Quản lý thông tin tồn kho – dự trữ trong chuỗi cung ứng trên phần mềm bravo 1

ới thiệu hệ Gi thống thông tin tồn kho – dự ữ trong chuỗi cung ứ tr ng Hệ ống th thông tin về tồn kho dự ữ, hay tr còn gọi hệ ống quản tồn kho, là th lý là công cụ quan ọng tr trong việ

BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNGNGHIỆPTHÀNHPHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINHDOANH

Đề tài:

2

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 7

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ QU ẢN LÝ THÔNG TIN TỒN KHO – DỰ TRỮ TRONG CHUỖI CUNG ỨNG 8

1.1 Giới thiệu hệ ống thông tin tồn kho – dự ữ trong chuỗi cung th tr ứng 8

1.2 Các chức năng chính của hệ thống thông tin tồn kho – dự ữ tr trong chuỗi cung ứng 9

1.2.1 Theo dõi tồn kho 9

1.2.2 Quản lý nhập và xuất kho 9

1.2.3 Dự báo nhu cầu 9

1.2.4 Quản lý đơn hàng 9

1.2.5 Tối ưu hóa tồn kho 9

1.2.6 Quản lý nhà cung cấp 10

1.2.7 Báo cáo và phân tích 10

1.2.8 Quản lý hàng hóa 10

1.3 Lợi ích của hệ ống thông tin trong quản lý thông tin tồn kho – th dự ữ trong chuỗi cung ứ tr ng 10

3

1.3.1 Hệ ống thông tin quản lý tồn kho – dự ữ giúp doanh nghiệ th tr p

hoàn thiện cơ sở ha tầng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 10

1.3.2 Hệ ống thông tin quản lý kho hỗ ợ các hoạt động nghiệp vụ th tr trong kho 11

1.3.3 Hệ ống thông tin quản lý kho hỗ ợ hoạt động quản lý trong th tr kho 12

1.4 Thách thức khi triển khai hệ thống thông tin trong quản lý thông tin tồn kho – dự tữ trong chuỗi cung ứng 13

1.4.1 Yếu tố con người 13

1.4.2 Chi phí đầu tư và triển khai thiết lập hệ thống 13

1.4.3 Lượng người truy cập vào hệ ống bị giới hạn th 14

1.4.4 Phần mềm quản lý kho thiếu tính bảo mật, độ an toàn không cao 14

1.4.5 Một số phần mềm quản trị kho miễn phí không phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn 14

PHẦN 2 QUẢN LÝ THÔNG TIN TỒN KHO – DỰ TRỮ TRÊN PHẦN MỀM BRAVO 15

2.1 Giới thiệu phần mềm 15

2.1.1.Giới thiệu về Bravo 15

4

2.1.2 Tổng quan về phần mềm quản lý kho Bravo 16

2.2 Qui trình quản lý tồn kho – dự ữ trên phần mềm Bravo tr 17

2.3 Dữ liệu và thông tin của hệ thống quản lý thông tin tồ kho – dự n trữ trên phần mềm Bravo 18

2.4 Các chức năng quản lý thông tin tồn kho – dữ ữ tên phần mề tr m Bravo 21

2.5 Đánh giá hệ ống quản lý thông tin tồn kho – dự ữ trên phầ th tr n mềm BRAVO 37

2.5.1 Ưu điểm 37

2.5.1.1 Về ức năng ch 37

2.5.1.2 Về dữ liệu 39

2.5.2 Nhược điểm 40

PHẦN 3 ĐỀ XU ẤT CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN TỒN KHO – DỰ TR Ữ TRÊN PHẦN MỀM BRAVO 41

3.1 Giải pháp về ph ần mềm 41

3.2 Giải pháp về dữ liệu 41

3.3 Giải pháp về qui trình 42

3.4 Giải pháp về truyền thông 42

5

3.5 Giải pháp về ph ần cứ ng 42

3.6 Giải pháp về con người 43

KẾT LUẬN 44

TÀI LIỆU THAM KHẢO 45

6

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1: Tổng quan v ề phầ n m ềm Bravo 16

