Nghiên cứu các giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ tại ủy ban nhân dân tỉnh bình dương

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNGTRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ ??? BÀI TIỂU LUẬN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Đề tài: Nghiên cứu các giải pháp bảo quản tài liệu lưu t

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

KHOA KINH TẾ

🙡🏵🙡

BÀI TIỂU LUẬN

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Đề tài: Nghiên cứu các giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ

tại ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương.

GVHD: Ths Trịnh Quỳnh Lê

RUBRICS TIỂU LUẬN LING221_Quản trị hành chính văn phòng (0+2)

số %

Tốt 100%

Khá 75%

Trung bình 50%

Kém 0%

Mở đầu Nêu vấn đề 05 Có đầy đủ và viết

phù hợp các mục:

- Lý do chọn đề tài tiểu luận;

- Mục tiêu nghiên cứu;

- Đối tương nghiêncứu;

- Phạm vi nghiên cứu;

- Phương pháp nghiên cứu;

- Ý nghĩa đề tài;

- Kết cấu tiểu luận

Có đầy

đủ nhưng cómột số nội dung viết chưaphù hợp

Chỉ có một đến ba trong các mục:

Không

có các mục của phần mở đầu

Trình bày cơ

sở lý thuyết vàcác dữ liệu khácliên quannhưng chưa đầy

đủ với đềtài tiểu luận

Không Trìnhbày cơ sở lý thuyết hoặc không trình bày các dữ liệu khác liên quan với

đề tài tiểu luận

Không Trình bày cơ sở

lý thuyết

và khôngtrình bày các dữ liệu khácliên quanvới đề tàitiểu luận

Trình bày, mô

tả trung thực, thực trạng về vấn đề được nêutrong tiểu luận của

Trình bày,

mô tả chưa đầy đủ, số liệu chưa đáng tin cậy thực trạng vềvấn đề được nêu trong tiểu luận của nhóm thực

Không trình bày,

mô tả thực trạng về vấn đề được nêutrong tiểuluận

nhóm thực hiệnnghiên cứu, tìm hiểu nhưng chưa đầyđủ.

hiệnnghiên cứu, tìm hiểu

ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạnchế hoặc thuận lợi,khó khăn vấn đề đang nghiên cứu

Phân tíchđánh giá những

ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân củanhững

ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn vấn

đề đang nghiên cứu nhưng chưa đầyđủ

Phân tích đánh giá những ưu, khuyết điểm,mặt tích cực

và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khănnhưng khôngphân tích nguyên nhâncủa những

ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặcthuận lợi, khó khăn vấn đề đang nghiên cứu hoặc ngược lại

Phân tíchđánh giá chưa đầy

đủ những

ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi,khó khănnhưng không phân tíchnguyên nhân của những

ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi,khó khănvấn đề đang nghiên cứu hoặc ngược lại

để giải quyết các các vấn đề còn tồn tại, hạn chế và pháthuy những việc đã làm được theo phân tích tại chương 2

Trình bày các giải pháp

cụ thể, hợp lý, khả thi

để giải quyết các các vấn đề còn tồn tại, hạn chế và phát huy những việc đã làm đượctheo phân tíchtại chương 2nhưng chưa đầyđủ

Trình bày các giải pháp

cụ thể, hợp

lý, nhưng chưa khả thi

và đầy đủ đểgiải quyết các các vấn

đề còn tồn tại, hạn chế

và phát huy những việc

đã làm được theo phân tích tại chương 2

Trình bày chưa đầy đủ các giải pháp và không hợp lý hợp lý, không khả thi

để giải quyết cáccác vấn

đề còn tồn tại, hạn chế

và phát huy những việc đã làm đượctheo phân tíchtại chương 2Kết luận+

về phần tài liệu tham khảo

Trình bày, hợp

lý phẩn kết luận nhưng chứa đầy

đủ và ghiđúng quyđịnh về phần tài liệu thamkhảo

Trình bày tương đối hợp lý phẩn kết luận và ghi tương đối đúng quyđịnh về phầntái liệu tham khảo

