Thảo luận học phần các phần mềm Ứng dụng trong doanh nghiệp Đề tài phân tích phần mềm misa amis hrm trong doanh nghiệp với vai trò là nhà cung cấp phần mềm

Để tối ưu hóa khả năng này, việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự là cần thiết đối với các nhà quản lý doanh nghiệp để phát triển được một đội ngũ có tư tưởng và năng lực song hành với m

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM HOẠCH ĐỊNH DOANH NGHIỆP ERP 2

1.1 Khái niệm phần mềm ERP 2

1.2 Vai trò của phần mềm ERP 3

1.3 Những lĩnh vực có thể áp dụng phần mềm ERP và những lưu ý khi triển khai 4

1.3.1 Những lĩnh vực có thể áp dụng phần mềm ERP 4

1.3.2 Những lưu ý khi triển khai phần mềm ERP 5

PHẦN II: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY MISA VÀ PHẦN MỀM NHÂN SỰ AMIS (MISA AMIS HRM) 7

2.1 Tổng quan về công ty MISA 7

2.2 Tổng quan về phần mềm nhân sự AMIS (MISA AMIS HRM) 7

PHẦN III: PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG CỦA PHẦN MỀM NHÂN SỰ AMIS (MISA AMIS HRM) 9

3.1 Mô tả chi tiết các phân hệ của phần mềm 9

3.1.1 Phân hệ Tuyển dụng 9

3.1.2 Phân hệ Chấm công 10

3.1.3 Phân hệ Tiền lương 10

3.1.4 Phân hệ Thông tin nhân sự 11

3.1.5 Phân hệ Đánh giá 12

3.1.6 Phân hệ Mục tiêu 12

3.1.7 Phân hệ Thuế TNCN 13

3.1.8 Phân hệ BHXH 13

3.2 Xác định đối tượng người sử dụng 14

3.3 Mô hình phân rã chức năng 15

3.4 Giải pháp nghiệp vụ với 4 phân hệ chính 15

3.4.1 AMIS tuyển dụng 15

3.4.2 AMIS thông tin nhân sự 37

3.4.3 AMIS chấm công 63

3.4.4 AMIS tiền lương 78

3.5 Biểu đồ lớp 114

3.6 Mô hình quan hệ cơ sở dữ liệu và cơ sở dữ liệu của hệ thống 114

3.6.1 Thiết kế file dữ liệu 114

3.6.2 Xác định tập thực thể và thuộc tính 123

3.6.3 Mô hình quan hệ CSDL 125

3.7 Biểu đồ triển khai 126

3.8 Ưu, nhược điểm của phần mềm MISA AMIS HRM 126

3.8.1 Ưu điểm 126

3.8.2 Nhược điểm 128

3.9 Khuyến nghị đối với doanh nghiệp 129

3.9.1 Chi phí 129

3.9.2 Cơ sở hạ tầng 131

3.10 So sánh với các phần mềm khác 131

PHẦN IV: DEMO CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM NHÂN SỰ AMIS (MISA AMIS HRM) VỚI 4 PHÂN HỆ CHÍNH 134

4.1 AMIS tuyển dụng 134

4.2 AMIS thông tin nhân sự 146

4.3 AMIS chấm công 159

4.4 AMIS tiền lương 165

KẾT LUẬN 183

DANH SÁCH THÀNH VIÊN 184

BIÊN BẢN THẢO LUẬN 186

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 189

DANH MỤC HÌNH 190

DANH MỤC BẢNG 192

TÀI LIỆU THAM KHẢO 194

LỜI MỞ ĐẦU

Sự thay đổi quá nhanh và khôn lường của cuộc cách mạng số và cách mạng công nghiệp 4.0 đã đặt các doanh nghiệp trên khắp thế giới vào một bối cảnh cạnh tranh khốc liệt Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp buộc phải cải tiến, nâng cao năng lực cạnh tranh cho toàn hệ thống, trong đó yếu tố con người mang tính quyết định vì con người tham gia vào hai hoạt động cơ bản của tổ chức: vừa là nguồn nhân lực trực tiếp thực hiện các công việc không thể tự động hóa (xử lý sự cố, chăm sóc khách hàng, lái

xe, bảo vệ,…), vừa là nguồn lực tri thức có vai trò điều khiển các loại nguồn lực khác (vận hành máy, lập trình, hoạch định công việc,…)

