Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Dệt 10 – 10

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Dệt 10 – 10

Lời nói đầu

Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý là một đòi hỏi khách quan đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong cơ chế thị trờng nh hiện nay Đây là một vấn đề khó khăn do lực lợng lao động làm công tác quản lý là lao động có trình độ cao, mỗi hoạt động của họ đều gắn liền với quá trình sản xuất kinh doanh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Trong một Công ty, bộ máy quản lý đóng vai trò quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty đó Nếu một bộ máy đợc đảm bảo gọn nhẹ, linh hoạt, có trình độ thì chắc chắn bộ máy đó sẽ làm cho Công ty phát triển nhanh chóng.

Công ty Dệt 10 – 10 là một công ty cổ phần đợc chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nớc Trong các năm qua, công ty đã có nhiều thành tích đáng kể, góp phần vào sự phát triển kinh tế đất nớc

Trong quá trình nghiên cứu thực tập tốt nghiệp tại Công ty, em đã nhận thấy, mặc dù là công ty cổ phần, song cơ cấu tổ chức của Công ty còn cồng kềnh, cha hợp lý trong sự phân công chức năng, nhiệm vụ, các tuyến thông tin nhiều yếu tố cha phù hợp với các nguyên tắc của quản lý tổ chức Chính vì vậy, em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Dệt 10 10– ” làm đề tài luận văn tốt nghiệp.

Luận văn tốt nghiệp của tôi gồm các phần sau:

Chơng I - Công ty Dệt 10 - 10.

Chơng II - Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Chơng III - Một sốgiải pháp nhằm hoàn thiện và củng cố bộ máy quản lý của Công ty.

Cuối cùng, Tôi xin chân thành cảm ơn thày giáo Tiến sĩ Đoàn Hữu Xuân, giáo viên ớng dẫn, các cán bộ công nhân viên trong Công ty đặc biệt là các cán bộ trong phòng

h-Kế hoạch sản xuất công ty đã giúp đỡ em hoành thành luận văn này.

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty dệt 10/10 có thể chia ra làm 4 giai đoạn nh sau:

Giai đoạn 1: từ năm 1973 đến hết tháng 6/1975.

Đầu năm 1973 sở công nghiệp giao cho 14 cán bộ công nhân viên thành lập ban nghiên cứu dệt Kokett sản xuất vải valide, tuyn trên cơ sở thiết bị của CH dân chủ Đức do bộ công nghiệp nhẹ cung cấp Sở công nghiệp HN đề nghị UBND thành phố HN đầu t thêm cơ sở vật chất thiết bị kỹ thuật lao động và ra quyết định chính thức thành lập xí nghiệp dệt 10/10 năm 1974, kỷ niệm ngày Giải phóng thủ đô 10/10 Lúc đầu sản phẩm chính của Công ty là vải tuyn, valide, các loại màn ban đầu phục vụ nhu cầu trong nớc.Với 3 địa điểm sản xuất chính:

- Cơ sở một: số 6 Ngô văn Sở gồm xởng cắt, may, hoàn thành sản phẩm cuối cùng và khối văn phòng.

- Cơ sở 2: số 386A Minh Khai gồm: phân xởng dệt, văng sấy.- Cơ sở 3: số 26 Trần Quý Cáp đặt xởng may

Ban đầu xí nghiệp dệt 10/10 là một xí nghiệp có qui mô nhỏ nhng lại là xí nghiệp đầu tiên của miền Bắc sử dụng máy dệt kim đan dọc để dệt các loại sợi tổng hợp nên tất cả các khâu trong qui trình công nghệ đều phải học hỏi từ nớc ngoài, Công ty đợc nhà nớc đa một số công nhân đi đào tạo tại CH dân chủ Đức.

Giai đoạn 2: từ 1/7/1975 đến cuối năm 1982.

Trong giai đoạn này xí nghiệp nhận các chỉ tiêu pháp lệnh của nhà nớc giao.Nhà nớc bao tiêu và cung ứng nguyên vật liệu đầu vào cũng nh sản phẩm đầu ra, doanh nghiệp không tự chủ trong vấn đề này mà chỉ tự quản lý nhân sự và tổ chức tốt khâu sản xuất.Trong giai đoạn này xí nghiệp đã luôn hoàn thành vợt mức kế hoạch, chỉ tiêu đảm bảo giao đúng đủ theo pháp lệnh.

Giai đoạn 3: từ đầu năm 1983 đến cuối năm 2005

Trong giai đoạn này nhà nớc thựchiện phơng thức quản lý mới về kinh tế Theo đó chế độ bao cấp dần xoá bỏ thay vào đó là cơ chế thị trờng Đứng trớc tình hình đó xí nghiệp đã gặp nhiều khó khăn trong việc thu mua nguyên vật liệu cũng nh bán sản phẩm đầu ra Xí nghiệp đã từng bớc tháo gỡ khó khăn chủ động mua sợi của xí nghiệp bạn và tìm đầu mối mua sợi của Nhật nhng nguồn nguyên vật liệu này không ổn định mà giá thành lại cao trớc tình hình này xí nghiệp đã chuyển sang dùng sợi Petex (trớc là sợi poliamit) là loại sợi tiên tiến của thế giới rất đợc a chuộng với hai u

điểm cơ bản: là không bị lão hoá và ố vàng Công ty cũng chuyển sang dùng nguồn sợi từ Đài Loan ổn định hơn trong khi giá cả rẻ hơn mà chất lợng vẫn đảm bảo Đây là một giai đoạn hết sức khó khăn cho xí nghiệp, đứng trớc khó khăn xí nghiệp đã không thụ động mà đã chủ động giải quyết bằng liên doanh liên kết, gia công chế biến, mua nguyên vật liệu, bán thành phẩm tự xây dựng giá thành tự tìm khách hàng đầu mối tiêu thụ sản phẩm, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả và từng bớc đứng vững trên thị trờng.

Ngày 10/10/1992 xí nghiệp đợc chuyển thành doanh nghiệp nhà nớc theo quyết định số 2768QĐ/UB với số vốn ban đầu là 4206760000 VNĐ trong đó:

- Vốn ngân sách: 2775510000VNĐ - Vốn bổ sung: 1339850000VNĐ.

Doanh nghiệp đã đầu t mua một máy văng sấy 6593 của Đức có công suất 6 triệu m/năm và hai máy dệt, một máy nhuộm cao áp, một số máy khâu và các máy làm việc khác.

Ngày 10/10/1993 doanh nghiệp đợc đổi tên thành Công ty dệt 10/10 theo quyết định số 2580 QĐ/UB Trong thời gian này Công ty đã từng bớc khẳng định vị trí của mình trên trờng trong nớc và vơn ra quốc tế hớng sản phẩm ra nớc ngoài Công ty đã xin phép XK ra nớc ngoài giảm chi phí uỷ thác qua trung gian Đứng trớc yêu cầu ngày càng cấp bách của thị trờng Công ty đã đầu t thêm 4 máy dệt rèm cao cấp vào năm 1994 và 2005 Công ty đã dệt thành công tuyn hoa nổi đáp ứng nhu cầu thị trờng.

II Một số đặc điểm cơ bản có liên quan và ảnh hởng đến bộ máy quản lí của Công ty

a Về sản phẩm của Công ty:

Sản phẩm chủ yếu và truyền thống của Công ty là màn tuyn, phục vụ cho nhu cầu trong nớc và XK, ngoài ra Công ty còn sản xuất các loại tuyn hoa, tuyn trơn, vải valide, vải rèm,Công ty còn sản xuất các loại màn rèm theo đơn đặt hàng về tính chất kiểu cách

Sản phẩm Công ty rất có uy tín trên thị trờng đặt biệt là thị trờng trong nớc tạo đợc niềm tin với khách hàng Là loại sản phẩm thông dụng trong đời sống hàng ngày, đây là loại sản phẩm có yêu cầu tính thẩm mỹ cao, sau đó mới đến chất lợng, giá cả

Việc nghiên cứu sản phẩm mới là một công việc cần phải tiến hành thờng xuyên bởi vì nhu cầu của khách hàng hiện nay đối với sản phẩm không chỉ đơn giản là sử dụng nó, mà nó còn thể hiện khiếu thẩm mỹ, cá tính, sở thích với đặc điểm của màn và các loại vải tuyn, việc nghiên cứu cải tiến đổi mới sản phẩm không phải là quá tốn kém Công ty cũng rất khuyến khích việc phát minh các sáng kiến và có chính sách khen thởng nhất định tạo tiền đề tốt cho việc phát huy sản phẩm mới.

Hiện nay sản phẩm của Công ty rất đa dạng và phong phú, khoảng trên 20 loại sản phẩm, tất cả đều đợc nhà nớc cấp giấy chứng nhận bản quyền và bảo vệ quyền sở hữu công nghiệp, đảm bảo cho uy tín của Công ty.

b Về thị trờng của Công ty.

Hiện tại có thể chia thị trờng hiện có của Công ty thành hai loại:

+ Thị trờng trong nớc: đây là thị trờng mà Công ty đã khẳng định đợc uy tín của mình Sản phẩm màn tuyn đã trở thành một thói quen tiêu dùng của một số khá lớn ngời dân của các tỉnh phía Bắc Hiện nay Công ty đã và đang tích cực đầu t một cách thoả đáng trong việc cải tiến chế thử sản phẩm mới nên sản phẩm của Công ty ngày càng vững vàng.

Tuy nhiên xét trên phạm vi cả nớc thì thị phần của Công ty là cha cao khoảng 16% với doanh thu khoảng 37,462 tỷ đồng (2006) Sản phẩm của Công ty phần lớn là tiêu thụ tại thị trờng các tỉnh phía Bắc, một số ít ở miền Trung (chủ yếu là ở Vinh), còn ở miền Nam thì rất ít Tuy thị phần còn nhỏ hẹp nhng tiềm năng mở rộng là rất lớn nhờ các u thế về chất lợng, mẫu mã, giá cả của Công ty, Công ty đã sớm chủ động thiết lập một chi nhánh ở thành phố HCM nhng mới chỉ là bớc đầu và còn khá khiêm tốn.

+ Thị trờng nớc ngoài: Năm 1998 Công ty đã tìm đợc thị trờng XK sang các nớc Châu Âu thông qua trung gian Đan Mạch.Năm 2004 giá trị ngoại tệ thu đợc nhờ XK là 585.755 USD liên tục tăng qua các năm tiếp theo

(Nguồn: Thuyết minh Báo cáo tài chính 2004-2006)

Nh bảng trên ta thấy giá trị XK ngày càng tăng không những về tuyệt đối mà cả về số tơng đối Nh vậy chứng tỏ rằng sản phẩm của Công ty đã bớc đầu đợc thị trờng nớc ngoài chấp nhận,và thị trờng này đã ngày càng đợc mở rộng cho thấy đây là một thị trờng tiềm năng còn nhiều hứa hẹn cho sự phát triển của Công ty.

Nhng Công ty cũng phải ý thức đợc rằng cạnh tranh trên thị trờng là rất khốc liệt, đối với thị trờng nớc ngoài, đối thủ cạnh tranh của Công ty có cả trong nớc lẫn ngoài nớc đặc biệt là Trung Quốc, nớc có rất nhiều lợi thế so sánh Đòi hỏi Công ty phải có một chiến lợc sản xuất kinh doanh thật sự hiệu quả và linh hoạt cùng với những chính sách hợp lý về sản phẩm nh: cải tiến nâng cao chất lợng kiểu dáng mẫu mã, tiêu thụ, phân phối, đại lý bán buôn, bán lẻ, trong từng thời kỳ.

+ Công đoạn Dệt: Tại đây các bôbin đợc đặt lên các máy dệt theo tính toán trớc và dệt các loại vải tuyn có khổ từ 1.2-1.8m sau đó vải đợc chuyển qua bộ phận kiểm mộc.

+ Công đoạn Nhuộm - Văng Sấy: Sau khi kiểm mộc vải đủ tiêu chuẩn sẽ ợc đa vào nhuộm, hoặc tẩy trắng cao áp theo yêu cầu.Vải đã nhuộm hoặc tẩy trắng đ-ợc chuyển sang văng sấy để định hình vải và tiến hành tẩm hoá chất theo yêu cầu Đối với vải thành phẩm thì chuyển qua KCS, vải đợc kiểm tra đóng gói nhập kho.Đối với loại vải dùng để cắt màn thì chuyển sang phân xởng cắt.

đ-+ Công đoạn Cắt: Vải đợc cắt màn theo kích cỡ qui định sau đó chuyển sang phân xởng May.

+ Công đoạn May: Thực hiện hoàn chỉnh may màn chuyển sang KCS kiểm tra.

+ Công đoạn Đóng Gói: Sản phẩm sau khi kiểm tra đợc đóng gói, nhập kho thành phẩm, kết thúc một vòng sản xuất.

Sơ đồ 1: Sơ đồ qui trình công nghệ sản xuất Công ty cổ phần dệt 10/ 10.

- Trình độ công nghệ và máy móc thiết bị.

Là một doanh nghiệp nhà nớc lên ngay từ khi mới thành lập Công ty đã đợc sở công nghiệp HN đã đầu t toàn bộ máy móc thiết bị của cộng hoà dân chủ Đức đến nay tuy đã có sự đầu t thêm máy móc thiết bị mới nhng nhìn chung dây chuyền công nghệ còn lạc hậu và thiếu đồng bộ thể hiện 50% số vải dệt là công nghệ của những năm 60-70 Các khâu cắt may đóng gói vẫn hoàn toàn thủ công.Chất lợng và năng suất phụ thuộc vào nhiều sức khoẻ và trình độ tay nghề của công nhân Công nghệ của Công ty mới đạt cơ giới hoá 90% hoàn toàn cha có tự động hoá.

Để khắc phục tình trạng này Công ty đã và đang từng bớc đầu t đổi mới trang thiết bị để phù hợp với điều kiện đồng thời nâng cao năng lực và hiệu quả sản xuất Ngoài ra còn góp phần nâng cao chất lợng sản phẩm và đa dạng hoá danh mục của Công ty đáp ứng nhu cầu của thị trờng.Nhng bên cạnh việc đầu t máy móc mới của Đài Loan,Trung Quốc thì các máy móc cũ vẫn chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng số máy móc thiết bị Đây là nguyên nhân của việc có nhiều lỗi trong sản phẩm ở tất cả các khâu, đặc biệt là khâu văng sấy do cả Công ty chỉ có một chiếc máy văng sấy đã cũ lại phải hoạt động 24/24 giờ Điều này đã làm cho năng suất lao động của

Nhập kho thành phẩm

Tẩy nhuộm,

văng sấy

(Nguồn: Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Dệt 10/10)

công nhân giảm đáng kể không chỉ vậy nó còn ảnh hởng trực tiếp hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty Trong khi sản xuất nếu có sự hỏng hóc của trang thiết bị thì chỉ có trung tu và tiểu tu chứ có không có sửa chữa lớn Công việc này do phân xởng cơ điện đảm nhiệm.

d Đặc điểm về nguyên vật liệu:

Bảng 2: Danh mục nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Dệt 10/10

1 Sợi 75/ FY

2 Sợi 100 D/ 31FY3 Sợi 150 D/ 48FY4 Sợi 50D/ 24F5 Sợi màu 75 D6 Sợi màu xanh7 Sợi màu tím than 8 Sợi rối màu hồng9 Sợi rối màu đỏ10 Sợi màu các loại 11 Sợi 150D/36F12 Sợi 150D/38F13 Sợi 68D/24F14 Sợi PE150D/48F15 Sợi 150D/72/216 Sợi 100D/36F17 Sợi mộc

18 Thuốc tẩm màu các loại19 Thuốc tẩm màu hồng20 Thuốc tẩm màu đỏ21 Chỉ khâu các loại

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố đầu vào quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp sản xuất nói chung và của Công ty nói riêng Hiện nay, Công ty đang dùng khoảng trên 20 loại vật liệu Trên đây là bảng về số loại nguyên vật liệu đang sử dụng Nguyên vật liệu chính của Công ty là sợi Polyeste 76Đ/36 đợc nhập từ Đài Loan chiếm tỷ trọng cao nhất trong giá thành của thành phẩm Hàng năm nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí.

