Đề án cải tiến chất lượng: Xây dựng Phần mềm Quản lý Công việc tại Phòng Quản lý Chất lượng Bệnh viện Bãi Cháy

1. Lý do triển khai: Phòng Quản lý Chất lượng của Bệnh viện Bãi Cháy hiện đối mặt với các thách thức trong quản lý công việc như: phương pháp truyền thống không hiệu quả, dữ liệu phân tán, thiếu tính minh bạch, và khó khăn trong giám sát tiến độ. Nhu cầu xây dựng một phần mềm tập trung, dễ sử dụng trở nên cấp thiết để cải thiện hiệu quả và chất lượng công việc. 2. Giải pháp: Phần mềm được xây dựng trên nền tảng AppSheet với các tính năng chính: Quản lý công việc: Phân công, theo dõi tiến độ, và lưu trữ thông tin công việc. Nhắc nhở thông minh: Gửi thông báo tự động khi gần đến hạn hoặc quá hạn. Báo cáo và phân tích: Biểu đồ thống kê và báo cáo tự động. Tích hợp và mở rộng: Hoạt động trên nhiều thiết bị, tích hợp với các công cụ hiện có. 3. Lộ trình triển khai: Giai đoạn 1: Khảo sát và thiết kế (tháng 3-4). Giai đoạn 2: Phát triển ứng dụng (tháng 5-8). Giai đoạn 3: Kiểm thử và triển khai (tháng 9). Giai đoạn 4: Đào tạo và bảo trì (tháng 9 trở đi). 4. Kết quả mong đợi: Phần mềm giúp tối ưu hóa quản lý công việc, cải thiện phối hợp giữa các bộ phận, nâng cao hiệu quả kinh tế, xã hội và chất lượng dịch vụ y tế. 5. Tính khả thi: Ưu điểm: Linh hoạt, triển khai nhanh, chi phí thấp. Thách thức: Kháng cự thay đổi, yêu cầu kết nối internet ổn định, và chi phí duy trì. Giải pháp khắc phục: Đào tạo nhân viên, nâng cấp hạ tầng, và quản lý chi phí hợp lý. 6. Kết luận: Phần mềm quản lý công việc trên AppSheet hứa hẹn cải thiện chất lượng quản lý tại phòng Quản lý Chất lượng, tạo tiền đề cho sự phát triển và nhân rộng trên toàn bệnh viện.

BỆNH VIỆN BÃI CHÁY

NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC PHÒNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG BỆNH VIỆN BÃI CHÁY

SÁNG KIẾN CẢI TIẾN KỸ THUẬT

Quảng Ninh, năm 2024

3

SỞ Y TẾ QUẢNG NINHBỆNH VIỆN BÃI CHÁY

NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI HỆ THỐNG NHẮC LỊCH TÁI KHÁM