Hơn nữa, nhu cầu tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh đòi hỏi tổ chức phải có nguồn nhân lực đủ mạnh để giải quyết các bài toán phức tạp như tìm kiếm các lợi thế cạnh tranh hoặc tăng hiệu quả kinh doanh Để tối ưu hóa khả năng này, việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự là cần thiết đối với các nhà quản lý doanh nghiệp để phát triển được một đội ngũ có tư tưởng và năng lực song hành với mục tiêu của doanh nghiệp

Phần mềm quản lý nhân sự hay còn gọi là phần mềm quản lý nguồn lực HRM là phần mềm ứng dụng CNTT cho phép việc thực hiện các quy trình quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn nhờ việc kết hợp các quy trình hành chính và nguồn nhân lực vào một chỗ, tự động hóa các thao tác thủ công, từ đó nhà quản lý có thể phân công công việc, theo dõi – đánh giá tiến độ, và khen thưởng một cách nhanh chóng và tiện lợi

PHẦN I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM HOẠCH ĐỊNH DOANH

NGHIỆP ERP 1.1 Khái niệm phần mềm ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) được hiểu là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Phần mềm ERP được hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one

Để giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động kinh doanh, thu thập và phân tích dữ liệu, lưu trữ một cách tự động hoá từ A đến Z Một nền tảng tích hợp gồm nhiều công cụ: quản lý nhân sự, kế hoạch sản phẩm, chi phí, giao vận, bán hàng, quản lý kho, kế toán

và vận hành doanh nghiệp rất phù hợp với công ty lớn

Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:

- Kế toán tài chính (Finance)

- Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

- Quản lý mua hàng (Purchase Control)

- Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

- Quản lý dự án (Project Management)

- Quản lý nhân sự (Human Resource Management)

- Quản lý dịch vụ (Service Management)

- Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

- Báo cáo thuế (Tax Reports)

- Báo cáo quản trị (Management Reporting)

Hình 1 Mô hình cấu trúc của ERP với các phân hệ chính

1.2 Vai trò của phần mềm ERP

Thứ nhất, phần mềm ERP cung cấp, quản lý thông tin và định hướng công việc

Đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP, hầu như tất cả các bộ phận đều sẽ hoạt động dựa trên đó theo một quy trình phù hợp cho doanh nghiệp vốn đã được mô hình hóa trực quan Dựa vào luồng thông tin được xuyên suốt, việc xử lý dữ liệu nhanh chóng hơn giữa các đơn vị trong doanh nghiệp sẽ giúp tăng độ chính xác cũng như giảm

thiểu tối đa thời gian truyền tải thông tin Như vậy, hệ thống ERP hỗ trợ toàn diện quá

trình tra cứu, tham khảo dữ liệu thông tin các hoạt động tại doanh nghiệp Đặc biệt trong thời đại công nghiệp 4.0 như hiện nay, việc xây dựng cũng như phát triển hệ thống quản

lý dữ liệu bao quát sử dụng phần mềm ERP cho các thị trường, chi nhánh mới hay sản phẩm và khách hàng mới sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao đáng kể hiệu quả hoạt động

cũng như năng lực sản xuất

Thứ hai, phần mềm ERP giúp giảm thiểu chi phí Phần mềm ERP giúp loại bỏ

những yếu tố trung gian khiến cho luồng thông tin không được xuyên suốt trong quá trình phối hợp giữa nhiều bên trong một doanh nghiệp, nhờ đó nâng cao hiệu quả công

việc và cắt giảm được những chi phí không cần thiết

Thứ ba, phần mềm ERP giúp nâng cao chất lượng sản phẩm Không chỉ có lợi ích

thiết thực trong cung cấp thông tin, quản lý hay giảm chi phí, phần mềm ERP còn hỗ trợ nâng cao chất lượng sản phẩm Nguyên nhân là bởi các hoạt động như xây dựng, đánh giá, kiểm tra, giám sát cho đến quản lý chất lượng đều nằm trong sự quản lý của ERP

