Đề tài: Thực trạng và giải pháp của quy trình xuất kho và quản lý hàng hóa tại Công ty TNHH sản xuất sợi Nam Việt Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10 TT Tiêu chí đá
Mục tiêu của nghiên cứu
Phân tích quy trình quy trình xuất kho và quản lý hàng hóa của Công ty TNHH sản xuất sợi Nam Việt
Công ty TNHH sản xuất sợi Nam Việt cần tham khảo thêm các giải pháp để cải thiện quy trình xuất kho và quản lý hàng hóa, nhằm khắc phục những hạn chế hiện tại Việc này sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình logistics của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu này dựa trên việc kết hợp lý thuyết với quan sát thực tế, sử dụng các phương pháp phân tích, tổng hợp, nghiên cứu tại bàn và tài liệu thứ cấp để thu thập và xử lý thông tin.
Ý nghĩa thực tiễn
Cơ hội này giúp củng cố kiến thức đã học và tích lũy kinh nghiệm Bằng cách áp dụng kiến thức vào thực tiễn, chúng ta có thể phân tích tình hình hiện tại và đưa ra những đề xuất nhằm hỗ trợ Công Ty TNHH sản xuất sợi Nam Việt cải thiện quy trình xuất kho và quản lý hàng hóa, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Kết cấu
Chương 1: Cơ sở lý thuyết liên quan
Chương 2: Phân tích thực trạng của quy trình quy trình xuất kho và quản lý hàng hóa tại Công ty TNHH sản xuất sợi Nam Việt
Chương 3: Đề xuất giải pháp
CƠ SỞ LÝ THUYẾT LIÊN QUAN
Khái niệm về kho bãi
Kho hàng là một yếu tố quan trọng trong logistics, thực hiện chức năng dự trữ và bảo quản hàng hóa Mục tiêu của kho hàng là cung cấp hàng hóa cho khách hàng với chất lượng dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất.
Bãi là khu vực dùng để tập kết và lưu trữ hàng hóa, phương tiện Một số bãi có thể được coi là "kho" ngoài trời, phù hợp cho việc chứa đựng những hàng hóa cồng kềnh mà không cần yêu cầu bảo quản phức tạp.
Nhìn chung, kho bãi được hiểu là khu vực dùng để tập kết, lưu trữ hàng hóa (hoặc các phương tiện, đồ dùng, ) nói chung.
Vai trò của kho hàng
Đảm bảo tính liên tục trong sản xuất và phân phối hàng hóa là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả Nơi lưu trữ toàn bộ sản phẩm và kiểm soát số lượng hàng hóa trên toàn hệ thống sẽ tối ưu hóa quy trình hoạt động và nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất, vận chuyển và phân phối Bằng cách quản lý tốt hao hụt hàng hóa và tối ưu hóa việc sử dụng cơ sở vật chất, kho hàng giúp tiết kiệm chi phí lưu thông một cách hiệu quả.
Để đảm bảo dịch vụ khách hàng liên tục, doanh nghiệp cần duy trì hàng hóa luôn sẵn sàng về số lượng, chất lượng và trạng thái Điều này góp phần quan trọng vào việc giao hàng đúng thời gian và địa điểm, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Chức năng của kho hàng
Người gom hàng chịu trách nhiệm tập hợp và sắp xếp các lô hàng/nguyên vật liệu không đủ số lượng thành những lô hàng đầy đủ để vận chuyển bằng container Khi hàng hóa được nhận từ nhiều nguồn nhỏ, kho đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý hàng hóa.
Việc tập kết thành những lô hàng lớn tại 6 điểm sẽ mang lại lợi thế về quy mô trong quá trình vận chuyển đến nhà máy và thị trường bằng các phương tiện vận tải.
Để đáp ứng hiệu quả các đơn hàng đa dạng từ khách hàng, quản lý kho bãi cần thực hiện việc phối hợp hàng hóa bằng cách tách lô hàng lớn và ghép các loại hàng khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng cho quá trình bán hàng.
Để bảo đảm và lưu giữ hàng hóa hiệu quả, cần duy trì số lượng và chất lượng hàng hóa nguyên vẹn trong suốt quá trình tác nghiệp Việc tối ưu hóa diện tích và dung tích kho cũng rất quan trọng, đồng thời cần chăm sóc và giữ gìn hàng hóa trong kho để đảm bảo an toàn và chất lượng sản phẩm.
Các loại kho hàng
- Kho ngoại quan: Theo quy định tại Khoản 10, Điều 4 Luật Hải Quan năm
Kho ngoại quan là khu vực lưu giữ hàng hóa đã hoàn tất thủ tục hải quan, chờ xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào Việt Nam Tại đây, hàng hóa từ nước ngoài được gửi để chờ xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào thị trường Việt Nam.
Kho CFS (Container Freight Station) là kho hàng lẻ, nơi tập trung hàng hóa từ nhiều khách hàng khác nhau có cùng điểm đến hoặc gần nhau để đóng vào container Nó còn được gọi là điểm kho gom hàng lẻ, chức năng chính là lưu trữ và thực hiện các hoạt động xuất nhập hàng hóa, bao gồm việc thu gom và tách hàng trong container.
