Đề tài hệ thống thông tin kế toán siêu thị huflitmart

Công nghệ ứng dụng trong Huﬂitmart bao gồm hệ thống máy tính, phần mềm quản lý bán hàng, và các thiết bị thanh toán không dây, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong hoạt động kinh doa

Trang 1

ĐỀ TÀI MÔN HỌC KẾT THÚC HỌC PHẦN HỌC KỲ III NĂM

H ỌC 2023 2024

-MÔN THI: HỆ THỐNG - THÔNG TIN - KẾ TOÁN

HUFLITMART

Sinh viên thực hiện:

Giảng viên hướng dẫn: ThS ĐỖ VĂN HÀO

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 07/2024

Trang 2

22DH111264 – NGUYỄN HỒ NGỌC HUY

22DH111448 – DƯƠNG THỊ NGỌC HƯƠNG GIẢNG VIÊN: ĐỖ VĂN HÀO

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦUNHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ 6

Chương 1: GIỚI THIỆU 8

1 Giới thiệu tổng quan đề tài 8

1.1 Giới thiệu thành viên: (Mỗi thành viên nhiều nhất là 1 trang) 8

1.1.1 Thành viên thứ 1: 8

1.1.2 Thành viên thứ 2: 8

1.2 Lý do chọn thành viên cùng thực hiện đề tài 8

1.3 Giới thiệu về công ty/doanh nghiệp thực hiện trong đề tài 8

1.4 Giới thiệu nhanh hoạt động công ty 8 Chương 2: THẨM ĐỊNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN HIỆN TẠI 9

2 Thẩm định hệ thống thông tin toán kế hiện tại 9

2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty/doanh nghiệp 9

2.2 Sơ đồ cơ cấu hệ thống thông tin toán kế 9 2.3 Đánh giá thẩm định hệ thống hiện tại 9

2.4 Các quá trình cần nâng cấp cải tiến 9

2.5 Các giải pháp đề nghị nâng cấp cải tiến 9

Chương 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 10

3 Mô hình cơ cấu tổ chức công ty/doanh nghiệp 10

3.1 Sơ đồ tổ chức 10

3.2 Mô tả chức năng phòng ban/ bộ phận 10

3.3 Mô hình hoạt động giao tiếp giữa các bộ phận trong hệ thống thông tin toán kế 10 3.4 Hoạch định thời gian xây dựng, nâng cấp hệ thống thông tin toán kế 12 3.4.1 Phân công nhiệm vụ các thành viên 12

(Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên cụ thể) 12

3.4.2 Phân định thời gian cho các quá trình thiết kế hệ thống thông tin toán (ví kế dụ dưới đây) 12

Chương 4: GIAO TIẾPVÀLƯU TRỮ THÔNG TIN KẾ TOÁN 13

4 Mô hình dòng thông tin toán trong kế bốn quy trình của hệ thống thông tin kế toán 13

4.1 Quy trình doanh thu 13

4.1.1 Nhận đơn đặt hàng của khách hàng 13

4.1.2 Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng 14

2

Trang 3

4.1.4 Nhận tiền thanh toán 14

4.2 Quy trình chi phí 14

4.2.1 Lập đơn đặt hàng đến nhà cung cấp 14

4.2.2 Nhận hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp 14

4.2.3 Xác nhận nghĩa vụ thanh toán 14

4.2.4 Thanh toán cho người bán 14

4.3 Quy trình chuyển đổi Các hoạt động chính trong quy trình chuyển đổi: 14

4.3.1. Hệ thống tiền lương (tính toán/thanh toán tiền lương cho nhân viên, và các nghiệp vụ liên quan thu nhập cá nhân.) 14

4.3.2. Hệ thống quản trị hàng tồn kho (tổ chức quản lý dự trữ hàng tồn kho và việc sử dụng nguyên liệu cho sản xuất…) 14

4.3.3 Hệ thống chi phí (quản lý và tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và dịch vụ Đây là hệ thống chỉ dành riêng cho các doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ) .14

4.4 Quy trình tài chính (Các hoạt động chính của quy trình tài chính ghi là nhật ký hai sự kiện kinh tế) 14 4.4.1 Tăng nguồn vốn của doanh nghiệp gồm: 14

4.4.1.1 Vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp .14

4.4.1.2 Vốn doanh nghiệp đi vay 14

4.4.1.3 Doanh nghiệp nhận tiền từ những nguồn vốn này và đầu tư vào tài sản để tạo doanh thu ra 14 4.4.1.4 Và hệ thống ghi nhật ký xử lý những nghiệp vụ kế toán nguồn vốn này và kết quả đạt được 14 4.4.1.5 Và hệ thống ghi nhật ký xử lý những nghiệp vụ kế toán nguồn vốn, báo cáo tài chính về hiệu quả đạt được khi sử dụng các nguồn vốn 14