Thứ tư, chuẩn xác trong quá trình vận chuyển Hiện nay các doanh nghiệp sản xuất

đều cung cấp thêm dịch vụ vận chuyển Đặc biệt là trong bối cảnh hiện nay, khi quy trình vận chuyển được coi như thước đo đánh giá sự chuyên nghiệp của đơn vị bán hàng

Vì vậy nhiều doanh nghiệp phải lên kế hoạch khá chi tiết và tỉ mỉ về đơn hàng sao cho sản phẩm đáp ứng chính xác kế hoạch giao hàng nhưng vẫn phù hợp với kế hoạch sản

xuất Dựa vào việc nắm bắt được toàn bộ thông tin trong quá trình sản xuất và cung ứng,

ERP sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch chi tiết về thời gian, chất lượng sản xuất và kế hoạch cung ứng sản phẩm Như vậy một hệ thống ERP đem đến giải pháp toàn diện cho

quá trình vận chuyển – nghiệp vụ Logistics tại doanh nghiệp

Thứ năm, đẩy mạnh nâng cao năng suất công việc Tất cả các nhà quản trị doanh

nghiệp đều mong muốn nâng cao năng suất hoạt động của doanh nghiệp Nhất là trong bối cảnh sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng khốc liệt Điều này khiến doanh nghiệp buộc phải cắt giảm tối đa những chi phí không cần thiết, thúc đẩy, nâng cao năng suất sản xuất, từ đó gia tăng được biên lợi nhuận và triển khai hệ thống ERP là một trong

những giải pháp then chốt cho bài toán này

Thứ sáu, lưu trữ dữ liệu tập trung và phục vụ cho phân tích Không chỉ đem lại

thông tin mà ERP còn là công cụ hiệu quả cho quá trình lưu trữ và phân tích dữ liệu

1.3 Những lĩnh vực có thể áp dụng phần mềm ERP và những lưu ý khi triển khai

1.3.1 Những lĩnh vực có thể áp dụng phần mềm ERP

Ngành nông nghiệp khai thác

Các hoạt động chính của ngành liên quan đến hoạt động sản xuất nguyên liệu thô, nông sản và các loại khoáng sản Những nguyên liệu được lấy từ hoạt động chăn nuôi thủy sản, hải sản, động vật, khai thác gỗ, khai thác khoáng sản, trồng cây nông nghiệp, cây công nghiệp,… Phần mềm ERP có thể thống kê rất nhiều loại nguyên vật liệu cùng lúc theo từng chỉ tiêu được yêu cầu Đồng thời trong sản xuất, phần mềm còn hỗ trợ quản lý chất lượng thành phẩm

Ngành thông tin

Những công ty kinh doanh trong ngành thông tin sẽ bán lại những sản phẩm đã đăng ký quyền sở hữu trí tuệ hoặc nhượng lại có thời hạn để vừa đảm bảo sản phẩm không bị đạo nhái vừa thu được lợi nhuận Các nhà cung cấp phần mềm ERP cũng thuộc ngành thông tin và chính các nhà cung cấp cũng có thể sử dụng phần mềm để cải thiện

và tăng tốc quy trình kinh doanh của mình

Bán lẻ và phân phối

Bán lẻ luôn là một kênh bán hàng hiệu quả cao, giúp các doanh nghiệp thu được rất nhiều lợi nhuận Nhờ có bán lẻ mà hàng hóa, sản phẩm được đến tận tay người tiêu dùng cuối cùng nhanh hơn Chính vì vậy, phần mềm ERP là công cụ giúp các chủ cửa hàng tránh nhầm lẫn, tính toán nhanh chóng, chuẩn xác hơn

Ngành sản xuất

Sản xuất là ngành chế biến các nguyên liệu thành sản phẩm sau đó bán để thu lợi nhuận Những doanh nghiệp ngành sản xuất có vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp hàng hóa tiêu dùng trên thị trường Đặc biệt là những mặt hàng thiết yếu cho nhu

cầu sử dụng hàng ngày của con người Đối với ngành này, quy trình thường được vận hành ở độ chuyên môn hóa cao nhằm đáp ứng số lượng hàng hóa lớn Chính vì vậy, phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu và tăng tốc quy trình ấy dựa vào sự tùy chỉnh mang tính chuyên sâu cao

1.3.2 Những lưu ý khi triển khai phần mềm ERP

Doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau đây khi triển khai ERP:

Lên kế hoạch chuẩn bị về chi phí, nguồn lực, thời gian trước khi triển khai

Doanh nghiệp cần lên kế hoạch chuẩn bị kỹ càng về chi phí, nguồn lực, thời gian trước khi bắt tay vào triển khai hệ thống ERP, lý do là vì:

- ERP tốn nhiều chi phí triển khai lớn:

Theo ERP Report 2022 từ Panorama, tổng chi phí triển khai ERP trong một doanh nghiệp cỡ trung dao động từ $150.000 đến $750.000 Mức chi phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô công ty (số lượng người dùng, số phòng ban, số lượng địa điểm, v.v.), loại giải pháp (theo đặc thù ngành và có tùy chỉnh, hoặc giải pháp chung và linh hoạt), tài nguyên bổ sung (tư vấn bên ngoài, đào tạo người dùng, theo dõi nhiệm vụ, v.v.)

Với mức chi phí đó, bạn sẽ sở hữu gói hệ thống tổng hợp với đầy đủ các phân hệ của ERP Tuy nhiên đa phần các doanh nghiệp không cần thiết phải sử dụng tất cả các phân hệ đó, ERP cũng không cho phép doanh nghiệp tách lẻ từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc khác nhau

- ERP tốn nhiều thời gian triển khai:

Cũng trong ERP Report 2022 từ Panorama, thời gian triển khai hệ thống ERP sẽ rơi vào khoảng từ 2 - 5 năm Lượng thời gian triển khai lớn đến từ nhiều lý do như: ERP cần phải chạy thử và cải tiến nhiều lần trước khi đem vào sử dụng, doanh nghiệp cần trang bị cơ sở hạ tầng mạng đến từng ngõ ngách nhỏ nhất để đáp ứng việc triển khai ERP, nhân viên mất nhiều thời gian để thích ứng với hệ thống mới,…

Thời gian triển khai ERP lâu có thể khiến hệ thống sau khi hoàn thành đã có thể trở nên nên lạc hậu, không còn phù hợp với những đặc điểm vận hành của doanh nghiệp hiện tại Thêm vào đó, thời gian triển khai còn kéo theo gia tăng về chi phí và tiêu hao nguồn lực của doanh nghiệp

Cẩn trọng với những rủi ro tiềm ẩn của ERP

Dù ERP giúp tăng sự chính xác trong công việc, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình, công đoạn; song việc sử dụng ERP cũng tiềm ẩn những rủi ro lớn về mặt kỹ thuật Cụ thể, chỉ cần phát sinh một vấn đề trong khâu bất kỳ, một công đoạn làm việc

sẽ bị tắc nghẽn, sẽ kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau Hoặc nếu doanh

nghiệp đem một quy trình chưa được chuẩn hoá, khi đem lên một hệ thống tổng thể và vận hành lâu dài thì sẽ gây ra những thất thoát lớn cho doanh nghiệp

