Lập kế hoạch mua hàng là một việc có ý nghĩa quan trọng giúp hoạt động lưu thông hàng hóa được tổ chức và kiểm soát kịp thời, thường xuyên trong doanh nghiệp. Dựa vào bản kế hoạch mua hàng mà doanh nghiệp có thể đảm bảo được hàng hóa phù hợp về nhu cầu, số lượng, chất lượng, giá cả, … Hãy cùng ATALINK tìm hiểu các bước lập kế hoạch mua hàng nhanh chóng và hiệu quả cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.
Trang 1Hướng dẫn lập kế hoạch mua hàng hiệu quả cho doanh nghiệp
Lập kế hoạch mua hàng trong doanh nghiệp
Lập kế hoạch mua hàng là một việc có ý nghĩa quan trọng giúp hoạt động lưu thông hàng
hóa được tổ chức và kiểm soát kịp thời, thường xuyên trong doanh nghiệp Dựa vào bản kế hoạch mua hàng mà doanh nghiệp có thể đảm bảo được hàng hóa phù hợp về nhu cầu, số lượng, chất lượng, giá cả, … Hãy cùng ATALINK tìm hiểu các bước lập kế hoạch mua hàng nhanh chóng và hiệu quả cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây
Trang 2Nội dung bài viết
1 Đôi nét về kế hoạch mua hàng 3
2 Các bước thực hiện bảng kế hoạch mua hàng 4
2.1 Xác định mục tiêu 4
2.2 Xây dựng đội ngũ, chính sách mua hàng 5
Xây dựng đội ngũ 5
Chính sách mua hàng 6
2.3 Chiến lược triển khai 6
2.4 Thời gian và chi phí mua hàng 8
2.5 Quản trị rủi ro 9
2.6 Công cụ hỗ trợ 10
3 Tổng kết 11
Trang 31 Đôi nét về kế hoạch mua hàng
Kế hoạch mua hàng hay còn được gọi là kế hoạch quản lý mua hàng, là một tài liệu được
sử dụng để chỉ đạo quá trình lựa chọn và tìm kiếm nhà cung cấp Mục tiêu của bảng kế hoạch mua hàng là nâng cao tính minh bạch và hiệu quả của quy trình mua hàng cho doanh nghiệp
Bảng kế hoạch mua hàng sẽ giải thích lý do vì sao cần sử dụng một nhà cung cấp bên ngoài, các sản phẩm hoặc dịch vụ được mua, mô tả quá trình tìm kiếm và giám sát nhà cung cấp,… Kế hoạch mua hàng cũng bao gồm các loại hợp đồng sẽ được sử dụng, điều khoản giao hàng, số liệu được sử dụng để đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp và quy trình mua hàng sẽ bắt đầu như thế nào
Lập kế hoạch mua hàng là quá trình tổng hợp và xác định các yêu cầu cũng như khung thời gian cho việc mua hàng của doanh nghiệp để đảm bảo các mặt hàng hoặc dịch vụ được mua ở tình trạng tốt và đáp ứng ngay khi được yêu cầu
Lập kế hoạch mua hàng là hoạt động cần thiết đối với doanh nghiệp
Chính vì vậy, thực hiện tốt việc lên kế hoạch mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có thể:
● Tổng hợp các yêu cầu về hàng hóa của doanh nghiệp bất cứ khi nào, từ đó xác định được nhu cầu thường xuyên của doanh nghiệp
● Tiết kiệm và linh hoạt chi phí để mua các nguồn cung cấp cần thiết cho hoạt động liên tục của công ty
Trang 4● Tích hợp chương trình chi tiêu với kế hoạch mua sắm
● Tránh việc chia nhỏ hoạt động mua hàng, mua sắm tự phát gây lãng phí ngân sách
● Đảm bảo được tiến độ mua hàng theo đúng thời gian và số lượng
2 Các bước thực hiện bảng kế hoạch mua hàng
2.1 Xác định mục tiêu
Đầu tiên, quản lý thu mua phải xác định nhu cầu của công ty về hàng hóa hoặc dịch vụ Khi tất cả các nhu cầu đã được xác định, cần tiến hành nghiên cứu sâu rộng để xác định
số lượng, yêu cầu sản xuất, chi phí lý tưởng,…Đội ngũ quản lý cũng cần xác định rõ ràng:
● Bộ phận nào cần mặt hàng này?
● Mục này sẽ được sử dụng để làm gì?
