Làm thế nào Để làm việc nhóm có hiệu quả

Các công ty, doanh nghiệp xem nhóm làm việc là nhân tố cơ bản để tạo nên hiệu quả của vốn nhân lực trong một tổ chức.. Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ là điểm đặc thù để phân biệt các

QUAN TRI KINH DOANH

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 3

Phân công công việc

MHV Ho va tén Vai trò

Nhóm Tổng hợp, kiểm tra và phân công

228030038 | Nguyễn Thị Kim Chi trưởn thành viên thực hiện tiểu luận, báo

= _ | cáo chương 4 (từ 4.4 đến 4.5)

` „ ` Nhóm | Phụ trách soạn chi tiết nội dung

228030040 | Huỳnh Trúc Phương Quỳnh ¬ M1

phó tiểu luận, báo cáo chương 2

Thành | Phụ trách Poi int tiể

228030041 | Lưu Phạm Thanh Anh an me meen soap Sotwerpoum ree

vién luận, báo cáo chương l

Thành ắ áo cá i

228030005 | Võ Trọng Nguyên tàn Phụ trách báo cáo chương 4 (tử

viên 4.1 đến 4.3)

x Thanh | Phụ trách báo cáo chương 3

228030046 | Nguyễn Thành Luân viên EO EO MONS

MỤC LỤC CHƯƠNG I1: TỔNG QUAN - 5c C2 1 H1 E1221111122121112112111111111111511 11c, 2 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ L2 1111 ceererree 2

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 22222222+22222E55221222223552222225522221exe2 3

0):18/9)I€028:7.)):A40)0:i9.Nnn : 4 2.1 KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI NHÓM ¿ 27s ccccecrererxerree 4 2.1.1 Khái niệm 5c ©5cS+‡ExSt2EveEkeEEEkEkEErkerkrrerkerrrrererrres 4

“AI ANti áaaia 5

2.2 LY DO VA CAC GIAI DOAN HÌNH THÀNH, PHÁT TRIỂN NHÓM 6

2.2.1 Lợi ích từ làm việc nhÓóm - 2+ + +22 S23 1S vn ng nen 6 2.2.2 Lý do gia nhập nhóm của các cá nhân - - 5 «+5 =+sx+sx+seEevesseree 6

2.2.3 Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm - - «+ sx+sx++ 8

CAC YEU TO ANH HUONG DEN HANH VI CÁ NHÂN TRONG NHÓM HIỆU 0.0 12 3.1 VAI TRÒ CỦA CÁ NHÂN TRONG NHÓM 55c 57c ccccec 12 3.2 CHUẨN MỰC NHÓM - 2 e+tSEkEkEEE E12 SE TRE 11x gErkervree 12 CHUONG 11 5 ố l6 TÍNH LIÊN KẾT NHÓM VÀ NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ NHÓM CÓ HIEU QUA

4.1 TÍNH LIÊN KẾT NHÓM -+©22©++Ex2EE+ESEeEkrkerxerkerrrrrreeree l6

4.2 QUY MÔ NHÓM 522222121 1211112112111 1111111 11111111 17

4.3 THÀNH PHẦN NHÓM - 2 ©2+2+ S222 xEEk EEkekcrrkrrerkrrrrrrree 18 4.4 ĐỊA VỊ CÁ NHÂN TRONG NHÓM 2-2- 252 cv xe cx+rererreree 18

CHUONG 1: TONG QUAN

Trong giai đoạn hiện nay xu hướng làm việc nhóm đang được khuyến khích ở hầ› hết mọi lĩnh vực, nó xuất phát từ quan niệm “trí tuệ tập thể bao giở cũng sáng suốt hơn trí tuệ mỗi cá nhân” Các công ty, doanh nghiệp xem nhóm làm việc là nhân

tố cơ bản để tạo nên hiệu quả của vốn nhân lực trong một tổ chức

Theo một cuộc khảo sát của Hiệp hội các trưởng đại học và nhà tuyển dụng quốc gia, làm việc theo nhóm là một trong những kỹ năng được tìm kiếm và yêu c nhi ềi nhất tại nơi làm việc Những tiến bộ trong công nghệ đã cho phép các công ty kết nối và cộng tác nhi âi hơn bao giờ hết, với lực lượng lao động đa dạng trên khắp thế giới Do đó, đi âi quan trọng hơn đối với nhân viên là thể hiện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, trong cả tương tác trực tiếp và môi trưởng làm việc trực tuyến