Nguyên nhân là trong một hệ thống ERP, tất cả các phân hệ như: Kế toán tài chính, lập kế hoạch và quản lý sản xuất quản lý mua hàng, quản lý bán hàng và phân phối, quản

lý dự án,… đều sử dụng chung một dòng dữ liệu Điều này cũng đồng nghĩa với một thay đổi nhỏ sẽ kéo theo sự thay đổi của cả hệ thống và một lỗi nhỏ trong quy trình, khi đem lên ERP có thể biến tướng thành lỗi diện rộng

Chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp ERP trong tương lai

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai trước khi bắt tay vào xây dựng hệ thống Lý do là bởi ERP là một hệ thống “gần như cố định”, việc thay đổi hoặc nâng cấp sau khi đã đưa ERP vào sử dụng cần hạn chế hết sức có thể,

- Thay đổi ERP sau khi khởi chạy gây gián đoạn quy trình làm việc của doanh nghiệp vì hệ thống sẽ cần phải tạm ngưng

PHẦN II: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY MISA VÀ PHẦN MỀM

NHÂN SỰ AMIS (MISA AMIS HRM) 2.1 Tổng quan về công ty MISA

Trải qua hơn 25 năm hình thành và phát triển, đến nay MISA có 01 trụ sở chính,

01 trung tâm phát triển phần mềm, 01 trung tâm tư vấn và hỗ trợ khách hàng, 05 văn phòng đại diện tại: Hà Nội, Đà Nẵng, Buôn Ma Thuột, Tp Hồ Chí Minh, Cần Thơ Với hơn 200.000 khách hàng doanh nghiệp, HCSN và đơn vị xã/phường cùng hơn

1 triệu khách hàng cá nhân, phần mềm MISA đã và đang trở thành người bạn đồng hành không thể thiếu của cộng đồng doanh nghiệp cũng như khối cơ quan nhà nước, cá nhân Năm văn phòng đại diện của MISA thực hiện chức năng xúc tiến, triển khai các sản phẩm của MISA, tổ chức các khóa tập huấn hướng dẫn sử dụng phần mềm cho khách hàng Việc đưa phần mềm MISA phổ biến tại 63 tỉnh thành là kỳ tích của các cán bộ, nhân viên tại các văn phòng này

Sứ mệnh: Sứ mệnh của MISA là phát triển các nền tảng, phần mềm và dịch vụ

công nghệ thông tin để thay đổi ngành kinh tế và giúp khách hàng thực hiện công việc theo phương thức mới, năng suất và hiệu quả hơn nhằm thúc đẩy sự phát triển của đất

nước và các quốc gia trên thế giới

Tầm nhìn: Bằng nỗ lực sáng tạo trong khoa học, công nghệ và đổi mới trong quản

trị, MISA mong muốn trở thành công ty có nền tảng, phần mềm và dịch vụ được sử dụng phổ biến nhất trong nước và quốc tế

2.2 Tổng quan về phần mềm nhân sự AMIS (MISA AMIS HRM)

Phần mềm nhân sự MISA AMIS HRM là bộ giải pháp quản lý nguồn nhân lực toàn diện đến từ Công ty công nghệ MISA – Đơn vị cung ứng phần mềm hàng đầu Việt Nam Phần mềm phù hợp sử dụng cho các doanh nghiệp vừa và lớn do có khả năng giải quyết được nhiều nghiệp vụ nhân sự chuyên sâu

Tính đến nay, sản phẩm sở hữu 13 phân hệ con, trong đó có 8 phân hệ được sử dụng phổ biến trên thị trường bao gồm:

- Phân hệ Tuyển dụng: Hỗ trợ quá trình tuyển dụng tại doanh nghiệp chuyên nghiệp và hiệu quả hơn

