Quản lý thông tin tồn kho – dự trữ trong chuỗi cung ứng trên phần mềm bravo 0

Nhận thấy sự cầnthiết phải đổi mới và tối ưu hóa quản lý tồn kho, việc áp dụng các hệ thống quản lý khohiện đại là bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp khắc phục những vấn đề nêu trên..

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

MÔN: QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG CHUỖI CUNG ỨNG

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2024

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 7

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THÔNG TIN TỒN KHO – DỰ TRỮ TRONG CHUỖI CUNG ỨNG 8

1.1 Giới thiệu hệ thống thông tin tồn kho – dự trữ trong chuỗi cung ứng 8

1.2 Các chức năng chính của hệ thống thông tin tồn kho – dự trữ trong chuỗi cung ứng 9

1.2.1 Theo dõi tồn kho 9

1.2.2 Quản lý nhập và xuất kho 9

1.2.3 Dự báo nhu cầu 9

1.2.4 Quản lý đơn hàng 9

1.2.5 Tối ưu hóa tồn kho 9

1.2.6 Quản lý nhà cung cấp 9

1.2.7 Báo cáo và phân tích 10

1.2.8 Quản lý hàng hóa 10

1.3 Lợi ích của hệ thống thông tin trong quản lý thông tin tồn kho – dự trữ trong chuỗi cung ứng 10

2

1.3.1 Hệ thống thông tin quản lý tồn kho – dự trữ giúp doanh nghiệp

hoàn thiện cơ sở ha tầng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 10

1.3.2 Hệ thống thông tin quản lý kho hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ trong kho 11

1.3.3 Hệ thống thông tin quản lý kho hỗ trợ hoạt động quản lý trong kho 12

1.4 Thách thức khi triển khai hệ thống thông tin trong quản lý thông tin tồn kho – dự tữ trong chuỗi cung ứng 12

1.4.1 Yếu tố con người 12

1.4.2 Chi phí đầu tư và triển khai thiết lập hệ thống 13

1.4.3 Lượng người truy cập vào hệ thống bị giới hạn 13

1.4.4 Phần mềm quản lý kho thiếu tính bảo mật, độ an toàn không cao 14

1.4.5 Một số phần mềm quản trị kho miễn phí không phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn 14

PHẦN 2 QUẢN LÝ THÔNG TIN TỒN KHO – DỰ TRỮ TRÊN PHẦN MỀM BRAVO 15

2.1 Giới thiệu phần mềm 15

2.1.1.Giới thiệu về Bravo 15

3

2.1.2 Tổng quan về phần mềm quản lý kho Bravo 16

2.2 Qui trình quản lý tồn kho – dự trữ trên phần mềm Bravo 16

2.3 Dữ liệu và thông tin của hệ thống quản lý thông tin tồn kho – dự trữ trên phần mềm Bravo 18

2.4 Các chức năng quản lý thông tin tồn kho – dữ trữ tên phần mềm Bravo 19

2.5 Đánh giá hệ thống quản lý thông tin tồn kho – dự trữ trên phần mềm BRAVO 32

2.5.1 Ưu điểm 32

2.5.1.1 Về chức năng 32

2.5.1.2 Về dữ liệu 34

2.5.2 Nhược điểm 35

PHẦN 3 ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN TỒN KHO – DỰ TRỮ TRÊN PHẦN MỀM BRAVO 37

3.1 Giải pháp về phần mềm 37

3.2 Giải pháp về dữ liệu 37

3.3 Giải pháp về qui trình 38

3.4 Giải pháp về truyền thông 38

4

3.5 Giải pháp về phần cứng 38

3.6 Giải pháp về con người 39

KẾT LUẬN 40

TÀI LIỆU THAM KHẢO 41

5

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1: Tổng quan về phần mềm Bravo 16

