Báo cáo môn học phân tích thiết kế hệ thống thông tin Đ ti quản lý cửa hng bán Đồ nông sản thực phẩm vùng min

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Đ TI: QUẢN LÝ CỬA HNG BÁN ĐỒ NÔNG SẢN THỰC PHẨM VÙNG MIN NGUYỄN QUÝ DƯƠNG Giả

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ

HỆ THỐNG THÔNG TIN

Đ TI:

QUẢN LÝ CỬA HNG BÁN ĐỒ NÔNG SẢN THỰC

PHẨM VÙNG MIN

NGUYỄN QUÝ DƯƠNG Giảng viên hướng dẫn : BÙI KHÁNH LINH

LỜI NÓI ĐẦU

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự

hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Cho đến nay, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè.Và đặc biệt, trong học kỳ này Em xin cảm

ơn cô Bùi Khánh Linh đã hướng dẫn, góp ý, thảo luận để bài báo cáo này của em được hoàn thiện Trong thời gian được học tập và thực hành dưới

sự hướng dẫn của cô, chúng em không những thu được rất nhiều kiến thức bổ ích, mà còn được truyền sự say mê và thích thú đối với bộ môn Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Mặc dù đã rất cố gắng hoàn thiện báo cáo với tất cả sự nỗ lực, tuy nhiên, do bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu và xây dựng đồ án trong thời gian có hạn, với lượng kiến thức còn hạn chế, nhiều bỡ ngỡ, nên bản báo cáo”Nông sản Dũng Hà” chắc chắn sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót Chúng em rất mong nhận được sự quan tâm, thông cảm và những đóng góp quý báu của các thầy cô

và các bạn để bản báo cáo này ngày càng hoàn thiện hơn Một lần nữa, chúng em xin chân thành cám ơn cô và luôn mong nhận được sự đóng góp của thầy cô và các bạn

Sau cùng, chúng em xin kính chúc các thầy cô trong Khoa Công NghệThông Tin dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

quản lý tiện lợi dễ sử dụng, Đồng thời đẩy mạnh việc xuất khẩu ra nước ngoài vươn tầm sản phẩm nông sản Việt ra thế giới.

1.1.1 Giới thiệu về quán Nông sản Dũng Hà

Thực tế nhiều khách hàng sau khi đi du lịch về thường hay “thèm thuồng” đặc sản của vùng đất mình đã qua như măng tây Ninh Thuận các loại bánh, nem lụi Huế, đặc sản miền núi rừng nói chung… nhiều người bán tự hào với món ngon quê hương mình và muốn giới thiệu rộng rãi cho cộng đồng Xuất phát từ những nhu cầu đó đã tạo cơ hội cho ý tưởng kinh doanh đặc sản vùng miền ”lên ngôi” Và để thưởng thức những hương vị đó 1 lần nữa không chỗ nào có thể phù hợp hơn quán Nông sản Dũng Hà

1.1.1.1 Giới thiệu chung

-> Tên cửa hàng: Nông sản Dũng Hà

-> Tổng số nhân viên: 7 người

-> Thời gian làm việc:

- Quản lý nhân viên : Quyết định về việc điều chỉnh, tuyển nhân sự , phân

ca, chấm công và trả lương cho công nhân viên trong quán theo sự chỉđịnh của quản lý quán

- Bộ phận bán hàng online : Là bộ phận tư vấn, tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng qua mạng xã hội thông qua các website của quán sau đó xử lí hóa đơn thanh toán và ship hàng cho khách

-Bộ phận bán hàng offline: Là bộ phận tư vấn,tiếp nhận yêu cầu trực tiếp của khách tại cửa hàng sau đó xử lí và thanh toán hóa đơn cho khách tại cửa hàng

- Bộ phận kho : Tiếp nhận yêu cầu của quản lý về việc nhập hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhập Chuyển hàng vào kho và xuất phiếu chi

- 1.1.1.3 Giới thiệu mặt hàng, dịch vụ

->Hình thức kinh doanh : Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của cửa hàng là cung cấp các loại thực phẩm sạch , nông sản, đặc sản.

Sau đây là những mặt hàng chủ yếu được bán tại cửa hàng.

-Rau củ sạch Đà Lạt, an toàn có nguồn gốc rõ ràng

Với những loại rau củ là những loại đặc sản tại các vùng miền Nông SảnDũng Hà là địa chỉ uy tín cung cấp cho bạn các loại sản phẩm chất lượng

từ các loại rau củ sạch Đà Lạt được nhiều người dân ủng hộ trong suốt

khoảng thời gian qua.Hệ thống vận hành của chúng tôi được thực hiệntheo dây chuyền đảm bảo rằng các bạn sẽ nhận được thực phẩm tươi nhất

với thời gian vận chuyển ngắn nhất đáp ứng được độ tươi ngon đảm bảo

vệ sinh an toàn và ngon miệng Có rất nhiều loại rau thuộc đặc sản tại Đà,

Lạt như : Rau rocket thường được làm các món salad hấp dẫn ăn kèm vớicác loại rau mầm cải các loại rau à lách Đà Lạt, bí nụ là thực phẩm, x

được hái trực tiếp từ Nông Sản Dũng Hà, Đậu Hà Lan và rất rất nhiềunhững thực phẩm khác tại Đà Lạt

Hình … : (Nội dung).

-Đặc sản vùng miền

Được mua từ các vùng miền khác nhau trên nhiều tỉnh thành trên cảnước (Bến Tre, Gia Lai, Đăk Lăk, Điện Biên, Hòa Bình, Hà Giang,…)được phân phối tại các cơ sở của công ty tại Hà Nội.Chúng tôi luôn đảmbảo được chất lượng tốt nhất đến tay người tiêu dùng không vì rào cảnđịa lý Để làm được điều này chúng tôi luôn có những quy trình làm việcphối hợp với nhau từ lúc thu mua đến việc vận chuyển các sản phẩmnhanh chóng và tiết kiệm nhất do vậy quý khách có thể sử dụng sản phẩmtươi ngon nhất mà không lo về giá thành sản phẩm

1.1.1.4 Trang thiết bị của cửa hàng

-> 02 máy tính, 01 máy in mã sản phẩm , 01 máy in hóa đơn , 02 camera

an ninh,2 tủ giữ nhiệt đựng sản phẩm

1.1.2 Quy trình hoạt động

- Quy trình nhập hàng: Vào cuối ngày làm việc bộ phận kho sẽ kiểmtra kho nguyên liệu thống kê xem mặt hàng nào sắp hết để thông báocho quản lý gửi yêu cầu nhập hàng cho các nhà cung cấp.

- Sau khi nhận thông tin từ phía bộ phận kiểm kho quản lý sẽ liên hệ chocác nhà cung cấp gửi yêu cầu nhập hàng Hàng nhập sẽ được bộ phậnkho kiểm tra chất lượng và số lượng

Nếu hàng đúng, đủ số lượng và chất lượng sẽ được chuyển vào kho.Sau đó bộ phận kho sẽ xuất phiếu nhập cho nhà cung cấp

- Báo cáo – thống kê:

Quản lý cửa hàng sẽ tổng hợp các doanh thu, phiếu nhập, … để lậpbáo cáo định kỳ hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm

Bộ phận bán hàng sẽ thống kê các mặt hàng bán chạy, mặt

hàng không bán chạy để quản lý lập phương hướng phát triển của cửahàng tháng tiếp theo

- Quản lý nhân viên :

Nhân viên của quán bao gồm 1 quản lý, 1 nhân viên kho, 1 nhân viênbán hang online, 1 nhân viên bán hang offline Thông tin của

nhân viên được lưu vào sổ để chấm công và phát lương

Công của nhân viên được tính theo ca làm việc đối với nhân viênparttime, ngày làm việc đối với nhân viên full time

Full time : 300.000 đồng / ngày

- 2 sao : Trung bình : 50.000 đ

- 1 sao : Yếu : nhắc nhở

Một tháng nhân viên full time được nghỉ phép 2 ngày Báo trước choquản lý 1 ngày.Nhân viên part time có thể đổi ca linh hoạt cho nhau.Trong trường hợp xin nghỉ hẳn phải báo cho quản lý trước 2 tuần đểquản lý có thời gian bố sung nhân sự kịp thời

