Bài tập nhóm 8 Đề tài tìm hiểu về kỹ năng viết thư và email trong công việc

Bên cạnh việc viết thư thì ngày nay, với sự phát triển bùng nổ của internet và công nghệ thông tin, chúng ta sử dụng email ngày càng phổ biến trong mọi việc như thư thăm hỏi, thư tìm việ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP HCM

KHOA DU LỊCH VÀ ẨM THỰC

BÀI TẬP NHÓM 8

ĐỀ TÀI

TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG VIẾT THƯ VÀ

EMAIL TRONG CÔNG VIỆC

Học phần: Kỹ năng giao tiếp

Giảng viên hướng dẫn: Phương Thị Ngọc Mai

Lớp: 11DHAV9

Nhóm: 8

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP HCM

KHOA DU LỊCH VÀ ẨM THỰC

BÀI TẬP NHÓM 8

ĐỀ TÀI

TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG VIẾT THƯ VÀ

EMAIL TRONG CÔNG VIỆC

Học phần: Kỹ năng giao tiếp

Giảng viên hướng dẫn: Phương Thị Ngọc Mai

Lớp: 11DHAV9

Nhóm: 8

Thành viên:

1 Phạm Nguyễn Phúc Hậu – 2041214015

2 Nguyễn Văn Phát – 2032217516

3 Nguyễn Hồng Phấn – 2029200201

4 Nguyễn Thanh Quy – 2041214074

5 Nguyễn Tất Trường – 2032217598

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 04 năm 2022

Điểm:

Tp HCM, ngày 01 tháng 04 năm 2022

GVHD

Phương Thị Ngọc Mai

MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 2

1 Kỹ năng viết thư thương mại 2

1.1 Các yêu cầu và quy tắc của một bức thư thương mại. 2

1.2 Một số quy tắc khi viết thư thương mại 3

1.3 Một số loại thư giao dịch thương mại 4

2 Kỹ năng viết thư xã giao 5

2.1 Thư mời 5

2.2 Thư chúc mừng 6

2.3 Thư thăm hỏi 7

2.4 Thư chia buồn 8

2.5 Thư cảm ơn 9

3 Kỹ năng viết email 10

3.1 Khái quát về email 10

3.2 Những lưu ý khi sử dụng email 10

KẾT LUẬN 12

TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

MỞ ĐẦU

Ngày nay đất nước ta mở rộng cửa đón nhận quan hệ kinh tế, văn hóa với nước ngoài Nhà kinh doanh không phải chỉ có làm ăn với các doanh nghiệp trong nước mà còn có mối quan hệ với các doanh nghiệp nước ngoài Chính vì thế nhu cầu trao đổi thư tín càng trở nên cấp bách Ngoài kỹ năng nói và nghe, chúng ta cũng cần phải rèn luyện

cả kỹ năng viết Muốn viết một lá thư trong giao dịch thương mại, chúng ta cần am hiểu một số quy tắc cơ bản và kết cấu của một lá thư

Bên cạnh việc viết thư thì ngày nay, với sự phát triển bùng nổ của internet và công nghệ thông tin, chúng ta sử dụng email ngày càng phổ biến trong mọi việc như thư thăm hỏi, thư tìm việc, thư trao đổi trong công việc, thư giao dịch với khách hàng…

Có thể nói việc gửi email là “chuyện thường ngày” và kỹ năng gửi mail là một kỹ năng quan trọng mà bất cứ ai đi học, đi làm, cũng phải nắm được So với các cách giao tiếp khác thì việc gửi mail có nhiều quy tắc và điểm khác biệt, vậy làm thế nào để viết một email với đầy đủ các nội dung và hình thức mà không mắc phải nhũng sơ sót thông thường Vì email rất giản tiện và nhanh chóng, rất nhiều người thường không quan tâm đến việc viết một email cho tử tế, và do đó có thể làm cho người nhận hiểu lầm và bực mình vì lá thư, hoặc định giá thấp về kỹ năng truyền thông của người gửi

Nhận thấy được tầm quan trọng của việc viếc thư và email đối với công việc sau này

cùng với những kiến thức đã được học, nhóm 8 chúng em quyết định lựa chọn đề tài: “

Kỹ năng viết thư và email trong công việc”.

