Tiểu luận môn quản lý thông tin trong chuỗi cung ứng Đề tài tìm hiểu hệ thống quản lý thông tin vận tải

Hệ thống quản lý vận tải cũng hợp lý hóa quy trình vận chuyển và giúp cácdoanh nghiệp dễ dàng quản lý cũng như là tối ưu hóa hoạt động vận tải và tàinguyên của mình bao gồm thông tin về

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



TIỂU LUẬNMÔN: QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG CHUỖI CUNG ỨNG

Đề tài: TÌM HIỂU HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN

VẬN TẢIGiảng viên hướng dẫn : Nguyễn Trọng Minh Thái

Nhóm thực hiện : 4

Lớp : DHQTLOG17B

TP.HCM, ngày 03 tháng 10 năm 2023

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế, không có sự thành công nào mà không gắn liền với những nỗlực, hỗ trợ và sự giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác.Trong suốt thời gian tìm hiểu và thực hiện bài tiểu luận, chúng em đã nhận được sựquan tâm, giúp đỡ từ giảng viên hướng dẫn

Nhóm chúng em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn họcphần môn Quản lý thông tin trong chuỗi cung ứng - Thầy Nguyễn Trọng Minh Thái,thầy đã giúp chúng em rất tận tình để có thể hoàn thành bài tiểu luận này Bằng trithức, tâm huyết và sự tận tụy của mình, cô đã truyền đạt cho nhóm cũng như toànthể lớp những kiến thức vô cùng quý báu trong tất cả các buổi học Đó là nguồnđộng lực vô cùng to lớn để nhóm chúng em tiến hành tìm hiểu và thực hiện bài tiểuluận Nếu không có sự giúp đỡ, sự tận tụy đó, chúng em khó có thể hoàn thành tốtbài tiểu luận lần này

Bài tiểu luận được nhóm thực hiện với thời gian đảm bảo nhưng vì lượngkiến thức của các thành viên còn hạn chế về nhiều mặt nên không tránh khỏi nhữngsai sót Chúng em mong sẽ nhận được những ý kiến đóng góp quý báu từ thầy đểkiến thức của các bạn trong nhóm chúng em ở lĩnh vực này được hoàn thiện hơn.Cuối cùng, nhóm chúng em một lần nữa xin chân thành cảm ơn thầy Nhóm

em kính chúc thầy sức khỏe và luôn đồng hành cùng chúng em trong học kỳ này

Chính vì vậy, nhóm em chọn phân tích đề tài: “Hệ thống quản lý thông tin vận tải” Đây cũng chính là cơ hội cho nhóm em tìm hiểu rõ ràng và sáng tỏ về

hệ thống quản lý thông tin vận tải

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN VẬN TẢI 1

1.1 Giới thiệu về hệ thống quản lý thông tin vận tải 1

1.2 Vai trò của hệ thống quản lý thông tin vận tải trong chuỗi cung ứng 1

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN VẬN TẢI 3

2.1 Qui trình cơ bản của hệ thống vận tải 3

2.2 Các chức năng chính của hệ thống quản lý thông tin vận tải: 4

2.3 Dữ liệu và thông tin trong hệ thống quản lý thông tin vận tải 4

2.4 Quản lý thông tin vận tải trên phần mềm SMARTLOG 6

2.4.1 Phần mềm quản lý vận tải là gì? 6

2.4.2 Phần mềm quản lý vận tải hoạt động như thế nào? 7

2.4.3 Một số tính năng của phần mềm quản lý vận tải SMARTLOG: 8

2.4.4 Hướng dẫn sử dụng SMARTLOG: 9

2.4.5 Lợi ích của Smartlog: 16

CHƯƠNG 3 TRIỂN KHAI VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN VẬN TẢI 18

3.1 Một số thách thức khi triển khai và vận hành hệ thống thông tin vận tải 18

3.2 Yêu cầu của doanh nghiệp khi triển khai và vận hành hệ thống quản lý thông tin vận tải 19

3.5.1 Yêu cầu về phần cứng 19

3.5.2 Yêu cầu về phần mềm 20

3.5.3 Yêu cầu về dữ liệu 21

3.5.4 Yêu cầu về hệ thống mạng và truyền thông 22

3.5.5 Yêu cầu về nguồn nhân lực 23

KẾT LUẬN 26

TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 DANH SÁCH THÀNH VIÊN 29 Bảng đánh giá công việc từng thành viên 30

