Công ty là một doanh nghiệp, một tổ chức bao gồm các bộ phận, phòng ban. Các bộ phận phòng ban này luôn phải liên kết, phối hợp với nhau trong việc giải quyết vấn đề quản lý. Theo sự phân công thì mỗi phòng ban sẽ chịu trách nhiệm phụ trách một chức năng, lĩnh vực quản lý riêng biệt nên khi có vấn đề giải quyết họ sẽ không nhìn thấy cái tổng thể, mà chỉ hầu hết chỉ nhìn thấy cái đơn lẻ và họ sẽ giải quyết vấn đề đó theo cách nhìn, nhận thức của mình về vấn đề. Vì vậy, phải có sự phối hợp, liên kết các phòng ban, bộ phậnđảm bảo cho việc giải quyết vấn đề toàn diện nhằm nâng cao hiệu quả cũng nh độ chính xác và kịp thời trong giải quyết vấn đề.
Nhng việc liên kết, phối hợp giữa các phòng ban không phải lúc nào cũng đạt kết quả tốt do:
-Tinh thần địa phơng chủ nghĩa của các phòng ban bộ phận, tình trạng cát cứ trong bộ máy quản lý.
- Các bộ phận ngăn cách nhau về địa lý và thời gian làm việc.
- Việc trao đổi thông tin là không trực tiếp dẫn tới nhiều sai lệch và tốn kém thời gian.
- Không có sự ràng buộc, nếu có thì chỉ là sự ràng buộc lỏng lẻo giữa các phòng ban, bộ phận. Nên việc thực hiện thì có thể không thuận lợi do ràng buộc trách nhiệm không cao, dấn tới khó có thể đạt hiệu quả nh mong muốn.
Vì vậy, nên thành lập những nhóm quản lý chức năng chéo, đó là nhóm các chức năng có liên quan, ràng buộc cũng nh ủng hộ nhau trong doanh nghiệp. Ví dụ: Trong vấn đề giá cả sản phẩm phải có sự tham gia của chức năng nắm bắt nhu cầu thị trờng, từ đó xác định giá cả mà thị trờng có thể chấp nhận, đồng thời phải liên kết các chức năng thứ hai đó là chức năng thiết kế, chức năng này sẽ tính toán khối lợng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, lao động cần thiết để sản xuất một sản phẩm và cuối cùng chức năng tình giá sẽ tính toán giá thành một sản phẩm và đa ra giá mà sản phẩm có thể đợc bán đảm bảo bù đắp đủ chi phí và có lợi nhuận. Việc giải quyết vấn đề giá cả có thể sẽ đợc giải quyết nhanh gọn hơn nếu có một nhóm gồm các cá nhân, bộ phận có liên quan để tiến hành thảo luận trực tiếp để đa ra các giải pháp, ngoài ra việc thành lập nhóm còn tạo ra một sự ràng buộc qui kết về trách nhiệm giữa các thành viên tham gia bảo đảm cho các giải pháp đợc thực hiện nghiêm chỉnh.
b.Nội dung biện pháp
- Thành lập các nhóm quản lý chức năng chéo trên tất cả mọi mặt, mọi lĩnh vực trong Công ty. Nhng trớc mắt có thể thí điểm thành lập các nhóm sẽ quyết định sự chấp nhận của sản phẩm trên thị trờng tức là quyết định sự tồn tại của Công ty. Cụ thể: Nhóm chức năng quản lý chất lợng, nhóm chức năng quản lý thời điểm và nhóm chức năng quản lý chi phí. Ba chức năng này liên quan đến ba mặt rất quan trọng của sản phẩm là chất lợng, giá cả và thời điểm cung ứng.
Và nội dung cụ thể
- Về thành viên: Các nhóm quản lý chức năng chéo đợc thành lập trên cơ sở các thành viên là các cá nhân, phòng ban chức năng có liên quan đến nhiệm vụ của nhóm, không phải là các thành viên ngoài Công ty. Nh vậy vừa tạo điều kiện cho các hoạt động của nhóm có hiệu quả nhờ, các thành viên của nhóm hiểu rõ ràng năng lực, nhiệm vụ của mình trong phối hợp với các thành viên bộ phận khác và hiểu rõ những khó khăn của nhau để cùng đề ra biện pháp giải quyết vừa đảm bảo bộ máy quản lý không cồng kềnh giảm chi phí quản lý.
- Nhóm trởng: Các nhóm quản lý chức năng chéo sẽ có một trởng nhóm là cá nhân hoặc bộ phận trực tiếp chịu trách nhiệm về vấn đề hoặc có liên quan có chuyên môn nhiều nhất với vấn đề. Ví dụ nh nhóm quản lý chất năng chất lợng giải quyết chủ yếu các vấn đề chất lợng sẽ do trởng Phòng Đảm bảo chất lợng làm trởng nhóm.
-Hoạt động: Các nhóm sẽ hoạt động trên cơ sở các buổi họp thảo luận về các vấn đề giải quyết và đa ra các quyết định chung của nhóm. Các thành viên của nhóm sẽ cố vấn cho cấp trên của mình về vấn đề đã giải quyết dựa trên quyết định chung của nhóm. Trong buổi họp có thể có các thành viên khác không thuộc nhóm nhng quan tâm tham gia nhng không có quyền biểu quyết. Các thành viên của nhóm sẽ có thể tham gia cùng một lúc nhiều nhóm quản lý chức năng chéo.
c. Kết quả Sau khi thành lập Công ty sẽ có các nhóm chức năng chéo với các thành viên cụ thể nh sau: