Phân tích 10 tiêu chí Để Đánh giá hiệu quả quản trị nhân lực của một cơ quan, tổ chức, công ty

Chọn một yếu tố của môi trường bên trong và phân tích các tác động của nó đến công tác quản trị nhân lực của cơ quan, tổ chức, công ty...18 Câu 5: Soạn 15 câu hỏi phân tích công việc để

BÀI TẬP NHÓM GIỮA KÌ

MÔN: QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Nhóm 05 GVHD: PGS.TS Bùi Loan Thùy

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2021

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 5

TIẾN TRÌNH HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

MỤC LỤC

Danh sách thành viên nhóm 5 2 Lời cảm ơn 4 Câu 1: Phân tích 10 tiêu chí để đánh giá hiệu quả quản trị nhân lực của một cơ quan, tổ chức, công ty 5 Câu 2: Phân tích 10 cách để duy trì và động viên nhân lực của cơ quan, tổ chức, công ty 10 Câu 3 Chọn một yếu tố của môi trường bên ngoài và phân tích các tác động của nó đến công tác quản trị nhân lực của cơ quan, tổ chức, công ty 16 Câu 4 Chọn một yếu tố của môi trường bên trong và phân tích các tác động của nó đến công tác quản trị nhân lực của cơ quan, tổ chức, công ty 18 Câu 5: Soạn 15 câu hỏi phân tích công việc để phỏng vấn một vị trí việc làm mà bạn quan tâm Nêu mục đích của từng câu hỏi 19 Câu 6: Soạn 15 câu hỏi để phỏng vấn tuyển dụng, nêu mục đích của từng câu hỏi 22 Câu 7: Thiết kế một biểu mẫu tổng hợp dùng để ghi chép và đánh giá ứng viên ở vòng phỏng vấn tuyển chọn 25 Câu 8 Soạn một bảng câu hỏi trắc nghiệm để tuyển dụng chuyên viên quản trị văn phòng gồm 15 câu hỏi về kỹ năng chuyên môn, 15 câu hỏi IQ, 15 câu hỏi EQ, 5 câu hỏi AQ với thời lượng làm bài TEST là 60

phút 27

Câu 9: Lập bảng chấm điểm cho tiêu chí đánh giá về việc tiếp nhận công văn đến và chuyển công văn

đi của nhân viên văn thư 42 Câu 10: Xây dựng tiêu chí đánh giá thời gian dự thảo công văn trình phê duyệt của nhân viên văn phòng theo thang điểm 5 43

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, nhóm chúng tôi xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn Cô Bùi Loan Thùy, đồng thời cũng là giảng viên dạy chúng tôi, đã tận tình hướng dẫn và góp ý cho nhóm thực hiện chủ đề này trong thời gian vừa qua Cô đã đưa ra các ý kiến, các phương pháp, một số vấn đề tham khảo, bên cạnh đó còn sửa lỗi và bổ sung nhiều thiếu sót cho bài tập của nhóm chúng tôi Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu, là hành trang vững chắc giúp ích rất nhiều cho chúng tôi về sau.

Được làm việc với Cô, nhóm không những được hướng dẫn về mặt kiến thức lý thuyết mà còn được hiểu biết thêm nhiều về kỹ năng thực hành Bộ môn “Quản trị nguồn nhân lực” là một môn học thú vị, vô cùng bổ ích và có tính thực tế cao Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức gắn liền với nhu cầu thực tiễn của sinh viên Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn nhiều hạn chế và khả năng tiếp thu thực tế còn nhiều bỡ ngỡ, mặc

dù nhóm chúng tôi đã cố gắng hết sức nhưng chắc chắn bài tập không tránh khỏi những thiếu sót và nhiều chỗ còn chưa thật chính xác, mong Cô cùng các bạn xem xét và góp ý để bài báo cáo của nhóm được hoàn thiện hơn.

Một lần nữa nhóm 5 xin được chân thành cảm ơn Cô đã góp phần giúp nhóm chúng tôi hoàn thành bài tập và các thành viên trong nhóm đã cố gắng cùng nhau hoàn thành bài báo cáo một cách tốt nhất.

Nhóm chúng tôi xin chân thành cảm ơn !

Câu 1: Phân tích 10 tiêu chí để đánh giá hiệu quả quản trị nhân lực của một cơ quan,

tổ chức, công ty.

1 Số lượng mục tiêu đã xác định trước có tỷ lệ hoàn thành vượt mức chiếm tỷ lệ cao.

Đây là tiêu chí hàng đầu, để số lượng mục tiêu đã xác định trước có tỷ lệ hoàn thànhvượt mức chiếm tỷ lệ cao thì các nhà quản trị cần đặt mục tiêu sao cho phù hợp với khả năngcủa nhân viên và số lượng có hạn để nhân viên có thể hoàn thành trong thời gian nhất định Bên cạnh đó, cần quản lý nhân viên sao cho họ có thể làm việc với năng suất cao nhất vàđảm bảo hoàn thành mục tiêu đã đề ra

Dẫn chứng minh họa: Năm 2019, Xiaomi có tổng doanh thu của tập đoàn lần đầutiên vượt ngưỡng 200 tỷ Nhân dân tệ, đạt 205,8 tỷ Nhân dân tệ (28,2 tỷ USD), tăng 17,7%

so với cùng kỳ năm trước Lợi nhuận ròng lên đến 11,5 tỷ Nhân dân tệ, tăng 34,8% so vớicùng kỳ năm trước.Từ đó suy ra số lượng mục tiêu đã xác định trước của Xiaomi có tỷ lệhoàn thành vượt mức chiếm tỷ lệ cao nên Xiaomi được đánh giá là tập đoàn có mô hìnhquản trị nhân lực tốt

Dẫn chứng minh họa: Giải đấu bóng đá Ngoại hạng Anh được xem như một mô hìnhkinh doanh lý tưởng bởi vì mỗi câu lạc bộ sẽ được vận hành như một doanh nghiệp và cầuthủ của câu lạc bộ đó được xem nhưng là nguồn nhân lực của doanh nghiệp đó Vì thế việc

bố trí, sử dụng và phối hợp giữa các cầu thủ với nhau tốt thì có thể biết được rằng đội bóng

đó thực hiện công tác quản trị nhân lực tốt với người quản trị chủ chốt là huấn luyện viên

3

Năng suất lao động cao.