Hình 3: Giao diện khi đăng nhập phần mềm Bravo 19

Hình 4: Giao diện chính phần mềm Bravo 20

Hình 5: Nhập thông tin nhập hàng/xuất hàng trên phần mềm 21

Hình 6: Quản lý hàng tồn kho 22

Hình 7: Giao diện bộ phận kho 22

Hình 8: Thêm phiếu nhập kho 23

Hình 9: Phiếu nhập kho sau khi kết xuất 24

Hình 10: Vị trí phân bổ hàng trong kho 25

Hình 11: Thông tin hàng hóa theo nhiều tiêu thức 25

Hình 12: Quản lý tồn kho, yêu cầu kiểm kê 26

Hình 13: Quản lý xuất/nhập/tồn kho của vật tư-hàng hóa 27

Hình 14: Quản lý hạn mức vật tư, hàng hóa tồn trong kho 28

Hình 15: Thống kê báo cáo trực quan hóa dữ liệu 29

Hình 16: Tự động hóa việc thu thập dữ liệu về chi phí 29

Hình 17: Tính giá vốn tự động theo nhiều phương pháp 30

Hình 18: Kiểm kê vật tư hàng hóa 31

6

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh toàn cầu đang chứng kiến sự bùng nổ của kỷ nguyên công nghệ số, sựphát triển của hạ tầng công nghệ và chuyển đổi số đang trở thành những yếu tố then chốtquyết định thành công của các tổ chức, doanh nghiệp và thậm chí là toàn bộ nền kinh tếquốc gia Công nghệ thông tin hiện đang đóng vai trò không thể thiếu trong việc thúc đẩyhiệu quả và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường Đặc biệt, trong quản lý sản xuất

và kinh doanh, công nghệ thông tin đã mang đến những bước tiến đáng kể, đặc biệt tronglĩnh vực quản lý tồn kho.Trước đây, các doanh nghiệp chủ yếu phụ thuộc vào các phươngpháp quản lý tồn kho thủ công Việc quản lý hàng hóa nhập xuất, phân phối và tổng hợpthông tin thường dựa vào sổ sách và giấy tờ, với sự hỗ trợ của máy tính để xử lý dữ liệu.Tuy nhiên, phương pháp này không tránh khỏi những hạn chế như sai sót trong việc tínhtoán giá trị hàng hóa, nhầm lẫn trong kiểm kê, và sự chậm trễ trong việc tra cứu và tổnghợp dữ liệu Những khó khăn này đã ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình ra quyết địnhcủa ban lãnh đạo, làm giảm hiệu quả hoạt động và năng suất lao động Nhận thấy sự cầnthiết phải đổi mới và tối ưu hóa quản lý tồn kho, việc áp dụng các hệ thống quản lý khohiện đại là bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp khắc phục những vấn đề nêu trên Hệthống quản lý kho không chỉ giúp giảm thời gian và chi phí mà còn nâng cao năng suấtlao động, đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra thông suốt và tăng cường khả năng cạnhtranh Do đó, nhóm đã chọn đề tài nghiên cứu " QUẢN LÝ THÔNG TIN TỒN KHO –

DỰ TRỮ TRONG CHUỖI CUNG ỨNG TRÊN PHẦN MỀM BRAVO ” Phân tích

những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại doanh nghiệp nhằm hiểu rõhơn về cách mà hệ thống quản lý kho có thể mang lại những lợi ích tối ưu cho doanhnghiệp trong thời đại số hóa hiện nay

7

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THÔNG TIN TỒN KHO –

DỰ TRỮ TRONG CHUỖI CUNG ỨNG

1.1 Giới thiệu hệ thống thông tin tồn kho – dự trữ trong chuỗi cung ứng

Hệ thống thông tin về tồn kho dự trữ, hay còn gọi là hệ thống quản lý tồn kho, là công

cụ quan trọng trong việc theo dõi và kiểm soát lượng hàng hóa và nguyên liệu trong khocủa một tổ chức Hệ thống này được thiết kế để tối ưu hóa quy trình lưu trữ và phân phốihàng hóa, giúp giảm thiểu lãng phí và đảm bảo nguồn lực luôn sẵn có khi cần thiết

Hệ thống thông tin về tồn kho dự trữ bao gồm các thành phần chính như sau:

Phần cứng

Các thiết bị vật lý như máy quét mã vạch, máy tính, máy chủ và thiết bị lưu trữ Nhữngthiết bị này đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập dữ liệu và xử lý thông tin liênquan đến tồn kho

8

1.2 Các chức năng chính của hệ thống thông tin tồn kho – dự trữ trong chuỗi cung ứng

Hệ thống thông tin quản lý tồn kho dự trữ có vai trò quan trọng trong việc duy trì và tối

ưu hóa hoạt động kho bãi của doanh nghiệp Các chức năng chính của hệ thống này bao gồm:

1.2.1 Theo dõi tồn kho

Hệ thống ghi nhận và cập nhật số lượng hàng hóa hiện có trong kho một cách liên tục Mỗi khi có sự thay đổi như nhập kho, xuất kho hay tiêu hủy, số liệu tồn kho sẽ được điều chỉnh để phản ánh chính xác tình trạng hàng hóa

