Trong thời đại kinh tế toàn cầu hóa như hiện nay, việc phân tích và báo cáo mua hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Bài viết dưới đây ATALINK xin giới thiệu tổng quan và các bước lập báo cáo mua hàng hiệu quả nhằm cung cấp những ý tưởng sáng tạo, góp phần tạo hoạt động kinh doanh hiệu quả và bền vững hơn.
Trang 1Tầm quan trọng và hướng dẫn báo cáo mua hàng hiệu quả
Bởi ATALINK TECHNOLOGY JSC - 18/11/2022
Trong thời đại kinh tế toàn cầu hóa như hiện nay, việc phân tích và báo cáo mua hàng hiệu
quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc Bài viết dưới đây ATALINK xin giới thiệu tổng quan và các bước lập báo cáo mua hàng hiệu quả nhằm cung cấp những ý tưởng sáng tạo, góp phần tạo hoạt động kinh doanh hiệu quả và bền vững hơn
Trang 2Nội dung bài viết
Tầm quan trọng và hướng dẫn báo cáo mua hàng hiệu quả 1
1 Đôi nét về báo cáo mua hàng 3
2 Những dữ liệu nên có trong bảng báo cáo mua hàng 3
3 Những bảng báo cáo mua hàng 6
4 Các bước để tạo ra bảng báo cáo mua hàng 7
Bước 1: Xác định mục tiêu 7
Bước 2: Xác định nguồn dữ liệu 7
Bước 3: Gom nhóm & Xử lý dữ liệu 8
Bước 4: Trực quan hóa dữ liệu 8
Bước 5: Phân tích dữ liệu và Kết luận 9
5 Một số bảng báo cáo mua hàng mẫu 9
5.1 Bảng theo dõi KPI mua hàng 9
5.2 Bảng theo dõi mua hàng nhà cung cấp 10
5.3 Bảng báo cáo chi phí mua hàng 11
5.4 Bảng báo cáo chất lượng mua hàng 12
6 Tổng kết 14
Trang 31 Đôi nét về báo cáo mua hàng
Báo cáo mua hàng là báo cáo thể hiện tất cả các thông tin liên quan đến hoạt động mua
hàng của doanh nghiệp trong khoảng thời gian xác định
Báo cáo mua hàng cho phép doanh nghiệp chứng minh các hoạt động mua sắm mang lại giá trị đồng tiền, góp phần vào việc thực hiện các mục tiêu, đồng thời cung cấp một cái nhìn toàn cảnh về hiệu quả chiến lược mua hàng của mình
Có thể nói báo cáo mua hàng rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp bởi các thông số sau đây:
● Cải thiện độ chính xác của dự báo tài chính
● Giảm thiểu sai sót trong toàn bộ chuỗi cung ứng
● Tăng hiệu quả của các KPI quan trọng
● Hiểu được mối quan hệ nào đang hoạt động
2 Những dữ liệu nên có trong bảng báo cáo mua hàng
Khi thiết lập báo cáo mua hàng, điều quan trọng là phải xem xét một số mục cơ bản cần
có để xây dựng quy trình thành công Lưu ý không phải tất cả các mục cần phải được thêm vào một báo cáo duy nhất, nhưng chúng đóng vai trò là điểm khởi đầu tuyệt vời giúp xây dựng một bộ phận mua sắm theo hướng dữ liệu
Sau đây là một số dữ liệu cần có trong bảng báo cáo:
● Kiểm soát chi phí: Phần này là tất cả về chi phí Doanh nghiệp có thể bao gồm tiết
kiệm chi phí từ năm tài chính đến nay (fiscal-year-to-date), chi phí phát sinh kể từ kỳ trước, cơ hội tiết kiệm chi phí, cũng như một số mối đe dọa tiềm ẩn liên quan đến chi phí cần được quan sát thêm
● Rủi ro nhà cung cấp: Doanh nghiệp cần lường trước những vấn đề có thể xảy ra
thông qua phân tích dữ liệu trực tuyến hiện đại Liệt kê tất cả các rủi ro đã được xác định cùng với các giải pháp thực tế giúp giảm thiểu tác động của từng rủi ro trong số
đó Điều này có thể được thực hiện với sự trợ giúp của các công nghệ tiên tiến như phân tích dự đoán
