Bài tiểu luận quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ là yếu tố quan trọng trong hệ thông văn phòng - nơi lưu trữ các thông tin quan trọng øiúp phục vụ cho công việc hằng ngày.. Mục tiêu nghiên cứu: - Nắm rõ mục đích, vai trò

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHÓ HÒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

(@)

J Bed rivers

UNIVERSITY OF

BAI TIEU LUAN

QUAN LY HO SO

Giảng viên hướng dẫn: GV Lê Thị Thanh Trúc

Nhóm thực hiện: Nhóm 3

Lớp học phần: DHMK17GTT

Mã lớp học phần: 422000133215

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2023

NHAN XET CUA GIANG VIEN

Thành phố Hồ Chỉ Minh, ngày tháng năm 2023

Giảng viên hướng dẫn

DANH SACH THANH VIEN

5 Họ và tên Mã số Nội dung thực Đánh giá Chữ ký

T sinh viên hiện mức độ hoàn

1 Nguyễn Thị Lệ Chị 21011081 | Powerpoint, 100%

nội dung

2 Nguyễn Thị Lệ Cam 21010361 | Thuyết trình 100%

3 Phạm Bùi Thu Diễm 21012511 Word, nội 100%

( Nhóm trưởng) dung

4 Đỗ Thị Mỹ Duyên 21018461 Nội dung 100%

5 Hà Thị Hào 21016801 | Thuyết trình 100%

6 Nguyễn Thi Ngoc Trinh | 21013711 Nội dung 100%

MUC LUC

1 Ly do chon TT 8

2 Muc tidu nghién CU ccc 8

3 Phuong phap ng hién Wut cece 8 4.Ý nghia cua bai tiểu AI occ cccccccccccececscscscscsesecevevecessesessvevevevevsesesesevevesvavessecstvavsessees 8

5 Kết cấu của bải tiểu Watt cece ccccccccccccecececscscsescsevesececsssssesssesevevevevssessesevevevevavevsseveees 9

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VẺ QUẢN LÝ HỖ SƠ 5 SSn E2 2n 10 1.1 Khái quát về quản lý hỗ §Ơ - 521 21S151E7121121121112121121110121 101121 rtg 10

1.1.1 Khái niệm hồ Sơ -:2225c222122111222112221121211210111211121121 re 10

1.1.2 _ Khái niệm quản lý hồ sƠ 5.51 21S12112EE7111111211 2 11812112121trau 10 1.1.3 Lợi ích của việc quản lý hồ sơr s- 52 5c 1 112121211212 1811211121 rryg 10 1.2 Tiến trình quản lý hồ §Ơ - 52 S1 121EE1821211272111112112111121 12101211 1 trtg 10

1.2.1 Phân loại hồ sơ cần lưu trữ ST S121 1211111551115 1512181151155 1151121115 trey 10 1.2.2 8-;ẽi 0 i8 ieee eeeecceeeecececsccsecccsccccceecseccseseseesttesetttettttteseseesereens 11 1.2.3 Chọn phương thức lưu trữ: : L2 2222112112211 1121 1112211111111 1011112111 re H 1.2.4 Lưu chuyên hỗ §Ơ: - 52s 2 1112111151111111111111 1111111 1110112011111 1g ta 11 I5» 8 I0 cccccccccccececesescccesesesetteetttnttttavausseceseeeceeesecuaautesesceseneaes 11

1.2.6 Hity 15 ĂăĂĂ.1ãăẫấê 12

1.3 Nguyên tắc quản lý hỗ sơ: 52 S1 2 121111121211 11 2121122121121 2111111 ng 12 1.3.1 Nguyên tắc sắp xếp và phân loại: s- 5c S2 T111 21111 2121122121 211tr 12

II 0/0: n8, :(iiiiiadốd'3534ẢŸỶŸỶẢỶẢỶÝỶÝẢ 12 1.3.3 Nguyên tắc lưu trữ và tiêu hủy: - + s1 12221 1121111182121 111 x ru 12

1.3.4 Nguyên tắc sao lưu và phục hi -s- 5 s21 2112121111121121121211.11 E1 re 12 1.3.5 Nguyên tắc quy trình và kiểm sOát: 2 21 3 1EE1E1111118721121 21 etrdeg 12

1.3.6 Nguyên tắc tuân thủ và giám sát: 5 5c 1T 2121211212121 21211121 ru 12 1.4 Vai trò của quản lý hỒ SƠ: 5 5c 1 2 21111211 112111112112112121111 2121102212 n ra 12

