Quản lý dự án Đề tài lập kế hoạch và kiểm soát dự án làm việc nhóm

Để trả lời cho vấn đề được đặt ra ở trên, nhóm chúng em đã khai thác, sử dụng nhưng kiến thức cũng như các công cụ có trong môn học “Quản lý dự án“ để lập kế hoạch và kiểm soát dự án làm

1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP

SINH VIÊN THỰC HIỆN

STT MSSV HỌ TÊN % ĐIỂM ĐIỂM CHÚ GHI

2 2115299 Nguyễn Phúc Vinh

4 2114153 Nguyễn Thị Bích Ngân

6 2013093 Phạm Lê Hoàn Hảo

8 2014671 Dương Thị Anh Thư

9 2011723 Cao Khả Quốc Nhân

Ngày kết thúc

Ghi chú

1 Lê Trí

Nguyên

(2013913)

1 Đọc toàn bộ đề bài làm việc nhóm,

nắm ý của từng phần, phân công công

việc cho từng thành viên

2 Hiện thực mục tiêu của dự án

3 Hiện thực kết quả chính của dự án

3 Giải quyết các câu hỏi trong tình

huống được giao

4 Chỉnh sửa, dựng video thuyết trình

2 Lập kế hoạch dự án bằng phần mềm

MS Project

3 Giải quyết các câu hỏi trong tình

huống được giao

2 Tóm tắt tình huống cần giải quyết

3 Giải quyết các câu hỏi trong tình

huống được giao

4 Chỉnh sửa, dựng video thuyết trình

video thuyết trình; Thực hiện các công

tác chuẩn bị cho video thuyết trình của

5

MỤC L C Ụ

L I M Ờ Ở ĐẦ 6 U

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN D Ự ÁN 8

1.1 Tên d án:ự 8

1.2 Danh sách t d án:ổ ự 8

1.3 Mục tiêu c n th c hiầ ự ện của dư án: 8

1.4 Kết qu chính cả ần đạt được của dự án: 8

1.5 Công c ụ và môi trường phát tri n d án:ể ự 9

1.6 Tiêu chu n k thuẩ ỹ ật: 9

1.7 Giới h n và loạ ại tr : 10 ừ CHƯƠNG 2: THÔNG TIN DỰ ÁN 11

2.1 C u trúc phân vi c WBS:ấ ệ 11

2.2 Ma tr n trách nhiậ ệm: L i! Th nh d ỗ  đá ấu không được xác đnh 2.3 Ước tính th i gian d án:ờ ự 14

a Giai đoạn 1: 14

b Giai đoạ n 2: 14

c Giai đoạn 3: 14

2.4 Ước tính th i gian chi tiờ ết: 15

2.5 Ước tính chi phí d án:ự 18

CHƯƠNG 3: LẬP K Ế HOẠCH D ÁN BỰ ẰNG PH N M M MS.PROJECT Ầ Ề 19

3.1 Microsoft Project là gì? 19

3.1.1 Định nghĩa Microsoft Project 19

3.1.2 M ục đích hoạt độ ng 19

3.1.3 Đối tượ ng s d ng 19 ử ụ 3.1.4 Cơ sở ữ liệ d u 20

3.2 Cách qu n lý d án trên Microsoft Projectả ự 20

3.3 Một s t khóa trong Microsoft Projectố ừ 21

3.4 Ứng d ng ph n mụ ầ ềm MS Project để ậ l p d ánự 22

CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ RỦI RO 24

4.1 Quá trình qu n lý r i ro trong kh o sát th c hi n d ánả ủ ả ự ệ ự 24

4.2 R i ro trong quá trình th c hi n d ánủ ự ệ ự 24

4.2.1 Các lo i r i ro ph bi ạ ủ ổ ến: 24

4.2.2 Đánh giá rủ i ro: 26

4.2.3 Xây d ng gi i pháp qu ự ả ản lí r i ro 26 ủ CHƯƠNG 5: KẾT LU N VÀ BÀI H C KINH NGHI M Ậ Ọ Ệ 30

5.1 Kết lu nậ 30

5.2 Bài h c kinh nghi mọ ệ 31

L I M Ờ Ở ĐẦ U

Sống trong một xã hội phát triển và biến đổi không ngừng theo từng ngày, từng giờ khiến chúng ta luôn phải tư duy để không ngừng học hỏi và làm mới mình Cùng với đó là sự phát triển của thị trường lao động, kéo theo sự đa dạng về ngành nghề và các hình thức làm việc Điều này đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự nâng cao những kỹ năng mềm cho bản thân và hòa nhập với môi trường lao động, tập thể lao động nhất là kỹ năng làm việc nhóm

Trong giai đoạn hiện nay, xu hướng làm việc nhóm giải quyết dự án đang được khuyến khích ở hầu hết các lĩnh vực, xuất phát từ quan niệm “trí tuệ tập thể bao giờ cũng sáng suốt hơn trí tuệ của mỗi cá nhân” Người ta coi các nhóm làm việc là nhân tố cơ bản tạo nên hiệu quả của vốn nhân lực trong một

tổ chức

Nhưng làm thế nào để có kỹ năng làm việc nhóm thành thục nhằm phát huy triệt để khả năng của mỗi cá nhân và sự phối hợp khi hoạt động trên mọi phương diện?

Để trả lời cho vấn đề được đặt ra ở trên, nhóm chúng em đã khai thác, sử dụng nhưng kiến thức cũng như các công cụ có trong môn học “Quản lý dự án“ để lập kế hoạch và kiểm soát dự án làm việc nhóm này Nhằm đưa ra cái nhìn tổng quan về quá trình làm việc nhóm, cũng như cách thức để phát huy triệt để khả năng của từng từng thành viên

7

Mặc dù nhóm chúng em đã có sự cố gắng tìm hiểu trong khi thực hiện đề tài nhưng do điều kiện có hạn, cũng như khả năng quản lý dự án chưa có nên trong bài báo cáo này chúng em không tránh khỏi thiếu sót, chúng em rất mong nhận được sự giúp đỡ từ phía các thầy cô và các bạn

Đặc biệt chúng em xin chân thành cảm ơn THS Nguyễn hị T Hoàng Mai đã tận tình giúp đỡ chúng em trong quá trình làm đề tài này

TP Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 2 năm 2022

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN DỰ ÁN

1.1 Tên dự án:

Lập kế hoạch và kiểm soát quá trình làm việc nhóm

Mô tả chi tiết: Ứng dụng các công cụ được trình bày trong môn học để lập

kế hoạch và kiểm soát dự án làm việc nhóm

• Huỳnh Văn Tâm

• Phạm Lê Hoàn Hảo

• Đoàn Tấn Thành

• Dương Thị Anh Thư

• Cao Khả Quốc Nhân

1.3 Mục tiêu cần thực hiện của dư án:

Tóm tắt và giải quyết tình huống được giao, ứng dụng các công cụ được trình bày trong môn học để lập kế hoạch và kiểm soát dự án làm việc nhóm

Thời gian thực hiện dự án kéo dài từ 17/ /2022 đến 24/4/2022.1

Chi phí thực hiện tối đa: 1,200,000 VNĐ

1.4 Kết quả chính cần đạt được của dự án:

Giai đoạn 1 (20/01/2022 27/02/2022): bài word báo cáo tiến độ, hoàn thành tổng quan dự án và thông tin của dự án

-Giai đoạn 2(27/02/2022-24/04/2022):

• File powerpoint và video trình bày giải quyết tình huống

Developing a Project Plan - Greendale Stadium Case

9

• Bài báo cáo tiểu luận: Ứng dụng các công cụ được trình bày trong môn học để lập kế hoạch và kiểm soát dự án làm việc nhóm từ lúc giao đề tài đến lúc sẵn sàng báo cáo

• Đưa ra câu hỏi phản biện cho nhóm 1

Giai đoạn 3(24/04/2022 08/05/2022): Soạn file Powerpoint giải quyết tình huống và trả lời các câu hỏi từ nhóm phản biện

-1.5 Công cụ và môi trường phát triển dự án:

• Công cụ làm việc của các thành viên trong nhóm: máy tính cấu hình cao, các phần mềm hỗ trợ có bản quyền đầy đủ

1.6 Tiêu chuẩn kỹ thuật:

Dựa vào kết quả chính đã nêu ra ở trên ta đưa ra được những tiêu chuẩn

kỹ thuật cần có để được những kết quả:

• Đối với bài word báo cáo tiến độ hoàn thành tổng quan của dự án được viết với kiểu chữ Times New Roman, size 14, file gồm có tiêu

đề tài có phần mục lục và kết luận Bài word được viết tổng cộng

16 trang,có các ký tự đầu mục Khoảng cách giữa các dòng 1,5 cm

• Đến với file powerpoint giải quyết tình huống với chủ đề

Developing a Project Plan - Greendale Stadium Case có tổng 18 trang, gồm phần được đánh dấu xác định bởi mục lục 5

• Và video trả lời các câu hỏi của nhóm phản biện được quay bởi các thành viên trong nhóm với độ phân giải 1080p, độ dài video 15p, tổng dung lượng của video là 0.5 Gb, video quay được trình bày

bằng giọng nói của từng thành trong nhóm và phụ đề, tốc độ phát video đạt tiêu chuẩn 1x bình thường

1.7 Giới hạn và loại trừ:

Những giới hạn và loại có trong dự án lần này gồm:

• Video thuyết trình giải quyết tình huống không cần tất cả các thành viên trong nhóm tham gia, không cần tiếng của tất cả mọi người

• File powerpoint giải quyết tình huống không đi sâu vào phân tình huống, từng nội dung, từng chi tiết các vấn đề mà chỉ cần tóm tắt rút gọn được bao quát tất cả nội dung cần thực hiện

• bài word cần ghi rõ từng nội dung từng vấn đề cần giải thích rõ ràng từng nội dung từng mục để làm rõ được vấn đề được đề ra Cần đánh dấu những nội dung quan trọng cần quân tâm nhất bằng việc đánh dấu các mục I,II,III,

• Những công việc được giao cho các thành viên trong dự án cần phải cụ thể về từng nội dung từng chi tiết và phải làm hoàn thành đúng với dự hạn được đề ra

• Những công việc đi họp nhóm cùng nhau thảo luận vui chơi giải trí

ăn uống của mọi người không nằm trong phạm vi của dự án

11

CHƯƠNG 2: THÔNG TIN DỰ ÁN

2.1 Cấu trúc phân việc WBS:

Quay video

thuyết

trình 2.9

Giải quyết tình huống

& biên tập bài thuyết

trình

2 8

Lên nội dung

Trả lời câu hỏi

kinh phí 2.4

Dịch tài

liệu

Xác đnh mục tiêu &

kết quả dự

án 2.1

Xây dựng cấu trúc phân việc

WBS 2.3

Đề ra tiêu chuẩn kĩ thuật, giới hạn & loại trừ

MS Project 2.6 Phân tích

& trả lời câu hỏi

Chuẩn b

câu hỏi phản biện

2.11

13

Giải quyết tình

huống & biên

tập nội dung bài

C (Contributing): Tham gia đóng góp

I (Informing): Được thông báo cho biết

2.3 Ước tính thời gian dự án:

Dự án được tiến hành trong khoảng thời gian là khoảng 83 ngày, bắt đầu

từ ngày 17/1/2022 và kết thúc dự kiến vào ngày 24/4/2022 Dự án được tiến hành qua 3 giai đoạn, giai đoạn 1 bắt đầu từ ngày 17/1/2022 và kết thúc vào ngày 24/1/2022, giai đoạn 2 diễn ra trong khoảng thời gian từ 6/2 đến 23/2/2022 và giai đoạn 3 trong khoảng từ ngày 27/2 đến 20/4/2022

a Giai đoạn 1:

Giai đoạn 1 là giai đoạn chuẩn bị cho việc thực hiện dự án gồm các công viêc: nghiên cứu, đánh giá tính khả thi của đề tài; phân chia công việc cho các thành viên trong nhóm, dự trù thời gian và kinh phí cần có

để thực hiện dự án Giai đoạn này diễn ra trong khoảng 8 ngày từ ngày 17-24/1/2022 với một buổi họp nhóm diễn ra vào ngày 24/1/2022 để đánh giá lại tiến độ và mức hoàn thành mục tiêu đề ra của giai đoạn của giai đoạn

b Giai đoạn 2:

Giai đoạn thực hiện dự án gồm các công việc xác định rõ mục tiêu và kết quả cần đạt được của dự án; lập kế hoạch một cách cụ thể và chuyên nghiệp bằng cách phần mềm hỗ trợ quản lý dự án; tóm tắt lại dự

án và dự trù các tình huống rủi ro xảy ra; chuẩn bị các tình huống phản biện và câu hỏi phản biện

Giai đoạn này diễn ra với khối lượng công việc khá nhiều cho các thành viên, do đó sẽ chiếm 30% tổng thời gian thực hiện của dự án Một buổi họp nhóm để đánh giá tiến độ, mức độ hoàn thành mục tiêu giai đoạn, sửa lỗi và giúp các thành viên tiếp tục thực hiện dự án được

tổ chức vào ngày 15/2/2022

c Giai đoạn 3:

Giai đoạn kết thúc bao gồm việc biên tập kịch bản cho bài thuyết trình; quay, dựng video cho bài thuyết trình; chuẩn bị các câu trả lời câu hỏi

15

phản biện từ nhóm khác Đây là giai đoạn quan trọng quyết định thành bại của dự án, do đó nó chiếm khoảng 60% tổng thời gian thực hiện của

dự án, diễn ra từ ngày 27/2 đến ngày 20/4/2022

Để thực hiện giai đoạn này, một vài buổi họp nhóm và off team sẽ cần được thực hiện vào các ngày 10/4/2022 và 4/5/2022 Đây là những buổi

để cả team ngồi lại, lên ý tưởng, biên tập kịch bản, quay dựng, chỉnh sửa video thuyết trình

Trên đây là tổng quan khái quát ước tính thời gian cần để thực hiện dự

án và thời gian cụ thể cho từng công việc của từng cá nhân sẽ được trình bày rõ ràng trong bảng dưới đây Thời gian làm việc trong bảng được thể hiện với đơn vị là giờ, mỗi ngày sẽ làm việc 4 giờ và làm việc

cả tuần từ thứ 2 đến Chủ nhật

2.4 Ước tính thời gian chi tiết:

STT Gói công việc

Mô tả gói công việc

Nguồn lực

Thời gian thực hiện

Ngày bắt đầu

Ngày kết thúc

1 Nhận dự án Nguyên Lê Trí 2 hrs 17/1/2022 17/1/2022

2 Nghiên cứu đề tài

dự án

Đọc đề tài, nắm

Lê Trí Nguyên 4 hrs 8/2/2022 8/2/2022

Dịch tài liệu

Dương Thị Anh Thư 2 days 8/2/2022 11/2/2022

2 days 16/2/2022 19/2/2022

5 Ước tính thời gian

& chi phí

Huỳnh Văn Tâm 2 days 20/2/2022 23/2/2022

10 Xây dựng ma trận

trách nhiệm

Lê Trí Nguyên 2 days 16/2/2022 19/2/2022

11 Lập kế hoạch

bằng MS Project

Phạm Lê Hoàn Hảo 2 days 24/2/2022 27/2/2022

12 Phân tích rủi ro Văn Tâm Huỳnh 2 days 16/2/2022 19/2/2022

13

Giải quyết tình

huống & biên tập

nội dung bài

thuyết trình

Lên nội dung

Dương Thị Anh Thư

5 days 10/3/2022 19/3/2022

Trả lời câu hỏi

Đoàn Tấn Thành 2 days 14/2/2022 17/4/2022

14 Họp nhóm lần 3 Cả nhóm 2 hrs 10/4/2022 10/4/2022

V ăn TâmCao Khả Quốc Nhân

Đoàn Tấn Thành

15 mins 5/5/2022 5/5/2022

Phản biện

Dương Thị Anh Thư Cao Khả Quốc Nhân

30 mins 5/5/2022 5/5/2022

V ăn Tâm

1 day 6/5/2022 7/5/2022

21 Kết luận, rút kinh

nghiệm Cả nhóm 1 hr 13/5/2022 13/5/2022

2.5 Ước tính chi phí dự án:

Đây là dự án nghiên cứu mang nặng tính học thuật, do đó các chi phí để thực hiện dự án không quá lớn Toàn bộ dự án được thực hiện với kinh phí 1,200,000 VNĐ, được phân bổ vào các hoạt động sau:

• Chi phí quay dựng, đạo cụ cho video thuyết trình: 200,000 VNĐ

19

CHƯƠNG 3: LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN BẰNG PHẦN MỀM MS.PROJECT

3.1 Microsoft Project là gì?

3.1.1 Định nghĩa Microsoft Project

Microsoft Project là một trong ứng dụng quản lý dự án được phát triển bởi Microsoft Đây là phần mềm được phát triển để hỗ trợ việc quản lý

dự án, phát triển kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án

Bên cạnh đó Microsoft Project còn giúp quản lý ngân sách, theo dõi tiến độ quá trình hoạt động và số lượng công việc, xác định các công việc cụ thể, sắp xếp thứ tự các công việc, ước tính nguồn lực cho hoạt động, ước tính thời lượng hoạt động