4.4.2 báo cáo chi phí kế hoạch và chi phí thực tế cho các nhà quản lý 15

4.4.3 gộp hệ thống nhật ký và hệ thống báo cáo vào hệ thống sổ cái 15

Các quá trình thể hiện qua hình vẽ dưới đây Error! Bookmark not defined 4.5 Mô hình lưu trữ dữ liệu (Diagram) hệ thống thông tin toán trong công ty/doanh kế nghiệp 15

4.5.1 Sơ đồ lưu trữ dữ liệu quá trình bán hàng: (ví dụ như dưới đây) 15

Chương 5: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH 16

5 Lập hệ thống chứng từ kế toán 16

5.1 Chứng từ thông tin toán xây kế dựng và nâng cấp hệ thống thông tin kế toán 16

5.1.1 Nhật ký chung 16

3

Trang 4

5.1.2 Nhật ký thu/chi 16

5.1.3 Sổ cái 17

5.2 Chứng từ thông tin toán kinh doanh kế 17 5.3 Báo cáo toán tài chính xây kế dựng hệ thống thông tin kế toán 17

(Thốngkêchứng từ minh họa cụ thể cho 01 ngày, 01 tuần, 01 tháng, hay 01 quý ) 17

Chương 6: KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 18

6 Giải pháp công nghệ thông tin 18

6.1 Mô hình tổ chức hệ thống công nghệ thông tin 18

6.2 Mô hình giải pháp công nghệ kiểm soát hệ thống thông tin toán kế 19 6.2.1 Mô hình công nghệ kết nối các bộ phận trong công ty/doanh nghiệp 19

6.2.2 Mô hình công nghệ kiểm soát hệ thống thông tin kế toán nghiệp 19

6.2.3 Mô hình công nghệ kiểm soát giao tiếp bên ngoài với hệ thống thông tin toán kế 20 6.3 Giải pháp về trang bị thiết bị của hệ thống thông tin toán kế 20 (Những cấu hình phần cứng và phần mền đề nghị trang bị cho hệ thống) .20

6.4 Chi phí trang thiết bị (Ví dụ bảng dưới đây) 21

6.5 Giải pháp nguồn nhân lực cho hệ thống công nghệ thông tin 23

(Những nhân sự và vai trò đảm nhiệm hoạt động của hệ thống cộng nghệ kiểm soát hệ thống thông tin toán) kế 23 Chương 7: GIAO DIỆN 24

7 GIAO DIỆN 24

7.1 Mô hình giao diện hệ thống thông tin toán kế 24 7.2 Hướng dẫn sử dụng tương tác giao diện 24

Chương 8: ĐÁNH GIÁ ĐỀ TÀI 25

8 Đánh giá tài và đề hướng phát triển 25

8.1 Ưu điểm đề tài 25

8.2 Nhược điểm 25

8.3 Hướng phát triển 25

TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

CHỈ MỤC 27

PHỤ LỤC 28

4

Trang 5

Hình 1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY/DOANH NGHIỆP 10 Hình 2: MÔ HÌNH HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP GIỮ A CÁC PHÒNG BAN TRONG H Ệ THỐNG THÔNG TIN K Ế TOÁN 11 Hình B 3: ẢNG PHÂN ĐỊNH THỜI GIAN THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 12

Bảng 1: BẢNG MÔ TẢ CHỨC NĂNG CÁC PHÒNG BAN TRONG CÔNG TY 10

(MỤC LỤC NỘI DUNG, HÌNH VÀBẢNG THỰC HIỆN CẬP NHẬT TỰ ĐỘNG)

5

DANH MỤC BẢNG

DANH MỤC HÌNH

Trang 6

Chúng em đã dành gần 10 tuần để thực hiện đề tài "Hệ thống thông tin kế toán trong công ty siêu thị HuflitMart" Trong quá trình này, chúng em đã đối mặt với nhiều thách thức

và khó khăn ban đầu Tuy nhiên, nhờ những nhận xét và góp ý quý báu từ thầy cô, chúng

em đã có cơ hội mở rộng kiến thức và phát triển bản thân Đây thực sự là một cơ hội để chúng em chia sẻ kiến thức và phát triển toàn diện hơn

Sau khi thực hiện đề tài này, chúng em đã đánh giá và đề xuất những cải tiến tiềm năng Công việc bao gồm thẩm định hệ thống thông tin kế toán hiện tại, xác định ưu điểm và nhược điểm, và đề xuất các quy trình cần nâng cấp và cải tiến

