Đề tài hệ thống quản lí cửa hàng Đồ ăn vặt và trà sữa

GIOI THIEU VE HE THONG QUAN Li CUA HANG DO AN VAT VA TRA SUA - Nhiém vy chinh cia hé théng: hé thong quan ly cira hang dé ăn va tra sita Yum Yum la một hệ thống được thiết kế đề quán lý

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Khoa Công nghệ Thông tin

BAO CAO BÀI TẬP LỚN MON PHAN TICH VA THIET KE HE THONG THONG TIN

Đề tài: Hệ thông quản lí cửa hàng đồ ăn vặt và trà sữa

Giảng viên hướng dẫn: Đào Thanh Tĩnh

Số hiệu nhóm: 22 Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thảo Ngọc 2210A03

Trần Thi Lan Nhi_2210A03 Nguyễn Thi Huyén_2210A01 Nguyễn Thi Thu Hoan _2210A05 Nguyễn Thị Châu Giang 2210A04

Hà Nội, năm 2024

STT Thanh vién Nhiém vu

1 | Nguyễn Thị Châu Giang Hoàn thành bài tập lớn

2_ | Nguyễn Thị Thu Hoàn

3 | Nguyễn Thị Huyền

4 Lê Thị Thảo Ngọc

DANH SÁCH NHÓM

2.3 Những hồ sơ, mẫu biếu, bảng biểu, sơ đồ "49515815 NI kaiaiaaiiấaaảảỶẳảảỶắắ 8

2.4 Những ý kiến của người sử dụng Minh chứng - 5: 22222 E122 ye 10 2.5 Đánh giá và nhận định -á s2 1 2 1.11121112121121 1210 21211 1n rng 11

4.3 Xac dinh khoa cia quatt h6 cc .aaậ 17

4.4 Xác định kiểu liên kÉt - 0 S22 2122122111 1121121101212212 121212122222 122 1e 17 S0 in ng ccđ 18 II- THIẾT KẾ HỆ THĨNG - S St 1 2111111211211 10111011 1 1010101 ng ung 19

1 _ Thiết kế tiến trình máy tính s-22222122E121121122112212122 21211222221 se 19 1.1 -Tiến trình lập hĩa đơn ĩ5 S2 2212122212121 212121112 19

1.2.Tiến trình lập phiếu nhập kho 2 2t T122 21212212211 ea 25

GIOI THIEU VE HE THONG QUAN Li CUA HANG DO AN VAT VA TRA SUA

- Nhiém vy chinh cia hé théng: hé thong quan ly cira hang dé ăn va tra sita Yum Yum la một hệ thống được thiết kế đề quán lý các hoạt động kinh doanh của cửa hàng Hệ thống này giúp cải thiện hiệu suất và hiệu quá kinh doanh bằng cách tô chức và điều phối hoạt động , giảm công việc thủ công , giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và tiết kiệm thời gian

- Hệ thống thực hiện các tiến trình chính: Quán lý nhập hàng, Quản lý kho hàng, Quản lý bán hàng, Quản lý nhân viên, Quản lý khách hàng

- _ Lí do cân hệ thông:

Hệ thông giảm công việc thủ công, giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, tăng cường hiệu suất làm việc Cung cấp thông tin tồn kho chính xác và liên tục giúp duy trì mức tồn kho lý tưởng và tránh tình trạng thiếu hoặc tồn kho quá mức Cung cấp thông tin chỉ tiết và báo cáo, tăng cường trải nghiệm người dùng, quản lí nhân viên một cách hiêu quả Hệ thống con dam bảo an toàn thông tin với các biện pháp bảo mật như xác thực người dùng và quản

lý quyên truy cập, bảo vệ dữ liệu quan trọng của khách hàng

1 .Mô tả chức năng/nhiệm vụ của hệ thống

Nhiệm vụ chính của hệ thống là quản lý và điều hành một cách nhanh chóng,kịp thời các quy trinh liên quan đến việc bán đỗ ăn và trà sữa, từ quản lý nhập hàng, bán hàng , quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, quản lí khách hàng

- Quản lý bán hàng: thu thập dữ liệu, kiếm soát các đơn hàng (đơn hàng trực tiếp và online) từ

đó tính toán và thông báo cho nhân viên chuân bị, Tạo báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, sô lượng

đơn hàng

- Quản lý nhân viên: quan ly thông tin nhân viên, lương, thời gian làm việc, chấm công, đào tạo

và phát triển Đồng thời, đưa ra các gợi ý vẻ tăng lương, thăng chức và quán lý hiệu suất

- Quản lý khách hàng: quản lí, lưu trữ thông tín của khách hàng, ngày mua hàng từ đó nhận biết các khách hàng thân thiết và phân tích đưa ra các chương trình ưu đãi phù hợp

2 Khảo sát hệ thống

2.1 Những phương pháp khảo sát đã sử dụng Minh chứng

a Nghiên cứu tài liệu : bang cach tìm hiểu những tài liệu về cửa hàng YumYum để có thể biết được sơ qua về những quy trình và nghiệp vụ của cửa hàng như : Hóa đơn thanh toán, phiếu

nhập hàng, phiếu đặt hàng, phiếu yêu cầu nh: ập nguyên liệu

1 Hóa đơn bán hàng

2 Phiêu yêu câu nhập nguyên liệu

Cửa hàng đồ ăn và trà sữa Yum Địa chỉ: SH12 - "p1 Times cây Hai 8à Trưng

PHIẾU TEU CN NES HOUTEN USD iu: 0134 Thời gian: ngày 2 tháng 2 năm 2024 Nhân viên: Nguyễn Thị Thu Hoàn

Đề nghị yêu câu nhập thêm những nguyên liệu:

Kinh gửi: Công ty nguyên liệu pha chế Mai Hà My

Cửa hàng đồ ăn và trà sữa YumYum có nhu cầu đặt hàng tại quý công ty theo yêu cầu như

sau

Téng tién hang: 1,855,000

Phương thức thanh toán: Thanh toán khi nhân hàng

Hà Nội, ngày 3 tháng 2 năm 2024

+ Người phỏng vấn :Nguyễn Thị Huyền

+ Người được phỏng vấn :Chị Ngọc chủ quán hiện tại

+ Người tác nghiệp : Trần Thị Lan Nhi lưu trữ hình ảnh quá trình khảo sát

+ Thời gian thực hiện : 14h30 -15h vào ngày 13/1/2024

- _ Phiêu phỏng vân:

d Phương pháp phiêu điều tra

- Phuong phap khao sat khach hang online co nhiều ưu điểm hơn so với phương pháp khảo sát truyền thống , giúp tiết kiệm thời gian , dễ đàng tiếp cận đối tượng, đễ đàng thu thập

dữ liệu , linh hoạt và thích ứng

© khong hai long

Bạn cảm thấy ntn về chất lượng của món ăn

Tran Manh Nam

*xw+**

Topping day du quan lam ăn okela lảm ak

Sẽ còn ủng hộ quán thêm về sau

Ngon xiu! Đóng gói tốt Giá phải chăng

III O <

2.2 Mô tả các quy trình nghiệp vụ chính

- Quản lý nhập hàng:

+ Xác định nhụ cầu và kế hoạch nhập hàng: xác định số lượng cần nhập, thời gian cần nhập hàng

và các yêu cầu khác liên quan đến hàng hóa như chất lượng, giá cả, xu hướng

+ Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp: tìm hiểu về thông tin sán phẩm, nơi xuất xứ, so sánh về chât lượng, gía cả trên thị trường đê chọn lựa nhà cung cấp phù hợp Nêu trong quá trình bán hàng có sự thay đôi về chất lượng, giá cả có thể thay đối nhà cung câp

+ Dat hang: tao don dat hang chính xác và gửi cho nhà cung cấp được chọn Đơn đặt hàng bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, điều khoản vận chuyến, thời gian giao hàng và các điều khoán thanh toán khác

