Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng Để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt Động của tổ chức hành nghề công chứng

Báo cáo Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng Để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt Động của tổ chức hành nghề công chứng

HỌC VIỆN TƯ PHÁP

CƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BỘ MÔN ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP

Đợt thực tập 1 “Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng”

Họ và tên:

Số báo danh:

Lớp:

Công chứng khóa: …Thành phố Hồ Chí Minh

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 17 tháng 02 năm 2024

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

NGUYỄN TRƯỜNG THỊNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc

GIẤY TIẾP NHẬN HỌC VIÊN THỰC TẬP

Tên tổ chức hành nghề công chứng: Văn phòng công chứng …

Giấy đăng ký hoạt động:

Địa chỉ trụ sở:

Điện thoại:

Fax: ………

XÁC NHẬN

Học viên … được nhận thực tập nghề công chứng tại Văn phòng công chứng …

kể từ ngày … đến ngày …

Họ tên công chứng viên là người hướng dẫn:

………

Số Thẻ công chứng viên: ………

Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên hướng dẫn, người thực tập cam kết tuân thủ các quy định tại hướng dẫn thực tập nghề công chứng của Học viện tư pháp

Đồng Nai, ngày … tháng … năm 2023

Đại diện theo pháp luật của tổ chức hành nghề công chứng

(Ký tên, đóng dấu)

Người hướng dẫn thực tập

(Ký tên)

Người thực tập

(Ký tên)

……… HỌC VIỆN TƯ PHÁP ……

CƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BỘ MÔN ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN

VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

NHẬT KÝ THỰC TẬP

Họ và tên:

Số báo danh:

Lớp:

Khóa:

Thời gian Nội dung công việc Địa điểm Ghi chú

14/02/202

3

(Thứ ba)

- Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, nội quy tại Văn phòng công chứng …

- Tham quan Văn phòng công chứng

… (nơi tiếp nhận hồ sơ, phòng làm việc của công chứng việc, khu vực lưu trữ hồ sơ)

- Quan sát cách làm việc giữa công chứng viên và người yêu cầu công chứng

Văn phòng công chứng …

15/02/202

3

(Thứ tư)

- Quan sát cách làm việc giữa công chứng viên và người yêu cầu công chứng

- Photo tài liệu cần thiết cho hồ sơ yêu cầu công chứng

- Nghiên cứu hồ sơ công chứng

Văn phòng công chứng …

16/02/202

3

(Thứ năm)

- Nghiên cứu hồ sơ công chứng

- Hỗ trợ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng

Văn phòng công chứng …

Xác nhận của người hướng dẫn thực tập

(Ký và ghi rõ họ tên)

……… HỌC VIỆN TƯ PHÁP ……

CƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BỘ MÔN ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN

VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP

Đợt thực tập 1: Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng

để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động

của tổ chức hành nghề công chứng

LỜI MỞ ĐẦU

Hoạt động công chứng đã trở thành một trong những dịch vụ công thiết thực

và hiệu quả Thực tế cho thấy, công chứng ngày càng trở nên thông dụng trong các hoạt động giao lưu thương mại, dân sự và ngày càng đa dạng lĩnh vực trong đời sống xã hội Những thành tựu do hoạt động công chứng mang lại đã phản ánh chính xác giá trị kinh tế và giá trị xã hội mà công chứng viên đã và đang cống hiến trong việc đảm bảo tính an toàn pháp lý, góp phần tạo lập môi trường pháp lý ổn định và đáng tin cậy trong hoạt động giao thương cũng như đời sống dân sinh Để chứng kiến cũng như trải nghiệm thực tế tại các tổ chức hành nghề công chứng, thực hiện kế hoạch thực tập của Chương trình Đào tạo nghề Công chứng do Học viện Tư pháp yêu cầu, học viên đã tìm đến Văn phòng công chứng …., có trụ sở tại địa chỉ …., để đăng ký thực tập, đã được tiếp nhận thực tập từ ngày … đến ngày