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ là điểm đặc thù để phân biệt các doanh nghiệp thành công so với các công ty khác Thường thì trong các tổ chức đâi tập trung xây dựng và hỗ trợ đội nhóm thì đâi nhận được những cải thiện đáng kể trong nhi`âi lĩnh vực quan trọng Nên là ta có thể thấy kỹ năng làm việc nhóm dù ở bất kỳ cấp độ nào thì cũng sẽ được yêu ci phải làm việc nhóm, làm việc chung với người khác đặc biệt là trong công ty, tổ chức lại càng c3 thiết hơn

Đôi khi chúng ta có thể thắc mắc rằng: tại sao có những nhóm làm việc tốt hơn

những nhóm khác? Tại sao có những nhóm mà các thành viên chấp hành rất nghiêm túc các quy định của nhóm trong khi các nhóm khác lại làm việc rất thiếu nghiêm túc

và không hiệu quả? Chính vì sự quan trọng của hiệu quả làm việc nhóm ảnh hưởng đến sự phát triển của một tổ chức, nhóm chúng tôi — Nhóm 3 sẽ thực hiện chuyên đề

“Lam thé nao để làm việc nhóm có hiệu quả?”

Để hiểu rõ hơn v`êcác yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm thì những vấn đê được trình bày trong chuyên đ sau đây sẽ cho chúng ta nhận thức khái quát

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

ne 2

Việc nghiên cứu v`êcác yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm rất quan trọng Sau khi nghiên cứu đề tài “Làm thế nào để làm việc nhóm có hiệu quả?” chúng ta sẽ hiểu được:

- _ Khái niệm Nhóm là gì?

- Tại sao hình thành nhóm?

- Fác động cá nhân đến nhóm như thế nào?

- _ Sự liên kết nhóm, những giải pháp để nhóm có hiệu qua?

- _ Nhóm mấy người là hiệu quả?

Thông qua các mục tiêu này sẽ giúp chúng ta hiểu được các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm, bên cạnh đó giúp các nhà quản trị có cách nhìn khái quát hơn, cách bố trí nhân sự nhóm sao cho phù hợp, nâng cao hiệu suất và giúp hoạt động của tổ chức đạt kết quả cao hơn

CHƯƠNG 2: HÀNH VI NHÓM

2.1

2.1.1 Khái niệm

KHÁI NIỆM VÀ PHẦN LOẠI NHÓM

Nhóm là một mô hình tổ chức bao ø ầm hai hay nhi âi cá nhân, tương tác và phụ thuộc lẫn nhau nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể

Nhóm có thể được hình thành, triển khai, tập trung và giải tán nhanh chóng, nhóm tạo đi êi kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia và quá trình ra quyết định, nên nhóm trở thành công cụ hữu ích cho việc quản trị một tổ chức dân chủ và tăng động lực cho nhân viên

Phân biệt giữa Đội và Nhóm

-Một đội làm việc sẽ chủ yếu tương tác để

chia sẻ thông tin và ra quyết định, từ đó

mỗi thành viên sẽ làm theo những trách

nhiệm họ đềra

-Làm việc theo đội sẽ không có nhu câi hay

cơ hội được tham gia vào những công

việc tập thể đòi hỏi nỗ lực chung Bởi kết

quả của họ đơn thu ân là sự tổng hợp của

từng cá nhân cụ thể Vì thế, không có sự

hợp lực5 tích cực để tạo nên một kết quả

có hiệu quả chung lớn hơn so với tổng

các yếu tố đi vào

Một nhóm làm việc sẽ sinh ra sự hợp lực tích cực thông qua việc cùng nổ lực

LMỗi nỗ lực cá nhân sẽ dẫn đến mức độ

hiệu quả lớn hơn so với tổng các yếu tố

đi vào của các cá nhân

2.1.2 Phân loại

Trong xã hội, trưởng học, cơ quan, công ty luôn tn tại rất nhi âi kiểu nhóm khác nhau: nhóm sia đình, bạn bè, học tập, nghiên cứu, sản xuất, vui chơi, thể thao, Nhóm có thể được thành lập dựa trên mối quan hệ, sở thích hay mối quan tâm chung của các thành viên; hoặc dựa trên những phân công, ràng buộc nhất định