Không trình bày phẩn kết luận và phần tái liệu thamkhảo, hoạch ghi không đúng quyđịnhHình thức

trình bày Thể thức, định đạng

văn bản

05 Nhất quán về format trong toàn bài

Vài sai sót nhỏ

về format

Vài chỗ không nhất quán

Rất nhiềuchỗ không nhất quán

Lỗi chính

tả

05 Không có lỗi chínhtả

Một vài lỗi nhỏ

Lỗi chính tả khá nhiều

Lỗi rất nhiều và

do sai chính tả

và typingcẩu thảThái độ

học tập Nộp chỉnh sửa đúng

hạn cho

Giảng viên

10 Nộp đúng thời hạn chỉnh sửa Nộp trễ thời hạn

chỉnh sửa 1 lần

Nộp trễ thời hạn chính sửa 2 lần

Không nộp chỉnh sửa

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

chấm 1

Cán bộ chấm 2

Điểm thống nhất

2 Chương 1: Cơ sở lý thuyết 1.5 đ

3 Chương 2: Thực trạng 2.0 đ

4 Chương 2: Ưu, khuyết điểm 1.5 đ

5 Chương3: Đề xuất giải pháp 1.5 đ

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho tôi gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Giảng viên hướng dẫn Thạc sĩTrịnh Quỳnh Lê – Giảng viên Khoa Kinh tế - Trường Đại học Thủ Dầu Mộttrong quá trình nghiên cứu đề tài đã hướng dẫn nhiệt tình, tận tâm chỉ bảo tôi vàcho tôi những ý kiến quý báu để tôi hoàn thành bài tiểu luận cuối kỳ Em xin gửilời cảm ơn chân thành đến Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương đã cung cấpthông tin, tài liệu thực tế bổ ích và dành thời gian tham gia giúp đỡ em trong quátrình hoàn thành bài tiểu luận này Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng chắc chắnbài khóa luận này còn có nhiều thiếu sót Kính mong nhận được sự góp ý, chỉbảo của các Thầy Cô giáo Em xin chân thành cảm ơn !

Bình Dương, tháng 11 năm 2022

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU………

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG……….

1.1 Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương ……….

1.1.1 Vị trí và chức năng………

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn……… …………

1.1.3 Cơ cấu tổ chức……… …………

1.2 Khái quát về Lưu trữ ở Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương………

………

1.2.1 Văn bản chỉ đạo , hướng dẫn về công tác lưu trữ của văn phòng………

1.3 Ý nghĩa của tài liệu Lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương 1.4 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương 1.4.1 Nhận xét về tình trạng vật lý của tài liệu trong Kho Lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương ………

1.5 Nguyên nhân hư hỏng tài liệu………… ……….

1.5.1.Nguyên nhân do điều kiện tự nhiên………

1.5.2 Nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng………….…………

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG

2.1.Một số vấn đề lý luận, pháp lý về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

2.1.1 Khái niệm, ý nghĩa, nội dung về công tác bảo quản

2.2 Thực tế tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương

2.2.1.Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu

2.2.2 Về trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu

2.2.3 Về sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ

2.2.4 Về thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản

2.3 Nhận xét về ưu điểm, hạn chế trong công tác bảo quản tài liệu tại văn phòng UBND tỉnh

2.3.1 Ưu điểm

2.3.2 Nhược điểm

2.4 Nguyên nhân

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG UBND tỉnh Bình Dương

3.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo và hướng dẫn công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

3.1.1 Nghiên cứu và xây dựng các chế độ bảo quản phù hợp với tài liệu lưu trữ

3.1.2 Các yêu cầu về kho bảo quản tài liệu

3.2 Nghiên cứu và xây dựng các chế độ bảo quản phù hợp với tài liệu lưu trữ

3.2.1.Vị trí xây dựng kho bảo quản tài liệu

3.2.2.Lắp đặt thiết bị

3.2.3 Biện pháp duy trì môi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu

3.2.3.1 Nhiệt độ và độ ẩm thích hợp đối với bảo quản tài liệu

3.2.4.Xây dựng và tổ chức luyện tập các phương án cháy

3.3.Tăng cường số lượng,nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ (đặc biệt là cán bộ chuyên trách công tác bảo quản tài liệu)

3.4 Nghiên cứu xây dựng và thực hiện các quy trình tu bổ và phục chế tài liệu bị hư hại

TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

A/ Phần mở đầu

1 Lời nói đầu

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình nghiên cứu áp dụng biện pháp khoa học kĩthuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ công tác bảoquản tài liệu tại Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương luôn là nhiệm vụ cấp thiết

và được đặt lên hàng đầu cùng với công tác phòng chống cháy nổ Qua thời giannghiên cứu và tìm hiểu trên mạng tại, kĩ thuật bảo quản kết hợp với công tácphòng chống cháy nổ hết sức hiện đại của Văn phòng, đã khiến nhóm chúng emhọc hỏi và mở rộng thêm kiến thức về công tác bảo quản tài liệu tại Văn phòngUBND tỉnh Về phương tiện bảo quản, để bảo quản tài liệu được an toàn và kéodài tuổi thọ, phương tiện và trang thiết bị được nhắc đến đầu tiên là kho tàng, kệgiá và hệ thống máy lạnh, máy điều hòa nhiệt độ không khí trong từng phòng,kho bảo quản Cơ quan dã bố trí kho tổ chức cho kho lưu trữ với diện tích Được

bố trí kệ sắt cố định để bảo quản tài liệu Trang bị hệ thống và báo cháy tự động

và bình khí Co bố trí trong kho có gắn báo cháy chữa cháy Đối với kho lưu trữlịch sử, kho tàng được nhà nước quan tâm Ngoài ra, còn được trang bị khá đầy

đủ các loại hút bụi, máy điều hòa nhiệt độ luôn được các công nhân kỹ thuậttrực, hệ thống cháy nổ tự động khi có hỏa hoạn xảy ra nhằm sơ cấp cứu kịp thờitài liệu còn các loại cặp ba dây, hộp đựng tài liệu là loại hộp hiện đại phi axit Tình hình bảo quản đối với tài liệu hành chính tốt, định kỳ thường xuyên chế độbảo quản cho tất cả các khối tài liệu trong kho lưu trữ hiện hành vẫn được trang

bị khá đầy đủ trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu khỏi mối mọt và ẩmmốc Hằng năm, việc phòng chống mối mọt, côn trùng, nấm mốc ở kho đượctrung tâm thực hiện tốt Các biện tại Văn phòng ứng dụng để bảo quản tài liệu: -Sắp xếp, kiểm kê tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nắmchắc số lượng, chất lượng và bảo quản tài liệu tốt trong kho giúp cho việc tracứu và lấy tài liệu trong kho được nhanh chóng, dễ dàng hơn

Hình 1: Trung Tâm Hành Chính Tỉnh Bình Dương

1

2 Tính thiết của đề tài

- Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơ quanthuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Văn phòng chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức,biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh, sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra

về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh Văn phòng có tư cáchpháp nhân, con dấu và tài khoản riêng Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kholưu trữ của văn phòng UBND tỉnh là những tài liệu phản ánh quá trình hoạtđộng của tỉnh Bình Dương và Văn phòng UBND qua các thời kỳ

- Văn bản, hồ sơ hình thành hàng năm trong quá trình hoạt động của Văn phòngUBND tỉnh với một khối lượng rất lớn, nhưng hiện nay tại Văn phòng vẫn chưa

có kho tàng bảo quản tài liệu đúng quy chuẩn Trong khi đó khối lượng hồ sơ,tài liệu ngày càng tăng Tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản ở các kho đại đa sốđược ghi trên giấy, nhưng cũng có một phần không nhỏ là tài liệu ghi âm Trảiqua bề dày thời gian, dưới tác động của điều kiện khí hậu nên đến nay tình trạngvật lý của tài liệu đã bị xuống cấp nghiêm trọng ở mức độ khác nhau Trước tìnhtrạng này, nếu không có sự quan tâm đầu tư kịp thời thì chỉ trong một thời giankhông xa thì số tài liệu quý giá này sẽ tiếp tục bị huỷ hoại và không thể phục hồilại được