● Khách hàng nội bộ: Doanh nghiệp có thể chia sẻ tất cả thông tin liên quan đến các
hợp tác đã hoàn thành với khách hàng nội bộ như nhà cung cấp, cổ đông, nhân viên
từ các bộ phận khác nhau để đảm bảo mọi khía cạnh đang được theo dõi
Trang 4● Báo cáo hiệu suất: Doanh nghiệp muốn thành công về lâu dài cần đảm bảo đang
làm việc với những nhà cung cấp tốt nhất Vì vậy ở phần báo cáo hiệu suất, doanh nghiệp cần theo dõi hoạt động của các nhà cung cấp khác nhau, liệt kê những thách thức của từng nhà cung cấp và cách họ cải thiện kịp thời Đây là thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp đảm bảo sự cộng tác trung thực và hiệu quả
Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp để đưa vào báo cáo mua hàng
● Những cải thiện trong quy trình: Bên cạnh việc kiểm tra các nhà cung cấp, doanh
nghiệp cũng nên theo dõi sự phát triển của các quy trình chung trong quy trình mua sắm của mình Nhằm đảm bảo rằng mọi quy trình quan trọng đang hoạt động trơn tru cũng như tìm các cơ hội cải tiến để tăng thêm hiệu quả
● Dự án tìm kiếm khách hàng: Theo dõi tất cả các khía cạnh liên quan đến các dự án
tìm nguồn cung ứng Để đạt hiểu quả tối ưu, báo cáo nên tách từng dự án này thành các giai đoạn, bằng cách này bạn có thể theo dõi chi tiết từng giai đoạn và rút ra kết luận khi cần thiết
● Hợp tác chiến lược: Hợp tác chiến lược cũng là một dữ liệu quan trọng trong báo
cáo mua hàng Đôi khi, các doanh nghiệp đang làm việc với các nhà cung cấp có kinh nghiệm sẽ đưa ra các giải pháp sáng tạo giúp doanh nghiệp có thể áp dụng cho các dự án hoặc quy trình khác Để làm được điều này doanh nghiệp phải theo dõi tất cả các đề xuất này và cách chúng phát triển trong thực tế để xem xét trong tương lai
Hiểu được điều này,ATALINKcung cấp hệ thống báo cáo, phân tích mua hàng trực quan
và tối ưu cho người dùng với:
Trang 5● Báo cáo đa chiều về hoạt động mua hàng, hỗ trợ Doanh nghiệp ra quyết định mạnh mẽ:
○ Cung cấp cái nhìn toàn diện và chính xác về hoạt động mua hàng, giúp Doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác dựa trên dữ liệu thực
○ Hiểu rõ xu hướng mua sắm của tổ chức
○ Giúp xác định và quản lý mối quan hệ với các Nhà cung cấp chính
○ Giám sát tổng quan trạng thái Đơn mua hàng của Doanh nghiệp giúp nắm bắt tiến độ và phát hiện sớm các vấn đề phát sinh
● Đánh giá xu hướng và hiệu quả mua hàng dựa trên dữ liệu so sánh giữa các kỳ báo cáo – Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Báo cáo trực quan và tối ưu cho người dùng giúp giảm thiểu thời gian phân tích dữ liệu và tăng hiệu quả làm việc
● Nâng cao hiệu suất tài chính: Với việc tối ưu hóa hoạt động mua sắm, Doanh nghiệp
có thể giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận cho tổ chức
https://atalink.com/giai-phap-quan-ly-mua-hang/
3 Những bảng báo cáo mua hàng
Sau đây, ATALINK sẽ giới thiệu một số loại báo cáo mua hàng phổ biến thường được sử
dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp
● Báo cáo chi phí: Báo cáo được sử dụng để so sánh chi tiêu thực tế với ngân sách
được phê duyệt trong thời gian thực, thông qua các số liệu cụ thể giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ, phát hiện những điểm bất thường nhằm đưa ra giải pháp kịp thời để giảm chi phí và tăng hiệu quả
● Báo cáo cơ sở cung ứng: Theo dõi mọi chi tiết liên quan đến sự phát triển của từng
nhà cung cấp Một số thông tin chi tiết cho phép doanh nghiệp đánh giá rủi ro, tính bền vững, chi phí, việc sử dụng hàng tồn kho, so sánh sự phát triển của các nhà cung cấp khác nhau và đưa ra hướng xử lý
● Báo cáo các khoản phải trả: Các khoản phải trả cho phép doanh nghiệp hợp lý hóa
chuỗi cung ứng bằng cách cắt giảm chi phí mà vẫn duy trì chất lượng trên toàn diện
Trang 6Báo cáo cho phép tối ưu hóa việc quản lý dòng tiền, giảm thiểu rủi ro và tìm kiếm các
cơ hội đổi mới giúp doanh nghiệp khác biệt với các đối thủ cạnh tranh
● Phân tích danh mục: Sử dụng các kỹ thuật quản lý danh mục để phân loại dữ liệu từ
vật liệu, hàng hóa và dịch vụ thành các danh mục để xác định cơ hội Báo cáo này cho phép xác định các xu hướng của nhà cung cấp theo thời gian và cơ hội cải thiện hiệu suất của danh mục
● Quản lý hợp đồng: Bao gồm điều khoản thanh toán và ngày hết hạn hợp đồng.
Ngoài ra, báo cáo còn cung cấp, hướng dẫn thông tin thích hợp liên quan đến các khía cạnh khác giúp doanh nghiệp có cơ hội hợp tác với các nhà cung cấp tiềm năng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp
● Phân tích vòng đời tiết kiệm: Được sử dụng để đánh giá hiệu quả của các hành
động tiết kiệm chi phí theo thời gian Doanh nghiệp sử dụng nó để đánh giá tác động của các sáng kiến tiết kiệm đối với tài chính trong quy trình mua sắm
4 Các bước để tạo ra bảng báo cáo mua hàng
Làm thế nào để sử dụng nguồn ngân sách hợp lý và hiệu quả đảm bảo doanh nghiệp phát triển bền vững trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay? Điều cần thiết là phân tích thường xuyên các quy trình và sử dụng các loại báo cáo thu mua khác nhau để xem xét doanh nghiệp có đang sử dụng tốt nhất các nguồn lực hay không? Sau đây là quy trình các bước tạo bảng báo cáo mua hàng hiệu quả:
Trang 7Bước 1: Xác định mục tiêu
Bước đầu tiên trong quy trình là xác định các mục tiêu và nhu cầu chung của doanh nghiệp để đảm bảo tính nhất quán Một số mục tiêu phân tích mua hàng phổ biến bao gồm giảm chi phí, tăng chất lượng, đảm bảo mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và một số mục tiêu khác
Bước 2: Xác định nguồn dữ liệu
Bất kể quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, bạn cũng cần thu thập và hợp nhất tất cả các nguồn dữ liệu từ tất cả các phòng ban và đơn vị
Để đảm bảo thông tin được hiển thị một cách trực quan doanh nghiệp cần giao diện chung nơi tất cả dữ liệu mua hàng sẽ được lưu trữ và sẵn sàng trích xuất hoặc thao tác bất cứ khi nào người quản lý hoặc thành viên nhóm cần tạo báo cáo Như vậy, việc xác định nguồn dữ liệu vừa nhanh vừa chính xác
Bước 3: Gom nhóm & Xử lý dữ liệu
Doanh nghiệp cần phân loại và sắp xếp lại các dữ liệu đã thu thập dựa trên các công cụ chuyên nghiệp để chuẩn hóa các phân tích, thông tin mà doanh nghiệp đang tìm kiếm
Doanh nghiệp cũng cần hài hòa tất cả các giao dịch, đảm bảo các chiến lược mua hàng
sẽ tăng năng suất bằng cách sử dụng các phần mềm hỗ trợ thực hiện công việc này
Bước 4: Trực quan hóa dữ liệu
