Khóa luận tốt nghiệp Kế toán kiểm toán: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng - thanh toán tại công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Trang Dũng

Tuy nhiên, khi nghiên cứu thực trạng hoạt động tại Công ty TNHH Sản xuấtthương mại và Dịch vụ Trang Dũng, em nhận thấy doanh nghiệp vẫn còn những hạnchế trong kiểm soát nội bộ nói chung

Khoa Kê toán - Kiêm toán

KHÓA LUẬN TÓT NGHIỆP

ĐÁNH GIÁ HE THONG KIEM SOÁT NỘI BỘ TRONG

CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH

SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRANG DŨNG

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

HE

: TS Pham Ngoc Quang

GIÁO VIÊN PHAN BIEN : SINH VIEN THUC HIEN :

: Chat lượng cao

Hà Nội - 05.2022

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

Khoa Kê toán - Kiêm toán

KHÓA LUẬN TÓT NGHIỆP

ĐÁNH GIA HỆ THONG KIEM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH

MUA HÀNG - THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SAN XUẤT

THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRANG DŨNG

GIÁO VIÊN HƯỚNG DAN : TS Phạm Ngọc Quang

GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN : TS Nguyễn Thị Hồng Thúy

SINH VIÊN THỰC HIỆN : Ha Minh Hang

MÃ SINH VIÊN : 19050858

LỚP : QH2019E KTKT CLCI

HỆ : Chất lượng cao

Hà Nội - 05.2022

LỜI CÁM ƠN

Đề có thể hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp này, bên cạnh quá trình cốgăng của bản thân tác giả, em còn nhận được sự giúp đỡ, động viên, khích lệ nhiệttình của các thầy cô, bạn bè, anh chị và người thân Bằng tất cả tình cảm chân thành

cùng sự kính trọng và biệt ơn nhât, em xin gửi lời cảm ơn tới:

Các thầy cô trong ban giám hiệu trường Đại học Kinh tế - ĐHQGHN đã tạo

mọi điêu kiện thuận lợi nhât đê sinh viên học tập và thực hiện đê tài niên luận này.

Các thầy, cô, giảng viên khoa Kế toán - Kiểm toán đã truyền đạt những kiến

thức quý báu, dành thời gian giải đáp những thắc mắc và luôn sẵn sàng đưa ra lời

khuyên cũng như những góp ý giúp chúng em hoàn thành bài nghiên cứu.

Đặc biệt, với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến Tiến sĩ Phạm NgọcQuang - Phó Chủ nhiệm bộ môn Kiểm toán kiêm Giảng viên khoa Kế toán - Kiểmtoán, thầy đã đồng hành, hướng dẫn, đưa ra định hướng cũng như những góp ý thiếtthực và thắng thắn cho đề tài của em Em xin cảm ơn thầy vì đã luôn hỗ trợ lúcchúng em cảm thấy khó khăn, bế tắc trong quá trình hoàn thành khóa luận Em cảmthấy may mắn và biết ơn khi nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của thầy

Do vốn kiến thức còn hạn hẹp, đề tài của em không thể tránh khỏi nhữngthiếu sót Em rất mong nhận được sự thông cảm cùng những lời nhận xét, những ýkiến đóng góp từ các thầy cô và bạn đọc dé bài nghiên cứu được hoàn thiện hon

Một lân nữa, em xin chân thành cảm ơn thây, cô, người thân, bạn bè và gửi

lời chúc sức khỏe đên tât cả mọi người.

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, Ngày 15 tháng 05 năm 2023

¬ MỤC LỤC

DANH MỤC TU VIET TẮTT - 2 22+SE2EE+EEE£EE2SEEE2E1271227112712112712271 21122 crk 6

DANH MỤC SƠ DO, BANG BIỀU 2 2-©222222£+2EE2EE22221221222122221221ecrxe §DANH MỤC HÌNH 2-2-2 22E92EE9EE12E12212112711271211711111211211211 11.1 xe §LOI MỞ ĐẦU - 22 2£ 221E211221221211271127121121111111211111111 21121111 9CHUONG I: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình

mua hàng - thanh (OáTI 5 << 5 << 5< 9 99 99.9 9H TH 0000000010906 686 11

1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ -2- ¿55+¿ 11

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội D6 o.cceeccecccecseecsessessessesssesssesseessesssessesseeess 111.1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ, - ¿2 £+++2£++£E++EE+2EEtzrxrrresred 15

1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng - thanh toắn - 5++-+<+<+ 26

1.2.1 Chu trình mua hàng - thanh toán + 5+ +++*++sexeexeereerssrs 26 1.2.2 Cac chức năng của chu trình mua hang - thanh toán 29 1.2.3 Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng - thanh

1.2.4 Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng - thanh toán 311.2.5 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng - thanh toán 31

CHUONG II: Thực trang chu trình mua hang - thanh toán tại Công ty TNHH

Sản xuất thương mại và Dịch vụ Trang Dũng -s- 5< sssscse=ssesses 35

2.1 Khái quát vé công ty - c2 + 1S EEEE211211211271711211211 111.1 Extxe 35

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty - ¿5+ 35

2.1.2 Đặc điểm tô chức quản lý và đặc điểm hoạt động tại công ty 35

2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán 2¿- 22 ©2+2E++2EEEt2EESEEerErrrrkrerred 38

2.2 Chu trình mua hàng - thanh toán tại công ty TNHH Sản xuất thương mại và

IĐ[uib4088v)1-0090ì) 1-0127 42

2.2.1 Hình thức mua hang trả tiỀn Sau: 2-2 52 222E+£E2E2+Ezrxcred 42

2.2.2 Hình thức mua hàng phải trả tước: -¿++cc+c<+sssexsersrs 47

2.3 Thực trạng kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng - thanh toán tại công

ty TNHH Sản xuất thương mai va Dich vụ Trang Dũng -. 2: s¿ 63

2.3.1 Môi trường kiểm soát tại công ty -¿ 2¿©2+++cxvzxxrzrxesrseee 632.3.2 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng - thanh toán tại công

2.3.3 Đánh giá thực trang chu trình mua hàng - thanh toán 75

CHUONG III: Giải pháp nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ chu trình mua

hàng - thanh toán tại ông ty TNHH Sản xuất thương mại và Dịch vụ Trang

3.2.1 Hoàn thiện đối với môi trường kiểm soát - 2 2 s2 5+2 813.2.2 Hoàn thiện đối với thủ tục kiểm SOat eeccecceccesesseseesesteseseesessesteseeeens 81

KET LUAN oeecceccecscsssesssesssesssessesssesssessesssesssecssesssessecssecssesssessesssesssessesssesasesanessessseessecs 84

TAI LIEU THAM KHAO 2 ec ecccccsssssscssesvesessesessssesucsueacsucaesucsesussssssucacsucatsucansacaneacane 85

DANH MỤC TU VIET TAT

GD

GĐNTƯ

GTGT

HĐ HĐQT

HTK

ISA IFAC

KSNB

NCC

PC PYCMH

PGH

PNK

SKT SXKD

SXTM&DV

TK

TKKT

Hiệp hội kiêm toán viên công chứng Mỹ

Bao cáo tai chính

Báo cáo kế toánBang tổng hợp phiếu chi

Ủy ban thủ tục kiểm toán

Ủy ban Chống gian lận khi lập Báo cáo tài chính

Kiểm soát nội bộNhà cung cấp

Phiếu chỉPhiếu yêu cầu mua hàng

Phiếu giao hàngPhiếu nhập kho

Số kế toánSản xuất kinh doanhSản xuất thương mại và dịch vụ

Tài khoản

Tài khoản kế toán

DANH MỤC SO ĐỎ, BANG BIEU

Sơ đồ 1.1: Dòng dữ liệu cấp 1 - chu trình mua hàng - thanh toán - 27

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty ¿- ¿+ s2 2 EEEEEEEEEEEEEEEerErrrrree 36

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán -2- 2+ 2+ 2+SE+EEt£E2EEEEEeEEzErrrkerkeee 38

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ kế toán máy - -©+++2x2EEEE112E121122112711211211711 11 1e 41

Sơ đồ 2.4: Luu đồ xử lý đơn đặt hàng mua hang trả tiền sau - 43

Sơ đồ 2.5: Luu đồ xử lý nhận hàng và ghi nhận nợ phải trả mua hàng trả sau 45

Sơ đồ 2.6: Lưu đồ xử lý hoạt động thanh toán mua hàng trả sau - 47

Sơ đồ 2.7: Lưu đồ xử lý đặt hàng mua hàng trả trước (I) -z -2cs+csz+cs+ 48

Sơ đồ 2.8: Luu đồ xử lý đặt hàng mua hàng trả trước (2) 5z sz+cs+cxerse¿ 50

Sơ đồ 2.9: Lưu đồ xử lý nhận hang, theo đõi công nợ phải trả 2-5: 5¿ 52

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1 Phiếu yêu cầu vật tư 2 5+S++EEExEEE21121121111211211 211111111 xe 66