Hình 3: Giao diện khi đăng nh p ph n m ậ ầ ềm Bravo 21

Hình 5: Giao di ện chính phần mề m Bravo 22

Hình 7: Nhập thông tin nhập hàng/xuất hàng trên phần mềm 24

Hình 8: Quản lý hàng tồn kho 25

Hình 9: Giao diện bộ phận kho 25

Hình 10: Thêm phiếu nhập kho 26

Hình 11: Phiếu nhập kho sau khi kết xuất 26

Hình 12: Vị trí phân bổ hàng trong kho 27

Hình 13: Thông tin hàng hóa theo nhiều tiêu thức 28

Hình 14: Quản lý t n kho, yêu c u ki ồ ầ ểm kê 29

Hình 15: Quản lý xu ất/nhập/tồ n kho c ủa vật tư- hàng hóa 29

Hình 16: Quản lý h n m ạ ức vật tư, hàng hóa tồn trong kho 30

Hình 17: Thống kê báo cáo trực quan hóa dữ liệu Error! Bookmark not defined Hình 18: Tự độ ng hóa vi ệc thu thậ p d liệu v ữ ề chi phí 32

Hình 19: Thực hiệ n phân b ổ chi phí mua hàng 33

Hình 20: Tính giá vốn tự động theo nhiều phương pháp 34

Hình 21: Theo dõi nhậ p xu ất theo nhiều đơn vị tính 35

Hình 22: Kiểm kê vật tư hàng hóa 36

Hình 23: báo cáo sau kiểm kê 37

7

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh toàn cầu đang chứng kiến sự bùng nổ của kỷ nguyên công nghệ số, sự phát ển của hạ tầng tri công nghệ và chuyển đổi số đang ở tr thành những yếu tố then chốt quyết định thành công của các tổ ch c,ứ doanh nghiệp và ậm th chí là toàn bộ nền kinh tế quốc gia Công nghệ thông tin hiện đang đóng vai trò không ể th thiếu trong việc thúc đẩy hiệu quả và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường Đặc biệ trong quản sản xuất t, lý

và kinh doanh, công nghệ thông tin đã mang đến những bước ến đáng kể, đặc biệt ti tronglĩnh vực quản tồn kho.Trước đây, lý các doanh nghiệp ủ yếu phụ thuộc vào ch các phương pháp quản tồn kho ủ lý th công Việc quản hàng hóa nhập xuấ phân phối và tổng hợp lý t,thông tin thư ờng dựa vào sổ sách và giấy tờ, với sự hỗ trợ của máy tính để xử dữ ệu lý liTuy nhiên, phương pháp này không tránh khỏi những hạn ế như sai ch sót trong việc tínhtoán giá ị hàng hóa, nhầm lẫn trong kiểm kê, và sự ậm tr ch trễ trong việc cứu và tổng trahợp dữ ệu li Những khó khăn này đã ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình quyết định của raban lãnh đạo, làm giảm hiệu quả hoạt động và năng suất lao động Nhận ấy sự cần ết th thiphải đổi mới và tối ưu hóa quản tồn kho, việc dụng lý áp các hệ ống quản kho hiện đại th lý

là bước đi quan ọng giúp doanh nghiệp khắc phục những vấn đề nêu tr trên Hệ ống quản th

lý kho không chỉ giúp giảm ời gian và th chi phí mà còn nâng cao năng ất su lao động, đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra thông su ốt và tăng cường khả năng cạnh tranh Do đó, nhóm

đã ọn đề nghiên cứu "ch tài QUẢN LÝ THÔNG TIN TỒN KHO – DỰ TR Ữ TRONG CHUỖI CUNG ỨNG TRÊN PHẦN MỀM BRAVO ” Phân tích những thuận lợi và khó

khăn khi ển khai hệ tri thống này tại doanh nghiệp nhằm hiểu hơn về rõ cách mà hệ ống thquản kho lý có th mangể lại những lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp trong ời đại số hóa thhiện nay

8

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THÔNG TIN TỒN KHO –

DỰ TRỮ TRONG CHUỖI CUNG ỨNG

1.1 ới thiệu hệ Gi thống thông tin tồn kho – dự ữ trong chuỗi cung ứ tr ng

Hệ ống th thông tin về tồn kho dự ữ, hay tr còn gọi hệ ống quản tồn kho, là th lý là công cụ quan ọng tr trong việc theo dõi và kiểm soát lượng hàng hóa và nguyên ệu li trong kho của một tổ ch c.ứ Hệ ống này được ết kế để tối hóa quy th thi ưu trình lưu ữ và phân phối hàng trhóa, giúp giảm ểu thi lãng phí và đảm bảo nguồn lực luôn sẵn khi cần có thi t.ế

Hệ ống th thông tin về tồn kho dự ữ bao gồm tr các thành phần chính như sau:

Phần cứng

Các ết bị vật như thi lý máy quét mã vạch, máy tính, máy chủ và ết bị lưu thi trữ Những thiết bị này đóng vai quan ọng trò tr trong việc thu th ập dữ ệu và xử li lý thông tin liên quan đến tồn kho