Tiếp đó, chúng em đã thiết kế hệ thống thông tin kế toán mới, bao gồm mô hình cơ cấu

tổ chức công ty, mô tả chức năng của từng phòng ban hoặc bộ phận, và mô hình hoạt động giao tiếp giữa chúng Kế hoạch thời gian xây dựng và nâng cấp hệ thống cũng đã được lập

và phân công nhiệm vụ cụ thể Chúng em cũng đã tập trung vào giao tiếp và lưu trữ thông tin Mô hình dòng thông tin kế toán giữa các phòng ban hoặc bộ phận đã được trình bày chi tiết, cùng với mô hình lưu trữ dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán

Tiếp theo, chúng em đã xây dựng hệ thống chứng từ và báo cáo tài chính Hệ thống chứng từ kế toán đã được xây dựng và đề xuất cải tiến Các loại chứng từ như nhật ký chung, nhật ký thu/chi và sổ cái đã được xác định rõ ràng Báo cáo kế toán tài chính cũng đã được xây dựng dựa trên hệ thống thông tin kế toán mới

Cuối cùng, chúng em đã đề xuất giải pháp công nghệ thông tin và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán Mô hình tổ chức hệ thống công nghệ thông tin và mô hình giải pháp công nghệ kiểm soát hệ thống thông tin kế toán đã được trình bày rõ ràng Các giải pháp về trang

bị thiết bị và nguồn nhân lực cũng đã được đề xuất chi tiết

Toàn bộ công việc trên đề tài đã giúp chúng em nhận biết được ưu điểm và nhược điểm của hệ thống thông tin kế toán hiện tại và đề xuất những hướng phát triển tiềm năng để cải thiện và phát triển hệ thống trong tương lai

Trang 7

TP, HCM, Ngày tháng năm 2023 Giảng viên hướng dẫn

(Ký tên, đóng dấu)

7

Trang 8

Chương 1: GIỚI THIỆU

1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN ĐỀ TÀI

1.1. Giới thiệu thành viên:

1.1.1 Thành viên thứ 1:

Thái Hiếu Minh – 22DH112175

Sở thích: Xem phim, đi dạo, nghe nhạc, nghe podcast, trò chuyện

Đam mê: thể thao, công nghệ, du lịch, ngoại ngữ

Khát vọng: Muốn làm việc trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ của công ty VNG, giỏi ngoại ngữ

để giao tiếp, tự do thoải mái tài chính, cuộc sống giàu có bình yên

Slogan: Cứ đi rồi sẽ tới

Sở trường trong lĩnh vực Công nghệ thông tin: hân tích dữ liệu và nghiệp vụP

1.1.2 Thành viên thứ 2:

Nguyễn Hoàng Nghĩa – 22DH112363

Sở thích: Café, phượt, xem phim, đi dạo

Đam mê: Bida, game, máy tính, crypto, công nghệ

Khát vọng: Trở thành Senior thật sớm, mua nhà riêng trước 28 tuổi và mua xe hơi trước 32 tuổi Slogan: Níu kéo quá khứ sẽ làm chậm bước tương lai

Sở trường trong lĩnh vực Công nghệ thông tin: FullStack Developer

1.1.3 Thành viên thứ 3:

Nguyễn Hồ Ngọc Huy – 22DH111264

Sở thích: Game, xem phim, sưu tầm

Đam mê: Game

Khát vọng: Chuyên viên trong lĩnh vực IT, cuộc sống phong phú bình yên

Slogan: Cuộc sống là bức tranh đầy màu sắc

Sở trường trong lĩnh vực Công nghệ thông tin: FullStack Developer

1.1.4 Thành viên thứ 4:

Dương Thị Ngọc Hương – 22DH111448

Sở thích: Du lịch

Đam mê: Đi du lịch nhiều nơi, biết thêm nhiều thứ chưa biết

Khát vọng: Tiến bộ hơn mỗi ngày, cuộc sống hạnh phúc

Slogan: Tất cả điều bạn làm là hãy tập trung, các bài học luôn đến khi bạn sẵn sàng, và nếu bạn có thể đọc các dấu hiệu, bạn sẽ học được tất cả mọi thứ cần thiết để thực hiện bước tiếp theo

Sở trường trong lĩnh vực Công nghệ thông tin: Phân tích và giải quyết vấn đề

1.2. Lý do chọn thành viên cùng thực hiện đề tài

8

Trang 9

Các thành viên đều có những sở trường và kỹ năng đa dạng để tạo nên 1 nhóm hoàn hảo, bổ sung và hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành tốt đề tài một cách hiệu quả và toàn diện

1.3 Giới thiệu về công ty/ doanh nghiệp thực hiện đề tài

Giới thiệu chung:

Huflitmart (còn được gọi là HUFLITMART, HuﬂitMart, Huﬂitmart) là một hệ thốngsiêu thị bán

lẻ của Việt Nam trực thuộc Liên hiệp các Hợp tác xã Thương mại Thành phố Hồ Chí Minh (Saigon Huflit) Huﬂitmart hiện là doanh nghiệp có nhiều siêu thị nhất Việt Nam với hơn 140 siêu thị

và đại siêu thị (bao gồm Huflitmart, Huflitmart SCA, Finelife, HuﬂitXtra và HuﬂitXtraplus) Việc nghiên cứu và phân tích hệ thống thông tin của Huflitmart là một chủ đề hấp dẫn vì nó đem lại nhiều lợi ích lý thú cho nghiên cứu:

1 Quy mô và ảnh hưởng: Huflitmart là một doanh nghiệp bán lẻ hàng đầu tại Việt Nam, với

quy mô lớn và ảnh hưởng đáng kể đến thị trường Việc nghiên cứu hệ thống thông tin của Huflitmart giúp hiểu rõ cách mà doanh nghiệp quản lý dữ liệu, tương tác với khách hàng và đáp ứng nhu cầu thị trường

2 Công nghệ và ứng dụng: Huflitmart sử dụng nhiều công nghệ trong hoạt động hàng ngày,

từ hệ thống thanh toán đến quản lý kho hàng và tích hợp các kênh bán hàng Việc tìm hiểu các công nghệ này cũng giúp nâng cao kiến thức về hệ thống thông tin trong ngành bán lẻ

3 Thách thức và giải pháp: Như mọi doanh nghiệp lớn, Huﬂitmart gặp phải nhiều thách thức

về quản lý dữ liệu, bảo mật thông tin, hoạt động đa chi nhánh và tích hợp kênh bán hàng Việc phân tích hệ thống thông tin của Huﬂitmart sẽ giúp tìm hiểu các thách thức này và đưa ra các giải pháp phù hợp

Trang 10

4 Phát triển nghiên cứu: Việc nghiên cứu về Huﬂitmart không chỉ giúp hiểu rõ hơn về ngành bán lẻ ở Việt Nam mà còn cung cấp cơ sở để đề xuất các giải pháp cải tiến, từ đó góp phần vào

sự phát triển của ngành hệ thống thông tin và quản lý kinh doanh nói chung

Do đó, việc chọn Huﬂitmart làm đề tài nghiên cứu trong môn hệ thống thông tin là một sự lựa chọn có giá trị, mang lại kiến thức thực tiễn

1.4. Giới thiệu nhanh hoạt động công ty

Huflitmart là một chuỗi cửa hàng bán lẻ có quy mô lớn tại Việt Nam, cung cấp đa dạng các mặt hàng từ thực phẩm tươi sống đến hàng tiêu dùng và đồ gia dụng Đây là một thương hiệu đáng tin cậy với hơn 400 cửa hàng đặt tại các địa điểm chiến lược trên khắp đất nước, bao gồm cả các thành phố lớn và vùng quê Quy mô của Huﬂitmart cho thấy sự hiện diện rộng khắp và ảnh hưởng sâu sắc của hệ thống này đối với người tiêu dùng

Trong hoạt động kinh doanh, Huflitmart áp dụng các quy trình và công nghệ hiện đại để quản lý

và vận hành các cửa hàng Các cửa hàng Huﬂitmart được trang bị các hệ thống quản lý hàng tồn kho, quản lý bán hàng và thanh toán điện tử hiện đại nhằm tối ưu hóa quy trình mua sắm và cải thiện trải nghiệm của khách hàng Công nghệ ứng dụng trong Huﬂitmart bao gồm hệ thống máy tính, phần mềm quản lý bán hàng, và các thiết bị thanh toán không dây, đảm bảo tính chính xác

và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh

Hệ thống quản lý của Huﬂitmart bao gồm nhiều bộ phận như quản lý tổng thể, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý kho hàng, và quản lý nhân sự Mỗi bộ phận này có những quy trình, chế độ và chính sách riêng để đảm bảo hoạt động được diễn ra thuận lợi và hiệu quả Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối và tối ưu hóa hoạt động của các bộ phận này, từ đó đem lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng

Ngoài ra, Huﬂitmart cũng chú trọng đến các chính sách về chất lượng sản phẩm, giá cả hợp lý, và dịch vụ chăm sóc khách hàng Các chương trình khuyến mãi, thẻ thành viên và chương trình tích điểm là những cơ chế được áp dụng để tăng cường sự hài lòng của khách hàng và khuyến khích

họ quay lại mua sắm tại Huflitmart

Tóm lại, Huﬂitmart không chỉ là một chuỗi cửa hàng bán lẻ lớn mà còn là một ví dụ điển hình về

sự áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh, đồng thời thể hiện cam kết về chất lượng và dịch vụ tốt đối với khách hàng Việc nghiên cứu về hệ thống thông tin của Huﬂitmart sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách mà các doanh nghiệp bán lẻ quản lý và vận hành hệ thống của mình trong môi trường kinh doanh ngày nay