Hình 2.2: Don đặt hàng đã xét duyỆt - (22c 22 3231122115111 111111 1 kg 68

Hình 2.3: Phiếu nhập kho đã xác nhận - 2-2 2+ 2+EE+EE£EE££EE2EE2EEeEEerkerrxrrs 70

Hình 2.4: HD GTGT của đơn vi vận chuyên 71

Hình 2.5: Bảng kê chi phí bốc xếp hang hóa -2 2 2 xeSE2EE2EE2EEeEErErerxers 72Hình 2.6: Giấy đề nghị tạm Ứng -2- 2 t+St£EE‡EE2E12E1271711211221 111121 ectxe 74

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt vàgay gắt trên thị trường Các doanh nghiệp không ngừng nâng cao chất lượng sảnphẩm, da dạng hóa các mặt hàng, bình 6n giá bán sản pham dé thành công trên thitrường Mặt khác, dé doanh nghiệp thành công và phát triển vững mạnh, ngoài việcchú trọng vào sản phẩm, một đội ngũ quản lý tốt và công tác kiểm tra, kiểm soátphải được thực hiện phù hợp với từng doanh nghiệp Chức năng kiểm tra, kiểm soátđóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệthống kiểm soát nội bộ (KSNB) của doanh nghiệp

Hệ thống KSNB giữ vai trò quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp

và cũng là yếu tổ quan tâm hang đầu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán

Có thể coi đây là bước “tiền kiểm” góp phần quan trọng cho việc nâng cao chất

lượng, hiệu quả của hoạt động kiểm toán Công tác KSNB được thực hiện ở hầu hếtcác hoạt động của doanh nghiệp, trong doanh nghiệp sản xuất cũng như doanhnghiệp thương mại Trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị, hoạt động muahàng - thanh toán là một hoạt động quan trọng, nó quyết định đến kết quả của cảquá trình sản xuất kinh doanh tại đơn vị Vì vậy, việc có một hệ thống kiểm soát nội

bộ thật sự hiệu quả để kiểm soát chu trình này là một công việc cần thiết

Tuy nhiên, khi nghiên cứu thực trạng hoạt động tại Công ty TNHH Sản xuấtthương mại và Dịch vụ Trang Dũng, em nhận thấy doanh nghiệp vẫn còn những hạnchế trong kiểm soát nội bộ nói chung và trong chu trình mua hàng thanh toán nói

riêng.

Bên cạnh đó, ở Việt Nam đã có nhiều dé tai nghiên cứu về hệ thống KSNB,theo đó, dựa trên cơ sở kiến thức lý thuyết đã tiếp thu được qua quá trình học tập vànghiên cứu tại trường đại học, em lựa chọn những khoảng trống trong hệ thốngKSNB chu trình mua hàng - thanh toán tại Công ty TNHH Sản xuất thương mai vàDịch vụ Trang Dũng là đề tài để nghiên cứu và khai thác

2 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tải nghiên cứu thực trạng tình hình kiểm soát nội bộ đối với chu trìnhmua hàng - thanh toán tại Công ty TNHH Sản xuất thương mại và Dịch vụ Trang

Dũng Phân tích thực trạng chu trình mua hàng - thanh toán và đánh giá những mặt

còn yếu kém, thiếu sót trong kiểm soát nội bộ về chu trình này tại Công ty Từ đó,đưa ra một số giải pháp nhăm nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ chu trình mua

hàng - thanh toán tại Công ty TNHH Sản xuất thương mại và Dịch vụ Trang Dũng.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Vé đối tượng nghiên cứu: Chu trình mua hàng - thanh toán và thực trạng

kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng - thanh toán tại Công ty TNHH Sản xuất

thương mại và Dịch vụ Trang Dũng

- Pham vi nghiên cứu: Chu trình mua hàng - thanh toán và thực trạng kiểm

soát nội bộ chu trình mua hàng - thanh toán trong lĩnh vực sản xuất bao bì tại Công

ty TNHH Sản xuất thương mại và Dịch vụ Trang Dũng

4 Kết cấu bài nghiên cứu

Nội dung chính của khóa luận tốt nghiệp này gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình

mua hàng - thanh toán.

Chương 2: Thực trạng chu trình mua hàng - thanh toán tại Công ty TNHH

Sản xuất thương mại và Dịch vụ Trang Dũng

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ chu trình mua

hàng - thanh toán tại công ty TNHH Sản xuất thương mại và Dịch vụ Trang Dũng.

CHUONG I: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ

chu trình mua hàng - thanh toán

1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ (KSNB) là công cụ mà nhà quản lý sử dụng trong quản lýđơn vị nhằm đạt được các mục tiêu đề ra Năm 1929, khái niệm KSNB được đề cậplần đầu trong công bố của Cục Dự trữ Liên bang Mỹ (Federal Reserve Bulletin),trong đó “KSNB là một công cu dé bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúcday nâng cao hiệu quả hoạt động” Day cũng là “cơ sở phục vu cho việc lấy mẫuthử nghiệm của kiểm toán viên ”

Sau đó, AICPA - Hiệp hội kiểm toán viên công chứng Mỹ (1936) bổ sungmột định nghĩa về KSNB, “Kiểm soát nội bộ là các biện pháp và cách thức đượcchấp nhận và thực hiện trong một tô chức dé bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũngnhư kiểm tra sự chính xác trong việc ghi chép của số sách” Sau định nghĩa này,

mục tiêu của KSNB đã được bổ sung, không chỉ bảo vệ tiền và các tài sản khác mà

còn đảm bảo chính xác số liệu kế toán Năm 1949, trong công trình nghiên cứu đầutiên về KSNB, AICPA tiếp tục bổ sung vào định nghĩa về KSNB mục tiêu thúc đâyhoạt động có hiệu quả và khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của nhà quản lý

Năm 1958, trong tài liệu về thủ tục kiểm toán 29 (SAP 29 - Statement onAuditing Procedure 29) của Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) trực thuộc AICPA banhành đã lần đầu tiên phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán, theo đó:

“KSNB về kế toán bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp và thủ tục

liên hệ trực tiếp đến việc bảo vệ tài sản và tính dang tin cậy cua số liệu kế toán.Ching thường bao gôm các thủ tục kiểm soát như hệ thong xét duyệt và phê chuẩn,tách biệt nhiệm vụ giữ sổ sách và lập báo cáo với bảo quản tài sản, kiểm soát vậtchất với tài sản và kiểm toán nội bộ ”

"KSNB về quản lý bao gom kế hoạch tô chức, các phương pháp và thủ tụcliên quan chủ yếu đến tính hữu hiệu trong hoạt động và sự tuân thủ chính sách quản

tri Chúng thường chỉ liên quan gián tiếp đến thông tin tài chính, bao gồm các hoạtđộng kiểm soát như phân tích thống kê, nghiên cứu vé thời gian và động cơ, báocáo về tính hiệu quả, chương trình huấn luyện nhân viên và kiểm soát chất lượng ”

Qua đó có thể thấy, KSNB về kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin tàichính, kiểm toán viên độc lập có nhiệm vụ đưa ra ý kiến về độ tin cậy của thông tin

Tuy vậy, ké từ ngày phát hành Báo cáo KSNB - Khuôn khổ hợp nhất lần đầu

tiên, sau hơn 20 năm môi trường kinh doanh và hoạt động điều hành của các doanhnghiệp đã có nhiều thay đổi, trở nên phức tạp và đòi hỏi mục tiêu của KSNB cầnđược mở rộng hon so với những khuôn khô ban đầu

Vì vậy, COSO đã phát hành Báo cáo KSNB - Khuôn khổ hợp nhất vào năm

2013, cập nhật với khái niệm KSNB đã được bồ sung như sau: “Kiểm soái nội bộ làmột quá trình do người quan ly, HDOT và toàn nhân viên cua don vị chỉ phối, đượcthiết lập dé cung cap một sự đảm bao hop ly nhằm thực hiện các mục tiêu liên quanđến hoạt động, báo cáo và tuân thủ” Trong khái niệm này, mục tiêu đã được mởrộng, không chỉ đảm bảo độ tin cậy của BCTC mà còn liên quan đến độ tin cậy của

các báo cáo phi tài chính và báo cáo nội bộ khác.