Kho tự quản, hay còn gọi là kho riêng, là loại kho mà bạn sẽ được giao quyền quản lý sau khi thuê Khi sử dụng kho tự quản, bạn cần bổ sung nguồn nhân lực để quản lý và theo dõi hàng hóa trong kho một cách hiệu quả.
Và nếu có yêu cầu về lắp đặt hệ thống kệ ngăn thì sẽ được hỗ trợ bởi bên cho thuê
Kho thương mại điện tử (TMĐT) đang phát triển mạnh mẽ nhờ vào nhu cầu mua sắm online ngày càng tăng trên các nền tảng internet Điều này đã thúc đẩy các doanh nghiệp đầu tư quy mô vào quản lý vận hành và công nghệ cho kho TMĐT Ngoài việc lưu trữ hàng hóa, kho TMĐT còn hỗ trợ các đối tác kinh doanh trong việc tối ưu hóa quy trình phân phối và tăng cường hiệu quả hoạt động.
7 online thì kho TMĐT còn hỗ trợ phân loại, đóng gói, dán tem, xử lý đơn hàng,…Và cung cấp thêm dịch vụ giao hàng và thu tiền hộ
Kho công cộng, hay còn gọi là kho chung, là nơi lưu trữ hàng hóa cho nhiều cá nhân và doanh nghiệp khác nhau Mỗi khách hàng sẽ có khu vực riêng biệt để tránh nhầm lẫn với hàng hóa của người khác Loại hình kho này ngày càng được ưa chuộng nhờ vào sự tiện lợi và tính tiết kiệm chi phí Kho công cộng thường được mở rộng cho các tổ chức kinh doanh, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, những đơn vị chưa đủ khả năng vận hành kho riêng và tài chính.
Kho bảo thuế, theo Khoản 9, Điều 4 của Luật Hải Quan 2014, được định nghĩa là kho chứa nguyên liệu và vật tư nhập khẩu đã thông quan nhưng chưa nộp thuế, nhằm phục vụ cho việc sản xuất hàng hóa xuất khẩu của chủ kho.
Quy trình nghiệp vụ kho
Nghiệp vụ quản lý kho, hay còn gọi là Warehouse Operation, là quy trình kiểm soát và tối ưu hóa hoạt động kho hàng từ giai đoạn nhập hàng cho đến khi các sản phẩm được chuyển đi, bán hoặc tiêu thụ.
Nhập hàng là quá trình vận chuyển hàng hóa từ khu vực nhận đến kho lưu trữ, bao gồm việc tính toán không gian cần thiết cho từng kiện hàng Các mặt hàng tương tự thường được lưu trữ cùng nhau để thuận tiện trong việc định vị và phân phối.
Nhân viên quản lý kho phải thực hiện những công việc sau:
- Tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ nhập kho theo quy định
- Ghi phiếu nhập kho cho đối tác và cho cửa hàng
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập kho, lập phiếu kiểm tra
- Ghi chép chính xác số lượng hàng hóa trước và sau khi nhập
- Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ yêu cầu xuất kho theo quy định
- Ghi phiếu xuất kho cho đối tác
- Sắp xếp lại không gian kho hàng sau khi xuất kho
- Ghi chép số lượng hàng hóa sau khi xuất kho
1.5.3 Quy định sắp xếp và quản lý hàng trong kho
Các quy định về sắp xếp kho hàng đó bao gồm:
Kho hàng cần có sơ đồ chỉ dẫn hệ thống kho đặt ngay ngoài cửa ra/vào để giúp người đến dễ dàng hình dung tổng quan các khu vực hàng hóa Nếu có thay đổi về vị trí hoặc khu vực trong kho, sơ đồ cần được cập nhật kịp thời, kèm theo ngày cập nhật để đảm bảo tính chính xác.
- Trong kho nên chia các khu vực cụ thể theo thứ tự và có sử dụng các biển chỉ dẫn thích hợp
Mỗi kho hàng cần có một người quản lý cụ thể để đảm bảo các hoạt động vận hành và khai thác diễn ra hiệu quả Chỉ những cá nhân này mới có quyền quyết định về việc hàng hóa ra vào kho, cũng như thực hiện các thay đổi liên quan đến cấu trúc của kho hàng mà họ phụ trách.
- Kho luôn được cần sắp xếp một cách gọn gàng, sạch sẽ.
- Hàng hóa khi khai thác cần được nâng hạ cẩn thận,nhẹ nhàng.
- Hàng hóa cần để trên kệ, tối thiểu 30cm so với mặt đất (nếu kho hàng ở trong những khu vực dễ bị ngập, lụt)
- Phân khu hợp lý cho từng loại, nhóm hàng hóa.
Quy trình quản lý kho theo ISO:
Kiểm tra cơ sở dữ liệu hàng hóa là một yếu tố quan trọng trong quản lý doanh nghiệp sản xuất hiện nay Cơ sở dữ liệu giúp doanh nghiệp tổ chức và theo dõi thông tin hàng hóa một cách hiệu quả, từ đó nâng cao khả năng quản trị và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Để hạn chế sai sót trong quản lý kho, việc áp dụng 9 giải pháp hiệu quả là rất cần thiết Người quản lý kho cần theo dõi và kiểm soát cơ sở dữ liệu để đảm bảo tính chính xác của số lượng hàng hóa sau mỗi giao dịch mua bán, xuất/nhập kho hoặc lưu kho.
Để lập kế hoạch mua sắm hiệu quả, người quản lý kho cần dựa vào kế hoạch tổng và kế hoạch sản xuất đã được phê duyệt Bước quan trọng này giúp doanh nghiệp xác định số lượng hàng hóa cần mua dựa trên mức tồn kho hiện tại, đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất.
- Nhập kho: Khi hàng mua được vận chuyển đến thì công việc của nhân viên kho như sau:
+ Tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ liên quan khi nhập kho theo quy định của doanh nghiệp
+ Ghi đầy đủ thông tin trong phiếu nhập kho cho đối tác và doanh nghiệp + Lập phiếu kiểm định để kiểm tra tất cả hàng hóa nhập kho
+ Ghi chép chính xác, trung thực số liệu hàng hóa trước/sau khi nhập kho
- Lưu trữ dữ liệu hàng hóa:
+ Hoàn thành đầy đủ các giấy tờ cần thiết để lưu kho, gồm danh mục kho vật tư và biên bản lưu kho
+ Thực hiện sắp xếp hàng hóa trong một cách cẩn thận, ngăn nắp để hạn chế hư hỏng và dễ dàng tìm kiếm
+ Sơ đồ kho được lập dựa trên thông tin vị trí các kệ hàng
+ Tuân thủ các quy định khi lưu kho và an toàn phòng cháy chữa cháy
PHÂN TÍCH THỰ C TRẠNG C ỦA QUY TRÌNH QUY TRÌNH NHẬP KHO VÀ QUẢN LÝ HÀNG H ÓA T ẠI CÔNG TY TNHH SẢN XU ẤT SỢ I NAM VI ỆT
T ng quan v ổ ề công ty
2.1.1 Giới thi u doanh nghiệ ệp
- Tên chính thức: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT SỢI NAM VI T Ệ
- Tên quốc tế: NAM VIET PRODUCE POLYESTER CO., LTD
- Tên viết tắt: NAVIPOLY CO.,L TD
- Địa ch : S 86, T 2, khu phỉ ố ổ ố Bà Tri, Phường Tân Hiệp, Thị xã Tân Uyên, tỉnh Bình Dương
- Người đại diệ BÙI THỊn: M HỸ ẠNH
- Ngành nghề chính: Sản xuất sợi
- Giới thi u v ệ ề công ty (lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm, văn hóa, tình hình kinh doanh,…)
Công ty chúng tôi đã hoạt động trong lĩnh vực vải sợi từ năm 2004, chuyên nhập khẩu các thương hiệu nổi tiếng từ Trung Quốc, Thái Lan và Malaysia để phân phối tại thị trường nội địa Sau hơn 10 năm tích lũy kinh nghiệm, chúng tôi tự tin thành lập công ty và mở nhà máy sản xuất sợi và vải tại Việt Nam, với quy mô rộng rãi nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
Công ty hoạt động trên diện tích hơn 10ha, chuyên sản xuất sợi DTY và vải kim thả, đồng thời tham gia vào lĩnh vực thương mại sợi và vải.
Chúng tôi cam kết "Chất lượng tốt, dịch vụ tận tâm, giá hợp lý" với cơ sở hạ tầng hoàn thiện và trang bị máy móc hiện đại như máy dệt kim tròn, máy kéo sợi và máy sợi cáp Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của công ty áp dụng quy trình kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2015 và tiêu chuẩn vệ sinh công nghiệp 5S, tạo ra một môi trường làm việc thân thiện Sau thời gian hoạt động, thương hiệu Navipoly đã từng bước chinh phục thị trường nội địa và quốc tế.
Sợi dún DTY (Drawn Textured Yarn) được sản xuất bằng cách kéo và xoắn nguyên liệu POY, và chủ yếu được sử dụng trong dệt kim và dệt thoi để tạo ra vải cho quần áo, đồ trang trí nội thất, bao ghế ngồi, túi xách và nhiều ứng dụng khác Sợi DTY có thể có các loại bóng khác nhau như bóng mờ (Semi Dull), bóng chiếu (Bright) hoặc bóng 3 chiều (Trilobal Bright), tùy thuộc vào loại và thành phần của sợi filaments.
Sợi DTY có nhiều thuộc tính kỹ thuật đa dạng, cho phép phù hợp với nhiều ứng dụng khác nhau Các kỹ thuật nhiệt khác nhau giúp thiết lập sợi cho mục đích cụ thể, ví dụ như Heater DTY thường được sử dụng cho sợi len với khả năng co dãn cao hơn so với DTY 2 Heater Hơn nữa, sợi DTY có thể kết hợp với các điểm chập khác nhau: không chập (Non-Intermingle-NIM) với 0-10 nút/mét, bán chập (Simi-Intermingle-SIM) với 40-50 nút/mét, và chập cao (High-Intermingle-HIM) với 100-120 nút/mét Những nút này không được giữ chặt khi sợi bị kéo ra, mà được tạo ra bởi áp suất nóng, và còn được gọi là sợi chập, đóng vai trò quan trọng trong tính năng của sản phẩm.
Sợi xoắn DTY có thể đạt độ xoắn cao lên đến 1500 TPM hoặc 4000 TPM Những sợi này có thể được hấp để tạo ra độ xoắn vĩnh viễn Một loại sợi đặc biệt là Catonic DTY, được sản xuất từ PET Catonic Chip, thường được sử dụng trong ngành dệt chăn.
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty
Quy trình xuất hàng tại kho công ty
Hình 2.2: Sơ đồ quy trình nhập hàng của công ty
2.2.1 Lấy hàng ra cửa xuất:
-Khi lấy hàng ra cửa xuất phải đặt đúng ở vị trí đã chỉ định để không làm mất mát hàng hóa hay vận chuyển nhầm
Tuân thủ quy định xếp hàng trên pallet là rất quan trọng, bao gồm việc xếp lớp hàng từ trên xuống dưới theo thứ tự Cách xếp này không chỉ giúp kiểm tra hàng hóa dễ dàng mà còn thuận tiện cho việc xuất hàng lên xe tải, đảm bảo sự phân loại hợp lý giữa các loại vải, từ nặng đến nhẹ.
-Trước khi lấy hàng, phải kiểm tra những vị trí đã lấy từ tối hôm trước
-Khi lấy hàng nào, phải “Tích” vào hàng đó ở sổ kiểm tra, tránh lấy hai lần hoặc lấy thiếu hàng cho khách hàng
-Hàng phải được đặt thẳng, ngay ngắn tại vị trí giá kệ để hàng
-Khi lấy xong đơn, phải ký, ghi rõ họ tên của người lấy hàng và thời gian lấy hàng Sau đó chuyển lại cho Nhân viên để lưu trữ
2.2.2 Lấy hàng ra khu soạn hàng:
-Khi lấy hàng tại vị trí và chuyển ra vị trí mới đúng như phiếu điều chỉnh vị trí yêu cầu
-Các loại hàng khác nhau, loại vải khác nhau phải được xếp riêng lẻ trên từng pallet để tránh nhầm lẫn
Để tối ưu hóa việc lưu trữ hàng hóa, cần tập trung cùng một loại hàng tại một vị trí nhất định, tránh việc xếp chồng lẫn lộn ở nhiều nơi khác nhau Đồng thời, cần tuân thủ nguyên tắc sắp xếp, trong đó hàng mới phải được xếp bên trong và hàng cũ xếp bên ngoài để dễ dàng quản lý và kiểm soát.
-Sau khi điều chuyển hàng phải ký xác nhận Sau đó chuyển cho Nhân viên giao nhận tiến hành kiểm tra lại 1 lần nữa và lưu chứng từ
-Phương pháp kiểm đếm là kiểm lần lượt theo từng pallet và theo từng mã hàng
Nhân viên giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra hàng hóa trước khi xuất lên xe, đảm bảo rằng mã hàng chính xác, chất lượng tốt và đủ số lượng yêu cầu Họ cũng chịu trách nhiệm đảm bảo hàng hóa được đóng gói chắc chắn, giúp quá trình xuất hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Khi kiểm hàng, cần chú ý đọc kỹ mã hàng và số batch, vì nhiều mặt hàng trong cùng nhóm có màu sắc và kích thước tương tự Sự khác biệt chỉ nằm ở một vài chữ số hoặc vị trí của chúng, do đó nếu không cẩn thận, rất dễ xảy ra nhầm lẫn trong quá trình xuất hàng.
-Trong cùng một nhóm hàng, mã sẽ được xếp theo thứ tự từ bé đến lớn như vậy
-Khi đối chiếu từ thực tế vào checklist sẽ giúp người kiểm hàng tìm thấy mã hàng đúng nhanh hơn
-Khi kiểm xong mã nào, phải “Tích” vào mã đó để tránh kiểm sót hoặc kiểm hai lần dẫn tới việc xuất thừa hoặc thiếu hàng cho khách hàng
Sau khi hoàn tất kiểm tra, đại diện ba bên sẽ ký vào chứng từ, và bản gốc sẽ được lưu trữ để phục vụ cho quá trình kiểm toán hoặc giải quyết khiếu nại khi cần thiết Bản gốc này có giá trị pháp lý quan trọng.
2.2.4 Xuất hàng và xếp hàng trên xe tải:
-Xe đến chở hàng được kiểm tra trước khi nhận hàng theo mẫu phiếu kiểm tra trước đó
Khi xe đậu vào cửa xuất, cần đảm bảo xe thẳng, chèn bánh, kéo phanh và tắt máy Chỉ mở cửa xuất hàng khi có yêu cầu từ OPS, người chịu trách nhiệm giám sát và đôn đốc công nhân thực hiện đúng quy trình Nếu phát hiện bất thường, cần thông báo ngay cho người chịu trách nhiệm để điều chỉnh kịp thời, tránh ảnh hưởng đến đơn hàng, chất lượng và năng suất lao động Đồng thời, OPS cũng có trách nhiệm kiểm đếm hàng, theo dõi và giám sát quá trình xuất hàng, ký nhận số lượng hàng xuất với lái xe tải.
-Hàng chỉ được phép xuất khi có sự đồng ý của OPS kiểm hàng tại đơn đó
-Khi xuất hàng, lái xe nâng phải chú ý, xuất mã nào hết mã đó
-Trong quá trình di chuyển, lái xe phải cẩn thận tránh để hàng bị đổ vỡ hoặc va chạm vào pallet khác cũng như thành xe tải
-Khi xuất hàng luôn đảm bảo hàng nặng được chuyển vào trước, hàng nhẹ vào sau
Công nhân cần xếp hàng lên xe một cách cẩn thận, đảm bảo hàng hóa được đặt đúng hướng và không có khe hở Trong trường hợp cần thiết, hãy yêu cầu lái xe chèn lót kỹ lưỡng để tránh tình trạng hàng hóa bị hỏng hoặc đổ vỡ trong quá trình vận chuyển.
-Khi một xe chở hàng nhiều hơn một khách hàng thì hàng giữa các khách hàng phải được phân cách
-Xe tải chỉ được phép rời kho đi trả hàng khi trả chứng từ cho nhân viên quản lý và có dấu xác nhận của người đó
Nhận kế hoạch giao hàng từ nhân viên phân tích dữ liệu, nhân viên phụ kho sẽ kiểm tra kế hoạch, lấy đơn và in picking để chuẩn bị hàng Sau đó, họ sẽ nhặt đủ số lượng hàng và chuyển ra cửa xuất bằng xe nâng Nhân viên thủ kho, lái xe và bảo vệ sẽ tiến hành kiểm đếm theo picking list để xác nhận tính chính xác và đầy đủ của hàng hóa Nếu mọi thứ đúng, hàng sẽ được bàn giao cho vận tải và xuất lên xe với sự hỗ trợ của đội bốc xếp.
Thủ kho giám sát việc ký nhận trên danh sách picking và nộp cho nhân viên phân tích dữ liệu Nhân viên này sẽ chuyển danh sách cho lái xe để kiểm tra số lượng nhận Sau khi đối chiếu, nếu số lượng khớp với đơn hàng, nhân viên phân tích sẽ in phiếu giao hàng và hóa đơn, sau đó bàn giao cho bảo vệ để kiểm tra số lượng hàng trên xe Nếu số lượng đúng, xe mới được rời khỏi kho Trong trường hợp thiếu hàng, thủ kho sẽ kiểm tra tồn kho và phiếu đổi hàng, đồng thời chỉ định vị trí lấy hàng.
17 hàng cho lái xe nâng chuyển ra cửa xuất Khi phát hiện hàng hỏng thì thủ kho, giám sát lập biên bản xử lý hàng hỏng.
Quản trị lưu trữ hàng hóa trong kho
2.3.1 S p xắ ếp hàng hóa trong kho:
Vải thành phẩm sau khi sản xuất sẽ được chuyển vào băng chuyền từ nhà máy đến kho lưu trữ Nhân viên xử lý dữ liệu sẽ dựa vào kế hoạch sản xuất để nhập thông tin qua email hoặc phần mềm SAP, từ đó xuất ra số lượng hàng cần tiếp nhận gửi cho bộ phận quản lý, giám sát và thủ kho Bộ phận này sẽ bố trí vị trí cất trữ hàng hóa Trên phần mềm SAP, quản lý kho có thể xác định các địa chỉ còn trống để bổ sung hàng và tiến hành nhập mã, địa chỉ lô hàng vào hệ thống để quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Mã số được sử dụng như địa chỉ vị trí để tối ưu hóa không gian kho Kho trung tâm áp dụng phương pháp sắp xếp linh hoạt, cho phép hàng hóa được xếp vào địa chỉ trống Bộ phận Sales sẽ lập kế hoạch sản xuất dựa trên sản lượng vải thành phẩm và nhu cầu thị trường, điều này dẫn đến việc sản xuất nhiều cho sản phẩm có doanh số cao và ít cho sản phẩm có nguy cơ doanh số thấp Hệ thống thông tin theo dõi tình trạng và số lượng các ngăn trống, đảm bảo hàng hóa được đưa vào khu vực xuất hàng gần nhất Hàng cùng loại được bố trí trên kệ ở cả hai phía lối đi, và khi lấy hàng, sẽ ưu tiên lấy từ ô phía dưới trước Các hàng hóa có vòng quay nhanh được sắp xếp theo hàng dọc để tối ưu hóa diện tích tiếp cận trong quá trình nhặt hàng.
2.3.2 Phương pháp quản lý lượng hàng hóa nhập , xuất trong kho
Mục tiêu của quy trình chuẩn về đếm tồn kho là đảm bảo độ chính xác của số liệu tồn kho, từ đó đáp ứng hiệu quả yêu cầu quản lý hàng tồn của công ty Việc thực hiện quy trình này không chỉ giúp cải thiện tính minh bạch trong quản lý kho mà còn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và giảm thiểu sai sót trong việc kiểm kê hàng hóa.
Tất cả mọi người tham gia vào hoạt động kiểm kê và đếm hàng đều có trách nhiệm nắm vững và tuân thủ các quy định liên quan Nhân viên cần hiểu rõ vai trò của mình trong quá trình này để đảm bảo hiệu quả và chính xác.
18 điều hành kho, người kiểm hàng phải đảm bảo hàng hoá xuất ra theo đúng tiêu chuẩn đã đề ra
-Nhiệm v c a OPS: C p nhụ ủ ậ ật các thông tin về ạ h n xuất hàng, hạn s ử dụng của sản phẩm và đảm bảo quy trình trên được th c hiự ện một cách đúng đắn
Quy trình đếm tồn kho hàng ngày bắt đầu khi nhân viên quản lý dữ liệu in danh sách đếm kho và chuyển cho bộ phận vận hành kho Nhân viên vận hành kho tiến hành đếm hàng theo danh sách, sau đó gửi kết quả về bộ phận quản lý dữ liệu để đối chiếu với hệ thống Nhân viên quản lý dữ liệu cập nhật và kiểm tra các tiêu chí như vị trí, số lượng, số batch và tình trạng Nếu kết quả thực tế khớp với hệ thống, nhân viên sẽ báo cáo và lưu chứng từ Ngược lại, nếu có sự không khớp, danh sách vị trí sai sẽ được in lại và chuyển cho bộ phận OPS để đếm lại Sau khi OPS hoàn thành việc đếm, kết quả sẽ được gửi lại cho nhân viên quản lý hệ thống để tiếp tục đối chiếu Khi kết quả thực tế và hệ thống khớp nhau, nhân viên quản lý hệ thống sẽ báo cáo và lưu chứng từ.
Quy trình lưu kho sản phẩm yêu cầu hàng hóa phải được xếp đúng chiều để tránh lăn khỏi kệ, và hàng hỏng cần được tách biệt khỏi hàng tốt Cấm việc tung, ném sản phẩm giữa các nhân viên và không được đứng, quỳ, hay ngồi lên sản phẩm Tất cả sản phẩm phải được đặt trên pallet, không được để trực tiếp xuống sàn Trước khi lưu kho, sản phẩm phải được kiểm tra để đảm bảo không dính bụi bẩn Mỗi pallet chỉ được phép chứa một mã hàng có cùng số batch, và hàng lẻ cần lưu trong shipper để tránh bụi bẩn và rơi vỡ Các vị trí lưu hàng phải có nhãn đúng màu, rõ ràng và ghi đầy đủ thông tin theo quy định Hàng hóa cần được để cách tường ít nhất 50cm và khoảng cách giữa các hàng tối thiểu 35cm để đảm bảo thông thoáng.
Quy trình kiểm soát hàng hóa trong kho rất quan trọng, bao gồm việc kiểm tra hàng hóa trước khi nhập, xuất và hàng ngày trong quá trình lưu kho Các nội dung kiểm tra cần chú ý là quy cách xếp hàng trên giá kệ, dán nhãn pallet, vệ sinh vỏ thùng, và đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn không bị phù xì, ẩm mốc Ngoài ra, cần theo dõi nhiệt độ và độ ẩm trong kho Khi phát hiện dấu hiệu bất thường như thùng phồng, vỏ ẩm ướt hoặc chảy sữa, cần lập tức báo cho bộ phận OPS để xử lý kịp thời Tất cả các sự cố phát sinh đều phải được ghi chú và báo cáo, đồng thời đề ra biện pháp khắc phục phù hợp.
Kiểm kê hàng hóa trong kho được thực hiện theo quy định của công ty mỗi tháng một lần Quy trình bắt đầu khi bộ phận kế toán gửi email thông báo kế hoạch kiểm kê đến các bộ phận liên quan Sau đó, bộ phận kho và vận tải sẽ lập kế hoạch xuất hàng phù hợp với lịch kiểm kê Đồng thời, bộ phận kho cần cập nhật tất cả các chứng từ của những hàng hóa đang chờ xuất trên hệ thống SAP Nhân viên thủ kho sẽ photo các chứng từ phát sinh cuối cùng cho những hàng hóa chưa xuất nhưng đã được xác nhận trên hệ thống SAP.
Trong quá trình kiểm kê hàng hóa, nhân viên thủ kho sẽ sắp xếp và dán phiếu kiểm kê lên từng sản phẩm Sau khi hoàn tất, bộ phận kho sẽ gửi thông tin cho kế toán, người sẽ thông báo cho bộ phận IT khóa hệ thống SAP Giám sát kho cần đảm bảo rằng hệ thống SAP đã được khóa để ngăn chặn các hoạt động phát sinh trong suốt quá trình kiểm kê, đồng thời bố trí nhân lực phù hợp cho công việc này.
Kiểm kê lần 2 được thực hiện bởi bộ phận kế toán và kho, dựa trên biên bản kiểm kê lần 1 Sau khi hoàn tất kiểm đếm, cả hai bộ phận sẽ cùng ký vào biên bản kiểm đếm Kết thúc quá trình kiểm đếm, bộ phận kế toán sẽ thông báo cho các bộ phận liên quan.
Bộ phận kế toán thực hiện việc đối chiếu số liệu với hệ thống SAP, trong khi bộ phận kho báo cáo các nghiệp vụ nhập-xuất còn pending trên SAP cho kế toán.
Bộ phận kho cần lập biên bản kiểm kê (BBKK) và biên bản giải trình, sau đó gửi cho kế toán để kiểm tra lại số liệu đã được kiểm đếm Đồng thời, cần lập biên bản giải trình các chênh lệch về số lượng và batch.
Đối chiếu số liệu giữa hệ thống SAP và báo cáo các nghiệp vụ còn pending là rất quan trọng Cần giám sát và quản lý kho để đảm bảo số liệu kiểm kê khớp với hệ thống SAP, đồng thời báo cáo các nghiệp vụ nhập-xuất còn pending một cách kịp thời.
Sau khi đối chiếu số liệu với hệ thống SAP, bộ phận kho tiến hành lập biên bản kiểm kê và biên bản giải trình các mục pending trong hệ thống.
Theo biên bản kiểm kê, quá trình điều chỉnh SAP được thực hiện qua các bước sau: tạo số Inventory, điều chỉnh tăng và giảm dựa trên số Inventory, và quản lý kho kiểm tra để đảm bảo tính chính xác trong việc phát hành.
Ưu điểm và nhược điểm
Có một bộ quy trình nhập kho rõ ràng và chi tiết sẽ nâng cao hiệu quả quản trị hoạt động nhập kho, đồng thời giúp quá trình điều hành, kiểm tra và giám sát trở nên dễ dàng hơn Điều này hỗ trợ người quản trị trong việc xử lý các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả.
21 sự cố bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình làm việc Để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và liên tục, cần có biện pháp phòng ngừa hiệu quả Việc này không chỉ giúp giảm thiểu các chi phí không cần thiết mà còn góp phần hạ giá thành sản phẩm, từ đó gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Việc phân công công việc rõ ràng cho từng thành viên và bộ phận trong công ty giúp tăng cường năng suất làm việc và tránh tình trạng chồng chéo nhiệm vụ Nhân viên sẽ không phải gánh vác quá nhiều công việc, đồng thời việc xác định trách nhiệm cũng trở nên dễ dàng hơn khi có sự cố xảy ra.
Sự phối hợp hiệu quả giữa các luồng thông tin giữa các bộ phận là yếu tố then chốt để đảm bảo hoạt động kho diễn ra suôn sẻ Việc trao đổi thông tin chính xác giữa các bộ phận không chỉ giúp lên kế hoạch mà còn tổ chức và triển khai các nghiệp vụ kho một cách hiệu quả.
Với sự phát triển của Công nghệ Thông tin, việc quản lý tồn kho hiện nay chủ yếu được thực hiện bằng máy tính, giúp giảm thiểu sức lao động và nâng cao độ chính xác trong tính toán Điều này khiến cho việc kiểm tra và đánh giá số lượng cũng như chất lượng hàng hóa trở nên dễ dàng hơn.
Kế hoạch nhập hàng về nhà máy được quản lý và giám sát chặt chẽ, giúp ngăn ngừa tình trạng kho bãi quá tải và giảm thiểu hàng tồn kho, từ đó bảo vệ nguồn vốn của công ty.
Công tác giữ vệ sinh, an toàn trong kho hàng được nghiêm túc thực hiện thông qua các quy định khắt khe trong nội quy kho
Nhân viên xếp dỡ hàng hóa thường có trình độ chưa cao, dẫn đến việc thiếu ý thức trách nhiệm trong công việc Điều này thể hiện qua sự cẩu thả khi lái xe nâng, gây ra va chạm và hư hỏng hàng hóa Hơn nữa, họ cũng chưa chú trọng đến việc giữ gìn vệ sinh chung của kho, ảnh hưởng đến mỹ quan và an toàn vệ sinh.
Cải thiện chất lượng nguồn nhân lực là một ưu tiên hàng đầu của công ty, do đó, việc đào tạo nhân viên tại chỗ thông qua các khóa học nội bộ do các trưởng bộ phận tổ chức được thực hiện thường xuyên.
22 nhân viên dày dạn kinh nghiệm sẽ hướng dẫn các nhân viên mới, tuy nhiên, sự không đồng bộ trong quá trình này có thể ảnh hưởng đến hoạt động quản trị kho hàng của công ty.
Hàng hóa vẫn chưa được phân loại rõ ràng, dẫn đến tình trạng sắp xếp lẫn lộn Thường xuyên xảy ra thiếu hụt hàng hóa do nhiều nguyên nhân, bao gồm sự cẩu thả trong quá trình xuất nhập hàng của nhân viên kho, cũng như khả năng thông đồng giữa nhân viên kho và lái xe/bốc xếp để ăn cắp hàng hóa Thêm vào đó, bao bì và quy cách hàng hóa dễ nhầm lẫn do màu sắc và mẫu mã tương tự nhau.
ĐỀ XUẤT GI ẢI PHÁP
Công ty cần xây dựng chiến lược đào tạo nguồn nhân lực phù hợp cho từng bộ phận, đặc biệt là bộ phận logistics, nhằm nâng cao hiệu quả công việc Việc phân công đúng người vào đúng vị trí sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc Để thu hút và giữ chân nhân tài, công ty cần chú trọng đến chính sách đãi ngộ, tạo cảm giác gắn bó và yêu nghề cho cán bộ công nhân viên.
Công ty thực hiện chính sách thưởng hàng quý và hàng năm dựa trên kết quả kinh doanh, đồng thời tạo môi trường làm việc năng động và chuyên nghiệp nhằm nâng cao khả năng thăng tiến cho nhân viên Đào tạo đội ngũ nhân viên và quản lý trong lĩnh vực Logistics là rất quan trọng, với nguồn nhân lực được đào tạo bài bản Đội ngũ cán bộ công nhân viên chủ yếu là những người trẻ, có tri thức, giúp công ty hoàn thành tốt nhiệm vụ đề ra Phương pháp đào tạo bao gồm lý thuyết và "Training on job", với thời gian học lý thuyết khoảng 5 ngày, sau đó nhân viên mới sẽ được hướng dẫn trực tiếp bởi những người có kinh nghiệm, giúp họ nhanh chóng tiếp cận công việc.
Phố ợi h p hoạt động Logistics giữa các phòng ban:
Phòng quản lý kế hoạch sản xuất có nhiệm vụ tiếp nhận đơn đặt hàng máy in từ khách hàng và lập kế hoạch sản xuất tương ứng Họ sẽ xây dựng danh sách chi tiết các sản phẩm được ưa chuộng và ít được sử dụng, xác định số lượng cần sản xuất và thời gian dự kiến cho từng dòng sản phẩm Phòng cũng phối hợp với bộ phận bán hàng và kho để đảm bảo chính sách tồn kho hợp lý Danh sách kế hoạch sản xuất này sẽ được gửi đến các bộ phận khác nhau với vai trò cụ thể.
Bộ phận xử lý đơn hàng tiếp nhận đơn từ phòng sale qua hệ thống SAP hoặc email, bao gồm thông tin chi tiết như mã hàng, số lượng, giá cả, ngày giao hàng, địa điểm và điều kiện thanh toán Nhân viên điều phối có trách nhiệm cung cấp thông tin và giám sát việc giao hàng từ nhà cung cấp đúng thời gian và địa điểm quy định Họ lập danh sách lịch giao hàng theo ngày, kèm theo số hóa đơn và giờ hàng đi, đồng thời kiểm tra chứng từ theo quy trình để đảm bảo tính chính xác Sau đó, dữ liệu được tải lên hệ thống để kho có thể nắm bắt số lượng hàng hóa.
Bộ phận Sale có nhiệm vụ phân tích nhu cầu thị trường để dự báo chính xác số lượng hàng cần thiết cho từng loại sản phẩm, từ đó cung cấp thông tin cho phòng kế hoạch sản xuất Họ cũng phối hợp chặt chẽ với kho để nắm rõ lượng hàng tồn kho, nhằm xây dựng chính sách bán hàng hiệu quả, giúp giải phóng hàng tồn nhanh chóng.
Về hoạt động dự trữ
Hoạt động dự trữ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình sản xuất của công ty diễn ra liên tục và hiệu quả Do đó, việc xây dựng phương án dự trữ tối ưu là cần thiết Đồng thời, dự trữ cũng là một khoản chi phí mà công ty phải quản lý Chính vì vậy, cần có chính sách dự trữ hợp lý nhằm giảm thiểu lượng tồn kho mà vẫn đảm bảo không ảnh hưởng đến quy trình sản xuất Các bộ phận liên quan, đặc biệt là bộ phận kho, cần thực hiện các biện pháp hiệu quả để đáp ứng yêu cầu này.
Lập kế hoạch sản xuất chất lượng cần dựa trên nhu cầu chính xác từ các đơn đặt hàng của khách hàng, cụ thể là thông tin từ bộ phận kinh doanh của tập đoàn.
Để đảm bảo có đủ xe vận chuyển khi cần, việc liên lạc thường xuyên và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung ứng là rất quan trọng Điều này giúp tránh tình trạng bị áp lực dẫn tới thiếu hụt xe, đảm bảo sự linh hoạt trong hoạt động của công ty.
Dựa vào nhu cầu đặt hàng của khách hàng, khả năng cung ứng xe từ nhà cung cấp, cùng với thời gian sản xuất và giao hàng của công ty, chúng tôi xác định mức dự trữ an toàn hợp lý.
Về hoạt động quản tr kho ị
Kho bãi đóng vai trò quan trọng trong hoạt động dự trữ hàng hóa, đặc biệt là với sợi và vải, những loại hàng hóa nhạy cảm Để đảm bảo chất lượng sản phẩm khi xuất kho, việc bảo quản hàng hóa là rất cần thiết Công ty cần đầu tư vào các thiết bị như quạt thông gió để duy trì nhiệt độ ổn định, tránh ẩm ướt và mốc, từ đó bảo vệ chất lượng vải thành phẩm.
Cán bộ và người lao động trong kho cần được trang bị kiến thức đầy đủ về kho bãi, quy trình bốc dỡ và cách sắp xếp hàng hóa Việc đào tạo và kiểm tra định kỳ là cần thiết để đánh giá năng lực và đảm bảo hiệu quả công việc.
Việt Nam đang phát triển theo hướng hiện đại hóa và công nghiệp hóa, mở rộng các ngành nghề ra tầm thế giới, đặc biệt sau khi gia nhập WTO Để nâng cao năng lực cạnh tranh, việc hoàn thiện hoạt động quản trị kho hàng là rất quan trọng, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh Công ty TNHH sản xuất sợi Nam Việt đã cung cấp hàng hóa kịp thời và đảm bảo chất lượng, tạo lợi thế cạnh tranh và việc làm cho người lao động Qua thời gian, công ty đã tích lũy kinh nghiệm, cải tiến kỹ thuật sản xuất và nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên, dần xây dựng được uy tín trên thị trường Mặc dù còn một số hạn chế, nhưng hoạt động quản trị kho hàng của công ty đã góp phần giảm chi phí Logistics Với sự nỗ lực không ngừng của nhân viên, công ty sẽ tiếp tục đạt được thành công trong tương lai Nghiên cứu về quy trình nhập kho và quản lý hàng hóa tại công ty là cơ hội quý báu để nhóm tác giả nâng cao chất lượng nghiên cứu và đề xuất giải pháp khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong quản trị kho hàng.
