Hướng dẫn lập kế hoạch trì hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ vừa

Hướng dẫn lập kế hoạch trì hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ vừa Acknowledgements and Disclaimers The original language of the official document Guidebook on SME Business Continuity Planning, M SCE 02 11A-3, is made in English by APEC SME Crisis Management Center It has been translated into Vietnamese by The Assistance Centre for Small and Medium Enterprise in the North of Vietnam, Agency for Enterprise Development, Ministry of Planning and Investment, Vietnam in June, 2014 and is reproduced in Vietnam with the permission of the APEC Secretariat APEC does not assume responsibility for any errors contained herein Xác nhận Trách nhiệm Ngôn ngữ gốc tài liệu “Cẩm nang hướng dẫn lập kế hoạch trì hoạt động kinh doanh cho Doanh nghiệp Nhỏ Vừa (DNNVV)” - Dự án số hiệu M SCE 02 11A-3 Trung tâm Quản lý Khủng hoảng cho DNNVV biên soạn Tiếng Anh Tài liệu Trung tâm Hỗ trợ Doanh nghiệp Nhỏ Vừa phía Bắc – Cục Phát triển Doanh nghiệp – Bộ Kế hoạch Đầu tư dịch sang Tiếng Việt vào tháng 06 năm 2014 Sách giới thiệu Việt Nam đồng ý Ban Thư ký APEC APEC khơng có trách nhiệm lỗi (nếu có)của tài liệu Giới thiệu Cơng ty bạn có chuẩn bị để ứng phó với thảm họa thiên tai chưa? Nếu bạn chưa chuẩn bị cho tình bất ngờ, bạn (chưa ý thức được) việc đối mặt với thất bại thảm họa hay tai nạn bất ngờ xảy đến với công ty bạn Vậy kế hoạch trì hoạt động kinh doanh (Business Continuity Plan – BCP) giải pháp để bảo vệ họat động kinh doanh bạn thời kỳ khủng hoảng Cuốn cẩm nang hướng dẫn bạn 10 bước đơn giản sau để xây dựng BCP cho cơng ty 10 bước dựa Hệ thống Tiêu chuẩn Quản lý Duy trì Hoạt động Kinh doanh ISO 22301 10 bước lập kế hoạch trì hoạt động kinh doanh Bước 1: Xác định mục đích, phạm vi BCP nhóm thực Bước 2: Xác định hoạt động ưu tiên mục tiêu thời gian phục hồi Bước 3: Bạn cần để phục hồi hoạt động then chốt? Bước 4: Đánh giá rủi ro – Nắm bắt chuỗi tượng thảm họa thiên tai Bước 5: Xin đừng quên việc bảo vệ hạn chế thiệt hại trước thảm họa Bước 6: Ứng phó khẩn cấp với thảm họa thiên tai Bước 7: Các chiến lược trì hoạt động kinh doanh (BC) nhằm sớm hồi phục hoạt động Bước 8: Chuẩn bị tài Bước 9: Diễn tập để đảm bảo kế hoạch thực Bước 10: Đánh giá kết cải tiến Bước 1: Xác định mục đích, phạm vi BCP nhóm thực Mục đích Bạn nên xác định rõ mục đích công ty bạn làm quen với BCP BCP để bảo vệ họat động kinh doanh công ty trước thảm họa tai nạn Mục đích rõ ràng bạn tiêu chí quan trọng để xác định sản phẩm hay dịch vụ ưu tiên chủ đạo lựa chọn chiến lược trì hoạt động kinh doanh cơng ty Mục đích BCP cơng ty gì? Trước hết để bảo vệ người, nhân viên bạn, nhứng khách mời công ty Thứ hai bảo vệ cơng việc kinh doanh bạn, hồn thành trách nhiệm hợp đồng với khách hàng người sử dụng, đáp ứng trách nhiệm xã hội đóng góp xã hội kinh tế Điều đảm bảo việc làm đời sống người công nhân Phạm vi Câu hỏi đặt bạn dự kiến phổ biến BCP đến phận công ty? Bạn giới hạn phạm vi tiến hành phổ biến BCP cho phận (phịng ban) Ví dụ, bạn lựa chọn nhà máy sản xuất sản phẩm mang nhãn hiệu hàng đầu công ty cửa hàng đạt doanh số lớn Bạn định phạm vi BCP dựa nhu cầu kinh doanh tình hình cụ thể công ty Bạn phải lựa chọn phận chủ chốt liên quan đến sống cịn cơng ty Lãnh đạo BCP Bạn cần bổ nhiệm trưởng nhóm BCP để đưa sáng kiến triển khai hoạt động BCP cơng ty Trưởng nhóm BCP cần trao quyền hạn trách nhiệm đủ để thực vai trị BCP hoạt động diện rộng công ty yêu cầu tham gia hợp tác tích cực phịng ban liên quan Cần đề cử người công ty tin tưởng Nếu tính theo quy mơ mà cơng ty cần thành lập nhóm hỗ trợ họat động đạo trưởng nhóm BCP Ban lãnh đạo cần đảm bảo nguồn lực cần thiết, bao gồm ngân sách cho nhóm BCP thực nhiệm vụ Chủ doanh nghiệp (lãnh đạo cấp cao) cần thực hóa cam kết triển khai hoạt động BCP cần hiểu lời nói xng khơng đủ để mang lại thành Bước 2: Xác định hoạt động ưu tiên mục tiêu thời gian phục hồi Trong bước 2, bạn xem xét đâu sản phẩm hay dịch vụ huyết mạch cơng ty mình? Sản phẩm dịch vụ cần ưu tiên khôi phục (được chuyển đi) trước thảm họa thiên tai (hay tai nạn) làm gián đoạn hoạt động công ty? Hoạt động kinh doanh khiến sản phẩm công ty bán chạy nhất? Cửa hàng đạt doanh số cao công ty? Những công việc kinh doanh quan trọng gọi Hoạt động Ưu tiên (PAs) Bạn phải xác định hoạt động ưu tiên công ty Trong bước này, bạn cần nắm ảnh hưởng (thời hạn) tổng thời lượng gián đoạn hoạt động liệt kê Mất thời lượng gián hoạt động trở nên không chấp nhận được? (Quãng thời gian gọi Thời lượng Cho phép Gián đoạn Dài - MTPD) Cần phải thực công việc để khơi phục lại hoạt động kinh doanh thời hạn ngắn nhất, trước phải đối mặt với tồn vong công ty hay tình trạng phá sản? Bước 3: Bạn cần để phục hồi hoạt động then chốt? Những Hoạt động Ưu tiên hỗ trợ nguồn lực khác bên lẫn bên Khi bị gián đoạn, hoạt động ưu tiên phục hồi nguồn lực cần phải sẵn sàng tiếp ứng Trong bước 3, bạn cần xác định liệt kê nguồn lực cần thiết Ở bước tiếp theo, bạn đánh giá rủi ro cho nguồn lực liệt kê chỗ yếu chúng Bạn phải cân nhắc phương thức cần thiết để bảo vệ, đảm bảo sẵn sàng chuẩn bị phương án dự phòng Do đó, danh mục quan trọng thông tin kế hoạch BCP bạn Loại nguồn lực bên trong, nằm tầm kiểm sốt cơng ty Chúng bao gồm: nhà xưởng, trang thiết bị, máy móc, dụng cụ, kho bãi, nguyên vật liệu, hệ thống IT, tài liệu vẽ v.v…Nguồn lực người coi quan trọng xét từ khía cạnh chuyên môn kỹ chuyên biệt đội ngũ nhân viên Nhóm thứ hai gồm Tiện ích Thiết yếu như: điện, gas, nhiên liệu, nước hệ thống nước v.v… Mạng lưới thơng tin liên lạc (điện thoại internet) mạng lưới giao thông vận tải (đường xá, đường sắt cảng) Những nguồn lực cơng ty ích lợi cơng cộng cung cấp Những nguồn lực không thường xuyên nằm tầm kiểm sốt bạn Điển hình cơng ty bình thường khơng thể đủ khả thu xếp nguồn lực dự phòng cho dịch vụ thiết yếu chi phí cao giá trị chúng Vì vậy, chúng cần phải trở thành điều kiện nhằm khôi phục lại cho hoạt động ưu tiên bạn Nhóm thứ ba đối tác kinh doanh doanh nghiệp thượng nguồn hạ nguồn chuỗi kinh doanh bạn Nhóm (đối tác trực tiếp gián tiếp) khơng nhà cung cấp mà cịn khách hàng bạn Trong hai thảm họa thiên nhiên động đất phía Đơng Nhật Bản lũ lụt Thái Lan năm 2011, nhiều công ty bị ảnh hưởng nặng nề bị gián đoạn chuỗi cung ứng Nhiều công ty không bị ảnh hưởng trực tiếp từ thiên tai bị ảnh hưởng gián tiếp cách nặng nề từ thảm họa Bước 4: Đánh giá rủi ro – Nắm bắt chuỗi tượng thảm họa thiên tai Trong bước 4, bạn cần phải rõ rủi ro đe dọa nghiêm trọng đến cơng ty (hoặc dẫn tới chuỗi thảm họa) Bạn liệt kê loại rủi ro mà công ty phải đối mặt Bạn phân tích đánh giá rủi ro này, lựa chọn rủi ro mà công ty bạn cần phải đưa giải pháp “ưu tiên tối thượng” Bạn cần phải phân tích ước lượng xem rủi ro ảnh hưởng đến nguồn lực then chốt bạn nào, lâu để phục hồi nguồn lực bị ảnh hưởng Bạn so sánh giai đoạn phục hồi dự kiến với Mục tiêu Thời lượng Phục hồi công ty (Recovery Time Objective - RTO), đưa Bước xác định nguồn lực quan trọng để tránh chuỗi thảm họa Những nguồn lực cần ý bao gồm nguồn lực mà thời gian phục hồi vượt nguồn lực không vượt RTO Nếu dịch vụ thiết yếu điện, nước, điện thoại nhiều thời gian phục hồi RTO bạn, bạn phải xem xét lại RTO đợi nguồn lực dịch vụ cung cấp trở lại Bước 5: Xin đừng quên việc bảo vệ hạn chế thiệt hại trước thảm họa Để đảm bảo khôi phục hoạt động kế hoạch, cần phải tính đến tổn thất nguồn lực hỗ trợ, phạm vi việc sửa chữa phục hồi sớm thực Nếu nguồn lực then chốt bị tổn hại nặng nề, cơng ty bạn bị rơi vào thảm cảnh buộc phải từ bỏ nỗ lực phục hồi đóng cửa thời gian dài Điều dẫn tới chấm dứt hoạt động kinh doanh Đó lý giải chiến lược phòng ngừa hạn chế thiệt hại quan trọng Bước 6: Ứng phó khẩn cấp với thảm họa thiên tai Trong bước 6, bạn xem xét thực ứng phó tức thời cần thiết cố xảy để ngăn chặn tình trạng khẩn cấp khiến khơng biến thành khủng hoảng ngồi tầm kiểm sốt Hoạt động gọi ứng phó khẩn cấp hay phản ứng tức thời Ưu tiên hàng đầu ứng phó khẩn cấp để bảo vệ hay đảm bảo an tồn cho người Sự ổn định tình hình nhằm loại bỏ nguy đảm bảo an toàn cho tài sản, cho thân bạn, cho nhân viên khách hàng, bảo vệ sở vật chất ngăn ngừa hư hỏng tăng thêm Cần phải tính đến thảm họa thứ cấp tiềm ẩn Trước tiên, bạn cần phải hiểu tranh chung ứng phó khẩn cấp Như hình 6-1, có loạt hoạt động cần thiết phương án ứng phó khẩn cấp Những hoạt động phải thực theo hạn định cần thiết không bị chậm chễ 1) “Sơ tán cứu hộ” phải cá nhân thực cố xảy Gọi cho Trung tâm Ứng phó Khẩn cấp (Emergency Operation