+ Tiếp nhận và kiếm tra hàng hóa: kiếm tra hàng hóa khi nhận được từ nhà cưng cấp Kiểm tra

bao gôm đội chiêu với đơn đặt hàng, chất lượng, sô lượng và các tiêu chuẩn khác Nêu có sai sót

hoặc vần đề, quá trình này cũng bao gồm việc giải quyết và thông báo cho nhà cung cấp + Lưu trữ và quan ly hang hóa: Sau khi nhận hàng, tiến trình này liên quan đến việc lưu trữ và quán lý hàng hóa trong kho Bao gồm việc sắp xếp, lưu trữ, đảm bao tính tồn kho chính xác và quán lý chu kỳ nhập hàng để đáp ứng nhu cầu của cửa hàng

- Quản lý bán hàng:

+ Đơn đặt hàng từ khách hàng: Tiếp nhận thông tin đơn hàng từ khách hàng qua các app online hoặc trực tiếp tại quầy

+ Ghi chép đơn hàng: Thông tin từ đơn hàng được ghi chép một cách chính xác và đây đủ, bao

gôm mặt hàng, sô lượng, địa chỉ giao hàng (nêu có), thông tín liên lạc và bất kỳ yêu cầu đặc biệt

nào từ khách hàng

+ Xác nhận đơn hàng: khi thông tin đã được ghi chép, nhân viên cần xác nhận lại với khách hàng

để đảm bảo rằng đơn hàng được đặt chính xác và không gặp bắt kỳ sự nhằm lẫn nào Nếu khách hàng đặt online sẽ gửi thông báo về máy của khách hàng đề xác nhận

+ Chuẩn bị đơn hàng: Nhân viên tiền hành chuẩn bị các mặt hàng theo yêu cầu từ đơn hàng, đảm bảo răng chất lượng và số lượng đều đáp ứng được yêu cầu của khách hàng

+ Giao hàng hoặc phục vụ tại quán: Đối với các đơn hàng giao hàng, nhân viên cần đảm bảo rằng đơn hàng được giao đúng địa chỉ và đúng thời gian, và được giao đến khách hàng VỚI chất lượng tốt nhất Đối với các đơn hàng phục vụ tai quan, dam bao rang dich vụ được cung cấp nhanh chóng và chất lượng

+ Thanh toán đơn hàng: Sau khi giao hàng hoặc phục vụ, khách hàng thanh toán cho đơn hàng

theo phương thức thanh toán đã thỏa thuận, bao gôm cả tiên mặt, thẻ tín dụng hoặc các ứng dụng thanh toán trực tuyên

+ Phản hồi từ khách hàng: Thu thập phán hồi từ khách hàng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ,

từ đó cải thiện quá trình quản lý đơn hàng và nâng cao trải nghiệm của khách hàng

2.3 Những hồ sơ, mẫu biểu, bảng biếu, sơ đồ trong HTTT

| 1, Phiếu yêu cầu nhập nguyên liệu | 2 Phiéu dat hang

Cửa hàng đồ ăn và trà sữa YumYum

Địa chỉ: SH12 - park 1 Times city Hai Bà Trưng

PHIẾU YÊU CĂU NHẬP NGUYÊN LIỆU

Số phiếu: 0134

Thời gian: ngày 2 tháng 2 năm 2024

Nhân viên: Nguyễn Thị Thụ Hoàn

Đề nghị vue nhập thêm những nguyên liệu:

ova Ring đo ăn và hủ sửa VưnYm có nhụ cầu đặt hàng tại quý công ty theo yêu cầu như

Tống tiền hàng: 1,855, Phương thức thanh eT Thanh toán khi nhân hàng

Hà Nội, ngày 3 tháng 2 năm 2024

4 Phiêu xuất kho

Cửa hàng đồ ăn và trà sữa YưnYum Địa chỉ: SH12 - park 1 Times city Hai Bà Trung

PHIẾU XUẤT KHO

Số phiếu: 0142 năm 2024

2.4 Những ý kiến của người sử dụng Minh chứng

Dưới đây là khảo sát về ý kiến của những khách hàng đã trải nghiệm tại cửa hàng đỗ ăn và trà

của quán (thoải m

Giá cả của món ăn/ đồ uống Bạn cảm thấy ntn về chất - 1 Bạn cảm thấy ntn về thái độ và

hợp I | lượng của món ăn tác phong phục vụ của nhân ie

10

Bạn có góp ý cụ thể nào để nâng cao chất

lượng dịch vụ của nhà hàng hay không?

8 câu trả lời

Thái độ nhân viên H giấu tên rất lồi lõm

Không ạ

Không có

dịch vụ cửa hàng rất tốt không có gì để chê ,

rất hài lòng với cách phục vụ Sẽ quay lại và

>_ Cửa hàng thành công áp dụng công nghệ vào :

> Vide két néi dat va giao hang trén app shopeeFood hay qua tryc tiép zalo cua quan Gia ca

va dia diém phù hợp, gần với trường học nên chủ yêu khách hàng là học sinh - sinh viên

>_ Có phần mềm thanh toán tiện dụng là KiotViet, thanh toán bằng nhiều hình thức như: tiền mặt, chuyển khoản, sẽ dé dang hon cho khach hang

> Việc chấm công của nhân viên dễ dàng hơn khi có mã QR chấm cong

> Chat lượng các món ăn/đồ uống đảm bảo vệ sinh, an toàn thực phẩm Chế biến phù hợp với khẩu vị của khách hàng Việc có menu chỉ tiết tại quầy giúp khách hàng lựa chọn nhanh chóng hơn

Thái độ và tác phong phục vụ của nhân viên nhiệt tình, nhanh chóng, niềm nở; biết xử ly

các sự cô của cửa hàng => tạo cam giac tin tưởng và hải lòng của khách hàng

Thường xuyên bảo dưỡng và vệ sinh các thiệt bị máy móc đề đảm bảo hoạt động bình thường

* Nhuoc diem

Vv

>

Dù cửa hàng đã có trên app đặt hàng nhưng vì nhiễu lí do như: địa chỉ, món ăn chưa phù hợp với lứa tuổi và việc đầy mạnh quảng bá tới khách hàng nên chưa được nhiều khách hàng biết đến

Thông tin của khách hàng chưa được lưu lại nên việc triển khai chương trình khách hàng thân thiết chưa được thực hành triệt để

Việc nhập hàngvà kiêm kho thủ công (ghi tay) sẽ để bị nhằm và thiếu hàng hóa

Không chủ động trong việc dư thừa - thiểu nguyên liệu trong l ngày

1 Sơ đồ phân rã chức năng

Hệ thống quán lí của 1 cửa hàng trà sữa và đồ ăn vặt gồm 5 tiến trình sau: quan lí ban hang, quan

lí kho hàng, quản lí nhập hàng, quản lí nhân viên, quản lí khách hàng

° Quản lí nhập hàng

- _ Thống kê hàng tồn

- Kiểm tra nguyên liệu

-_ Lập hóa đơn cho mỗi lần nhập

- Tìm kiếm

- _ Cập nhật số liệu hàng nhập

- Phan loai mat hang

Quan li ban hang

- Lap hoa đơn bán hàng

- Tim kiém

- Thanh toan

- _ Thống kê và báo cáo số lượng bán

- _ Thống kê và báo cáo số lượng nhập hàng

- _ Thống kê và báo cáo doanh thu

Quản lí nhân viên

Quản lí thông tin nhân viên

Quan lí bang cham céng

Tạo bảng lương

Quản lí khách hàng

Tư vấn khách hàng

Quản lí thông tin của khách hàng

Đánh giá và phản hồi của khách hàng

Quản lí kho

12

Đơn hàn:

B Mô hình hóa dữ liệu mức đỉnh

- Quản lí nhân viên

Quản lí bán hàng

14

® - Nguyên liệu cần nhập của cửa hàng

® - Dơn hàng nhập của cung cấp

® Nguyên liệu

- _ Dữ liệu ra: kết qua nhập nguyên liệu

- Nội dung xử lí

1, Kiểm tra thông tin nguyên liệu

2, x:= nguyên liệu yêu cầu nhập

y: nguyên liệu đáp ứng được

3, If x.tên nguyên liệu!= y.tên nguyên liệu) then

©_ Dừng lại và thông báo lỗi

4, IÑy.số lượng != y.số lượng) then

©_ Dừng lại và thông báo nguyên liệu thiếu

5 ,Ify.tình trạng không đạt yêu cầu) then

© Dừng lại và thông báo nhà cung cấp

Else

©_ Xác nhận thông tin nguyên liệu nhập và lưu trữ

6, Mở đanh sách yêu cầu nhập của cửa hàng

For(Mở y.đanh sách)

