Chủ Đề giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh doanh

Chúng em xin gửi lời cam on dén Thay C6 Khoa Quan tri kinh doanh cua Trường Đại học Công Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh đã giúp chủng em có cơ hội học tap, tiếp thu kiến thức không chỉ trê

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM

KHOA QUAN TRI KINH DOANH

irs

INDUSTRIAL UNIVERSITY OF HOCHIMINH CITY

BAI TIEU LUAN MON GIAO TIEP KINH DOANH

CHU DE: GIAO TIEP QUA EMAIL VA MANG XA HOI

TRONG KINH DOANH

GV hướng dan: Hà Trọng Quang Nhóm thực hiện: Nhóm 3 Lop: 420300319613

MUC LUC NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN -c5ccccccccerrrrrrerrrrie 1 LỜI CAM ĐOAN 222 tt H121 re 2 LỠI CẢM ƠN óc 2t HH HH He hướng 3 LỜI MỞ ĐẦU 5: 2222221222222 1222221 are 1 NỘI DỰNG 0 2: 2212121222121 1121121112122 1211111112121 21018 re 2

1 Tổng quan đề tài c1 ST 21211211 111211 12 t1 tt ng nàn 2

1.1 Mục tiêu nghiên cứu c2 2c 12211112112 1112211011111 811 1 nhe 2

I@ 0n) na s ẢỶ 2 1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - 5: 5c SE 11 12121221 rru 2 1.4 Phương pháp nghiên cứu L2 22112211 112121211 1111118112 111181 1tr 3

1.5 Ý nghĩa đề tải - St TT HH HH tua 3

PA Corso by Wat 3

2.1 Các khái niỆm: LG 999150551111 cv ky 3

2.2 Đặc điểm của email và mạng xã hội - 2: 22 222222122 tre 4

2.3 Những mạng xã hội được sử dụng pho biến ở Việt Nam 2 2 c2 7

24 Một số nguyên tác trong sử dụng email và mạng xã hội 8

2.5 Tam quan trong cua email va mang x4 hdi trong kinh doanh 10

2.6 Kỹ năng viết thư tín hiệu quả trong kinh doanh 0 ccccceeeeeeeeee 13

3 Thực trạng sử dụng email và mạng xã hội trong kinh doanh hiện nay 16

4 Đề xuất giải pháp cải thiện giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh DOA eee ccc cece cece cccessesensseessescessssecssseesessescesseseessssessssesssssesssssesesssesenseeeenes 16

5 Kết luận - 2-21 2122212112211 1122112112211211211111212121112122 re 18 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 2.222 222222E22E1222522212212211x22 xe 20 BẢNG ĐÁNH GIÁ KÉT QUÁ LÀM VIỆC NHÓM 5 Scnnierrsre 21

\¡ H TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM

KHOA QUAN TRI KINH DOANH

MON: GIAO TIEP KINH DOANH

CHU DE:

GIAO TIEP QUA EMAIL VA MANG XA HOI TRONG KINH DOANH

Lép hoc phan: 420300319613 (DHLH16A)

NHAN XET CUA GIANG VIEN HUONG DAN

STT Noi dung danh gia Nhận xét của GV

| | TONG QUAN DE TAI

CO SO LY LUAN

THUC TRANG SU DUNG EMAIL VA MANG XA

HOI TRONG KINH DOANH

4 | DE XUAT GIAI PHAP CAI THIEN GIAO TIEP QUA EMAIL VA MANG XA HOI TRONG KINH DOANH

NHAN XET CHUNG

TP Hỗ Chí Minh, Ngày 20 Tháng 03 Năm 2022

LOI CAM DOAN

nghiên cứu, tìm hiệu vấn đề

Những tài liệu được sử dụng trong tiêu luận có chỉ rõ nguồn trích dẫn trong danh mục tải liệu tham khảo

Chúng em xin cam đoan đây là kết quả phân tích, nghiên cứu của nhóm chúng em, các kết quả trong tiêu luận này là trung thực

TP Hỗ Chí Minh, Ngày 20 Tháng 03 Năm 2022

Nhóm trưởng

Đặng Dỗ Thuỳ Trang

LỜI CÁM ƠN

Chúng em xin gửi lời cam on dén Thay (C6) Khoa Quan tri kinh doanh cua Trường Đại học Công Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh đã giúp chủng em có cơ hội học

tap, tiếp thu kiến thức không chỉ trên giảng đường mà còn thông qua các buôi học tập, làm việc nhóm

Chúng em cũng xin gửi lời cám ơn chân thành đến Thầy Hà Trọng Quang, người

đã hướng dẫn, chỉ bảo và giúp bài tiểu luận của nhóm được hoàn thiện hơn Nhờ sự

hướng dẫn tận tình của Thầy đã giúp cho chúng em có cái nhìn sâu sắc và hoàn thiện tốt nhất bài tiểu luận này, nhờ đó mà kiến thức và kỹ năng làm việc nhóm của chúng em