- Phân hệ Chấm công: Tự động lưu trữ dữ liệu chấm công theo thời gian thực Phù hợp với cả chấm công hành chính và theo ca kíp

- Phân hệ Tiền lương: Đồng bộ dữ liệu chấm công giúp rút gọn thời gian tính lương rườm rà, phức tạp cho doanh nghiệp

- Phân hệ Thông tin nhân sự: Quản lý hoạt động miễn nhiệm, thuyên chuyển

dễ dàng Là công cụ giữ chân nhân tài mà doanh nghiệp không thể bỏ lỡ

- Phân hệ Đánh giá: Trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp xây dựng khung năng lực đánh giá khách quan

- Phân hệ Thuế TNCN

- Phân hệ BHXH

- Phân hệ Mục tiêu

Hình 2 Tám phân hệ con thuộc bộ giải pháp toàn diện MISA AMIS HRM

Năm 2021, phần mềm MISA AMIS đã chính thức có mặt tại hơn 17.000 doanh nghiệp tại Việt Nam, tham gia trực tiếp vào hoạt động hỗ trợ ban lãnh đạo quản lý doanh nghiệp Sản phẩm cũng nhận được nhiều giải thưởng và bằng khen từ Chính phủ và tổ chức chuyên gia uy tín như:

- Cúp vàng Gold Cup

- Cúp Sao Vàng Đất Việt

- APICTA Award – Giải nhất CNTT Châu Á Thái Bình Dương

- ASOCIO Outstanding ICT Company Award

- Giải thưởng Sao Khuê

PHẦN III: PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG CỦA PHẦN MỀM NHÂN

SỰ AMIS (MISA AMIS HRM) 3.1 Mô tả chi tiết các phân hệ của phần mềm

3.1.1 Phân hệ Tuyển dụng

Tìm kiếm, kết nối với toàn bộ mạng xã hội và website tuyển dụng phổ biến nhất giúp tăng số lượng hồ sơ ứng viên tiềm năng, dễ dàng tổ chức và quản lý từng chiến dịch tuyển dụng

- Kết nối LinkedIn giúp dễ dàng đăng tin tuyển dụng và lấy hồ sơ ứng viên chỉ với một nút nhấn

- Tự động lấy hồ sơ ứng viên chất lượng từ các sàn phổ biến nhất: Vietnamworks, Careerbuilder, Vieclam24h

- Tự động tổng hợp hồ sơ ứng viên từ toàn bộ các kênh tuyển dụng về chung một hệ thống duy nhất

Tự động hóa quy trình trên phần mềm quản lý tuyển dụng giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất của nhà tuyển dụng, đồng thời giảm thời gian chờ đợi của ứng viên và nâng cao sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng

- Tự động nhập liệu hồ sơ: Tự động trích xuất thông tin hồ sơ của ứng viên ở mọi định dạng: PDF, word, ảnh để nhập liệu thông minh

- Quản lý ứng viên tài năng: Tự động gợi ý ứng viên phù hợp với nhu cầu tuyển dụng từ nguồn hồ sơ có sẵn trong Talent

- Lọc hồ sơ tự động: Tự động sàng lọc hồ sơ, sắp xếp lịch phỏng vấn và thông báo kết quả cho ứng viên

- Thi tuyển phỏng vấn online: Tổ chức thi tuyển, phỏng vấn online và tự động cập nhật kết quả tức thời

Cung cấp báo cáo tổng quan và chi tiết giúp nhà tuyển dụng phân bổ nguồn lực hợp lý cho từng kênh, tiết kiệm chi phí tuyển dụng

- Tỷ lệ chuyển đổi: Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi ứng viên theo từng phòng ban

Nâng cao thương hiệu tuyển dụng giúp tăng vượt trội số lượng ứng viên tiềm năng

Cụ thể, chưa tới 10 phút là doanh nghiệp có ngay một website tuyển dụng thu hút, chuyên nghiệp giúp nâng tầm thương hiệu và thu hút ứng viên tiềm năng

