Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Đề tài xây dựng phần mềm quản lý quán cà phê

Đề các doanh nghiệp hoạt động được và phát triển ở thời buổi hiện nay thì việc ứng dụng “công nghệ thông tin” vào quản lý doanh nghiệp là thực sự rất cần thiết.. Tuy nhiên, bên cạnh cafe

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

PHAN TICH VA THIET KE HE THONG THONG TIN

ĐÈ TÀI : Xây dựng phần mềm quản lý quán cà phê

Giáo viên hướng dẫn: Phạm Thị Nhung

Sinh viên thực hiện đề tải:

Trần Ngọc Cương Nguyễn Quang Thọ Trần Lê Khánh Duy Đào Văn Tâm

Tạ Ngọc Anh

Ngành: Công nghệ thông tin

Lớp: DHTHSA20HN Khoá: 2021 - 2025

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô trong khoa Công nghệ thông tin trường Đại học

Kinh tế - Kỹ thuật Công nghiệp đã tạo điều kiện cho em có cơ hội thực hành, tiếp xúc đề

em co thé tránh được những vướng mắc và bỡ ngỡ trong môi trường công việc thời gian tdi

Đặc biệt em xin chan thanh cam on ThS.Pham Thi Nhung La m6t sinh viên con dang

hoc tập trên giảng đường đại học, chỉ với những kiến thức nhỏ bé của mình đã được học cùng với sưu giúp đỡ tận tình và những chỉ bảo của cô từ lúc bắt đầu cho tới lúc kết thúc

đồ án mà em đã hoàn thành đúng thời hạn quy định và tích luỹ được cho mình một lượng

nên tảng kiến thức quý báu

Cuối cùng, em xin được gửi lời cảm ơn tới gia đình, bạn bè là những người đã động viên, tiếp thêm động lực và và chia sẻ rất nhiều kinh nghiệm cũng như những kiến thức giúp

em hoàn thành đề tài một cách tốt nhất

Mặc dù đã cô găng hoàn thành đề tài tốt nhất nhưng do thời gian và kiến thức còn có hạn nên em sẽ không thề tránh khỏi những thiếu sót nhất định, rất mong nhận được sự cảm thông, chia sẻ và tận tình đóng góp chỉ bảo của quý thầy cô cũng như các bạn

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển mạnh mẽ, cùng với đó là sự gia tăng ngày một nhiều các doanh nghiệp, cụ thê là ngay trên đất nước ta số lượng các doanh nghiệp khá nhiều và ngày cảng tăng thêm Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong sản xuất, kinh doanh đã đem lại lợi ích vô cùng to lớn cho các doanh nghiệp Đề

các doanh nghiệp hoạt động được và phát triển ở thời buổi hiện nay thì việc ứng dụng

“công nghệ thông tin” vào quản lý doanh nghiệp là thực sự rất cần thiết Tin học sẽ là một cánh tay phải đắc lực của các nhà quản trị, nó giúp tối ưu hóa thời gian, nguồn lực, chi phí Thấy được tầm quan trọng của công nghệ thông tin, ngày càng nhiều các công ty

về phần mềm tại Việt Nam đang được hình thành và phát triển, xây dựng hệ thống và nâng cao chất lượng sản phâm dé bat kip xu thế công nghệ trên thế giới Bên cạnh đó các doanh nghiệp cũng ra sức đầu tư, phát triển những phầm mềm của riêng mình đề phục vu

tốt nhất cho mục đích kinh doanh, sản xuất đạt hiệu quả cao Đề có được những hệ thông

quản lý tốt, hữu dụng thì chúng ta phải có nguồn nhân lực chất lượng Những con người luôn tìm tòi nghiên cứu không ngừng nỗ lực học hỏi, phát triển và sáng tạo