1.5 Phương pháp lưu trữ hồ sơ 52 9911122111111 12111121 2111121212200 ng 13 1.5.1 Phương pháp lưu trữ theo thứ tự chữ cái 0 2 2211222111121 155121 11xe2 13 1.5.2 Phương pháp lưu trữ theo SỐ 2-5 S1 12 E1 5212111112111121111121 221 y0 13 1.5.3 Phương pháp lưu trữ kết hợp chữ và số 2 5 5 SE S2 8712111151212 xe 13 1.5.4 Phương pháp lưu trữ theo chủ đề - + S112 1152121111111 re 13 1.5.5 Phương pháp lưu trữ theo địa danh 2 2 22122211211 12111211211 151112112 xe 13

4

1.6 Các công cụ lưu trữ hồ Sơr TT HS n E211 E112 HH HH He 14

CHƯƠNG 2: GIỚI THIEU VE VAN PHONG DANG KY DAT DAI THANH PHO HO CHI MINH VA THUC TRANG VE QUAN LY HO SO cecccccccscsessesesessesesestsersnseeees 14

2.1 Sơ lược về văn phòng đăng kí đất đai Thành phố Hồ Chí Minh: - - 2= 14

2.1.1 Giới thiệu văn phòng đăng kí đất đai Thành phố Hồ Chí Minh: 14 2.1.2 Chức năng văn phòng đăng kí đất đai Thành phố Hồ Chí Minh: 15 2.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng đăng kí đất đai Thành phố Hồ Chí Miinh 16 2.2 Thực trạng quản lý hỗ sơ tại văn phòng đăng kí đất đai Thành phố Hồ Chí Minh: 17

“6Ö m› ¡6 .ằằ.ằ ẻằ HH 17

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUÁ QUẢN LÝ HỖ SƠ 18 000019)/6/180es000595Ề0ỢỀ0 7S 18 CHƯƠNG 5: NGUON TAI LIEU THAM KHẢO : 5 21 2 11 1111121122 2e 18

LOI CAM ON

Không có sự thành công trong môn học nào mà không có sự giúp đỡ, hỗ trợ từ giảng viên Chúng em rất biết ơn cô Thanh Trúc đã luôn đồng hành cùng chung em trong hoc phần môn Quản trị văn phòng

Nhóm 3 chúng em xin gửi lời cảm ơn đến Trường đại học Công Nghiệp Thành phố Hỗ Chí Minh đã đưa môn học Quản Trị Văn Phòng vào chương trỉnh giảng dạy Đặc biệt, chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên bộ môn - cô Lê Thị Thanh Trúc đã giúp đỡ, tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu về môn học nảy Trong thời gian tham gia lớp học, chúng em đã có thêm rất nhiều kiến thức bố ích và những kĩ năng liên quan về văn phòng Giúp chúng em chuẩn bị cho công việc trong tương lai, là hành trang vững bước trên con đường của mình sau này

Bộ môn Quản Trị Văn Phòng là môn môn học thú vi, co tinh thực tế cao Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu cầu thực tiễn của sinh viên chúng em Tuy nhiên,

do kiến thức còn nhiều hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung của bải tiểu luận của nhóm khó tránh khỏi những sai sót Nhóm chúng em rất mong nhận được sự

xem xét, góp ý và chỉ dạy thêm từ cô để nhóm chúng em có thê hoàn thành được bải tiêu

luận một cách hoàn chỉnh nhất

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

MO DAU

1 Lý do chọn đề tài:

Quản lý hồ sơ luôn là một khâu quan trọng trong mọi hoạt động của văn phòng, bởi nó

không chỉ giúp nhà quản lý nắm bắt rõ được thông tin cá nhân của nhân sự, khách hàng

mà còn có thể giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc Vì vậy, mỗi tô chức cần trang bị hệ thông quản lý hồ sơ chặt chẽ để đảm bảo sự ôn định trong hoạt động của văn phòng

Quản lý hồ sơ là yếu tố quan trọng trong hệ thông văn phòng - nơi lưu trữ các thông tin quan trọng øiúp phục vụ cho công việc hằng ngày

Như vậy để quản lý hồ sơ hiệu quả và thành công thì cần phải thực hiện như thế nào? Làm thế nào để biết cách quản lý hồ sơ đúng cách? Qui trình quản lý hồ sơ gồm những gì? Và cách nào để khiến quản lý hồ sơ đạt hiệu quả cao nhất? Với những trăn trở trước suy nghĩ đó nên nhóm chúng em lựa chọn đề tài “Qđø jÿ hồ sơ” làm đề tài tiêu luận Từ

đó, làm rõ phương thức quản lý hồ sơ sao cho thành công nhất

2 Mục tiêu nghiên cứu:

- Nắm rõ mục đích, vai trò và nguyên tắc quản lý hồ sơ;

