Quản trị sự thay đổi pps

QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI Làm thế nào quản lý quá trình thay đổi Phần 1 Mục tiêu Kỹ năng về quản trị sự thay đổi rất cần thiết cho tổ chức thành công trong môi trường kinh doanh hiện đại. Mục tiêu căn bản của quản trị sự thay đổi và hoàn thiện kỹ năng quản trị sự thay đổi thay đổi cho phép chấp nhận và hòa nhập với sự thay đổi của tổ chức để tìm đến trong sự sự thành công chung của tổ chức có những thay đổi để thành công riêng của các thành viên: • Hiểu sự thay đổi. • Mô tả làm thế nào thực hiện chương trình thay đổi. • Nhận dạng và vượt qua sự trở ngai thay đổi. • Sự dụng kiến thức để đóng góp thay đổi hiệu quả cho tổ chức. • Hiểu sự tác động về những thay đổi của tổ chức. • Hiểu những yêu cầu về quá trình thay đổi trong tổ chức. Chi chú Thay đổi là gì? Thay đổi là hằng số của thế giới kinh doanh. Điều rất quan trong cho một tổ chức : • Hiểu sự thay đổi • Thúc đẩy thay đổi • Thực hiện, thích nghi và đối phó với sự thay đổi • Thay đổi giá trị - Giá trị của sự thay đổi Cần phải nhìn nhận rằng có sự khá biệt rất lớn về sự cảm nhận của con người liên quan đến sự thay đổi. Cách dễ nhất để tìm thấy và hiểu nó là sử dụng mô hình đơn giản dưới đây. Nói cách khác, bạn biết bạn đang ở đâu và bạn muốn đến đâu- bạn phải làm gì bây giờ để đến được nơi đó. Mặc dù là lý thuyết nhưng thực tế có thể là rất nhiều khó khăn hơn, đặc biệt khi bạn hiểu là không chỉ riêng mình bạn mà mọi người đều có thể bị tác động do sự thay đổi đều muốn biết được điều căn bản minh họa nói trên. Cố gắng trả lời những câu hỏi và bạn sẽ thấy sự thay đổi bắt nguồn từ đâu. Tác động tạo ra sự thay đổi Tác động để thay đổi có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau, bên trong và bên ngoài:: Chúng ta đang ở đâu? Chúng ta muốn đến đâu? • Khách hàng • Quá trình bên trong • Nhân viên • Điều kiện kinh tế • Cạnh tranh • Các nhà cung cấp • Công nghệ • Văn hóa Các tổ chức cần hiểu những tác nhân thay đổi và sự tác động của nó, cả thực tế và tiềm năng, trên rất nhiều các hoạt động triển khai hoạt kinh doanh của tổ chức. Khả năng đương đầu với sự thay đổi là khả năng tồn tại và phát triển dài hạn của tổ chức. Bài tập: Xác định tác động chủ yếu đến thay đổi của tổ chức bạn. Tổ chức thích nghi với thay đổi Để là một tổ chức thích ứng với thay đổi, cần có ba tiền đề cơ bản • Khả năng sáng tạo • Tính chuyên nghiệp trong thực hiện • Không khí hợp tác ( Văn hóa) Tổ chức thích ứng với sự thay đổi yêu cầu ba tài nguyên căn bản cho phép họ thực hiện thay đổi: • Định hình được thay đổi • Năng lực • Sự nối kết Tài nguyên này không phụ thuộc vào loại hình thay đổi nào, mật độ và mức độ thay đổi xuất hiện. Các loại thay đổi Có rất nhiều loại thay đổi, mỗi loại có đặc điểm riêng và tác động khác nhau đến tổ chức. Thay đổi tăng dần Các đặc điểm: • Diễn ra nhiều nhất • Đột phá mang tính cách mạng • Có thể được hoạch đinh • Có thể không nhận thấy được • Khó lường • Có thể xuất phát từ văn hóa Thay đổi chuyển hóa Các đặc điểm: • Hiếm khi xảy ra • Khó hoạch định • Khó kiểm soát • Khó cướng lại được • Không thể tránh né được • Cần cho sự tồn tại Thay