- Văn phòng UBND tỉnh chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu Vìvậy cán bộ lưu trữ không có cơ sở để lựa chọn chính xác văn bản có giá trị đểlưu giữ, gây tốn kém công sức, kinh phí để bảo quản những tài liệu không còngiátrị Từ thực trạng này, đã xuất hiện nên một yêu cầu cấp thiết hiện nay làphải có những giải pháp cụ thể và đồng bộ nhằm tổ chức và thực hiện tốt cácbiện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương Với mong muốn góp phần hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu ở lưu trữ củaVăn phòng UBND tỉnh, nhóm chúng em đã chọn đề tài: “Nghiên cứu các giảipháp bảo quản tài liệu lưu trữ tại ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương.”

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài được thực hiện với các mục tiêu chính sau: Nghiên cứu, phân tích đặcđiểm và giá trị của tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng ủy bannhân dân tỉnh Bình Dương đang được bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòngUBND tỉnh

4 Đối tượng nghiên cứu - Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn phòngChính phủ( các quy định, quy chế, biện pháp…)- Cơ sở hạ tầng, kho tàng, cáctrang thiết bị phục vụ công tác bảo quản các loại tài liệu lưu trữ 1

5 Phạm vi nghiên cứu

2

- Phạm vi đề tài đuợc nghiên cứu tại Kho lưu trữ tài liệu hiện hành tại Vănphòng UBND tỉnh Bình Dương.

6 Phương pháp nghiên cứu & nguồn dữ liệu

- Phương pháp nghiên cứu bảo quản tài liệu lưu trữ chương trình, kế hoạch côngtác của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Tổ chức, quản lý

và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh từ

đó đưa ra các giải pháp phù hợp với đặc thù của khối tài liệu đang bảo quản tạikho lưu trữ Văn phòng

- Nguồn dữ liệu: Công tác bảo quản đã được đề cập trong các sách chuyên khảo,giáo trình như: “Công tác Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước do VũDương Hoan làm chủ biên, của Nhà xuất bản Khoa học xã hội Hà Nội năm1987; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc -Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm, năm 1990 củaNhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội; Giáo trình Nghiệp vụlưu trữ cơ bản cho Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội do Nhà xuất bản Hà Nội ấnhành năm 2006

- Bên cạnh đó, về mặt thực tiễn các luận văn thạc sỹ và khoá luận tốt nghiệp củasinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng đã đề cập và nghiên cứu vớimột số đề tài liên quan như:

- “Nghiên cứu các giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ ở văn phòng chính phủ”

khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Hà Như

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG

1.1 Về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của UBND tỉnh Dương

1.1.1 Về chức năng

- Vị trí: Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơquan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Văn phòng chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổchức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh, sự chỉ đạo, hướng dẫn,kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Chính phủ

- Văn phòng có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng Chức năng Vănphòng có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh về:

(1) Chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủyban nhân dân tỉnh

3

(2) Tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của Ủyban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

(3) Đầu mối Cổng Thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chínhđiện tử chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dântỉnh

(4) Quản lý công báo tỉnh

(5) Quản lý công tác dân tộc

(6) Kiểm soát thủ tục hành chính

(7) Tổ chức quản lý, điều phối các hoạt động tại Trung tâm Hành chính công;triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tụchành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã (8) Quản lý, vận hành Tòa nhà Trung tâm Hành chính tỉnh

(9) Phối hợp hỗ trợ, cung cấp các dịch vụ cho các tổ chức, cá nhân làm việchoặc có quan hệ công việc tại Tòa nhà Trung tâm Hành chính tỉnh

(10) Phục vụ các hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, giúp Chủ tịch Ủy bannhân dân tỉnh và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn theo thẩm quyền