Một người có thể cùng lúc là thành viên của nhi â nhóm khác nhau Nhưng một khi đã là thành viên của một nhóm nào đó, họ đi đảm nhận một vai trò nhất định và

có một nhiệm vụ nhất định đối với công việc cũng như với các thành viên khác trong

nhóm

Các nhà nghiên cứu đã khái quát, tổng hợp lại hai loại nhóm cơ bản: nhóm chính thức và nhóm không chính thức (đôi khi được gọi là nhóm kết cấu và nhóm phi kết cấu):

- Nhóm chính thức là nhóm thực hiện những công việc cụ thể theo cơ cấu tổ chức Trong các nhóm chính thức, mục tiêu của tổ chức là cơ sở thúc đẩy và định hướng các hoạt động cá nhân Nhóm chính thức có thể phân loại nhỏ hơn thành nhóm chỉ huy và nhóm nhiệm vụ

oO Nhóm chỉ huy được xác định theo sơ đ`ôtổ chức Nhóm bao g Gn một nhà quản lý và một số nhân viên dưới quyền Ví dụ, nhóm g)ồn trưởng phòng Marketing và 3 nhân viên kinh doanh

oO Nhóm nhiệm vụ bao øg`ữn một số người cùng làm việc để hoàn thành một công việc hay một dự án nào đó theo sự phân công của tổ chức Nhóm này không quá chú trọng đến thứ bậc trong các mối quan hệ Chẳng hạn, nhóm ø ôm 2 nhân viên phòng kế hoạch, 3 nhân viên phòng kinh doanh lập thành nhóm nhiệm vụ để xây dựng

kế hoạch kinh doanh cho công ty vào năm tới Khi kế hoạch được hoàn tất thì nhóm này sẽ tan rã

Cần lưu ý rằng tất cả các nhóm chỉ huy đâi là các nhóm nhiệm vụ Tuy nhiên, các nhóm nhiệm vụ chưa chắc đã phải là các nhóm chỉ huy

- Nhóm không chính thức là các liên minh giữa các cá nhân được hình thành không phụ thuộc vào cơ cấu cũng như mục tiêu của tổ chức Trong môi trưởng làm

việc, các nhóm này được hình thành do nhu c3 về giao tiếp xã hội Nhóm không chính thức có thể phân thành nhóm lợi ích và nhóm bạn bè

oO Nhóm lợi ích là nhóm mà các thành viên liên kết với nhau để đạt được một mục tiêu cụ thể mà mỗi người trong số họ quan tâm Chăng hạn, các nhân viên có thể họp lại với nhau, nêu ra yêu cẦi đối với các cấp lãnh đạo trong việc tăng lương, giải quyết chế độ, thực hiện các cam kết v`êđào tạo và phát triển nhân lực

oO Nhóm bạn bè được hình thành khi các cá nhân có những đặc điểm chung, bất kể họ có làm việc cùng nhau hay không Những đặc điểm chung có thể là tuổi tác, sở thích (cùng thích thể thao, âm nhạc, du lịch), quan điểm

Các nhóm không chính thức thực hiện một chức năng quan trọng là thỏa mãn nhu e3 xã hội của các thành viên: Họ có thể cùng nhau chơi thể thao, cùng nhau ăn trưa, cùng nhau nghỉ ngơi, cùng nhau đi làm hoặc v`ềcùng nhau Mối quan hệ giữa các

cá nhân trong nhóm, mặc dù mang tính không chính thức, song có ảnh hưởng rất lớn

đến hành vi và kết quả làm việc

2.2.1 Lợi ích từ làm việc nhóm

H Đối với cá nhân:

ũ Phát triển kỹ năng giao tiếp

ui Xay dung tinh th% hop tác, làm việc đội nhóm

ũ Hình thành kỹ năng tư duy phản biện và sáng tạo

ũ Học hỏi kinh nghiệm, kỹ năng, chuyên môn tv những người làm việc cùng

ii Phat triển khả năng đánh giá, phân tích vấn đề

H_Đối với nhóm:

Tập hợp được nhỉ i ý tưởng

ũ Công việc đảm bảo tiến độ và hiệu quả với sự phân công công việc hợp lý, cụ thể

ti Ngu ôn lực của mỗi người được sử dụng hiệu quả

ũ Tạo kinh nghiệm cho những công việc v sau

2.2.2 Lý do gia nhập nhóm của các cá nhân

Không có một lý do đơn giản v sự gia nhập nhóm của một cá nhân Một cá nhân có thể và thưởng tham gia nhi `âi nhóm Các nhóm khác nhau sẽ mang lại những lợi ích khác nhau cho các cá nhân Những lý do phổ biến nhất cho việc gia nhập nhóm

là có liên quan tới những nhu c âi của cá nhân v`êsự an toàn, địa vị, quy Ân lực và việc

Những người mới tới một tổ chức có thể bị tổn thương với cảm giác của sự cô đơn, bị cách ly và sẽ tham gia vào các nhóm để nhận được các chỉ dẫn và sự hỗ trợ Con người nhận được sự an toàn từ sự tương tác với những người khác và trở thành một thành ph ân của nhóm Di Gi nay luôn giải thích một thực tế là nếu đội ngũ quản lý tạo ra một môi trưởng trong đó người lao động cảm thấy không an toàn, họ sẽ dưỡng như tích cực hơn tham gia vào các hoạt động công đoàn để làm giảm cảm giác v`ềsự bất an của họ

b Dia vi va tự trọng

Là thành viên của nhóm có nghĩa là “Tôi là một người nào đó” Là thành viên của nhóm cho phép thoả mãn nhu cẦi tự trọng bằng việc tạo ra địa vị và sự nhận dạng cho cá nhân Khi ai đó hỏi bạn “Anh là ai”, câu trả lời thưởng là “Tôi là cán bộ của công ty X, nào đó” Rất nhi âI người có sự quan tâm cao độ tới việc thoả mãn các nhu c3 được tôn trọng và hướng việc trở thành một thành viên của nhóm để thoả mãn nhu câi của họ

Nhóm có thể thoả mãn nhu câi bên trong cũng như các nhu câi bên ngoài Sự

tự trọng của cá nhân được ủng hộ khi cá nhân được chấp nhận bởi các nhóm có giá trị cao Trở thành một thành viên của nhóm thực hiện một nhiệm vụ quan trọng là xem xét, đánh giá và kiến nghị cho việc đặt trụ sở chính của đơn vị có thể làm thoả mãn các

nhu e3 ndi tai v ékha nang, phát triển cũng như nhu ei bên ngoài v`êđịa vị và sự ảnh

hưởng

c Tương tác và sự liên minh

Nhóm có thể thoả mãn các nhu cầ¡ xã hội của cá nhân Con người sẽ thoả mãn với các tương tác khi họ là thành viên của nhóm Đối với nhi ât người, những tương tác mang tính công việc là ngu ôn chủ yếu để thoả mãn nhu c3 liên minh của họ Đối voi ph %& lớn con người, những nhóm công việc góp ph đáng kể trong việc thoả mãn nhu c ban bé và quan hệ xã hội Bạn sẽ không ngạc nhiên khi thấy phần lớn bạn bè của mình là những người cùng làm việc

d Quy ân lực và sức mạnh

Những đi âi mà cá nhân không thể đạt tới khi đứng một mình thì lại có thể đạt được thông qua các công việc của nhóm “Đoàn kết là sức mạnh” là điầi mà mỗi chúng ta đ`âi hiểu rất rõ Bằng việc gia nhập nhóm, cá nhân không chỉ tạo ra sức mạnh

để bảo vệ mình mà còn tạo ra sức mạnh trong việc đòi hỏi người khác Rõ ràng ngươi lao động gia nhập công đoàn là để bảo vệ mình tốt hơn, và kiến nghị v`ềcải thiện môi trưởng làm việc nếu được đưa ra bởi một cá nhân có thể không được quan tâm song