Centre - EOC), cần, triển khai phương thức phối hợp đạo thống công ty Các hoạt động từ đến Trung tâm Ứng phó Khẩn cấp thực Trung tâm thiết lập Những họat động gồm: 1) Sơ tán cứu hộ 2) Thiết lập trung tâm ứng phó khẩn cấp (EOC) 3) Xác nhận an toàn nhân viên 4) Ổn định tình hình ngăn chặn nguy hại thứ cấp 5) Đánh giá tổn thất 6) Bảo vệ sở vật chất 7) Các nhân viên xác nhận an tồn với 8) Thu thập chia sẻ thơng tin cố / thiệt hại Hình 6-1 Ứng phó khẩn cấp với thảm họa Bước 7: Các chiến lược trì hoạt động kinh doanh (BC) nhằm sớm hồi phục hoạt động Trong bước 7, bạn phát triển chiến lược trì hoạt động kinh doanh (chiến lược BC) cơng ty nhằm phục hồi Hoạt động Ưu tiên theo Mục tiêu Thời lượng Phục hồi Bạn cần xác định chuẩn bị nguồn lực hỗ trợ bên bên cần thiết để khơi phục hoạt động Có khái niệm then chốt để vạch chiến lược trì hoạt động kinh doanh mà bạn cần xem xét để phục hồi Hoạt động Ưu tiên Theo khái niệm chiến lược trì hoạt động kinh doanh, bạn lập kế hoạch cho chiến lược riêng cơng ty nhằm đạt Mục tiêu Thời lượng Phục hồi (RTO) Hoạt động Ưu tiên (PAs) x Chiến lược 1: Khôi phục Hoạt động Ưu tiên (PAs) địa điểm bị ảnh hưởng / hư hại x Chiến lược 2: Phục hồi Hoạt động Ưu tiên (PAs) địa điểm thay (có thể bên bên ngồi nhà xưởng) x Chiến lược 3: Khôi phục Hoạt động Ưu tiên (Pas) phương án thay (hoặc giải pháp thay thế) Chiến lược trì hoạt động kinh doanh bạn kết hợp chiến lược Ngay giai đoạn đầu kế hoạch phục hồi bạn, bạn phải xác định nơi công ty bắt đầu lại hoạt động then chốt (hay PA) Một chiến lược để phục hồi địa điểm bị thiệt hại hay hư hỏng, chiến lược khác để phục hồi địa điểm thay Cả hai chiến lược cần thiết Cơng ty bạn cần chuẩn bị ứng phó với chuỗi tình sở vật chất chủ yếu trụ sở hay nhà máy khơng sử dụng Đối với DN NVV có nguồn lực hạn chế, khó để chuẩn bị địa điểm thay Các DN NVV có lựa chọn chuẩn bị Chiến lược BC – để khắc phục tổn thất hồi phục hoạt động nơi bị thiệt hại Bạn nên nhớ công ty bạn khả chống đỡ sở vật chất chủ yếu bạn bị tổn thất đến mức sử dụng Trong thời kỳ trung dài hạn, bạn cần cân nhắc ứng phó thử thách Q trình khơng đơn giản hoạt động giấy Chủ doanh nghiệp người quản lý cao phải định thực khôi phục hoạt động ưu tiên từ đâu từ đống đổ nát Chúng ta bắt đầu với chiến lược trì hoạt động kinh doanh để phục hồi lại nơi bị thiệt hại / ảnh hưởng x Chiến lược 1: Bạn phải khôi phục nguồn lực bị thiệt hại Nhà xưởng, trang thiết bị/máy móc bị hư hại, cần đến hỗ trợ từ công ty xây dựng bên ngồi chun gia máy móc Các dịch vụ thiết yếu điện, gas nước cần thiết để khôi phục hoạt động bị gián đoạn Việc khôi phục dịch vụ thiết yếu công ty trở thành điểm mấu chốt việc khôi phục hoạt động công ty Do bạn cần ước tính thời gian cơng ty cơng ích phục hồi dịch vụ cơng cộng Có thể bạn cần xem lại chiến lược trì hoạt động kinh doanh dựa thời gian khơi phục dịch