1.2.2 Quản lý nhập và xuất kho

Hệ thống xử lý các giao dịch liên quan đến việc nhập và xuất hàng hóa Điều này bao gồm việc ghi nhận, kiểm tra và xác nhận các lô hàng, đảm bảo rằng hàng hóa được nhập

và xuất đúng quy trình

1.2.3 Dự báo nhu cầu

Hệ thống phân tích dữ liệu lịch sử và xu hướng tiêu thụ để dự đoán nhu cầu hàng hóa trong tương lai Điều này giúp lập kế hoạch tồn kho một cách chính xác và hiệu quả, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng

1.2.4 Quản lý đơn hàng

Theo dõi tình trạng của các đơn hàng từ khi đặt hàng cho đến khi giao hàng và nhận hàng Hệ thống giúp quản lý quy trình này một cách hiệu quả, đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và đúng số lượng yêu cầu

1.2.5 Tối ưu hóa tồn kho

Cung cấp các công cụ và phương pháp để tối ưu hóa lượng hàng tồn kho, nhằm giảm thiểu tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt Điều này giúp giảm chi phí lưu kho và cảithiện hiệu quả hoạt động

1.2.6 Quản lý nhà cung cấp

Theo dõi và đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp, bao gồm việc quản lý thông tin

về chất lượng hàng hóa và điều kiện giao hàng Điều này giúp duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và đảm bảo chất lượng hàng hóa

9

1.2.7 Báo cáo và phân tích

Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình tồn kho, doanh số bán hàng và các chỉ số hiệusuất khác Các báo cáo này hỗ trợ quản lý trong việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu vàphân tích hiệu quả hoạt động

1.2.8 Quản lý hàng hóa

Hệ thống phân loại, đánh giá và kiểm soát hàng hóa trong kho, bao gồm việc theo dõi ngày hết hạn, số lô và trạng thái của hàng hóa Điều này giúp bảo đảm hàng hóa được bảoquản tốt và không bị mất mát hay hư hỏng

Những chức năng này cùng hoạt động để giúp doanh nghiệp duy trì sự hiệu quả trong quản lý tồn kho, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời tối ưu hóa chi phí và nguồn lực

1.3 Lợi ích của hệ thống thông tin trong quản lý thông tin tồn kho – dự trữ trong chuỗi cung ứng

1.3.1 Hệ thống thông tin quản lý tồn kho – dự trữ giúp doanh nghiệp hoàn thiện cơ sở ha tầng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

Hệ thống cấu hạ tằng, đặc biệt là hạ tầng công nghệ thông tin, viễn thông có vai tròquan trọng, là nền tảng căn bàn để đảm bảo sự phát triển bền vững của một doanh nghiệp

Hạ tầng viễn thông, công nghệ thông tin, dữ liệu….hiện đại, chất lượng, đồng bộ và antoàn cùng với hạ tầng điện, năng lượng ổn định, chất lượng cao là cơ sở để triển khai cáccông nghệ và dịch vụ, từ đó tiến hành cải thiện hoạt động kinh doanh, thúc đẩy sự pháttriển kinh tế của doanh nghiệp Và để hoàn thiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin trongdoanh nghiệp, cần có đủ các yếu tố

Đào tạo nhà sử dụng Để có thể triển khai áp dụng hệ thống thì doanh nghiệp cũng nhu

bộ phận phải có sự đầu tu, đào tạo về nguồn nhân lực có chuyên môn, đủ khả năng vậnhành, sử dụng, quản lý và khai thác hệ thống

Nâng cấp mới hệ thống mạng và phần cứng, xây dựng phần mềm quản lý kho và cơ sở

dữ liệu Doanh nghiệp cần nâng cấp, thêm mới, tối ưu hóa hệ thống mạng và các phầncứng - là nền tảng, cơ sở của việc phát triển hệ thống, từ đó giúp cho hệ thống hoạt động

dễ dàng, nhanh chóng, mang đến hiệu quả cao nhất Bộ phận có thể lựa chọn xây dựng cơ

sở dữ liệu và phần mềm quản lý kho bằng nguồn lực tự có, mua mới từ các nhà cung cấpbên ngoài hoặc thuê bao

10

Chuẩn hóa quy trình thủ tục liên quan tới quản lý kho trong doanh nghiệp Việc này sẽquyết định đến toàn bộ hoạt động nghiệp vụ của bộ phận, giúp các hoạt động phát huyđược tối đa hiệu quả khi quy trình được xây dựng phù hợp với sự góp mặt hệ thống Nhưvậy, nhờ việc sử dụng hệ thống thông tin quản lý kho, bộ phận cũng như đã có thể gópphần hoàn thiện hơn cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của cả doanh nghiệp.