Bảng 3: Tỷ trọng NVL trong chí phí hàng năm

(Đơn vị: đồng)

STTNămChi phí nguyên vật liệuTổng chi phíTỷ trọng %

(1)(2)(3)(4)(5) = (3)/(4)x 100%1200418.718.484.12035.191.612.14553,19%2200515.096.995.58732.487.364.82946,47%3200620.136.271.76935.151.589.39057,28%

(Nguồn: Thuyết minh Báo cáo tài chính 2004-2006)

Qua bảng trên ta thấy tỷ lệ NVL trong tổng chi phí mỗi năm chiếm khoảng 50% trong tổng chi phí.Mỗi năm Công ty phải mua trung bình khoảng 500 tấn sợi, trị giá khoảng 1 Triệu USD Có thể nói chất lợng sợi cũng chính là chất lợng sản phẩm của Công ty.Việc đảm bảo nguyên vật liệu cả về chất lợng cũng nh số lợng là vấn đề hết sức quan trọng có tính sống còn của Công ty và nó thuộc trách nhiệm của Phòng Kinh doanh NVL chủ yếu đợc nhập từ hai nguồn:

- Trong nớc (chiếm khoảng 50% về số lợng): Hiện nay nớc ta đã tự sản xuất đợc khá nhiều, bao gồm cả sợi tổng hợp, đây là nguồn cung ứng dồi dào và ổn định.Nguồn này có u điểm là giá cả thấp cung cấp kịp thời do vậy giảm đợc chi phí thực cũng nh chi phí cơ hội Song nó cũng có một nhợc điểm rất lớn là chất lợng không ổn định Đến nh trờng hợp vừa qua Công ty HUAlong có bán cho Công ty

một số sợi nhng không đáp ứng đợc hầu hết các chỉ số kỹ thuật về độ ẩm, độ dầu làm cho chất lợng vải dệt ra thấp, thành phẩm không đạt yêu cầu về thẩm mỹ, làm giảm hiệu quả của Công ty.

- Nguồn từ nớc ngoài: Công ty nhập chủ yếu từ Đài Loan.Công ty đã thiết lập ợc quan hệ bạn hàng thân thiết và tin tởng với hãng Chung sing hãng cung cấp sợi cho Công ty.Đây là một thuận lợi rất lớn vì ngoài chất lợng sợi khá tốt so với mặt bằng chung của thế giới, thì Công ty còn đợc hởng các khoản u đãi về thanh toán.Cụ thể là Công ty đợc phép trả chậm từ 3-6 tháng với giá u đãi, điều này tiết kiệm cho Công ty một khoản chi phí khá lớn và làm tăng vốn kinh doanh nhờ chiếm dụng tạm thời vốn kinh doanh của bạn.Tuy nhiên nguồn nguyên liệu nhập từ nớc ngoài gặp không ít khó khăn nh thủ tục rờm rà, chi phí nhập khẩu còn khá cao.Tuy gía có u đãi nhng giá sợi vải vẫn khá cao, chịu ảnh hởng nhiều từ tỷ giá hối đoái, sự biến động kinh tế trong khu vực

đ-e Đặc điểm về đội ngũ lao động:

Do yêu cầu khách quan về công nghệ sản xuất nên lao động của Công ty chủ yếu là nữ chiếm 67.7% (298 nữ trên tổng số 440 lao động).

(Nguồn: Báo cáo tình hình lao động trong Công ty đến 2006)

- Về kế hoạch tuyển dụng và sa thải: Hàng năm căn cứ vào Kế hoạch sản xuất kinh doanh Công ty tiến hành điều chỉnh số lợng lao động nhằm đảm bảo cân đối trong sản xuất.Trong trờng hợp công việc vợt năng lực sản xuất Công ty chọn giải pháp thuê thêm lao động thời vụ Ngoài ra các trờng hợp sa thải rất ít xuất hiện, điều này tạo tâm lý ổn định cho ngời lao động

-Về mức tiền lơng của ngời lao động:

Bảng 5: Thu nhập bình quân qua các năm

(Đơn vị: đồng)

1Tổng quỹ lơng6.811.288.8007.620.290.0065.433.972.8002Lơng bình quân1.218.0411.351.115997.4253Thu nhập bình quân1.306.9441.439.0351.043.396

(Nguồn: Báo cáo của Công ty Cổ phần Dệt 10/10)

Ta thấy qua các năm tiền lơng bình quân của Công ty khá cao khoảng 1triệu đồng/tháng Từ các đặc điểm trên có sẽ ảnh hởng đến bộ máy quản lý của Công ty nh:

- Cần có các biện pháp khai thác kinh nghiệm trong nghành dệt may nh tổ chất lợng, tổ kinh nghiệm

- Phải có chế độ bảo hộ lao động bắt buộc đối với lao động, cải thiện điều kiện làm việc nh: giảm nóng, giảm tiếng ồn, tăng độ sáng,

- Phải có những chính sách đối với lao động nữ.

III Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty

Nhìn chung, kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty qua các năm đều khả quan

Giá trị sản lợng của công ty năm sau tăng cao hơn năm trớc Năm 2005 tăng 7,9% so với năm 2004 Năm 2006 tăng 17,4% so với năm 2005.

Doanh thu của công ty cũng tăng khá qua các năm Năm 2005, doanh thu của Công ty tăng 8,2% so với năm 2004 Năm 2006 tăng 19,6% so với năm 2005.

Thu nhập bình quân của công ty cũng tăng lên Năm 2004 là 950 ngàn đồng, sang năm 2005 tăng lên 1,1 triệu đồng, tăng 15,8% so với năm 2004 Năm 2006 thu nhập bình quân của lao động là 1,2 triệu đồng, tăng 9,1% so với năm 2005.

Sở dĩ có sự tăng lên là do công ty đã thực hiện một số biện pháp về tổ chức, đổi mới dây chuyền sản xuất, cơ cấu lại mặt hàng kinh doanh Cụ thể các loại sản phẩm của công ty đều giảm năm 2005, song do cơ cấu lại thị trờng nên khả năng tiêu thụ tăng lên, do vậy sản lợng từng loại cũng đợc tăng cờng sản xuất.

Chơng II

THựC TRạNG Bộ MáY QUảN Lí CủA CÔNG TY Cổ PHầN DệT 10-10

I Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Theo điều lệ của Công ty và theo Luật doanh nghiệp năm 2005 thì cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty bao gồm:

- Đại hội đồng cổ đông (Đại hội cổ đông): là cấp quản lý cao nhất của Công ty quyết định những vấn đề quan trọng có liên quan đến sự sống còn cuả Công ty

- Hội đồng quản trị: Do Đại hội cổ đông bầu ra có trách nhiệm quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền, bầu ra ban Giám Đốc, kế toán trởng.

- Ban kiểm soát: Do Đại hội cổ đông bầu ra có trách nhiệm theo dõi giám sát mọi hoạt động trong doanh nghiệp theo các phơng hớng, nội dung mà Đại hội cổ đông đã đề ra.

- Giám đốc: Do Hội đồng quản trị bầu ra chịu trách nhiệm điều hành hoạt động chung toàn doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông về mọi vấn đề xảy ra trong doanh nghiệp

- Phó Giám đốc kinh doanh: Do Hội đồng quản trị chọn ra giúp việc cho Giám đốc phụ trách các vấn đề về kinh doanh.

- Phó Giám đốc sản xuất: Do Hội đồng quản trị bầu ra giúp việc cho Giám đốc phụ trách các vấn đề về sản xuất.