được cải thiện hơn

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện không tránh khỏi những sai sót bởi kiến thức

và trình độ của chủng em còn hạn hẹp, kính mong Thây (Cô) bỏ qua và chỉ dẫn thêm cho chúng em

TP Hỗ Chí Minh, Ngày 20 Tháng 03 Năm 2022

Nhóm trưởng

Đặng Dỗ Thuỳ Trang

kinh doanh, mmternet trở thành một công cụ tuyệt vời dé ho tiếp cận khách hàng một cách

tiện lợi hơn, góp phần tôi đa lợi ích mà khách hàng tìm kiếm, bởi lẽ nhờ internet, doanh

nghiệp tương tác và truyền thông với khách hàng trên điện rộng và hiệu quả hơn

Chính vì vậy, email và mạng xã hội là những hình thức phô biến hiện nay và đóng

vai trò quan trọng trong kinh doanh của doanh nghiệp Email và mạng xã hội là hình thức giao tiếp mang lại nhiều lợi ích, nhờ có email mà mạng xã hội mà nhà kinh doanh truyền được thông điệp và sứ mệnh của mình tới khách hàng, xây đựng và duy trì tốt mỗi quan

hệ khách hàng trong điều kiện tiết kiệm chỉ phí Nhận thức được tầm quan trọng, nhóm 5

đã quyết định thực hiện đề tài tiêu luận “Giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh doanh” mong muốn đưa ra định hướng, giúp cho người đọc cải thiện kỹ năng giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh doanh hiệu quả hơn

- _ Xác định các khái niệm về giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh doanh

- _ xác định thực trạng sử dụng email và mạng xã hội trong kinh doanh

- _ Kết luật và đưa ra đề xuất giải pháp cải thiện giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh doanh

1.2 Câu hỏi nghiên cứu

Cơ sở lý luận nào liên quan đến giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh doanh?

Giao tiếp qua email và mạng xã hội là như thế nào?

Kết luận và đề xuất nào sẽ giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp qua email và mạng xã

hội trong kinh doanh?

1.3 Đối tượng và phạm vỉ nghiên cứu

- _ Đối tượng nghiên cứu: Giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh doanh

- _ Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vị không gian: Việt Nam

Phạm vi thời gian: từ ngày 13/03/2022 - 23/03/2022

1.4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Phương pháp thảo luận, trao đôi nhóm

Phương pháp tham khảo ý kiến chuyên gia

1.5 Ý nghĩa đề tài

Nghiên cứu về giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh doanh áp đụng các

lý thuyết, quan điểm, khái niệm và phương pháp nghiên cứu liên ngành: xã hội học, tâm

lý học, khoa học quản lý Nghiên cứu vận dụng lý thuyết “sự lựa chọn hợp lý” nhằm

giải thích tính xã hội trong việc lựa chọn sử dụng mạng xã hội và email trong kinh doanh

Nghiên cứu hướng đến việc mô tá ảnh hưởng của email và mạng xã hội trong giao tiếp kinh doanh Nghiên cứu mong muốn đưa ra định hướng, giúp cho người đọc cải thiện kỹ năng giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh doanh hiệu quả hơn

2.1.2 Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là khả năng vận dụng hiệu quả các tri thức và kinh nghiệm về giao tiếp, các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ vào trong những hoàn cảnh khác nhau của quá trình giao tiếp nhằm đạt mục đích giao tiếp

độc lập hay hệ thống, đặt mua dài hạn địch vụ hay chuyên thư miễn phí thông qua

Internet

Email là từ viết tắt của Electronic Mail, nghĩa là thư điện tử (hay còn gọi là hộp thư điện tử) Email là một phương tiện trao đổi thông tin thông qua mạng Internet giữa các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop Ngày nay, khi sử dụng email, người dùng có thé gửi và nhận bat cứ lúc nào chỉ cần đảm bảo kết nối Internet ôn định Hệ thông thư điện tử sẽ tự động lưu trữ và hỗ trợ chuyên tiếp khi cần thiết

2.2 Đặc điểm của email và mạng xã hội

Mạng xã hội tuy tồn tại đưới nhiều hình mô hình khác nhau nhưng nhìn chung,

mạng xã hội đều có những điểm chung sau:

+ Mạng xã hội là một ứng dụng được sử dụng trên nền tảng Internet

+ Tất cả nội dung trên mạng xã hội đều do người dùng tự tạo ra, tự chia sẻ

+ Mỗi người dùng trên mạng xã hội đều phải tạo tài khoản, hỗ sơ riêng

+ Mạng xã hội sẽ kết nối tài khoản người dùng đến các tài khoản cá nhân, tô chức khác thông qua các tài khoản ảo do người dùng tạo ra

Hệ thống thư điện tử có thê là nội bộ hay bên ngoài Hệ thống nội bộ cho phép người sử dụng chỉ có thê liên lạc với bên trong tô chức Hệ thống bên ngoài cho phép người sử dụng liên lạc với mọi người trong cùng một tô chức hay thông qua Internet,

có thê chuyền thư từ cho những người sử dụng bên ngoài tổ chức

E-mail tương tự như một thông điệp nội bộ (memo) Phần mềm này sẽ tự động

nhập tên của người gửi và lưu lại ngày giờ của bức thư Người viết sẽ nhập tên người

nhận và tiêu đề Lời chào, lời kết thúc và chữ ký đều không cần thiết, nhưng nhiều người

sử dụng thường viết thêm vào đề bức thư trở nên riêng tư hơn

Có thê sử dụng trong tất cả các lĩnh vực kinh doanh và ngành nghề

Được sử dụng để truy cập vào bất kì ứng dụng công cộng nào trên Internet

Được sử dụng đề kiểm chứng bắt kỳ cá nhân nào

Giao tiếp bằng mai! được sử dụng trong kinh doanh đề quảng cáo sản phẩm và dịch vụ

Email rất hữu ích đề quản lý các cuộc giao dịch trong mạng lưới kinh doanh

Cac chia sé va su hop tac có thé duoc hoan thanh théng qua Email

Các thông báo và các cập nhật quan trọng đều được doanh nghiệp thông báo kịp thời cho khách hàng của họ

Các email là các khai thác chính trong hoạt động kinh doanh online và các công

ty tiếp thị qua Internet

Email marketing là một trong những hình thức digital marketing phô biến trong kinh doanh

Các cuộc giao tiếp đều riêng tư và được ghi lại

Uu điểm:

+ Tiện lợi: Thay vì viết thư bằng giấy mực và bút chì thì người gửi chỉ cần gõ chữ từ bàn phím của máy tính và biết đùng một phần mềm thư điện tử (email program)

+ Tốc độ cao: Vận tốc truyền thư điện tử chỉ vài giây đến vài phút và chỉ phí rất nhỏ không đáng kê so với gửi qua đường bưu điện

+ Bảo mật: Dùng thư điện tử thì bất kỳ lúc nào cũng có thể mở phần mềm thư điện tử ra đọc nên tiện hơn là việc phải bỏ thư ở các thùng thư Đồng thời, vì mỗi người dùng thư đều phải nhập mật khâu vào máy nên thư điện tử sẽ khó bị người ở chung đọc lén so với thu bưu điện Nhưng ngược lại, các tay tin tặc xa lạ có thể xâm nhập vào hệ thông thư điện tử của cá nhân nêu như các mật mã hay các hệ thông an toàn phân mêm bị bẻ gãy

+ Lưu trữ khối lượng lớn: Khối lượng gửi và nhận thư điện tử có thê nhiều hơn thư bưu điện rất nhiều lần Đối với các dịch vụ thư điện tử mới thì dung lượng có thể lên đến hàng

Gbyte như địch vụ của Gmail chăng hạn, hay nhiều hơn Số thư có thê dự trữ trong dung lượng này tương đương với vài bộ tự điển bách khoa

+ Tính cá biệt: Hộp thư là nơi cất giữ các thư từ với địa chỉ hăn hoi Tương tự, trong hệ thong thư điện tử, thì hộp thư này tương đương với phần dữ liệu chứa trong nội dung các email cộng với địa chỉ của người chủ thư điện tử Điểm khác biệt ở đây là hộp thư điện

tử sẽ có nhiêu chức năng hơn là việc xoá bỏ các thư cũ

+ Mỗi nguoi co thể có một hay nhiều địa chỉ email Mỗi hộp thư sẽ có một địa chỉ phân

biệt không bao giờ trùng với địa chỉ email khác

Nhược điểm: LĨạn chế về khả năng thể hiện nội dung thư: lá thư được gửi trên hệ

thống bưu chính là vật liệu không cần máy gửi Trong khi đó, nếu gửi thư điện tử, chỉ có

các tín hiệu mã hoá nội dung bức thư điện tử được truyền đi đến máy nhận Do đó, chỉ có

nội dung hay cách trình bày lá thư điện tử là bảo toàn Trong khi đó, dùng đường bưu điện người ta có thể gửi đi các vật liệu hàm chứa thêm nội dung hay ý nghĩa khác Điều nay co the rat quan trọng đôi với nhiều người