9

Nhân viên quản kho, người sử dụng phần mềm hệ ống và lý th các bộ phận liên quan như mua hàng và phân phố tất cả đều vai i, có trò quan ọng tr trong việc theo dõi và cập nhật thông tin tồn kho

1.2 Các ức năng chính của hệ ch thống thông tin tồn kho – dự ữ trong chuỗi tr cung ứng

Hệ ống th thông tin quản tồn kho dự ữ vai lý tr có trò quan ọng tr trong việc duy và tối trì

ưu hóa hoạt động kho bãi của doanh nghiệp Các ức năng ch chính của hệ ống này bao thgồm:

1.2.1 Theo dõi tồn kho

Hệ ống ghi nhận và cập nhật số ợng hàng hóa hiện th lư có trong kho một cách liên tục Mỗi khi sự có thay đổi như nhập kho, xuất kho hay tiêu hủ số ệu tồn kho sẽ được điều y, li

chỉnh để phản ánh chính xác tình trạng hàng hóa

1.2.2 Qu ản ập xuất kho lý nh và

Hệ ống xử th lý các giao dịch liên quan đến việc nhập và xuất hàng hóa ều này bao Đigồm việc ghi nhận, kiểm và xác nhận các tra lô hàng, đảm bảo rằng hàng hóa được nhập và xuất đúng quy trình

1.2.3 Dự báo nhu cầu

Hệ ống phân th tích dữ ệu lị sử và xu ớng li ch hư tiêu thụ để dự đoán nhu cầu hàng hóa trong tương lai ều này giúp lập kế hoạ tồn kho một Đi ch cách chính xác và hiệu quả, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng

1.2.4 Qu ản đơn lý hàng

Theo dõi tình tr ạng của các đơn hàng từ khi đặt hàng cho đến khi giao hàng và nhận hàng

Hệ ống giúp quản quy th lý trình này một cách hiệu quả, đảm bảo hàng hóa được giao đúng

thời gian và đúng số ợng yêu cầu lư

1.2.5 Tối ưu hóa tồn kho

Cung cấp các công cụ và phương pháp để tối ưu hóa lượng hàng tồn kho, nhằm giảm thiểu tình tr ạng tồn kho dư ừa hoặc ếu hụ Điều này giúp giảm th thi t chi phí lưu kho và cải thiện hiệu quả hoạt động

10

1.2.6 Qu ản lý nhà cung cấp

Theo dõi và đánh giá hiệu ất của su các nhà cung cấp, bao gồm việc quản lý thông tin về

chất ợng hàng hóa và điều kiện giao hàng ều này giúp duy mối quan hệ tốt với lư Đi trì cácnhà cung cấp và đảm bảo ất ợng hàng hóa.ch lư

1.2.7 Báo cáo và phân tích

Cung cấp các báo cáo chi ti ết về tình hình tồn kho, doanh số bán hàng và các chỉ số hiệu suất khác Các báo cáo này hỗ ợ quản tr lý trong việc đưa quyết đị dựa ra nh trên dữ ệu và liphân tích hiệu quả hoạt động

1.2.8 Qu ản lý hàng hóa

Hệ ống phân th lo i,ạ đánh giá và kiểm soát hàng hóa trong kho, bao gồm việc theo dõi ngày hết hạn, số và ạng lô tr thái của hàng hóa ều này giúp bảo đảm hàng hóa được bảo Điquản tốt và không bị mất mát hay hư hỏng

Những ức năng này ch cùng hoạt động để giúp doanh nghiệp duy sự hiệu quả trì trongquản lý tồn kho, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời tối hóa ưu chi phí và nguồn lực

1.3 Lợi ích của hệ thống thông n trong ti qu ản thông tin tồn kho – dự ữ lý tr trong chuỗi cung ứng

1.3.1 Hệ thống thông tin quản tồn kho – dự ữ giúp doanh lý tr nghi ệp hoàn thi ện

cơ sở tầ công ha ng ngh thông tin ệ trong doanh nghiệp

Hệ thống cấu hạ tằng, đặc biệt là hạtầngcông nghệthông tin,viễn thông có vai tròquan trọng, là nền tảng căn bàn để đảm bảo sự phát triển bền vững của một doanh nghiệp

Hạ tầng viễn thông, công nghệ thông tin, dữ liệu….hiện đại, chất lượng, đồng bộ và an toàn cùngvới hạ tầng điện, năng lượng ổn định, chất lượng cao là cơ sở để triển khai các công nghệ và dịch vụ, từ đó tiến hành cải thiện hoạt động kinh doanh, thúc đẩy sự phát triển kinh

tế của doanh nghiệp Và để hoàn thiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp, cần có đủ các yếu tố