1.3.2 Hệ thống thông tin quản lý kho hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ trong kho

Tăng năng suất lao động:

Khi quản lý kho, hệ thống sẽ hỗ trợ những hoạt động nghiệp vụ như: nhập dữ liệu,

chỉnh sửa, xóa thông tin hàng hóa, tính toán cơ bản… Trong một doanh nghiệp có nhiềuhoạt động nghiệp vụ đơn giản cũng có nhiều hoạt động chuyên môn phức tạp Khi áp dụngmột phần mềm hệ thống sẽ giúp cho các nghiệp vụ chuyên môn trở nên dễ dàng hơn từ đónăng suất lao động cũng sẽ cao hơn, như việc sử dụng các phần mềm tích hợp, có sẵnnhững công thức tính toán Điều này giúp cho bộ phận kho và doanh nghiệp tạo ra đượcnhiều lợi nhuận hơn, phần lương của các lao độngtrong kho cũng cao hơn và môi trườngviệc làm tốt hơn

Tăng độ chính xác: Trước kia, nhân viên phụ trách đa phần làm việc một cách thủ

công không thể tránh khỏi những sai sót không đáng có (đặc biệt là trong quá trình tínhtoán giá trị của hàng hóa) Phần mềm hệ thống thông tin hỗ trợ sẽ hỗ trợ xử lý những hoạtđộng phức tạp mang tính chính xác cao bằng cách sử dụng những công thức có sẵn, độ sai

số theo yêu cầu của từng chức năng

Tăng khả năng làm việc nhóm & giảm nhân sự: Không chỉ giúp hệ thống quản lý

kho được chặt chẽ hơn mà còn giảm thời gian làm việc chưa hiệu quả, cắt giảm nhân sựkhông cần thiết chuyển sang những hoạt động nghiệp vụ cần sáng tạo và cần nhiều laođộng hơn Như vậy, khi dồn nhân sự vào những nghiệp vụ chuyên môn trọng yếu tiến độcông việc sẽ nhanh hơn nhân viên phát huy được năng lực của mình khi hoạt động theonhóm

Giảm thời gian & giảm chi phí: Với việc sử dụng hệ thống thông tin, doanh nghiệp

có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong khi đưa ra quyết định thông minh hơn Khi sửdụng một hệ thống thông tin quản lý kho sẽ không cần tới nhiều nhân sự để làm thủ công

và thực hiện từng khâu trong quy trình quản lý của doanh nghiệp mà chỉ cần từ một tớivài người vận hành phần mềm quản lý từ đó giảm bớt nhân sự và có thể chuyển bớt nhân

sự sang những công việc khác Đồng thời cũng giảm thời gian, nâng cao hiệu suất công

11

việc thông qua vận hành thao tác trên hệ thống, nếu trước đây mỗi ngày đều phải ghi chép

và tổng hợp một cách thủ công thì bây giờ hệ thống chỉ cần được nhập thông tin còn lại sẽ

tự động thống kê giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian hơn trong việc quản lý

1.3.3 Hệ thống thông tin quản lý kho hỗ trợ hoạt động quản lý trong kho

Quản lý xuất – nhập hàng hóa: Hệ thống thông tin quản lý kho có vai trò vô cùng

quan trọng đối với việc quản lí kho hàng, nó ra đời để hỗ trợ các hoạt động quản lí khobãi trong doanh nghiệp giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình và hoạt động của khohàng Hệ thống thông tin quản lý kho có vai trò thu thập các dữ liệu và thông tin, lưu trữkhối lượng lớn các thông tin quan trọng và cần thiết như thông tin về sản phẩm, dịch vụ,thông tin về số lượng hàng nhập – xuất, tồn kho, chi phí vận chuyển hay chi phí phát sinh,

… cho đến các thông tin liên quan đến nội bộ quản lí kho trong công ty

Kiểm kê kho: Thường thì sau mỗi kỳ các doanh nghiệp đều thực hiện kiểm kê gần như

các hàng hóa mang trong kho, căn cứ vào số lượng thực tế thu được và số lượng bây giờtrong hệ thống, từ chậm tiến độ xác định căn nguyên méo mó và tự động update sốlượng điều chỉnh vào hàng hóa tồn kho tương ứng Nhân viên kho có thể theo dõi được sốlượng tồn kho của những mẫu hàng hóa, những hàng ngũ hàng hóa, hệ thống hỗ trợ ngườidùng in danh sách hàng hóa và xuất ra những định dạng khác, thay vì phải thao tác thủcông như ngày xưa