● Mục này có cần thiết để hoàn thành dự án không? …
Nếu mặt hàng đó hợp lý, đội ngũ thu mua sẽ bắt đầu thiết lập lịch trình mua hàng nhằm hạn chế lượng hàng tồn kho dư thừa để giảm thiểu chi phí lưu kho và tận dụng bất kỳ chiết khấu theo mùa nào của nhà cung cấp Lịch trình cũng phải đáp ứng ngày đáo hạn của công ty và cho phép có đủ thời gian để giao hàng cho khách hàng
Tìm hiểu thêm vềQuy trình mua hàng cho doanh nghiệp
2.2 Xây dựng đội ngũ, chính sách mua hàng
Xây dựng đội ngũ
Trong bản kế hoạch mua hàng, bạn cần xây dựng cho đội ngũ thu mua của mình các công việc phù hợp nhất Mỗi nhân sự sẽ phụ trách một nhiệm vụ khác nhau như tổng hợp số lượng hàng hóa được yêu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, tạo yêu cầu báo giá, …
Việc này sẽ giúp các thành viên trong đội ngũ thu mua của bạn biết được các công việc mình cần phải làm là gì, thực hiện thư thế nào để có thể đạt được các yêu cầu mà bạn đề ra
Trang 5Vai trò nhân sự phụ trách nên thể hiện rõ trong kế hoạch mua hàng
Chính sách mua hàng
Tùy thuộc vào nhu cầu sản phẩm / dịch vụ của công ty mà doanh nghiệp và nhà cung cấp có thể thỏa thuận các điều khoản và điều kiện mua hàng khác nhau Doanh nghiệp
có thể xem xét các yếu tố sau để lên chính sách mua hàng phù hợp:
● Đơn đặt hàng: Thường được sử dụng để mua hàng hóa hữu hình
● Giá cố định: Giá được ấn định chắc chắn cho hàng hóa hoặc dịch vụ sau khi thương
lượng
● Giá cố định cộng với ưu đãi: Giá được ấn định và có thêm những ưu đãi / chiết khấu
cho phí giao hàng hoặc khi đơn hàng thực hiện nhanh hơn
● Giá cố định có điều chỉnh kinh tế: Đối với các dự án dài hạn, giá gốc có thể được
điều chỉnh theo tốc độ tăng trưởng hoặc suy giảm kinh tế
● Thời gian và Vật liệu: Thường được sử dụng cho các dịch vụ mà doanh nghiệp bổ
sung chi phí vật liệu để lắp đặt và tiền lương theo giờ của người lao động
● Hoàn trả chi phí: Giá cố định, nhưng hoàn trả cho các chi phí không thể dự báo
trước, chẳng hạn như nhân công hoặc vật liệu bổ sung
2.3 Chiến lược triển khai
Trang 6Đánh giá nhà cung cấp là hoạt động đánh giá sự phù hợp của các nhà cung cấp hiện tại cũng như lên được danh sách các nhà cung cấp tiềm năng Đây là một khâu quan trọng trong lập kế hoạch mua hàng, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có chuỗi cung ứng dài, phụ thuộc vào nhiều nhà cung cấp
Một số chỉ tiêu để đánh giá nhà cung cấp như:
● Sự uy tín của nhà cung cấp
● Chất lượng của sản phẩm / dịch vụ
● Tiến độ giao hàng sản phẩm / dịch vụ
● Giá cả, chính sách và phương thức thanh toán
● Dịch vụ chắm sóc khách hàng
● Tính bền vững và lâu dài
● Sự ổn định về mặt tài chính
Bạn có thể tìm hiểu chi tiết hơn về các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp trong bài viết:
https://vietnam.atalink.com/blog/tieu-chi-danh-gia-nha-cung-cap/
Chu kỳ tìm kiếm nhà cung cấp
Trang 7Ngoài ra, để bản kế hoạch mua hàng được chi tiết hơn, cần xem xét thêm các yếu tố khác như:
● Quản lý tồn kho: Theo dõi và kiểm soát hàng hoá từ khi mua đến khi bán trong các
khâu đặt hàng, sản xuất, lưu trữ và sử dụng Hoạt động này đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ số lượng của mặt hàng phù hợp vào đúng thời điểm
● Lead Time: Là chỉ số xác định khả năng đáp ứng của nhà cung cấp Có thể là khoảng thời gian mà nhà cung cấp hứa sẽ thực hiện giao hàng hoàn tất từ khi đặt hàng Hoặc là số ngày làm việc từ khi đặt hàng đến khi sản phẩm hoàn thiện sẵn sàng để nhà cung cấp giao hàng
● Đánh giá hoạt động nhà cung cấp: Đánh giá các yếu tố như nhà cung cấp đã thực
hiện đúng cam kết về hàng hóa, dịch vụ hay chưa; chất lượng hàng hóa, dịch vụ có đảm bảo hay không…
Giải pháp quản lý Mua hàng của Atalink giúp doanh nghiệp đánh giá nhà cung cấp một cách hiệu quả thông qua các tiêu chí sau:
● Điểm rủi ro tín dụng doanh nghiệp và các phân tích tài chính chuyên sâu: Atalink
cung cấp “Điểm rủi ro tín dụng doanh nghiệp” cho hơn 800K Doanh nghiệp đã được chuẩn hóa trên hệ thống, giúp người truy cập có thể đánh giá nhanh về tình trạng tài chính của Doanh nghiệp / danh mục Doanh nghiệp mục tiêu Ngoài ra, Doanh nghiệp còn có thể tra cứu thông tin nhà cung cấp, báo cáo tài chính hoặc các thông tin chuyên sâu về hoạt động của nhà cung cấp để có những đánh giá đa chiều, giúp đưa
ra quyết định chính xác và kịp thời
● Đánh giá chất lượng nhà cung cấp: Atalink hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng ra quyết
định lựa chọn nhà cung cấp thông qua các đánh giá chất lượng nhà cung cấp trên hệ thống dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau (như Chất lượng sản phẩm, Giá cả, Giao hàng, Dịch vụ, Chính sách thanh toán); từ đó giúp doanh nghiệp có lựa chọn phù hợp
● Đánh giá hồ sơ năng lực của nhà cung cấp: Doanh nghiệp có thể xem xét hồ sơ năng
lực của nhà cung cấp trên hệ thống Atalink, giúp cung cấp thêm các thông tin về mức độ chuyên nghiệp và uy tín, khả năng cung ứng, khả năng tài chính và sức ảnh hưởng đến thị trường, đánh giá lịch sử hoạt động, hiểu rõ hơn về sản phẩm và dịch
vụ cung cấp…
Với những tính năng nổi bật của Giải pháp quản lý mua hàng Atalink, doanh nghiệp không chỉ đánh giá nhà cung cấp một cách hiệu quả và nhanh chóng mà còn đảm bảo được tính minh bạch và chính xác trong từng quyết định hợp tác Thông qua việc tiếp cận các phân tích tài chính chuyên sâu, đánh giá chất lượng và hồ sơ năng lực chi tiết, doanh nghiệp có thể lựa chọn đối tác phù hợp Sử dụng Atalink, doanh nghiệp có ngay nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, gia tăng năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy thách thức
Trang 8Khám phá thêm các tính năng nổi bật khác của Giải pháp quản lý Mua hàng Atalink tại:
https://atalink.com/giai-phap-quan-ly-mua-hang/
2.4 Thời gian và chi phí mua hàng
Ở bước này, kế hoạch mua hàng cần mô tả quy trình mua sắm nên bắt đầu, khi nào cần hoàn thành và liệt kê các dấu mốc quan trọng như: ngày giao hàng, thời điểm cần có hàng, … Việc này giúp đội ngũ thu mua có thể hiểu rõ hơn thời gian mà họ cần thực hiện nhiệm vụ, để đảm bảo thực hiện dự án kịp thời, tránh ngừng trệ
Bên cạnh đó, bản kế hoạch mua hàng cần dự phòng trước các khoản chi phí và phương thức thanh toán khác nhau sẽ được sử dụng trong quá trình mua hàng Nếu các khoản thanh toán được thực hiện định kỳ, chẳng hạn như hàng tháng hoặc hàng năm, thì các điều khoản cho các khoản thanh toán này phải được nêu chi tiết để đảm bảo rằng không
có xung đột giữa công ty và nhà cung cấp
2.5 Quản trị rủi ro
Bảng kế hoạch mua hàng cũng giúp các doanh nghiệp xác định được chiến lược giảm thiểu mọi rủi ro có thể xảy ra khi giao dịch với các nhà cung cấp
Quản lý rủi ro hiệu quả khi xem xét toàn diện các rủi ro tiềm ẩn và nội bộ
● Các vấn đề tiềm ẩn là bất kỳ lỗi bên ngoài nào có thể gây ra sự chậm trễ trong chuỗi cung ứng Điều này có thể bao gồm sự chậm trễ trong vận chuyển, sự cố máy móc, chất lượng dưới mức trung bình hoặc xung đột giữa công ty và nhà cung cấp
● Các vấn đề nội bộ, chẳng hạn như hạn chế về ngân sách hoặc kỳ vọng sản phẩm không thực tế, cũng có thể gây nguy hiểm cho việc thực hiện đơn hàng
Để xác định các rủi ro có thể gặp, doanh nghiệp cần làm rõ các vấn đề sau:
Trang 9● Xác định những gì có thể xảy ra gây ảnh hưởng bất lợi đến mục tiêu của việc mua hàng
● Những rủi ro xuất hiện như thế nào và chúng sẽ tác động như thế nào đến việc mua hàng
● Phân tích và đánh giá rủi ro: Các rủi ro cần được đánh giá về khả năng xảy ra và mức
độ nghiêm trọng, sau đó nên được phân loại để xác định tầm quan trọng của chúng