2.3 Những mạng xã hội được sử dụng phổ biến ở Việt Nam

Một số trang mạng xã hội phổ biến hiện nay như: Facebook.com và các mạng xã hội trên thế giới như: Instagram, TikTok, Zing Me, Twitter, Pinterest va Google

+ Facebook: Mang x héi phé biến nhất hiện nay Người dùng có thể tạo tài khoản bằng

số điện thoại hoặc email Đối với việc kinh doanh, đa số người dùng thường tạo một blog

cá nhân với lượt theo dõi và tương tác ồn định Khi khách hàng có nhu cầu về sản phẩm,

họ sẽ để đàng liên hệ với nhau thông qua một ứng dụng thứ 3 là Messager

+ YouTube: Trang mang x4 hdéi chia sé video, người có tài khoản trên YouTube có thé truy cập bằng điện thoại hoặc máy tính Một ứng dụng mà hầu như mỗi ngày chúng ta thường xuyên tiếp xúc đề tận hưởng các nội dung video khác nhau Các nhà kinh doanh thực hiện quảng bá sản phẩm thông qua quảng cáo đối với người dùng không đăng ký Premium Và

họ con tạo ra các kênh đề giới thiệu cho sản phẩm của mình

+ Instagram: Ung dung chia sé anh va video miễn phí trên điện thoại, máy tính Bạn có

thê đăng tải hình ảnh hoặc viđeo lên Instagram và chia sẻ chúng với nhóm bạn bè, họ có

thê xem, bình luận và thích bài viết của bạn Những ai ưa thích loại hình kinh doanh về

thời trang, sắc đẹp thì đây chính là ứng dụng phù hợp cho các nhà kinh doanh nhỏ lẻ

+ Tiktok: Tik Tok la img dung có độ phủ rộng khắp toàn cầu, là một trong các mạng xã

hội phô biến ở Việt Nam và Thê giới có tốc độ phát triển bậc nhất trên thế giới, với cộng

đồng video âm nhạc không lồ TikTok cho phép người dùng xem và tạo các clip nhạc,

quay các clip ngắn và chỉnh sửa chúng với các bộ lọc độc đáo và các hiệu ứng đặc biệt

vào các clip Đồng thời hiện nay, với số lượng người dùng không lồ, TikTok cũng trở

thành nơi để các nhà hoạt động kinh doanh thực hiện quảng bá sản phâm dịch vụ của mình một cách tiện lợi

2.4 Một số nguyên tắc trong sử dụng email và mạng xã hội

2.4.1 Giới thiệu bản thân một cách rõ ràng

Nếu bạn đang tiếp cận một khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp, hãy bắt đầu bằng cách giới thiệu bản thân một cách rõ ràng, chính xác Bắt đầu cuộc thảo luận bằng

"Chao, X" sé la cach chao không lịch sự và chuyên nghiệp trong một cuộc nói chuyện mang mục đích kinh doanh Bạn nên bắt đầu bằng một lời chào chung rồi bắt đầu giới

thiệu bán thân và nêu lý do tại sao bạn tìm đến họ

2.4.2 Không vượt quá rào cản cá nhân

Dù bạn có thê kết bạn với đối tác, khách hàng, tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu cuộc trò

chuyện với mục đích kinh doanh hay thương mại thì không nên lẫn lộn hai điều đó lại với

nhau vỉ chúng sẽ được coi la không phù hợp

Bắt đầu tiếp cận khách hàng bằng cách hỏi thông tin như Facebook hay WhatsApp

kể cả với mục đích thương mại được coi là một cách không hay khi bắt đầu một cuộc

thảo luận Trong trường hợp bạn vẫn làm vậy, hãy chắc chắn rằng bạn luôn giữ một khoảng cách nhất định giữa tính chuyên nghiệp và tình bạn

2.4.3 Sử dụng đúng ngữ pháp, chính tả

Bạn không cần thiết phải trở thành một chuyên gia ngữ pháp nhưng hãy luôn nhớ phải kiểm tra kỹ lỗi ngữ pháp và tránh phạm phải những sai lầm cơ bản về câu từ Bạn nên chắc chắn rằng câu từ của bạn trong các email, bài viết trên mạng xã hội phải được

xây dựng một cách có hệ thống Nếu bạn gửi thư điện tử cho ai đó, hãy viết email của bạn theo cấu trúc tiêu chuẩn Nếu như bài viết của bạn được xây dựng với câu trúc và ngữ

pháp hợp lý, điều đó sẽ tạo cho bạn một ấn tượng tốt ngay từ ban đầu Thêm vào đó, không nên viết câu dai, câu cầu trúc phức tạp Viết câu ngăn, đi thăng vào vấn đề, không diễn giải dài dòng