1.3.2 Hệ thống thông tin quản kho hỗ ợ các ạt độ lý tr ho ng nghi ệp vụ trong kho

Tăng năng suất laođộng:

Khi quản lý kho, hệ thống sẽ hỗ trợ những hoạt động nghiệp vụ như: nhập dữ liệu, chỉnh sửa, xóa thông tin hàng hóa, tính toán cơ bản… Trong một doanh nghiệp có nhiều hoạt động nghiệp vụ đơn giản cũng có nhiều hoạt độngchuyên mônphức tạp Khi ápdụng một phầnmềm hệthống sẽ giúp cho các nghiệp vụ chuyên môntrở nên dàng dễ hơntừđó năng suấtlao động cũng sẽ cao hơn, như việc sử dụng các phần mềm tích hợp, có sẵn những công thức tính toán Điều này giúp cho bộ phận kho và doanh nghiệp tạo ra được nhiều lợi nhuậnhơn, phần lương của các laođộngtrong kho cũng cao hơn và môitrường việclàm tốt hơn

Tăng độ chính xác: Trước kia, nhân viên phụ trách đa phần làm việc một cách thủ công không thể tránh khỏi những sai sót không đáng có (đặc biệt là trong quá trình tính toán giá trị của hàng hóa) Phần mềm hệ thống thông tin hỗ trợ sẽ hỗ trợ xử lý những hoạt động phức tạp mang tính chính xác cao bằng cách sửdụng những công thức cósẵn,độ sai sốtheo yêu cầu củatừng chức năng

Tăng khả năng làm việcnhóm & giảmnhânsự: Không chỉ giúp hệ thống quản lý kho được chặt chẽ hơnmà còngiảm thời gian làm việc chưa hiệu quả, cắt giảm nhân sự không cần thiết chuyển sang những hoạt động nghiệp vụcầnsáng tạo và cần nhiềulaođộng hơn

kê giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian hơn trong việc quản lý.

1.3.3 Hệ thống thông tin quản kho hỗ ợ ạt độ quản trong kho lý tr ho ng lý

Quản lý xuất – nhập hàng hóa: Hệ thống thông tin quản lý kho có vai trò vô cùng quan trọngđối với việc quản lí kho hàng, nó ra đời để hỗ trợcác hoạt động quản lí kho bãi trongdoanh nghiệp giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình và hoạt động của kho hàng Hệthốngthông tin quản lý kho có vai trò thuthậpcác dữliệu và thông tin, lưutrữ khối lượnglớncác thông tin quan trọng và cần thiết nhưthông tinvề sản phẩm, dịch vụ,thông tin về

số lượng hàng nhập – xuất, tồn kho, chi phí vận chuyển hay chi phí phát sinh, … cho đếncácthông tin liên quan đến nội bộ quản lí kho trongcông ty

Kiểm kê kho: Thường thì sau mỗi kỳ các doanh nghiệp đều thực hiện kiểm kê gần nhưcác hàng hóa mang trong kho, căn cứ vào số lượng thực tế thu được và số lượng bây giờtrong hệ thống, từ chậm tiến độ xác định căn nguyên méo mó và tự động update số lượng điều chỉnh vào hàng hóa tồn kho tương ứng.Nhân viên kho có thể theo dõi được số lượngtồn kho của những mẫu hàng hóa, những hàng ngũ hàng hóa, hệ thốnghỗtrợ người dùng indanh sách hàng hóa và xuất ra những định dạng khác, thay vì phải thao tác thủ công như ngày xưa

Tạo báo cáo: Hệ thống thông tin quản lý kho như một cầu nối, giúp liên kết giữa các bộ phậnlàmviệc trong kho bãi một cách thống và có tổ hệ chức với nhau Nó còn có thể thu thập, cung cấp thông tin cho nhiều đơn vị cần thiết với nhiều mục đích khác nhau mà doanh nghiệpcó thể đềra Tổng hợp dựatrên các thông tin đãthu thập vàlưu trữ,trong quá trình quản lí hệ thống thông tin quản lý kho sẽ tự động tạo ra các báo cáo, thống kê, bảng so sánh, tổnghợp, phân loại, sắp xếp các thông tin hàng hóa đối với từng quy trình, tiến trình hoạt

13

động kho bãi trong phần mềm, giúp các nhà quản línắm bắt được hiệu xuất tổng thể của kho Và thông qua báo cáo kho, chủ doanh nghiệp có thể đánh giá để đưa ra kế hoạch hay chiến lược hiệu quả giúp kho ngày càng phát triển

1.4 Thách ức th khi triển khai hệ thống thông tin trong qu ản thông tin tồn lý kho – dự tữ trong chuỗi cung ứng

1.4.1 Yếu tố con ngư ời

Việc thay đổicách làm việc của một thống cũng sẽ hệ dẫn đến sự thay đổi về nhân sự trong doanh nghiệp, nhân viên cầnthayđổi quy trình làmviệc nhằm đáp ứng được các yêu cầu mới của hệ thống Đây cũng là ràocản lớn đối với thành công của hệ thống Mặc dù mang đến hiệu quả vượt trội so với quy trình thủ công nhưng không phải ai cũng có thể dễdàng sử dụng những phần mềm này Nó đòi hỏi người lao động phải có sự am hiểu nhấtđịnhthìmớicó thể dùng tốt Đây làhạn chế khá lớn bởi không phải công ty nào cũng có đội ngũ nhân viên giỏi Nếu phải đào tạo nhân viên cách sử dụng phần mềm sẽ gây tốn kém Từ đó, ảnh hưởng đến quá trình làm việc của doanh nghiệp

1.4.2 Chi phí đầu ển khai ết lập hệ tư và tri thi thống

Phần mềm quản lý kho được xem làgiải pháp tối ưu dành cho các công doanh ty,nghiệp Với nhiều ưu điểm, tính năng cùng tiện ích, trong tương lai sẽ trở thành xu hướngtất yếu đượccác doanh nghiệp Việt lựa chọn Tuy nhiên để ứng dụng thành cônghệthốngquản lý kho các doanh nghiệp cũng phải chuẩn bị tốt cơ sở vật chất để phục vụ cho quá trình triển khai Việc xây dựng một hệ thống kho thì cần phải có một hệ thống máy chủ cùng với số lượng lớn máy tính đảm bảo chất lượng, an toàn, và đội ngũ kế toán có chuyên môn tốt để phối hợp hiệu quả với bên cung cấp phần mềm

Bên cạnh đó là vấn đề mà bất kì doanh nghiệp nào cũng quan tâm đó là vấn đề về chi phí

bỏ ra đểmuaphần mềm, cónhững doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hình thứcthuê bao hay

tự phát triển, tuy nhiên dù sử dụng hình thức nào thì đều sẽ phải đầu tư một khoản chi phí của doanh nghiệp cho phần mềm và thậm chí là cáckhoảnchi phí khác phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm

Một phần mềmthường được xây dựng cóthểgiải quyết tích hợp rất nhiều bài toán

14

được đặt ra trong quá trình quan kho, lý chính vì vậytrong quá trìnhđưa phần mềm vào triển khai và sử dụng cũng tốn mộtkhoảng thời gian không nhỏ đối với toàn doanh nghiệp(đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn) Trong khi riêng phần mềm là mộtkhoản đầutưlớn, quá trìnhthực hiệncó thể tốn gần gấp bốn lần Các doanh nghiệp phải tính đếnchi phí nhân lực và thời gian cần thiết để triển khai thành công Doanh nghiệp có thể cần phải thuêthêm nhân viên công nghệ thông tin, chuyên gia tư vấn, chuyên gia đào tạo phần mềm, … Hơn nữa,còn có thể cầnđầu vào tư phần cứng mới để hỗ trợ đúng cách cho hệ thống củamình,chẳng hạn nhưmáychủ và thiết di bị động tươngthích

1.4.3 Lượng ngư truy ời cập vào hệ thống bị giới hạn

Một phần mềm quản lý kho hàng không thểsẽ hỗ trợcùng lúcmột lượng lớncácngườidùng truy cập vào hệ thống Do vậy, nếu muốn xem hoặc thao tác, bạn phải chờ đợi hoặclàm riêng ra từng file rồi tổng hợp, lưu lại… Côngviệc này rất thủ công và tốn nhiều thờigian Tuy nhiên, với những doanh nghiệp lớn, họ sẽ sử dụng những phần mềm quản kho lý

có trả phí Vì những phần mềm này sẽcó những thuật toán để giải quyết được điều này

1.4.4 Ph ần mềm quản kho thiếu lý tính bảo mậ độ t, an toàn không cao

Việc sử dụng phần mềm sẽ đem lại những lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp, tuy nhiên việc

sử dụng phần mềm cũng rất dễ dẫn đến tình trạng bị đánh cắp dữ liệu từ những tin tặc (hoặc thủđoạn cạnh tranh không lànhmạnh), và bịtấn công bởi virus, …Một số phần mềm quản

lý kho miễn phí không có độ bảo mật cao Chẳng hạn như phần mềm quảnlý kho bằngExcel, do đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lư trữ u trên một máy tính Nhưvậy,trong cáctrường hợp không may xảy ra mất điện,máy tínhhỏng, nhiễm virus… thì cácdữ liệucó nguy cơ bị mất trắng hoàn toàn