vụ thiết yếu Chiến lược phục hồi địa điểm thay x Chiến lược 2: Bạn cần cân nhắc vị trí cho địa điểm thay xem từ khoảng cách đến địa điểm có đủ để tránh thảm họa tương tự Bạn cần chắn dịch vụ thiết yếu mà công ty bạn cần không bị ảnh hưởng lúc sẵn sàng Chiến lược đòi hỏi nguồn lực thiết yếu nhà xưởng, thiết bị máy móc sẵn sàng vị trí Bạn cần xem xét phương thức di chuyển nhân lực, cung ứng nguyên vật liệu phụ tùng đến địa điểm Việc quan trọng bạn phải xây dựng quan hệ tốt với nhà cung cấp, bạn cần tìm tới nguồn hỗ trợ khác tìm kiếm hợp tác từ đối tác bên ngồi Chiến lược nhằm khơi phục hoạt động ưu tiên phương pháp thay x Chiến lược 3: Chiến lược sử dụng Chiến lược 1: khôi phục địa điểm bị thiệt hại Chiến lược 2: khôi phục địa điểm thay Ví dụ: thiết bị cũ cịn lưu giữ trước thay cho thiết bị bị hư hỏng Làm việc thủ công thay cho hệ thống IT bị hư hại Công ty bạn lựa chọn phương án thay phù hợp với hoạt động cơng ty Bạn cần xác định hình thức hỗ trợ từ bên cần thiết cho cơng ty Các đối tác bên ngồi có tác động đáng kể với hoạt động kinh doanh chiến lược trì hoạt động kinh doanh cơng ty Bạn khơng thể kiểm sốt đối tác Vì vậy, bạn làm với đối tác bên ngồi chiến lược trì hoạt động kinh doanh? Điều phụ thuộc vào mối quan hệ kinh doanh bạn, song có số biện pháp bạn áp dụng nhằm giảm thiểu rủi ro Trước tiên, bạn kiểm tra mức độ chuẩn bị ứng phó tham họa việc lập kế hoạch trì hoạt động kinh doanh họ Họ có khả hỗ trợ vấn đề hay họ chẳng quan tâm gì? Nếu họ quan tâm, nên trao đổi với đối tác đã/đang thực quản lý rủi ro BCP Tốt bạn đối tác nên có họp định kỳ lập kế hoạch họp chung tập luyện ứng phó thảm họa Bước 8: Chuẩn bị tài Về mặt tài chính, bạn tồn không hoạt động công ty bị gián đoạn vòng đến tháng? Mục tiêu Bước xác định tình hình tài công ty trường hợp khẩn cấp, chuẩn bị trước biện pháp phù hợp để tránh phá sản nguồn thu tạm thời bị ngưng trệ 10 Nếu hoạt động cơng ty tạm thời bị đình trệ, cơng ty tổng thu nhập song phải trả chi phí thường xuyên lương nhân công tiền thuê loại Và sở vật chất cơng ty bị hư hại, bạn cần chi phí phục hồi sở vật chất Những bạn cần làm Bước ước tính bạn cần kinh phí cơng ty bạn gặp phải thảm họa; cân nhắc biện pháp triển khai để bù đắp thiếu hụt Những nhân tố then chốt cần cân nhắc phân tích tài bao gồm: - Nắm tổng thu nhập giảm công việc kinh doanh bị gián đoạn - Ước tính cần chi phí để phục hồi hoạt động kinh doanh - Xác định lượng chi phí thường xuyên phát sinh thời gian bị gián đoạn - Tính tốn mức độ ngân qũy cần thiết để bù đắp thiếu hụt Lưu ý: Khuyến cáo công ty nên trữ tiền mặt tiền gửi tương đương với tổng thu nhập tháng Bước 9: Diễn tập để đảm bảo kế hoạch thực Trong Bước 5, 7, công ty bạn thực số kế hoạch khác chiến lược trì hoạt động kinh doanh (BCP) Dưới số câu hỏi liên quan đến kế hoạch Bạn có “tự tin” trả lời “có” cho câu hỏi sau