Mặc dù đã cố gắng hết khả năng của mình nhưng do trình độ kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế, nên không tránh khỏi có những sơ sót Chúng em rất mong được sự nhận xét, đánh giá, đóng góp ý kiến của cô để bài tập này được hoàn thành

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

NỘI DUNG

1 Kỹ năng viết thư thương mại.

Thư thương mại là tài liệu chứa các vấn đề và thông tin liên quan đến kinh doanh, được viết bởi người kinh doanh hoặc người trao đổi thông tin với các công ty kinh doanh, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, ngân hàng, bảo hiểm, công ty, cơ quan chính phủ, hiệp hội kinh doanh nhằm mục đích bán hoặc mua hàng hóa, lấy thông tin, đặt hàng, và các vấn đề khác liên quan đến kinh doanh Là một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện Thư được viết theo nhiều dạng, do sự đa dạng về địa lí cũng như ngôn ngữ

1.1 Các yêu cầu và quy tắc của một bức thư thương mại.

- Cấu trúc của thư thương mại thông thường

 Tiêu đề: Tên công ty, doanh nghiệp, địa chỉ, hộp thư số,…

 Ngày, tháng: Ghi rõ địa danh, ngày, tháng

 Tên và địa chỉ trong thư: Ghi tên người nhận, chức vụ người nhận, công ty người nhận, địa chỉ người nhận thư ngay đầu lá thư

 Lời chào mở đầu: Cần thể hiện sự lịch sự, trang trọng, có tính phong tục

 Ví dụ: Thưa Quý ông/ Quý bà,

 Nội dung lá thư: Đây là phần chính quan trọng nhất của lá thư Cần trình bày rõ ràng, hấp dẫn.Trước khi đặt bút, người viết cần đặt ra những câu hỏi:

 Mục đích của việc viết thư là gì?

 Cách tốt nhất để đạt được mục đích đó là gì?

 Lời chào kết thúc: Cần phải thể hiện sự lịch sự, trang trọng, có tính phong tục để chấm dứt lá thư Đồng thời phải tương xứng với lời chào mở đầu và phù hợp hoàn cảnh.Ví dụ: Thân ái, Trân trọng,…

 Ký tên và ghi chức vụ người gửi: Luôn ký bằng bút tư của mình và bằng bút mực hoặc bút bi Không nên ký bằng cách đóng con dấu có tên mình, vì nó biểu hiện người nhận thư không quan trọng để người viết thư phải quan tâm, đích thân ký vào lá thư

 Trình tự của việc ký tên và ghi chức vụ là: Ghi chức vụ - Ký tên - Ghi rõ họ và tên

- Cấu trúc thư theo công thức RIPPA

 R (Relationship): Thiết lập mối liên hệ.

 I (Imformation): Cung cấp thông tin cho người nhận thư.

 P (Persuade): Phát triển ý tưởng từng điểm một để thuyết phục.

 P (Picture): Củng cố lập luận bằng hình ảnh để tăng sức thuyết phục.

 A (Action): Kết thúc bằng cách yêu cầu người đọc hành động.

 Ngoài ra, để lá thư mang tính thuyết phục và ấn tượng, ta có thể tuân theo chiến thuật GIRO, đó là:

 G (Gaining attention): Tạo sự chú ý

Tạo sự chú ý để người đọc quan tâm ngay tử đoạn đầu tiên của lá thư và dẫn dắt họ đọc hết nội dung Có thể sử dụng nhiều cách khác nhau như: Một lời thắc mắc, danh ngôn, câu hỏi mở, lời bình,…

2

 I (Increase desire): Tăng thêm sự mong muốn

Sau khi tạo sự chú ý của người đọc, tiếp theo cần đưa ra những chứng cứ, lập luận để thuyết phục người đọc, hướng họ vào vấn đề Như vậy sẽ tạo thêm cho họ sự mông muốn hợp tác để thực hiện lợi ích của họ

 R (Reducing resistance): Giảm bớt khó khăn, trở ngại

Sau khi tạo sự mong muốn hợp tác của người đọc, người viết cần tạo điều kiện để đôi bên cùng thực hiện lợi ích của mình Và một trong những cách giúp người viết thành công là đặt mình vào vị trí của đối tác, quan tâm, giúp họ giải quyết những khó khăn, trở ngại có thể thể gặp phải khi thực hiện mông muốn hợp tác đó