…

Kết thúc đợt thực tập, học viên thực hiện báo cáo thực tập, ghi chép đầy đủ, chính xác, trung thực những hoạt động trong thời gian thực tập tại Văn phòng công chứng … Với mục đích áp dụng những kiến thức và thực hành kỹ năng nghề nghiệp đã học tại Học viện Tư pháp vào thực tiễn làm việc tại Tổ chức hành nghề công chứng, bước đầu làm quen với môi trường thực tế, tạo sự kết nối giữa công tác đào tạo tại Học viện Tư pháp với thực tế nghề công chứng, học viên đã thực hiện tìm hiểu các nội dung sau tại Văn phòng công chứng …:

I

I CƠ CẤU TỔ CHỨC, NỘI QUY, CÁCH THỨC QUẢN TRỊ CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

1 Thông tin về đơn vị thực tập

Tên tổ chức hành nghề công chứng: Văn phòng công chứng …

Giấy phép hoạt động:

Địa chỉ trụ sở:

Trưởng Văn phòng:

Điện thoại:

Email:

Website:

2 Lĩnh vực hoạt động

- Công chứng hợp đồng mua bán, vay, mượn, thế chấp, cầm cố tài sản

- Công chứng hợp đồng mua bán, tặng cho nhà ở và quyền sử dụng đất

- Công chứng hợp đồng cho thuê, thừa kế, thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất

- Công chứng thoả thuận phân chia, nhập và xác nhận tài sản của vợ chồng

- Công chứng di chúc, khai nhận di sản, thoả thuận phân chia di sản, từ chối nhận di sản; Nhận lưu giữ di chúc

- Công chứng hợp đồng uỷ quyền, giấy ủy quyền

- Công chứng các hợp đồng có yếu tố nước ngoài

- Công chứng hợp đồng trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, sở hữu trí tuệ

và các hợp đồng, giao dịch khác …theo yêu cầu của khách hàng

- Chứng thực sao y bản chính các Văn bản giấy tờ tài liệu

- Dịch thuật các ngôn ngữ từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại

- Chứng thực chữ ký

3 Cơ cấu nhân sự

Văn phòng công chứng … với đội ngũ Công chứng viên, Thư ký Công chứng viên, cán bộ, nhân viên có nhiều kinh nghiệm, kiến thức chuyên sâu, được đào tạo chính quy chuyên ngành Luật tại: Trường Đại học Luật Hà Nội, Trường đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh có thái độ phục vụ tận tình, chu đáo, chuyên nghiệp hướng tới mục tiêu: Mang đến cho khách hàng niềm tin về “AN TOÀN PHÁP LÝ – TIẾP BƯỚC THÀNH CÔNG”

- Công chứng viên: 04 (bốn) người Trong đó: 02 công chứng viên là thành viên hợp danh (bao gồm Trưởng văn phòng) và 02 công chứng viên làm việc theo

chế độ hợp đồng Được biết tại thời điểm thành lập Văn phòng công chứng … có

03 công chứng viên hợp danh, vì nhiều lý do đã rút hợp danh;

- Thư ký nghiệp vụ: 06 (sáu) người Tất cả các thư ký nghiệp vụ tại Văn phòng công chứng … là những cử nhân luật có thời gian công tác tại các tổ chức hành nghề công chứng đến thời điểm này là từ 02 – 05 năm;

- Kỹ sư tin học – kiêm nghiệp vụ kiểm tra bằng máy các loại giấy tờ: 01 (một) người

- Kế toán trưởng: 01 (một) người;

- Kế toán viên: 01 (một) người;

- Nhân viên văn thư, lưu trữ: 01 (một) người;

- Bảo vệ: 01 (một) người;

- Tạp vụ: 01 (một) người

4 Cơ sở vật chất

Văn phòng công chứng … gồm 03 tầng chia làm 04 khu vực:

- Tầng 1 chia làm 02 khu vực: Khu vực tiếp nhận, trả hồ sơ yêu cầu công chứng và khu vực thu ngân Khu vực tiếp nhận hồ sơ gồm 02 công chứng viên, 04 thư ký nghiệp vụ và 01 văn thư – lưu trữ, bố trí sát cửa ra vào, đây là nơi tiếp nhận

hồ sơ yêu cầu công chứng, hướng dẫn người yêu cầu công chứng, xử lý các yêu cầu công chứng đơn giản, nhanh chóng và trả hồ sơ yêu cầu công chứng Khu vực thu ngân gồm 01 kế toán trưởng và 01 kế toán viên, bố trí bên trong, đây là nơi thu phí, thù lao công chứng