CHO NGƯỜI BỆNH SÁNG KIẾN CẢI TIẾN KỸ THUẬT

Chủ nhiệm: Phạm Việt

Hưng

Thư ký: Hoàng Minh Tuân

Quảng Ninh, năm 2024

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 2

DANH MỤC BẢNG 3

ĐẶT VẤN ĐỀ 1

I THỰC TRẠNG CỦA NỘI DUNG/GIẢI PHÁP CẦN NGHIÊN CỨU 3

1.1 Thực trạng hẹn tái khám của bệnh nhân tại bệnh viện Bãi Cháy 3

II NỘI DUNG SÁNG KIẾN 4

2.1 Nội dung giải pháp 4

2.1.1 Ưu điểm của giải pháp 4

2.1.2 Nhược điểm của giải pháp 4

2.3 Kế hoạch triển khai thực hiện 5

2.4 Kết quả thực hiện giải pháp 6

2.4.1 Xây dựng phần mềm nhắc lịch tái khám nội trú và tích hơp trên EMR 6

2.4.2Kết quả triển khai phần mềm nhắc lịch tái khám 12

III KHẢ NĂNG ÁP DỤNG CỦA SÁNG KIẾN 16

4.1 Hiệu quả kinh tế 16 4.2 Hiệu quả về mặt xã hội 16 4.3 Hiệu quả về mặt nâng cao hiệu xuất công việc 16

IV BÀN LUẬN 17

4.1 Bàn luận về kết quả thực hiện 17 4.2 Thuận lợi 18 4.3 Khó khăn 19 4.4 Đề xuất, khuyến nghị 19 KẾT LUẬN 20

DANH MỤC HÌNH

DANH MỤC BẢNG

ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong bối cảnh ngành y tế đang không ngừng đổi mới và cải tiến đểđáp ứng nhu cầu ngày càng cao về chất lượng dịch vụ, phòng Quản lý Chấtlượng tại Bệnh viện Bãi Cháy đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo

an toàn, hiệu quả, và sự hài lòng của người bệnh Tuy nhiên, với cơ cấu tổchức gồm nhiều bộ phận chức năng như Quản lý chất lượng và An toànngười bệnh, Công tác xã hội, Chăm sóc khách hàng, Hướng dẫn, bảo lãnhviện phí, và 5S, việc quản lý và điều phối công việc giữa các bộ phận đangđối mặt với nhiều thách thức

Hiện nay, các phương pháp quản lý truyền thống như trao đổi quaemail, sử dụng file Excel, hoặc ghi chép thủ công không còn phù hợp trongmôi trường y tế hiện đại, nơi yêu cầu sự chính xác, nhanh chóng, và khảnăng phối hợp đồng bộ Thực trạng này không chỉ làm tăng khối lượngcông việc thủ công mà còn khiến việc theo dõi tiến độ, kiểm tra chất lượng,

và báo cáo trở nên rời rạc, thiếu nhất quán

Bên cạnh đó, sự phân tán vị trí làm việc của các bộ phận trong bệnhviện càng làm gia tăng khó khăn trong việc kết nối, chia sẻ thông tin, vàphối hợp thực hiện nhiệm vụ Điều này dẫn đến:

- Hạn chế trong việc giám sát tiến độ và hiệu quả công việc

- Thiếu tính minh bạch và công bằng trong việc đánh giá năng lực

- Khó khăn trong việc cung cấp các báo cáo kịp thời và chính xác cholãnh đạo

Trước những thách thức này, nhu cầu xây dựng một hệ thống phầnmềm quản lý công việc tập trung, minh bạch, và dễ sử dụng trở nên cấp

thiết Nền tảng AppSheet được lựa chọn để phát triển giải pháp, bởi khả

năng tùy chỉnh linh hoạt, triển khai nhanh chóng và tích hợp dễ dàng vớicác công cụ quản lý dữ liệu hiện có.

Việc triển khai phần mềm không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản

lý công việc của phòng Quản lý Chất lượng mà còn tạo tiền đề cho sự cảitiến liên tục, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và sự hài lòng củangười bệnh – mục tiêu cốt lõi mà bệnh viện đang hướng tới

Vì những lý do trên chúng tôi tiến hành đề án: “Xây dựng phần mềmquản lý công việc tại phòng Quản lý Chất lượng bệnh viện Bãi Cháy” vớimục tiêu:

Xây dựng một phần mềm quản lý công việc để tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc tại phòng Quản lý Chất lượng.

I THỰC TRẠNG CỦA NỘI DUNG/GIẢI PHÁP CẦN NGHIÊN CỨU

1.1 Thực trạng phòng quản lý chất lượng

Phòng Quản lý Chất lượng tại Bệnh viện Bãi Cháy bao gồm nhiều bộphận chức năng, đảm nhiệm các nhiệm vụ khác nhau và hoạt động tại nhiều

vị trí phân tán trong bệnh viện, bao gồm:

- Tổ Quản lý chất lượng và An toàn người bệnh: Chịu trách nhiệmgiám sát và cải tiến chất lượng y tế, đảm bảo an toàn cho bệnh nhân

- Công tác xã hội: Hỗ trợ các trường hợp đặc biệt, kết nối bệnh việnvới cộng đồng

- Chăm sóc khách hàng: Đáp ứng và giải quyết các vấn đề liên quanđến bệnh nhân và người nhà