1.4.5 Một số phần mềm quản ị kho ễn phí không phù hợp với tr mi các doanh nghiệp quy có mô lớn

File dữ liệu chỉ phù hợp xử lý khi dung có lượng nhỏ Nếu các nghiệp vụ tăng lên dung lượng lớn khiếncho tốc độ xử lý dữ liệu chậm bị đi Hơn nữa, doanh nghiệp phải lưu trữ nhiềufile exel cho mỗi tháng Trong quá trình bán và quản lý hàng phải lưu trữ nhiều tệp exel khác nhau gây khó khăn choviệc theo dõi thống kê , kiểm sót hàng hoá theo ngày mong muốn Phần mềm này cũng phù hợp để tra cứu, quản lý trên máy tính, không phù hợp

sử dụng điện thoại

15

PHẦN 2 QU ẢN LÝ THÔNG TIN TỒN KHO – DỰ TR Ữ TRÊN PHẦN MỀM BRAVO

2.1 ới thiệu Gi ph ần mềm

2.1.1.Giới ệu về Bravo thi

Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO là công ty chuyên sâu phát triển và triển khai ứng dụng các hệ thống phần mềm về công nghệ thông tin vào quản lý sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả điều hành, quản trị cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh - xã hội.BRAVO là một trong những nhà cung cấp phần mềm quản trị tài chính, kế toán và quảntrị doanh nghiệp (ERP) có quy mô và uy tín của Việt Nam Thế mạnh của BRAVO là hiểu biết chế độ kế toán Việt Nam cũng như kế toán quốc tế, đặc thù quản lý trong quá trình điều hành doanh nghiệp và có kinh nghiệm triển khai phần mềm lâu năm

BRAVO có được uy tín trên thị trường về các dòng sản phẩm mà BRAVO cung cấp Việc triển khai và áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

đã và đang tạo ra cho BRAVO một phong cách làm việc chuyên nghiệp với những sản phẩm chất lượng nhằm thỏa mãn tốt nhất các yêu cầu khắt khe của khách hàng và các chuẩn mực,quy định của Việt Nam cũng như quốc tế

Ngoài ra, BRAVO còn được các tổ chức tư vấn và các doanh nghiệp lớn của Việt Nam đánh giá là một trongnhững doanh nghiệp phần mềm có chất lượng cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt nhất

Dự kiến đến cuối năm 2025, BRAVO có số lượng CBNV khoảng 600 với hệ thống cung cấp dịch vụ, đào tạo chuyênnghiệp Vớicơ cấu và bộ máy sẽ được tổ chức tại mỗi vùng miền (BRAVO-HN, BRAVO-HCM, BRAVO-ĐN) cơ bản như sau: Bộ phận Kinh doanh,

bộ phậnMarketing,bộ phận tư vấn nghiệp vụ, bộ phận kỹ thuật triển khai, bộ phận bảohành, bộ phận phát triển sản phẩm, bộ phận công nghệ, bộ phận kiểm thử sản phẩm (TEST),

bộ phận tổng hợp(Hành chính Đối - ngoại), bộ phận kế toán, bộ phận nhân sự

ra thuận lợi.

Phân hệ Quản lý kho BRAVO trợ giúp doanh nghiệp kiểm soát về giá trị, số lượng vật

tư, hàng hóa tồn kho, việcluân chuyển, sử dụng vật tư,tránh thiệt hại trong lưu trữ Lập và kiểmsoátphiếu nhập/xuất vật tư, hàng hóa trongsản xuất và lưu thông

17

2.2 Qui trình qu ản tồn lý kho – dự ữ tr trên ph ần mềm Bravo

Nhập Dữ liệu và Thiết lập Hàng hóa

Nhập thông tin sản phẩm Cung cấp thông tin chi tiết về các mặt hàng, bao gồm mã sản : phẩm, tên, mô tả, đơn vị tính, giá mua và giá bán

Thiết lập thuộc tính hàng hóa: Xác định các thuộc tính như nhóm hàng, nhà cung cấp, các đặc điểm kỹ thuật, và các thông tin liên quan đến chuỗi cung ứng

Nhập kho:

Đảm bảo kiểm tra sản phẩm đúng, đủ số lượng và đúng thời điểm để tránh những lỗi nhập kho ảnh hưởng đến các bước tiếp theo Lập phiếu nhập kho cho các loại nhập khác nhau như: nhập mua, nhập thành phẩm, nhập từ sản xuất, nhập hàng trả về…

Cập nhật thông tin chi tiết của hàng hóa nhập: mã hàng, số lượng, giá trị, ngày nhập, nhà cung cấp

Kiểm tra và phê duyệt các phiếu nhập kho

Lưu kho: Tiến hành sắp xếp hàng hóa một cách khoa học để tối ưu hóa không gian lưu

trữ và dễ dàng tìm kiếm khi cần

Đóng gói và xuất kho:

Đóng gói hàng sau khi nhặt đảm bảo sự chuẩn bị cho vận chuyển Lập phiếu xuất kho theo yêu cầu sản xuất, bán hàng, hoặc xuất nội bộ

Cập nhật thông tin về mã hàng, số lượng, giá xuất, đối tượng nhận hàng, mục đích xuất Quản lý các loại xuất kho: xuất bán, xuất nguyên liệu, xuất dùng nội bộ…

Kiểm kê kho:

Kiểm kê cần thực hiện thường xuyên để ngăn chặn việc thất lạc hàng hóa

Lập kế hoạch và thực hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ hoặc đột xuất

Cập nhật số liệu thực tế sau kiểm kê và so sánh với số liệu tồn kho trên hệ thống Lập biên bản kiểm kê để xử lý chênh lệch nếu có

Theo dõi tồn kho

Theo dõi số lượng tồn kho thực tế của từng mặt hàng trong hệ thống

Hệ thống BRAVO cho phép tra cứu tồn kho theo nhiều tiêu chí: mã hàng, kho, lô, hạn sử dụng…

Tính toán số lượng hàng tồn kho tối thiểu và tối đa để đảm bảo mức tồn kho an toàn

18

Hoàn hàng: Trong trường hợp hàng bị trả lại, quy trình hoàn hàng cần được thực hiện theo chính sách trả hàng của cửa hàng, ghi chú nguyên nhân và lưu trữ thông tin để điều chỉnh quy trình

Cảnh báo và đặt hàng

Hệ thống có thể đưa ra cảnh báo khi mức tồn kho thấp hơn ngưỡng tối thiểu đã định Đặt lệnh mua hàng, đề xuất nhập kho nếu lượng hàng dưới mức an toàn

Thống kê báo cáo: Báo cáo bao gồm: Sổ Kho, báo cáo kho, báo cáo vượt/dưới định mức,

gợi ý nhập hang và báo cáo kiểm hàng Xem xét các báo cáo để đánh giá hiệu quả quản lý kho và xây dựng kế hoạch nhập/xuất hàng kịp thời

Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình tồn kho: báo cáo nhập – xuất – tồn, báo cáo hàng hóa chậm luân chuyển, báo cáo tồn kho theo thời gian thực

Hỗ trợ quản lý đưa ra các quyết định chính xác về nhập xuất hàng hóa, điều chỉnh mức tồn kho

2.3 Dữ ệu thông tin của hệ li và thống quản thông tin tồn lý kho – dự ữ trên tr phần mềm Bravo

Dữ liệu đầu vào Thông tin đầu ra

Thông tin s n ph m ả ẩ Báo cáo khách hàngThông tin nhà cung c p ấ Báo cáo nhà cung cấp Thông tin nh p kho ậ Báo cáo nh p kho ậThông tin xuất kho Báo cáo xuất khoThông tin t n kho ồ Báo cáo t n kho ồ

Hình 2: dữ ệu đầu vào và thông tin đầu ra trên phần mềli m Bravo

(Nguồn Bravo,2022)

Dữ liệu đ u vào ầ

- Thông tin kho: Tên kho, địa chỉ, và các thông tin quản lý kho khác

- Thông tin về sản phẩm: Bao gồm mã sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả, đơn vị tính, giá nhập, giá bán, và các thuộc tính khác

- Thông tin nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, email, và các thông tin liên hệ khác

Thông tin đầu ra

- Báo cáo tồn kho: Hiển thị số ợng hàng tồn hiện tại, giá trị tồn kho, và các thông tin lưchi tiết về từng sản phẩm

- Báo cáo nhập kho: Thống kê số ợng hàng hóa đã nhập, giá trị nhập kho, và thông tin lưchi tiết về các phiếu nhập

- Báo cáo xuất kho: Thống kê số ợng hàng hóa đã xuất, giá trị xuất kho, và thông tin lưchi tiết về các phiếu xuất

- Báo cáo nhà cung cấp: Thông tin về các nhà cung cấp, số lượng hàng hóa đã mua từ mỗi nhà cung cấp, và giá trị mua hàng

