và ô “Tạo mới”, ô này sẽ chuyển thành “Xem lại” và chương trình sẽ cho phép bạn chọn lại tháng cần xem.
Phần hành "Phân bổ chi phí mua hàng "
Phần hành này giúp bạn tự động phân bổ chi phí mua hàng theo giá vốn hàng bán trong kỳ , theo doanh thu hàng bán trong kỳ hoặc theo tiêu thức mà bạn tùy chọn .Sau khi lựa chọn xong tiêu thức để phân bổ bạn nhấn "Xác nhận " sẽ hiện ra bảng phân bổ chi phí mua hàng
Bạn đề xuất số tiền cần phân bổ bằng cách di chuyển con trỏ vào cột tiền phân bổ và gõ số tiền phân bổ, sau đó nhấn nút " Lưu dữ liệu ", như vậy bạn đã thực hiện xong.
Phần hành "Xác định giá vốn"
Phần hành này giúp bạn tính lại giá trị hàng hoá xuất trong kỳ và giá trị hàng tồn cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ, sẽ cung cấp cho bạn có một báo cáo chính xác hơn về giá trị hàng thực xuất trong kỳ và còn tồn cuối kỳ.
Thao tác: Bạn chỉ cần chọn TK cần tính lại giá vốn ( Hàng hoá, thành phẩm ...) sau đó chọn "Xác nhận". Khi thực hiện xong chương trình sẽ hiện bảng thông báo “ Bạn đã tính xong”.
Phần hành "Kết chuyển khác"
Nội dung phần hành này bao gồm các khoản kết chuyển giảm trừ Doanh thu và các khoản khác như : thuế, phải thu hoặc phải trả khác ... Tuỳ theo từng trường hợp mà bạn chọn bên nợ hay bên có của tài khoản cần kết chuyển bằng các nhấn chọn vào ô “ Từ bên nợ TK” hay “ Từ bên có TK”, chương trình sẽ tự động kết chuyển vào bên nợ hoặc có mà bạn chọn TK đích , sau đó nhấn nút "Xác nhận".
Lưu ý: Điều kiện để kết chuyển được là tài khoản cần kết chuyển phải mở sổ chi tiết giống như tài khoản đích đến.
Phần hành "Tính lương và bảo hiểm xã hội"
Như trong phần "Cách thức xử lý kỹ thuật của chương trình" chúng tôi đã giới thiệu rất rõ ràng về việc tách chi tiết tài khoản 334 - Lương. Và phần hành này là nơi thể hiện rõ nhất tính tự động, nhất quán của chương trình kế toán ACsoft trong quá trình thao tác, thực hiện các nghiệp vụ tổng hợp và định khoản lương, bảo hiểm trong chương trình.
Giao diện tại phần hành này được bố trí thao tác trên các nút nhấn, hệ thống nút nhấn được sắp xếp một cách khoa học đảm bảo sự tuần tự của các bước thực hiện việc tính lương từ "ngoài" vào "trong". Công việc được sắp xếp như sau:
• Tính lương công nhân trực tiếp sản xuất.
• Tính lương cán bộ quản lý phân xưởng.
• Tính lương nhân viên bán hàng.
• Tính lương cán bộ quản lý.
• Tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
Điều kiện cần để có thể thực hiện được phần hành này đó là bạn phải chắc chắn rằng có bút toán tạm ứng lương (ghi Nợ tài khoản 334) trong kỳ. Bởi vì chương trình kế toán ACsoft sẽ thực hiện việc lọc các bút toán ghi nợ tài khoản 334 trong kỳ để lấy đó làm phần đề xuất tính lương. Tất nhiên, trong quá trình tính lương, bạn sẽ có thao tác thực hiện việc đưa số tiền lương thực phải trả cho nhân công, cán bộ để tính vào giá thành, chi phí... trong kỳ.
- ITính lương công nhân trực tiếp sản xuất (Nợ 622 - Có 3341)
Khi bạn nhập khoảng ngày trong hai ô Từ ngày và Đến ngày (từ đầu tháng đến cuối tháng, đầu kỳ đến cuối kỳ... tuỳ theo kỳ tính lương), sau khi bạn xác nhận khoảng ngày, chương trình kế toán ACsoft sẽ xác định lấy ngày cuối cùng (đến ngày) để lấy đó làm Ngày ghi sổ. Ngày ghi sổ để chương trình kế toán ACsoft tự động định khoản và ghi vào trong cơ sở dữ liệu, xác lập hệ thống báo cáo. Khoảng ngày (từ ngày, đến ngày) sẽ được lưu lại phục vụ cho các phần hành tổng hợp mà bạn sẽ làm tiếp sau. Thực hiện các thao tác thông qua hệ thống nút nhấn - xem "Hệ thống nút nhấn". Bấm phím "Tiếp theo". Nếu như tài khoản 3341 và tài khoản 622 đồng cấp với nhau (nằm trong một nhóm đồng cấp - xem phần "Tài khoản đồng cấp" để thêm chi tiết) thì phím "Kết chuyển" sẽ sáng lên để cho phép bạn sử dụng, nếu như 2 tài khoản này không cùng một nhóm đồng cấp thì phím "Kết chuyển" sẽ mờ đi. Bạn xem lại phần "Các chọn lựa" để biết thêm chi tiết.