Sinh viên các trường đại học đặc biệt là sinh viên ngành “Kỹ Thuật Phần Mềm” chính là

nguồn nhân lực chủ yếu góp phần đưa nền khoa học kĩ thuật của đất nước ngày càng tiền

xa trong thời đại mới

Qua thời gian nghiên cửu và tìm hiểu, với mức độ phức tạp và quy mô ứng dụng cộng thêm vào đó là vấn đề về thời gian cho nên nhóm em đã quyết định thực hiện đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý quán coffee”

Phan mềm xây đựng nhằm mục đích hồ trợ cho các quán Coffee trong việc quản lý quán,

một cách thuận tiện hơn Các thông tin được cập nhật thường xuyên và nhanh chóng Hỗ

trợ trò chuyện tương tác qua lại giữa người bán và người mua.Do thời gian có hạn nên bài

làm còn gặp phải một số hạn chế, việc trình bày bằng văn bản còn thiểu sót Rất mong

nhận được sự thông cảm của quý Thây/Cô

CHUONG 1: GIGI THIEU DE TAI

1.1 Nghiên cứu thị trường

1.1.1 Người sw dung coffee

Coffee là gì: Đây là một loại thức uống bắt nguồn từ Pháp Loại thức uống này được ủ từ hat cafe rang, lay từ quả của cây cafe Cây caf& có quả, sau khi quả chín sẽ được hái, chế biến rồi phơi khô Hạt cafe khô sẽ được đem di rang trong nhiều điều kiện nhiệt độ khác nhau Hạt sau khi rang sẽ xay và ủ với nước sôi đề tạo ra cafe dưới dạng thức uông

Tỉ lệ người dùng coffee ở Việt Nam: Tỷ lệ người Việt Nam dùng cafe khá nhiều, đặc

biệt là ở các thành phố lớn Trong tỷ lệ tiêu thụ nước uống của Thành phô Hồ Chí Minh

thì loại thức uống này chiếm phần lớn lên tới 26%

Tỷ lệ người Việt Nam dùng cafe nóng và lạnh theo giới tính: Theo số liệu thu thập được từ l cuộc khảo sát, ty lệ người Việt Nam dùng cafe nóng và lạnh theo giới tính thì

có đến 75% đàn ông thích uống nóng, 65% chọn cafe đá Ở phụ nữ, thi ty lệ lần lượt là

25% và 35% Từ đó, có thê thấy rằng đàn ông tiêu thụ nhiều hơn phụ nữ

Độ tuổi sử dụng cafe ở Việt Nam: Có 2 nhóm tuôi trong cuộc khảo sát này, nhóm 1 độ

tuôi từ 19-29 và nhóm 2 độ tuôi từ 30-49 Nhóm tuôi 19-29 chỉ có 10% uống nóng và

40% uống cafe đá quá 3 lần/tuần Nhóm tuôi 30-49 có 50% uống nóng và 15% uống đá nhiều hơn 3 lần/tuần Độ tuôi sử dụng khá rộng điều này cũng ảnh hưởng đến tỷ lệ người Việt Nam dùng cafe

Thời gian dùng cafe phố biến ở Việt Nam: Tùy vào sở thích mà mỗi người có thẻ dùng cafe vào những thời điểm khác nhau Theo khảo sát cho thấy có 90% uống cafe cùng bữa

ăn sáng, 50% uống trước khi ăn sáng, 10% uống sau khi ăn sáng, 10% uống sau khi chơi thê thao, 10% uống trước khi ngủ Với nhiều thời điểm đề dùng cafe như thê nên đã góp phân làm cho tỷ lệ người Việt Nam dùng cafE ngày cảng cao

1.1.2 Kinh doanh quán Coffee

Quán coffee là hình thức kinh doanh các loại đồ uống được chế biến từ Cafe và các loại

đồ uống khác Tuy nhiên, bên cạnh cafe thì hầu hết các cửa hàng cũng đều kinh doanh thêm rất nhiều loại đồ uống khác, các món bánh hay món ngọt đi kèm

1.2 Lý Do Chọn Đề Tài

Trong thời kì phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ trên thế giới hiện nay thì việc ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào đời sống không còn quá xa lạ với mọi người, kết hợp cùng với mạng lưới internet phủ sóng toàn cầu thì việc đó ngày càng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều Nó đang và đã trở thành công cụ đắc lực cho nhiều ngành nghề: giao thông vận tải, y học, giáo dục và đặc biệt là các công tác trong các ngành quản lí nói chung hoặc là quản lí quán cafe nói riêng

Trước đây khi chưa có máy tính thì việc quản lí quán cafe trở phức tạp và trở nên khó khăn hơn, tốn kém nhân lực và tài chính Ngày nay với sự phát triển của CNTT thì việc quản lý quản cafe ngày càng dễ dàng hơn và trơn tru đi rất nhiều, giảm chỉ phí , giảm thời gian và tiên của

Qua quá trình nghiên cứu l quán cafe, chúng em đang đã quyết định chọn đề tài này với mong muốn thử sức giúp cho các quán cafe có thể quản lý một cách dễ đàng hơn Vì vậy chúng em làm đề tài : “Xây dựng phan mém quan ly quan cafe”

Chúng em đang có gắng phát triển bản thân qua từng ngày đề hoàn thành đề tài và cùng với sứ giúp đỡ của cô Phạm Thị Nhung Do thời gian chuẩn bị còn hơi hạn hẹp và tìm hiểu chưa được nhiều nên vẫn còn thiểu sót rất mong cô và các bạn đóng góp ý kiến nhiệt tình dé chúng em có thê hoàn thiện tốt hơn trong tương lai

1.3 Mục Tiêu Nghiên Cứu

Phần mềm hỗ trợ quản lý các công việc như: Quản lý quán Coffee, quản lý nhân viên, tính tiền, in hóa đơn, lương nhân viên Phần mềm quản lý quán coffee hồ trợ cho ngươi

sử dụng một cách thuận tiện, giúp người sử dụng tiết kiệm được thời gian, nhanh chóng,

thao tác đơn giản dê sử dụng và quản lý

Xây dựng một hệ thống, dê thao tác, sử dụng Hiểu được hệ thống quản lý bán hàng, cần quản lý như thế nào để xây dựng phần mềm một cách phù hợp nhất với yêu cầu thực tiên

Giúp việc quản lý hệ thống của quán trở nên tối ưu, dé dàng, hiệu suất công việc sẽ tăng cao, quán sẽ có phần nào đó hiện đại hơn

Gíup bản thân có thêm khả năng sáng tạo, khả năng tư duy thông qua việc thiết kế giao

điện tương tác người dùng, lĩnh lội và vận dụng dược kiến thức của bản thân vào thực

tiên

1.4 Đối Tượng Nghiên Cứu

Đối tượng nghiên cứu: Phần mềm quản lý quán Coffee

Khách thê nghiên cứu:

- Những người có nhu cầu kinh doanh quán Coffee, hoặc những quán Coffee vừa được xây dựng hoàn thành và chưa có phần mềm quản lý

- Nghiệp vụ bán hàng

- Quy trình hoạt động của một quán Coffee

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THÓNG

2.1.Ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại

2.1.1.Uu điểm

-Đơn giản , dễ sử dụng không yêu cầu cao về trình độ tin học

-Giá cả thấp, kinh phí đầu tư vào việc quản lý không cao

2.1.2.Nhược điểm

-Bởi vì với công tác thủ công mà cửa hàng đang thực hiện đã bộc lộ nhiều hạn chế

như sau:

-Tra cứu thông tin về hàng hoá, các đại lí cung cấp hàng và khách hàng mắtnhiều

thời gian và nhiều khi không chính xác

-Lưu trữ thông tin về nhập xuất hàng hoá, về thu chi cần nhiều loại giấy tờnên công kènh và không đạt hiệu quả

-Cập nhật các thông tin hằng ngày tốn nhiều thời gian và công sức

-Khó khăn trong việc thực hiện báo cáo thống kê, nhất là khi có sự việc độtxuắt -Với hệ thông quản lý như trên thì cửa hàng sẽ gặp nhiều khó khăn trongviệc quản

ly, buôn bán Từ đó đặt ra một bài toán cho cửa hàng làm saođể tăng năng suất làm việc, giảm thời gian, tăng hiệu quả, giảm bớt nhâncông

-Việc nâng cấp hệ thống quản lý là vô cùng thiết thực và cấp bách Đặc biệtvới tốc

độ gia tăng nhanh về số lượng khách hàng, mặt hàng

2.2 Mô Tả Tông Quát Quá Trình Nhập Hàng Và Bán Hàng

2.2.1 Nhập Hàng

Quán sẽ được các đại lí khác nhau cung cấp các mặt hàng khác nhau theo order của quán do bộ phận pha chế yêu cầu.Các mặt hàng nhập về được bộ phận pha chế kiểm tra xem có đạt chất lượng như yêu cầu hay không - nếu đạt thì mặt hàng sẽ được nhập Đối chiêu phiếu yêu cầu mua hàng với các mặt hàng, bộ phận pha chế sẽ tiến hành ghi vào hóa đơn nhập hàng đề chuyên cho bộ phận thu ngân Đồng thời ghi vào

số xuất, nhập hàng và bộ phận pha chê sẽ chịu trách nhiệm bảo quản Nếu hàng hóa

không đạt yêu cầu thì phản hồi lại với các đại lí Khi bộ phận thu ngân thanh toán sẽ

phải việt phiếu chỉ

2.2.2 Bán hàng

Khi khách vào quán sẽ được bộ phận phục vụ gửi Menu đề khách lựa chọn đồ uống Sẽ

có 2 phiếu yêu cầu khác nhau I phiếu chuyển cho quây pha chế I chuyên xuống quây thu ngân nhập vào máy tính Căn cứ vào phiều yêu cầu của khách, bộ phận pha chế sẽ pha đỗ

uống cho khách và bộ phận phục vụ có trách nhiệm chuyển đồ uống cho khách Khi xét

thấy mặt hàng nào đó sắp hết bộ phận pha chế định lượng các hàng cần thiết và yêu cầu chủ cửa hàng nhập hàng về Lúc nào khách có yêu cầu thanh toán sẽ nhận được hoá đơn

thanh toán Căn cứ vào hoá đơn và số lượng thực tế đã dùng, khách sẽ thanh toán với bộ

phận thu ngân Bộ phận thu ngân sẽ in phiếu thanh toán cho khách và lưu đữ liệu vào máy tình đề theo dõi hằng ngày

2.3.Mô tả cách vận hành:

Yêu cầu nhập hàng: bộ phận pha chế dựa vào Menu của cửa hàng, từ đó sẽ yêucầu mua các mặt hàng cần thiết Hoặc khi hết các mặt hàng thì sẽ báo để cửahàng nhập hàng về

(B1.2) Kiém tra hang: hang nhap về sẽ được bộ phận pha chế kiểm ta xem có đạttiêu

chuẩn về số lượng và chất lượng hay không Nếu đạt thì nhập kho,ngược lạisẽ gửi thông

báo phản hồi cho đại lí.

(BI1.3) Nhập hàng vào kho: hàng được các đại lí chuyên đến sẽ đượcbộphận phachề tiếp

nhận và bảo quản

(BI1.4) Tạo hoá đơn nhập: Dựa vào số hàng mà các đại lí cung cấp thì bộ phậnpha chế sẽ viết hoá đơn nhập hàng cho các đại lí để các đại lí yêu cầu bộ phận kếtoán thanh toán tiền hang

(BI.5) Lưu vào số theo dõi hàng: Hàng nhập về sẽ lưu vào số theo dõi hàng đề tiện cho

việc theo dõi hàng hóa

(B1.6) Viết phiếu chỉ: khi nhận được yêu cầu thanh toán tiền hàng cho các đại líthì bộ

phận kế toán sẽ xác nhận, thanh toán và viết phiêu chi

(B1.7) Ghi s6 thu chi: sau khi thanh toan xong ,bộ phận kế toán sẽ lưu số thu chicủa cửa

hang dé dé dang cho việc tông kết doanh thu của cửa hàng

(B2.1) Yêu cầu đồ uống: đựa vào Menu của nhà hàng,khách sẽ gọI đồ uống theonhu cầu

của mình và được bộ phận phục vụ ghi lại vào phiêu yêu cầu

(B2.2) Phục vụ đồ uống: từ phiếu yêu cầu của khách bộ phận pha chế sẽ pha đồuống cho

khách và được phục vụ chuyên tới cho khách

(B23) Viết hoá đơn: nhận được yêu cầu thanh toán của khách,bộ phận kế toán sẽtính tiền

dựa vào phiếu yêu cầu mà khách đã yêu câu.(B2.4) Viết phiếu thu: căn cứ vào số lượng thực tế mà khách đã dùng,bộ phận kếtoán viết phiếu thu số tiền thực tế mà khách phải trả (B3.1) Lập biên bản sự cố: nếu xảy ra sự có ví dụ như vỡ cốc,hoặc làm hỏng đồdùng của quan hay lam mắt đỗ của khách thì quản lí cửa hàng sẽ tiền hành lậpbiên bản

(B3.2) Xử lí sự cố: xem xét đối tượng gây ra sự có thì sẽ tiến hành bồi thườngcho khách nếu lỗi do cửa hàng hay yêu cầu khách bồi th wong néu lỗI do khách

(B4.1) Báo cáo: chủ cửa hàng sẽ yêu cầu tông kết tình hình kinh doanh của cửahàng theo từng ngày, tùng tuần,từng tháng hoặc theo quý,năm

CHUONG 3 THIET KE HE THONG

3.1 Biéu Dé Phân rã Chức Năng

3 r f

Quản Lý Quán

} Quan Ly Niên Vien | 2 Quan Lý Bán Hàng +] 3.Quán Lý Kho | 4QunLýHàg |} $Báoeo

tb |.) Cip ahit thong tin

L_——

5.2.Bao cao chit lueng

—>

mC VU

D]:aipme liệu

3.3 Xtái nguyên liệt

ị l.4 Đình gi thản viên

Mô tả chỉ tiết hệ thống:

* Chức năng quản lý nhân viên

sCập nhật thông tin : Mỗi nhân viên làm việc tại cửa hàng sẽ cung cấp đây đủ thông tin

về họ tên, ngày sinh, địa chỉ đề lưu hồ sơ quản lí nhân viên đồng thời có thê thêm, sửa, xóa khi có nhân viên mới hoặc có nhân viên xin nghỉ

eChấm công: Cuối ngày (ca) quản lý sẽ gửi yêu cầu chấm công cho nhân viên dựa trên ngày (ca) của nhân viên có mặt tại cửa hàng Cuối tháng dựa trên báo cáo chấm công quản lý sẽ trả lương cho nhân viên

® Trả lương: Lương của nhân viên dựa trên công của nhân viên làm tại cửa hàng và đánh giá năng lực của nhân viên thông qua sao :

®Eull trme : 300.000 x ngày công + thưởng

®Part time:

®Ca sáng : 8h — 12h : 80.000 đồng / ca x ngày công + thưởng

®Ca chiêu : 14h — 18h : 80.000 đồng /ca x ngày công + thưởng

sCa tối : 1§h — 23h : 125.000 đồng / ca x ngày công + thưởng

®Cuối tháng quản lý sẽ xuất báo cáo và trả công cho từng nhân viên