Tạo báo cáo: Hệ thống thông tin quản lý kho như một cầu nối, giúp liên kết giữa các

bộ phận làm việc trong kho bãi một cách hệ thống và có tổ chức với nhau Nó còn có thểthu thập, cung cấp thông tin cho nhiều đơn vị cần thiết với nhiều mục đích khác nhau màdoanh nghiệp có thể đề ra Tổng hợp dựa trên các thông tin đã thu thập và lưu trữ, trongquá trình quản lí hệ thống thông tin quản lý kho sẽ tự động tạo ra các báo cáo, thống kê,bảng so sánh, tổng hợp, phân loại, sắp xếp các thông tin hàng hóa đối với từng quytrình, tiến trình hoạt động kho bãi trong phần mềm, giúp các nhà quản lí nắm bắt đượchiệu xuất tổng thể của kho Và thông qua báo cáo kho, chủ doanh nghiệp có thể đánh giá

để đưa ra kế hoạch hay chiến lược hiệu quả giúp kho ngày càng phát triển

1.4 Thách thức khi triển khai hệ thống thông tin trong quản lý thông tin tồn kho – dự tữ trong chuỗi cung ứng

1.4.1 Yếu tố con người

Việc thay đổi cách làm việc của một hệ thống cũng sẽ dẫn đến sự thay đổi về nhân

12

sự trong doanh nghiệp, nhân viên cần thay đổi quy trình làm việc nhằm đáp ứng được các yêu cầu mới của hệ thống Đây cũng là rào cản lớn đối với thành công của hệ thống Mặc

dù mang đến hiệu quả vượt trội so với quy trình thủ công nhưng không phải ai cũng có thể dễ dàng sử dụng những phần mềm này Nó đòi hỏi người lao động phải có sự am hiểu nhất định thì mới có thể dùng tốt Đây là hạn chế khá lớn bởi không phải công ty nào cũng có đội ngũ nhân viên giỏi Nếu phải đào tạo nhân viên cách sử dụng phần mềm sẽ gây tốn kém Từ đó, ảnh hưởng đến quá trình làm việc của doanh nghiệp

1.4.2 Chi phí đầu tư và triển khai thiết lập hệ thống

Phần mềm quản lý kho được xem là giải pháp tối ưu dành cho các công ty, doanhnghiệp Với nhiều ưu điểm, tính năng cùng tiện ích, trong tương lai sẽ trở thành xu hướng tất yếu được các doanh nghiệp Việt lựa chọn Tuy nhiên để ứng dụng thành công hệ thốngquản lý kho các doanh nghiệp cũng phải chuẩn bị tốt cơ sở vật chất để phục vụ cho quá trình triển khai Việc xây dựng một hệ thống kho thì cần phải có một hệ thống máy chủ cùng với số lượng lớn máy tính đảm bảo chất lượng, an toàn, và đội ngũ kế toán có chuyên môn tốt để phối hợp hiệu quả với bên cung cấp phần mềm

Bên cạnh đó là vấn đề mà bất kì doanh nghiệp nào cũng quan tâm đó là vấn đề về chi phí bỏ ra để mua phần mềm, có những doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hình thức thuê bao hay tự phát triển, tuy nhiên dù sử dụng hình thức nào thì đều sẽ phải đầu tư một khoản chiphí của doanh nghiệp cho phần mềm và thậm chí là các khoản chi phí khác phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm

Một phần mềm thường được xây dựng có thể giải quyết tích hợp rất nhiều bài toánđược đặt ra trong quá trình quan lý kho, chính vì vậy trong quá trình đưa phần mềm vào triển khai và sử dụng cũng tốn một khoảng thời gian không nhỏ đối với toàn doanh nghiệp(đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn) Trong khi riêng phần mềm là một khoản đầu tưlớn, quá trình thực hiện có thể tốn gần gấp bốn lần Các doanh nghiệp phải tính đến chi phí nhân lực và thời gian cần thiết để triển khai thành công Doanh nghiệp có thể cần phải thuê thêm nhân viên công nghệ thông tin, chuyên gia tư vấn, chuyên gia đào tạo phần mềm , … Hơn nữa, còn có thể cầnđầu tư vào phần cứng mới để hỗ trợ đúng cách cho hệ thống của mình, chẳng hạn như máy chủ và thiết bị di động tương thích