Trường hợp đi muộn bị trừ 1% lương / lần / tháng Nghỉ không xinphép 10% lương / lần / tháng Nếu diễn ra nhiều lần sẽ bị buộc thôiviệc Lương của nhân viên được trả định kì vào ngày cuối cùng củatháng và được tính theo công thức :

Tổng lương : Ca (ngày) x số ngày công + thưởng – phạt

- Quản lý hàng hóa :

Các sản phẩm có trên kệ và trong kho đều sẽ được cập số lượng trên phầnmềm của quán,sau mỗi lần bán sản phẩm đó sẽ tự động bị trừ đi, trong trường hợp có thêm sản phẩm quản lí sẽ cập nhập lại số lượng trên phần mềm ngoài ra đối với các sản phẩm bị thiếu hụt không rõ lý do, nhân viên

sẽ bị trừ toàn bộ doanh thu của tháng đó

Giá của sản phẩm được tính :



Giá của sản phẩm = Tổng giá nhập + 50% lợi nhuận + 1% mặt bằng1.1.3 Ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại

1.1.3.1 Ưu điểm

- Đơn giản , dễ sử dụng không yêu cầu cao về trình độ tin học

- Giá cả thấp, kinh phí đầu tư vào việc quản lý không cao

1.1.3.2 Nhược điểm

- Do dùng sổ sách và excel nên hệ thống quản lý còn thủ công, đơngiản với dữ liệu lớn dễ gây thất thoát, nhầm lẫn, việc sao lưu phụchồi dữ liệu khó khăn

- Tốn nhiều thời gian gây khó khăn trong việc quản lý đồng bộ

- Tìm kiếm, sửa chữa, thêm thông tin, lập báo cáo thống kê khó khăn

- Tốc độ xử lý chậm

- Chưa thực sự có một hệ thống đánh giá năng lực của nhân viên

- Quản lý gặp khó khăn trong việc nhập hàng, phải dựa vào thông tincủa bộ phận kiểm kho

Với hệ thống quản lý như trên thì cửa hàng sẽ gặp nhiều khó khăntrong việc quản lý, buôn bán Từ đó đặt ra một bài toán cho cửa hàng làm

sao để tăng năng suất làm việc, giảm thời gian, tăng hiệu quả, giảm bớtnhân công Việc nâng cấp hệ thống quản lý là vô cùng thiết thực và cấpbách Đặc biệt với tốc độ gia tăng nhanh về số lượng khách hàng, mặthàng

1.2 Xác lập dự án

1.2.1 Mục tiêu của dự án mới

- Góp phần nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy phát triển hoạtđộng quán Giúp cho công việc quản lý trở nên dễ dàng, tiệndụng và chính xác hơn

- Giảm bớt chi phí, nhân công, thời gian và sức lực

-Tăng trưởng 15% doanh số hàng tháng

-Doanh số xuất khẩu đạt 200 tỉ/năm

-Xây dựng xưởng cơ chế nông sản

1.2.2.Yêu cầu hệ thống mới

-> Thực hiện tốt các chứng năng chính hiện tại

-> Tuân thủ đúng các quy tắc về bán hàng

-Yêu cầu nhân viên biết thêm ngôn ngữ thứ 2 (ưu tiên là tiếng anh) -> Tốc độ xử lý thông tin nhanh, đảm bảo chính xác, kịp thời.-> Theo dõi chi tiết hàng nhập, tồn đọng

-> Tạo được các báo cáo hàng tháng, hàng quý…

-> Thống kê được lượng nguyên liệu sắp hết

-> Có đầy đủ các chức năng của hệ thống quản lý

-> Hệ thống phải có chế độ sao lưu phục hồi dữ liệu, nhằm đảm bảo

an toàn về mặt dữ liệu

-> Bảo mật tốt, chỉ làm việc với người có quyền sử dụng

-> Đào tạo cao hơn về tin học cho nhân viên trong cửa hàng để dễdàng sử dụng

-> Có thêm chức năng đánh giá nhân viên và ghi nhận phản hồi củakhách hàng

1.2.5.Ước tính chi phí

-> Chi phí 1 hệ thống máy tính : 30.000.000 đồng

-> Chi phí dự trù bảo trì và nâng cấp : 10.000.000 đồng

-> Chi phí đào tạo tin học cho nhân viên: 10.000.000 đồng

-> Chi phí đường truyền mạng : 500.000 đồng / tháng

-> Chi phí cho người viết phần mềm : 50.000.000 đồng

->Tổng chi phí 30.000.000 đồng

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

Hình 2.1 : Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý quán Nông sản Dũng Hà.