được đưa ra bởi một nhóm sẽ được lắng nghe và giải quyết bởi cấp quản lý

Hơn nữa nhóm không chính thức tạo ra các cơ hội cho cá nhân sử dụng quy lực đối với người khác Đối với các cá nhân có nhu c3 ảnh hưởng đến những người khác, nhóm có thể tạo ra quy lực mà không cẦn tới những quy ` hạn chính thức Khi là thủ lĩnh nhóm, bạn có thể đưa ra các yêu cầi đối với các thành viên trong nhóm

và đạt đến sự tuân thủ mà không c3n đến bất kỳ trách nhiệm nào -— đi thuong gắn li&n với vị trí chính thức Cấu trúc quy) lực chính thức của tổ chức theo dạng hình tháp, số vị trí lãnh đạo trong một tổ chức là có hạn Vì vậy đối với người có nhu ci cao v êquy& lực nhóm thì có thể là phương tiện quan trọng trong việc thoả mãn nhu câi của họ

Sự phát triển sản xuất đã dẫn đến tới việc chuyên môn hoá các hoạt động và

đi âi này dẫn tới đòi hỏi của sự hợp tác Trong thế giới mà ta đang sống lao động đã

10

được xã hội hoá cao, h'ầi hết các lao động là lao động tập thể Để đạt tới mục tiêu nào

đó luôn có sự đòi hỏi sự hợp tác giữa những người có kiến thức, chuyên môn, và kinh nghiệm ngh `ênghiệp khác nhau

2.2.3 Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm

Một nhóm cộng tác trải qua những giai đoạn khác nhau từ khi được bất đầi thành lập cho đến khi hoạt động ổn định theo thời gian Chúng ta có thể nhận diện được cái giai đoạn phát triển này của nhóm, việc này sẽ rất hữu ích khi chúng ta thành lập một nhóm, xác định tình trạng của một nhóm và đưa ra các quyết định chính xác nhằm đảm bảo nhóm đạt được hiệu quả tốt nhất

Tuckman (một nhà tâm lý học ngươi Mỹ) đã đưa ra một mồ hình để giải thích các giai đoạn này Mô hình của Tuckman chia chang đường của một nhóm thành 4 giai doan: Forming — Hình thành, Storming — Sóng gió (hay giai đoạn xảy ra các xung đột), Norming - Ổn định (hay giai đoạn bình thường hóa) và Performing - Hoạt động hiệu quả (hay hoạt động trôi chảy) Sau này, Tuckman đã thêm vào một giai đoạn thứ 5 đó

là Adjourning (Thoái trào)

a Forming — Hinh thanh

Đây là giai đoạn nhóm được thành lập, các thành viên vẫn còn dang la lam với nhau và bắt đầ tìm hiểu nhau để cộng tác vì công việc trước mất Ở giai đoạn này, các thành viên có thể chưa hiểu rõ mục đích chung của cả nhóm cũng như nhiệm vụ cụ thể của từng người trong nhóm Nhóm có thể đưa ra những quyết định dựa trên sự đồng thuận, hiếm có các xung đột gay gất do mọi người vẫn đang còn dè dặt với nhau Tâm

lý chung ở giai đoạn này đó là: Hưng phấn với công việc mới; Dè dặt trong việc tiếp cận và chia sẻ với các thành viên khác; Quan sát và thăm dò mọi người xung quanh;

Tự định vị mình trong cấu trúc của nhóm

Trong giai đoạn này, người trưởng nhóm phải thể hiện vai trò dẫn dắt của mình,

bởi vì các thành viên khác vẫn chưa định vị và xác định rõ nhiệm vụ của mình trong nhóm

Theo thời gian, qua quá trình cộng tác, các thành viên trong nhóm sẽ hiểu nhau hơn, lúc này nhóm bước sang giai đoạn tiếp theo: Storming

b._ Storming - Sóng gió (giai đoạn xảy ra các xung đột)