và để xác định những rủi ro cần được quản lý
● Quản lý rủi ro: Những rủi ro đáng kể có thể được quản lý bằng cách thực hiện các hành động phòng ngừa hoặc phát triển các kế hoạch dự phòng
● Theo dõi và xem xét các rủi ro xuyên suốt dự án
● Thông báo cho nội bộ và các bên liên quan khác trong suốt quá trình mua hàng
Quản trị rủi ro là bước quan trọng trong lập kế hoạch mua hàng
Dưới đây, ATALINK xin liệt kê một số rủi ro trong hoạt động mua hàng mà doanh nghiệp
có thể gặp phải:
● Thiếu hiểu biết về nhu cầu
● Hiểu sai nhu cầu
● Không đủ kinh phí
● Khung thời gian không thực tế
● Sản phẩm hoặc dịch vụ không phù hợp
● Thiếu công bằng khi lựa chọn nhà cung cấp
● Yêu cầu mua hàng không đủ chi tiết
● Thiếu nhà cung cấp tiềm năng
● Lựa chọn phương pháp không phù hợp
● Nhà cung cấp không chấp nhận / không thỏa mãn các điều kiện
● …
Trang 102.6 Công cụ hỗ trợ
Để lập một kế hoạch mua hàng, bạn cần phải có tất cả thông tin chi tiết bao gồm các nhà cung cấp được chọn để mua sắm, ngân sách được phân bổ và các hợp đồng được
sử dụng cho việc mua sắm,…
Và để thực hiện điều này thuận tiện hơn, các doanh nghiệp thường nhờ đến sự trợ giúp của công cụ hỗ trợ như phần mềm quản trị mua hàng Các phần mềm mua hàng cho phép doanh nghiệp phép kiểm tra, theo dõi, giám sát hoạt động mua hàng, giảm thiểu được sai sót, tránh lãng phí ngân sách Đây là một công cụ không thể thiếu của doanh nghiệp, nhất là trong thời đại công nghệ 4.0 trợ giúp các nhà quản lý lập kế hoạch mua hàng hiệu quả nhất
3 Tổng kết
Trong giới hạn của bài viết, ATALINK đã giới thiệu các bước cơ bản nhất trong lập kế
hoạch mua hàng để doanh nghiệp có thể tham khảo và ứng dụng vào thực tế.
Để lên được một bản kế hoạch mua hàng hoàn chỉnh doanh nghiệp luôn phải đối mặt với các nguồn dữ liệu khổng lồ, đa dạng và thay đổi liên tục Việc xử lý dữ liệu hiệu quả là một thách thức vô cùng lớn Nếu doanh nghiệp nhập liệu thủ công, vừa mất thời gian vừa
dễ gây ra lỗi, làm lệch báo cáo và ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định Trong thời đại chuyển đổi số, hiện nay nhiều doanh nghiệp lựa chọn sự trợ giúp của công nghệ, các phần mềm, ứng dụng quản trị mua hàng
ATALINK mang đến giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình và quản lý, lập kế hoạch mua hàng chính xác và hiệu quả:
● Quản lý danh mục các sản phẩm cần mua trực tuyến: Đơn giản, tiện lợi trong việc
khởi tạo và đồng bộ thông tin dữ liệu giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp Từ đó, hạn chế đến 99,9% sai sót thông tin trong quá trình chế nhập liệu
Trang 11● Quản lý báo giá trực tuyến: Mở rộng cơ hội nhận báo giá từ nhiều nhà cung cấp uy
tín trên hệ thống Đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình xét duyệt báo giá và lựa chọn nhà cung cấp
● Quản lý đơn mua hàng trực tuyến: Hệ thống thông báo đa kênh tức thời giúp doanh
nghiệp và nhà cung cập nhật thông tin và trạng thái xử lý đơn hàng theo thời gian thực Doanh nghiệp tương tác với nhà cung cấp trực tuyến, nhanh chóng trong quá trình xử lý đơn hàng nhằm đảm bảo đơn hàng được giao / nhận đúng, đủ, kịp thời
● Hệ thống báo cáo và phân tích mua hàng: Giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện
về hoạt động mua hàng, tình trạng hợp tác với nhà cung cấp và hiệu suất của đội ngũ nhân viên Doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh kế hoạch chi tiêu, củng cố mối quan
hệ với nhà cung cấp nhằm tối ưu hóa chi phí mua sắm, góp phần nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp
Liên hệ ngay với ATALINK để được tư vấn giải pháp tối ưu nhất dành cho doanh nghiệp của bạn!
———————————————–
ATALINK – Giải pháp Quản trị chuỗi cung ứng hợp nhất
✪Hotline: 1800 555 540 (Miễn phí)
✪Email: contact@atalink.vn