Mô tả chi tiết các chức năng lá:

 1.1 Cập nhật thông tin : Mỗi nhân viên làm việc tại cửa hàng

sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về họ tên, ngày sinh, địa chỉ … đểlưu hồ sơ quản lí nhân viên đồng thời có thể thêm, sửa, xóa khi

có nhân viên mới hoặc có nhân viên xin nghỉ

 1.2 Chấm công: Cuối ngày (ca) quản lý sẽ gửi yêu cầu chấm

công cho nhân viên dựa trên ngày (ca) của nhân viên có mặt tạicửa hàng Cuối tháng dựa trên báo cáo chấm công quản lý sẽtrả lương cho nhân viên

 1.3 Trả lương: Lương của nhân viên dựa trên công của nhân viên

làm tại cửa hàng và đánh giá năng lực của nhân viên thông quasao :

 Full time : 300.000 x ngày công + thưởng

 Part time :

 Ca sáng : 8h – 12h : 80.000 đồng / ca x ngày công +thưởng

 Ca chiều : 14h – 18h : 80.000 đồng / ca x ngày công+ thưởng

 Ca tối : 18h – 23h : 125.000 đồng / ca x ngày công +thưởng

 Cuối tháng quản lý sẽ xuất báo cáo và trả công chotừng nhân viên ngoài ra sẽ yêu cầu mỗi nhân viên đều

có 1 bảng tự chấm công để đối chiếu với báo cáo củaquản lí

 1.4 Đánh giá nhân viên : Dựa vào năng lực, thái độ cũng như

phản hồi của khách hàng về nhân viên quản lý sẽ xếp loại nhânviên tương ứng theo sao:

- Ứng với mỗi sao nhân viên sẽ nhận được mức thưởngcộng vào lương

 2.1 Xử lý yêu cầu của khách hàng: Khi khách hàng có yêu

cầu tư vấn về sản phẩm và mua hàng nhân viên sẽ tư vấn chokhách hàng cụ thể về sản phẩm ngoài ra sẽ có phần mềm riêng

có chức năng hiển thị giao diện chọn bàn trước sau đó xuất raMenu từ kho Menu cho khách hàng lựa chọn Khi khách hànglựa chọn xong nhân viên sẽ lên đơn cho khách hàng qua phầnmềm kiot.Sau khi thanh toán phần mềm kiot sẽ tự động resest

để lên đơn thanh toán tiếp theo cho khách

 2.2 Thanh toán : Khi khách hàng có yêu cầu thanh toán bộ

phận bán hàng sẽ sử dựa vào hóa đơn đã lên trên phần mềmkiot có chức năng sẽ tổng hợp lại các sản phẩm khách đã lựachọn để lập hóa đơn và in hóa đơn cho khách kiểm tra và thanhtoán.Hóa đơn của khách được in ra cho khách đồng thời sẽđược lưu tạm thời vào kho hóa đơn phục vụ cho báo cáo

 2.3 Khảo sát khách hàng : Khách hàng khi thanh toán sẽ

được nhân viên xin thông tin bao gồm tên,số điện thoại,ngàysinh sau đó giới thiệu chương trình giảm giá vào ngày sinhnhật của khách hàng ngoài ra nhân viên sẽ đưa cho khách hàng

1 tờ đánh giá khảo sát ý kiến của khách hàng về thái độ phục

vụ của nhân viên và chất lượng của sản phẩm … từ đó đưa raphiếu đánh giá để làm căn cứ đánh gia nhân viên để tính vàolương thưởng cuối mỗi tháng và thay đổi của cửa hàng trongthời gian tới

 3.1.Quản lý nhà cung cấp:

 Chức năng quản lý nhà cung cấp là chức năng thực hiện việcquản lý thông tin của những nhà cung cấp đã cung cấp sản phẩmcho cửa hàng.