CHƯƠNG 1 HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN VẬN TẢI

1.1 Giới thiệu về hệ thống quản lý thông tin vận tải

Hệ thống quản lý thông tin vận tải là một hệ thống phần mềm được sử dụng

để quản lý các hoạt động vận tải trong chuỗi cung ứng Hệ thống quản lý thông tinvận tải sử dụng công nghệ để giúp các doanh nghiệp lập kế hoạch, thực hiện và tối

ưu hóa việc di chuyển hàng hóa từ điểm đi đến điểm đến Đồng thời nó cũng đảmbảo việc vận chuyển hàng hóa được thực hiện đúng với hợp đồng đã ký kết Tương tự, Transportation Management System - TMS cung cấp những thôngtin về hoạt động vận tải hàng ngày, đồng thời góp phần đảm bảo hàng hóa được vậnchuyển và giao nhận đúng theo thời gian quy định

Hệ thống quản lý vận tải cũng hợp lý hóa quy trình vận chuyển và giúp cácdoanh nghiệp dễ dàng quản lý cũng như là tối ưu hóa hoạt động vận tải và tàinguyên của mình bao gồm thông tin về lộ trình, phương tiện vận chuyển, hàng hóa,lịch trình và chi phí, cho dù đó là vận tải đường bộ, đường hàng không hay đườngbiển

1.2 Vai trò của hệ thống quản lý thông tin vận tải trong chuỗi cung ứng

 Quản lý đơn hàng: quá trình theo dõi và quản lý các đơn hàng vận tải từ khi lập

kế hoạch đến khi giao hàng Hệ thống quản lý thông tin vận tải có thể giúp doanhnghiệp xử lý các công đoạn để hoàn tất đơn hàng bao gồm những công việc như:lấy hàng, đóng gói, vận chuyển và xử lý sau bán hàng, cung cấp thông tin theothời gian thực và tích hợp với các hệ thống khác trong chuỗi cung ứng

 Quản lý kho hàng: quá trình quản lý thông tin về kho hàng, bao gồm vị trí, hàng

tồn kho, tình trạng đơn hàng,… Hệ thống quản lý thông tin vận tải có thể giúpdoanh nghiệp quản lý kho hàng, quản lý quá trình lưu trữ, vận chuyển và phânphối sản phẩm

 Giúp giảm chi phí vận chuyển hàng hóa và thời gian: giúp tối ưu hóa quy trình

vận chuyển bằng cách xác định tuyến đường và lộ trình hiệu quả Điều này giúp

giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển, cải thiện khả năng đáp ứng nhanhchóng và tăng cường hiệu suất vận chuyển.

 Cải thiện quản lý và theo dõi vận chuyển: cung cấp các công cụ quản lý và theo

dõi tiến trình vận chuyển, bao gồm việc theo dõi vị trí, quản lý hàng hóa, và lênlịch giao nhận Điều này giúp tổ chức nắm bắt được tình hình vận chuyển, giảmthiểu rủi ro và tăng cường khả năng phản ứng đối với sự cố và biến động

 Tăng tính linh hoạt: cho phép doanh nghiệp tìm kiếm và chọn lựa các nhà vận

chuyển phù hợp với nhu cầu của mình Nó giúp tạo ra sự linh hoạt trong việcthay đổi nhà vận chuyển, tuyến đường và phương tiện để đáp ứng nhanh chóngcác yêu cầu thay đổi

 Tích hợp hệ thống: hệ thống quản lý thông tin vận tải tích hợp thông tin vận tải

từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm thông tin về lộ trình, phương tiện vậnchuyển, hàng hóa, lịch trình và chi phí, nhằm tạo ra kế hoạch vận tải hiệu quả vàtối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN VẬN TẢI 2.1 Qui trình cơ bản của hệ thống vận tải

Qui trình vận tải cơ bản của hệ thống quản lý thông tin vận tải bao gồm các bước:

1 Thu thập thông tin: hệ thống thu thập và xác nhận thông tin về hàng hóa bao

gồm thông tin liên lạc cần thiết, loại hàng hóa, phương thức vận chuyển, khốilượng hàng hóa và khoảng cách vận chuyển cũng như các yêu cầu đặc biệt theotính chất của hàng hóa

2 Lập kế hoạch vận tải: hệ thống tiến hành lập kế hoạch vận tải bao gồm việc lực

chọn các phương thức, tuyến đường vận chuyển cũng như là lịch trình vậnchuyển tối ưu nhất, đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng và chi phí vận tảithấp nhất