- Tầng 2: Khu vực xử lý hồ sơ gồm 02 công chứng viên, 02 thư ký nghiệp vụ

và 01 kỹ sư tin học – kiêm nghiệp vụ kiểm tra bằng máy các loại giấy tờ Đây là nơi xử lý các hồ sơ yêu cầu cần thời gian xác minh cao hơn

- Tầng 3: Khu vực lưu trữ Đây là nơi lưu trữ các hồ sơ yêu cầu công chứng tại văn phòng

Mỗi khu vực làm việc được trang bị đầy đủ hệ thống máy tính, internet, máy lạnh để phục vụ công việc Tại các phòng đều có bố trí bàn ghế đầy đủ, vị trí đầu tiên ở các phòng là bàn ghế để tiếp và hướng dẫn người yêu cầu công chứng Tại các phòng bố trí bàn ghế, tủ cho các thư ký nghiệp vụ, nhân viên làm việc và các băng ghế dài để người yêu cầu công chứng ngồi đợi trong quá trình hồ sơ được chuyển thư ký công chứng, công chứng viên giải quyết

Trang thiết bị hỗ trợ công tác công chứng: Văn phòng công chứng trang bị đầy đủ máy vi tính, máy in, máy photocoppy, máy fax, điện thoại bàn để phục vụ cho nhu cầu công việc Tất cả hệ thống máy đều được kết nối với máy chủ, tạo sự thống nhất trong quá trình tác nghiệp Ngoài ra, để phát hiện giấy tờ giả Văn phòng Nguyễn Trường Thịnh có trang bị 01 máy soi

5 Cách thức quản trị

Trưởng Văn phòng là người đứng đầu văn phòng công chứng, có trách nhiệm điều hành, quản lý hoạt động của văn phòng, chịu trách nhiệm giải quyết các vấn

đề có liên quan đến khiếu kiện, khiếu nại đối với người yêu cầu Công chứng và làm việc với các cơ quan Nhà nước, giải quyết các vấn đề với người lao động của Văn phòng Trong trường hợp Trưởng văn phòng không có mặt tại văn phòng thì thành viên hợp danh còn lại sẽ thay mặt là người trực tiếp điều hành, quản lý hoạt động của văn phòng

Các Công chứng viên trong đó có cả Trưởng Văn phòng chịu trách nhiệm thực hiện tiếp nhận hồ sơ công chứng, tiếp xúc, giao tiếp, tư vấn cho khách hàng, giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ trước khi ký, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch, kiểm tra đối chiếu bản chính trong hoạt động công chứng và chứng thực,

ký các Hợp đồng giao dịch, bản dịch, chứng thực theo đúng quy định của Pháp luật Chuyên viên tại Văn phòng công chứng … là đội ngũ trợ giúp đắc lực cho các công chứng viên trong môi trường văn phòng rất nhộn nhịp, đông khách hàng Chuyên viên được công chứng viên bàn giao hồ sơ, tiến hành tra cứu thông tin trên

hệ thống thông tin công chứng, soạn thảo, sau khi soạn thảo xong trình Công chứng viên hướng dẫn đối chiếu và xem xét, cho khách hàng đọc lại và hướng dẫn cho khách hàng ký Hợp đồng, Văn bản và trình cho Công chứng viên ký Tại Văn phòng công chứng … tuy mới thành lập nhưng đội ngũ chuyên viên đã có kinh nghiệm nên nhận thấy quá trình tiếp nhận các hồ sơ cơ bản đa phần do các chuyên viên tiếp nhận ban đầu, sau khi xem xét có vấn đề gì phức tạp ngoài hiểu biết cơ bản thì hỏi ý kiến và nhờ sự hướng dẫn của công chứng viên Tất cả các hồ sơ được thực hiện tại từng phòng, sau khi công chứng viên đã ký vào từng trang hợp đồng giao dịch, bản dịch, bản sao thì đều do chính chuyên viên mang vào bộ phận đóng dấu, không để khách tự mang vào Chuyên viên của Văn phòng công chứng tự thực hiện việc photo hồ sơ yêu cầu công chứng mà công chứng viên đã đối chiếu, sắp xếp thứ tự hồ sơ lưu trữ, đóng bút lục, ghi bút lục, sau đó chuyển vào cho bộ phân văn thư – lưu trữ bộ hồ sơ công chứng hoàn chỉnh Giai đoạn đóng bút lục, ghi bút lục có thể sẽ được thực hiện vào cuối ngày hoặc trễ không quá 03 (ba) ngày do lượng hồ sơ phải làm trong ngày là rất nhiều