đổi theo kế hoạch Đặc điểm: • Trọng tâm là cấu trúc và hệ thống • Trọng tâm là thực hiện và kiểm soát • Nhấn mạnh vào con người liên quan vì tổ chức không thay đổi nhưng con người đã thay đổi. Các khía cạnh thay đổi Thay đổi xuất hiện với nhiều khía cạnh khác nhau: • Do từ các nhà lãnh đạo • Do quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ, hoạt động của tổ chức • Xuất phát từ nhu cầu cải thiện • Đổi mới tổ chức Thay đổi từ lãnh đạo Thay đổi từ lãnh đạo có thể nhận ra từ: • Một tổ chức có lãnh đạo mới sẽ đi cùng với ông ta là những ý tưởng mới và cách tiếp cận mới trong kinh doanh. • Lãnh đạo của tổ chức nhận ra sự thay đổi là điều kiện sống còn của tổ chức và thúc đẩy nó trong toàn tỏ chức. Thay đổi từ quá trình • Đổi mới là yêu cầu cải thiện quá trình • Yêu cầu tính hiệu quả gia tăng • Yêu cầu của khách hàng cho thấy quá trình phục vụ họ không phù hợp. • Thực tiễn xuất hiện và cần được đưa vào trong quá trình hoạt động của tổ chức. Thay đổi từ sự cải tiến Cải tiến các lĩnh vực trong tổ chức như: • Phát triển các kỹ năng mới qua huấn luyện. • Thực hiện benchmarking trong tổ chức để đạt được tiêu chuẩn ngành hay cạnh tranh. • Thực hiện những thực tiễn tốt nhất trong lĩnh vực hoạt động. • Thực hiện các hoạt động cải tiến và đổi mới liên tục Đổi mới tổ chức Là loại thay đổi mang tính cấp tiến nhất trong toàn bộ tổ chức: • Tối đa hóa lợi ích từ các hoạt động. • Cải tiến và thay đổi qui trình kinh doanh • Điều chỉnh hoạt động kinh doanh vì các nhân tố thị trường. Chi chú Phần 2 chuẩn bị thay đổi Tiền đề cho thay đổi • Áp lực thay đổi • Nếu thiếu thì mức độ ưu tiên thấp và hành động ít • Chia sẻ một viễn cảnh mới Nếu thiếu thì quá trình thay đổi không bền vững Khả năng (năng lực) cho thay đổi Nếu không có thì có thể gặp thất vọng và lo sợ. Một tổ chức cần có năng lực thay đổi. Điều này có thể liên quan: • Nguồn lực phân bổ không hợp lý • Có những kỹ năng cần thiết • Thực hiện truyền thông và hệ thống kiểm soát. • Động viên và khen thưởng Những bước hành động đầu tiên • Nếu thiếu chỉ là nổ lực ngẫu nhiên và khởi đầu thay đổi sẽ thất bại. Hãy kiểm tra lại những tiền đề thay đổi để triển khai. Đối với bất kỳ tiến trình thay đổi nào, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng khởi đầu phải mang tính tích cực. • Thay đổi để có “kết quả tạm chấp nhận” là điểm khởi đầu của tiến trình thay đổi. • Tạo cho sự thay đổi là khả thi và thực tế trong các hành động đầu tiên. Áp lực thay đổi Đối với hầu hết mọi người, họ sẽ ở trong vùng thõa mái nhất cho đến khi thúc ép họ bước ra khỏi vùng đó. Áp lực đưa họ ra khỏi vùng đó có thể bắt nguồn từ: • Qui trình trong nội bộ thay đổi • Môi trường kinh doanh thay đổi • Cạnh tranh • Yêu cầu của khách hàng • Vấn đề của các nhà cung cấp Viễn cảnh chia sẻ rõ ràng Khả năng nhận biết và hiểu viễn cảnh nơi nào là trọng yếu nhất để thay đổi trong tổ chức là cực kỳ quan trọng. Thay đổi là hiệu quả nhất khi mọi người liên quan hiểu rõ ràng: • Tại sao thay đổi là cần thiết? • Những thay đổi đổi trong các hoạt động của họ là gì ? • Nơi nào thay đổi sẽ mang lại thay đổi căn bản của tổ chứcc? Phát triển niềm tin Mọi người cần tin thay đổi sẽ cho họ đầy đủ những hỗ trợ và cam kết vì vậy viễn cảnh về thay đổi cần được nhìn nhận rõ ràng trong tổ chức. Viễn cảnh sẽ phụ thuộc vào những yếu tố của tổ chức, như là: • Mục đích • Văn hóa • Giá trị • Sứ mệnh Viễn cảnh là trung tâm và phụ thuộc vào • Truyền và hình dung ra bức tranh về tương lai • Lôi cuốn mọi người về lợi ích dài hạn • Bao gồm những mục tiêu thực tế và có thể đạt được • Rõ ràng đủ để hướng dẫn ra quyết định • Linh hoạt đủ để cho phép các hoạt động khởi xứng điều chỉnh cho các tình huống thay đổi • Phải dễ giải thích và hiểu. Nếu không có viễn cảnh rõ ràng, cơ hội để thành công trong thay đổi hầu như không có, và điều này có thể tác động tiêu cực đến sự sống còn của tổ chức. Điều quan trọng là nhìn lại và hiểu những lý do tại sao thay đổi thất bại. Phần 3 Những trở ngại đối với sự thay đổi và tại sao không thay đổi được Có rất nhiều lý do có thể làm việc thay đổi sụp đổ bắt nguồn từ: • Sai ý tưởng. • Ý tưởng đúng nhưng làm trong thời gian không phù hợp • Lý do để tạo ra sự thay đổi là sai • Thiếu quyền lực • Thực tiễn thì rất khác so với những hứa hẹn mang lại. • Vận rủi! • Lãnh đạo tồi • Tham vọng cá nhân • Mọi người không sẵn sàng để thay đổi • Mọi người gạt qua sự thay đổi • Giải quyết mâu thuẫn mất quá nhiều công sức. Có nhiều lý do tại sao quá trình thay đổi không diễn ra. Lý do có thể là độc lập những phần lớn đều kết hợp với nhau. Có nhiều lý do có thể xuất hiện làm cho quá trình thay đổi không hiệu quả thì cần hiểu tại sao chúng xuất hiện. Chú ý Lý do chống lại sự thay đổi [...]... quá trình thay đổi Sự mơ hồ có thể chỉ được loại trừ qua quá trình truyền thông tương ứng với các hoạt động thay đổi Phần 4 Tại sao bạn cần thay đổi lãnh đạo? Thay đổi các nhà lãnh đạo là yêu cầu trong bất kỳ tiến trình thay đổi nào về phương diện: • Tập trung và nổ lực thay đổi • Thiết lập chiều hướng thay đổi • Xác định khía cạnh tổ chức • Tạo sự kiên định Tập trung vào nổ lực thay đổi Thay đổi thường... nhu cầu thay đổi • Tìm ra những thay đổi và loại trừ sự không chắc chắn • Đối mặt với những phản ứng tiêu cực liên quan đến sự thay đổi • Thương lượng vì thế nhu cầu riêng của bạn có thể được hiểu và thõa mãn • Thích nghĩ và linh hoạt • Xem thay đổi như là cơ hội • Tiếp thu với thái độ tích cực Mặc dù hoạch định tốt cho sự thay đổi với sự chủ tâm về khả năng quản lý sự thay đổi, nhưng thay đổi vẫn... chúng khi bắt đầu tiến trình thay đổi và nếu sự cẩn thận được duy trì trong suốt quá trình thay đổi Bạn đã sẵn sàng thay đổi Từ những gì chúng ta đã thảo luận, có phải tổ chức đã sẵn sàng thay đổi? Điều tốt hơn là: • Thay đổi là phần tất yếu của cuộc sống • Thay đổi khi có yêu cầu thành công dài hạn • Thay đổi thì không phải tùy chọn, không bắt buộc Ghi chú KẾT LUẬN Thay đổi chỉ là hằng số của kinh... khía cạnh xã hội của sự thay đổi, khía cạnh tâm lý và bản chất của sự thay đổi Các yếu tố này cần được làm rõ và thông tin các phần tiếp theo minh họa rõ hơn làm thế nào để giảm sự chống đối trong thay đổi Đối phó với sự mơ hồ Tính không chắc chắn là phần tất yếu của tình huống khi xuất hiện sự thay đổi • • • Sự mơ hồ sẽ mang lại sự không chắc chắn vì các thông điệp khác nhau mang lại Sự mơ hồ sẽ gia tăng... • • Thay đổi có thể là từ các nhân tố bên trong và bên ngoài Chống lại sự thay đổi là tất yếu, là hành động rất bình thường Thay đổi không thể luôn được hoạch định trước • Khi hoạch định thay đổi, hãy sử dụng tất cả thông tin có sẵn để hoạch định • Truyền thông và tham gia là yếu tố căn bản • Thay đổi cần có một nhà lãnh đạo mạnh mẽ • Nhận biết và vượt qua trở ngại để thay đổi • Sử dụng sự thay đổi. .. khi cho họ biết’ Những giả định trên về sự thay đổi cần truyền thông như thế làm cản trở sự thành công trong thực hiện thay đổi Ghi chú Những điểm kiểm soát quan trọng trong sự thay đổi • Sự liên quan đến các bên hữu quan • • Xuất phát từ cấp cao và truyền xuống cấp dưới Đo lường và kiểm soát GRASS Quản lý sự thay đổi kém sẽ dẫn đến GRASS G – guilt: các nhà quản lý xấu hổ khi bảo nhân viên làm theo... yếu của quá trình thay đổi Đưa ra thông tin phản hồi ngay lập tức để tối ưu hóa tập trung nổ lực thay đổi Thiết lập định hướng để thay đổi Thay đổi lãnh đạo cần phải có tầm nhìn về viễn cảnh vì vậy chiều hướng thay đổi có thể được thiết lập • Đưa ra yêu cầu đối của tổ chức • Truyền thông hiệu quả đến mức các định hướng thay đối trở thành xu hướng thay đổi chung của tổ chức • Thay đổi có thể diễn ra... tổ chức và tạo ra sự cam kết Thay đổi lãnh đạo sẽ định dạng tổ chức trên các phương diện: • • • Văn hóa Sứ mệnh Viễn cảnh Thay đổi lãnh đạo tạo ra sự cam kết thông qua đó quá trình thay đổi tác động đến văn hóa, sứ mệnh và viễn cảnh của tổ chức Những nhà lãnh đạo thay đổi Các nhà lãnh đạo thay đổi thường có các đặc tính sau đây để đối phó với vấn đề làm thế nào để quá trình thay đổi luôn đem lại hiệu... theo ngôn ngữ của các lĩnh vực quản trị Thay đổi thất bại Sau đây là vài lỗi căn bản dẫn đến quá trình thay đổi thất bại để tránh khi muốn phát động và thực hiện quá trình thay đổi • • • • • • • Nhóm dẫn dắt thay đổi không có quyền lực Không có viễn cảnh Không truyền thông về viễn cảnh Không có kết quả ngắn hạn Chiến thắng hay thành công được tuyên bố quá sớm Không thay đổi căn bản gốc rễ về văn hóa... lãnh đạo thay đổi cần có kỹ năng chính trị để tương tác với hệ thống chính trị Kỹ năng chính trị tồi sẽ đưa lại thay đổi sẽ khó hơn hoặc không thể thực hiện được Kỹ năng phân tích Không thể dựa trên việc đoán mò để thay đổi Kỹ năng phân tích các hoạt động điều hành và tài chính là quan trọng Phân tích để hình thành các giải pháp mang tính lôgích mà nó thường quan trọng đối với quá trình thay đổi Thiếu . Mục tiêu căn bản của quản trị sự thay đổi và hoàn thiện kỹ năng quản trị sự thay đổi thay đổi cho phép chấp nhận và hòa nhập với sự thay đổi của tổ chức để tìm đến trong sự sự thành công chung. : • Hiểu sự thay đổi • Thúc đẩy thay đổi • Thực hiện, thích nghi và đối phó với sự thay đổi • Thay đổi giá trị - Giá trị của sự thay đổi Cần phải nhìn nhận rằng có sự khá biệt rất lớn về sự cảm. hoạch định tốt cho sự thay đổi với sự chủ tâm về khả năng quản lý sự thay đổi, nhưng thay đổi vẫn thất bai. Tại sao? Phần 6 Tại sao thay đổi thất bại? Không phải tất cả thay đổi đều thành công-