Trang 11

TẠI

2 THẨM ĐỊNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN HIỆN TẠI

2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty/doanh nghiệp

Trang 12

2.2. Sơ đồ cơ cấu hệ thống thông tin kế toán

2.3. Đánh giá thẩm định hệ thống hiện tại

Ưu điểm của hệ thống hiện tại

Tính hiệu quả:

Tự động hóa quy trình kế toán: Hệ thống thông tin kế toán tại HUFLITMART đã tự động hóa nhiều quy trình kế toán như nhập liệu, tổng hợp dữ liệu và lập báo cáo tài chính, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót do con người

Khả năng xử lý nhanh chóng: Hệ thống cho phép xử lý một lượng lớn dữ liệu trong thời gian ngắn, đảm bảo các báo cáo tài chính được cập nhật kịp thời và chính xác

Trang 13

Nhược điểm của hệ thống hiện tại

Lỗi phần mềm: Hệ thống thỉnh thoảng gặp các lỗi kỹ thuật, gây gián đoạn quá trình làm việc của nhân viên

Khả năng tương thích: Một số phần mềm kế toán không tương thích hoàn toàn với các hệ thống khác, gây ra sự cố khi tích hợp và trao đổi dữ liệu

Khả năng mở rộng:

Hạn chế mở rộng: Hệ thống hiện tại có thể gặp khó khăn khi HUFLITMART muốn mở rộng quy mô kinh doanh hoặc thêm các chức năng mới, do thiết kế hệ thống chưa đủ linh hoạt Nâng cấp bị phức tạp: Việc nâng cấp hệ thống đòi hỏi thời gian và chi phí lớn, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh liên tục của HUFLITMART

Đào tạo và hỗ trợ người dùng:

Thiếu hướng dẫn: Hệ thống hiện tại có thể thiếu các tài liệu hướng dẫn và quy trình đào tạo, gây khó khăn cho nhân viên mới hoặc khi triển khai các tính năng mới

Hỗ trợ kỹ thuật: Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật hiện tại có thể không đáp ứng kịp thời nhu cầu của nhân viên khi gặp vấn đề, làm giảm hiệu suất làm việc

2.4 Các quá trình cần nâng cấp cải tiến

Dựa trên đánh giá thẩm định hệ thống hiện tại của công ty, có những quá trình được đề xuất cần nâng cấp cải tiến:

1. Quy trình nhập liệu:

Hiện tại: Quá trình nhập liệu dữ liệu có thể gặp phải vấn đề về sự chậm trễ và sai sót

Đề xuất: Sử dụng các công nghệ tự động hóa như RPA (Robotic Process Automation) để giảm thiểu lỗi nhập liệu và tăng cường hiệu suất

3 Báo cáo tài chính:

Hiện tại: Quá trình tạo và phân phối báo cáo tài chính có thể cần được cải thiện để cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác đến các bên liên quan

Đề xuất: Triển khai các công nghệ báo cáo tiên tiến và tối ưu hóa quy trình tạo báo cáo để tăng cường hiệu suất và chính xác

4. Bảo mật thông tin:

Hiện tại: Bảo mật thông tin là một yếu tố quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán, nhưng

Trang 14

hiện tại có thể chưa đáp ứng đầy đủ

Đề xuất: Cải thiện biện pháp bảo mật thông tin bằng cách triển khai các biện pháp an ninh mạng tiên tiến, đào tạo nhân viên về an ninh thông tin và tăng cường giám sát để đảm bảo an toàn dữ liệu kế toán

2.5 Các giải pháp đề nghị nâng cấp cải tiến

Dựa trên những quá trình nâng cấp và cải tiến được xác định trong Các quá trình nâng cấp cải tiến, một số giải pháp cụ thể để cải thiện hệ thống thông tin kế toán của công ty Huﬂitmart:

1. Triển khai hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning):

Một hệ thống ERP tích hợp sẽ giúp tổ chức tất cả các quá trình kinh doanh khác nhau của công

ty vào một nền tảng duy nhất Điều này giúp tăng cường sự liên kết giữa các bộ phận, giảm thiểu

sự phân mảnh dữ liệu và cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh

2. Áp dụng công nghệ tự động hóa (RPA):

Sử dụng RPA để tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại như nhập liệu dữ liệu, xử lý giao dịch

và tạo báo cáo Việc này sẽ giảm thiểu sai sót, tăng cường hiệu suất và giảm thiểu thời gian xử

lý

3. Nâng cấp hạ tầng công nghệ:

Đầu từ vào cơ sở hạ tầng công nghệ để đảm bảo hiệu suất và độ tin cậy của hệ thống thông tin

kế toán Nâng cấp phần cứng, cập nhật phần mềm, triển khai giải pháp đám mây để tăng cường khả năng và linh hoạt của hệ thống