- Báo cáo khách hàng: Thông tin về các khách hàng, số ợng hàng hóa đã bán cho mỗlư i khách hàng, và giá trị bán hàng Các chức năng quản lý thông tin tồn kho – dự ữ trên phần trmềm Bravo

- Báo cáo nhu cầu vật tư: Dự báo nhu cầu vật tư trong tương lai dựa trên kế hoạch sản xuất và mức tiêu th ụ

- Báo cáo vật tư chậm luân chuyển: Nhận diện các vật tư có tốc độ luân chuyển chậm để

có biện pháp xử lý

- ẻ kho: Thể hiện tình trạng tồn kho của từng loại vật tư hoặc hàng hóa theo thời gian Ththực

Ví dụ:

Dữ ệu đầu vào: li

Một vật tư như "Thép xây dựng"

Báo cáo tồn kho:

Bảng tổng hợp tồn kho cho vật tư "Thép xây dựng"

=> Thông tin đầu ra:

Tổng số ợng tồn kho: 50 tấnlư

Giá trị tồn kho: 10.000.000 VNĐ

Bảng kê nhập/xuấ ật tư:t v

Bảng kê nhập/xuất cho vật tư "Thép xây dựng"

=> Thông tin đầu ra:

Ngày Loại giao dịch Số lượng Giá trị

01/10/2024 Nhập 30 tấn 6.000.000 VNĐ 10/10/2024 Xuất 20 tấn 4.000.000 VNĐ 15/10/2024 Nhập 10 tấn 2.000.000 VNĐ Báo cáo nhu cầu vật tư:

Dự báo nhu cầu vật tư "Thép xây dựng" cho tháng tiếp theo

=> Thông tin đầu ra:

21

Dự báo nhu cầu: 40 tấn

Đề xuấ nhập: 30 tấn để đảt m bảo cung ứng

2.4 Các chức năng quản lý thông tin tồn kho – dữ ữ tên phần mềm Bravo tr

- Sau khi đăng nhập thành công màn hình giao diện của BRAVO được mở ra, bao gồm 2 phần chính: Hệ ống menu, thanh công cụ và Panel phân hệ.th

Hình 3: Giao diện khi đăng nhập phần mềm Bravo

– Chứng từ: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến các chức năng cập nhật dữ liệu đầu

vào của chương trình như: “Phiếu thu tiền mặt”, “Phiếu chi tiền mặt”, “Phiếu nhập mua”,

“Hóa đơn bán hàng”, “Phiếu xuất kho”, …

– Tổng hợp: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến các chức năng đầu kỳ hoặc cuối kỳ

của chương trình như “Tính giá thành sản phẩm”, “Tính giá vốn hàng xuất ” , “Số dư đầu

kì tài khoản”, “Tồn kho đầu kỳ”,…

– Báo cáo: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến tấ ả t c các báo cáo trong chương trình – Tùy chọn: Chứa các l a chự ọn thay đổi một số giao diện của chương trình

23

Danh mục nhà cung c p, khách hàng:ấ Lưu trữ thông tin liên hệ và lịch sử giao dịch

Danh mục kho: Quản lý kho theo địa điểm, lo i hình và vạ ị trí lưu trữ

Danh mục nhóm hàng: Phân loại sản phẩm theo nhóm (tiêu dùng, công nghiệp)

Danh mục đơn vị tính: Quản lý nhiều đơn vị đo lường khác nhau

Danh m c nhà v n chuy n, mã ch ng tụ ậ ể ứ ừ: Theo dõi v n chuy n và qu n lý các loậ ể ả ại chứng t xuừ ất nhập kho

Thực hi n ch ệ ức năng tạo danh mục:

Bước 1: Truy cập Module Kho hoặc Module Quản lý danh mục

Bước 2: Chọn loại danh mục cần t o (hàng hóa, kho, khách hàng ) ạ

Bước 3: Nhấn T o mới, nh p thông tin chi tiạ ậ ết (mã, tên, đặc tính )

Bước 4: Lưu lại và hoàn tất Thông tin s ẽđược lưu trữ để quản lý và báo cáo.

Hình 6: Danh mục công cụ dụng cụ trên phần mềm BRAVO

( Nguồn Bravo,2022 )

2.4.2 Chứ năng nhậ –c p xu t ấ hàng

Nhập – xuất hàng đượ coi là m t c ộ trong nh ng ữ chức năng quan trọng trong quy trình qu n ả

lý kho và được xem là bước quan ọtr ng nhất h ợ việc quản kho hi u qu và qu n ỗtr lý ệ ả ả lý

t n kho ồ chính xác V i ph n m m qu n kho c a ớ ầ ề ả lý ủ BRAVO, doanh nghi p ệ có thể tích ki m ệ