 Mỗi khi hệ thống gửi yêu cầu lấy thông tin nhà cung cấp tới chonhà cung cấp thì nhà cung cấp sẽ gửi lại thông tin của họ đúngvới yêu cầu của chức năng

 Với mỗi nhà cung cấp, thông tin được hệ thống lưu vào khothông tin nhà cung cấp Dựa vào kho này để đảm bảo nguồn gốcchất lượng của sản phẩm

 3.2.Nhập sản phẩm :

 Chức năng nhập sản phẩm là chức năng thực hiện việc nhậpthêm sản phẩm và các mặt hàng mới phụ thuộc vào các sảnphẩm còn lại trong kho

 Chức năng sẽ kiểm tra thông tin của sản phẩm ở trong kho mỗikhi xuất một lượng sản phẩm nào đó Nếu phát hiện sản phảmcòn lại trong kho không cung cấp đủ cho một ngày bán hàng, hệthống sẽ gửi yêu cầu nhập hàng tới nhà cung cấp

 Sau quá trình thanh toán, nhà cung cấp sẽ gửi lại hóa đơn chonhững đơn hàng đã yêu cầu trước đó, hệ thống sẽ lưu những hóađơn này vào kho dữ liệu “Phiếu nhập” với mỗi phiếu nhậptương ứng với một hóa đơn nhập

 Đồng thời hệ thống cũng cập nhật lại lượng sản phẩm có trongkho sau khi nhập

 Nếu yêu cầu đủ điều kiện Sản phẩm sẽ được xuất kho và kèmtheo đó hệ thống sẽ gửi một phiếu xuất tới bộ phận bán hàng

để xác nhận việc suất kho và đồng thời lưu một bản vào kho

“Phiếu xuất” để quản lý sau này

 3.4: Thống kê sản phẩm:

 Chức năng thống kê sản phẩm nhằm sinh ra một bảng thống kêđịnh kỳ một thời gian như, thống kê theo ngày, theo tuần, theotháng, v v

 Mỗi khi nhân viên quản lý kho yêu cầu hệ thống sinh ra mộtbảng thống kê, hệ thống sẽ thực hiện lấy thông tin sản phẩm cótrong kho, so sánh với thống kê trước đó để đưa ra những thôngtin cần thiết như lượng sản phẩm còn trong kho, những thay đổicủa kho sản phẩm như nhập hay xuất đều được hiển thị.

 4.1.Cập nhật mặt hàng:

 Bộ phận quản lí sẽ đảm nhiệm nhiệm vụ khảo sát và tìm thêmnhững mặt hàng nông sản vùng miền có thể sử dụng để thêmvào menu của quán Mặt hàng sẽ được lưu vào kho “Mặt hàng”

để phục vụ xuất Menu

 4.2.Xuất Menu:

 Mỗi khi có món mới được thêm vào hệ thống sẽ tự cập nhậtmón từ kho “Mặt hàng” và xuất vào kho Menu gửi đến bộ phậnbán hàng

 5.1: Báo cáo doanh thu:

 Chức năng báo cáo doanh thu là chức năng dành riêng choquản lý cửa hàng Chức năng báo cáo doanh thu sẽ sinh ra mộtbáo cáo trực quan cho quản lý về thông tin tiền nhập hàng, tiềnbán hàng để từ đó nắm bắt được tình hình kinh doanh của cửahàng

 Mỗi khi quản lý cửa hàng thực hiện yêu cầu xem báo cáodoanh thu, hệ thống sẽ thực hiện lấy dữ liệu từ những kho

“Phiếu nhập”, “Hóa đơn”, “Phiếu Xuất” để tính tổng tiền nhậphàng và tiền bán hàng và những báo cáo về số lượng hàngtrong kho Những thông tin trong báo cáo cơ bản đều dựa trên

công thức:

Doanh thu = ∑Tiền bán – ∑Tiền nhập.

 5.2: Báo cáo chất lượng phục vụ:

 Chức năng báo cáo chất lượng là chức năng dành cho quản lýcửa hàng Chức năng báo cáo chất lượng sẽ cho biết tình trạnghoạt động làm việc của nhân viên có thực sự hiệu quả haykhông và có thái độ phục vụ tốt với khách hàng hay không.Dựa vào báo cáo này, người quản lý có thể biết được nhân viênmạnh yếu ở đâu để kịp thời điều chỉnh