- Hướng dẫn: Công tác đăng kí khám bệnh, hỗ trợ thủ tục hành chính

và bảo lãnh bảo hiểm y tế

- Bảo lãnh viện phí: Hỗ trợ thủ tục, bảo lãnh viện phí cho bệnh nhânbảo hiểm thương mại,

- 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng): Tổ chức môitrường làm việc hiệu quả, an toàn

- Bên cạnh đó phòng còn được phân công triển khai nhiều công việcchung của bệnh viện như cải cách hành chính, nhận diện thương hiệu, đảmbảo an toàn phẫu thuật

Mỗi bộ phận đảm nhận những nhiệm vụ riêng biệt, thường xuyêntương tác với nhiều khoa, phòng trong bệnh viện Tuy nhiên, các bộ phậnnày hoạt động độc lập hoặc phối hợp chưa đồng bộ, dẫn đến các khó khănnhư:

Phân tán thông tin: Dữ liệu công việc của từng bộ phận không tậptrung, dẫn đến việc theo dõi, quản lý chung trở nên phức tạp

Thiếu minh bạch trong giám sát: Việc giám sát tiến độ và chất lượng

công việc giữa các bộ phận gặp trở ngại, đặc biệt khi có nhiều nhiệm vụgiao thoa.

Tốn nhiều thời gian trong phối hợp: Sự phối hợp giữa các bộ phận vàvới các khoa/phòng khác không hiệu quả, do thiếu công cụ hỗ trợ trực tiếp

Chưa có công cụ quản lý tập trung: Các quy trình hiện tại chủ yếudựa trên giấy tờ, email, hoặc các file Excel rời rạc

1.3 Lý do lựa chọn xây dựng phần mềm trên nền tảng AppSheet

AppSheet là một nền tảng phát triển ứng dụng không cần lập trình(no-code) của Google, phù hợp cho việc xây dựng các ứng dụng quản lýcông việc, đặc biệt trong các tổ chức như phòng Quản lý Chất lượng củabệnh viện Dưới đây là các lý do cụ thể khiến AppSheet trở thành lựa chọn

lý tưởng cho dự án:

1.3.1 Tính linh hoạt và dễ sử dụng

AppSheet không yêu cầu kiến thức lập trình, cho phép đội ngũ quản

lý hoặc chuyên viên CNTT của bệnh viện dễ dàng xây dựng và điều chỉnhứng dụng theo nhu cầu

Giao diện thân thiện, dễ dàng tùy chỉnh các biểu mẫu, báo cáo và tính

năng phù hợp với quy trình quản lý công việc tại phòng Quản lý Chấtlượng.

1.3.2 Khả năng triển khai nhanh chóng

Thời gian phát triển ứng dụng trên AppSheet ngắn hơn đáng kể sovới các nền tảng lập trình truyền thống, giúp nhanh chóng đưa ứng dụngvào sử dụng

Tận dụng dữ liệu có sẵn từ các công cụ như Google Sheets, Excelhoặc các cơ sở dữ liệu khác, giúp tiết kiệm thời gian thiết kế từ đầu

1.3.3 Tích hợp đa nền tảng

Ứng dụng tạo ra có thể hoạt động trên nhiều thiết bị, bao gồm máytính, điện thoại thông minh, máy tính bảng (Android và iOS), đảm bảo tiệnlợi cho nhân viên làm việc tại các vị trí khác nhau trong bệnh viện

Dễ dàng đồng bộ hóa dữ liệu trong thời gian thực, giúp các bộ phậntruy cập và cập nhật thông tin mọi lúc, mọi nơi

1.3.4 Hỗ trợ quản lý dữ liệu tập trung

AppSheet cho phép lưu trữ dữ liệu tập trung trên các nền tảng đámmây như Google Drive, OneDrive, giúp quản lý dữ liệu công việc hiệu quả

và giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin

Dữ liệu được tổ chức rõ ràng, cho phép phân quyền truy cập dựa trênvai trò, đảm bảo bảo mật thông tin

