Báo cáo môn học phân tích thiết kế hệ thống thông tin Đ ti quản lý bán Đèn trợ sáng cao cấp

- Quy trinh bán hàng: Khi khách hàng vào cửa hàng, nhân viên tư vẫn sẽ chào khách và chăm sóc khách hàng, tiếp cận những nhu cầu của khách,giới thiệu sản phẩm của cửa hàng.. Bộ phận bán

TRUONG DAI HOC DIEN LUC KHOA CONG NGHE THONG TIN

Z DAl HOC DIEN LUC

ELECTRIC POWER UNIVERSITY

BAO CAO MON HOC PHAN TICH THIET KE HE THONG THONG TIN

DE TAI:

Quản lý bán đèn trợ sáng cao cấp

Sinh viên thực hiện

Chuyên ngành : CÔNG NGHỆ PHẢN MÈM

Hà Nội, ngày l8 thủng 9 năm 2019

LOI NOI ĐẦU

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thời gian đã và đang học tập tại trường đến nay,

em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thây Cô, gia đình và bạn bè

Va đặc biệt, trong học kỳ này Em xin cảm ơn cô Trần Thị Minh Thu đã hướng dẫn, góp ý, thảo luận đề bài báo cáo này của em được hoàn thiện Trong thời gian được học tập và thực hành dưới sự hướng dẫn của

cô, chúng em không những thu được rất nhiều kiến thức bổ ích, mà còn được truyền sự say mê và thích thú

đối với bộ môn Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin

Mặc dù đã rất cố gắng hoàn thiện đỗ án với tất cả sự nỗ lực, tuy nhiên, do bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu và xây dựng đồ án trong thời gian có hạn, với lượng kiến thức còn hạn chế, nhiều bỡ ngỡ, nên đỗ án

“Quản lý cửa hàng đền trợ sáng cao cấp” chắc chắn sẽ không thê tránh khỏi những thiếu sót Chúng em rất mong nhận được sự quan tâm, thông cảm và những đóng góp quý báu của các thầy cô và các bạn đề đỗ án nảy ngày càng hoàn thiện hơn

Một lần nữa, chúng em xin chân thành cám ơn cô và luôn mong nhận được sự đóng góp của thây cô và các bạn

Sau cùng, chúng em xin kính chúc các thầy cô trong Khoa Công Nghệ Thông Tin dỗổi dào sức khỏe, niềm tin dé tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

Trân trọng!

CHUONG 1: KHAO SAT HIEN TRANG VA XAC LAP DU AN

1.1 Khao sat hién trang

Đề tài: “Quản lý cửa hàng đèn trợ sáng cao cấp”

Dân số nước ta hiện nay đạt mức hơn 90 triệu người Cùng với việc gia tăng dân số nhanh, thì nhu cầu

về dịch vụ, mua bán cũng ngày một gia tăng Tuy nhiên, hệ thống quản lý bằng số sách trước kia của nhiều cửa hàng, công ty đã &hông còn phù hợp với quy mô và tốc độ phát triển này nữa Cửa hàng đền trợ sáng cũng vậy, tuy đã áp dụng tin học vào công việc quản lý, buôn bán nhưng mới chỉ dừng lại ở mức đơn giản, cần có một hệ thông mới g1úp việc quản lý tiện lợi dễ sử dụng

1.1.1 Giới thiệu về cửa hàng đèn trợ sáng

Xã hội ngày càng phát triển, kéo theo nhụ cầu về đời sống tinh thần của con người ngày càng tăng lên.Ánh sáng trong ngôi nhà mang lại ấm áp , đọc một vài quyền sách và thư giãn khi ở nhà Cửa hàng đèn trợ sáng là một nơi lý tưởng giúp bạn có được sự ấm áp đó

1.LITI Giới thiệu chung

LÌ Tên cửa hàng: An Phước

[I Tổng số nhân viên: 9 người

LỊ Thời gian làm việc:

Part tìme (áp dụng với nhân viên thu ngân và nhân viên tư vấn) Sáng: 7h00 — 12h00

Chiều: 12h00 — 17h00

Tối: 17h00 — 22h00

EFuliime(áp dụng với nhân viên vận chuyên và kỹ thuận : 7h00-17h00

LỊ: Doanh thu hàng tháng: 200.000.000 VNĐ

0] Dia chi: 469 Hoang Quéc Viét, Cé Nhué 1, Bac Tir Liém, Ha N6i

L

việc bán hàng, giao dịch nhưng gián tiếp chịu trách nhiệm tổ chức và đưa ra những phương án phát triển cho cửa hàng.Xử lí và đưa ra các quyết định trong cửa hàng các tỉnh huống xảy ra trong cửa hàng

Quản lý nhân viên : Quyết định về việc điều chỉnh, tuyên nhân sự , phân ca, chấm công và trả lương cho công nhân viên trong quản theo sự chỉ định của quản lý quán

Bộ phận bản hàng : Là bộ phận tư vẫn, tiếp nhận yêu câu từ khách hàng

Bộ phận thu ngân: : Là bộ phận thanh toán hoá đơn cho khách hàng

Bộ phận kho : Tiếp nhận yêu cầu của quản lý về việc nhập hàng kiêm tra số lượng, chất lượng hang nhập Chuyên hàng vào kho và xuất phiếu chi

1.L13 Giới thiệu mặt hàng, dich vu

Hình thức kinh doanh : Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của cửa hàng là các loại đền trợ sáng trong nhà ngoài trời,trang trí

L Danh mục sản phẩm của cửa hàng:

1.1.1.4 Trang thiết bị của cửa hàng

1] 02 may tinh, 01 may in, 01 may thu ngân, 02 camera an ninh

và báo cáo để có phương án xử lý

Giá nhập kho = Xđơn giá*số lượng

- Quy trinh bán hàng: Khi khách hàng vào cửa hàng, nhân viên tư vẫn sẽ chào khách và chăm sóc khách hàng, tiếp cận những nhu cầu của khách,giới thiệu sản phẩm của cửa hàng Khi khách hàng đồng ý mua hàng nhân viên tư vấn sẽ dẫn khách đến quầy thu ngân để làm hoá đơn và phiếu bảo hành.Nhân viên thu ngân sẽ gửi thông tin xuống bộ phận kho để bộ phận kho bề trí nhân viên vận chuyển sản phâm đến địa chỉ của khách hàng

- Báo cáo — thống kê:

Quản lý cửa hàng sẽ tổng hợp các doanh thu, phiếu nhập, để lập báo cáo định kỳ hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm

Bộ phận bán hàng và bộ phận kho sẽ thống kê các mặt hàng bán chạy, mặt hàng không bán chạy

để quản lý lập phương hướng phát triển của cửa hàng tháng tiếp theo

-_ Quản [ÿ nhân viên :

Nhân viên của quán bao gồm I quản lý, 1 nhân viên kho , 3 nhân viên bán hàng, 3 nhân viên thu ngân Thông tim của nhân viên được lưu vào số đê châm công và phát lương

nhân viên full time

Full time : 300.000 đồng / ngày

nghỉ là thứ 2 — 6)

Nhân viên part time có thể đối ca lĩnh hoạt cho nhau

Trong trường hợp xin nghỉ hắn phải báo cho quản lý trước 2 tuân để quản lý có thời gian bố sung nhân sự kịp thời

Trường hợp đi muộn bị trừ 1% lương / lần / tháng Nghỉ không xin phép 10% lương / lần / tháng Nếu diễn ra nhiều lần sẽ bị buộc thôi việc Lương của nhân viên được trả định kỉ vào ngày 10 hàng tháng và được tính theo công thức :

Tổng lương : Ca (ngày) x số ngày công + thưởng — phạt

- _ Quản lý hàng hóa : Chất lượng hàng hoá là yếu tổ quan trọng hàng đầu của cửa hàng Có nhiều hàng hoá cùng nhà cung cấp, cùng hãng, đơn vị và chất lượng do đó nhân viên kho cần kiểm tra chất lượng những sản phẩm trước khi xuất kho dé tránh ảnh hưởng đến danh tiếng của cửa hàng Cửa hàng sẽ hỗ trợ phần mềm quản lý kho cho nhân viên kho, phần mềm sẽ lưu mã và thông tin của những sản phẩm trong cửa hàng Từ đó nhân viên chỉ cần nhập mã sản phẩm thi sẽ tìm được thông tin sản phâm( hãng, ngày nhập ) ngoài ra còn hỗ trợ nhân viên xác định được vị trí của sản phẩm trong kho hàng