 O (Orchestration action): Lên kế hoạch hành động

Sau khi đưa ra những lập luận khéo léo ở phần trên, trước khi kết thúc thông điệp thì bạn hãy lập ra một kế hoạch làm việc cụ thể để dối tác thêm phần tin tưởng và hướng họ tới hành động

1.2 Một số quy tắc khi viết thư thương mại

- Đi thẳng vào vấn đề: thư nên đi thẳng vào vấn đề, nêu bật những nét chính của vấn đề cần tảo luận những yêu cầu cần phải đáp ứng,…

- Rõ ràng: Ý tứ trong thư phải rõ ràng, để người nhận có thể hiểu đocwj thông tin

và có thể giải quyết công việc với các thông tin đó

- Đúng, chính xác: Thư phải viết đúng, chính xác các sự việc, tình huống trong thư như: ngày và giờ hội họp, địa chỉ giao hàng, bảng giá Phải kiểm tra thật kỹ trước khi gửi thư đi

- Đầy đủ: Thư phải hoàn chỉnh, đầy đủ các điều kiện cần thiết để giải quyết công việc Nếu thư không đạt được điều này thì dễ làm người nhận bực dọc, khó chịu không cần thiết

- Nhất quán: Các ý trong thư phải nhất quán, không mâu thuẫn với nhau

- Thận trọng: Khi viết phải thận trọng, không viết những điều mà bản thân không nắm rõ, các thông tin, số liệu đưa vào thư phải qua kiểm tra

- Lịch sự: Thư viết phải lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng lẫn nhau vì hoạt động kinh doanh đem lại lợi nhuận cho các bên tham gia

 Ngoài những điểm có tính nguyên tắc trên, khi viết thư cần lưu ý những

điểm sau:

 Xác định rõ mục đích viết thư và sắp xếp trong đầu những điểm cần viết theo một mối liên hệ tốt nhất

 Viết một cách tự nhiên và viết với giọng văn phù hợp với từng hoàn cảnh

 Dùng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu, quen thuộc

 Lập đề cương nếu muốn viết thư dài

1.3 Một số loại thư giao dịch thương mại

1.3.1 Viết thư loại vui vẻ

Nên sắp xếp ý tứ theo kiểu suy diễn, nghĩa là ý chính đưa lên đầu rồi thuyết minh bằng các chi tiết ( thư khiếu nại, thư đặt hàng )

 Lợi ích:

 Ta viết được câu đầu mà không phải do dự gì, tiếp đó ta chuyển qua các chi tiết cũng dễ dàng

 Ý chính mở đầu có tác dụng cuốn hút người đọc

 Đối với thư báo tin vui, ngay từ đầu ta đã tạo được tâm lý vui vẻ thoải mái nơi người đọc, làm cho họ dễ chấp nhận đoạn giải tiếp theo

 Hơn nửa, người nhận thư sau khi nắm được ý chính ở ngay câu đầu có thể đọc lướt giải thích tiếp theo, tiết kiệm được thời gian

- Trong trường hợp viết thư khiếu nại: ngay câu đầu nên nêu bật yêu cầu -> sau đó mới đưa ra các lý do -> cuối cùng kết thúc bằng một lời khen và cảm ơn

- Trong trường hợp trả lời thư khiếu nại: ngay câu đầu khẳng định điều khiếu nại đang được đáp ứng khẩn trương -> tiếp đó giải thích các hoàn cảnh dẫn điến thực hiện sai lệch hợp đồng -> cuối thư cảm ơn vì đã kịp thời nêu vấn đề

1.3.2 Viết thư kiểu gây cấn

Là loại thư mang đến tin không vui, thường kèm theo lời từ chối Khi viết thư phải nuôi dưỡng tình người, giữ được mối quan hệ làm ăn nên cho người đọc hiểu ra

vì sao bị từ chối, rồi mới nói đến tin không vui Nên sắp xếp ý tứ theo kiểu quy nạp, không đặt ý chính ở đầu mà ở đoạn thích hợp