Năng suất lao động được thể hiện qua hiệu quả, hiệu suất lao động Do đó nếu nhàquản trị có thể đánh giá nhân viên chính xác theo điểm KPI (thang đo hiệu quả làm việc) thì công tác phúc lợi và khen thưởng, đãi ngộ sẽ được thực hiện một cách hợp lý vừa đem lại lợi nhuận tối ưu cho doanh nghiệp vừa tạo động lực cho nhân viên

Dẫn chứng minh họa: Năng suất lao động không chỉ ảnh hưởng tới sự phát triểnchung mà còn ảnh hưởng tới tất cả khía cạnh về xã hội và kinh tế Vì nó phản ánh được quátrình và kết quả lao động của nhân viên nên đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới sự ổn định

và phát triển của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Từ đó ta có thể đánh giá được hiệu quảquản trị nhân lực, vì mọi hoạt động của công tác này đều ảnh hưởng tới người lao động đượcthể hiện qua hiệu quả và hiệu suất lao động vì thế năng suất lao động cao thì phản ảnh đượchiệu quả quản trị nhân lực tốt

4

Sáng kiến cải tiến và giải pháp hữu ích của người lao động

Tạo điều kiện cho người lao động có thể thảo luận, trao đổi Khi nhà quản trị lắngnghe ý kiến của nhân viên, từ đó xem xét các đề xuất để có sự thay đổi, cải tiến nhằm nângcao hiệu quả làm việc Người lao động đề xuất nhiều dẫn tới sự đổi mới và phát triển cho cơquan, tổ chức, công ty thì hiệu quả quản trị nhân lực sẽ cao

Dẫn chứng minh họa: Anh Lê Minh Hòa, tổ trưởng tổ điện, điện lạnh - Xưởng sửachữa ô tô Thành Lợi - Công ty Cổ phần Ánh Dương Việt Nam, với 17 năm gắn bó anh đã córất nhiều giải pháp, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật làm lợi cho công ty hàng chục tỷ đồng Đó làcác giải pháp, sáng kiến: “Gia công bố thắng xe ô tô”; “Gia công két nước xe ô tô”; “Giacông thước lái xe ô tô”; “Gia công cáp xoắn xe ô tô”… Với những sáng kiến cải tiến kỹthuật đã làm lợi cho công ty giá trị khoảng 1,7 tỷ đồng

5

Khả năng thích ứng với sự đổi mới của nguồn nhân lực cao.

Chúng ta đang bước vào thời kì phát triển mạnh về công nghệ, có tác động rất lớn đốivới các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là nguồn nhân lực Vì thế để sẵn sàng chomọi sự thay đổi thì nhà quản trị phải đưa ra những kế hoạch, giải pháp hợp lý nhằm đảm bảonguồn nhân lực luôn trong trạng thái hoạt động ổn định Đồng thời, có thể đào tạo và pháttriển nguồn nhân lực để nhân viên được trang bị đầy đủ nhất và có thể thích nghi được với

sự đổi mới Do đó khả năng thích ứng với cái mới của nguồn nhân lực tốt thì hiệu quả quảntrị nguồn nhân lực cao

Dẫn chứng minh họa: Với sự phát triển vô cùng mạnh mẽ của trí tuệ nhân tạo (AI) và

rô bốt tự động hóa, đã tác động rất lớn đối với nguồn nhân lực, từ đó nhà quản trị phải đưa ranhững giải pháp để có thể thích nghi được với sự thay đổi ấy Cụ thể, tập đoàn Amazon đãcam kết chi 700 triệu USD cho việc đào tạo lại để đảm bảo rằng nhân viên của họ có những

kỹ năng cần thiết trong thời đại số Ngân hàng JPMorgan Chase đã công bố khoản đầu tư

350 triệu USD vào việc đào tạo lại kỹ năng liên quan đến những thay đổi công việc liênquan đến AI Do đó khả năng thích ứng với cái mới của nguồn nhân lực tốt thì hiệu quả quảntrị nhân lực cao

6 Công tác kiểm tra, giám sát nguồn nhân lực tốt.

Đây cũng là một trong các tiêu chí quan trọng, có tác động lớn đến kết quả công việccủa doanh nghiệp Công tác kiểm tra, giám sát là các hoạt động theo dõi và giúp đỡ cấp dướihoàn thành tốt các nhiệm vụ Nó không phải là hình thức đánh giá nhân viên mà là quá trìnhđào tạo liên tục tại chỗ, giúp nhân viên nâng cao trình độ kỹ năng thực hiện nhiệm vụ Khithực hiện quá trình kiểm tra, theo dõi nguồn nhân lực, nhà quản trị sẽ đánh giá được nhữngmặt mạnh để khuyến khích phát huy, mặt yếu để đề ra phương hướng khắc phục cho nhânviên Điều đó đồng nghĩa với việc thực hiện công tác kiểm tra, giám sát càng tốt thì hiệu quảquản trị nhân lực sẽ càng cao Ngoài ra, công tác này còn đi song hành với công tác độngviên nhân viên khi công việc quá tải hoặc phát sinh công việc mới

Dẫn chứng minh họa: Hiện nay nhiều nhà quản trị đã có những biện pháp kiểm tra,giám sát nguồn nhân lực như: sử dụng phần mềm, kiểm tra tại chỗ và hỏi trực tiếp nhânviên Trong tình hình dịch Covid - 19 hiện tại thì việc này càng được chú trọng do đa phầncác nhân viên văn phòng được tạo điều kiện làm việc tại nhà, các nhà quản trị thường xuyênquan sát nhân viên trong quá trình làm việc qua các công cụ như Google Meet, Zoom, ngoài ra còn có những phần mềm đánh giá kết quả làm việc của nhân viên Từ đó có thể nắm

rõ được tình hình làm việc và kết quả công việc của nhân viên Do đó kiểm tra, giám sátnguồn nhân lực tốt thì hiệu quả quản trị nhân lực mới tốt được

7 Cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp chuyên môn của người lao động cao.

Tạo điều kiện phát triển của nhân viên, đảm bảo được nguồn nhân lực cấp cao của cơquan, tổ chức, doanh nghiệp trong tương lai, nâng cao năng lực, kỹ năng và kinh nghiệmlàm việc của nhân viên và giúp nhân viên gắn bó lâu dài Nhân viên có càng nhiều cơ hộithăng tiến thì khả năng quản trị nhân lực càng tốt

Dẫn chứng minh họa: Vinamilk được biết là một trong những doanh nghiệp pháttriển bậc nhất Việt Nam Không những thành công về mặt kinh tế, Vinamilk còn được biết

là doanh nghiệp mà nhân viên có cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp chuyên môn cao lênđến 30% Để có được sự thành công đó thì mô hình quản trị nhân lực của Vinamilk đã hoạtđộng rất hiệu quả

8 Mức độ thỏa mãn nhu cầu của người lao động.

Mức độ thỏa mãn các nhu cầu và mong muốn của người lao động cao sẽ tạo độnglực, khuyến khích và động viên để họ gắn bó với công việc và làm việc tốt hơn Chính vìnhư thế, nhà quản trị cần nghiên cứu và tìm hiểu cụ thể nhu cầu của nhân viên, cần biết thỏamãn nhu cầu của họ trong phạm vi có thể mà vẫn đem lại hiệu quả cao nhất cho doanh

nghiệp Mức độ thỏa mãn của người lao động cao thì năng suất lao động sẽ cao, điều đó chothấy công tác quản trị nhân lực của cơ quan, tổ chức, công ty tốt.