Trang 15

3 MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY/DOANH NGHIỆP

3.1. Sơ đồ tổ chức

Hình 1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY/DOANH NGHIỆP

3.2. Mô tả chức năng phòng ban/ bộ phận

Bảng 1: Bảng mô tả chức năng các phòng ban trong công ty

đề xuất từ các phòng ban

2

Phòng Tài chính – Kế toán Nhập liệu kế toán, lập báo cáo tài chính, quản lý

thu chi, kiểm soát ngân sách

3 Phòng Kinh doanh - Tiếp thị

Quản lý doanh thu, phân tích hiệu quả kinh doanh, theo dõi và báo cáo doanh thu từ các kênh bán hàng

Bộ phận Kế Toán

Bộ Phận Báo Cáo Tài Chính

Phòng Kinh doanh - Tiếp thị

Giám đốc Phòng Kinh doanh

Bộ Phận Kinh Doanh

Bộ Phận Tiếp Thị

Bộ Phận Chăm Sóc Khách Hàng

Phòng Nhân sự

Giám đốc Phòng Nhân sự

Bộ Phận Tuyển Dụng

Bộ Phận Đào Tạo

Bộ Phận Quản

Lý Nhân Sự

Phòng Công nghệ thông tin Giám đốc phòng Công nghệ thông tin

Bộ Phận Phát Triển Phần Mềm

Bộ Phận Quản Trị Hệ Thống

Bộ Phận Hỗ Trợ

Kỹ Thuật

Phòng Pháp chế

Giám đốc Phòng Pháp chế

Bộ Phận Tư Vấn Pháp Lý

Bộ Phận Hỗ Trợ Pháp Lý

Phòng Mua hàng

Giám Đốc Phòng Mua Hàng

Bộ Phận Tìm Ứng

Bộ Phận Đàm Phán và Ký Kết Hợp Đồng

Bộ Phận Quản

Lý Đơn Đặt Hàng

Phòng Quản lý chất lượng Giám Đốc Phòng Quản Lý Chất Lượng

Bộ Phận Kiểm Soát Chất Lượng

Bộ Phận Quản

Lý Khiếu Nại

Bộ Phận Đảm Bảo Tiêu Chuẩn

10

Trang 16

khoản thuế và bảo hiểm xã hội

5 Phòng Công nghệ thông tin

Đảm bảo hệ thống kế toán hoạt động ổn định, bảo mật dữ liệu, hỗ trợ các vấn đề kỹ thuật liên quan đến hệ thống kế toán

Kiểm tra tính hợp lệ của các giao dịch tài chính và hợp đồng, đảm bảo tuân thủ quy định kế toán và tài chính

chiếu và xử lý các hóa đơn từ nhà cung cấp

8 Phòng Quản lý chất lượng

Kiểm tra chất lượng các sản phẩm đầu vào, đảm bảo quy trình kiểm soát chất lượng, phản hồi thông tin chất lượng cho kế toán

9 Phòng Giao hàng

Theo dõi và báo cáo về tình trạng giao hàng, quản

lý các khoản chi phí liên quan đến vận chuyển và giao nhận hàng hóa

xuất, đảm bảo dữ liệu hàng tồn kho chính xác

3.3 Mô hình hoạt động giao tiếp giữa các bộ phận trong hệ thống thông tin kế toán

Trang 18

3.4 Hoạch định thời gian xây dựng, nâng cấp hệ thống thông tin kế toán 3.4.1 Phân công nhiệm vụ các thành viên

Bảng 2: Phân công nhiệm vụ các thành viên

chia

1.3 Giới thiệu về công ty/doanh nghiệp thực hiện trong đề tài Huy

3.3 Mô hình hoạt động giao tiếp giữa các bộ phận trong hệ thống thông tin kế

3.4 Hoạch định thời gian xây dựng, nâng cấp hệ thống thông tin kế toán

3.4.2 Phân định thời gian cho các quá trình thiết kế hệ thống thông tin kế toán Minh

4 Mô hình dòng thông tin kế toán giữa các phòng ban/bộ phận:

Trang 19

13

4.3 Quy trình chuyển đổi Các hoạt động chính trong quy trình chuyển đổi:

4.3.1 Hệ thống tiền lương (tính toán/thanh toán tiền lương cho nhân viên, và các

4.3.2 Hệ thống quản trị hàng tồn kho (tổ chức quản lý dự trữ hàng tồn kho và

4.3.3 Hệ thống chi phí (quản lý và tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản

phẩm và dịch vụ Đây là hệ thống chỉ dành riêng cho các doanh nghiệp sản xuất

và dịch vụ)

Hương

4.4 Quy trình tài chính (Các hoạt động chính của quy trình tài chính là ghi

nhật ký hai sự kiện kinh tế)