KSNB dưới góc độ là quá trình với những hoạt động hiện diện ở mọi bộ

phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau theo quan điểm của Báo cáo COSO vàChuan mực kiểm toán quốc tế ISA 315, kiểm soát được hiểu là bat cứ khía cạnh nao

của một hoặc nhiều bộ phận cầu thành của KSNB: Môi trường kiểm soát, Đánh giá

rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát.

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến

ý thức của mọi người trong don vi, là nên tảng của một hệ thống kiểm soát hiệu quả,cung cấp các nguyên tắc và cấu trúc cho một đơn vị; bao gồm toàn bộ nhân tố bêntrong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến thiết kế, hoạtđộng và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ

» Tính chính trực va giá trị đạo đức: xây dựng các chuẩn mực về đạo đứctrong đơn vị, tuân thủ và cư xử đúng đắn theo các chuẩn mực và cần phảiphổ biến những quy định đến mọi thành viên băng các thể thức thích hợp

* Cam kết về năng lực: giúp nhân viên có được kỹ năng và kiến thức cần

thiết dé thực hiện được nhiệm vụ của doanh nghiệp

* Triết lý và phong cách điều hành của những người đứng đầu đơn vị: ảnhhưởng đến môi trường kiểm soát và thực hiện các mục tiêu của đơn vị

* HĐQT và Ủy ban kiểm toán: Ủy ban này không tham gia vào việc điều

hành đơn vị mà có vai trò trong việc thực hiện các mục tiêu, định hướng và

giám sat sự tuân thủ pháp luật và lập BCTC, giữ sự độc lập của Kiểm toán

nội bộ.

* Cơ cấu tô chức: là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phậntrong don vi; Với co cầu phù hợp việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát vàgiám sát các hoạt động sẽ hiệu quả hơn Do vậy, khi xây dựng một cơ cấu tổchức phải xác định các vị trí then chốt với nhiệm vụ và quyền hạn phù hợp

» Chính sách nhân sự: việc tuyển dụng, đảo tạo, bé nhiệm, đánh giá, sa thải,

khen thưởng và kỷ luật Chính sách nhân sự hiệu quả đảm bảo được năng lực

và phâm chất của nhân viên khi thực hiện các chức năng và nhiệm vụ tương

xứng với vi trí công tac của minh.

¢ Phân định quyền hạn và trách nhiệm: mở rộng của cơ cấu tô chức, gồm việcxác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong

việc đê xuât và giải quyết vân đê, trách nhiệm báo cáo với các câp liên quan.

- Đánh giá rủi ro: là bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ; là quá

trình nhà quản lý dựa trên mục tiêu đã xác định để đánh giá, phân tích nhữngnhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu, kế cả mục tiêuchung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị có thể không đạtđược, từ đó có các biện pháp nhằm hạn chế rủi ro ở mức có thé chấp nhậnđược Quá trình đánh giá rủi ro bao gồm:

» Xác định rủi ro.

¢ Phân tích rủi ro.

» Quan lý rủi ro.

- Hoat động kiểm soát:

Hoạt động kiểm soát là các hành động cần thiết dé đối phó với rủi ro đe dọa

đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức, là những chính sách và thủ tục nhằm đảm

bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, được diễn ra trong phạm vi toàn

đơn vi ở mọi cấp độ và mọi hoạt động

Hoạt động kiểm soát diễn ra chủ yếu trong doanh nghiệp gồm: Soát xét của

nhà quản lý (bao gồm cả cấp cao và cấp trung gian); Phân chia trách nhiệm theonguyên tắc bất kiêm nhiệm; Phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ, hoạt động; Ủyquyền cho người có thâm quyền phê chuẩn các nghiệp vụ một cách thích hợp; Kiểmsoát quá trình xử lý thông tin gồm kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng; Kiểm

soát vật chất; Phân tích rà soát nhằm phát hiện ra các biến động bất thường dé có

các biện pháp chỉnh lý kip thoi.

- _ Thông tin và truyền thông:

Thông tin và truyền thông là yếu tố không thé thiếu trong việc thiết lập, duytrì và nâng cao năng lực kiểm soát dé cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng

cả bên trong và bên ngoài đơn vị Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan

trọng trong hệ thống thông tin, với mục tiêu hướng đến BCTC và truyền thông làmột thuộc tính của hệ thống thông tin, có tác dụng nhắn mạnh vai trò của của việctruyền đạt thông tin, đảm bảo các kênh thông tin nội bộ được tổ chức một cách hữu

hiệu, các thông tin bên ngoài cũng được tiếp nhận, phản hồi trung thực, kip thời va

phù hợp với yêu cầu của pháp luật

- Giám sắt:

Giám sát là quá trình nhà quản lý đánh giá chất lượng hoạt động KSNB Cầnđánh giá KSNB có được thiết lập và vận hành hữu hiệu không, có cần thiết phải sửa

đổi dé phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không Dé đạt hiệu qua

tốt, nhà quản lý đơn vị cần thực hiện giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ

1.1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộTrong một vài các nghiên cứu về KSNB, chưa có sự phân biệt rõ khái niệmKSNB và khái niệm hệ thong KSNB, tuy nhiên theo quan điểm riêng, 2 khái niệmnày có sự khác nhau nhất định

Định nghĩa về KSNB của COSO chỉ rõ KSNB là một quá trình với các hoạt

động được thực hiện trong đơn vi, để đạt được các mục tiêu liên quan đến hiệu quả,hiệu lực hoạt động, độ tin cậy của báo cáo, và tuân thủ pháp luật; thuật ngữ “kiểmsoát” được hiểu là bất kỳ khía cạnh nào của một hay nhiều thành phần của KSNB.Theo đó, KSNB là một chức năng trong quá trình quản lý còn hệ thống KSNB làcông cụ dé thực hiện chức năng của KSNB

Thật vậy, khái niệm hệ thống KSNB trước hết được hiểu không phải là mộtyếu tố mà phải là một tập hợp các yêu tố có cùng loại và mối liên hệ chặt chẽ vớinhau dé nhằm đạt được các mục tiêu don vi

Theo IFAC - Liên Đoàn Kế Toán Quốc Tế, “Hé thống KSNB là hệ thong cácthủ tục và chính sách được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản

của doanh nghiệp, bao dam độ tin cậy của thông tin; bao đảm độ tin cậy của thông tin; bao đảm tuân thu luật pháp; dam bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản ly”.

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 400, “Hé thong KSNB là tat

cả các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng

nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định dé kiểm tra, kiểm soát,ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; dé lập báo cáo tài chính trung thực vàhợp lý; nhằm bảo vệ, quan lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vi”

Theo Chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) số 400, “Hé thống KSNB là cácchính sách và thủ tục được xây dựng bởi ban quản lý đơn vị nhằm đảm bảo thực

hiện được các mục tiêu quản lý: quản lý một cách tuân thủ và có hiệu lực công việc

kinh doanh gắn liền với những chính sách quản lý; bảo vệ tài sản; ngăn ngừa; pháthiện gian lận và sai sót; sự chính xác và đầy đủ trong ghi chép kế toán, sự chuẩn bị

kịp thời thông tin tài chính đáng tin cậy”.

Tóm lại, từ các định nghĩa trên, hệ thống kiểm soát nội bộ có những đặc

điểm sau:

- Hệ thống KSNB là một quá trình bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm

soát được xây dựng và vận hành ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợpvới nhau thành một khối thống nhất

- _ Hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, phù hợp với mỗi

đơn vị nhằm:

¢ Bảo vệ tài sản của đơn vi:

Tài sản của đơn vị gồm tài sản hữu hình và tải sản vô hình, có thể bị đánh

cắp, lợi dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ

bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Các tài sản phi vật chất khác như số sách kếtoán, các tài liệu quan trọng cũng có thé mat cap, hư hại tương tự

* Bao đảm độ tin cậy của các thông tin:

Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tong hợp, là căn cứquan trọng cho các quyết định của nhà quản lý Do vậy, các thông tin cung cấp phảiđảm bảo tính kip thời, chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh

khách quan, đầy đủ các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính

* Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý:

Hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải bảo đảm các quyếtđịnh và chế độ pháp lý tuân thủ đúng mức, liên quan đến hoạt động SXKD củadoanh nghiệp Cụ thể, hệ thống KSNB cần:

Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách liên quan đến hoạt động của

doanh nghiệp.

Ngăn chặn và phát hiện kip thời và xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi

hoạt động của doanh nghiệp.

Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và lập báo cáo tài chính

trung thực và khách quan.

* Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quan lý:

Quá trình kiểm soát trong một đơn vi được thực hiện nhằm ngăn ngừa sự lặp

lại gây lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong

doanh nghiệp Bên cạnh đó, các nhà quản lý định kỳ đánh giá hiệu quả hoạt động

trong doanh nghiệp được thực hiện bởi cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội

bộ nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành của bộ máy quản lý

KSNB được chia thành:

- Kiểm soát kế toán: các chính sách và quá trình nhằm đạt được mục tiêu bảo

vệ tài sản và bảo đảm thông tin kế toán chính xác và đáng tin cậy

- Kiểm soát quản lý: các chính sách thúc đây hiệu quả hoạt động kinh doanh

và khuyên khích sự tham gia của công nhân viên đôi với chính sách quản lý.

1.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

Tại Việt Nam, KSNB nói chung, hoạt động KSNB nói riêng không phải là

một hoạt động mới mẻ Thuật ngữ KSNB chính thức được đưa ra vào 03/10/1996

với nghị định 59/CP ban hành quy chế quản lý tài chính hạch toán kinh doanh đốivới doanh nghiệp Nhà nước Tuy nhiên, hệ thống KSNB chưa có được một quy chế

tổ chức và hoạt động hiệu quả và thường xuyên, chưa tách ra thành một hệ thống

độc lập.

Chức năng kiểm soát giữ vai trò quan trọng trong việc quản trị:

- Điều khiển và quản lý kinh doanh hiệu quả.

- Mang lại sự đảm bảo chắc chắn về các quyết định và chế độ quản lý được

thực hiện đúng thể thức và giám sát hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.

- Phát hiện kịp thời rắc rối trong kinh doanh để có biện pháp đối phó hợp lý

- Ngăn chặn va phát hiện các sai phạm hay gian lận có thé xảy ra

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thé thức về các nghiệp vụ và

hoạt động kinh doanh.

- Lập các BCTC kip thời, hợp lệ và tuân theo các pháp định có liên quan.

- Bảo vệ thông tin và tài sản không bị lạm dụng và sử dụng sai mục dich.

Thực tiễn cho thấy, tại hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước cũng như các

công ty cô phần, hoạt động kiểm tra, kiểm soát chỉ được đặt ra mang tính chất hìnhthức song chưa có quy chế hoạt động và chưa có trình độ nhân viên tương xứng, bộmáy kiểm toán chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng nhưng lại không có tính

độc lập, chưa có quy trình và phương pháp kỹ thuật tiến hành

Kiểm soát nội bộ luôn quan trọng trong mọi quy trình quản trị nên các nhà

quản lý doanh nghiệp thường chú trọng việc hình thành và duy trì các hoạt động

kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp dé đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Hệ thống kiểm soát nội bộ là phương tiện dé bộ phận quản lý thực hiện nhiệm

vụ cung cấp sự đảm bảo thích hợp với công việc kinh doanh được kiểm soát cho các

cô đông, ngân hàng và các nhà đầu tư Việc này mang ý nghĩa rất quan trọng, nó làmột trong các yếu tố giúp nhà đầu tư đưa ra quyết định nên hay không nên đầu tưvào doanh nghiệp Đồng thời bộ phận quản lý còn có trách nhiệm cung cấp chỉ tiết

về tình hình tài chính của đơn vị cho các cô đông, chính phủ và những nhà đầu tưtiềm tàng (ngân hàng, chủ đầu tư ) Với nhu cầu thông tin cụ thể về doanh nghiệpcủa các nhà đầu tư, những thông tin chỉ tiết này cảu đơn vị sẽ đáp ứng họ Một trongnhững chức năng quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ là ngăn ngừa và pháthiện các gian lận, sai sót đến từ các thành viên trong đơn vị, giúp cho nhà quản lýdoanh nghiệp xử lý và điều chỉnh kịp thời đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh

nghiệp.

Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công ty,bao gồm cả hoạt động chính thức và không chính thức, nhằm đưa ra quy định,hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động kinh doanh, có chức năng

hỗ trợ cho ban quản trị giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân

viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty

1.1.2.3 Các yêu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

a) Môi trường kiểm soát

“Môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạtđộng của thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thong kiểm soátnội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị”; là nền tảng của một

hệ thống kiểm soát hiệu quả, cung cấp các nguyên tắc và cấu trúc cho một đơn vị;bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trườngtác động đến thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ;ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát, tác động trực tiếp đến ýthức của từng thành viên trong đơn vị về công tác kiểm soát

Song, môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa hệ thống KSNB mạnh

- Dac thù quản lý: những quan điểm, triết lý và phong cách điều hành khác

nhau của nhà quản lý cấp cao trong đơn vị

Nhà quản lý cấp cao là người điều hành và đưa ra quyết định đối với mọi

hoạt động của đơn vị Do vậy, nhận thức, quan điểm, thái độ, đường lối, hành vi

quản trị và tư cách của họ ảnh hưởng rất lớn đến việc xây dựng một hệ thống KSNBhữu hiệu tại đơn vị Đặc thù quản lý chỉ rõ sự khác nhau giữa các quan điểm củanhà quản lý về sự chính xác của thông tin kế toán và tầm quan trọng của việc hoànthành kế hoạch, sự chấp nhận rủi ro trong kinh doanh

- Co cau tô chức: phản ánh các mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát và

chia sẻ thông tin giữa những người khác nhau trong cùng một tô chức và việc

phân chia quyên lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tô chức.

Cơ cấu tô chức được xây dựng hợp lý đảm bảo một hệ thống thống nhất từ

trên xuống dưới trong việc ban hành, thực hiện các quyết định, tạo hiệu quả quản lý

tốt cho các nhà lãnh đạo trong việc xử lý, truyền đạt và sử dụng thông tin Qua đó,

góp phần tạo ra một môi trường kiểm soát tốt, ngăn ngừa các hành vi gian lận và saisót có thé xảy ra Dé thiết lập một cơ cấu tô chức phù hợp cần tuân thủ các nguyêntắc: Có sự phân công chức năng, nhiệm vụ và thiết lập kiểm soát trên toàn bộ hoạtđộng của đơn vi, tránh sự kiểm soát chồng chéo; Có sự độc lập tương đối giữa các

bộ phận; Phân chia rõ ràng giữa các chức năng phê chuẩn, thực hiện nghiệp vụ kinh

tế, ghi số và bảo quản tài sản

- _ Chính sách nhân sự: yêu cầu của doanh nghiệp đối với tính chính trực, hành

vi đạo đức và năng lực của nhân viên mà doanh nghiệp mong đợi.

Chính sách nhân sự thể hiện ở việc tuyển dụng, đào tạo, bồ nhiệm, đánh giá,

sa thải, khen thưởng và ky luật Một chính sách nhân sự hiệu quả phải đảm bao

được năng lực và phẩm chat của nhân viên tương xứng với các chức năng và nhiệm

vụ tại vị trí công tác của mình Vấn đề con người luôn quan trọng trong mọi quá

trình quản lý nên chính sách nhân sự là nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến việc thựchiện các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị Dé có một đội ngũ công nhânviên tốt, đơn vị cần có các chính sách nhân sự hợp lý, đạt được các mục tiêu côngbằng, khuyến khích người có năng lực và trình độ, có phâm chất tốt phan đấu vươnlên, đồng thời kỷ luật thích đáng đối với những người sai phạm

- Công tác kế hoạch:

Công tác kế hoạch gồm lập kế hoạch và đánh giá tình hình thực hiện kếhoạch Lập kế hoạch là quá trình nha quản tri xác định mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch,nội dung công việc và vạch ra cách thức thực hiện để đạt được các mục tiêu Hệthống kế hoạch được lập vừa dé định hướng cho công việc sẽ làm, vừa là thước đo

để kiểm soát quá trình thực hiện công việc đó Công tác lập kế hoạch cần bám sátvới thực tế, trong quá trình thực hiện kế hoạch cần thường xuyên và định kỳ đánh

giá giữa thực tế với kế hoạch dé phát hiện những điều bat ngờ có thể xảy đến và có những biện pháp điều chỉnh kế hoạch phù hợp, kịp thời.

- Uy ban kiém soat:

Ủy ban kiểm soát gồm một số thành viên trong bộ máy lãnh đạo cao nhất củadoanh nghiệp như thành viên HĐQT độc lập không tham gia điều hành và cácchuyên gia về lĩnh vực kiểm soát để: giám sát sự tuân thủ pháp luật; giám sát quátrình thu nhận, xử lý thông tin và lập BCTC của doanh nghiệp; kiểm tra, giám sát

công việc của kiểm toán viên nội bộ; dung hòa những bat đồng giữa doanh nghiệp

với kiểm toán viên Một Ủy ban kiểm soát được xem là hoạt động hữu hiệu khi tậphợp được các thành viên độc lập, có uy tín và kinh nghiệm, đồng thời có mối liên hệ

với bộ phận kiêm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.

- Kiểm toán nội bộ:

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập hoạt động tách rời với các công

việc của các bộ phan chức năng khác trong đơn vi, thực hiện kiểm tra và đánh giácác hoạt động của đơn vị một cách khách quan, phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ Bộ

phận này không bị giới hạn ở việc kiểm toán BCTC như đối với kiểm toán độc lập

mà có thê thực hiện ở mọi lĩnh vực diễn ra trong doanh nghiệp như quản lý tài chính,

nhân sự, hoạt động mua hàng, bán hang Kiểm toán nội bộ là công cụ phát hiện và

cải tiến những điểm yếu của hệ thống quản lý doanh nghiệp Nhờ có kiểm toán nội

bộ các nhà quan lý cấp cao trong doanh nghiệp có thé kiểm soát rủi ro trong cáchoạt động của doanh nghiệp tốt hơn, tăng khả năng đạt được mục tiêu kinh doanh

và khả năng cạnh tranh trên thị trường.

- Cac nhân tố bên ngoài:

Bên cạnh các yếu tố bên trong, môi trường kiểm soát chung của các doanhnghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lýdoanh nghiệp Những nhân tố này ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điềuhành của các nhà quản lý cũng như việc thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát

cụ thé.

b) Hệ thống kế toánTheo Chuan mực kiểm toán Việt Nam (VAS) số 400, “Hệ thong kế toán làtắt cả các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà don vị được kiểm toán ápdung để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính ”

Là một bộ phận quan trọng của hệ thống KSNB, ngoài việc đáp ứng những

yêu cầu thông thường của bất kỳ một hệ thống thông tin nào (thích hợp, kịp thời,chính xác, ), hệ thống kế toán còn phải đảm bảo thực hiện được các mục tiêu kiểmsoát chi tiết như: tính có thực của nghiệp vụ; sự phê chuẩn hợp lý; tính đầy đủ; sựđánh giá và tính toán; sự phân loại; tính đúng kỳ và kịp thời; quá trình chuyển số vatổng hợp chính xác

Mục đích của hệ thống kế toán trong một tô chức là dé nhận biết, thu nhận,phân loại, ghi số, xử lý, tổng hợp và lập báo cáo về các thông tin kinh tế, tài chính ởđơn vị Hệ thống kế toán trong đơn vị gồm: hệ thống chứng từ kế toán (CTKT), hệ

thống báo cáo kế toán (BCKT), hệ thống tài khoản kế toán (TKKT) và hệ thống số

kế toán (SKT)

- _ Hệ thống chứng từ kế toán (CTKT):

CTKT phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính, chứng minh các nghiệp vụ

nay thực sự phát sinh và hoàn thành Tổ chức hệ thống CTKT gồm: xây dựng danhmục CTKT; tổ chức lập CTKT; tổ chức kiểm tra hoàn chỉnh CTKT; tổ chức luân

chuyên CTKT

Quá trình thu nhận, phản ánh thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chínhphát sinh vào các bản CTKT là khâu đầu tiên của quy trình kế toán, đồng thời cũng

là khâu có nhiều rủi ro nhất, dé nay sinh các sai sót và gian lận Do đó, quá trình lập

và luân chuyên CTKT giữ vai trò quan trọng trong công tác kiểm tra, kiểm soát cácnghiệp vụ kinh tế tài chính, ngăn chặn kip thoi các hành vi sai phạm dé bảo vệ taisản của doanh nghiệp, va có tính quyết định đến sự chính xác, tin cậy của số liệu, tàiliệu kế toán

- _ Hệ thống tài khoản kế toán (TKKT):

TKKT là hình thức của phương pháp TKKT, được sử dụng để phản ánh vàkiểm tra một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thong số hiện có và sự vận độngcủa từng đối tượng kế toán cụ thể Hệ thống TKKT là danh mục TKKT được sử

dụng trong đơn vỊ.

Ở phương diện kiểm soát, hệ thống TKKT có tác dụng kiểm tra, giám sát các

thông tin kinh tế từ khi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đến khi chúng được

tong hợp vào các chỉ tiêu, khoản mục tương ứng trên các BCKT một cách thườngxuyên, liên tục và có hệ thống Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phải được phân loạiđúng dan là một trong những mục tiêu chỉ tiết của hệ thông KSNB đối với BCTC

- _ Hệ thống số kế toán (SKT):

TKKT được thể hiện qua các SKT Toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính

phát sinh được SKT ghi chép, hệ thống và lưu trữ theo nội dung kinh tế và theo thứ

tự thời gian phát sinh SKT và TKKT là bước trung gian tiếp nhận thông tin ban đầutrên CTKT dé xử lý thành thông tin trên các BCKT

Trong hệ thống KSNB, hệ thống SKT sẽ giúp bảo vệ tài sản, giúp các nhàquản lý có được các thông tin tài chính đáng tin cậy để điều hành các hoạt độngtrong doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng thông qua việc mở các sé chỉ tiết về vật

tư, hàng hóa, công nợ, chi phí, doanh thu, Ngoài ra, hệ thống SKT còn giúp tông

hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, là cơ sở dé kiểm tra, truy cập lại

mọi CTKT đã cung cấp số liệu lập BCKT

- _ Hệ thống báo cáo kế toán (BCKT):

BCKT là khâu cuối cùng trong công tác kế toán, là kết quả của việc tổng hợp

số liệu từ các SKT thành những chỉ tiêu trên BCKT Hệ thống BCKT gồm báo cáo

tai chính (BCTC) và báo cáo quản trị (BCQT).

Các BCTC là BCKT bắt buộc mà mỗi doanh nghiệp phải lập vào thời điểmnhất định, dựa trên mẫu biểu thống nhất theo quy định, theo những nguyên tắc vachuẩn mực kế toán được thừa nhận chung nhằm công khai thông tin về tình hình tài

chính, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp tới các bên liên quan Độ tin cậy của thông tin trên BCTC quyết định đến uy tín của doanh nghiệp BCQT là BCKT

không bắt buộc, được lập theo yêu cầu, mục tiêu quản trị và khả năng tổ chức kế

toán quản trị của mỗi doanh nghiệp Do tính linh hoạt của thông tin quản trị nên

mau biéu báo cáo quan tri rat đa dạng.

c) Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát: là các thủ tục và quy chế do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập

và chỉ đạo thực hiện trong don vị nhằm đạt được mục tiêu quan ly cụ thé Thu tuckiểm soát được thiết kế và áp dụng ở mọi bộ phận, mọi cấp độ tô chức của một đơn

vị với mục đích đối phó với những rủi ro de doa đến việc đạt mục tiêu của don vị.Trong một doanh nghiệp có nhiều thủ tục kiểm soát khác nhau được xây dựng và ápdụng, trên cơ sở các thủ tục kiểm soát được xác lập, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ banhành các quy chế quản lý nhằm thực thi các thủ tục kiểm soát Các quy chế, thủ tụckiểm soát đều được xây dựng theo ba nguyên tắc kiểm soát cơ bản là:

- _ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm:

Theo nguyên tắc này, không đề diễn ra tình trạng một cá nhân nắm tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc, công việc

và trách nhiệm phải được phân chia rõ ràng cho nhiều người trong một bộ phậnhoặc nhiều bộ phận trong một tô chức để tạo ra sự chuyên môn hóa trong việc thực

hiện công việc.

Phân công, phân nhiệm được xem là nguyên tắc quan trọng của kiêm soát Vìtrên cơ sở phân công, phân nhiệm rõ ràng mỗi người trong tổ chức phải hiểu rõnhiệm vụ và trách nhiệm của mình và đồng thời cần hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệmcủa nhau dé phối hợp và kiểm soát lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu chung của tô chức.Trong một chế độ nhiều người làm việc, khi có sự kiểm tra chéo, các sai sót dễ phát

hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn Một đơn vị không có sự phân công, phân

nhiệm rõ ràng thì đồng nghĩa ở đó không có hệ thống KSNB mạnh và hiệu quả

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc này yêu cầu sự phân tách về trách nhiệm của mỗi nhân viên đối

với một sô công việc nhăm ngăn ngừa các sai phạm, nhât là các sai phạm cô ý và

hành vi lạm dụng quyền hạn Bất kiêm nhiệm hay còn gọi là sự không đồng thờiđảm nhiệm một công việc Nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được tôn trọng:

» Trong việc bảo vệ tài sản với kế toán;

» Trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp

vụ đó;

* Giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi số

Tại Việt Nam, theo Điều 9, Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước quy định: “Cán

bộ kế toán ở đơn vị quốc doanh, công tu hợp doanh, hợp tác xã và các don vi có sửdụng kinh phí của Nhà nước hoặc đoàn thể, không được kiêm nhiệm làm thủ kho,thủ quỹ, tiếp liệu và các công tác phụ trách vật chất khác

Lãnh đạo đơn vị, kề cả lãnh dao công tác tài chính, kế toán của các đơn vị

quốc doanh, công tư hợp doanh, hợp tác xã và các don vị có sử dụng kinh phi của

Nhà nước, đoàn thể không được bó trí những người thân trong gia đình (bố, mẹ, vợ,

chồng, con) làm công tác tài chính, kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại don vị ”

- _ Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:

Theo nguyên tắc này, nhà quản lý đơn vị không thể và cũng không nên trựctiếp giải quyết mọi vấn đề trong đơn vị, theo đó, đưới sự ủy quyền của cấp trên, cáccấp dưới được giao quyền giải quyết và quyết định một số công việc trong mộtphạm vi nhất định Cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc mà mình ủyquyền, và vẫn phải sát sao công việc đã ủy quyên Quá trình ủy quyền được thực

hiện qua nhiều cấp, tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà

vẫn đảm bảo sự tập trung và thống nhất trong toàn đơn vị

Phê chuẩn thể hiện sự đồng ý của nhà quản lý đối với một nghiệp vụ đượcphép xảy ra Dé dam bảo các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ phải được

phê chuẩn đúng đắn Sự phê chuẩn có thể được thực hiện qua phê chuẩn chung hoặc phê chuẩn cụ thể Phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc Ban Giám đốc,

Ban quản trị xây dựng các chính sách cho nhiều giao dịch và sự kiện kinh tế, dé cấp

dưới và nhân viên của tô chức thực thi trong phạm vi giới han của chính sách đó.

1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng - thanh toán

1.2.1 Chu trình mua hàng - thanh toán

1.2.1.1 Khái niệm chu trình mua hàng - thanh toán

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanhluôn là quá trình mua hàng Với doanh nghiệp sản xuất, mua hàng là mua nguyên

vật liệu, công cụ dụng cụ, phục vụ cho quá trình sản xuất tạo ra thành phẩm; với

doanh nghiệp thương mại, mua hàng là mua hàng hóa phục vụ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Quá trình mua hàng đi đôi với thanh toán, chu trình mua hàng -

thanh toán là một trong bốn chu trình quan trọng của doanh nghiệp

Chu trình mua hàng - thanh toán hay chu trình chi phí liên quan đến các hoạtđộng mua hàng và thanh toán với người bán; bao gồm một chuỗi hoạt động chính:Nhận yêu cầu trong nội bộ, tìm kiếm và đặt hàng với nhà cung cấp; Nhận và bảoquản hàng mua; Ghi nhận nợ phải trả; Thanh toán cho nhà cung cấp

1.2.1.2 Các đối tượng liên quan đến chu trình mua hàng - thanh toán

- _ Hệ thống xử lý kiểm soát hàng tồn kho, chu trình doanh thu, chu trình sảnxuất và các bộ phận khác trong doanh nghiệp xác định các yêu cầu bổ sung hàng vànhận các yêu cầu hàng khi mua về Các bộ phận này liên hệ với chu trình mua hàng

- thanh toán thông qua các thông tin về yêu cầu mua hàng và thông tin về việc nhậnhàng mua về

- Nhà cung cấp hàng được yêu cầu Chu trình mua hàng - thanh toán liên hệvới nhà cung cấp thông qua thông tin đặt hàng và thanh toán tiền

- _ Hệ thống số sách và báo cáo về nghiệp vụ mua hàng - thanh toán

Sơ đồ dưới đây thé hiện sự tương tác giữa chu trình mua hàng — thanh toán

với các đôi tượng liên quan:

8°87 [ — gaohàng "| bảoquản | nhậpKho

hàng hóa /

Thông tin nhập kho

Thông tin bán hàng hoàn thành - hóa đơn

Sơ đồ 1.1: Dòng dữ liệu cấp 1 - chu trình mua hàng - thanh toán

Nguồn: Tác giả tự tổng hop

1.2.1.3 Các hoạt động trong chu trình mua hàng - thanh toán

Chu trình mua hàng - thanh toán bao gồm các quá trình và quyết định cầnthiết dé có hàng hóa, dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp Chu trìnhthường bắt đầu bằng việc tại bộ phận cần hàng hóa hay dịch vụ lập một đơn đặt muacủa người có trách nhiệm và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về

mua hàng đã phù hợp với thực tế cần sử dụng chưa sau đó gửi Giám đốc hoặc người

được ủy quyền xem xét và phê duyệt

Sau khi yêu cầu được phê duyệt, bộ phận mua hàng tiến hành tìm kiếm nhàcung cấp phù hợp về giá cả, chất lượng hàng hóa, độ tin cậy của người bán, Bộphận mua hàng lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp và chờ nhà cung cấp xác nhận dé

thực hiện các quyết định tiếp theo.

b) Nhận hàng hóa, dịch vụ

Ngày giao nhận hàng hóa, bộ phận nhận hàng tiến hành nhận hàng từ nhàcung cấp bằng cách thực hiện:

- _ Đối chiếu hang giao so với đơn đặt hàng và chấp nhận giao hang

- _ Chuyến hàng đến nơi bảo quản hoặc nơi sử dụng.

Sau khi đối chiếu hàng giao hợp lệ với đơn đặt hàng về quy cách, chất lượng

và sỐ lượng thì hàng sẽ được chấp nhận và chuyển nhập kho hoặc bộ phận sử dụngtrực tiếp theo như yêu cầu ban đầu Bộ phận nhận hàng và kho bảo quản hàng có

nhiệm vụ ghi nhận và thông báo thông tin nhận hàng cho các bộ phận liên quan.

Nếu trong khi nhận hàng cần điều chỉnh quá trình mua hàng do hàng khôngđạt yêu cầu về chất lượng hoặc sai lệch về số lượng thì giữa bên ban và đơn vi sẽđưa ra những quyết định phù hợp theo hợp đồng hay thỏa thuận dé xử lý tùy theotừng trường hợp cụ thé như giảm giá hang mua, hàng bán bi trả lại

c) Nhận hóa đơn và ghi nhận nợ phải trả

Khi nhận được hóa đơn của nhà cung cấp thì kế toán phải trả phải thực hiệncác công việc: đối chiếu, so sánh hóa đơn với các thông tin trên đơn đặt hàng đã phêduyệt, biên bản kiểm nhận đã được phê duyệt, phiếu nhập kho (nếu có) hay bảng kêchỉ phí Nếu các thông tin trùng khớp, đầy đủ, chính xác thì kế toán phải trả sẽ tiếnhành ghi nhận nợ phải trả chỉ tiết theo người bán

d) Thanh toán

Theo dõi công nợ người bán, khi tới hạn thanh toán, kế toán phải trả sẽchuyển hồ sơ mua hàng cũng như đề nghị thanh toán cho Ban giám đốc xét duyệtthanh toán Sau khi xét duyệt, kế toán tiến hành lập chứng từ thanh toán như phiếu

theo các mục đích đã được phê chuẩn, tránh cho việc mua sai yêu cầu hoặc mua các

mặt hàng không cần thiết

- Yêu cầu mua hàng được phê duyệt sau đó Bộ phận Kinh doanh tiến hànhlựa chọn nhà cung cấp và đặt hàng trên cơ sở đánh giá mức độ uy tín, giá cả, chấtlượng hàng mua, khuyến mãi và các dịch vụ khác khi mua hàng Đơn hàng được lập

sau khi chọn lựa nhà cung cấp được gửi và chờ xác nhận bởi nhà cung cấp các

thông tin liên quan đến việc mua hàng và giao hàng

- Đơn đặt hàng là chứng từ cơ sở đề đối chiếu hàng hóa khi nhận hàng

1.2.2.2 Nhận hàng hóa, dịch vụ và kiểm định

Khi hàng hóa được chuyên tới nơi giao nhận, bộ phận nhận hàng có nhiệm

vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với đơn đặt hàng và phiếu giaohàng và hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, sau đó lập Biên bản nhận hàng Bảnsao của Biên bản nhận hàng được chuyên đến bộ phận mua hàng và bộ phận kế toán.Sau khi kiêm hàng, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận valàm thủ tục nhập kho hàng hóa, trên phiếu nhập kho được thủ kho xác nhận Ké từ

đó, trách nhiệm bảo quản hàng được chuyên cho bộ phận kho hàng

1.2.2.3 Nhận hóa don và ghi nhận các khoản nợ người bán

Khi nhận được Hóa don bán hàng từ nhà cung cấp, kế toán thanh toán kiểm

tra tính hợp lý, hợp lệ trên Hóa đơn và đối chiếu các thông tin (quy cách, số lượng,

mau mã, don giá ) trên Hóa don với các chứng từ gôc liên quan như Biên bản nhận

hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho cũng như tính toán để kiểm tra lại tiền hàng.Hóa đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở dé ghi tăng hang hoá dich vụ mua vào

1.2.2.4 Xử lý và ghi số các khoản thanh toán cho người bán

Nghiệp vụ thanh toán thường được thực hiện bang ủy nhiệm chi hoặc phiếu

chi, bản gốc PC hay UNC được gửi cho người được thanh toán, một bản sao PC hayUNC được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán Người ký duyệt chứng

từ chi tiền cần kiểm tra các chứng từ liên quan như: Hoá đơn, Biên bản nhận hang

và Đơn đặt hàng Những chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cầnđược đánh dau “đã thanh toán” dé đảm bảo không thanh toán nhiều lần cho một hóa

đơn Giấy báo Nợ của ngân hàng hoặc Phiếu chi là chứng từ dùng dé ghi số nghiệp

vụ thanh toán.

1.2.3 Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng - thanh toán

- Dựa trên mục tiêu về sự phát sinh: Trong đề nghị đặt mua hàng, ngườikhông có thắm quyền van có thé đề nghị mua hàng được; mua hàng không cần thiếtvới nhu cầu thực tế hoặc mua hàng trùng lặp, sai mục đích sử dụng; đặt hàng kém

chất lượng hoặc giá cao.

- Dựa trên mục tiêu vé sự phát sinh: Trong việc đặt hàng với nhà cung cấp,

ngay từ việc lựa chọn nhà cung cấp, nhân viên mua hàng có thé thông đồng với nhàcung cấp có giá cao dé kiếm lời từ hoa hồng hoặc chiết khâu thương mại, loại bỏcác nhà cung cấp tiềm năng khác về giá cả và chất lượng hàng hóa

- Dựa trên mục tiêu về sự đầy đủ: Trong hoạt động nhận hàng, nhân viên

nhận hàng có thể nhận sai hàng chăng hạn như hàng hóa sai về số lượng, chất lượng

hay quy cách; gian lận biển thủ hàng và không nhập kho Nhà cung cấp có thé pháthành hóa đơn đúp hoặc phát hành và gửi hóa đơn ghi sai giá trị, số lượng

- Dựa trên mục tiêu về sự phát sinh: Trong hoạt động thanh toán, khi thanh

toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi có thé xảy ra trường hợp thanh

toán nhằm nhà cung cấp; đơn đề nghị thanh toán được xác nhận với chữ ký được uỷquyền không đúng; nhân viên lập chứng từ thanh toán khống, đề xuất thanh toán các

khoản gia mao hoặc cho người gia mạo hoặc hóa đơn bi thanh toán hon một lần; cácnhân viên thông đồng làm giả chứng từ dé chuyên tiền vào tài khoản nhà cung cấp

không có thật

1.2.4 Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng - thanh toán

Chu trình kinh doanh nói chung và chu trình mua hàng - thanh toán nói riêng

muốn hoạt động hiệu quả, hiệu năng và kinh tế thì hệ thong KSNB cua chu trình đó

phải dam bảo tính hiệu lực, hiệu qua va tuân thu:

- Mục tiêu về sự phát sinh: các nghiệp vụ mua hàng được phê duyệt và ghi số

đúng đắn, liên quan đến số hàng đã thực hiện Theo đó, các khoản chỉ tiền cũng phải

được phê chuẩn thanh toán cho hàng mua và thực hiện ghi số hợp lý

- Mục tiêu về sự đầy đủ: hàng mua vào đảm bảo về quy cách, chất lượng, sốlượng; tất cả hang đã nhận được trong kỳ đều được ghi số đầy đủ Các khoản chitiền mua hàng được ghi số đầy đủ

- Mục tiêu về sự đo lường tin cậy: giá trị hàng mua vào được đo lường dựatrên cơ sở giá gốc, kế toán ghi nhận đúng giá trị thực tế giá vốn hàng nhập kho

- Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các nghiệp vụ mua hàng và các khoảnchi thanh toán tiền được được theo dõi, báo cáo, ghi đúng tài khoản, đúng giá tri vađúng kỳ kế toán đảm bảo tính trung thực, hợp lý trên báo cáo tài chính

- Mục tiêu về sự khai báo: hàng mua vào cần phải được thuyết minh phù hợpvới quy định của chuẩn mực kiểm toán, các nghiệp vụ mua vào phải có đầy đủchứng từ đi kèm: phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, hóađơn của người bán đều phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyên

1.2.5 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng - thanh toán

Các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với một chu trình được thiết kế dé hạn chếcác rủi ro có thé gặp phải trong từng hoạt động của chu trình đó nhằm dat được các

mục tiêu cụ thể Các thủ tục kiểm soát thường được sử dụng trong chu trình mua

hàng — thanh toán được mô tả theo các bảng sau:

1.2.5.1 Các thủ tục đối với hoạt động đặt hàng

- Dap ứng đúng, kip thời

các yêu cầu mua hàng

- Chi phí mua hàng thấp

nhất

- Đối tượng yêu câu hàng

hóa không hợp lệ.

- Hàng hóa yêu cầu mua

không xuất phát từ nhucầu thực tế Đặt hàng thừahoặc thiếu so với nhu cầu

- Mua hàng với chất lượng

không đảm bảo hoặc giá

không tương xứng với

chất lượng hàng do đặt

hàng từ các nhà cung cấp

không hợp lệ, không đủ khả năng đáp ứng.

- Đặt hàng dựa trên yêu

cầu mua hàng được kiểm

tra Xây dựng và cập nhật danh mục giá hàng hóa

mua thường xuyên.

- Xây dựng quy trình lựa

nhà cung cấp được chấp

thuận Ưu tiên chọn nhà

cung cấp có trong danh

sách này.

1.2.5.2 Các thủ tục đối với hoạt động nhận hàng

Mục tiêu kiêm soát Rui ro Các thủ tục kiểm soát

- Mất hàng hóa

- Nhận hàng không đúng địa điêm, sai thời gian.

- Phân tách trách nhiệm người mua hàng, nhận

hàng và bảo quản hàng tại

kho.

- Kiêm tra đôi chiêu hàng

giao hàng đúng hẹn, địa

điểm.

1.2.5.3 Các thủ tục đối với hoạt động nhận hóa đơn và theo dõi nợ phải trả

Mục tiêu kiêm soát Rủi ro Các thủ tục kiểm soát

- Chỉ chap nhận thanh

toán cho những đơn hàng

mua hay hóa đơn mua

thực sự đã phát sinh.

- Ghi nhận chính xác, kip

thời công nợ.

- Theo dõi để thanh toán

cho nhà cung cấp kịp thời

để hưởng các ưu đãi phù

- Mat các khoản ưu đãi do

thanh toán không kip thời.

- Ghi di liệu công nợ và

thanh toán sai sót, nhằm

lan.

- Phan chia, phan tach

trách nhiệm giữa kế toán

phải trả, người mua hàng

và thủ quỹ.

- Kiểm tra hình thức và

các tính toán trên hóa đơn.

- Đối chiếu thông tin trên

hóa đơn với các thông tin đặt và nhận hàng.

- Lên kế hoạch thanh toán,

ghi chép, lưu trữ hóa don

theo ngày cần thanh toán

- Đối chiếu sô chi tiết và

tổng hợp về công nợ nhàcung cấp

- Định kì lập đối chiếu

công nợ và đối chiếu từng

nhà cung câp.

1.2.5.4 Các thủ tục đối với hoạt động thanh toán

Mục tiêu kiêm soát Rui ro Các thủ tục kiểm soát

- Thanh toán kịp thời,

đúng, đủ cho hóa đơn

được phê duyệt.

- Thanh toán nhiều lần

cho một hóa đơn.

- Thanh toán số tiền

không chính xác.

- Thanh toán không kip

thời.

- Trong quá trình thanh

toán gây thất thoát tiền

- Phân chia, phân tách trách nhiệm giữa thủ quỹ/người lập séc thanh

toán với người đối chiếu

ngân hàng.

- Lập thủ tục xét duyệt thanh toán dựa trên bộ

chứng từ gốc đặt hàng,

mua hàng, nhận hàng.

- Đóng dấu trên hóa đơn

mua hàng đã thanh toán.

- Tăng cường thanh toán

qua ngân hàng.

- Đối chiếu thường xuyên

với ngân hàng.