Dẫn chứng minh họa: Bên cạnh các chế độ đãi ngộ, doanh nghiệp IBM Việt Namluôn thỏa mãn nhu cầu của người lao động ở mức cao nhất Họ có chế độ tốt dành cho cácnhân viên là thai sản, không có tình trạng phân biệt chủng tộc màu da cũng như cho nhânviên có một mức lương vô cùng tốt Qua đó cho thấy IBM có một mô hình quản trị nhân lực

vô cùng tốt nhờ vào tiêu chí thỏa mãn nhu cầu của người lao động

9 Các chế độ đãi ngộ về phúc lợi, học tập, khen thưởng.

Được ghi nhận những thành tích đóng góp trong năm và có những phần thưởng xứngđáng, nhân viên sẽ cảm thấy công sức mình được ghi nhận và tôn trọng, làm tiền đề thôithúc nhân viên cống hiến nhiều hơn nữa Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thấtnghiệp được tham gia đầy đủ theo quy định của Nhà nước, được thưởng lương tháng 13:nhân viên sẽ cảm thấy quyền lợi của mình được đảm bảo, từ đó có thể tập trung vào côngviệc Tổ chức các hoạt động lễ hội, sinh hoạt tập thể, viếng thăm cùng chia buồn nhà nhữngnhân viên có người mất: giúp nhân viên gắn bó với công ty, gắn kết mối quan hệ giữa nhânviên - nhân viên, sếp - nhân viên, ngoài ra còn có thể đánh giá cách xử lý tình huống bất ngờcủa nhân viên Tặng quà vào những sự kiện quan trọng, khen thưởng cho con em cán bộ,nhân viên đạt thành tích cao trong học tập: nhân viên sẽ có động lực, quyết tâm đồng hànhcùng công ty lâu dài hơn Tổ chức các khóa đào tạo về chuyên môn nhằm hoàn thiện các kỹnăng, kiến thức đáp ứng được yêu cầu và thách thức trong công việc, có cơ hội tham gia cácbuổi huấn luyện thực tế được tổ chức thường xuyên để mọi người có thể trải nghiệm và họchỏi, nhân viên có thể thích ứng một cách nhanh nhất, có nhiều cơ hội thăng tiến

Dẫn chứng minh họa: Công ty trách nhiệm hữu hạn Samsung Electronics Việt Namđược biết là một trong những nhà máy có vốn đầu tư cao nhất của tập đoàn Sam Sung trêntoàn cầu Vì thế mà chế độ đãi ngộ của công ty vô cùng cao:

- Samsung đầu tư một trung tâm đào tạo mang tên Trung tâm Phát triển nhân tài Đây là nơidiễn ra các khóa đào tạo từ khi nhân viên bắt đầu làm việc tại công ty đến các khóa đào tạolên các cấp quản lý cao hơn, nhân viên sẽ được đào tạo mọi kiến thức căn bản nhất về côngviệc, cách làm việc, các kiến thức về cuộc sống

- Đồng thời, nhằm tạo cơ hội cho những nhân viên có mong muốn tiếp tục học cao hơn đểthăng tiến trong tương lai, Samsung đã liên kết với các trường cao đẳng trên địa bàn và kếthợp mở các lớp đào tạo cao đẳng tại Công ty Theo đó, sau khi tốt nghiệp, nhân viên sẽ đượctham gia thi tuyển lên các vị trí quản lý cao hơn

=> Từ đó, ta biết được Samsung đã có những đãi ngộ vô cùng cao cho nhân viên thể hiệnhiệu quả quản trị nhận lực rất tốt giúp doanh nghiệp phát triển ổn định

10 Tỷ lệ nhân viên gắn bó cao và nghỉ việc thấp.

Việc đánh mất đi một hay nhiều nhân viên tài năng là một sự thiệt thòi lớn cho doanhnghiệp bởi vì tỷ lệ nhân viên gắn bó với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp càng cao tức hiệuquả quản trị nhân lực cao Vì thế để hạn chế tình trạng nghỉ việc và duy trì tỷ lệ nhân viêngắn bó lâu dài cao thì nhà quản lý cần quan tâm đến những yếu tố chính sau:

- Đối xử công bằng: việc xem xét huy động nguồn nhân lực, nhất là duy trì sự khích lệ côngbằng một cách thường xuyên là một nhiệm vụ thiết yếu của các nhà quản trị doanh nghiệpgiúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, được đối xử công minh từ đó họ sẽ được tiếp thêmđộng lực, sẵn sàng cống hiến 100% giá trị bản thân cho công việc

- Quan tâm nhân viên: Khi nhà quản lý dành thời gian quan tâm đến nhân viên, họ sẽ cảmthấy vui vẻ hơn và cống hiến nâng cao hiệu quả hơn trong công việc Kết quả sau cùng làcác khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng hơn và đương nhiên doanh thu, lợi nhuận của doanhnghiệp cũng cao hơn

Dẫn chứng minh họa: Công ty FPT chưa thực sự mạnh trong công tác khuyến khíchtăng cường trao đổi thông tin giữa các bộ phận và cán bộ quản lý hỗ trợ nhân viên khi gặpkhó khăn Vì vậy, cán bộ quản lý và lãnh đạo của FPT cần phải tạo được các kênh giao tiếp

có hiệu quả và tích cực giữa nhân viên - nhân viên và nhân viên - lãnh đạo để kịp thời nắmbắt những khó khăn, nguyện vọng của nhân viên, kịp thời hỗ trợ động viên đồng thời tạo cácmối quan hệ gần gũi, hòa đồng với nhân viên, hướng dẫn, động viên, đồng hành với nhânviên trong công việc và cuộc sống Nhân viên luôn chịu ảnh hưởng của lãnh đạo trực tiếp vìthế nếu họ cảm thấy được quan tâm động viên kịp thời, được đào tạo và chia sẻ, họ sẽ luônmuốn gắn bó lâu dài và gắn kết hơn với đội ngũ, với công ty

Câu 2: Phân tích 10 cách để duy trì và động viên nhân lực của cơ quan, tổ chức, công ty.

Duy trì nhân lực được hiểu là tìm mọi cách có thể để giữ chân nhân viên và lôi kéonhân viên ở lại làm việc cho doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu trước mắt và mục tiêuphát triển lâu dài của doanh nghiệp, là điều kiện quyết định để tổ chức có thể đứng vững vàthắng lợi trong môi trường cạnh tranh

Động viên trong hoạt động quản trị là tạo ra sự hăng hái, nhiệt tình, phấn khởi vàtrách nhiệm hơn trong quá trình thực hiện công việc của cấp dưới, qua đó làm cho công việcđược hoàn thành một cách có hiệu quả cao Động viên bao gồm cả động viên về vật chất lẫnđộng viên về mặt tinh thần

1 Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, cải thiện điều kiện làm việc.

- Tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, làm giảm bớt căng thẳng và thúc đẩy nhân viên tậptrung tinh thần làm việc, giữ cho nhân viên của mình luôn hứng khởi, có tinh thần cao độ.Những nhân viên vui vẻ làm việc trong môi trường tích cực có xu hướng năng nổ và làmviệc tốt hơn

- Các nhà quản lý cần cung cấp về cơ sở vật chất, trang thiết bị, công nghệ, phòng làm việc,đảm bảo các yếu tố như tiếng ồn, ánh sáng, nhiệt độ phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụchuyên môn Có thể tổ chức các hoạt động giải trí ngay trong giờ làm như: Tổ chức quiz, tròchơi giữa giờ, sử dụng âm nhạc…làm mới, trang trí lại văn phòng, tạo không gian thoải mái,tươi mới,

Dẫn chứng minh họa:

- Hiện nay Google đã cung cấp những phòng ngủ trưa tiện lợi cho nhân viên Một giấc ngủngắn 20 – 30 phút về lâu dài sẽ tốt cho nhân viên để duy trì sự tập trung, tỉnh táo, tăng khảnăng sáng tạo và có ảnh hưởng tích cực lên hiệu suất làm việc và quá trình tư duy của nhânviên

2 Xây dựng văn hóa của cơ quan, tổ ch ức/ văn hóa doanh nghiệp

- Có thể thấy rằng văn hóa của cơ quan, tổ chức/ văn hóa doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hóa được xây dựng trong suốt quá trình hoạt động và phát triển Nó chi phối tình cảm, suy nghĩ và hành vi, thái độ của mọi thành viên trong cơ quan, doanh nghiệp

- Khi xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, phù hợp sẽ giúp cho nhân viên định hướng được mục tiêu công việc, làm cho nhân viên hãnh diện khi bản thân được là một thành viên của doanh nghiệp, từ đó giúp doanh nghiệp giữ chân các nhân viên giỏi và tài năng Hơn thế nữa, văn hóa tích cực sẽ làm giảm đáng kể tình trạng căng thẳng khi làm việc, tạo môi trường làm việc thân thiện, thoải mái, góp phần gắn kết và tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên Chính vì như vậy, đây là một trong những cách để duy trì và động viên nhân lực của cơ quan, tổ chức, công ty

Dẫn chứng minh họa:

- Google được xem như doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ, không nhữngđược biết đến là công cụ tìm kiếm hàng đầu thế giới lúc này mà Google cũng được mọingười biết đến như là một doanh nghiệp đứng đầu trong việc duy trì, động viên người laođộng Để đạt được điều đó thì Google đã xây dựng một văn hóa doanh nghiệp cho riêngmình, nó mang lại: sự linh hoạt, sáng tạo, sự tin tưởng và môi trường làm việc thân thiện,

từ đó cho thấy việc xây dựng văn hóa làm việc của Google đã góp phần rất lớn cho việc duy

trì và động viên nhân viên dẫn đến dễ dàng thu hút và giữ chân nhân tài, tạo động lực pháttriển.

3 Phân quyền cho nhân viên thể hiện sự tin tưởng, phát huy dân chủ

- Đây là cách để nhân viên san sẻ công việc với nhà quản trị Tạo cơ hội cho nhân viên thựchành quản lý và thể hiện tài năng, năng lực của mình, đồng thời nhìn nhận được vai trò vàtrách nhiệm của mình về công việc được giao, họ sẽ cống hiến hết mình cho doanh nghiệpcũng như chứng minh năng lực của mình đối với cấp trên Và là cơ sở để nhà quản lý xemxét việc thăng tiến khi có nhu cầu

- Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể, đo lường được và có tính khả thi Nhà quản lý cho phép nhânviên của mình tự đưa ra các quyết định và chịu trách nhiệm về phạm vi quyền hạn đã đượctrao Tuy nhiên hình thức trao quyền được dựa trên năng lực, vì thế bạn phải có niềm tin vàokhả năng của nhân viên cũng như chấp nhận với rủi ro không may đem lại Mức độ traoquyền phải căn cứ vào năng lực thực tế của nhân viên và nhiệm vụ được giao, vì vậy hìnhthức trao quyền này thường được áp dụng đối với các nhân viên ưu tú, có tiềm năng Đồngthời, nhà quản lý phải hỗ trợ và giúp đỡ nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

Dẫn chứng minh họa:

- Spotify, được mệnh danh là “Freedom Inc.” là một trong những nơi áp dụng mô hình quản

lý tôn trọng tính tự chủ của nhân viên Dẫu số nhân viên đã tăng lên đến gần 2.000 người,quy mô nhân sự này không hề gây khó khăn cho sự phát triển của Spotify Ngược lại, vớitâm thế rộng mở trước những thay đổi mà thị trường đòi hỏi nhân viên Spotify luôn thể hiện

sự năng động và tinh thần đổi mới đáng kinh ngạc

- Mấu chốt chính là phương pháp tổ chức nhân viên thành những nhóm nhỏ cơ động từ 4đến 6 người với những chuyên môn và chức năng khác nhau Mỗi nhóm phụ trách phát triểnmột dự án trọn vẹn, tự quyết định đưa ra các giải pháp, triển khai và kiểm tra mà không cầnthông qua cấp trên Hình thức này giải thoát nhân viên khỏi rào cản của bộ máy tổ chứccồng kềnh, cứng nhắc, giúp họ hành động nhanh hơn, linh hoạt hơn nhưng vẫn có tráchnhiệm rõ ràng cho từng tác nghiệp, phát huy sáng kiến nhưng vẫn giữ được độ tin cậy, đảmbảo nhất quán với mục tiêu cuối cùng mà không cần kiểm soát quá ngặt Chính nhờ vậy, họ

có động lực mạnh mẽ hơn để thực hiện công việc

4 Cải thiện các chế độ đãi ngộ

- Bên cạnh lương bổng, đãi ngộ luôn là yếu tố lý tưởng để nhân viên gắn bó lâu dài với công ty Mỗi doanh nghiệp sẽ có những chế độ đãi ngộ nhân sự khác nhau đem lại cuộc sống hạnh phúc hơn cho nhân viên, còn thể hiện công ty không chỉ là nơi để làm việc mà

là một môi trường giúp bạn cảm thấy thoải mái, giải tỏa áp lực Các hình thức đãi ngộ phổ biến còn bao gồm:

+ Bảo hiểm xã hội và y tế: đảm bảo nhân viên sẽ được đóng bảo hiểm đầy đủ, bảo hiểm y

tế áp dụng ở mức quy định tối thiểu hay có bổ sung các quyền lợi như khám sức khoẻ định kỳ, bảo hiểm răng miệng và thị giác, bảo hiểm cho người thân…  