4.4.1.3 Doanh nghiệp nhận tiền từ những nguồn vốn này và đầu tư vào tài sản để

4.4.1.4 Và hệ thống ghi nhật ký xử lý những nghiệp vụ kế toán nguồn vốn này

4.4.1.5 Và hệ thống ghi nhật ký xử lý những nghiệp vụ kế toán nguồn vốn, báo

4.4.2 Báo cáo chi phí kế hoạch và chi phí thực tế cho các nhà quản lý Hương 4.4.3 Gộp hệ thống nhật ký và hệ thống báo cáo vào hệ thống sổ cái Hương

4.5 Mô hình lưu trữ dữ liệu (Diagram) hệ thống thông tin kế toán trong

công ty

Trang 20

5.3 Báo cáo kế toán tài chính xây dựng hệ thống thông tin kế toán Nghĩa

6.2 Mô hình giải pháp công nghệ kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

6.2.1 Mô hình công nghệ kết nối các bộ phận trong công ty/doanh nghiệp Huy 6.2.2 Mô hình công nghệ kiểm soát hệ thống thông tin kế toán nghiệp Huy 6.2.3 Mô hình công nghệ kiểm soát giao tiếp bên ngoài với hệ thống thông tin kế

6.3 Giải pháp về trang bị thiết bị của hệ thống thông tin kế toán Huy

6.5 Giải pháp nguồn nhân lực cho hệ thống công nghệ thông tin Hương

TÀI LIỆU THAM KHẢO

CHỈ MỤC

PHỤ LỤC

3.4.2 Phân định thời gian cho các quá trình thiết kế hệ thống thông tin kế toán

Trang 22

4 MÔ HÌNH DÒNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG BỐN QUY TRÌNH

CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN:

4.1 Quy trình doanh thu

4.1.1. Nhận đơn đặt hàng của khách hàng

4.1.1.1 Mô hình dòng thông tin kế toán

4.1.1.2 Giải thích dòng thông tin trên mô hình

Máy tính hoặc thiết bị di động của khách hàng

<1 phút

2

Hệ thống hoặc nhân viên

kiểm tra thông tin đơn

đặt hàng và xác nhận

tính khả thi

Hệ thống quản

lý đơn hàng và tồn kho

Máy chủ lưu trữ cơ sở dữ liệu(CSDL)

2-5 phút

13

Trang 23

3

Hệ thống truy xuất thông

tin từ cơ sở dữ liệu để

kiểm tra hàng tồn kho

Hệ thống cơ sở

dữ liệu

<1 phút

5

Hóa đơn bán hàng được

lưu trữ dưới dạng dữ liệu

đặt hàng

Hệ thống quản

lý dữ liệu đặt hàng

<1 phút

Trang 24

4.1.2 Giao hàng hoá hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng

4.1.2.2 Giải thích từng dòng trên mô hình

Tùy thuộc vào khoảng cách và điều kiện giao

Trang 25

4.1.3 Yêu cầu khách hàng thanh toán

4.1.3.2 Giải thích từng dòng trên mô hình

Hệ thống tạo hóa đơn dựa

trên đơn đặt hàng của

Trang 26

Máy tính hoặc thiết bị di động của khách hàng

4.1.4. Nhận tiền thanh toán

Thiết bị di

Trang 27

Gửi thông báo xác nhận

đã nhận được thanh toán

Trang 28

Trang 29

1-2 phút

3 Nhận đơn đặt hàng

Hệ thống quản

lý đơn hàng của nhà cung cấp

1-2 phút

4 Xác nhận đơn đặt hàng

Hệ thống quản

lý đơn hàng của nhà cung cấp

4.2.2. Nhận hàng hoá hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp

Trang 30

10-15 phút

4.2.3 Xác nhận nghĩa vụ thanh toán

Trang 31

1 Kiểm tra và đối chiếu hóa

đơn với hàng hóa nhận

4.2.4 Thanh toán cho người bán

Trang 32

1 Lập lệnh thanh toán Hệ thống kế toán Máy tính 5-10 phút

2 Xác nhận lệnh thanh toán Hệ thống kế toán Máy tính 5-10 phút

3 Thực hiện thanh toán Hệ thống ngân

Trang 33

4.3.1 Hệ thống tiền lương

Trang 34

4.3.2 Hệ thống quản trị hàng tồn kho (tổ chức quản lý dự trữ hàng tồn kho và việc sử dụng nguyên liệu cho sản xuất…)

Trang 35

4.3.3 Hệ thống chi phí (quản lý và tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm

và dịch vụ Đây là hệ thống chỉ dành riêng cho các doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ)

Trang 36

4.4 Quy trình tài chính (Các hoạt động chính của quy trình tài chính ghi là nhật ký

hai sự kiện kinh tế)