Nhân viên văn thư lưu trữ chịu trách nhiệm đóng dấu Hợp đồng văn bản, lấy

số công chứng cho Hợp đồng, văn bản và tiếp nhận lưu trữ hồ sơ công chứng, xếp

hồ sơ vào hộp theo thứ tự và đưa vào kho lưu trữ Khu vực lưu trữ tại Văn phòng công chứng do nhân viên này chịu trách nhiệm quản lý

Kế toán chịu trách nhiệm thu phí, thù lao công chứng Kế toán trưởng chịu trách nhiệm quản lý thu chi của văn phòng, làm báo cáo tài chính, có kiêm nhiệm quản lý văn phòng phẩm, gửi thư tín

Kỹ sư tin học – kiêm nghiệp vụ kiểm tra các loại giấy tờ chịu trách nhiệm kiểm tra tất cả các tài liệu khi được khách hàng cung cấp trước khi trình công chứng viên kiểm tra đối chiếu Trang thiết bị mà bộ phận này sử dụng hiện là máy soi công nghệ Bộ phân này mang đến niềm tin cho rất nhiều khách hàng Các vấn

đề về máy tính, máy in, điện, internet do bộ phận này đảm trách

Bảo vệ toà nhà có trách nhiệm trông toà nhà, trông coi, sắp xếp chỗ để xe cho khách, hỗ trợ các công việc khác khi được giao (nhận thư, thay bình nước, chăm sóc cây xanh…)

Tạp vụ phụ trách việc giữ vệ sinh cho văn phòng Đối với khu vực lưu trữ có quy trình dọn dẹp riêng để tránh hư hại tài liệu

Văn phòng công chứng … đã căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật về công chứng và pháp luật chuyên ngành khác để chủ động ban hành các văn bản pháp lý nội bộ là công cụ quản lý của Văn phòng đối với toàn bộ hoạt động của mình như: Quy chế hoạt động chung của Văn phòng công chứng về thành viên hợp danh, cơ cấu tổ chức, quản lý, quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý tài chính thu chi… Đối với nội quy làm việc, lịch làm việc của Văn phòng công chứng, thủ tục công chứng; nội quy tiếp nhận yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác được niêm yết đầy đủ và công khai tại nơi người yêu cầu công chứng dễ dàng quan sát

II VIỆC THỰC HIỆN CÁC QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN TRƯỜNG THỊNH

Văn phòng công chứng tuân thủ các quy định của pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề tại Luật công chứng năm 2014 và các văn bản pháp luật có liên quan

Văn phòng công chứng được thành lập đúng theo quy định tại Điều 22 và đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động tại Điều 24 Luật công chứng năm

2014, thể hiện tại Giấy đăng ký hoạt động số … Văn phòng có hai công chứng viên hợp danh và người đại diện theo pháp luật là công chứng viên … Tên Văn

phòng phù hợp với quy định tại khoản 3 Điều 22 Luật này Văn phòng công chứng

… có con dấu riêng và tài khoản riêng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác Văn phòng công chứng thực hiện quyền giao kết hợp đồng lao động nhằm duy trì, phát triển hoạt động của Văn phòng, cụ thể thực hiện quy định tại khoản 1 điều 32 Luật công chứng năm 2014 bằng việc ký hợp đồng lao động với 14 lao động với các chức vụ khác nhau Về quyền thu phí, thù lao công chứng, Văn phòng công chứng hướng dẫn người yêu cầu công chứng nộp phí công chứng, thù lao công chứng cho bộ phận thu phí, trả kết quả căn cứ bảng phí công chứng, thù lao công chứng được niên yết tại trụ sở văn phòng công chứng theo quy định tại khoản 2 điều 32 Luật này Đối với quyền cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân theo khoản 3 Điều 32 Luật này, công chứng viên hướng dẫn cho biết việc công chứng ngoài giờ hành chính theo yêu cầu thứ bảy, chủ nhật và buổi tối tại Văn phòng có thực hiện nhưng diễn ra không thường xuyên Ngoài ra, Văn phòng công chứng … cũng sử dụng cơ sở dữ liệu từ phần mềm quản lý để khai thác thông tin, tra cứu thông tin giao dịch, tra cứu ngăn chặn Từ cơ sở dữ liệu này, các công chứng viên của Văn phòng sẽ có đầy