(11) Quản lý văn thư, lưu trữ và công tác quản trị nội bộ của Văn phòng

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

1 Trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành:

a) Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;

c) Văn bản hướng dẫn cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Vănphòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (sauđây gọi chung là Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện); d) Văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn chức danhTrưởng, Phó đơn vị thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Chánh Văn phòng,Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện

2 Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành:

a) Quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các đơn vị thuộc Vănphòng Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Các văn bản khác theo sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

4

3 Tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch côngtác của Ủy ban nhân dân tỉnh:

a) Tổng hợp đề nghị của các sở, cơ quan ngang sở, cơ quan thuộc Ủy bannhân dân tỉnh (sau đây gọi chung là sở), Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã,thành phố (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện), cơ quan, tổ chứcliên quan;

b) Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đưa vào chương trình, kếhoạch công tác những vấn đề cần tập trung chỉ đạo, điều hành hoặc giao cơ quanliên quan nghiên cứu, xây dựng đề án, dự án, dự thảo văn bản;

c) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnhban hành hoặc phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác

d) Theo dõi, đôn đốc các sở, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổchức liên quan thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, đảm bảo đúng tiến độ,chất lượng;

đ) Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất kết quả thực hiện; kiến nghị giải phápnhằm thực hiện có hiệu quả chương trình, kế hoạch công tác;

e) Kịp thời báo cáo, điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác, đáp ứngyêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Ủyban nhân dân tỉnh

4 Phục vụ hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh:

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương trình, nộidung, phục vụ các cuộc họp của Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Thực hiện chế độ tổng hợp, báo cáo;

c) Theo dõi, đôn đốc, đánh giá kết quả thực hiện Quy chế làm việc của Ủyban nhân dân tỉnh;

d) Tổ chức công tác tiếp công dân, xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị,phản ánh theo quy định của pháp luật

5 Tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện các nhiệm vụ,quyền hạn sau:

d) Chỉ đạo, áp dụng biện pháp cần thiết giải quyết công việc trong trườnghợp đột xuất, khẩn cấp;

đ) Cải tiến lề lối làm việc; duy trì kỷ luật, kỷ cương của bộ máy hành chínhnhà nước ở địa phương

6 Tiếp nhận, xử lý, trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dântỉnh giải quyết những văn bản, hồ sơ do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi, trình(văn bản đến):

a) Đối với đề án, dự án, dự thảo văn bản do các cơ quan trình:

- Kiểm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục soạn thảo, thể thức, kỹ thuật trình bày dựthảo văn bản;

- Tóm tắt nội dung, nêu rõ thẩm quyền quyết định, sự đồng bộ trong chỉđạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đối vớivấn đề liên quan, đề xuất một trong các phương án: Ban hành, phê duyệt; đưa raphiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh; gửi lấy ý kiến các thành viên Ủy ban nhân dântỉnh; thông báo ý kiến của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu cơ quan soạnthảo hoàn chỉnh lại, lấy thêm ý kiến các cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc thựchiện các nhiệm vụ khác theo quy định và quy chế làm việc của Ủy ban nhân dântỉnh;

Trong quá trình xử lý, nếu đề án, dự án, dự thảo văn bản còn ý kiến khácnhau, chủ trì họp với cơ quan, tổ chức liên quan để trao đổi, làm rõ các nội dungtrước khi trình

b) Đối với dự thảo báo cáo, bài phát biểu: Phối hợp với các cơ quan liênquan biên tập, hoàn chỉnh theo chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; c) Đối với văn bản khác: Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao

cơ quan liên quan triển khai thực hiện; tổ chức các điều kiện cần thiết để Ủy bannhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý theo quy định của pháp luật

và nội dung văn bản đến

7 Phát hành, quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thựchiện văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh: a) Quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh,Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản của Ủyban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; định kỳ rà soát, báo cáo Chủ

6

tịch Ủy ban nhân dân tỉnh để đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất trong chỉ đạo,điều hành;

c) Rà soát nhằm phát hiện vướng mắc, phát sinh về thẩm quyền, hồ sơ, trình

tự, thủ tục và nghiệp vụ hành chính văn phòng trong quá trình chỉ đạo, điều hànhcủa Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; kịp thời báo cáo Ủyban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung; hàng năm, tổng hợp, báo cáo Văn phòngChính phủ;

d) Lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu của Ủy ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Ủyban nhân dân tỉnh

8 Thực hiện chế độ thông tin:

a) Tổ chức quản lý, cập nhật thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Ủyban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Thực hiện chế độ thông tin báo cáo về hoạt động của Cổng Thông tinđiện tử và kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều hành của

Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;

c) Xuất bản, phát hành Công báo tỉnh;

d) Thiết lập, quản lý và duy trì hoạt động mạng tin học của Ủy ban nhân dântỉnh

9 Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác dân tộc theo quy định của pháp luật

10 Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện các nhiệm vụ về kiểmsoát thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật

11 Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức, triển khai thực hiện cơchế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàntỉnh; quản lý, điều phối hoạt động giải quyết thủ tục hành chính và ứng dụngcông nghệ thông tin tại Trung tâm Hành chính công tỉnh

12 Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức quản lý, vận hành vàđảm bảo an ninh trật tự, an toàn cho Tòa nhà Trung tâm Hành chính tỉnh

13 Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật:

a) Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhândân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Phục vụ các chuyến công tác, làm việc, tiếp khách của Ủy ban nhân dântỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;

7

c) Phối hợp với các đơn vị liên quan đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị

kỹ thuật cho hoạt động của Tòa nhà Trung tâm Hành chính tỉnh

14 Hướng dẫn nghiệp vụ hành chính văn phòng:

Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh tổng kết, hướngdẫn chuyên môn, nghiệp vụ hành chính văn phòng đối với Văn phòng các sở,Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, công chức Vănphòng - Thống kê xã, phường, thị trấn

15 Thực hiện nhiệm vụ quản trị nội bộ:

a) Tổ chức thực hiện các văn bản, quy hoạch, kế hoạch do cơ quan có thẩmquyền ban hành hoặc phê duyệt liên quan đến hoạt động của Văn phòng Ủy bannhân dân tỉnh;

b) Tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi Văn phòng Ủyban nhân dân tỉnh; ban hành và quản lý văn bản theo quy định;

c) Hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật và sự phân công hoặc ủyquyền của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;

d) Nghiên cứu, ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học và cải cách hànhchính phục vụ nhiệm vụ được giao;

đ) Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vịtrí việc làm, cơ cấu viên chức theo tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp và sốlượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng Ủy ban nhândân tỉnh

e) Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khenthưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với côngchức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng g) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm đốivới các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc; quản lý và chịu trách nhiệm về tàichính, tài sản được giao theo quy định;

h) Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch

Ủy ban nhân dân tỉnh giao hoặc theo quy định của pháp luật

b) Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh do Chủ tịch UBNDtỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật.(2) Cơ cấu tổ chức

a) Các phòng nghiên cứu tổng hợp và chuyên môn nghiệp vụ:

Mỗi phòng có Trưởng phòng và không quá 02 Phó trưởng phòng Trưởng phòng

và Phó Trưởng phòng do Chánh Văn phòng bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởngphòng điều phối các hoạt động của phòng Phó Trưởng phòng được Trưởngphòng phân công điều hành một số nhiệm vụ công tác của phòng Chánh Vănphòng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và quy chế hoạt động cụ thểcủa các phòng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaVăn phòng được UBND tỉnh ban hành

b) Các đơn vị sự nghiệp

- Trung tâm Công nghệ thông tin và Công báo

- Nhà khách Uỷ ban nhân dân tỉnh

Việc thành lập đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng do Chánh Văn phòng lập đề

án thống nhất với Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyếtđịnh theo quy định của pháp luật

Quy định cụ thể về nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị sự nghiệpthuộc Văn phòng do Chánh Văn phòng quy định trên cơ sở quy định về chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng do UBND tỉnh banhành

9