+ Lợi ích phụ trợ (phụ cấp): công ty chủ động lên ngân sách và kế hoạch để chăm sóc đờisống nhân viên: phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại; chính sách công tác phí “rộng rãi”; quà tặng sinh nhật; chương trình nghỉ mát hàng năm; các chương trình thúc đẩy tinh thần đội nhóm (team-building) theo bộ phận… xây dựng phòng thư giãn, phòng giải trí, phòngthể dục thể thao, căn tin miễn phí để nhân viên tự nhiên sử dụng

 + Ngày nghỉ và ngày phép:  cho phép nhân viên làm việc từ xa, làm theo thời gian biểu linh động hoặc có thể nghỉ phép theo giờ… Bên cạnh đó, việc tăng số lượng ngày phép năm hưởng nguyên lương cũng như cho nghỉ lễ dài hơn quy định chính là lợi ích được đông đảo nhân viên đánh giá cao

+ Sự phát triển chuyên môn: tổ chức các đợt huấn luyện kỹ năng, đào tạo chuyên môn hàng năm, các chương trình luân chuyển vị trí (job rotatio), tái thiết kế công việc (job enlargement hoặc job enrichment) tạo cơ hội nhân viên thăng tiến nhằm mục đích đào tạonguồn nhân lực kế thừa hoặc đề bạt quản lý

+ Môi trường, trang thiết bị làm việc: Các nhà quản lý cần cung cấp về cơ sở vật chất, trang thiết bị, công nghệ, phòng làm việc, đảm bảo các yếu tố như tiếng ồn, ánh sáng, nhiệt độ không gian làm việc bố trí hợp lý, đáp ứng được tính chất đặc thù từng bộ phận

Dẫn chứng minh họa:

- Ở Unilever, nhân viên sẽ được cung cấp một môi trường làm việc năng động với đủ cáctrang thiết bị máy móc công nghệ hiện đại, phòng tập thể dục, yoga và làm đẹp,… giúp nhânviên có thể thư giãn và lấy lại năng suất lao động sau những giờ làm việc mệt mỏi.Microsoft đặc biệt chú trọng đến yếu tố con người như chế độ ăn uống, nghỉ ngơi và giải trícủa nhân viên Tại đây mọi người thường dành nhiều thời gian để trò chuyện và ăn tối cùngnhau, đặc biệt là những nhân viên có tài năng sẽ được công ty cấp học bổng đào tạo tại cáctrường đại học hàng đầu thế giới và tốc độ thăng tiến cực kì nhanh

5 Tạo động lực làm việc cho người lao động

- Trong quản trị nhân lực, để sở hữu nguồn lực chất lượng cao, việc cần làm là tạo động lực để nhân viên gắn bó, cống hiến hết mình cho đơn vị Vì vậy, muốn quản trị nhân lực

thành công, cần có chính sách tạo động lực phù hợp và khoa học, đồng thời đáp ứng những đãi ngộ phi vật chất khiến người lao động chủ động sáng tạo và cống hiến.

- Tạo động lực làm việc là tổng hợp các biện pháp và cách hành xử của tổ chức, các nhà quản lý nhằm tạo ra sự khát khao cống hiến, sự tự nguyện của người lao động, buộc họ phải nỗ lực, cố gắng phấn đấu để đạt được các mục tiêu mà tổ chức đề ra Đây là một quátrình bao gồm các bước cơ bản như: Xây dựng, triển khai thực hiện và đánh giá kết quả tạo động lực Các biện pháp tạo động lực với mỗi đối tượng khác nhau cũng sẽ không giống nhau do nhu cầu và sự thỏa mãn của họ là khác nhau

Dẫn chứng minh họa:

- Viettel trao thưởng 1,6 tỷ đồng cho các nhân viên xuất sắc Ngày 29/6, tại Hà Nội, Tậpđoàn Công nghiệp - Viễn thông quân đội (Viettel) đã tổ chức sự kiện tôn vinh những cánhân, tập thể xuất sắc, có đóng góp nổi bật cho tập đoàn Đây là sự kiện được tổ chứcthường niên nhằm tìm ra những cá nhân, tập thể ưu tú nhất của tập đoàn Viettel Tám cánhân và tám tập thể đã được Viettel trao giải thưởng

- Theo Giám đốc Tập đoàn Viettel, đây sẽ là một cách để tạo động lực làm việc cho nhânviên Việc khen thưởng sẽ tạo nên phong trào thi đua góp phần làm ra những sản phẩm khácbiệt, độc đáo, có sức cạnh tranh Cách tạo động lực này, sẽ khiến mỗi người, mỗi đơn vị, tuỳtheo công việc của mình, sẽ đặt mục tiêu cao hơn cho chính mình, cao đến mức phải thayđổi cách làm, phải đột phá trong cách làm, phải mở rộng không gian sống Nó chính là độnglực thúc đẩy làm việc để mang đến thành công

6 Giải quyết nhanh các bất bình khi có xung đột nội bộ, không để trở thành bất mãn

- Để có một môi trường làm việc chuyên nghiệp thì nên có sự công bằng cho tất cả mọingười Tạo ra sự công bằng không phải là dễ, nó đòi hỏi về mặt nhận thức của mỗi người,hành vi đạo đức, trách nhiệm và mức độ thỏa mãn với cấp trên Nếu không có sự công bằngthì tỉ lệ nghỉ việc sẽ tăng cao, kéo theo đó là tranh chấp lao động và sự phàn nàn, ảnh hưởngxấu tới doanh nghiệp Đây là công việc cực kì quan trọng để có được một sự phát triển bềnvững Vì vậy mà công tác quản trị nhân lực cần được đảm bảo thực hiện tốt, đưa ra nhữngchính sách hợp lý, tránh phát sinh những mâu thuẫn không đáng có

Dẫn chứng minh họa:

- Ở tổng công ty phát điện một, khi xảy ra xung đột cần thẳng thắn trao đổi, giải quyết bằngtinh thần cầu thị, tính xây dựng giúp nhau cùng tiến bộ, đặt lợi ích công việc lên trên hết.Trong trường hợp bất đồng trở thành mâu thuẫn nội bộ thì cán bộ quản lý trực tiếp hoặc

người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm giải quyết thấu tình đạt lý để không ảnh hưởng đếncông việc chung và đoàn kết nội bộ.

- Không lợi dụng mâu thuẫn cá nhân và những việc bất đồng để lôi bè kéo phái, lập đồng minh gây mất đoàn kết nội bộ Giải quyết nhanh các bất bình khi có xung đột nội bộ, không để xảy ra bất mãn

7 Tổ chức các hoạt động ngoại khóa (thể thao, văn nghệ…)

- Người lao động sẽ có thời gian thoải mái và thư giản hơn sau thời gian dài làm việc vất vả,đồng thời việc tổ chức các sự kiện dã ngoại, vui chơi giản trí còn làm tăng sự đoàn kết giữcác nhân viên với nhau, giữa nhân viên cấp thấp với nhân viên cấp cao

- Do đó, chủ doanh nghiệp ngoài việc quan tâm tới lợi ích kinh tế thì còn phải chú trọng tớiđời sống tinh thầnh của người lao động, tạo tinh thần sảng khoái giúp nhân viên gắn bó bềnlâu với doanh nghiệp đồng thời tạo động lực làm việc cho họ

- Để từ đó mọi người có thêm tinh thần làm việc hăng say, hiệu quả cao, góp phần đưa công

ty ngày càng phát triển mạnh hơn nữa trong giai đoạn tiếp theo

8 Nhân điển hình tiên tiến:

- Các nhân viên sẽ thấy rằng người quản lý trân trọng và công nhận những nỗ lực mà họ đã

bỏ ra, từ đó góp phần tối ưu hiệu suất lao động cũng như tạo động lực để nhân viên làm việctốt hơn ở những công việc sau này, mang lại lợi ích cho công ty Không những thế, đây còn

là hình thức tuyên truyền cho các nhân viên khác, nhằm không chỉ tạo động lực cho nhânviên đó mà còn lan rộng ra toàn thể cơ quản, tổ chức, doanh nghiệp

9 Lắng nghe và quan tâm đến nhân viên (khen ngợi, động viên kịp thời khi nhân viên hoàn thành công việc trong trạng thái quá tải, nội dung công việc phức tạp, thích nghi với cái mới, gia đình gặp khó khăn, áp lực tinh thần trong mối quan

hệ với đồng nghiệp)

- Lắng nghe, tập trung và tôn trọng nhu cầu của nhân viên không chỉ giúp tạo động lực chonhân viên mà còn tăng khả năng làm việc nhóm hiệu quả cũng như tạo được mối quan hệhòa đồng, tin tưởng giữa nhân viên và cấp quản lý Lắng nghe không chỉ để thấu hiểu màcòn là cách giúp bạn “giữ chân” được nhân viên giỏi Thay vì cho họ điều bạn nghĩ họ cần,hãy hỏi xem họ cần gì Ngoài ra còn có thể biết được những vấn đề mà nhân viên gặp phảitrong công việc, những áp lực và căng thẳng của nhân viên khi làm việc quá tải

- Để làm được điều này, nhà quản lý cần phải nắm bắt tiến độ công việc họ đang thực hiện

để xem họ có đang gặp khó khăn nào mà bạn có thể giúp đỡ hay không, bạn hãy chia sẻ với

họ những vấn đề mà họ đang gặp phải Mở các cuộc khảo sát nhân viên định kỳ, các buổithăm dò phản hồi để có thể thu thập những đóng góp ý kiến của nhân viên Nếu có thể, hãyđưa ra một vài lời khuyên về mục tiêu, đam mê và những ước muốn của họ trong nghềnghiệp

Dẫn chứng minh họa:

- Tình hình dịch bệnh Covid-19 bùng phát, Nhạc Phan Linh - Phó Viện trưởng Viện Côngnhân Công đoàn đã tiếp xúc với những người lao động di cư từ một số trung tâm côngnghiệp phía Nam về quê Cuộc khảo sát cho rằng đa số người lao động phải về quê vì họthực sự nặng về tâm lý Nếu không giải quyết được bài toán tâm lý đối với người lao động

sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều doanh nghiệp

10 Đào tạo, phát triển, nâng cao nâng lực cho nhân viên

- Đào tạo cung cấp cho nhân viên có được kỹ năng cần thiết cho công việc, mở rộng cơ hộithăng tiến, xây dựng mối quan hệ Với những kỹ năng được trang bị, đào tạo sẽ giúp cácnhân viên hoàn thành công việc được tốt hơn, nâng cao năng lực, hiệu quả công tác đồngthời tăng khả năng thu hút và giữ chân nhân tài ở lại với doanh nghiệp

- Để nâng cao kỹ năng cho nhân viên, bạn có thể cung cấp tài liệu, nguồn lực để họ tựnghiên cứu học tập, hoặc tổ chức các đợt tập huấn để giúp họ phát triển năng lực được hiệuquả hơn Việc đào tạo cần phải dựa vào trình độ của nguồn nhân lực hiện tại và chiến lượcphát triển nguồn lực trong tương lai của công ty nên các nhà quản lý cần cân nhắc và lựachọn những nhân viên ưu tú, trung thành để có những các kế hoạch đào tạo, nâng cao kỹnăng hiệu quả mà không lãng phí tài nguyên, nguồn lực của doanh nghiệp

Dẫn chứng minh họa:

- KFC Việt Nam vừa phối hợp với Đại học Hoa Sen, tổ chức chương trình đào tạo “Quản trịnhà hàng hiệu quả” trong chuỗi các hoạt động đào tạo mang tên “School for lifeprogramme” dành cho các Quản lý nhà hàng KFC Chương trình đào tạo 6 tháng, kết hợpgiữa phần lý thuyết do Đại học Hoa Sen đảm nhận và thực hành tại nhà hàng do KFC ViệtNam phụ trách đã đạt hiệu quả ngoài mong đợi Qua đó, công ty sẽ tập trung đẩy mạnh hơnnữa công tác đào tạo nhằm nâng cao kiến thức và năng lực của đội ngũ quản lý cho kế hoạchphát triển của toàn Công ty trong những năm tới

Câu 3 Chọn một yếu tố của môi trường bên ngoài và phân tích các tác động của nó đến công tác quản trị nhân lực của cơ quan, tổ chức, công ty.

Yếu tố: Đối thủ cạnh tranh Đây là yếu tố tác động rất lớn đối với công tác quản trị

nhân lực, nó ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động: thu hút tuyển dụng người lao động, đàotạo và phát triển nhân viên, quy hoạch, phân phối công việc và chính sách bảo toàn nguồnnhân lực phù hợp của doanh nghiệp Đòi hỏi nhà quản trị phải làm sao để hợp lý về vai trò,

vị trí của nhân viên, có lực lượng lao động ổn định về mặt số lượng và cả chất lượng để pháttriển doanh nghiệp đồng thời giảm thiểu tối đa các chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả

Các tác động tích cực:

- Chú trọng vào việc tuyển dụng, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên, chọn lựa những nhân viên phù hợp với vị trí, công việc mà doanh nghiệp đang cần, thay đổi cơ cấuhiện có của công ty nếu đang gặp vấn đề

- Đào tạo đội ngũ nhân viên tiềm năng, nâng cao năng lực của nhân viên đồng thờitạo ra nguồn nhân lực mạnh sẵn có trong doanh nghiệp

- Sa thải hoặc chuyển đổi công việc, trị trí, vai trò của những nhân viên không hoàn thành tốt công việc được giao, tránh ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp đồng thời giảm thiểu những sai sót của người lao động

- Tổ chức tinh giản nhân lực không cần thiết trong công ty, giảm thiểu quỹ lương hiện có của công ty

- Tạo môi trường làm việc thân thiện, tích cực, hợp tác nâng cao tính đoàn kết của nhân viên

- Đảm bảo an toàn lao động, tránh xảy ra những tại nạn không đáng có

- Tạo ra các chính sách về tiền lương, phúc lợi xã hội cho phù hợp với công ty, đồng thời thỏa mãn nhu cầu của người lao động.