- Phòng Kỹ thuật - cơ điện: Phụ trách các vấn đề kỹ thuật, chế tạo sản phẩm và các vấn đề phục vụ sản xuất nh điện nớc

- Phòng Đảm bảo chất lợng: Phụ trách các vấn đề về chất lợng nh công tác ISO, lập kế hoạch về chất lợng

- Phòng Kinh doanh: Phụ trách các vấn đề về kinh doanh nh công tác thị trờng mua đầu vào, tiêu thụ đầu ra

- Phòng Kế hoạch sản xuất: Phụ trách các vấn đề về sản xuất nh Kế hoạch sản xuất ngắn hạn, dài hạn, điều độ sản xuất giữa các bộ phận

- Phòng Tài vụ: Phụ trách các vấn đề có liên quan đến tài chính của Công ty nh hạch toán kế toán, tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành

- Phòng Tổ chức bảo vệ: Sắp xếp và quản lý cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty, bảo vệ tài sản trong phạm vi toàn bộ Công ty, cố vấn cho GĐ những vấn đề về nhân sự

- Phòng Hành chính y tế: Quản lý công tác hành chính văn th, các phơng tiện phục vụ sinh hoạt, tổ chức chăm lo sức khỏe, đời sống, tinh thần cho cán bộ công nhân viên Chịu trách nhiệm chuẩn bị tiếp khách và hội nghị

- Các đơn vị sản xuất trong Công ty: tiến hành các hoạt động sản xuất theo sự chỉ đạo của các phòng ban chức năng.

1 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty.

Đại hội cổ đông

Theo điều lệ Công ty thì:

- Đại hội cổ đông họp vào cuối mỗi năm tài chính gồm tất cả các cổ đông có từ 0,6% tổng giá trị cổ phần trở lên (48 triệu đồng) Những cổ đông không đủ 0,6% tổng giá trị cổ phần thì nhóm lại với nhau và cử ra đại diện.

- Đại hội cổ đông có nhiệm vụ nh sau:+ Sửa đổi bổ sung điều lệ của Công ty.

+ Quyết định phơng hớng phát triển của Công ty và phơng án đầu t.+ Quyết định phơng án kinh doanh hàng năm.

- Là cấp có thẩm quyền cao nhất giữa hai kỳ đại hội nhiệm kỳ 3 năm.

- Gồm: 6 thành viên, trong đó có 1 Chủ tịch, 1 Phó chủ tịch và 4 thành viên.- Quyền hạn:

+ Nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty.

+ Mở rộng hoặc điều chỉnh phơng án hoạt động kinh doanh.+ Vay tiền để đầu t phát triển.

+ Phát hành trái phiếu, cổ phiếu theo kế hoạch đợc Đại hội cổ đông chấp thuận và đợc cơ quan Nhà nớc cho phép.

+ Quyết định phơng án tổ chức bộ máy quản lý điều hành, bổ nhiệm và bãi nhiệm các chức danh Giám đốc, Phó giám đốc, Kế toán trởng, Trởng đại diện chi nhánh.

+ Xem xét chuẩn y đề nghị của Giám đốc về các chức danh trởng, phó phòng ban, quản đốc, phó quản đốc phân xởng, cửa hàng.

+ Quy định chế độ lơng, thởng cho các chức danh trên.

+ Giám sát Giám đốc thực hiện các quyết định của Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị và chấp hành điều lệ Công ty.

+ Thẩm định các quyết toán tài chính và báo cáo trình Đại hội cổ đông.+ Thực hiện quyền hạn khác theo luật của Công ty.

+ Thành viên Hội đồng quản trị có thể kiêm nhiệm các chức năng quản lý.

Ban kiểm soát:

- Gồm 3 ngời: 1trởng ban và hai thành viên- Nhiệm vụ:

+ Kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, bảng tổng kết năm tài chính của Công ty và triệu tập Đại hội cổ đông khi cần.

+Trình Đại hội cổ đông kết quả thẩm tra tài chính của Công ty và ý kiến độc lập của mình Đại hội cổ đông không thông qua quyết toán tài chính nếu Ban kiểm soát cha xem xét và có ý kiến.

+ Báo cáo trớc Đại hội cổ đông về sự kiện tài chính bất thờng xảy ra, về những khuyết điểm trong quản lý, tổ chức của Giám đốc và Hội đồng quản trị.

+ Yêu cầu nhân viên trong Công ty cung cấp tình hình hoạt động, số liệu,tài liệu và các thuyết minh có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty.

+ Tham gia một số phiên họp của Hội đồng quản trị nhng không có quyền biểu quyết.

+ Đợc hởng thù lao do Đại hội cổ đông quyết định và chịu trách nhiệm về những thiệt hại.

- Giúp việc Giám đốc có Phó giám đốc, Kế toán trởng, các trởng phòng ban chức năng.

- Chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh, triệt để thực hiện các nghị quyết của Đại hội cổ đông Bị cách chức nếu điều hành hoạt động không có hiệu quả.

- Nhiệm vụ và quyền hạn:

+ Đại diện pháp nhân của Công ty trớc pháp luật và trong quan hệ với các doanh nghiệp, tổ chức khác trong và ngoài nớc.

+ Tổ chức quản lý và sử dụng vốn, tài sản của Công ty có hiệu quả, đạt đợc mục tiêu do Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị đề ra.

+ Căn cứ vào phơng hớng phát triển của Công ty do Đại hội cổ đông đề ra, xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm để trình Đại hội cổ đông quyết định Trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch đó, Giám đốc chỉ đợc điều chỉnh sau khi Hội đồng quản trị đồng ý.

+ Điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày trong Công ty, có quyền bố trí sản xuất kinh doanh trong Công ty, quyết định những phơng án kinh doanh cụ thể.

+Lựa chọn và đề nghị Hội đồng quản trị bổ nhiệm các chức danh quản lý khác theo quy định của điều lệ Công ty.

+ Tuyển dụng bố trí, sắp xếp lao động theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh phù hợp với luật lao động.

+ Xây dựng và trình Hội đồng quản trị quyết định về quy chế trả lơng cho cán bộ công nhân viên và tổ chức thực hiện.

+ Có quyền ký chấm dứt hợp đồng lao động, cho thôi việc đối với công nhân viên theo đúng luật lao động.

+ Tổ chức công tác thống kê, kế toán, tài chính trong Công ty và xây dựng báo cáo quyết toán hàng năm.

+ Chịu sự quản lý trực tiếp của Hội đồng quản trị và sự giám sát của Ban kiểm soát.

Phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách chủ yếu mảng đối ngoại của doanh nghiệp

từ việc hiệp tác sản xuất, liên doanh liên kết đến công tác mua vật t, tổ chức tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp Đây là một vị trí rất quan trọng, nhất là trong tình hình hiện nay khi nền kinh tế đợc chuyển từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung, bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc, có thể nói, vị trí này có tính chất quan trọng quyết định sự tồn tại của Công ty.

Phó giám đốc sản xuất: Chịu trách nhiệm tổ chức chỉ huy quá trình sản xuất

hàng ngày từ khâu chuẩn bị sản xuất đến bố trí điều khiển lao động, tổ chức cấp phát vật t

Tóm lại, có thể tóm tắt chung về quyền và nghĩa vụ của hai Phó giám đốc này nh sau:

- Do Hội đồng quản trị bầu ra, giúp việc cho Giám đốc, tham gia vào các công việc chung, giúp Giám đốc quản lý Công ty.

- Theo dõi chỉ đạo lĩnh vực mình phụ trách theo sự chỉ đạo của Giám đốc và Hội đồng quản trị Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và Hội đồng quản trị về những vấn đề mình phụ trách.

Bộ máy giúp việc.

Phòng Tổ chức bảo vệ:

Tham mu cho Giám đốc về các vấn đề về lao động trong Công ty nh: Nhân sự, Tổ chức cán bộ, các chế độ nh Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, lơng thởng, và chịu trách nhiệm bảo vệ tài sản cho toàn Công ty Phối hợp cùng các phòng ban khác theo sự chỉ đạo của cấp trên.

Bảng 6: Phân công nhiệm vụ cụ thể của Phòng Tổ chức bảo vệSTTHọ tênChức danhchuyên mônTrình độ Nhiệm vụ

1Trần Kim ChínhTrởng phòngĐại họcĐiều độ lao động, tổ chức cán bộ, kỷ luật lao động, thi đua khen thởng

2Nguyễn Quang KiênPhó phòngĐại họcBảo vệ an ninh, phòng chống cháy nổ, công tác quân sự

3Nguyễn Quang LộcNhân viên 1Trung cấpBảo hộ lao động, kế hoạch tiền lơng, công tác tiền lơng, bảo hiểm xã hội, định mức lao động, quản lý quỹ lơng.

4Công Văn QuyếtNhân viên 2Trung cấpBảo hộ lao động, tổng hợp công tác thi đua, quản lý hồ sơ nhân sự, bảo hiểm xã hội và cổ đông.

Nhận xét:

- Những hoạt động của chức năng Tổ chức bảo vệ hầu hết đã đợc phân công Chỉ có công tác tuyển dụng lao động hiện cha có ngời đảm trách một cách chính thức, sau này không tránh khỏi tình trạng trốn tránh trách nhiệm và chất lợng tuyển dụng không cao do không CMH

-Trình độ chung của phòng khá cao đáp ứng tốt các yêu cầu đòi hỏi của nhiệm vụ.

Phòng Tài vụ:

Là phòng ban chuyên môn của Công ty, tham mu giúp việc ban lãnh đạo, cụ thể là Giám đốc và Phó giám đốc, thực hiện các chức năng chủ yếu về quản lý nguồn vốn Phối hợp cùng các phòng ban khác theo sự chỉ đạo của cấp trên

Bảng 7: Phân công nhiệm vụ cụ thể của Phòng Tài vụSTTHọ và tên cán bộChức danhchuyên mônTrình độ Nhiệm vụ

1 Lê Minh HằngTrởng phòng, Kế toán trởng

Đại họcKế toán tổng hợp, kế toán giá thành, nhân sự

2 Mai Thu GiangKế toán viên 1Trung cấp Kế toán thanh toán3 Nguyễn Thị PhanKế toán viên 2Đại họcKế toán vật liệu

4 Nguyễn Vân TiênKế toán viên 3Trung cấp Kế toán tiền lơng, kế toán BHXH5 Lê Thị NgânKế toán viên 4Đại họcKế toán tài sản cố định, kế toán

thành phẩm6 Nguyễn Hồng ĐiệpThủ quỹĐại họcThủ quỹ

Phòng Kỹ thuật cơ điện

Phụ trách các vấn đề về kỹ thuật của sản phẩm,chịu trách nhiệm trớc ban lãnh đạo Công ty về những vấn đề mình phụ trách Phối hợp cùng các phòng ban khác theo sự chỉ đạo của cấp trên.Về Phân công nhiệm vụ cụ thể của Phòng Kỹ thuật cơ điện.

-Trình độ của phòng khá cao với 5 ĐH nhng vẫn không đáp ứng đợc toàn bộ các yêu cầu về chức năng của phòng(đại tu MMTB) đây là một câu hỏi cho công tác tuyển dụng lao động cũng nh bố trí lao động trong phòng.

Nhận xét:

-Phòng đã đảm nhận hầu hết các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh doanh và hỗ trợ kinh doanh tạo sự phối hợp nhịp nhàng ăn khớp tốt giữa các hoạt động duy chỉ có hoạt động ký hợp đồng với nớc ngoài là phòng không đảm trách

-Phòng còn nhiều hoạt động kiểm soát nhau, khống chế nhau vi phạm nguyên tắc về tính biệt lập, đó là các hoạt động mua, nhập, bảo quản,cấp phát vật t thuộc lĩnh vực vật t hay phòng còn phụ trách nhập,bảo quản, xuất thành phẩm mang bán.

Phòng Kinh doanh

Là phòng ban chuyên môn có chức năng tham mu giúp ban lãnh đạo trong các hoạt động sản xuất kinh doanh,các hoạt động với bên ngoài từ mua bán Nguyên Vật Liệu đến tổ chức tiêu thụ sản phẩm Phối hợp cùng các phòng ban khác theo sự chỉ đạo của cấp trên.

Bảng 9: Phân công nhiệm vụ cụ thể của Phòng Kinh doanhSTT Họ và tên cán bộ Chức danhchuyên mônTrình độ Nhiệm vụ

3 Phạm Bích HàNhân viên

kế toán Đại học Phụ trách kế toán bán hàng, viết hoá đơn theo dõi bán hàng, doanh thu, quản lý hoá đơn bán hàng, hoá đơn tài chính, lập chứng từ bán hàng ban đầu

4 Vũ Duy Trụ

Nguyễn Hữu Tiệp Nhân viên Đại học Lập chứng từ ban đầu, kiểm kê kho, tổng hợp số liệu, cân đối vật t cho sản xuất, quản lý hợp đồng mua hàng.

5 Văn Hữu Đạt

Phạm Hồng Phúc Nhân viênmua vật t Trung cấp Mua vật t thiết bị

6 5 Nhân viênThủ khoTrung cấp Thủ kho vật t, thành phẩm

7 15 Nhân viênNhân viên vận chuyển và

Bảng10: Phân công nhiệm vụ cụ thể của Phòng Kế hoạch sản xuấtSTT Họ và tên cán bộ Chức danhchuyên mônTrình độNhiệm vụ

7 Nguyễn Hoài Nam Nhân viên 5Trung cấpáp tải hàng

8 Nguyễn Kim Hiệp Nhân viên 6Đại họcLái xe, bảo dỡng xe, sửa chữa xe, áp tải hàng

Phòng Hành chính y tế: Phụ trách tham mu cho Ban lãnh đạo tất cả các công

việc về hành chính, y tế và các công việc khác Cụ thể:

- Phụ trách khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên trong Công ty.

- Phụ trách phục vụ ăn uống cho công nhân viên, trông xe và vệ sinh công nghiệp.

- Phụ trách các thiết bị thông tin, âm nhạc, chuẩn bị hậu trờng cho các cuộc họp.- Phối hợp thực hiện với các phòng ban khác có liên quan cho công việc của mình.

Phòng Đảm bảo chất lợng: Tham mu cho Ban lãnh đạo các vấn đề thuộc lĩnh

vực mình phụ trách Phối hợp cùng các phòng ban khác theo sự chỉ đạo của cấp trên.

2 Phân tích mối quan hệ giữa các phòng ban chủ yếu trong Công ty.

Ta nghiên cứu chủ yếu mối quan hệ của năm phòng chức năng quan trọng của Công ty nh sau: Phòng Tổ chức - bảo vệ, Phòng Kinh doanh, Phòng Tài vụ, Phòng Kế hoạch sản xuất và Phòng Kỹ thuật cơ điện.

Phòng Kinh doanh:

- Với Phòng Kế hoạch sản xuất: Nghiên cứu nhu cầu thị trờng, ký kết các hợp đồng bán hàng, sau đó Phòng Kế hoạch sản xuất lên kế hoạch về sản xuất về nguyên vật liệu Phòng Kinh doanh sẽ đi mua nguyên vật liệu nhập kho và tổ chức cấp phát để sản xuất Phòng Kế hoạch sản xuất tổ chức cho các phân xởng sản xuất, điều độ sản xuất sau đó giao cho Phòng Kinh doanh nhập kho thành phẩm và Phòng Kinh doanh sẽ đi giao theo các hoá đơn bán hàng đã ký kết.

- Với Phòng Tài vụ: Sau khi nhận đợc nhu cầu nguyên vật liệu của Phòng Kế hoạch sản xuất, Phòng Kinh doanh chủ động tìm kiếm nguồn và thông tin sang Phòng Tài vụ nhận kinh phí để tổ chức đi mua và bàn giao hoá đơn về cho Phòng Tài vụ Khi nhận đợc thành phẩm, Phòng Kinh doanh tổ chức bán hàng, nhận tiền và viết hoá đơn giao về cho Phòng Tài vụ

- Với Phòng Kỹ thuật cơ điện: Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, Phòng Kinh doanh sẽ thông báo các chỉ tiêu thông số kỹ thuật của sản phẩm cho Phòng Kỹ thuật cơ điện Phòng Kỹ thuật cơ điện sẽ tính toán thông số thiết kế sản phẩm và đa ra các chỉ tiêu kỹ thuật cuả sản phẩm để Phòng Kinh doanh trả lời khách hàng.

Phòng Tài vụ:

- Với Phòng Kế hoạch sản xuất: Sau khi Phòng Kế hoạch sản xuất lên Kế hoạch sản xuất kinh doanh chuyển cho Phòng Tài vụ Phòng Tài vụ sẽ lên kế hoạch về nguồn vốn và huy động vốn, tổ chức cấp phát vốn khi các phòng ban, các bộ phận có yêu cầu

- Với Phòng Kinh doanh: Sau khi nhận đợc Kế hoạch sản xuất kinh doanh của Phòng Kế hoạch sản xuất, Phòng Kinh doanh lên phơng án mua nguyên vật liệu và yêu cầu Phòng Tài vụ giao kinh phí để mua nguyên vật liệu và chuyển hoá đơn cho Phòng Tài vụ Sau khi bán hàng, Phòng Kinh doanh có trách nhiệm thu tiền, lấy hoá đơn giao lại cho Phòng Tài vụ

- Với Phòng Kỹ thuật cơ điện: Hàng năm căn cứ vào KHSXKD của toàn Công ty, căn cứ vào thực trạng máy móc thiết bị và tình hình thực tế, Phòng Kỹ thuật cơ điện sẽ lên báo cáo về các công tác, hoạt động của mình nh: vấn đề điện nớc và nộp tiền điện nớc, vấn đề sửa chữa bảo dỡng, trung tiểu tu máy móc thiết bị, nhà xởng, chế thử sản phẩm mới Trong đó nêu lên dự trù kinh phí của các công tác và yêu cầu Phòng Tài vụ cấp kinh phí để chi trả Sau khi Phòng Tài vụ xem xét tính hợp lý của báo cáo sẽ duyệt và cấp kinh phí cho Phòng Kỹ thuật cơ điện Phòng Kỹ thuật cơ điện có trách nhiệm chi trả đúng theo báo cáo và gửi hoá đơn lên Phòng Tài vụ

- Với Phòng Hành chính y tế: hàng năm căn cứ vào KHSXKD và tình hình thực tế, Phòng Hành chính y tế sẽ lên kế hoạch về các công tác hoạt động của mình lên các báo cáo về các vấn đề nh: khám chữa bệnh, kinh phí cho các buổi họp, kinh phí cho nhà ăn, cho công tác vệ sinh công nghiệp và cho công tác lái xe, bảo dỡng xe Yêu cầu Phòng Tài vụ xem xét và cấp kinh phí sau khi chi dùng Phòng Hành chính y tế có trách nhiệm báo cáo lại và chuyển hoá đơn lên Phòng Tài vụ Với công tác trông xe, phí thu đợc bàn giao lại cho Phòng Tài vụ.

Phòng Kế hoạch sản xuất:

- Với Phòng Tài vụ: Phòng Kế hoạch sản xuất hàng năm căn cứ vào sự chỉ đạo của cấp trên lập KHSXKD chuyển cho Phòng Tài vụ để xem xét, duyệt và chuẩn bị vốn, có phơng án huy động vốn khi cần thiết Ngoài ra, Phòng Kế hoạch sản xuất còn lên các báo cáo thu chi của các hoạt động thuộc chức năng nhiệm vụ của mình yêu cầu Phòng Tài vụ xem xét cấp kinh phí, đồng thời chuyển lại hoá đơn.

- Với Phòng Kinh doanh: Hàng năm căn cứ vào sự chỉ đạo của cấp trên Phòng Kế hoạch sản xuất sẽ lên KHSXKD yêu cầu Phòng Kinh doanh mua NVL và tổ chức tiêu thụ, đồng thời cũng căn cứ vào báo cáo về tình hình thị trờng, tình hình mua bán NVL, thành phẩm Phòng Kế hoạch sản xuất sẽ lên kế hoạch tiến hành sản xuất và điều độ sản xuất, đồng thời giao thành phẩm cho Phòng Kinh doanh nhập kho và mang đi tiêu thụ khi có yêu cầu

- Với Phòng Tổ chức bảo vệ: Sau khi Phòng Kế hoạch sản xuất lên KHSXKD ợc cấp trên duyệt, Phòng Kế hoạch sản xuất sẽ chuyển KHSXKD lên Phòng Tổ chức bảo vệ để lên kế hoạch tuyển dụng, bố trí lao động sao cho hợp lý và đúng yêu cầu, đồng thời căn cứ vào năng lực cũng nh nhiệm vụ của phòng mình yêu cầu, Phòng Tổ chức bảo vệ tiến hành bổ sung nhân sự, bố trí lại nhân sự cho hợp lý và yêu cầu Phòng Tổ chức bảo vệ chi trả lơng, BHXH cho nhân viên khi cần thiết

đ Với Phòng Kỹ thuật cơ điện: Sau khi nhận và phân tích KHSX trong cả năm, từng quý, từng tháng, Phòng Kỹ thuật cơ điện lên kế hoạch về máy móc thiết bị và chuyển cho Phòng Kế hoạch sản xuất để Phòng Kế hoạch sản xuất lên chiến lợc đầu t, đồng thời nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới và đa ra các tiêu chuẩn kỹ thuật của các sản phẩm phù hợp với yêu cầu của Phòng Kế hoạch sản xuất triển khai xuỗng các phân xởng để sản xuất.

Phòng Kỹ thuật cơ điện:

- Với Phòng Kế hoạch sản xuất hàng năm, Phòng Kế hoạch sản xuất căn cứ vào tình hình thực tế lên KHSXKD, Phòng Kỹ thuật cơ điện căn cứ vào đó mà chuẩn bị các điều kiện thuận lợi để tiến hành sản xuất nh máy móc thiết bị, nhà xởng, điện n-ớc, đồng thời nghiên cứu chế thử sản phẩm mới theo yêu cầu của Phòng Kế hoạch sản xuất.

- Với Phòng Kinh doanh: cùng phối hợp để trả lời các đơn hàng, chủ yếu là về phơng diện kỹ thuật cho các khách hàng.

- Với Phòng Tài vụ: căn cứ vào KHSXKD hàng năm và tình hình thực tế, Phòng Kỹ thuật cơ điện lên báo cáo về công tác của mình kèm dự trù kinh phí, yêu cầu Phòng Tài vụ phối hợp cùng thực hiện Sau khi tiến hành chi trả, Phòng Kỹ thuật cơ điện gửi hoá đơn lên Phòng Tài vụ.

Phòng Tổ chức bảo vệ:

- Với Phòng Kế hoạch sản xuất: sau khi lên KHSXKD, Phòng Kế hoạch sản xuất chuyển lên cho Phòng Tổ chức bảo vệ tiến hành tuyển dụng, bố trí sắp xếp công việc cho nhân viên trong toàn Công ty, đồng thời báo cáo về tình hình lao động thực tế của Công ty để Phòng Kế hoạch sản xuất lên KHSX KD cho phù hợp và tổ chức phát l-ơng, thởng, BHXH cho nhân viên Phòng Kế hoạch sản xuất căn cứ vào chức năng nhiệm vụ thực tế của từng nhân viên.

- Với Phòng Tài vụ: lên báo cáo về nhân sự trong toàn Công ty cũng nh từng phòng ban phân xởng, đồng thời lên báo cáo về tổng quỹ lơng, thởng BHXH phải chi trả trong kỳ và yêu cầu Phòng Tài vụ xem xét cấp kinh phí Phòng Tài vụ cũng lên báo cáo về nhân sự trong phòng trong kỳ để Phòng Tổ chức bảo vệ có cơ sở để chi trả lơng, thởng, BHXH

- Với Phòng Kỹ thuật cơ điện,Phòng Hành chính y tế, Phòng Đảm bảo chất lợng: các phòng này căn cứ vào năng lực, vào nhiệm vụ thực tế của mình lên kế hoạch về nhân sự trong kỳ báo cáo lên Phòng Tổ chức bảo vệ tiến hành điều phối nhân viên và có kế hoạch tổ chức thực hiện chi trả lơng thởng, BHXH cho các nhân viên trong phòng đảm bảo kịp thời và chính xác.

3 Tổ chức thông tin trong bộ máy quản lý của Công ty

Ta có thể mô hình hoá sự trao đổi thông tin bằng sơ đồ

Thông tin từ trên xuống:

Những quyết định của Đại hội cổ đông sẽ đợc truyền đạt xuống Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, sau đó Hội đồng quản trị cụ thể hoá các phơng hớng của Đại hội cổ đông thành các văn bản cụ thể về phơng án hoạt động kinh doanh, đầu t phát triển, huy động vốn, tổ chức bộ máy quản lý, giám sát hoạt động của giám đốc, thẩm định các báo cáo tài chính

Các quyết định chỉ thị, mệnh lệnh mà Hội đồng quản trị đa ra sẽ đợc truyền đạt một cách chính xác tới giám đốc và các phó giám đốc, lấy thông tin về các lĩnh vực hoạt động của Công ty từ các phòng ban chức năng đồng thời căn cứ trên những chỉ thị, mệnh lệnh của Hội đồng quản trị, giám đốc và các phố giám đốc giúp việc sẽ tiến hành phân tích và đa ra các quyết định quản lý kinh doanh về các hoạt động sản xuất kinh doanh

Sau đó, các quyết định quản lý của giám đốc và các phó giám đốc sẽ đợc truyền đạt xuống các phòng ban chức năng và các bộ phận của Công ty, các phòng ban và các bộ phận đó chịu trách nhiệm truyền đạt thông tin tới các nhân viên mình phụ trách, đồng thời tổ chức thực hiện việc theo dõi ảnh hởng của các quyết định quản lý tới hoạt động sản xuất, kinh doanh của bộ phận mình.

Thông tin từ dới lên:

Các quyết định từ trên xuống tới từng nhân viên, từng bộ phận trong toàn Công ty sẽ có những ảnh hởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh Nếu trong quá trình thực hiện các quyết định này gặp trục trặc thì các nhân viên, bộ phận đó sẽ có trách nhiệm báo lại với các cấp quản lý cấp trên của mình, sau đó các cấp quản lý đó lại tổng hợp các báo cáo lại và thông báo cho các cấp cao hơn Cứ nh vậy, dòng thông tin ngợc đ-ợc phản hồi qua các cấp quản lý đến tận cấp quản lý cao nhất Cuối cùng các vấn đề trục trặc phát sinh sẽ đợc phân công tới các bộ phận xử lý theo thẩm quyền và có các điều chỉnh thích hợp.

Hiện nay, vấn đề thông tin đang rất đợc chú trọng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Vấn đề thu thập thông tin chủ yếu là của các phòng ban trong từng lĩnh vực mà mình phụ trách Các phòng ban sẽ theo dõi thu thập các thông tin, phân tích đánh giá và đa ra các nhận xét, sau đó, thông tin tới các phòng ban có liên quan Để đảm bảo cho vấn đề thông tin đợc nhanh chóng và thông suốt, Công ty đã trang bị cho tất cả các phòng ban của Công ty máy vi tính có nối mạng nội bộ, riêng Phòng Tài vụ đã có phần mềm kế toán quản lý để tiện cho việc thu thập và quản lý thông tin kế toán Ngoài ra, tất cả các thiết bị phục vụ thông tin nh điện thoại, fax cũng đợc trang bị đầy đủ Cùng với sự phát triển của nhu cầu thông tin, Công ty đã lập một WebSite trên mạng InterNet tạo điều kiện dễ dàng cho các khách hàng cũng nh các đối tác, nhà cung cấp truy cập trao đổi thông tin cần thiết với Công ty

4 Phân tích chất lợng đội ngũ cán bộ quản lý Công ty cổ phần dệt 10-10

Sau đây ta sẽ xem xét cụ thể về các bộ phận của bộ máy quản lý của Công ty và trình độ chuyên môn của mỗi cán bộ quản lý.

Đội ngũ quản lý viên cấp cao: Tổng số có 9 ngời Đây là số lợng cán bộ trong

Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Ban Giám Đốc của Công ty.Cụ thể:

- Hội đồng quản trị: Hiện nay có 6 ngời, trong đó có 1 chủ tịch, 1 phó chủ tịch và 4 thành viên Về chức năng, trình độ, nhiệm vụ của các thành viên Hội đồng quản trị đợc thể hiện trong bảng sau(xem bảng 13)

Nh vậy, ta thấy các thành viên trong Hội đồng quản trị đều là những ngời có trình độ ĐH, tốt nghiệp tại một trờng, thậm trí hai trờng ĐH Đây đều là những ngời có năng lực điều hành và kinh nghiệm quản lý tốt, có uy tín và phẩm chất tốt (tất cả trong số họ đều kiêm nhiệm những chức vụ quan trọng trong Công ty và của TP Hà nội), có trình độ và am hiểu luật pháp.

Bảng 12: Hội đồng quản trịSt

tHọ tên CBChức danhTrình độKiêm nhiệm

- Ban kiểm soát: Hiện nay có 3 ngời, trong đó có 1 trởng ban và 2 thành viên Về chức năng và trình độ chuyên môn của các thành viên trong Ban kiểm soát đợc thể hiện trong bảng sau:

bảng 13: Ban kiểm soát

1Nguyễn Thị PhánTrởng banĐại học Chuyên viên cục vốn

2Trần Thị Thuý LanThành viênĐại họcChuyên viên phòng Tổ chức cán bộ Sở Công nghiệp

3Chu Thị ThuThành viênĐại họcQuản đốc phân xởng May 2

Các thành viên trong Ban kiểm soát đều là những ngời có trình độ, năng lực cũng nh kinh nghiệm trong điều hành và quản lý, đáp ứng yêu cầu của Ban kiểm soát về nhân sự.

- Ban giám đốc:

bảng 14: Ban giám đốc

SttHọ tên CBChức danhTrình độKiêm nhiệm

1Vũ Đình LiệuGĐĐH TCKTChủ tịch Hội đồng quản trị, Bí th Đảng uỷ2Dơng Văn BìnhPGĐ SXĐH KTQDChủ tịch Công đoàn, thành viên HĐQT3Lu Đoan TrangPGĐ KDĐH TCKT Phó Chủ tịch Công đoàn, thành viên HĐQT

Ban Giám đốc có 3 ngời: 1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc kinh doanh, 1 Phó Giám đốc sản xuất

Qua nghiên cứu ta thấy các thành viên của đội ngũ quản lý viên cấp cao 100% cán bộ đều có trình độ ĐH trở lên, dày dạn trong quản lý và có nhiều kinh nghiệm trong quản lý điều hành tổ chức

Đội ngũ quản lý viên thừa hành

Đội ngũ quản lý viên thừa hành gồm có 26 ngời với: 7 trởng phòng, 6 quản đốc, 7 phó phòng và 6 phó quản đốc có trình độ từ trung cấp trở lên.

Bảng 15: Đội ngũ quản lý viên thừa hành

STTLoại cán bộTổng số lợngĐại họcTrình độTrung cấp

-4Phó Quản đốc phân xởng615

Đội ngũ quản lý viên thực hiện (quản lý viên cấp thấp)

Gồm có 46 ngời, trình độ từ PTTH tới ĐH, có 13 ngời có trình độ ĐH (bảng 17)Nh vậy ta thấy tất cả các thành viên của bộ máy quản lý đều gồm những ngời có kinh nghiệm và năng lực quản lý còn trình độ thì có cả từ PTTH đến ĐH.

Tỉ trọng giữa quản lý viên cấp cao và thừa hành là: 9/26 = 34,6%Tỷ trọng giữa quản lý viên cấp cao và tổng số lao động là: 9/440 = 2%

Tỷ trọng giữa quản lý viên điều hành với tổng số lao động là: 26/440 = 6,6%Tỷ trọng giữa quản lý viên cấp thấp trong tổng số lao động là: 46/440 = 10,5%

5 Chế độ một thủ trởng của Công ty

a Thực chất Chế độ một thủ trởng

Tức là quyền quyết định những vấn đề thuộc về kinh tế, kỹ thuật tổ chức, hành chính trong phạm vi doanh nghiệp và từng bộ phận đợc trao cho một ngời Ngời đó có nhiệm vụ quản lý toàn diện các mặt hoạt động ở đơn vị mình, đợc trao cho những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và chịu trách nhiệm hoàn toàn về những quyết định của mình Mọi ngời trong Doanh Nghiệp và từng bộ phận phải nghiêm chỉnh phục tùng mệnh lệnh của thủ trởng.

- Phó Giám đốc sản xuất phụ trách phần sản xuất của Công ty

- Các phòng ban chức năng tham mu cho cấp trên trong những lĩnh vực quản lý thuộc các chức năng đợc phân công.

- Các phân xởng chịu trách nhiệm điều hành của Giám đốc.

Nhng thực tế hiện nay chế độ một thủ trởng của Công ty đang bị vi phạm rất nghiêm trọng, thể hiện:

- Tất cả các phòng của Công ty đều chịu sự điều hành của Ban Giám đốc, tức là của Giám đốc, Phó Giám đốc sản xuất và Phó Giám đốc kinh doanh

- Tất cả các phân xởng đều chịu sự điều phối của các phòng ban chức năng.

Hai điều này dẫn tới sự chồng chéo trong quản lý của bộ máy quản lý của Công ty

II Đánh giá nhận xét về u nhợc điểm

1 Ưu điểm của bộ máy quản lý của Công ty dệt 10-10

Thứ nhất: Về đội ngũ cán bộ quản lý của Công ty.

Phải nói rằng Công ty có một đội ngũ quản lý viên khá tốt, thể hiện:

- Hầu hết các cán bộ trong bộ máy đều là những cán bộ đã đợc đào tạo khá tốt, có trình độ đại học và một số ít là cao đẳng và trung cấp, có thâm niên, kinh nghiệm trong quản lý, từng nhiều năm hoạt động cùng với Công ty, nên am hiểu khá rõ về Công ty cũng nh về khách hàng, thị trờng, sản phẩm của Công ty Đó là điều kiện cho Công ty cạnh tranh thắng lợi trên thị trờng trong cũng nh ngoài nớc Ngoài ra, đội ngũ cán bộ quản lý viên của Công ty còn là những ngời có phẩm chất chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình công tác Chính điều này đã phần nào tạo nên sự năng động và linh hoạt trong bộ máy quản lý, và đội ngũ cán bộ quản lý của Công ty đã từng hoạt động với nhau nhiều năm nên có một sự đoàn kết, thân thiết, tạo sự thẳng thắn trong góp ý phê bình cũng nh tạo một động lực tinh thần lớn trong bộ máy quản lý và với toàn thể Công ty Điều này đã giúp Công ty vững vàng trong những b-ớc đi trong cơ chế thị trờng đầy cơ hội và thách thức.

Thứ hai: Công ty đã trang bị các điều kiện làm việc phục vụ công tác quản lý ở

các phòng ban, bộ phận chức năng khá đầy đủ nh máy điều hoà, hệ thống chiếu sáng đặc biệt là hệ thống thông tin nh điện thoại, máy vi tính, máy fax, tạo điều kiện gắn thông tin với bộ máy quản lý.

Thứ ba: Các bộ phận trong bộ máy quản lý đã đợc bố trí gần với các phân xởng

tạo sự tin tởng gần gũi giữa các cán bộ quản lý với ngời lao động, kết hợp với sự đảm bảo về chính sách, chế độ, chính sách thuê lao động, không sa thải lao động cũ, đồng thời tạo thêm nhiều công ăn việc làm cho công nhân đã làm cho ngời lao động trong Công ty gắn bó với Công ty hết lòng vì sự phát triển chung.

2 Nhợc điểm của bộ máy quản lý

Bên cạnh những mặt mạnh cùng những thành quả đạt đợc, bộ máy quản lý của Công ty CP dệt 10-10 vẫn còn những vớng mắc sau:

Thứ nhất: Thiếu sự đồng bộ giữa đội ngũ cán bộ quản lý và đội ngũ cán bộ kỹ

Về mặt trình độ chung của cán bộ nhân viên trong bộ máy quản lý tơng đối cao, hầu hết các cán bộ đều có trình độ ĐH, chuyên môn nghiệp vụ khá, nhng trình độ quản lý theo phong cách công nghiệp còn yếu Ngoài ra, công tác tuyển dụng, đào tạo và bố trí lao động còn nhiều bất cập nên các cán bộ chuyên môn nơi thừa thì vẫn thừa, nơi thiếu vẫn thiếu, đặc biệt là cán bộ kỹ thuật ở các phân xởng Thể hiện: Hiện nay, Công ty cha có đại tu mà mới chỉ có trung và tiểu tu máy móc thiết bị Với những máy móc thiết bị h hỏng nặng thì Công ty phải dừng hoạt động một thời gian, đặc biệt, Công ty chỉ có một chiếc máy văng sấy cũ kỹ hoạt động 24/24 Nếu máy ngừng hoạt động thì thiệt hại cho Công ty là rất lớn.

Thứ hai: Việc bố trí phân công giữa các phòng ban chức năng hiện nay còn

nhiều điểm cha hợp lý dẫn tới hai vấn đề sau:

- Cha tạo đợc cơ chế tay ba trong quản lý Xin đơn cử trờng hợp trong lĩnh vực vật t: Phòng Kinh doanh sau khi mua vật t thì tổ chức giao nhận vào kho cũng thuộc chức năng của Phòng Kinh doanh, thậm chí đến cả cấp phát vật t, Phòng Kinh doanh cũng kiêm luôn Hay Phòng Kinh doanh bán hàng thì cũng trực tiếp làm công tác kho thành phẩm Tình trạng này làm cho khó có thể không có sự quan liêu thất thoát trong quản lý

- Cha tận dụng đợc khả năng chuyên môn của các phòng ban Đơn cử trờng hợp Phòng Kế hoạch sản xuất là Phòng Kế hoạch sản xuất nhng phòng này còn có chức năng nhận và trả lời E-mail, hợp đồng mua hàng của khách hàng nớc ngoài Tuy trong thời gian này thì khách hàng nớc ngoài là cha nhiều và thông qua trung gian, nhng trong thời gian tới, khi thị trờng nớc ngoài đợc mở rộng thì đây sẽ là một vấn đề rất bất hợp lý Trong khi đó, Phòng Kinh doanh có hẳn một nhân viên chuyên lo vấn đề thủ tục XNK thì chỉ dùng khả năng chuyên môn của mình trong nhập khẩu vật t từ Đài Loan về mà thôi Hay cũng ở Phòng Kế hoạch sản xuất có riêng một nhân viên chuyên làm hàng mẫu cho nớc ngoài trong khi Phòng Kỹ thuật cơ điện hoàn toàn có thể đảm đơng đợc nhiệm vụ này

Thứ ba: Cơ cấu bộ máy quản lý đợc xác định là trực tuyến chức năng nhng nh

trên sơ đồ bộ máy ta thấy:

- Các phòng ban đều chịu sự chỉ đạo của cả GĐ và PGĐ kinh doanh, PGĐ sản xuất Các phân xởng lại chịu sự điều khiển của Giám Đốc.