- Biết rõ tiến trình quản lý hồ sơ;

- Biết về các phương thức, công cụ để lưu trữ hồ sơ;

- Tìm hiểu thực trạng về việc quản lý hồ sơ hiện nay;

- Định hướng giải pháp dé nâng cao hiệu quả, chất lượng trong việc quản lý hồ sơ

3 Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp thu thập dữ liệu: Tìm kiếm và tông hợp thông tin, kiến thức, lý thuyết từ

các nguồn đã có sẵn từ đó xây dựng lý luận, chứng minh và tông hợp tạo thành các luận điểm

- Phương pháp nghiên cứu tại bàn: Tìm hiệu về cách tô chức cuộc thông qua các báo chí,

tap chi, Website các nghiên cứu, tải liệu hội thảo có liên quan đến đề tài, các báo cáo về hành chính văn phòng

- Phương pháp quan sát: Quan sát để đánh giá về thực trạng tình hình quản lý hồ sơ văn phòng tại công ty

4 Ý nghĩa của bài tiểu luận:

- Nghiên cứu đề tài là điều kiện thuận lợi cho các cá nhân phát triển năng lực nghiên cứu,

hoàn thành tốt cho môn học quản trị văn phòng

- Nắm vững cách thức quản lý hồ sơ sao cho phù hợp và hiệu quả

- Vận dụng kiến thức thực tiễn vào việc quản ly nhằm tăng cường chất lượng và hiệu quả cho công tác quản lý hồ sơ

5 Kết cấu của bài tiểu luận:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý hỗ sơ

- Chương 2: Thực trạng và hạn chế trong việc quản lý hồ sơ

- Chương 3: Định hướng giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ

- Kết Luận

- Tài Liệu Tham Khảo

CHUONG 1: CO SO LY LUAN VE QUAN LY HO SO

1.1 Khai quat vé quan ly hé so

Lid Khải miệm hồ sơ:

Hồ sơ là một tập tải liệu có liên quan với nhau về một vân đê, một sự việc, một đôi tượng cụ thể hoặc có đặc điêm chung, hình thành trong quả trình theo dõi, giải quyét công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tô chức, cá nhân

112 Khái niệm quản lý hồ sơ:

Quản lý hỗ sơ là việc hoạch định, tổ chức, sắp xếp, lưu trữ thông tin đúng nơi đúng lúc và đồng thời kiểm tra sao cho hệ thông thông tin dat được hiệu quả nhất

113 Lợi ích của việc quản ly hồ sơ:

Giảm chi phí mua sắm thiết bị

Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời

Xử lý công việc nhanh sọn, có hiệu quả

Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng

Thuận lợi cho việc chuyến giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc

1.2 Tiến trình quản lý hồ sơ

1.2.1 Phân loại hồ sơ cần lưu trữ

Phân loại hồ sơ và xác định những hồ sơ cần lưu trữ là một phần quan trong trong quản lý hồ sơ Dưới đây là một số loại hỗ sơ thường cần lưu trữ:

Hồ sơ nhân viên:

Hồ sơ tuyển dụng và hợp đồng lao động

Thông tin cá nhân và hồ sơ công việc của nhân viên

Hồ sơ khen thưởng, ký luật và đào tạo

._ Hồ sơ tài chính:

Báo cáo tài chính của tổ chức

Hỗ sơ thuế và báo cáo thuế

Hồ sơ về ngân hàng và tài sản cô định

Hồ sơ hợp đồng:

Hợp đồng với đối tác, khách hàng hoặc nhà cung cấp

Các thỏa thuận pháp lý và giấy tờ liên quan

Hồ sơ pháp lý:

Tài liệu liên quan đến việc đăng ký kinh doanh và giấy phép

Hồ sơ về bản quyền và sở hữu trí tuệ

Hồ sơ dự ân:

- Héso dy an, ké hoach, bao cao tién dé

- _ Tài liệu liên quan đến quản lý dự án và nguồn lực

a Hồ sơ khách hàng và marketing:

- _ Thông tin khách hang va lich su giao dich

- Chién dich tiếp thị và quảng cáo

ø Hồ sơ kỹ thuật:

Tài liệu sản phâm, vẽ kỹ thuật, hướng dân sử dụng

Hồ sơ về bảo trì và sửa chữa

h Hỗ sơ hợp pháp và tuân thủ:

- _ Các văn bản và thông tin liên quan đến tuân thủ quy định pháp luật và quy tắc

ngảnh

1 Hồ sơ vận hành và quản lý

- _ Quy trình làm việc và hướng dẫn vận hành tô chức

- Hồ sơ về quản lý dự án và quản lý tài như thế

1.2.2 Lên lịch lưu trữ

- - Xác định thời gian lưu trữ: Quyết định bao lâu một hồ sơ cần được lưu trữ Thời gian này có thê đặc định bởi quy định pháp luật hoặc chính sách tô chức

- Đánh dấu hồ sơ: Đối với hồ sơ giấy, bạn có thê sử dụng hệ thống đánh số hoặc nhãn đề đễ dàng tìm kiếm và xác định

1.2.3 Chọn phương thức lưu trữ:

Các công cụ để lưu trữ hồ sơ căn cứ vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp:

- - Các loại hồ sơ, tài liệu cần được cho vào các loại kep file, bia cong dé bao vé tai liệu

- Dung tủ treo tường để lưu trữ hỗ sơ nếu văn phòng diện tích hẹp Các hồ sơ ít sử dụng nên lưu trong các thùng hỗ sơ và để ở các vị trí trong cùng

- Các hồ sơ, tải liệu thường xuyên sử dụng nên để ở các giá tài liệu hoặc ngăn kéo

để dễ dàng tìm kiếm

- _ Sử dụng các loại giấy ghi chú để dễ dàng phân biệt các loại hỗ sơ và tìm kiếm tài liệu

1.2.4 Lưu chuyên hồ sơ:

- _ Quy trình duyệt: Xác định ai cần duyệt trước khi hồ sơ được chuyên đi Điều này

có thể liên quan đến người quản lý hoặc các bộ phận liên quan

- _ Theo dõi: Đảm bảo hồ sơ được ghi lại khi chuyển đi, bao gồm ngày và người thực hiện việc chuyên

1.2.5 Scan tài liệu:

- _ Lựa chọn công cụ: Sử đụng máy scan hoặc phần mềm chuyên dụng để chuyên đổi tài liệu giấy thành dạng điện tử

10

- Luu tri dién tr: Tao mét co sé dé liéu hoặc thư mục cụ thê để lưu trữ tài liệu điện

tử Đảm bảo sao lưu định ky để tránh mất mát dữ liệu

1.2.6 Hủy bỏ hồ sơ:

- _ Quy trình tiêu hủy: Xác định cách hủy bỏ hồ sơ sao cho an toàn và tuân thủ quy định pháp luật

- Ghi chép: Ghi lại thông tin về việc hủy bỏ hỗ sơ, bao gồm ngày và người thực hiện

1.3 Nguyên tắc quản lý hồ sơ:

Dưới đây là một số nguyên tắc quản lý hồ sơ quan trọng:

1.3.1 Nguyên tắc sắp xếp và phân loại:

- - Xác định cách sắp xếp và phân loại hỗ sơ sao cho đễ dàng tìm kiếm và truy cập

khi cần

- Sử dụng hệ thống ghi chu hoặc danh mục để mô tả nội dung của từng hồ sơ

1.3.2 Nguyên tắc bảo mật:

- Bao vệ thông tin trong hồ sơ khỏi truy cập trái phép hoặc rò rỉ thông tin bằng cách

thiết lập quy định về bảo mật

- _ Giới hạn quyền truy cập vào hồ sơ cho những người có thâm quyên

1.3.3 Nguyên tắc lưu trữ và tiêu hủy:

- _ Quyết định thời gian lưu trữ hồ sơ vả tuân theo các quy định pháp luật liên quan

- _ Thực hiện việc tiêu hủy hồ sơ khi chúng đã hết hạn hoặc không còn cần thiết

1.3.4 Nguyên tắc sao lưu và phục hồi

- - Tạo bản sao lưu định kỳ của hỗ sơ quan trọng để đảm bảo an toàn đữ liệu trong trường hợp thất bại hệ thống hoặc mắt mát thông tin

1.3.5 Nguyên tắc quy trình và kiểm soát:

- _ Xác định các quy trình cụ thé dé quan lý và theo dối hồ sơ

- Thực hiện kiểm soát nội bộ đề đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của hồ sơ

1.3.6 Nguyên tắc tuân thủ và giám sát:

- _ Tuân thủ các quy định pháp luật và quy định về quản lý hồ sơ

- _ Thường xuyên kiếm tra và đánh giá hệ thống quản lý hồ sơ để cải thiện hiệu suất Những nguyên tắc này giúp dam bảo rằng hồ sơ của tô chức được quản lý một cách hiệu quả, an toàn va dang tin cay

1.4 Vai trò của quản lý hồ sơ:

Giảm chi phí mua sắm thiết bị

Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời

Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả D Có thể đễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng

11