đủ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin

về hiện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng giao dịch

Bên cạnh quyền của tổ chức hành nghề công chứng tại Điều 32 Luật công chứng năm 2014, Văn phòng công chứng … cũng đã tuân thủ nghiêm ngặt nghĩa

vụ của tổ chức hành nghề công chứng tại Điều 33 Luật này Trưởng văn phòng … cho biết việc quản lý công chứng viên hành nghề trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng là điều cơ bản để Văn phòng công chứng có thể lấy được niềm tin của người dân và giúp tổ chức hành nghề công chứng tồn tại vững chắc, vì đây là đội ngũ trọng yếu để làm nên danh tiếng tốt cho Văn phòng công chứng Theo đó, hàng quý Văn phòng sẽ thực hiện họp nội bộ để tổng kết, xem xét những thành tích và hạn chế của từng nhân viên nói chung, đối với công chứng viên nói riêng Công chứng viên tại Văn phòng công chứng luôn chủ động hỏi han người yêu cầu công chứng và giải thích cho khách hàng quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ Văn phòng chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê bằng nghiệp vụ của kế toán và quản lý nhân sự của Trưởng văn phòng Văn phòng công chứng … thực hiện niêm yết đầy đủ về lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù

lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở, nơi dễ nhìn Văn phòng có sổ công chứng

và lưu trữ hồ sơ riêng, do bộ phận văn thư quản lý Bên cạnh đó, Văn phòng cũng thực hiện chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên thực hiện công chứng để đưa vào

cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật công chứng năm 2014

III NHẬN XÉT RIÊNG VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM

1 Nhận xét cá nhân

Qua thời gian thực tập tại Văn phòng công chứng …, cá nhân học viên nhận thấy trong quá trình thực hiện hoạt động công chứng các công chứng viên cũng như thư ký của văn phòng nắm bắt các thông tin do người yêu cầu công chứng truyền tải, từ đó cung cấp cho khách hàng những tư vấn pháp lý chính xác; giải đáp một cách rõ ràng những thắc mắc của người yêu cầu công chứng nhằm đảm bảo cho hợp đồng, giao dịch đúng với ý chí của các bên giao kết Công chứng viên luôn có

ý thức về nghĩa vụ đảm bảo chất lượng dịch vụ pháp lý cung cấp cho người yêu cầu công chứng, khách quan, trung thực, có đạo đức tốt, thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ, tận tụy với công việc, có đủ trình độ chuyên sâu và có đủ năng lực khi hành nghề để bảo vệ tốt nhất quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng Việc điều hành và quản lý Văn phòng công chứng với lượng khách hàng đông không hề dễ dàng Bên cạnh nghiệp vụ công chứng, đòi hỏi Trưởng văn phòng có khả năng quan sát, quán xuyến công việc tại Văn phòng tốt, để kịp thời giải quyết cũng như lường trước những sự việc có thể phát sinh tại Văn phòng Thái độ nhân viên, tốc độ xử lý công việc và độ chính xác là yêu cầu đặt ra, theo đó bản thân công chứng viên cũng như thư ký tại Văn phòng là những người am hiểu pháp luật, kinh nghiệm thực tiễn phong phú và tận tâm phục vụ khách hàng đến yêu cầu công chứng

2 Bài học rút ra

Trong thời gian thực tập, phần lớn thời gian học viên thực hiện việc quan sát, lắng nghe và học hỏi để có được những hiểu biết thực tiễn về tổ chức hành nghề công chứng cũng như thực tế công việc của công chứng viên Qua đó, rút ra được một số bài học cho bản thân

Bài học đầu tiên là định hình lại cho bản thân cái nhìn về nghề, hình tượng của một công chứng viên Công chứng viên trong thời buổi này là cung cấp dịch vụ

mà nhà nước uỷ nhiệm, trong tâm thế của “người phục vụ” nhưng mang trong mình trọng trách cao quý Danh giá của nghề có được giữ gìn và bồi đắp lên hay không là