CHUONG II: Thực trạng chu trình mua hàng - thanh toán tại Công

ty TNHH Sản xuất thương mại và Dịch vụ Trang Dũng

2.1 Khái quát về công ty

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

- _ Tên công ty: Công ty TNHH Sản xuất thương mại và Dịch vụ Trang Dũng

- - ĐỊa chỉ: Thôn Hoài Thượng, Xã Liên Bão, Huyện Tiên Du, Tỉnh Bắc Ninh

- Linh vực hoạt động: sản xuất bao bì bằng gỗ (chính), sản xuất đồ gỗ xây

dựng, sản xuất các sản phẩm khác từ gỗ, bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt

khác trong xây dựng,

Công ty TNHH Sản xuất thương mại và Dịch vụ Trang Dũng được thành lập

từ năm 2014, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất các sản phẩm từ gỗ, chủyếu là sản xuất bao bì bằng gỗ Xuất phát là một công ty nhỏ, hoạt động theo loạihình hộ kinh doanh, đến nay, công ty đã mở rộng và hoạt động hiệu quả

2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và đặc điểm hoạt động tại công ty

2.1.2.1 Đặc điểm tô chức quản lý

- Co câu tô chức quản lý:

PHO GIAM ĐỐC

Nguồn: Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Trang Dũng

- Chic năng của phòng ban:

+ Ban giám đốc

» Giám đốc

Là người điều hành và giám sát chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh,

van dé con người cũng như các hoạt động hợp tác của doanh nghiệp Hướng dẫn,

chỉ đạo các hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp Là nhà quản lý cấpcao của doanh nghiệp, một trong các nhiệm vụ của giám đốc là xây dựng và thực thicác chiến lược nhằm thúc đầy sự phát triển và gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp

* Phó Giám đốc

Là người chỉ đạo cụ thé cho từng don vi trong van hành doanh nghiệp với hệ

thống chất lượng; năm tình hình sản xuất của các phân xưởng, giải quyết ngaynhững khó khăn trong quá trình sản xuất

+ Các phòng ban

» Bộ phận Hành chính - Nhân sự

Hỗ trợ Ban giám đốc toàn bộ các công tác liên quan đến việc tổ chức, đào tạo

và quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính, giải quyết các van đề pháp ché,hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng Bộ phận hành chính nhân sự chịu

trách nhiệm về các công việc trong phạm vi được giao.

- Bộ phận Kế toán Phụ trách các công việc liên quan đến tài chính, kế toán theo quy định của

Nhà nước Ghi nhận đầy đủ, chính xác, kip thời vốn và nợ Hạch toán các khoản thu,chỉ và báo cáo hiệu quả kinh doanh theo chính sách của công ty Lập kế hoạch tàichính, kinh doanh theo tháng, quý, năm Theo dõi và phản ánh với Ban Giám đốc về

sự vận động vốn và các vấn đề tài chính liên quan Dua ra góp y về việc chỉ đạo,

kiểm tra, quản lý và giám sát việc chấp hành các chế độ tài chính nội bộ của công ty

và Nhà nước với Ban Giám đốc

» Bộ phận Mua hàng

Thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hóa, phân tích, đánh giá nhà cung cấp,

quản lý đơn đặt hàng để nhập khẩu nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất hàng hóa;đàm phán, giao dịch với các nhà cung cấp, khách hàng từ khâu ký kết hợp đồng đếnthực hiện, thanh lý hợp đồng

» Bộ phận Sản xuất

Có nhiệm vụ tổ chức sản xuất cho các đơn hàng công ty giao, chịu tráchnhiệm về vận hành thiết bị, thiết kế sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng,phù hợp với khả năng của công ty, điều hành tiến độ sản xuất đúng kế hoạch

¢ Bộ phận Kinh doanh Phụ trách việc kinh doanh trong nước; quản lí các đơn đặt hàng gia công,

xuất khẩu; hoạch định kế hoạch sản xuất phù hợp với năng lực của công ty; tham

gia đàm phán, soạn thảo và tổ chức thực hiện các đơn hàng gia công theo hợp đồng

đã ký; tham gia hoạch định kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh

doanh của công ty.

2.1.2.2 Đặc điểm hoạt động của công ty

Công ty được thành lập để huy động và sử dụng nguồn vốn trong hoạt động

sản xuất kinh doanh các sản phẩm theo ngành nghé đăng ký kinh doanh

Xây dựng, phát triển công ty thành một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đangành, có tiềm lực tài chính và trình độ sản xuất tiên tiến đáp ứng yêu cầu phát triểnngành sản xuất bao bì

Nâng cao hiệu quả kinh doanh nhằm tối đa hóa lợi nhuận của công ty

2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán

2.1.3.1 Cơ cau tô chức bộ máy kế toán

Kế toán trưởng

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Nguồn: Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Trang Dũng

Doanh nghiệp áp dụng hình thức bộ máy kế toán được tô chức tập trung, chi

có một bộ phận kế toán duy nhất, mọi phần hành công việc kế toán đều được thựchiện tại đây Chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi khâu

từ thu nhận, ghi số đến khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo và tham mưu cho

Ban Giám đôc về các chính sách kê toán, tai chính của công ty.

Do tính chất doanh nghiệp vừa và nhỏ, bộ phận kế toán của công ty gồm mỗi

kê toán phụ trách các công việc như:

Kế toán trưởng: phụ trách chung mọi hoạt động của bộ phận kế toán, thực

hiện việc tổ chức, quản lý, ghi chép tài chính theo chức năng, quyền hạn,

dùng nghiệp vụ chuyên môn dé đánh giá khả năng tài chính từ các dự án,công trình trước khi dé xuất lên ban lãnh đạo, bên cạnh đó cố vấn cho cấptrên các cách xử lý, quyết định những vấn đề tài chính theo quy định của Nhà

nước ban hành.

Kế toán thuế: có nhiệm vụ xác định cơ sở tính thuế và kết hợp với kế toán

tổng hợp để lập các báo cáo, thực hiện nghĩa vụ liên quan đến thuế của doanhnghiệp đối với nhà nước; phụ trách các vấn đề về khai báo thuế trong doanhnghiệp; thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp với Nhà nước trên cơ sở

am hiểu luật thuế và thường xuyên cập nhật pháp luật về thuế

Kế toán công nợ: chịu trách nhiệm theo dõi tình trạng thanh toán với kháchhàng, các khoản phải thu, phải trả Báo cáo tình hình công nợ, đối chiếu công

nợ với khách hàng, căn cứ theo hợp đồng dé nhanh chóng thu hồi công nợ

Kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt củaCông ty Mở số theo đõi hàng ngày kế toán quỹ tiền mặt, liên tục theo trình

tự phát sinh của các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt,

Kế toán kho: chịu trách nhiệm theo dõi tình hình biến động tăng giảm cácloại vật tư, tài sản, hàng hóa tại kho hàng; kiểm kê hàng tồn kho Cân đối tồnkho, báo cáo hàng nhập, xuất hàng tháng dé trình trực tiếp với kế toán trưởng

2.1.3.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty

Chế độ kế toán:

Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số

200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính và Thông tư số

53/2016/TT-BTC ngày 21 tháng 03 năm 2016 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ

sung một số điều của Thông tư số 200/2014/TT-BTC

- Công ty áp dụng các Chuan mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướngdẫn Chuẩn mực do Nhà nước đã ban hành Các Báo cáo tài chính được lập và trìnhbày theo đúng mọi quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn thực hiện của

chế độ và các chuẩn mực đang áp dụng

- Các chính sách kế toán áp dụng:

* Niên độ kế toán: năm dương lịch bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12

hàng năm.

* Don vi tiền tệ: Việt Nam đồng

* Phương pháp kê khai tính thuế: phương pháp khấu trừ.

* Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thang

* Phương pháp kế toán hang tồn kho: phương pháp nhập trước xuất trước

* Chính sách tiền lương: Lương theo sản pham đối với công nhân làm việc

trực tiếp sản xuất, bán hàng: lương của nhân viên văn phòng được tính theoquy định của Nhà nước Trả lương một lần chậm nhất là ngày 10 hàng tháng

- Hình thức kế toán:

* Công ty sử dụng hệ thống số sách theo hướng dẫn trong thông tư200/2014/TT-BTC với hình thức kế toán trên máy tính với phần mềm FASTACCOUNTING dựa trên hệ thống số của hình thức Nhật ký - Chứng từ

- Hệ thống chứng từ kế toán: Chứng từ bắt buộc lưu hành trong Công ty đều

được đảm bảo theo mẫu quy định, có đầy đủ các yếu tố như tên gọi chứng từ,

số hiệu; ngày tháng của chứng từ; tên, dia chi của đơn vi, cá nhân có liênquan; nội dung nghiệp vụ; quy mô nghiệp vụ về số lượng và giá trị; chữ ký(ít nhất 2 chữ ký) và dấu của đơn vị Bộ phận kế toán chính là nơi tập trung

các chứng từ kế toán được lập trong doanh nghiệp và tiếp nhận chứng từ kế

toán từ bên ngoài doanh nghiệp gửi tới Sau đó, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra

và xác minh tinh hợp lý, hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ và tiến hành