3 Theo dõi và quan sát trong quá trình vận tải: hệ thống cung cấp khả năng theo

dõi vận chuyển trong thời gian thực về thời gian dự kiến giao hàng, các điểmdừng, cho phép quản lý và các bên liên quan theo dõi vị trí, tiến độ, các sự cố củacác phương tiện vận chuyển cũng như là tình trạng của hàng hóa

4 Quản lý tồn kho thông qua phần mềm tích hợp: bằng cách kết hợp với hệ thống

quản lý tồn kho (WMS) và hệ thống quản lý thông tin trong vận tải, tạo ra mốiliên kết chặt chẽ, cho phép theo dõi vòng đời của đơn đặt hàng, giao hàng trongthời gian thực và tạo điều kiện quản lý hàng tồn kho với việc theo dõi hàng hóa,biết được chính xác hàng hóa đang được vận chuyển hay đang ở trong kho Nógiúp tăng cường khả năng quản lý và hiệu suất hoạt động đối với sản phẩm từkho, qua quá trình luận chuyển và đến tay khách hàng

5 Phân tích và báo cáo thông quan việc theo dõi và giám sát: hệ thống sẽ phân tích

hiệu quả làm việc của các phương tiện về tiến độ, tình trạng cũng như các sự số.Việc cung cấp các thông tin cần thiết này để lập báo cáo về hiệu suất vận tải giúpgiảm những hạn chế cũng như giải quyết được các vấn đề phát sinh trong quá trìnhvận chuyển, giảm thiểu được tối đa chi phí, thời gian vận chuyển và công sức củacác bên bỏ ra

6 Xác nhận giao hàng: hệ thống sẽ xác nhận thông tin người nhận, kiểm tra và ghi

nhận lại tình trạng của hàng hóa và xác nhận hàng đã đến đúng như kế hoạch Việcnày góp phần quan trọng trong cải thiện hệ thống thống vận tải, nâng cao hiệu suấthoạt động

7 Tối ưu hóa quy trình: thông qua các báo cáo, hệ thống xác định được những vấn

đề cần khắc phục, nâng cấp và cải thiện giúp tối ưu hóa chi phí và thời gian vậnchuyển một cách tốt nhất Đảm bảo nâng cao hiệu suất làm việc, đơn giản hóa quytrình và tăng khả năng linh hoạt trong dịch vụ

2.2 Các chức năng chính của hệ thống quản lý thông tin vận tải:

 Lập kế hoạch và lên lịch vận chuyển: hệ thống hỗ trợ xác định rõ các tuyến

đường và lập kế hoạch vận chuyển dựa trên yêu cầu giao hàng, thời gian giao,công suất của xe và lượng hàng tồn kho để giảm thiểu chi phí và thời gian dichuyển

 Quản lý phương tiện vận chuyển: quản lý thông tin về phương tiện vận chuyển,

bao gồm thông tin về vị trí, tình trạng, tải trọng và khả năng vận chuyển đảm bảothông tin được cung cấp chính xác về thời gian giao hàng và giải quyết các vấn

đề nhanh chóng

 Theo dõi và phân tích trong quá trình vận chuyển: hệ thống cung cấp các công

cụ để theo dõi và phân tích hoạt động vận chuyển, bao gồm tài sản vận tải nhưthông về việc vận chuyển hàng hóa, về lô hàng, số lượng và tình trạng về thờigian giao hàng, chi phí vận chuyển, hiệu suất nhà vận chuyển từ khách hàng, từ

đó đảm bảo tính chính xác và đúng thời gian của việc giao nhận hàng hóa

 Quản lý chi phí vận chuyển: giúp tính toán và quản lý chi phí vận chuyển, bao

gồm chi phí nhiên liệu, chi phí bảo trì và chi phí vận hành Nó hỗ trợ việc tối ưuhóa chi phí và đưa ra quyết định thông minh về vận chuyển

 Tương tác khách hàng: doanh nghiệp tương tác trực tiếp với khách hàng thông

qua các yêu cầu của họ về việc vận chuyển như việc theo dõi đơn hàng, thông

báo thay đổi lịch trình hoặc trạng thái của đơn hàng, và xử lý khiếu nại từ kháchhàng.