- Trong trường hợp từ chối khiếu nại: mở đầu bằng một câu chủ đề của bức thư, nhưng chưa đụng đến ý chính là việc từ chối -> sau đó trình bày các lí lẽ, các lời giải thích hướng tới ý chính là việc từ chối -> sau đó rồi mới từ chối nhưng không được nhấn mạnh ý đó -> sau đó kết thúc bằng một câu nói về quan hệ làm ăn tiếp diễn mà không đề cập đến từ chối Cần nhấn mạnh các ý chính tích cực và không nhấn mạnh các ý chính tiêu cực

1.3.3 Viết thư kiểu thuyết phục

Trong giao dịch thương mại, thư từ thyết phục bao gồm thư bán hàng, thư yêu cầu

và thư đòi nợ Đối với thư bán hàng, cần biết sắp xếp ý tứ bức thư theo kiểu quy nạp, gồm 4 bước:

Bước 1 Thu hút sự chú ý của khách vào món hàng

Bước 2 Giới thiệu sản phẩm và thu hút sự quan tâm của khách hàng tới sản phẩm đó Bước 3 Nêu lên những lí do đủ sức thuyết phục do lỗi phía chúng ta, đáp ứng nhũng nhu cầu của người đọc

Bước 4 Thúc đẩy hành động

4

 Đây là bốn bước cơ bản cho những lá thư bán hàng Tuy nhiên, bước (1), bước (2) có thể xuất hiện trong cùng một câu Bước (3) có thể diễn đạt trong nhiều đoạn Dàn ý gồm 4 bước này rất thích hợp cho loại thư bán hàng không yêu cầu

Thư bán hàng không yêu cầu Thư bán hàng có yêu cầu

Khách hàng không có ý muốn nhận nó Thư bán hàng trả lời câu hỏi của khách

hàng Trong bốn bước thì bước (3) là bước quan trọng nhất, được diễn ra qua một số đoạn Trong đoạn này cần nêu bật và nhấn mạnh các điểm mấu chốt một cách nhất quán nhất Phải nêu các điểm thuyết phục một cách khách quan Để diễn đạt được kết quả mong muốn thì toàn lá thư phải theo trình tự, rõ ràng, nhất quán, cuốn hút Phải giúp cho người mua hành động một cách dễ dàng

2 Kỹ năng viết thư xã giao

Ngoài thư giao dịch thương mại thì còn các loại thư dùng trong giao tiếp thông thường như thư mời, thư cảm ơn, thư chúc mừng, thư chia buồn , gọi chung là thư xã giao

2.1 Thư mời

Thư mời là loại thư bày tỏ mong muốn ai đến dự một hoạt động nào đó (lễ kỷ niệm, bữa tiệc, cuộc hội thảo,…) Thư mời nên viết ngắn gọn những phải đầy đủ những nội dung cần :thiết, thời gian (bắt đầu và kết thúc), những hoạt động đặc biệt (nếu có đúng kế hoạch), địa điểm v.v…

* Trường hợp mời dự lễ:

Ở một số công ty có in sẵn mẫu thư mời, bạn chỉ cần điền các thông số cụ thể để có một thư mời hoàn chỉnh Bạn cũng có thể mua thiệp mời in sẵn ở các cửa hàng văn phòng phẩm, tuy nhiên một lá thư mời riêng của công ty với con dấu và chữ ký của người lãnh đạo vẫn có tác động tâm lý mạnh hơn đế người được mời

* Trường hợp trả lời thư mời:

Sau khi nhận được thư mời, để tiện cho việc tiếp đón khách, bạn nên viết thư trả lời Trong trường hợp từ chối bạn phải đưa ra một lý do chính đáng

2.2 Thư chúc mừng

Trong quan hệ xã giao, khi hay tin bạn bè đồng nghiệp, đối tác có tin vui: được đề bạt, lập gia đình, khai trương cửa hang, tổ chức lễ kỷ niệm…, nếu không đến dự gặp gỡ trực tiếp thì một lá thư chúc mừng là rất cần thiết Nội dung thư chúc mừng bao gồm:

- Nhân danh ai, thay mặt ai?

- Chúc mừng ai, nhân dịp gì?

- Bày tỏ mong muốn gì?