Trang 37

4.4.1. Tăng nguồn vốn của doanh nghiệp gồm:

4.4.1.1 Vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.

# Quy trình Giải thích Tài nguyên sử dụng IT Thiết bị Thời gian Lập kế

hoạch

Xác định các mục tiêu và chiến lược để

đạt được, bao gồm việc phân bổ nguồn

lực và xác định các bước thực hiện

Hệ thống quản lý kế hoạch

Máy tính, Phần mềm lập kế hoạch

Thu thập và tổng hợp thông tin về các

nguồn vốn hiện có của doanh nghiệp để

đánh giá tình hình tài chính và lên kế

hoạch sử dụng vốn hiệu quả

Hệ thống quản lý tài chính

Máy tính, Phần mềm

kế toán

Lập kế

hoạch kiểm

kê tài sản

Xác định phương pháp và thời gian

kiểm kê tài sản của doanh nghiệp để

đảm bảo tính chính xác và minh bạch

Hệ thống quản lý tài sản

Máy tính, Máy quét

mã vạch, Phần mềm kiểm kê

Trang 38

Thực hiện

kiểm kê tài

sản

Kiểm tra và ghi nhận tình trạng thực tế

của các tài sản để đối chiếu với sổ sách

kế toán

Hệ thống quản lý tài sản

Máy tính, Phần mềm kiểm toán

Thực hiện

kiểm toán Đánh giá và xác minh tính chính xác của các báo cáo tài chính và hoạt động

tài chính của doanh nghiệp

Hệ thống quản lý kiểm toán

Máy tính, Phần mềm quản lý tài liệu

Sơ khảo Chuẩn bị sơ bộ các thông tin và tài liệu

cần thiết cho quá trình kiểm toán

Hệ thống quản lý tài liệu

Máy tính

Lựa chọn

tông ty kiểm

toán độc lập

Đánh giá và chọn lựa công ty kiểm toán

độc lập để thực hiện kiểm toán báo cáo

tài chính của doanh nghiệp

Hệ thống quản lý hợp đồng

Nhận báo cáo từ công ty kiểm toán độc

lập và đánh giá các kết quả kiểm toán

để đưa ra các biện pháp cải thiện

Máy tính, Phần mềm lập kế hoạch tài chính

Xác định và triển khai các biện pháp cải

thiện dựa trên kết quả kiểm toán cho

từng bộ phận trong doanh nghiệp

Hệ thống quản lý dự án

Máy tính, Phần mềm quản lý dự án

Lập kế

hoạch tăng

vốn

Xác định các phương án và kế hoạch cụ

thể để tăng vốn cho doanh nghiệp nhằm

hỗ trợ các hoạt động kinh doanh và đầu

tư phát triển

Trang 39

4.4.1.2 Vốn doanh nghiệp đi vay

# Quy trình Giải thích Tài nguyên sử dụng IT Thiết bị Thời gian Lập kế

hoạch

Xác định các mục tiêu và chiến lược để

đạt được, bao gồm việc phân bổ nguồn

lực và xác định các bước thực hiện

Hệ thống quản lý kế hoạch

Máy tính, Phần mềm lập kế hoạch

Phân tích tài

chính của

doanh

nghiệp

Đánh giá số liệu tài chính để hiểu và

đưa ra các quyết định chiến lược, đánh

giá sức khỏe tài chính và dự báo về

tương lai của doanh nghiệp

Máy tính, Phần mềm

kế toán

Chuẩn bị

giấy tờ pháp

lý

Chuẩn bị các tài liệu pháp lý cần thiết

để thực hiện các giao dịch tài chính và

quản lý tài chính

Trang 40

Máy tính, Phần mềm quản lý tài sản

Máy tính, Phần mềm định giá tài sản

Máy tính, Phần mềm quản lý chiến lược

Gửi hồ sơ

đến Ngân

hàng

Chuẩn bị và gửi các hồ sơ cần thiết đến

ngân hàng để xin vay vốn hoặc thực

hiện các giao dịch tài chính khác

Giải ngân Ngân hàng chuyển tiền hoặc tài sản đã

cam kết cho doanh nghiệp sau khi hoàn

tất các thủ tục và điều kiện cần thiết

Máy tính, Phần mềm quản lý tài chính

Tiêu đề	Hệ thống thông tin kế toán siêu thị huflitmart
Tác giả	Thái Hiếu Minh, Nguyễn Hoàng Nghĩa, Nguyễn Hồ Ngọc Huy, Dương Thị Ngọc Hương
Người hướng dẫn	ThS. Đỗ Văn Hào
Trường học	Trường Đại Học Ngoại Ngữ - Tin Học Thành Phố Hồ Chí Minh
Chuyên ngành	Hệ thống - Thông tin - Kế toán
Thể loại	Đề tài
Năm xuất bản	2024
Thành phố	Thành phố Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	103
Dung lượng	16,65 MB