2.3 Dữ liệu và thông tin trong hệ thống quản lý thông tin vận tải

Dữ liệu và thông tin trong hệ thống quản lý thông tin vận tải: Hệ thống quản lý

thông tin vận tải chứa dữ liệu và thông tin liên quan đến quá trình vận chuyển hànghóa hoặc người từ điểm A đến điểm B Dữ liệu và thông tin này bao gồm thông tin

về hàng hóa, đơn hàng, vị trí và tình trạng của phương tiện vận chuyển, thông tin vềtài xế và nhân viên liên quan, lịch trình vận chuyển, hóa đơn và thanh toán, và cácthông tin khác liên quan đến quá trình vận tải Hệ thống quản lý thông tin vận tảigiúp quản lý và theo dõi quá trình vận chuyển một cách hiệu quả và đáng tin cậy

 Dữ liệu trong hệ thống quản lý thông tin vận tải:

Dữ liệu đầu vào trong hệ thống quản lý thông tin vận tải: Dữ liệu đầu vào trong

hệ thống quản lý thông tin vận tải bao gồm các thông tin và dữ liệu liên quan đếnquá trình vận chuyển hàng hóa hoặc người Đây có thể là thông tin về đơn hàng,hàng hóa, khách hàng, vị trí và tình trạng của phương tiện vận chuyển, thông tin vềtài xế và nhân viên liên quan, lịch trình vận chuyển, hóa đơn và thanh toán, và cácthông tin khác liên quan đến quá trình vận tải Dữ liệu đầu vào này được nhập vào

hệ thống để quản lý và theo dõi quá trình vận chuyển một cách chính xác và hiệuquả

Hệ thống quản lý thông tin vận tải có thể bao gồm các dữ liệu sau:

 Thông tin về đơn hàng: Bao gồm thông tin về khách hàng, địa chỉ gửi và nhận

hàng, mô tả hàng hóa, trọng lượng, kích thước, giá trị và các yêu cầu đặc biệtkhác

 Thông tin về vận chuyển: Bao gồm thông tin về phương tiện vận chuyển (xe,

tàu, máy bay), tài xế, tuyến đường, thời gian và phương thức vận chuyển

 Thông tin về kho hàng: Bao gồm thông tin về kho hàng, bao gồm vị trí, số

lượng hàng hóa, trạng thái và quy trình quản lý kho

 Thông tin về tài chính: Bao gồm thông tin về hóa đơn, thanh toán, chi phí vận

chuyển, bảng giá và các giao dịch tài chính liên quan

 Thông tin về khách hàng: Bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, yêu

cầu đặc biệt và phản hồi từ khách hàng

 Thông tin về quản lý và điều phối: Bao gồm thông tin về lịch trình, lịch làm

việc, nhân viên, tài liệu và các công cụ quản lý khác

 Thông tin trong hệ thống quản lý thông tin vận tải:

Thông tin đầu ra trong hệ thống quản lý thông tin vận tải có thể bao gồm:

 Thông tin về lịch trình vận chuyển: Bao gồm thời gian khởi hành, thời gian

dự kiến đến nơi đích, các điểm dừng chân trên đường đi và thông tin về tìnhtrạng giao hàng

 Thông tin về vị trí phương tiện vận chuyển: Cung cấp thông tin về vị trí hiện

tại của phương tiện vận chuyển, giúp theo dõi và quản lý quá trình vậnchuyển

 Thông tin về hàng hóa và đơn hàng: Bao gồm thông tin về loại hàng hóa, số

lượng, trọng lượng, kích thước và các yêu cầu đặc biệt khác của hàng hóa.Thông tin về đơn hàng bao gồm thông tin về người gửi, người nhận, địa chỉ

và các yêu cầu đặc biệt khác

 Thông tin về tài chính: Bao gồm thông tin về hóa đơn, thanh toán và các giao

dịch tài chính liên quan đến quá trình vận chuyển

 Thông tin về tình trạng vận chuyển: Cung cấp thông tin về tình trạng giao

hàng, bao gồm thông tin về việc giao hàng thành công, việc giao hàng bị trìhoãn hoặc các vấn đề khác liên quan đến quá trình vận chuyển

 Thông tin về kho hàng: Bao gồm thông tin về vị trí kho hàng, số lượng hàng

tồn kho, trạng thái hàng hóa và các thông tin quản lý kho hàng khác

Thông tin đầu ra này giúp quản lý và nhân viên liên quan đến vận chuyển có cáinhìn tổng quan về quá trình vận chuyển, từ đó đưa ra quyết định và thực hiện các

biện pháp cần thiết để đảm bảo hoạt động vận chuyển được diễn ra một cách hiệuquả và đáng tin cậy.