1.4.3 Lượng người truy cập vào hệ thống bị giới hạn

Một phần mềm quản lý kho hàng sẽ không thể hỗ trợ cùng lúc một lượng lớn cácngười dùng truy cập vào hệ thống Do vậy, nếu muốn xem hoặc thao tác, bạn phải chờ đợihoặc làm riêng ra từng file rồi tổng hợp, lưu lại… Công việc này rất thủ công và tốn nhiều

13

thời gian Tuy nhiên, với những doanh nghiệp lớn, họ sẽ sử dụng những phần mềm quảnlý

kho có trả phí Vì những phần mềm này sẽ có những thuật toán để giải quyết được điềunày

1.4.4 Phần mềm quản lý kho thiếu tính bảo mật, độ an toàn không cao

Việc sử dụng phần mềm sẽ đem lại những lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp, tuy nhiênviệc sử dụng phần mềm cũng rất dễ dẫn đến tình trạng bị đánh cắp dữ liệu từ những tintặc (hoặc thủ đoạn cạnh tranh không lành mạnh), và bị tấn công bởi virus, …Một số phầnmềm quản lý kho miễn phí không có độ bảo mật cao Chẳng hạn như phần mềm quản lýkho bằng Excel, do đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một máytính Như vậy, trong các trường hợp không may xảy ra mất điện, máy tính hỏng, nhiễmvirus… thì các dữ liệu có nguy cơ bị mất trắng hoàn toàn

1.4.5 Một số phần mềm quản trị kho miễn phí không phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn

File dữ liệu chỉ phù hợp xử lý khi có dung lượng nhỏ Nếu các nghiệp vụ tăng lên dung lượng lớn khiến cho tốc độ xử lý dữ liệu bị chậm đi Hơn nữa, doanh nghiệp phải lưu trữ nhiều file exel cho mỗi tháng Trong quá trình bán và quản lý hàng phải lưu trữ nhiều tệp exel khác nhau gây khó khăn cho việc theo dõi thống kê , kiểm sót hàng hoá theo ngày mong muốn Phần mềm này cũng phù hợp để tra cứu, quản lý trên máy tính, không phù hợp sử dụng điện thoại

14

PHẦN 2 QUẢN LÝ THÔNG TIN TỒN KHO – DỰ TRỮ TRÊN PHẦN MỀM BRAVO

2.1 Giới thiệu phần mềm

2.1.1.Giới thiệu về Bravo

Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO là công ty chuyên sâu phát triển và triển khai

ứng dụng các hệ thống phần mềm về công nghệ thông tin vào quản lý sản xuất kinh doanhnhằm nâng cao hiệu quả điều hành, quản trị cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh -

và các chuẩn mực, quy định của Việt Nam cũng như quốc tế

Ngoài ra, BRAVO còn được các tổ chức tư vấn và các doanh nghiệp lớn của ViệtNam đánh giá là một trong những doanh nghiệp phần mềm có chất lượng cung cấp sảnphẩm và dịch vụ tốt nhất

Dự kiến đến cuối năm 2025, BRAVO có số lượng CBNV khoảng 600 với hệ thốngcung cấp dịch vụ, đào tạo chuyên nghiệp Với cơ cấu và bộ máy sẽ được tổ chức tại mỗivùng miền (BRAVO-HN, BRAVO-HCM, BRAVO-ĐN) cơ bản như sau: Bộ phận Kinhdoanh, bộ phận Marketing, bộ phận tư vấn nghiệp vụ, bộ phận kỹ thuật triển khai, bộ phậnbảo hành, bộ phận phát triển sản phẩm, bộ phận công nghệ, bộ phận kiểm thử sản phẩm(TEST), bộ phận tổng hợp (Hành chính - Đối ngoại), bộ phận kế toán, bộ phận nhân sự

15

2.1.2 Tổng quan về phần mềm quản lý kho Bravo

Hình 1: Tổng quan về phần mềm Bravo

( Nguồn Bravo,2022 )

Quản lý kho là một trong những phân hệ cơ bản của hệ thống phần mềm quản trị tổngthể doanh nghiệp (BRAVO 8R2 ERP-VN) – sản phẩm chính mà BRAVO đang cung cấp.Phần mềm quản lý kho BRAVO cho phép doanh nghiệp kết nối dữ liệu các phân hệ khácnhư: Quản lý bán hàng, Quản lý mua hàng, Sản xuất – Giá thành, và Kế toán tổng hợp.Khi sử dụng phần mềm này, các bộ phận như Kế hoạch – Vật tư – Quản lý kho hàng, Bộphận Kế toán, Ban Lãnh đạo sẽ được hỗ trợ tác nghiệp nhằm đảm bảo công việc luôn diễn

ra thuận lợi

Phân hệ Quản lý kho BRAVO trợ giúp doanh nghiệp kiểm soát về giá trị, số lượng vật

tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ.Lập vàkiểm soát phiếu nhập/xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất và lưu thông