1.3.5 Tự động hóa quy trình

AppSheet cung cấp các tính năng tự động hóa như:

Gửi thông báo nhắc nhở khi công việc gần đến hạn hoặc quá hạn

Tự động tạo báo cáo định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng).Ghi nhận và hiển thị trạng thái công việc theo thời gian thực

1.3.6 Chi phí hợp lý

So với việc phát triển phần mềm từ đầu hoặc sử dụng các giải phápphần mềm quản lý chuyên dụng, AppSheet có chi phí thấp hơn đáng kể, chỉyêu cầu đăng ký dựa trên số lượng người dùng

Bệnh viện có thể kiểm soát chi phí vận hành bằng cách mở rộng hoặcthu hẹp quy mô người dùng mà không phải trả thêm chi phí cố định.

1.3.7 Khả năng mở rộng và cải tiến

Ứng dụng xây dựng trên AppSheet có thể dễ dàng mở rộng tính năngkhi có yêu cầu mới, phù hợp với nhu cầu thay đổi liên tục của phòng Quản

lý Chất lượng

Hỗ trợ các công cụ phân tích và báo cáo nâng cao, tạo nền tảng choviệc cải tiến quy trình dựa trên dữ liệu

1.3.8 Đảm bảo tính minh bạch và dễ giám sát

Hệ thống cho phép lãnh đạo theo dõi trực quan trạng thái công việccủa các bộ phận trong thời gian thực thông qua bảng điều khiển(dashboard)

Tất cả các hoạt động đều được lưu trữ dưới dạng lịch sử, giúp truyvết công việc và đánh giá hiệu quả của từng bộ phận

II NỘI DUNG GIẢI PHÁP

2.1 Nội dung giải pháp.

2.1.1 Mục tiêu của phần mềm

a) Quản lý công việc và dự án:

- Phân công công việc cho từng nhân viên

- Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc

b) Tích hợp báo cáo:

- Báo cáo tiến độ công việc tự động theo ngày/tuần/tháng

- Lưu trữ toàn bộ thông tin công việc trên hệ thống điện toánđám mây

c) Tăng tính minh bạch:

- Cho phép lãnh đạo truy cập nhanh vào trạng thái công việc

- Đánh giá hiệu quả công việc dựa trên dữ liệu cụ thể

d) Nhắc nhở thông minh:

- Gửi thông báo tự động qua email hoặc ứng dụng

2.1.2 Phạm vi và tính năng

Các Module chính của phần mềm:

a) Phân công và quản lý công việc:

- Tạo mới công việc

- Giao nhiệm vụ cho nhân viên phụ trách

- Theo dõi trạng thái công việc (Đang làm, Đã hoàn thành, Trìhoãn )

b) Hệ thống nhắc nhở:

- Nhắc nhở tự động khi gần đến hạn hoặc quá hạn

- Thông báo tức thì về thay đổi trong công việc

c) Quản lý tài liệu:

- Tích hợp lưu trữ tài liệu liên quan đến công việc

d) Báo cáo và phân tích:

- Biểu đồ thống kê công việc

- Báo cáo hiệu suất cá nhân và nhóm

e) Cài đặt quyền truy cập:

- Phân quyền sử dụng dựa trên vai trò (Lãnh đạo, nhân viên )

Công cụ hỗ trợ

 Nền tảng AppSheet (kết nối với Google Sheets hoặc Excel)

 Cloud storage (Google Drive hoặc OneDrive)

2.3 Kế hoạch triển khai thực hiện.

a) Giai đoạn 1: Khảo sát và thiết kế ( Tháng 3-4).

- Khảo sát yêu cầu của phòng Quản lý Chất lượng

- Xây dựng mô hình dữ liệu (bảng dữ liệu, mối quan hệ )

- Thiết kế giao diện người dùng

b) Giai đoạn 2: Phát triển ứng dụng (Tháng 5-8)

- Xây dựng ứng dụng trên AppSheet

- Cấu hình tính năng cơ bản: quản lý công việc, báo cáo

c) Giai đoạn 3: Kiểm thử và triển khai (Tháng 9)

- Chạy thử nghiệm nội bộ

- Điều chỉnh theo phản hồi từ người dùng

d) Giai đoạn 4: Đào tạo và bảo trì: (Tháng 9)

- Đào tạo nhân viên sử dụng

b) Chi phí nhân sự:

- Phát triển và triển khai: 10 triệu VNĐ

c) Chi phí đào tạo:

- Đào tạo ban đầu: 1 triệu VNĐ

Tổng chi phí ước tính: 20 triệu VNĐ

2.4 Kết quả thực xây dựng phần mềm quản lý công việc

Hình 2.1 Các Module của phần mềm quản lý công việc

- Nhận xét: Phần mềm gồm các module báo cáo công việc, chấm

công, thảo luận về công việc, xuất báo cáo

Hình 2.2 Module báo cáo công việc

- Nhận xét: Modle báo cáo công việc được xây dựng theo nhóm

công việc của từng tổ, các nội dung cụ thể, người giao, thời hạn, trạng tháicông việc

Hình 2.3 Module chấm công

Nhận xét: Module chấm công phòng QLCL giúp việc chấm công đơn giản,

thuận tiện Thời gian chấm công không thay đổi được, phải kèm theo hình ảnh tại vị trí làm việc Tính năng này giúp lãnh đạo phòng có thể theo dõi được số lượng nhân viên đi làm từng bộ phận

Hình 2.4 Module thảo luận

Nhận xét: Phần này cho phép cá nhân báo cáo tiến độ thực hiện công việc.

Lãnh đạo có thể chỉ đạo trực tiếp, hoặc phản hồi lại các báo cáo của nhânviên về nội dung công việc Ngoải ra các thành viện khác trong phòng cũng

có thể thảo luận, đưa ý kiến về các nội dung công việc trong phòng

Hình 2.5 Giao diện App quản lý công việc

Nhận xét: Danh sách bệnh nhân tái khám có xuất ra dưới dạng file exel

thuận tiện cho việc báo cáo, phân tích số liệu

Hình 2.6 Giao diện danh sách công việc được quản lý

III TÍNH MỚI, TÍNH SÁNH TẠO, KHẢ NĂNG ÁP DỤNG

CỦA SÁNG KIẾN 3.1 Tính mới và sáng tạo

3.1.1 Tính mới

Phần mềm quản lý công việc trên nền tảng AppSheet mang lại nhữngđặc điểm mới so với các phương pháp quản lý truyền thống tại bệnh viện,

cụ thể:

 Chuyển đổi số trong quản lý công việc:

Ứng dụng thay thế hoàn toàn các công cụ quản lý thủ công như giấy tờ, Excel, hoặc email rời rạc, giúp tạo ra một hệ thống tập trung, đồng bộ và thời gian thực

 Tích hợp đa nền tảng:

Phần mềm hỗ trợ sử dụng trên nhiều thiết bị (máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng), phù hợp với nhu cầu làm việc tại các vị trí khác nhau trong bệnh viện

 Quản lý công việc theo trạng thái trực quan:

Mỗi công việc được hiển thị theo các trạng thái cụ thể (Đang làm, Đã hoàn thành, Quá hạn), giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý tiến độ

 Ứng dụng công nghệ tự động hóa:

Tích hợp các tính năng như thông báo nhắc nhở tự động qua

email/ứng dụng, báo cáo tiến độ tự động, tạo điều kiện cho việc giám sát vàquản lý hiệu quả hơn

3.1.2 Tính sáng tạo

Phần mềm không chỉ là sự nâng cấp từ các phương pháp quản lýtruyền thống mà còn đưa ra các giải pháp sáng tạo mang lại giá trị thực tiễncao:

 Thiết kế tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của bệnh viện:

- Phần mềm được xây dựng dựa trên nhu cầu cụ thể của từng bộ phậntrong phòng Quản lý Chất lượng (Quản lý chất lượng và an toàn ngườibệnh, Công tác xã hội, Chăm sóc khách hàng, Hướng dẫn bảo lãnh viện phí,5S) Điều này tạo nên một giải pháp tối ưu hóa, phù hợp với đặc thù ngành

y tế

 Minh bạch và truy vết dễ dàng:

- Mọi hoạt động trong phần mềm đều được lưu trữ và ghi nhận lịch

sử, cho phép truy vết công việc, xác định nguyên nhân gây chậm trễ hoặclỗi trong quá trình thực hiện

 Cải tiến quy trình làm việc liên tục:

- Hệ thống báo cáo dữ liệu được trực quan hóa qua biểu đồ, hỗ trợban lãnh đạo phân tích hiệu suất làm việc và đề xuất cải tiến dựa trên dữliệu thực tế

 Khả năng mở rộng sáng tạo không giới hạn:

- Với nền tảng AppSheet, phần mềm có thể dễ dàng bổ sung thêm cáctính năng như:

+Theo dõi KPI của từng nhân viên

- Giao diện được thiết kế đơn giản, trực quan, phù hợp với ngườikhông chuyên về công nghệ, giúp mọi nhân viên, từ lãnh đạo đến nhânviên, đều sử dụng dễ dàng.

3.2Hiệu quả và khả năng áp dụng

3.2.1 Hiệu quả kinh tế

 Tiết kiệm chi phí vận hành:

- Phần mềm thay thế hoàn toàn các phương pháp quản lý thủ công(giấy tờ, bảng tính Excel, email) và giảm thiểu sai sót trong quy trình quản

lý, giúp giảm chi phí quản lý và xử lý sự cố

- Chi phí triển khai trên nền tảng AppSheet thấp hơn nhiều so vớiviệc phát triển phần mềm truyền thống, phù hợp với ngân sách bệnh viện

 Tối ưu nguồn nhân lực:

- Giảm thời gian xử lý công việc thủ công, cho phép nhân viên tậptrung vào các nhiệm vụ chuyên môn thay vì công việc hành chính

- Lãnh đạo tiết kiệm thời gian tổng hợp, phân tích dữ liệu thủ côngnhờ vào các báo cáo tự động

 Giảm lãng phí:

- Tránh việc quản lý dữ liệu phân tán, mất mát tài liệu hoặc thông tinchồng chéo

- Hệ thống lưu trữ điện tử giúp giảm chi phí in ấn và lưu trữ vật lý

3.2.2 Hiệu quả xã hội

 Nâng cao chất lượng dịch vụ y tế:

- Quản lý công việc hiệu quả hơn giúp bệnh viện cải thiện chất lượngdịch vụ và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của bệnh nhân

- Các bộ phận như chăm sóc khách hàng, công tác xã hội có thể phảnhồi và hỗ trợ bệnh nhân kịp thời, tạo ấn tượng tốt và nâng cao sự hài lòngcủa bệnh nhân.

 Minh bạch và công bằng:

- Hệ thống lưu trữ lịch sử công việc giúp minh bạch hóa quy trình,tăng trách nhiệm và sự công bằng trong việc đánh giá năng lực của nhânviên

 Đóng góp vào sự phát triển bền vững:

- Số hóa dữ liệu giúp bệnh viện hướng đến một môi trường làm việchiện đại và bền vững, giảm thiểu sử dụng giấy và các tài nguyên không cầnthiết

3.2.3 3 Hiệu quả về quản lý công việc

 Tăng tính minh bạch và giám sát dễ dàng:

- Lãnh đạo có thể theo dõi tiến độ công việc của từng bộ phận hoặc

cá nhân thông qua báo cáo và bảng điều khiển trực quan

- Mọi thay đổi hoặc vấn đề phát sinh được ghi nhận ngay lập tức,giúp đưa ra các quyết định kịp thời.

 Cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận:

- Phần mềm giúp kết nối các bộ phận làm việc tại nhiều vị trí khácnhau trong bệnh viện, tăng cường sự phối hợp và chia sẻ thông tin.

 Tăng hiệu suất làm việc:

- Hệ thống nhắc nhở tự động giúp nhân viên thực hiện đúng hạn,giảm tình trạng công việc bị trì hoãn