* Trường hợp chúc mừng thăng chức:

Thư chúc mừng cần viết ngắn gọn, rõ ràng, thể hiện tình cảm chân thành không nên dùng những từ mĩ miều, sáo rỗng

6

2.3 Thư thăm hỏi

Thư thăm hỏi là loại thư bày tỏ sự quan tâm, mong muốn chia sẻ, động viên bạn bè, đồng nghiệp, đối tác, khách hàng khi có những chuyện không vui xảy ra với họ

Thư thăm hỏi không nên viết quá dài, ý thư cần rõ ràng, tình cảm chân thành

* Trường hợp thăm hỏi về tình hình thiên tai

2.4 Thư chia buồn

Thư chia buồn dùng để bày tỏ tình cảm thương tiếc, mong muốn chia sẻ khi có những mất mát về con người xảy ra với bạn bè, đồng nghiệp, đối tác, khách hàng hoặc với người thân của họ

Thư chia buồn nên viết ngay sau khi biết tin, thư nên ngắn gọn, tình cảm chân thành

Nội dung thư chia buồn bao gồm những ý chính sau:

- Ai nhân danh ai, thay mặt ai gởi tới ai lời chia buồn

- Biểu cảm của người gởi lời chia buồn khi biết tin buồn

2.5 Thư cảm ơn

Trong quan hệ xã giao, mỗi khi bạn được tặng quà, được một ân huệ đặc biệt, hoặc sau khi dự một bữa tiệc, bạn nên viết thư cảm ơn

Thư cảm ơn là một biểu hiện của sự quan tâm, sự đánh giá của bạn đối với sự tiếp đãi, tình cảm của gia chủ Gia chủ sẽ hài lòng khi nhận được thư cảm ơn của bạn

Trình tự các ý của thư cảm ơn thường như sau:

- Mở đầu là lời cảm ơn

- Sau đó là một vài đánh giá, nhận xét về bạn (về quà tặng, bữa tiệc, chuyến tham quan ) và cảm tưởng của bạn (ví dụ, mình vẫn thường mơ ước một chuyến tham quan như vây)

- Cuối cùng là lời cảm ơn và chúc sức khỏe

8

* Trường hợp cảm ơn sự phục vụ chu đáo.

3 Kỹ năng viết email

3.1 Khái quát về email

- E-mail là hình thức truyền thông điệp hoặc file dữ liệu thông qua mạng máy tính

- E-mail là phương tiện hữu hiệu để gửi thư báo và thông báo, đồng thời nhận thông tin từ nhiều nơi khác gửi đến

- Tiện ích “đính kèm” giúp tiết kiệm phần lớn thời gian và phí bưu điện

3.2 Những lưu ý khi sử dụng email

- Tạo sự thu hút cho dòng tiêu đề:

 Dòng tiêu đề cần đạt được ít nhất 1 trong 4 mục tiêu sau:

 Chứa đựng thông điệp chính

 Bày tỏ yêu cầu về hành động hay phúc đáp

 Cụ thể nhưng không quá dài

 Cho phép người đọc lưu trữ và truy cứu thông tin của bạn dễ dàng

 Dòng tiêu đề kém:

 Chẳng mang lại thông tin

 Có rất ít thông tin

 Có quá nhiều thông tin

- Mỗi email chỉ nên chứa một thông điệp:

 E-mail là một tập hợp thông tin Nó sẽ đạt tới độ mạch lạc nếu nó chỉ chứa một thông điệp

 Lợi ích của e mail chứa một thông điệp:

- Bí quyết viết email:

 Đưa thông tin chính lên dòng nội dung

 Viết ngắn gọn

 Mỗi e-mail chỉ chứa một nội dung thông báo

 Chỉnh sửa, kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi đi

 Kiểm tra lại địa chỉ trước khi nhấn nút “gởi”

- Những trường hợp không nên dùng email:

 Thông báo tin xấu

 Gửi lời khen, động viên

 Thông tin mang tính chất cá nhân như lời khen, chúc mừng: có thể thông báo trước bằng email, sau đó phải gởi thư chính thức (lưu hồ sơ)

 Vấn đề cấp bách

 Phát tán những thông điệp không liên quan đến nơi làm việc của bạn

 Trong lúc cảm xúc đang “nóng hổi”

10