1.1.3 Ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại

1.1.3.1 Uu diém

- _ Giá cả thấp, kinh phí đầu tư vào việc quản lý không cao

1.1.3.2 Nhược điểm

- Tốn nhiều thời gian gây khó khăn trong việc quản lý đồng bộ

- Tốc độ xử lý chậm

- Mức độ chuyên môn hóa với công việc của nhân viên chưa cao

Với hệ thông quản lý như trên thì cửa hàng sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý, buôn bán Từ đó đặt ra một bài toán cho cửa hàng làm sao để tăng năng suất làm việc, giảm thời gian, tăng hiệu quả, giảm bớt nhân công Việc nâng cấp hệ thống quản lý là vô cùng thiết thực

và cấp bách Đặc biệt với tốc độ gia tăng nhanh về số lượng khách hàng, mặt hàng

1.2 Xác lap dw an

1.2.1 Mục tiêu cua dy an moi

- Hệ thống quản lý bán hàng có nhiệm vụ chức năng nghiệp vụ về bán hàng Hỗ trợ quản lý kho hàng và nhân viên làm việc Giúp quản lý cửa hàng thống kê báo cáo từ đó nắm bất được tình hình kinh doanh của quản đê đưa ra phương hướng phát triển trong thời gian tới

- Góp phần nâng cao hiệu quả công việc, thúc đây phát triển hoạt động quán Giúp cho công việc quản lý trở nên dễ dàng, tiện dụng và chính xác hơn

- Giam bot chi phi, nhân công, thời gian và sức lực

1.2.2.Yêu cầu hệ thống mới

n Thực hiện tốt các chứng năng chính hiện tại

a Tuân thủ đúng các quy tắc về bán hàng

a Tốc độ xử lý thông tin nhanh, đảm bảo chính xác, kip thời

a Theo dõi chỉ tiết hàng nhập, tổn đọng

a Tạo được các báo cáo hàng tháng, hàng quý

Có đây đủ các chức năng của hệ thống quán lý

Hệ thông phải có chế độ sao lưu phục hồi đữ liệu, nhằm đảm bảo an toàn về mặt dữ liệu Bảo mật tốt, chỉ làm việc với người có quyền sử dụng

Dao tao cao hon vé tin học cho nhân viên trong cửa hàng đề dễ dàng sử dụng 1.2.3 Phạm vi thực hiện dự an

Chi phi 1 hệ thống máy tính : 10.000.000 đồng

Chi phi dy tri bao tri và nâng cấp : 5.000.000 đồng

Chỉ phí đào tạo tin học cho nhân viên: 5.000.000 đồng

Chỉ phí đường truyền mạng : 500.000 đồng / thang

Chỉ phí cho người viết phần mềm : 5.000.000 đồng

= Tổng chỉ phí 30.000.000 đồng.

CHUONG 2: PHAN TiCH HE THONG

2.1 Biéu đồ phân cấp chức năng

2.3 Khảo sát khách hàng

Hình 2.1 : Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thông quản lý cửa hàng bản đèn trợ sảng cao cấp

Mô tả chỉ tiết các chức năng là:

@ 1.1 Cập nhật thông tin : Mỗi nhân viên làm việc tại cửa hàng sẽ cung cấp đây đủ thông tin về họ tên, ngày sinh, địa chỉ đề lưu hồ sơ quản lí nhân viên đồng thời có thê thêm, sửa, xóa khi có nhân viên mới hoặc có nhân viên xin nghỉ

® 1.2 Chấm công: Cuối ngày (ca) quản lý sẽ gửi yêu cầu chấm công cho nhân viên dựa trên ngày (ca) của nhân viên có mặt tại cửa hàng Cuối tháng dựa trên báo cáo chấm công quản lý sẽ trả lương cho nhân viên

@ 1.3 Trả lương: Lương của nhân viên dựa trên công của nhân viên làm tại cửa hàng:

m Full trme : 200.000 x ngày công

m Part time:

m Ca sang ; 8h— 12h; 100.000 đồng / ca x ngày công

m Ca chiều : 14h — 18h: 100.000 đồng /ca x ngày công

m Ca tối : I§h— 22h ; 120.000 đồng / ca x ngày công

Nhân viên kỹ thuật

m@ Cuoi thang quan ly sé xuat bao cao va tra công cho từng nhân viên

® 1.4 Đánh giá nhân viên : Dựa vào năng lực, thai độ cũng như phản hồi của khách hàng về nhân viên quản lý sẽ xếp loại nhân viên để có những hình thức thưởng với những nhân viên tốt và nhắc nhở hoặc phạt với những nhân viên chưa tốt

Với những nhân viên được khách phản hồi tốt sẽ được đánh dấu(+),tương tự nhân viên bị khách phản hồi không hài lòng sẽ đánh dấu(-), căn cứ vào đó khi trả lương sẽ có những hình thức khen thưởng và nhắc nhở với nhân viên

2.1 Xử lý yêu cầu : Khi khách hàng có yêu cầu những loại đèn nhân viên sẽ tư vấn những loại đèn phủ hợp với yêu câu của khách hàng cho khách hàng lựa chọn Khi khách hàng lựa chọn xong nhận viên sẽ dẫn khách hàng đến quây để làm thủ tục thanh toán và bảo hành

® 2.2 Thanh toán : Khi khách hàng có yêu cầu thanh toán bộ phận bán hàng sẽ làm thủ tục thanh toán cho khách hàng.Sau khi thanh toán nhân viên kỹ thuật sẽ vận chuyên đèn và lắp ráp đèn cho khách hàng

Hóa đơn của khách được m ra cho khách đồng thời sẽ được lưu tạm thời vào kho hóa đơn phục vụ cho báo cáo

@ 2.3 Khảo sát khách hàng : Khách hàng khi thanh toán sẽ được nhân viên giới thiệu chức năng khảo sắt lay y kiến của khách hàng về thái độ phục vụ của nhân viên, sản phẩm từ đó đưa ra phiếu đánh giá để làm căn cứ đánh gia nhân viên và thay đôi của cửa hàng trong thời gian tới

@ 3.1.Cập nhật mặt hàng:

@ Sử dụng phần mềm đề quản lí hàng tại cửa hàng và trong kho.Mỗi sản phâm có mã riêng giúp tìm kiếm dữ liệu của sản phẩm đó, từ đó có the biét duoc nha san xuat, s6 16 hang, ngay sản xuất Mỗi sản phẩm sẽ có trạng thái ở trên phân mềm quản lí:đã bán,ở trong kho và đang ở cửa hàng

@ 4.1: Báo cáo doanh thu:

@® Chúc năng báo cáo doanh thu là chức năng dành riêng cho quản lý cửa hàng Chức năng báo cáo doanh thu sẽ sinh ra một báo cáo trực quan cho quản lý về thông tin tiền nhập hàng, tiền bán hàng

để từ đó nắm bắt được tình hình kinh doanh của cửa hàng

@ Mỗi khi quản lý cửa hàng thực hiện yêu cầu xem báo cáo doanh thu, hệ thống sẽ thực hiện lay dit liệu từ những kho “Phiếu nhập”, “Hóa đơn”, “Phiếu Xuất” đề tính tông tiền nhập hàng và tiền

đều dựa trên công thức:

Doanh thu = >Tién ban - šÿTiền nhập

® 4.2: Báo cáo chất lượng phục vụ:

® Chức năng báo cáo chất lượng là chức năng dành cho quản lý cửa hàng Chức năng báo cáo chất lượng sẽ cho biết tỉnh trạng hoạt động làm việc của nhân viên có thực sự hiệu quả hay không và

có thái độ phục vụ tốt với khách hàng hay không Dựa vào báo cáo này, người quản lý có thể biết được nhân viên mạnh yêu ở đâu đê kịp thời điều chỉnh

@® Mỗi khi quản lý cửa hàng thực hiện yêu cầu xem báo cáo chất lượng dịch vụ, hệ thông sẽ thực hiện lay những dữ liệu từ kho “Xếp loại nhân viên” và kho “Khách hàng”

® Dựa vào những dữ liệu về xếp loại cũng như đánh giá, hệ thông sẽ tính toán và gửi lại cho người quản lý báo cáo thông kê những nhân viên và điểm chất lượng phục vụ

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

2.2.1 Biêu đồ ngữ cảnh

Hiện thị thôn san

Đật hàng

đơn đạt Thong tin don đật hàng

2.2.3.1 Biéu đồ luông dữ liệu cho chức năng quản lý nhân viên

thong tin

Thông Tin Chim Công Bảng Lương

Thông Tin Chấm Công

Phiếu nhập hàng Kế toán thu

Phiếu xuất kho

13 2.4

Beáo tên khe|DI3| Các | | day⁄e báo uš| | đề nghị

=

'Yêu câu báo cáo 45

- Mã nhân viên - MaNV

- Tên nhân viên - TenNV v

- SDT - SDT v -Hệ số lương -HeSoLuong v

~Tên nhân viên -TenNV v

-Tén hang nhap - TenHN