Các tác động tiêu cực:

- Gây khó khăn đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ với ngân sách thấp,

thương hiệu không lớn nên khó để có thể tuyển dụng nhân sự trong việc cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn hơn

- Cắt giảm nhiều chi phí khiến nhân viên bất mãn với doanh nghiệp, dễ dàng xảy

Yếu tố: Mức độ áp dụng công nghệ Có lẽ đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng rất nhiều

tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Việc áp dụng trí tuệ nhân tạo, rô - bốt, máymóc hiện đại, chuyển đổi số đã tác động rất nhiều đối với doanh nghiệp và công tác quản trịnhân sự, cũng ảnh hưởng không kém gì so với các ngành nghề khác trong cuộc cách mạngcông nghiệp 4.0

Các tác động tích cực:

- Với việc phát triển của internet thì công tác tuyển dụng của doanh nghiệp thêm

sự đa dạng và thuận tiện, dễ dàng được tìm kiếm, tạo ra nhiều cơ hội để thu hút nhiều người lao động chất lượng

- Công tác quản lý nhân viên có thể được thực hiện từ xa thông qua internet, giúp nhà quản trị nắm bắt tình hình nhân viên làm việc thuận tiện hơn

- Dễ dàng thiết lập liên lạc giữa các nhân viên với nhau và giữa nhân viên cấp trên với nhân viên cấp dưới, thuận tiện cho việc trao đổi thông tin, tài liệu

- Đối với người lao động chân tay, máy móc và các ứng dụng khoa học công nghệ giúp giải phóng sức lao động của con người đồng thời tiết kiệm kinh phí doanh nghiệp, nâng cao năng lực sản xuất và tạo lợi nhuận.

Các tác động tiêu cực:

- Khiến nhân viên phụ thuộc nhiều vào các thiết bị điện tử (điện thoại, máy tính,

…) đặc biệt là nhân viên văn phòng Họ rất khó làm việc nếu có sự cố với các thiết bị đó

- Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn kinh phí thấp thì không thể áp dụng ngay các thiết bị, máy móc công nghệ cao được Tạo ra sự chênh lệch về công tác quản trị nhân lực giữa doanh nghiệp lớn với doanh nghiệp vừa và nhỏ

- Khi áp dụng các máy móc công nghệ cao trong sản xuất, đòi hỏi người lao động phải có trình độ cao, việc tuyển dụng người lao động chất lượng sẽ khó khăn hơn

Câu 5: Soạn 15 câu hỏi phân tích công việc để phỏng vấn một vị trí việc làm mà bạn quan tâm Nêu mục đích của từng câu hỏi.

Công việc quan tâm: Thư Ký

1 Anh/chị hãy mô tả công việc hằng ngày của thư ký?

- Mục đích: Nhằm nắm bắt được công việc mà nhân viên thư ký đang làm có tính chất, mức độ phức tạp như thế nào, cần đòi hỏi những gì và để hiểu rõ hơn về bản chất của công việc thư ký đó

2 Vì sao cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lại cần vị trí này? Mục đích của công việc thư ký là gì?

- Mục đích: Đánh giá được tầm quan trọng của thư ký, đồng thời giúp nhân viên hiểu rõ thêm về những gì mà công việc đang hướng tới, từ đó có thể đưa ra những quyết định phùhợp với yêu cầu của công việc

3 Những kiến thức quan trọng cần có liên quan đến công việc thư ký ?

- Mục đích: Đánh giá được nền tảng kiến thức mà công việc yêu cầu, để chọn ra người hoặc đào tạo nhân lực sao cho phù hợp với công việc

4 Khi đảm nhiệm vị trí thư ký, anh/ chị nghĩ sao về yêu cầu của công việc được giao?

- Mục đích: Nhằm nhận thấy được cái nhìn của nhân viên về công việc của chính mình Đồng thời đánh giá yêu cầu của công việc, cần làm những gì và đưa ra những kế hoạch thực hiện như thế nào cho công việc đó

5.Mất bao lâu để anh/chị hoàn thành công việc mỗi ngày?

- Mục đích: Câu hỏi này nhằm nắm bắt được thời gian làm việc trung bình của một nhân viên thư ký có thể hoàn thành công việc trong bao lâu, từ đó đánh giá được mức độ phức tạp của công việc cũng như năng lực của nhân viên

6.Theo anh/ chị đâu là phần khó khăn nhất trong vai trò thư ký? Vì sao?

- Mục đích: Trong từng vị trí công việc sẽ có những giai đoạn khó khăn nhất định, việc xác định được thư ký đang gặp vấn đề ở chỗ nào và trở ngại ra sao, từ đó có thể giúp nhà quản trị lên kế hoạch và bố trí lại công việc, giảm bớt khó khăn cho nhân viên

7 Điều kiện làm việc của anh/chị như thế nào?

- Mục đích: Điều kiện làm việc cũng là một trong những yếu tố góp phần tạo nên công việc của nhân viên thư ký Biết được điều kiện làm việc như thế nào sẽ giúp ích rất nhiều trong việc hiểu rõ môi trường làm việc cũng như các mối quan hệ trong công việc

8.Theo anh/ chị đâu là phần quan trọng nhất của công việc thư ký? Vì sao?

- Mục đích: công việc luôn có một giai đoạn quan trọng nhất định, đòi hỏi nhiều sự kĩ càng, tập trung và chính xác hơn Vì vậy mà mỗi khi phân tích công việc thư ký sẽ giúp nhân viên hiểu rõ được đâu là giai đoạn quan trọng nhất để có thể thực hiện công việc đó một cách chỉnh chu

9.Điều gì khiến anh/chị hài lòng về công việc thư ký?

- Mục đích: Đánh giá sự hài lòng về công việc là yếu tố giúp nhân viên làm việc một cáchhăng say và tích cực hơn trong công việc của họ, nhà quản trị cần phải biết nắm bắt tâm

lý này của nhân viên thì mới có thể tiếp tục phát huy nhằm nâng cao hiệu suất làm việc của họ.

10 Trong vai trò là một thư ký, anh/ chị đã từng gặp rủi ro nào chưa? Nếu có thì đó

là gì?