Ify.tên nguyên liệu, y.số lượng and y.tình trạng =x.danh sách) then

©_ Xác nhận thông tin nguyên liệu nhập và lưu trữ

Else

o Théng bao va hoan tra lai với nhà cung cap

End for( Hét danh sach)

B, Tién trinh ban hang

- Tén: Lap hóa đơn

- Dir liéu vao:

1, kiém tra thông tin món

2,x:= số lượng món yêu cầu

y: số lượng món đáp ứng yêu cầu

3,Ifx.số lượng !=y.số lượng) then

©_ Dừng lại và thông báo hết món

4, IÑx Số lượng != y.số lượng) then

©_ Dừng lại và thông báo không đủ số lượng

4 Xây dựng mô hình thực thể liên kết

4.1 Xác định kiểu thực thé

Từ các bảng dữ liệu trong hệ thống ta xác định được 8 tập thực thể: Nguyên liệu, Mặt hàng,

Nhân viên, Khách hàng, Nhà cung cấp, Hóa đơn bán hàng, Phiêu nhập kho

4.2 Xác định kiểu thuộc tính

Nguyên liệu {Mã nguyên liệu, Tên nguyên liệu, Đơn vị tính, Hạn sử dụng, Don gia}

Mặt hàng {Mã mặt hàng, Tên mặt hàng, Don vi tinh, Don gia}

Nhân viên {Mã nhân viên, Tên nhân viên, Giới tính, Ngày sinh, Số điện thoại, Địa chỉ, Lương} Khách hàng {Mã khách hàng, Tên khách hàng, Số điện thoại, Địa chỉ}

Nhà cung cấp {Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Số điện thoại}

Hóa đơn bán hàng {Mã hóa đơn, mã nhân viên lập, Mã mặt hàng, Tên mặt hàng, Đơn giá, Số lượng, Thành tiên, Tông tiên, Ngày lập}

Phiếu nhập kho {Số phiếu nhập, Thời gian nhập kho, Tên nhà cung cấp, Theo đơn hàng số, Mã

nguyên liệu, Tên nguyên liệu, Đơn vị tính, Sô lượng thực nhập, Tên nhân viên nhập kho, Thành

tiên, Tông tiên}

4.3 Xác định khóa của quan hệ

Nguyên liệu {Mã nguyên liệu, Tên nguyên liệu, Đơn vị tính, Hạn sử dụng, Don gia}

Mặt hàng {Mã mặt hàng, Tên mặt hàng, Don vi tinh, Don gia}

Nhân viên {Mã nhân viên, Tên nhân viên, Giới tính, Ngày sinh, Số điện thoại, Địa chỉ, Lương} Khách hàng {Mã khách hàng, Tên khách hàng, Số điện thoại, Địa chỉ}

Nhà cung cấp {Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Số điện thoại}

Hóa đơn bán hàng {Mã hóa đơn, mã nhân vién lap, Ma mat hang, Tén mat hang, Don gia, Số lượng, Thành tiên, Tông tiên, Ngày lập}

Phiếu nhập kho {Số phiếu nhập, Thời gian nhập kho, Tên nhà cung cấp, Theo đơn hàng số, Mã

nguyên liệu, Tên nguyên liệu, Đơn vị tính, Sô lượng thực nhập, Tên nhân viên nhập kho, Thành

tiên, Tông tiên}

Phiếu xuất kho { Số phiếu xuất, Thời gian xuất, Mã nguyên liệu , Tên nguyên liệu, số lượng,

đơn vị tính, Nhân viên xuất }

4.4 Xác định kiểu liên kết