Làm thế nào để các dữ liệu thu thập được trở nên dễ hiểu, trực quan Câu trả lời rất đơn giản đó là trực quan hóa dữ liệu Hiện nay, nhiều công nghệ, phần mềm bảng điều khác khác nhau đã ra đời để làm cho quy trình mua hàng trở thành một nhiệm vụ trực quan hơn
Trang 8Trực quan hóa dữ liệu giúp các thông tin trong báo cáo mua hàng dễ theo dõi hơn
Trực quan hóa các dữ liệu sẽ giúp các thông tin dữ liệu của doanh nghiệp trở nên dễ hiểu hơn đồng thời tăng cường mối quan hệ mật thiết giữa những người dùng có liên quan Một lưu ý quan trọng ở đây là không phải tất cả các loại trực quan hóa dữ liệu đều hữu ích cho mọi mục đích Điều quan trọng là phải tuân theo một số kỹ thuật trực quan hóa
dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp xuất dữ liệu theo cách hiệu quả nhất
Bước 5: Phân tích dữ liệu và Kết luận
Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi, phân tích các chỉ số chuỗi cung ứng cụ thể để đưa ra các đàm phán, thỏa thuận tốt nhất Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định giảm số lượng nhà cung cấp cho mỗi danh mục và thương lượng mức giá hợp đồng tốt hơn nhằm giảm chi phí
Lưu ý tiết kiệm chi phí chỉ có thể đạt được nếu quá trình tính toán và các bước trước đó chẳng hạn như gom nhóm, xử lý dữ liệu được thực hiện chính xác Doanh nghiệp nên sử dụng công nghệ, phần mềm hiện đại để thu thập, lưu trữ, phân tích và giám sát dữ liệu của mình
5 Một số bảng báo cáo mua hàng mẫu
Như đã đề cập phía trên, công nghệ hiện đại có thể giúp doanh nghiệp nâng cấp quy trình báo cáo tài chính và tự động cập nhật thông tin của bạn Đồng thời gửi thông tin đó cho các bên liên quan, đồng nghiệp hoặc cấp quản lý bằng cách đặt lịch trình tự động
Trang 9Doanh nghiệp không phải sử dụng lại bảng tính hoặc tính toán thủ công Bảng điều khiển kinh doanh thông minh có thể đơn giản hóa các quy trình và giúp bạn tạo báo cáo quản
lý mua sắm tốt nhất có thể, đánh giá nhà cung cấp có phù hợp với doanh nghiệp và báo động nếu xảy ra bất thường
Sau đây ATALINK xin giới thiệu một số danh sách các mẫu báo cáo mua hàng mà doanh nghiệp có thể xem xét và áp dụng trong các chiến lược riêng của mình
5.1 Bảng theo dõi KPI mua hàng
Mẫu báo cáo mua hàng (KPI mua hàng) cung cấp cái nhìn tổng quan toàn diện về các chỉ số khác nhau rất quan trọng đối với sự thành công của bộ phận Bảng điều khiển tương tác và trực quan này giúp tóm tắt các hoạt động chính của bộ phận mua hàng cũng như mối quan hệ của bộ phận này với các nhà cung cấp
Bảng theo dõi KPI mua hàng
KPIs cho phép doanh nghiệp xác định chính xác và theo dõi các số liệu có trong hầu hết các bộ phận mua hàng, cùng với thông tin chi tiết và chuyên sâu, tương tác và lọc từng phần của hình ảnh hóa Ngoài ra, bộ phận mua hàng có thể dễ dàng xuất hoặc thiết lập báo cáo tự động cho mỗi tuần, mỗi tháng với dữ liệu cập nhật mới nhất Với sự trợ giúp của phần mềm kinh doanh thông minh trực tuyến, việc quản lý mua hàng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều Sau đây là một số chỉ số KPI chính:
● Tỷ lệ tuân thủ: Trong mua hàng, tuân thủ đại diện cho các thỏa thuận cơ bản được
thiết lập bởi một công ty và nhà cung cấp của nó KPI này cung cấp thông tin tổng