2.2 Qui trình quản lý tồn kho – dự trữ trên phần mềm Bravo

Nhập Dữ liệu và Thiết lập Hàng hóa

16

- Nhập thông tin sản phẩm Cung cấp thông tin chi tiết về các mặt hàng, bao gồm :

mã sản phẩm, tên, mô tả, đơn vị tính, giá mua và giá bán

- Thiết lập thuộc tính hàng hóa Xác định các thuộc tính như nhóm hàng, nhà cung :

cấp, các đặc điểm kỹ thuật, và các thông tin liên quan đến chuỗi cung ứng

Nhập kho:

- Đảm bảo kiểm tra sản phẩm đúng, đủ số lượng và đúng thời điểm để tránh những lỗi nhập kho ảnh hưởng đến các bước tiếp theo Lập phiếu nhập kho cho các loại nhập khác nhau như: nhập mua, nhập thành phẩm, nhập từ sản xuất, nhập hàng trả về…

- Cập nhật thông tin chi tiết của hàng hóa nhập: mã hàng, số lượng, giá trị, ngày nhập, nhà cung cấp

- Kiểm tra và phê duyệt các phiếu nhập kho

Lưu kho: Tiến hành sắp xếp hàng hóa một cách khoa học để tối ưu hóa không gian lưu

trữ và dễ dàng tìm kiếm khi cần

Đóng gói và xuất kho:

- Đóng gói hàng sau khi nhặt đảm bảo sự chuẩn bị cho vận chuyển Lập phiếu xuất kho theo yêu cầu sản xuất, bán hàng, hoặc xuất nội bộ

- Cập nhật thông tin về mã hàng, số lượng, giá xuất, đối tượng nhận hàng, mục đích xuất

- Quản lý các loại xuất kho: xuất bán, xuất nguyên liệu, xuất dùng nội bộ…

Kiểm kê kho:

- Kiểm kê cần thực hiện thường xuyên để ngăn chặn việc thất lạc hàng hóa

- Lập kế hoạch và thực hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ hoặc đột xuất

- Cập nhật số liệu thực tế sau kiểm kê và so sánh với số liệu tồn kho trên hệ thống

- Lập biên bản kiểm kê để xử lý chênh lệch nếu có

Theo dõi tồn kho

- Theo dõi số lượng tồn kho thực tế của từng mặt hàng trong hệ thống

- Hệ thống BRAVO cho phép tra cứu tồn kho theo nhiều tiêu chí: mã hàng, kho, lô, hạn sử dụng…

- Tính toán số lượng hàng tồn kho tối thiểu và tối đa để đảm bảo mức tồn kho an toàn

- Hoàn hàng Trong trường hợp hàng bị trả lại, quy trình hoàn hàng cần được thực :

hiện theo chính sách trả hàng của cửa hàng, ghi chú nguyên nhân và lưu trữ thông tin

để điều chỉnh quy trình

Cảnh báo và đặt hàng

17

- Hệ thống có thể đưa ra cảnh báo khi mức tồn kho thấp hơn ngưỡng tối thiểu đã định.

- Đặt lệnh mua hàng, đề xuất nhập kho nếu lượng hàng dưới mức an toàn

- Thống kê báo cáo: Báo cáo bao gồm: Sổ Kho, báo cáo kho, báo cáo vượt/dưới

định mức, gợi ý nhập hang và báo cáo kiểm hàng Xem xét các báo cáo để đánh giá hiệu quả quản lý kho và xây dựng kế hoạch nhập/xuất hàng kịp thời

- Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình tồn kho: báo cáo nhập – xuất – tồn, báo cáo hàng hóa chậm luân chuyển, báo cáo tồn kho theo thời gian thực

- Hỗ trợ quản lý đưa ra các quyết định chính xác về nhập xuất hàng hóa, điều chỉnh mức tồn kho

2.3 Dữ liệu và thông tin của hệ thống quản lý thông tin tồn kho – dự trữ trên phần mềm Bravo

Hình 2: dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra trên phần mềm Bravo

(Nguồn Bravo,2022)

Dữ liệu đầu vào

- Thông tin về sản phẩm: Bao gồm mã sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả, đơn vị tính, giá nhập, giá bán, và các thuộc tính khác

- Thông tin nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, email, và các thông tin liên hệ khác

- Thông tin nhập kho: Số lượng hàng hóa nhập, ngày nhập, mã phiếu nhập, và thông tin nhà cung cấp

- Thông tin xuất kho: Số lượng hàng hóa xuất, ngày xuất, mã phiếu xuất, và thông tin khách hàng

- Thông tin tồn kho: Số lượng hàng tồn, vị trí lưu trữ, và các thông tin liên quan khác

Thông tin đầu ra

- Báo cáo tồn kho: Hiển thị số lượng hàng tồn hiện tại, giá trị tồn kho, và các thông tin chi tiết về từng sản phẩm

18 HTQL

- Báo cáo nhập kho: Thống kê số lượng hàng hóa đã nhập, giá trị nhập kho, và thông tin chi tiết về các phiếu nhập.

- Báo cáo xuất kho: Thống kê số lượng hàng hóa đã xuất, giá trị xuất kho, và thông tin chi tiết về các phiếu xuất

- Báo cáo nhà cung cấp: Thông tin về các nhà cung cấp, số lượng hàng hóa đã mua từ mỗi nhà cung cấp, và giá trị mua hàng

- Báo cáo khách hàng: Thông tin về các khách hàng, số lượng hàng hóa đã bán cho mỗi khách hàng, và giá trị bán hàng Các chức năng quản lý thông tin tồn kho – dự trữ trên phần mềm Bravo

2.4 Các chức năng quản lý thông tin tồn kho – dữ trữ tên phần mềm Bravo

- Sau khi đăng nhập thành công màn hình giao diện của BRAVO được mở ra, bao gồm 2phần chính: Hệ thống menu, thanh công cụ và Panel phân hệ

Hình : Giao diện khi đăng nhập phần mềm Bravo3

( Nguồn Bravo,2022 )

Hệ thống Menu: Nằm ở phía trên cùng của màn hình giao diện chính, gồm các menu con

chứa hầu hết các chức năng của chương trình:

19

– Danh mục: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến các chức năng danh mục củachương trình để theo dõi khách hàng hay đơn hàng, đơn giá.

– Chứng từ: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến các chức năng cập nhật dữ liệu đầuvào của chương trình như: “Phiếu thu tiền mặt”, “Phiếu chi tiền mặt”, “Phiếu nhập mua”,

“Hóa đơn bán hàng”, “Phiếu xuất kho”,

– Tổng hợp: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến các chức năng đầu kỳ hoặc cuối kỳcủa chương trình như “Tính giá thành sản phẩm”, “Tính giá vốn hàng xuất ”, “Số dư đầu

kì tài khoản”, “Tồn kho đầu kỳ”,…

– Báo cáo: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến tất cả các báo cáo trong chương trình.– Tùy chọn: Chứa các lựa chọn thay đổi một số giao diện của chương trình

Hình : Giao diện chính phần mềm Bravo4

( Nguồn Bravo,2022 )

Chức năng nhập – xuất hàng

Nhập – xuất hàng được coi là một trong những chức năng quan trọng trong quy trình quản lý kho và được xem là bước quan trọng nhất hỗ trợ việc quản lý kho hiệu quả và quản lý tồn kho chính xác Với phần mềm quản lý kho của BRAVO, doanh nghiệp có thể tích kiệm thời gian và nhân lực cho các hoạt động nghiệp vụ trong quá trình nhập – xuất hàng tại kho của mình

20

Lập và in Phiếu nhập, Phiếu xuất, Phiếu xuất điều chuyển, Phiếu xuất lắp ráp và Phiếu xuất công cụ dụng cụ trực tiếp trên phần mềm: Trong quy trình nhập hàng của

doanh nghiệp, khi doanh nghiệp có nhu cầu nhập, xuất hàng từ các bộ phận khác Nhân viên kiểm tra kho hàng, nếu sản phẩm gần hết hoặc hết thì nhân viên sẽ tạo đơn mua hànggửi cho nhà cung cấp Lúc này phần mềm quản lý kho BRAVO sẽ tiến hành lập và in phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu xuất điều chuyển, phiếu xuất lắp ráp và phiếu xuất công cụ dụng cụ trực tiếp trên phần mềm Nhân viên dựa theo những mẫu in có sẵn và điền những thông tin cần thiết về mặt hàng muốn nhập – xuất

Hình : Nhập thông tin nhập hàng/xuất hàng trên phần mềm5

( Nguồn Bravo,2022 )

Các bước nhập phiếu nhập kho trên phần mềm BRAVO

Bước 1: Vào chức năng quản lý hàng tồn kho của phần mềm

21