Ưu nhược điểm của phần mềmPhần mềm Odoo ERP có một kho hệ thống đa dạng hỗ trợ từng bộphận trọng công ty từ kế toán, quản lý dự án, chăm sóc khách hàng,cho đến quản lý nhà kho, nguyên li
GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ PHẦN MỀM ODOO
Giới thiệu phần mềm Odoo
Odoo là phần mềm ERP mã nguồn mở, cho phép người dùng tùy chỉnh và phát triển tính năng một cách linh hoạt Bên cạnh các module cơ bản như POS, CRM, quản lý kho và nhân sự, Odoo hỗ trợ người dùng chỉnh sửa, thêm bớt tính năng hoặc tạo ra các phân hệ mới theo nhu cầu.
Ngoài ra, Odoo còn cung cấp các tính năng bảo mật cho các cộng đồng về công nghệ kinh doanh và phát triển phần mềm trên toàn thế giới.
Hnh 1 - Hệ thống phần mềm Odoo
Hệ thống ERP hiện có hơn 7 triệu người dùng toàn cầu, nhờ vào tầm nhìn kinh doanh rộng và giao diện người dùng thân thiện.
Ưu nhược điểm của phần mềm
Phần mềm Odoo ERP cung cấp một hệ thống đa dạng các module hỗ trợ cho nhiều bộ phận trong công ty, bao gồm kế toán, quản lý dự án, chăm sóc khách hàng, và quản lý kho nguyên liệu sản xuất Người dùng có thể linh hoạt lựa chọn và cài đặt các ứng dụng phù hợp từ kho ứng dụng của Odoo về tài khoản công ty.
Tính linh hoạt là một yếu tố quan trọng, đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cho phép người dùng dễ dàng thay đổi hoặc cài đặt thêm các module phù hợp với nhu cầu cá nhân hoặc yêu cầu của doanh nghiệp, nhằm phục vụ hiệu quả cho từng loại hình kinh doanh khác nhau.
Odoo dễ dàng tích hợp nhờ vào API miễn phí, cho phép doanh nghiệp kết nối với bất kỳ phần mềm nào mà không bị giới hạn Điều này giúp các doanh nghiệp tùy chỉnh Odoo theo quy trình riêng của mình, tạo cầu nối giữa các phần mềm của các phòng ban khác nhau Kết quả là, nhân viên và nhà quản lý có thể nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý một cách hiệu quả hơn.
Giá thành hợp lý là một trong những điểm nổi bật của Odoo so với nhiều phần mềm ERP khác Chi phí cho các module cơ bản thực sự không cao, và doanh nghiệp có thể trả phí theo từng module mà họ muốn sử dụng Hơn nữa, nếu chỉ cần một chức năng, người dùng sẽ được sử dụng miễn phí trọn đời hoặc có thể trải nghiệm miễn phí trong 15 ngày nếu sử dụng từ hai chức năng trở lên.
Ứng dụng này rất dễ sử dụng, cho phép người dùng thành thạo chỉ trong chưa đầy 2 ngày nhờ vào thiết kế và chức năng đơn giản, hợp lý Dù là nhân viên hay quản lý doanh nghiệp, mọi người đều có thể bắt đầu sử dụng ngay lập tức.
Odoo, giống như bất kỳ phần mềm nào khác, có những ưu và nhược điểm riêng Mặc dù Odoo mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, nhưng vẫn tồn tại một số nhược điểm cần được cải thiện để tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng.
Việc thiết lập và lắp đặt Odoo có thể gặp nhiều khó khăn, gây trở ngại cho doanh nghiệp Hơn nữa, khi tạo tài khoản trên website, người dùng cần truy cập qua đường link trong email để vào đúng cơ sở dữ liệu của mình.
- Thiếu sự hỗ trợ từ Odoo: có hơn 4 triệu doanh nghiệp trên thế giới đang sử dụng phần mềm Odoo nên sự hỗ trợ từ Odoo cũng gặp
7 không ít khó khăn vì không thể xử lí trọn vẹn, chi tiết vấn đề cho khách hàng của họ.
Việc duy trì hệ thống phần mềm gặp nhiều khó khăn, đặc biệt khi các chức năng không đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp Điều này dẫn đến sự khó khăn trong việc tích hợp hoặc điều chỉnh các tính năng khi cần liên kết với phần mềm bên thứ ba.
TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP
Sơ lược về doanh nghiệp
The Fake Shop là công ty chuyên cung cấp các sản phẩm chăm sóc da và làm đẹp từ nhiều thương hiệu nổi tiếng toàn cầu.
Hiện nay, công ty đã sở hữu 2 chi nhánh cửa hàng lớn tại Thành phố
Công ty có trụ sở chính tại Thành phố Hồ Chí Minh, với các văn phòng đại diện tại Hà Nội Tất cả sản phẩm của công ty đều được nhập khẩu hoàn toàn từ nước ngoài và được phân phối rộng rãi trên toàn quốc Trong năm 2020, doanh thu của công ty đạt khoảng 10 tỷ đồng.
Các giải pháp của doanh nghiệp khi áp dụng Odoo
- Tự động hóa quy trnh kế toán
Giúp giảm tải công việc của bộ phận kế toán
Nhanh chóng và giảm thiểu sai sót
- Tối ưu hóa công tác quản lý
Tối ưu hóa thời gian và công sức trong quá trình quản lý doanh nghiệp bằng cách tự động hóa
Tăng hiệu suất hiệu quả và mức độ chính xác của các sản phẩm đầu ra
Phần mềm sẽ tự động hóa các hoạt động mà không cần quá nhiều nhân viên, từ đó tiết kiệm được chi phí thuê nhân công.
MÔ PHỎNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÀNG HÓA CỦA
CRM
a Quản trị quan hệ khách hàng (CRM):
Quản trị quan hệ khách hàng (CRM) là phương pháp giúp doanh nghiệp giao tiếp và tương tác hiệu quả với khách hàng Hệ thống này quản lý thông tin khách hàng, bao gồm tài khoản, nhu cầu và thông tin liên lạc, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Nhận cái nhìn tổng quan về hoạt động trong bộ phận, theo dõi thời gian mà đồng nghiệp ghi nhật ký cuộc gọi hoặc gửi báo giá Chia sẻ ý tưởng và tệp tin ngay lập tức, đồng thời cập nhật những sự kiện đã bỏ lỡ.
Mục tiêu chính của CRM là tìm kiếm và thu hút khách hàng mới, duy trì mối quan hệ với đối tác hiện tại, tái thu hút khách hàng cũ, giảm chi phí marketing và nâng cao dịch vụ khách hàng Sử dụng CRM trong Odoo giúp doanh nghiệp tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng hơn, từ đó tăng tỷ lệ chuyển đổi thành khách hàng mua hàng.
Nguyên lý hoạt động của Odoo là đặt khách hàng làm trung tâm, do đó việc chăm sóc khách hàng không chỉ giới hạn trong module CRM mà còn bao quát các nghiệp vụ trên toàn bộ hệ thống Thông tin khách hàng được sử dụng liên tục từ giai đoạn tiếp cận, lập đơn bán, giao hàng, đến hóa đơn và dịch vụ chăm sóc hậu mãi.
❖ Quản lý và phân khúc khách hàng
• Cho phép tạo và quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng với các thông tin bắt buộc (tên, tuổi, công ty, số điện thoại,…).
Người dùng có thể phân khúc khách hàng hiệu quả bằng cách sử dụng tính năng gắn thẻ Hệ thống cho phép tạo ra các thẻ không giới hạn, giúp người dùng dễ dàng gán một hoặc nhiều thẻ cho mỗi khách hàng Nhờ đó, việc lọc, tìm kiếm và sắp xếp khách hàng theo thẻ trở nên đơn giản và nhanh chóng.
Cơ sở dữ liệu khách hàng được áp dụng trên toàn hệ thống để nâng cao độ chính xác, tăng cường tính nhất quán và giảm thiểu sai sót trong các giao dịch liên quan đến khách hàng.
• Tiềm năng là bước đánh giá trước khi tiềm năng thực sự trở thành cơ hội kinh doanh.
• Khách hàng tiềm năng có thể được tạo bởi người dùng được ủy quyền hoặc tự động từ các email đến.
• Biến tiềm năng thành cơ hội chỉ với 2 cú nhấp chuột.
Giao diện người dùng kiểu Kanban giúp nhân viên kinh doanh dễ dàng tập trung vào những cơ hội quan trọng, giảm thiểu thời gian sắp xếp và tổng hợp thông tin, với tất cả thông tin cần thiết được hiển thị trên một màn hình duy nhất.
• Quản lý toàn bộ các tương tác, giao dịch với khách hàng như email, điện thoại, báo giá, v.v.
Chức năng theo dõi các cơ hội tiềm năng giúp nhân viên kinh doanh nhận thông báo tự động qua email về tình hình của từng cơ hội, bao gồm các trạng thái như thắng, thua hoặc không tiềm năng.
• Hệ thống quản lý kiểu Kanban giúp theo dõi các kênh bán hàng và từng cơ hội kinh doanh hiệu quả hơn
• Chuyển một cơ hội thành một báo giá chỉ với một lần nhấp chuột
• Quản lý và phân quyền đội Sales
• Cho phép chia đội bộ phận Sales
• Cho phép thống kê doanh số trên từng đội
• Cho phép ghi nhận thông tin khách hàng của từng đội theo thời gian thực.
❖ Dịch vụ sau bán hàng
• Quản lý Khiếu nại của khách hàng (Sử dụng tính năng của ứng dụng Dự án)
• Khiếu nại có thể được tạo bởi nhân viên kinh doanh
• Khiếu nại có thể được tạo tự động khi khách hàng gửi khiếu nại đến một địa chỉ email định trước
• Khiếu nại có thể được tạo bởi khách hàng thông qua Customer Portal của họ
• Khiếu nại có thể được phân công cho từng người để xử lý.
Quy trình xử lý khiếu nại có thể được điều chỉnh linh hoạt qua các giai đoạn như tiếp nhận, đang xử lý, đã xử lý và từ chối, nhằm đáp ứng nhu cầu cụ thể của cán bộ quản lý khiếu nại.
Cho phép cấu hình các hành động tự động như gửi email thông báo cho người được giao giải quyết và tự động chuyển khiếu nại sang trạng thái đã xử lý sau một thời gian không nhận được phản hồi từ khách hàng.
Các khiếu nại có thể liên quan đến lệnh giao hàng, hóa đơn, hoặc đơn hàng, nhằm mục đích giúp việc phân loại và xử lý trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.
❖ Quản lý Yêu cầu hỗ trợ (Sử dụng tính năng của ứng dụng
• Yêu cầu hỗ trợ có thể được tạo bởi nhân viên kinh doanh
• Yêu cầu hỗ trợ có thể được tạo tự động khi khách hàng gửi yêu cầu hỗ trợ đến một địa chỉ email định trước
• Yêu cầu hỗ trợ có thể được tạo bởi khách hàng thông qua Customer Portal
• Yêu cầu hỗ trợ có thể được phân công cho từng người để xử lý.
Quy trình xử lý yêu cầu hỗ trợ có thể được tùy biến theo nhu cầu của cán bộ quản lý dịch vụ, bao gồm các giai đoạn như tiếp nhận, đang xử lý, đã xử lý và từ chối.
Cấu hình các hành động tự động giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, chẳng hạn như gửi email thông báo cho người được giao nhiệm vụ giải quyết, và tự động chuyển trạng thái Yêu cầu hỗ trợ sang "đã xử lý" sau một khoảng thời gian không nhận được phản hồi từ khách hàng.
• Phân tích tiềm năng: Theo chiến dịch marketing, theo nhân viên bán hàng, theo kênh bán hàng, theo đội bán hàng, theo khách hàng, v.v.
Phân tích cơ hội trong chiến dịch marketing bao gồm việc xem xét các yếu tố như nhân viên bán hàng, kênh bán hàng, nguồn gốc dữ liệu, đội ngũ bán hàng, khách hàng, khu vực khách hàng và giá trị tiềm năng dự kiến Các bước trong công cụ CRM giúp tối ưu hóa quy trình này, từ đó nâng cao hiệu quả bán hàng và tối đa hóa doanh thu.
Bước 1 : Sau khi đã đăng nhập vào giao diện chính của Odoo, ta tạo một database về The Fake Shop -> chọn “Kết nối”.
Bước 2 : Chọn công cụ CRM.
Sau khi nhấn vào, bạn sẽ được chuyển đến giao diện chính của công cụ CRM, nơi bạn có thể tạo danh sách các khách hàng tiềm năng, thường được gọi là cơ hội.
Bán hàng
Thiết lập sẵn mẫu báo giá bằng ứng dụng Bán hàng của Odoo theo trình tự như sau:
Bước 1: Tạo mẫu đơn Báo giá cho khách hàng Đầu tiên, chọn truy cập vào mục Bán hàng.
Giao diện chính của Báo giá sẽ như hình bên dưới.
Và để lập Mẫu báo giá chọn Tạo (bên góc trái trên cùng màn hình).
Trong mẫu báo giá điền các thông tin cần thiết:
• Tên mẫu báo giá: tên của sản phẩm được bán cho khách hàng
• Báo giá sẽ hết hạn sau: số ngày hiệu lực của báo giá.
Khi thiết lập báo giá, thời gian hiệu lực sẽ kéo dài trong 7 ngày Ví dụ, nếu báo giá được tạo vào ngày 04/11, thì ngày hết hạn tự động sẽ được tính là 12/11.
• Tab Chi tiết: Ấn Thêm sản phẩm rồi điền thông tin sản phẩm, mô tả sản phẩm, số lượng, đơn vị tính của các sản phẩm trong báo giá.
Trong trường hợp báo giá có các sản phẩm đi kèm với sản phẩm chính, bạn có thể nhấn "Thêm một dòng" để lựa chọn thêm sản phẩm tùy chọn Hiện tại, cửa hàng không có chương trình khuyến mãi hay quà tặng kèm khi mua hàng, vì vậy bạn có thể bỏ qua mục này.
• Tab Xác nhận: dùng trong trường hợp khách hàng có thể xác nhận, thanh toán báo giá trực tuyến.
- Ký nhận trực tuyến: khách hàng bấm nút ký nhận trên báo
18 giá online, hệ thống sẽ xác nhận báo giá và chuyển thành đơn bán một cách tự động.
- Thanh toán online: yêu cầu một xác thực thanh toán online, hệ thống sẽ xác thực hóa đơn tự động.
- Mẫu thư xác nhận: mẫu email này sẽ được gửi khi xác nhận báo giá. Bước 2: Xác nhận thông tin hóa đơn
Nếu khách hàng đồng ý mua hàng, tiến hành bước 3 là lập đơn bán hàng Ngược lại, nếu khách hàng không đồng ý, quy trình bán hàng sẽ kết thúc tại đây.
Bước 3: Lập đơn bán hàng
Người dùng hoàn tất đơn đặt hàng bằng cách nhấn "Xác nhận đơn hàng", hệ thống sẽ cập nhật trạng thái đơn bán hàng và cung cấp ngày giao hàng Đồng thời, lệnh bán hàng sẽ được tự động tạo một liên kết tại bộ phận kho.
Mua hàng
Mua hàng tại Odoo giúp kiểm soát quá trình mua hàng.
- Mời thầu: Có thể tạo nhiều yêu cầu báo giá cùng nội dung gửi cho nhiều nhà cung cấp
- Đơn mua tổng quát: yêu cầu chào giá cho nhà cung cấp cụ thể
➢ Cách sử dụng tính năng yêu cầu báo giá Bước 1 : Bấm Tạo
Nhập tên Nhà cung cấp, Mã nhà cung cấp, Hạn chốt, Expected Arrival Nhập sản phẩm, số lượng, đơn giá
Bước 2 : Bấm gửi email cho nhà cung cấp để báo giá
Sau xác nhận đơn mua hàng
Chọn Đơn hàng – Đơn mua hàng
Hóa Đơn - Chọn Xác nhận
Chọn Ghi nhận thanh toán
Bước 4 : Ghi nhận thanh toán cho hóa đơn
Kế toán
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi các hoạt động mua bán, doanh thu và khấu hao của doanh nghiệp Phần mềm ERP trong kế toán giúp kết nối dữ liệu chung và tự động hóa quy trình, tạo điều kiện cho kế toán viên dễ dàng kiểm soát và thực hiện nghiệp vụ một cách hiệu quả Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, đơn giản hóa quy trình từ nhập liệu đến báo cáo và quản lý hoạt động.
Lợi ích của việc sử dụng ERP trong kế toán:
✓ Ghi nhận mọi thông tin bằng bút toán hạch toán tự động
✓ Xây dựng hệ thống tác nghiệp hoàn chỉnh
✓ Tính kế thừa và liên kết dữ liệu cao
✓ Tính khả dụng cao, dễ sử dụng
✓ Giúp phản ánh chính xác và trung thực hoạt động kinh doanh
✓ Tích hợp với hóa đơn điện tử Elnvoice giúp tiết kiệm thời gian, công sức và giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý đơn hàng tốt hơn.
❖ Thiết lập các bước trên Bảng thông tin kế toán
Bước 1 : Xác định kỳ kế toán
Để thực hiện khai thuế hiệu quả, trước tiên cần xác định ngày bắt đầu và kết thúc của năm tài khóa Sau đó, để hệ thống tự động hóa quy trình kê khai thuế theo định kỳ (hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm), người dùng cần thiết lập mốc thời gian cụ thể và cài đặt nhắc nhở sau mỗi lần kê khai.
Bước 2 : Tài khoản ngân hàng
Kết nối các tài khoản ngân hàng với nhau
Hệ thống Odoo cung cấp hai lựa chọn tài khoản ngân hàng: tài khoản tại Việt Nam và tài khoản quốc tế Tài khoản quốc tế mang lại nhiều phương thức thanh toán hơn, kết nối với các ứng dụng thanh toán điện tử Trong số đó, PayPal là ứng dụng miễn phí, trong khi các ứng dụng khác yêu cầu phí 4€/tháng Để tạo tài khoản ngân hàng, người dùng chỉ cần chọn "Create it".
Việc tạo tài khoản ngân hàng rất dễ dàng; bạn chỉ cần cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết Đặc biệt, bạn có thể tạo sổ nhật ký mới cho tài khoản hoặc chọn sổ nhật ký có sẵn để liên kết, giúp thuận tiện trong việc theo dõi tài chính cá nhân hoặc doanh nghiệp.
Để thiết lập tỷ lệ thuế mặc định cho các giao dịch mua bán trên hệ thống, bạn cần nhấp vào nút TẠO Hệ thống sẽ hiển thị giao diện như hình ảnh dưới đây, nơi bạn có thể nhập thông tin cần thiết.
Hnh 34 Đây là ví dụ mẫu: Thiết lập thuế GTGT khi bán hàng của doanh nghiệp là 10%
Ví dụ: Thiết lập thuế GTGT được khấu trừ khi mua hàng là 5%
Bước 4 : Thiết lập Hệ thống tài khoản
Thiết lập hệ thống tài khoản và lập số dư ban đầu
Hnh 37 Để thiết lập hệ thống tài khoản, lựa chọn phân loại tài khoản, % thuế và bút toán được liên kết với tài khoản.
Sau khi hoàn tất tất cả các bước trong việc tạo thông tin kế toán, kế toán viên sẽ có đầy đủ dữ liệu để theo dõi toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Để ghi nhận hóa đơn vào sổ Kế toán, trước tiên cần tạo bảng công nợ nháp nhằm tránh sai sót Hóa đơn cần phải có đầy đủ thông tin như tên khách hàng, ngày tạo hóa đơn, ngày thanh toán, cũng như chi tiết các sản phẩm và tổng giá trị hóa đơn.
Sau khi tạo bản nháp công nợ, bạn có thể xem trước để kiểm tra thông tin trước khi xác nhận đơn hàng Lưu ý rằng khi hóa đơn đã được xác nhận, bạn sẽ không thể sửa đổi thông tin và hóa đơn sẽ tự động được chuyển vào sổ.
Hnh 41 Ở bước ghi nhận thanh toán, có thể lựa chọn thanh toán bằng 2 hình thức là Bank (chuyển khoản, ví điện tử, …) hoặc Cash (trả tiền mặt).
Sau khi xác nhận khách hàng đã thanh toán hóa đơn, việc nhấp vào "tạo thanh toán" sẽ giúp hệ thống tự động ghi nhận hóa đơn đã thanh toán và xóa bỏ toàn bộ công nợ phải trả.
Ngoài ra, có thể theo dõi được hoạt động của nhân viên và trạng thái của hóa đơn qua khung bên phải màn hình