3.1.2 Mục đích hoạt động

• Lập kế hoạch và tổ chức quản lý dự án

• Theo giỏi lịch công tác

• Hoạch định tài nguyên và chi phí trong dự án

• Thay đổi để phù hợp với thực tế

• Lên kế hoạch cho phương án dự phòng

• Nhìn nhận khách quan dự án, chuẩn bị cho mọi tình huống

• Đánh giá khả năng tài chính của dự án

• Quản lý công việc theo đội, nhóm

• Phát hiện những sai sót và rút ra kinh nghiệm trong dự án

3.1.3 Đối tượng sử dụng

• Những doanh nghiệp đang triển khai dự án

• Các Project Manager, team member muốn thực hiện dự án một cách bài bản, chuyên nghiệp

• Phòng PMO

• Nhà hoạch định dự án chuyên nghiệp

• Nhân sự lên tiến độ dự án

3.1.4 Cơ sở dữ liệu

Microsoft Project chứa tất cả các thông tin về dự án trong cơ sở dữ liệu của chương trình, và dùng các thông tin này để lập kế hoạch, tính toán, lên lịch biểu thực hiện, chi phí và các yếu tố khác trong khi lập dự án Càng nhiều thông tin chi tiết, kế hoạch lập càng chính xác

Microsoft Project sẽ tính toán và thể hiện ngay tức khắc các kết quả dựa trên các thông tin quyết định của các công việc, như thời gian phải hoàn thành công việc hay thời gian dự kiến hoàn thành dự án Các thông tin và kết quả tính toán được chứa trong cơ sở dữ liệu dưới dạng các trường (field) thể hiện các dạng thông tin khác nhau như tên công việc, thời gian công việc,…

3.2 Cách quản lý dự án trên Microsoft Project

Để quản lý một dự án thực tiễn bằng Microsoft Project, bạn cần trải qua 7 bước sau:

• Chuẩn b thông tin: Bạn cần có đầy đủ những thông tin cần thiết của dự án như tên, mục tiêu, người thực hiện, tên công ty,

• Thiết lập thông tin: Từ những thông tin trên, bạn lập ra thời gian, lịch, kế hoạch làm việc,

• Khai báo tài nguyên: Bạn sẽ khai báo tất cả những nguồn lực bạn

sẽ sử dụng cho dự án này

• Lập dự án: Ở bước này, bạn sẽ tiến hành lập số liệu, theo dõi quá trình thực hiện của từng hạng mục, cập nhập và sửa đổi thông qua các bảng (table) Mỗi bảng sẽ thường có 2 vùng: vùng nhập số liệu

và cùng còn lại cho bạn biết tiến độ cũng như mối quan hệ giữa các hạng mục

• Cập nhập tiến độ: Đây là bước cực kỳ quan trọng giúp tổ chức có thể hoạt động trơn tru và đúng tiến độ Bạn sẽ phải cập nhập các

21

thông tin như khối lượng công việc đã hoàn thành, thời gian thực tế hoàn thành và thời điểm bắt đầu và kết thúc thực tế

• Xác lập đường găng (critical path): là đường cho bạn biết tiến độ

từ đầu đến cuối của dự án một cách trực quan

• In biểu đồ và lập báo cáo: MS Project cung cấp rất nhiều mẫu báo cáo khác nhau, tuy nhiên lại khá hạn chế về khả năng chỉnh sửa trên mẫu có sẵn Việc tổng kết, in báo cáo thường sẽ được thực hiện tự động

3.3 Một số từ khóa trong Microsoft Project

- Task: Công việc, nhiệm vụ

- Duration: Thời gian thực hiện công việc

- Start: Ngày bắt đầu

- Finish: Ngày kết thúc

- Predecessors: Công việc làm trước

- Successors: Công việc kế tiếp

- Task list: Danh sách các công việc

- Resource: Tài nguyên hay nhân lực, máy móc thực hiện các công việc của dự án

- Work: Số giờ công được gán để thực hiện công việc

- Unit: Khả năng tài nguyên

- Milestone: Loại công việc đặc biệt (điểm mốc) có Duration=D0, dùng để kết thúc các đoạn trong dự án

- Recurring Task: Công việc định kỳ, lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ trong thời gian thực hiện dự án

- Schedule: Thời gian dự án được thực hiện

- Std Rate: Mức giá chuẩn

- Ovr Rate: Mức giá ngoài giờ

- Cost/use: Chi phí tài nguyên sử dụng