đây? - Tồn nhân viên (và khách hàng) bạn sơ tán kịp thời an toàn theo kế hoạch giải cứu cơng ty? - Tồn nhân viên cơng ty bạn gọi đến số điện thoại khẩn cấp để xác nhận tình trạng an tồn họ? - Toàn thành viên trung tâm ứng phó khẩn cấp (EOC) tập hợp vị trí họp triển khai nhiệm vụ giao họ? Lập kế hoạch triển khai kế hoạch nhiệm vụ khác BCP cơng ty cần thể có hiệu trường hợp khẩn cấp như kế hoạch định Mục đích việc luyện tập để đảm bảo kế hoạch cơng ty thực có hiệu đạt mục tiêu đề Việc luyện tập không nhằm kiểm tra hiệu 11 thực mà nâng cao lực cho nhân viên giáo dục đào tạo họ để họ nâng cao kiến thức chuyên môn Dưới số ví dụ hoạt động tập luyện chính: - Thực hành Sơ tán: kiểm tra thực hành sơ tán cách an toàn kịp thời tới địa điểm định trước - Thực hành Xác nhận An toàn: kiểm tra thực hành gọi khẩn cấp nhân viên xác nhận an tồn - Triển khai thực hành trung tâm ứng phó khẩn cấp (EOC): kiểm tra thực hành trung tâm ứng phó khẩn cấp tập hợp giao nhiệm vụ thành viên EOC - Thực hành Sao lưu Phục hồi Dữ liệu: kiểm tra thực hành phục hồi việc lưu liệu - Thực hành tái hoạt động: kiểm tra thực hành việc phục hồi hoạt động sau cố gián đoạn - Thực hành bắt tái sản xuất địa điểm thay thế: kiểm tra thực hành phục hồi sản sản xuất địa điểm thay Bước 10: Đánh giá kết cải tiến PDCA – liên tục cải tiến BCP hoạt động diện rộng công ty nhằm thiết lập khả khôi phục hoạt động then chốt (các Hoạt động Ưu tiên) sau bị gián đoạn tai nạn Để thiết lập khả thời gian ngắn việc đơn giản cần phải cải tiến không ngừng tăng cường lực giống việc trèo lên bậc thang xoắn ốc Chúng khuyến khích bạn nên dùng mơ hình chu trình (Plan – Do – Check – Action (PDCA)) để áp dụng cho hoạt động trì BCP cơng ty 12 Bạn qua giai đoạn (Plan & Do) giai đoạn Trong Bước 10, bạn hồn thiện nốt giai đọan cịn lại Check (theo dõi đánh giá) Act (duy trì cải tiến) (1) Đánh giá kiểm tra BCP Để BCP công ty đạt hiệu nhất, bạn cần theo dõi đánh giá hoạt động BCP cơng ty Tồn họat động BCP – trước, sau tai họa cần đánh giá Bạn đặt câu hỏi sau để đánh giá bước thực hiện: - Các hoạt động BC (đã quy định lên kế hoạch) thực có hiệu chưa? - Nhiệm vụ vấn đề có cải tiến chưa? - Có thay đổi tình bên bên ngồi cần xem xét? - Những khu vực hay hạng mục chưa nằm BCP bạn mà cần đưa vào? Quá trình đánh giá kiểm tra cần thực định kỳ, năm lần Nếu có thay đổi mơi trường kinh doanh cơng ty bạn chẳng hạn như, thay đổi đối tác (nhà cung cấp thầu phụ), hoạt động kinh doanh cốt lõi (sản phẩm hay dịch vụ), hệ thống IT hay mua bán &sáp nhập (M&A), thay đổi vị trí… bạn cần ý đến ảnh hưởng việc thay đổi Những nhân tố khơng xét đến bị bỏ qua đánh giá bạn, đó, bạn cần cân nhắc đưa thay đổi cần thiết hoạt động BCP Điều quan trọng phải định kỳ đánh giá không bỏ qua hội cập nhật BCP bạn Việc đánh giá nội thường nhóm BCP, lãnh đạo phịng ban đánh giá nội thực (2) Đánh