- 1Kết chuyển:
Chương trình kế toán ACsoft liệt kê một bảng bao gồm tên các sổ chi tiết của tài khoản 3341 chuyển sang tài khoản 622 và cột "Tiền tính lương" được đề xuất là số tiền mà trong khoảng ngày xác nhận mà bạn đã ghi Nợ tài khoản 3341 cho từng sổ chi tiết của tài khoản này. số tiền trong cột này bạn có thể sửa được, bạn nhập số tiền mà bạn muốn đưa vào giá thành trong kỳ của bạn và bấm phím ENTER để xác nhận số nhập.
Sau khi nhập xong số tiền ở cột "Tiền tính lương" cho từng cấp sổ chi tiết của tài khoản 3341 sang tài khoản 622, bạn bấm phím phải chuột, chọn "Tính lương nhân công trực tiếp", chương trình hỏi bạn có chắc chắn thực hiện không, bạn trả lời "Yes" nếu xác nhận và "No" nếu huỷ bỏ. Sau khi chọn "Yes", chương trình tự động chuyển từng số phát sinh của từng mã cấp tài khoản 3341 sang từng mã cấp tương ứng của tài khoản 622. Bạn chờ một chút. Đến khi xuất hiện thông báo "Bạn đã tính xong" thì bạn đã thực hiện xong công việc tính lương công nhân trực tiếp, bạn chọn phím "Thoát" để thực hiện công việc tiếp theo.
- 2Phân bổ:
Khi bạn chọn phần này chương trình hỏi bạn chọn tiêu thức phân bổ (theo doanh thu, chi phí, tuỳ chọn hoặc theo tài khoản bất kỳ). Điều kiện phân bổ bạn xem lại phần "Phân bổ" tại phần "Các lựa chọn" để biết thêm chi tiết.
Căn cứ vào tỷ trọng của các mã cấp sổ chi tiết tài khoản trung gian và tài khoản đích trong khoảng ngày, chương trình kế toán ACsoft tự động chia số tiền theo hệ số là các tỷ trọng trên với tổng số các tỷ trọng đó và ghi nợ cho tài khoản 622, ghi có tài khoản 3341. Bạn chờ một chút. Đến khi xuất hiện thông báo "Bạn đã tính xong" thì bạn đã thực hiện xong công việc tính lương công nhân trực tiếp, bạn chọn phím "Thoát" để thực hiện công việc tiếp theo.
- IITính lương cán bộ quản lý phân xưởng (Nợ 6271 - Có 3342)
Tương tự như phần "Tính lương công nhân trực tiếp sản xuất (Nợ 622 - Có 3341)" bạn xem lại để biết thêm chi tiết.
- IIITính lương nhân viên bán hàng (Nợ 6411 - Có 3343)
Tương tự như phần "Tính lương công nhân trực tiếp sản xuất (Nợ 622 - Có 3341)" bạn xem lại để biết thêm chi tiết.
- IVTính lương nhân viên quản lý (Nợ 6421 - Có 3344)
Tương tự như phần "Tính lương công nhân trực tiếp sản xuất (Nợ 622 - Có 3341)" bạn xem lại để biết thêm chi tiết.
- VTính bảo hiểm xã hội, y tế, công đoàn
Bạn chọn khoảng ngày tính bảo hiểm xã hội, y tế, kinh phí công đoàn. Nếu như bạn đã tính trong khoảng ngày thì chương trình kế toán ACsoft sẽ hỏi bạn có muốn xoá đi làm lại không, bạn chọn "Yes" xác nhận xoá, chọn "No" để không tính bảo hiểm.
Chương trình kế toán ACsoft tự động đề xuất tỷ lệ tính BHXH là 15%, BHYT là 2% trên số tiền lương tính bảo hiểm, KPCĐ là 2% trên số tiền nhân công thực lĩnh, nghĩa là số tiền thực ghi Có tài khoản 3341, 3342, 3343, 3344 và ghi Nợ tài khoản 622, 6271, 6411, 6421 trong kỳ.
Khi bấm "Kết thúc", chương trình kế toán ACsoft liệt kê tất cả những phát sinh để ghi nợ cho các tài khoản 622, 6271, 6411, 6421 và ghi có cho cá tài khoản 3382, 3383, 3384, cột "Lương phải trả" là ô thực phát sinh Nợ của các tài khoản 622, 6271, 6411 và 6421 đối ứng với Có của các tài khoản 3341, 3342, 3343, 3344 và đây là cột dữ liệu để tính 2% KPCĐ. Cột "Lương tính BHXH" (được đề xuất bằng với số cột "Lương phải trả" nếu là lần đầu tiên sử dụng phần hành này, được đề xuất bằng với đúng số của cột này của kỳ trước nếu không phải là lần đầu tiên sử dụng phần hành này) là cột dữ liệu mà chương trình kế toán ACsoft sẽ tính 15% số BHXH và 2% số BHYT. Bạn có thể sửa lại dữ liệu ở cột này cho phù hợp với số lương cấp bậc (lương hệ số) của đơn vị mình.
Sau khi đã có thể xác nhận công việc tính BHXH, YT, CĐ, bạn bấm phím phải chuột vào danh sách và