Giai đoạn này xảy ra khi các thành viên bắt đầi bộc lộ mình và có thể phá vỡ những quy tấc của nhóm đã được thiết lập từ đầu Đây là giai đoạn rất khó khăn đối

với nhóm và dễ dẫn đến kết quả xấu

Ở giai đoạn này, có thể xảy ra xung đột giữa các thành viên do những nguyên nhân khác nhau như: phong cách làm việc, cách cư xử, tranh cãi v`êcác vấn đ`êhay giải pháp, văn hóa, Các thành viên cũng có thể không hài lòng v`êcông việc của nhau, dễ

có các so sánh giữa mình với ngươi khác, Nhóm khó đi đến các quyết định dựa trên

sự đồng thuận

Các thành viên cũng có thể bắt đi chất vấn vcác quy tắc đã được thiết lập,

muốn chỉnh sửa, thử nghiệm và có thể phá vỡ các quy tắc đó Tệ hơn nữa, một số thành viên có thể tỏ ra không hợp tác, không cam kết trong công việc, và không hài lòng với cách làm việc hiện tại Sự trao đổi, hỗ trợ trong nhóm không thực sự tốt Tỉnh

th cla một số thành viên có thể đi xuống, có thể dẫn đến căng thẳng hay stress Trong giai đoạn này, các thành viên không còn đủ tập trung vào công việc hướng đến mục tiêu chung Tuy nhiên, họ cũng bắt đầu hiểu nhau hơn Đi`âi quan trong trong giai doan nay là nhóm phải nhận diện và đối mặt với tình trạng của mình Nhóm phải quản lý và giải quyết các vấn đ`êcủa mình để sớm chuyển sang giai đoạn mới: Norming

c Norming - On dinh (giai đoạn bình thưởng hóa)

Giai đoạn này đến khi mọi người bắt đi chấp nhận nhau, chấp nhận sự khác

biệt, cố gắng giải quyết các mâu thuẫn, nhận biết thế mạnh của các thành viên khác và

tôn trọng lẫn nhau

Các thành viên bắt đần trao đổi với nhau suôn sẻ hơn, tham khảo ý kiến lẫn nhau và yêu ci sự trợ giúp khi c3n thiết Có thể bất đi có các ý kiến mang tính xây dựng Mọi người bắt đầi nhìn vào mục tiêu chung và có cam kết mạnh mẽ hơn trong công việc Có thể có các quy tắc mới được hình thành và tuân thủ để giảm thiểu mâu thuẫn, tạo không gian thuận lợi để các thành viên làm việc và cộng tác

Giai đoạn Norming có thể đan xen lẫn với giai đoạn Storming vì khi có vấn đề mới (công việc mới, quyết định mới, mâu thuẫn mới, ) thì các thành viên có thể rơi vào trạng thái xung đột như trước đó Hiệu quả làm việc trong giai đoạn này sẽ được nâng lên, bởi vì bây giờ nhóm đã có thể tập trung hơn vào công việc hướng đến mục tiêu chung Khi hi hết tất cả mọi sự khác biệt đã được giải quyết, nhóm bất đ ầi bước sang giai đoạn tiếp theo: Performing

d Performing - Hoat déng hiéu qua (hay hoạt động trôi chảy)

Đây là giai đoạn nhóm đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc Sự công tác diễn ra dễ dàng mà không có bất cứ sự xung đột nào Đây là một giai đoạn mà không phải nhóm nào cũng đạt tới được

Ở giai đoạn này, các quy tắc được tuân thủ mà không gặp bất cứ khó khăn nào Các cơ chế hỗ trợ lẫn nhau trong nhóm phát huy hiệu quả tốt Sự nhiệt tình và cam kết của các thành viên với mục tiêu chung là không còn nghi ngỡ gì nữa

Các thành viên cảm thấy rất thoải mái khi làm việc trong nhóm Các thành viên mới gia nhập cũng sẽ nhanh chóng hòa nhập và làm việc hiệu quả Nếu có thành viên rởi nhóm thì hiệu quả làm việc của nhóm cũng không bị ảnh hưởng nghiêm trọng Tinh th chủ đạo được thể hiện ở giai đoạn này là tinh thần d “ng déi