giá điều hành Thêm vào trình đánh giá kiểm tra đây, lãnh đạo cấp cao phải tiên phong đưa đánh giá BCP cơng ty định kỳ hàng năm, đảm bảo BCP công ty quản lý có hiệu chu trình PDCA hoạt động tốt Việc 13 hiểu công tác đánh giá việc điều hành định hướng mạnh mẽ để quay vịng chu trình PDCA 14 Bảng Danh mục BCP Câu trả lời Câu hỏi STT Có – Các bước Khơng phần Có xong Đã định Người điều hành BCP chưa ngân sách dành cho hoạt động BCP 4 2 2 2 4 phân bổ chưa? Cả công ty bạn hiểu rõ mục đích, phạm vi người lãnh đạo hoạt động BCP chưa? Lãnh đạo cấp cao hiểu rõ vai trò lãnh đạo hoạt động BCP đưa cam kết BCP tồn nhân viên chưa? Cơng ty bạn có hiểu tác động xảy ra, hoạt động công ty bị gián đoạn tuần hay tháng chưa? Công ty bạn có biết để khơi phục lại hoạt động sau bị gián đoạn, nhằm tránh tác động nguy hiểm đe dọa sống cịn cơng ty khơng? Cơng ty bạn có hoạt động kinh doanh ưu tiên hàng đầu khôi phục lại hoạt động chưa? Cơng ty bạn có nhận diện nguồn lực bên dịch vụ thiết yếu bên ngồi gây khó khăn nỗ lực khôi phục lại hoạt động kinh doanh công ty không? Công ty bạn có xác định nguyên vật liệu hay phụ tùng cần thiết nhà cung cấp thực chưa? 15 Cơng ty bạn có nghiên cứu thảm họa lịch sử hay thông tin rủi ro (như đồ rủi ro) quan địa 4 4 4 5 6 7 phương hay tổ chức khác phát hành chưa? Cơng ty bạn có khả chống chọi 10 với thiên tai (có tác động diện rộng) có nguy xảy nhiều tai họa khác khơng? Cơng ty bạn có nhận diện nguồn lực bị hư hại nặng nề 11 thiên tai nêu (ở câu 10), từ gây ảnh hưởng đến hoạt động khôi phục kinh doanh chưa? Công ty bạn có lập kế hoạch thực biện pháp bảo vệ (phòng ngừa) 12 giảm thiểu thiệt hại để bảo vệ an toàn tài sản người nhân viên công ty khỏi thảm họa bất ngờ chưa? Cơng ty bạn có lập kế hoạch thực biện pháp bảo vệ (phòng ngừa) 13 giảm thiểu thiệt hại để bảo vệ tài sản công ty khỏi thảm họa (động đất, lũ lụt, bão) tai nạn chưa? 14 Cơng ty bạn có lập danh bạ gọi khẩn cấp nhân viên khơng? Cơng ty bạn có đưa khn khổ 15 trung tâm ứng phó khẩn cấp, nơi tập hợp, thành viên gọi, tiêu chí để huy động chưa? Cơng ty bạn có lập danh bạ 16 khách hàng, đối tác kinh doanh quan chức chưa? 17 Cơng ty bạn có lưu liệu định kỳ không? Công ty bạn có địa điểm dự phịng 18 trường hợp trụ sở hay nơi kinh doanh bị ngừng hoạt động? 16 Cơng ty bạn có biện pháp dự phòng hay tạm thời thay cho thiết bị 19 (hay nguồn lực khác) trường hợp 7 8 9 10 10 thiết bị then chốt sử dụng được? Cơng ty bạn có biết, cách quản lý thảm 20 họa trì hoạt động nhà cung nguyên vật liệu hay phụ tùng thiết yếu cho khơng? Bạn có biết cơng ty thiệt hại 21 hoạt động kinh doanh bị gián đoạn tháng khơng? Bạn có kiểm tra xem quyền địa 22 phương tổ chức cơng lập khác có chương trình hỗ trợ có thiên tai khơng? 