2.4 Quản lý thông tin vận tải trên phần mềm SMARTLOG

2.4.1 Phần mềm quản lý vận tải là gì?

Là phần mềm chuyên dụng cho hoạt động quản lý đội xe, container, điềuphối, báo cáo… hỗ trợ người vận hành dễ dàng, giảm thiểu sai sót Giúp doanhnghiệp cải thiện hiệu quả vận chuyển, giảm chi phí, đạt được khả năng hiển thịchuỗi cung ứng theo thời gian thực và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.Phần mềm vận tải thực hiện hỗ trợ các quy trình các khâu đặt hàng, giám sát,giao nhận, chuyển điều phối container, quản lý các loại xe tải, xe đầu kéo… tối ưuhóa việc quản lý vận chuyển hàng hóa

2.4.2 Phần mềm quản lý vận tải hoạt động như thế nào?

Phần mềm quản lý hệ thống thông tin vận tải là một kho lưu trữ thông tin chitiết về các doanh nghiệp: chủ hàng, nhà phân phối, nhà bán lẻ, chủ xe, doanh nghiệpcung cấp dịch vụ logistics, khách hàng,…Và nó có chức năng kết nối và chia sẻthông tin theo thời gian thực, điều phối viên dùng lập kế hoạch, thực hiện và theodõi các đơn hàng Smartlog hoạt động dựa trên các bước sau:

 Tạo đơn hàng vận chuyển: Doanh nghiệp tạo đơn hàng vận chuyển trên hệ

thống Smartlog, bao gồm các thông tin về hàng hóa, địa điểm nhận hàng, địađiểm giao hàng,

 Lập kế hoạch vận chuyển: Smartlog sử dụng thuật toán thông minh để lập kế

hoạch vận chuyển tối ưu, dựa trên các thông tin về đơn hàng, đội xe, lịchtrình,

 Giao hàng: Tài xế sử dụng ứng dụng Mobile App của Smartlog để nhận đơn

hàng và thực hiện giao hàng

 Theo dõi vận chuyển: Doanh nghiệp có thể theo dõi vận chuyển theo thời

gian thực trên hệ thống Smartlog

 Quản lý chi phí: Smartlog tự động tính toán và tổng hợp chi phí vận tải, giúp

doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát chi phí

 Quản lý tài xế: Smartlog tự động chấm công và tính lương cho tài xế, giúp

doanh nghiệp dễ dàng quản lý tài xế

Thông thường, các đơn đặt hàng tự động đến từ ERP hoặc hệ thống quản lýđơn hàng được tích hợp với hệ thống quản lý thông tin vận tải Ngoài ra, nó sẽ đượctích hợp với hệ thống quản lý kho hàng (WMS) để cho phép việc đối phối hợp tốthơn giữa kho và chủ hàng: sắp xếp hàng hóa, lên lịch lao động, quản lý kho bãi, lập

kế hoạch vận chuyển và đóng gói

2.4.3 Một số tính năng của phần mềm quản lý vận tải SMARTLOG:

 Tự động hoá vận tải: Hệ thống tự động lập kế hoạch vận tải đề xuất sao cho

có lợi và hợp lý nhất

 Tối ưu hoá vận tải: Tối ưu tất cả hoạt động vận tải: tối ưu tuyến đường, tải

xe, các điểm nhận hàng và giao hàng

 Giám sát theo thời gian thực: Liên tục cập nhật trạng thái xe và trạng thái đơn

hàng Tự động gửi cảnh báo khi có trường hợp vi phạm xảy ra: sai lộ trình,dừng tại điểm lạ

 Xác thực giao hàng: POD có thể được chụp ảnh và gửi thông qua mobile app.

Phần mềm quản lý vận tải Smartlog có chức năng tự động xác thực giao hàngthông qua định vị GPS và Mobile App tài xế

 Báo cáo tự động: Hệ thống tự động tạo hóa đơn và P/L với nhiều phương

thức khác nhau Cập nhật KPI đội xe, tài xế,…theo thời gian thực để theo dõihiệu suất giao hàng

 Thanh toán: Tự động tạo, xuất, đối chiếu Billing.

Giao diện phần mềm SMARTLOG

2.4.4 Hướng dẫn sử dụng SMARTLOG:

 Tài xế: Mobile app

B1:

B2:

B4: