Cơ cấu tổ chức của Công ty Du lịch
Cơ cấu tổ chức của công ty du lịch I. Bộ máy công ty. II, Hình thức cơ cấu tổ chức : Mô hình trực tuyến chức năng 1. Lý do lựa chọn : Giám đốc Bộ phận Marketing (3 người) Bộ phận hướng dẫn điều hành (5 người) Bộ phận nhân sự (1 người- Giám đốc) kiêm) Bộ phận tài chính kế toán (1 người) 1 • Đây là một công ty mới thành lập với quy mô vừa, vốn còn hạn chế. Chúng tôi cần tồn tại trong một môi trường tính cạnh ttranh khốc liệt bằng chính bước đi đầy sáng tạo khác biệt song cũng cần chắc chắn, nếu chọn cơ cấu giản đơn có ưu điểm là chi phí quản lý thấp nhưng lại có hạn chế là không phát huy được hết tính sáng tạo của nhân viên. • Mặc dù hiện tại công ty chúng tôi đang là công ty nhỏ mới gia nhập thị trường nhưng mục tiêu dài hạn mà công ty chúng tôi hướng tới là trở thành công ty lữ hành nội địa hàng đầu trên địa bàn Hà Nội và tiến tới phát triển sang thị trường cả nước, kế tiếp là thị trường quốc tế. Vì vậy chúng tôi muốn tạo cho nhân viên một môi trường lám việc thật sự chuyên nghiệp ngay từ đầu. • Chúng tôi không chọn cơ cấu tổ chức ma trận vì hiện tại quy mô của công ty còn nhỏ chưa cần phải áp dụng mô hình này nhưng trong tương lai khi công ty mở rộng mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng không còn đáp ứng được yêu cầu của công ty thì sẽ cần phải thay đổi cơ cấu tổ chức phù hợp nhất. Như vậy mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng là mô hình phù hợp nhất đối với công ty tại thời điểm hiện tại vì : • Với một đội ngũ nhân viên trẻ trung năng động sáng tạo mô hình quản lý trực tuyến chức năng sẽ phát huy năng lực quản lý và tính sáng tạo của chính nhân viên và của bản thân công ty. • Phát huy sự chuyên môn hóa chất lượng và năng suất lao động cao. Chú trọng đến tiêu chuẩn hóa chức danh nghề nghiệp, nhân cách của người đảm nhiệm chức danh. 2 • Nâng cao chất lượng quản lý ở cấp cao nhất. Thực hiện thống nhất giữa quản lý và điều hành. Chế độ một thủ trưởng. Khi áp dụng mô hình cơ cấu quản lý này chắc chắn sẽ có nhiều mặt hạn chế như khó khăn trong việc phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, hay chuẩn hóa hoạt động của doanh nghiệp…, tuy nhiên chúng tôi tin rằng, với đội nhân viên năng động nhiệt tình, một môi trường lao động cạnh tranh bình đẳng, văn hóa công ty trong sạch vững mạnh sẽ giúp chúng tôi khắc phục những nhược điểm này. 2. Chức năng từng bộ phận. 1. Giám đốc : số lượng – 1 người • Là người trực tiếp điều hành công việc chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của cả công ty, quản lý các nhân viên dưới quyền, là người ra quyết định đối với các vấn đề quan trọng, là người quyết định cuối cùng tới toàn bộ chiến lược công ty trong ngắn hạn cũng như dài hạn, đồng thời giám đốc còn là người lập các kế hoạch công tác, các qui tắc, qui định để đạt được mục tiêu của công ty; thực hiện công tác đôn đốc kiểm tra, chỉ đạo các bộ phận thực hiện các công việc cụ thể đã được giao phó; thay mặt công ty làm việc và kí kết hợp đồng vói đối tác, giải quyết các công việc hành chính thường ngày; chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với các vấn đề của công ty, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của doanh nghiệp… • Giám đốc còn chịu trách nhiệm trực tiếp về vấn đề nhân sự của công ty, đảm bảo cho công ty luôn có đội ngũ nhân lực đáp ứng được mục 3 tiêu doing nghiệp đề ra, cùng với sự hỗ trợ của các bộ phận khác, đặc biệt là bộ phận hướng dẫn – điều hành. 2. Bộ phận marketing : số lượng – 3 người Trưởng bộ phận kiêm phó giám đốc công ty: quản lý nhân viên của bộ phận mình, cùng với các nhân viên trong bộ phận hoàn thành nhiệm vụ được giám đốc giao cho đồng thời là người đại diện cho công ty khi giám đốc vắng mặt. Vì công ty chúng ta mới gia nhập thị trường do vậy chưa hiểu biết nhiều về thị trường cũng như môi trường kinh doanh hiện tại chưa nhiều hơn nữa nhu cầu của khách hàng ngày càng đa dạng phong phú và khó nắm bắt. Chiến lược của công ty chúng ta là tăng khả năng cạnh tranh dựa trên sự độc đáo do vậy bộ phận marketing cơ cấu là 3 ngừơi chiếm hơn 30% tổng số lao động quản lý của toàn công ty. Chức năng: • Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị truờng du lịch, tiến hành các hoạt động xúc tiến thu hút khách hàng đến với doanh nghiệp. • Phối hợp với phòng điều hành tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá phù hợp với nhu cầu khách hàng, chủ động đưa ra những ý đồ về sản phẩm lữ hành mới của doanh nghiệp. • Kí kết hợp đồng giữa doanh nghiệp với các hãng du lịch, tổ chức, cá nhân để khai thác nguồn khách… 4 • Thiết lập và duy trì mối quan hệ của doanh nghiệp với các nguồn khách, đề xuất xây dựng phương án mở các chi nhánh, văn phòng đại diện… • Đảm bảo hoạt động thông tin thông suốt giữa doanh nghiệp và các nguồn khách. • Bộ phận marketing phải thực sự là chiếc cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp. 3. Bộ phận điều hành - hướng dẫn : số lượng – 5 người . Đây là bộ phận chính và nhiều việc nhất .Có thể nói việc phục vụ khách hàng tốt hay kém chính là do bộ phận này quyết định do đó cơ cấu của bộ phận này chiếm 50% tổng lao động . Chức năng : Điều hành : phòng điều hành đóng vai trò tổ chức sản xuất của doanh nghiệp như là chiếc cầu nối giữa doanh nghiệp với thị trường cung cấp hàng hóa và dịch vụ du lịch . • Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc , điều hành các chương trình , cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch thông báo do phòng thị trường gửi tới . • Lập kế hoạch và triển khai công việc có liên quan đén việc thực hiện các chương trình du lịch . • Thiết lập và duy trì mối quan hệ mật thiết với cơ quan hữu quan .Lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm đảm bảo uy tín , chất lượng , giá cả hợp lý . 5 • Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện hoạt động thanh toán . Hướng dẫn: chính là bộ phận sản xuất trực tiếp làm gia tăng giá trị tài nguyên du lịch. • Tổ chức điều động bố trí hướng dẫn viên cho các chương trình du lịch. • Xây dựng duy trì đội ngũ hướng dẫn viên và cộng tác viên. • Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận trong doanh nghiệp để tiến hành họat động có hiệu quả nhất. • Là đại diện trực tiếp của doanh nghiểp trong quá trình tiếp xúc trực tiếp với khách. 4. Bộ phận tài chính – kế toán: số lượng : 1 người Đây cũng là bộ phận quan trọng nhưng khối lượng công việc không nhiều nên chỉ cần 1 người. Chức năng: • Tổ chức thực hiện các công việc tài chính kế toán của công ty. Ghi chép theo dõi các khoản chi tiêu của doanh nghiệp. • Thực hiện chế độ báo cáo định kì, kịp thời phản ánh những thay đổi để lãnh đạo có biện pháp xử lý. 5. Bộ phận nhân sự: Số lượng: 1 người 6 Do công ty mới thành lập do vậy số lượng nhân viên chưa nhiều nên cơ cấu của bộ phận này là 1 người. Do chính Giám đốc chịu trách nhiệm. Trong trường hợp giám đốc càn sự hỗ trợ cho công tác này có thể huy động thêm nhân viên bộ phận khác. Chức năng: • Thực hiện toàn bộ các công việc trong quy trình quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp. • Thực hiện công việc quản trị văn phòng của doanh nghiệp. II. Loại hình công ty: Công ty cổ phần Chúng tôi lựa chọn loại hình này là do các những đặc điểm của công ty cổ phần rất phù hợp với điều kện của chúng tôi. Mô tả Công ty Cổ Phần: • Công ty cổ phần là doanh nghiệp, trong đó: (i)Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần; (ii)Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp; (iii)Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi biểu quyết; (iv)Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là ba và không hạn chế số lượng tối đa. • Lợi thế của công ty cổ phần là: o chế độ trách nhiệm của công ty cổ phần là trách nhiệm hữu hạn, các cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi vốn góp nên mức độ rủi do của các cổ đông không cao; 7 o khả năng hoạt động của công ty cổ phần rất rộng, trong hầu hết các lịch vực, ngành nghề; o cơ cấu vốn của công ty cổ phần hết sức linh hoạt tạo điều kiện nhiều người cùng góp vốn vào công ty; o khả năng huy động vốn của công ty cổ phần rất cao thông qua việc phát hành cổ phiếu ra công chúng, đây là đặc điểm riêng có của công ty cổ phần; o việc chuyển nhượng vốn trong công ty cổ phần là tương đối dễ dàng, do vậy phạm vi đối tượng được tham gia công ty cổ phần là rất rộng, ngay cả các cán bộ công chức cũng có quyền mua cổ phiếu của công ty cổ phần. Do đó việc chọn lựa loại hình công ty này đem đến cho chúng tôi những thuận lợi sau : o Trách nhiệm pháp lý có giới hạn: trách nhiệm của các cổ đông chỉ giới hạn ở số tiền đầu tư của họ. o Công ty cổ phần có thể tồn tại ổn định và lâu bền. o Tính chất ổn định, lâu bền, sự thừa nhận hợp pháp, khả năng chuyển nhượng các cổ phần và trách nhiệm hữu hạn, tất cả cộng lại, có nghĩa là nhà đầu tư có thể đầu tư mà không sợ gây nguy hiểm cho những tài sản cá nhân khác và có sự đảm bảo trong một chừng mực nào đo giá trị vốn đầu tư sẽ tăng lên sau mỗi năm. Điều này đã tạo khả năng cho hầu hết các công ty cổ phần tăng vốn tương đối dễ dàng. o Được chuyển nhượng quyền sở hữu: Các cổ phần hay quyền sở hữu công ty có thể được chuyển nhượng dễ dàng, chúng được ghi vào danh mục chuyển nhượng tại Sở giao dịch chứng khoán và có thể mua hay bán trong các phiên mở cửa một cách nhanh chóng. Vì vậy, 8 các cổ đông có thể duy trì tính thanh khoản của cổ phiếu và có thể chuyển nhượng các cổ phiếu một cách thuận tiện khi họ cần tiền mặt. III. Tên gọi : vẫn nằm trong sự bàn bạc và sáng tạo của các thành viên trong công ty. IV.Vốn điều lệ :50 triệu VND V.Các sản phẩm và dịch vụ chính: • Các dịch vụ vận chuyển. • Các chương trình du lịch trọn gói và không trọn gói. • Tổ chức các hoạt động vui chơi giải trí hướng vào thị trường là các em học sinh từ lớp 1-12( tổ chức trung thu, quốc tế thiếu nhi, noel, đón năm mới, lễ trao thưởng học sinh xuất sắc, các họat động ngoại khóa… • Ngoài ra công ty còn liên kết với các công ty lớn để có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng… Việc lựa chọn mô hình kinh daonh của một công ty du lịch lữ hành là một công việc vô cùng quan trọng. Nó đòi hỏi có sự bàn bạc kĩ lưỡng, cân nhắc giữa các thành viên để có được sự thống nhất cao nhất. Do hiểu biết còn hạn chế, trong quá trình thảo luận và bàn bạc chúng em không khỏi mắc phải nhiều sai sót. Chúng em mong nhận được sự giúp đỡ của thầy để bài làm của chúng em được hoàn thiện hơn. Chúng em – Nhóm 6 xin chân thành cám ơn thầy! 9 . Cơ cấu tổ chức của công ty du lịch I. Bộ máy công ty. II, Hình thức cơ cấu tổ chức : Mô hình trực tuyến chức năng 1. Lý do lựa. cơ cấu trực tuyến chức năng không còn đáp ứng được yêu cầu của công ty thì sẽ cần phải thay đổi cơ cấu tổ chức phù hợp nhất. Như vậy mô hình cơ cấu tổ