23 24 Bạn có trích quỹ dự phịng tương ứng với tổng thu nhập tháng công ty không? Công ty bạn có định hoạt động luyện tập sơ tán khơng? Cơng ty bạn có thực luyện tập 25 kiểm tra khả khôi phục liệu từ hệ thống lưu dự phịng khơng? 26 Cơng ty bạn có thực hành huy động lực lượng trung tâm ứng phó khẩn cấp khơng? Cơng ty bạn có định kỳ đánh giá hoạt 27 động quản lý thảm họa, BCP thực biện pháp cải tiến cần thiết không? Lãnh đạo cấp cao có tiên phong tham gia 28 vào hoạt động đánh giá định kỳ hoạt động BCP không? Tổng điểm 17 Thang điểm BCP bạn Tổng điểm Công ty bạn khơng có khả chống đỡ thiên tai hay tai nạn Nếu gặp thiên tai, công ty bạn chịu thiệt hại nặng nề thời gian dài để khắc phục Công ty bạn cần nhận thức rủi ro đe dọa nên bắt tay 0-36 vào xem xét việc cần làm để giảm thiểu thiệt hại tiềm ẩn rủi ro gây Cơng ty bạn có nhận biết rủi ro để đưa số biện pháp chuẩn bị cần thiết Tuy nhiên, kết kỳ vọng biện pháp cịn hạn chế Cơng ty bạn có nguy bị thiệt hại nặng nề số yếu điểm 37-74 hoạt động BCP Hãy lưu ý đến hoạt động BCP ưu tiên để BCP bạn có hiệu Cơng ty bạn thiết lập BCP thực phương án có hiệu rủi ro nằm dự kiến bạn Hãy tiếp tục tuân theo chu trình PDCA hoạt động BCP mình, để tăng cường lực chuẩn bị nhằm đảm bảo trì hoạt động kinh doanh chắn bạn ứng 75 112 phó có hiệu trước tai nạn bất ngờ hay thiên tai 18 Sách hướng dẫn Duy trì Hoạt động Kinh doanh cho DNNVV (2014) Dự án APEC: Phát hành Trung tâm Quản lý Khủng hoảng DN NVV APEC 3F, No 16-8, phố Dehuei, Quận Jhongshan, Taipei 10461, Đài Loan Tel: (886)-2-2586-5000 # 364 Fax: (886)-2-2598-1122 Email: apecscmc@tier.org.tw Website: www.apecscmc.org TRUNG TÂM HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA PHÍA BẮC Cục Phát triển Doanh nghiệp – Bộ Kế hoạch Đầu tư, Việt Nam Tầng 10 – Lô D25 – Ngõ 8B – Tòa nhà Bộ Kế hoạch Đầu tư – Phố Tôn Thất Thuyết – Quận Cầu Giấy – Hà Nội – Việt Nam Tel: +84-4 858 793 21 Fax: +84-4 730 556 86 Dưới hợp tác Trung tâm Giảm thiểu thiên tai Châu Á Shin-Yurakucho Bldg, 12-1 Yurakucho 1-Chome, Chiyoda-Ku, Tokyo 100-0006 Nhật Bản Tel: (81)-3-6269-3792 Fax: (81)-3-6269-3799 Email: t-ono3792@mcic.co.jp / onotaco@gmail.com Gửi tới Ban thư ký Hợp tác Kinh tế Châu Á Thái Bình Dương 35 Heng Mui Keng Terrance Singapore, 119616 Tel: (65) 68919 600 Email: info@apec.org Fax: (65) 68919 690 Website: www.apec.org 19 ... phục hoạt động Có khái niệm then chốt để vạch chiến lược trì hoạt động kinh doanh mà bạn cần xem xét để phục hồi Hoạt động Ưu tiên Theo khái niệm chiến lược trì hoạt động kinh doanh, bạn lập kế hoạch. .. ngữ gốc tài liệu “Cẩm nang hướng dẫn lập kế hoạch trì hoạt động kinh doanh cho Doanh nghiệp Nhỏ Vừa (DNNVV)” - Dự án số hiệu M SCE 02 11A-3 Trung tâm Quản lý Khủng hoảng cho DNNVV biên soạn Tiếng... Các chiến lược trì hoạt động kinh doanh (BC) nhằm sớm hồi phục hoạt động Trong bước 7, bạn phát triển chiến lược trì hoạt động kinh doanh (chiến lược BC) cơng ty nhằm phục hồi Hoạt động Ưu tiên