- Mục đích: Câu hỏi được đưa ra để đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong công việc Và nếu như xảy ra rủi ro, người quản trị muốn biết liệu nó có tác động lớn tới quá trình làm việc của thư ký hay không, từ đó đưa ra cách giải quyết sao cho thích hợp

11 Trang thiết bị hỗ trợ cho công việc của anh/chị như thế nào?

- Mục đích: Trang thiết bị hỗ trợ con người trong việc tiết kiệm sức lao động, nâng cao năng suất và chất lượng công việc,… Câu hỏi đưa ra nhằm nắm bắt tình hình sử dụng trang thiết trong công tác đã có hợp lý chưa, nhân viên có thực sự sử dụng trang thiết bị một cách có hiệu quả hay không, trang thiết bị có thực sự cần thiết trong một số trường hợp hay không,… Từ đó, đề ra những giải pháp hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng giúp cho quá trình làm việc của thư ký hiệu quả hơn và chi tiêu tài chính của công ty một cách hợp

lý, đúng đắn

12 Loại tình huống nào gây ra khó khăn nhất trong công tác làm việc của thư ký?

- Mục đích: Mỗi công việc luôn có một rủi ro không thể tránh khỏi Việc nắm bắt trước những tình huống khó khăn là một điều tất yếu, cần đề phòng để tránh gây ra thiệt hại trong công việc Vì thế khi phân tích công việc, đòi hỏi người quản trị phải biết được những tình huống khó khăn mà thư ký gặp phải thì mới có thể nhanh chóng khắc phục được vấn đề đó

13 Điều gì của công việc khiến anh/ chị không hài lòng nhất? Vì sao?

- Mục đích: Mỗi công việc đều có những bất cập riêng của nó Vì vậy nhà quản trị cần phải nắm bắt được những bất cập đó thông qua phân tích công việc nhằm hạn chế, tạo điều kiện cho nhân viên làm việc một cách tốt nhất

14 Quyền lợi của anh/chị trong công ty có được đảm bảo không?

- Mục đích: Quyền lợi chính là đãi ngộ mà công ty dành cho nhân viên, để nhân viên cảmthấy hài lòng và cống hiến hết mình cho công việc Quyền lợi luôn đi đôi với trách nhiệm Một công việc tốt là một công việc có thể cân bằng được cả quyền lợi và trách

nhiệm Câu hỏi này được đặt ra để người quản trị hiểu thêm về công việc mà nhân viên mình đang làm, nhân viên có đang thật sự cảm thấy hài lòng về quyền lợi mà công ty đem lại hay không Vì thế, để nắm được công việc của nhân viên, người quản trị không những phải hiểu rõ về mặt trách nhiệm và quá trình làm việc của nhân viên mà còn phải đảm bảo được quyền lợi cho nhân viên đó.

15 Anh/chị có gặp những nguy hiểm, tai nạn trong quá trình làm việc không?

- Mục đích: Đảm bảo an toàn cho nhân viên là một trong những yếu tố hàng đầu trong laođộng Câu hỏi này đặt ra nhằm mục đích đánh giá mức độ rủi ro của công việc cũng như môi trường làm việc Khi đó, nhà quản trị có thể đưa ra các biện pháp cải thiện điều kiện công việc, thực hiện công tác tuyên truyền, tập huấn kỹ năng phòng chống quấy rối nơi công sở,… để công việc được diễn ra một cách hiệu quả, đảm bảo an toàn cho thư ký và tránh những rủi ro, tổn thất không cần thiết

Câu 6: Soạn 15 câu hỏi để phỏng vấn tuyển dụng, nêu mục đích của từng câu hỏi.

1 Anh/ chị hãy giới thiệu sơ qua về bản thân mình?

- Đây là câu hỏi cơ bản, mục đích chính là tạo sự thoải mái cho người trả lời, đồngthời tạo điều kiện cho họ giới thiệu chính mình tạo ấn tượng cho người hỏi Qua đó nhàtuyển dụng còn có thể biết thêm về người ứng tuyển ngoài những thông tin được cung cấpqua sơ yếu lý lịch

2 Vì sao anh/chị lại bỏ công việc cũ?

- Nhà tuyển dụng muốn xem thái độ nhìn nhận của người ứng tuyển về công việctừng làm và lý do họ lại từ bỏ công việc đó Họ muốn chắc chắn rằng bạn theo đuổi côngviệc mới vì một lý do chính đáng, liệu bạn có thực sự nghiêm túc và ý định gắn bó lâu dàivới công việc không hay là bạn vẫn đang trong quá trình thử nhiều công việc khác nhau

3 Những kinh nghiệm cũ có thể giúp gì cho công việc mới?

- Khi hỏi câu này, người tuyển dụng sẽ biết được người ứng tuyển có biết rút ra kinhnghiệm hay không, có biết chọn lọc điều tốt để áp dụng vào công việc, biết học hỏi và quansát để cải thiện hiệu quả công việc mình làm hay không, từ đó phán đoán lợi ích mà ngườiứng tuyển mang lại.

4 Anh chị có tham gia vào các tổ chức hay hoạt động nào của sinh viên hoặc trong

xã hội không?

- Câu trả lời này một phần sẽ giúp cho nhà tuyển dụng đánh giá được đó có phải làngười năng động, linh hoạt, nhiệt huyết, kinh nghiệm và có nhiều kỹ năng xã hội hay không.Việc tham gia vào các tổ chức, các hoạt động của sinh viên và của xã hội cho thấy khả năngcân bằng giữa việc học và việc tham gia các hoạt động, khả năng thích ứng với các môitrường làm việc khác nhau và bản lĩnh để đảm nhiệm các công việc cùng một lúc Nếu nhưngười đó đã từng tham gia các hoạt động có liên quan và có thể giúp ích cho công việc mà

họ sẽ làm thì đây là một điểm cộng trong mắt của nhà tuyển dụng

5 Những ưu thế của anh/ chị so với những ứng viên khác là gì? Đâu là những điểmmạnh, điểm yếu của anh/ chị?

- Việc chỉ ra ưu thế của mình giúp cho nhà tuyển dụng thấy được sự tự tin, bản lĩnhcủa người ứng tuyển Bên cạnh đó, còn cho thấy sự chuẩn bị kỹ càng, tìm hiểu trước về cácđối thủ cạnh tranh và cách chuẩn bị cho công việc cũng như nhiệt huyết, sự mong muốncông việc này đến nhường nào Thông qua việc nêu lên những điểm mạnh, điểm yếu củamình, người ứng tuyển sẽ có thời gian để nhìn nhận lại bản thân, tiếp tục phát huy nhữngđiểm mạnh, cải thiện những điểm yếu để phát triển bản thân Ngoài ra, khi nhận được câutrả lời, nhà tuyển dụng sẽ hiểu rõ hơn người đang ứng tuyển Để nếu có được nhận vào làmviệc, nhà tuyển dụng sẽ tìm ra vị trí thích hợp để sắp xếp cho người đó, giúp họ làm việc cóhiệu quả hơn, phát huy những điểm mạnh của họ và nâng cao nguồn nhân lực của công tymình

6 Anh/chị làm việc một mình hay làm nhóm hiệu quả hơn? Vì sao?

- Từ câu hỏi này người tuyển dụng sẽ chọn được đâu là người hợp với công ty mình,

sẽ biết người đó hợp với làm việc chuyên môn hóa hay làm việc nhóm để đem lại hiệu quảcao nhất cho doanh nghiệp