Trang 10quan rõ ràng về mức độ tuân thủ của các đối tác khác nhau và xem xét thay đổi nếu cần thiết
● Số lượng nhà cung cấp: KPI này theo dõi mức độ phụ thuộc của doanh nghiệp đối
với nhà cung cấp trong thời gian cụ thể Số liệu này giúp doanh nghiệp quyết định số lượng nhà cung cấp tối ưu cho tổ chức của mình
● Thời gian chu kỳ đặt hàng: Thời gian chu kỳ đặt hàng là thước đo đo lường quy trình
đặt hàng từ đầu đến cuối, từ khi đơn đặt hàng được đưa ra cho đến khi phê duyệt đơn hàng, nhận, lập hóa đơn và thanh toán Theo dõi KPI này giúp doanh nghiệp cải thiện tỷ lệ năng suất và nâng cao danh tiếng cho thương hiệu
5.2 Bảng theo dõi mua hàng nhà cung cấp
Mẫu báo cáo này dựa trên khả năng của nhà cung cấp trong việc cung ứng sản phẩm / dịch vụ cho doanh nghiệp phù hợp vào đúng thời điểm
Bảng điều khiển mua hàng nhà cung cấp
Sau đây ATALINK xin giới thiệu một số KPI chính doanh nghiệp nên theo dõi:
● Tính sẵn có: KPI này đo lường năng lực và khả năng đáp ứng nhu cầu khẩn cấp của các nhà cung cấp một cách nhất quán Trong thời đại mà thói quen mua hàng của người tiêu dùng thay đổi liên tục, việc đảm bảo rằng các nhà phân phối luôn sẵn sàng ứng phó với khối lượng đơn đặt hàng và yêu cầu biến động là điều quan trọng hơn bao giờ hết Và KPI này sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi điều đó
● Tỷ lệ lỗi: KPI này đo lường chất lượng sản phẩm / dịch vụ các nhà cung cấp riêng lẻ của doanh nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp xử lý các vấn đề tiềm ẩn ngay từ đầu trước khi chúng gây ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp, đối tác và khách hàng
Trang 11● Thời gian giao hàng: Thời gian giao hàng hỗ trợ định lượng tổng thời gian cần thiết
để thực hiện một đơn hàng KPI này giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian giao hàng trong khi vẫn duy trì mức chất lượng vượt trội
5.3 Bảng báo cáo chi phí mua hàng
Một trong những mục tiêu chính của quy trình mua hàng thành công là khả năng quản lý chi phí hiệu quả
Bảng điều khiển chi phí mua hàng
Sau đây ATALINK xin giới thiệu một số KPI chính doanh nghiệp nên theo dõi để đạt mức tối ưu quy trình quản lý chi phí:
● Chi phí của đơn đặt hàng: Số liệu này giúp theo dõi và kiểm soát chi phí nội bộ phát sinh từ mỗi lần mua hàng mà doanh nghiệp thực hiện, thể hiện chi phí trung bình để
xử lý một đơn đặt hàng, từ tạo mua hàng đến hoàn thành hóa đơn Những chi phí này đi kèm với mức độ biến động đáng kinh ngạc Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét chúng cẩn thận và quyết định chi phí trung bình của một đơn đặt hàng dựa trên khoảng thời gian cần thiết
● Giảm chi phí: Là một trong những thành phần quan trọng nhất của báo cáo chi phí mua hàng, KPI này giúp hợp lý hóa các khoản tiền tiết kiệm hữu hình trong tất cả các hoạt động và quy trình mua sắm, thúc đẩy hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp
● Hạn chế chi phí không hiệu quả: Bằng cách đưa ra quan điểm về các nhà cung cấp khác nhau và các hoạt động của họ liên quan đến doanh nghiệp, bạn sẽ có thể hiểu được những lĩnh vực kém hiệu quả đang làm phát sinh chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp và phát triển chiến lược để tránh chúng trong tương lai