- Tích hợp sẵn nhiều mẫu website miễn phí

- Tích hợp mẫu đơn ứng tuyển thích hợp cho từng vị trí

3.1.2 Phân hệ Chấm công

Tự động tổng hợp và tính toán dữ liệu công giúp đơn giản hóa công tác chấm công tại doanh nghiệp

Tự động tổng hợp và đối chiếu bảng công giúp tiết kiệm thời gian cho HR

Tích hợp tất cả nghiệp vụ chấm công trên cùng một hệ thống

- Chấm công: Nhân viên từ nhiều chi nhánh dễ dàng chấm công bằng mọi hình thức: máy chấm công, thẻ, GPS, ; phần mềm có thể kết nối và lấy dữ liệu từ mọi máy chấm công trên thị trường bao gồm MITA, RONALD JACK, ZKTECO, ACTATEK, HANET AI,

- Tổng hợp công: Tự động tổng hợp và xử lý bảng công sau khi cập nhật trường hợp nghỉ phép, đi công tác,

- Xác nhận bảng công: Gửi bảng công để nhân viên xác nhận và phản hồi Khóa bảng công để tránh sửa đổi sau khi nhân viên đã xác nhận

Các hình thức chấm công nổi bật: Nhận diện khuôn mặt, kết nối máy chấm công bằng sinh trắc học (vân tay), định vị GPS, kết nối wifi, chấm công hộ

Giải phóng thời gian cho cán bộ C&B (Người chịu trách nhiệm về quản lý lương thưởng và chế độ phúc lợi cho nhân viên trong doanh nghiệp)

- Hệ thống quản lý đơn từ tập trung giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho thủ tục giấy tờ

- Xây dựng, tùy chỉnh các chính sách, quy định làm việc phù hợp với nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp

- Phần mềm tự động thông báo ngay khi có bất cứ vấn đề nằm ngoài chính sách làm việc của doanh nghiệp

Hoạt động như một trợ lý ảo và cho phép nhân viên tự chủ động thực hiện nhiều tác vụ: Tra cứu ca làm việc; tra cứu bảng công cá nhân; thực hiện thủ tục đơn từ như nghỉ phép, đi công tác,…; tra cứu ngày phép

Hệ thống báo cáo trực quan cung cấp góc nhìn toàn diện cho lãnh đạo: Nhanh chóng nắm bắt tình hình tuân thủ thời gian làm việc, đi sớm về muộn để điều chỉnh kịp thời giúp doanh nghiệp nâng cao tính kỷ luật

3.1.3 Phân hệ Tiền lương

Tự động tính lương và các khoản khấu trừ, theo dõi tình hình chi trả lương & chính sách lương thưởng toàn diện

Dễ dàng tổng hợp dữ liệu tính lương: HR tiền lương có thể tổng hợp dữ liệu chấm công, doanh số, KPIs, chỉ bằng 1 click bởi tính năng đồng bộ hóa dữ liệu

- Tự động chuyển bảng tổng hợp công từ AMIS Chấm công

- Nhập khẩu doanh số thực tế từ AMIS Bán hàng, tự động áp dụng công thức tính lương

- Xác định lương hiệu quả KPIs/OKR hay lương sản phẩm từ AMIS Đánh giá

- Thay đổi thông tin, các khoản thu nhập và khấu trừ từ AMIS Quan hệ lao động

Tối đa hiệu suất của HR tiền lương:

- Khai báo chính sách lương, phụ cấp, khấu trừ

- Tự động tính lương với công thức gợi ý sẵn hoặc tùy chỉnh công thức tính như Excel

- Tự động tính các khoản khấu trừ theo quy định trên hồ sơ và quy định của Nhà nước

- Quản lý tình hình chi trả lương, theo dõi công nợ lương, báo cáo phân tích thu nhập, phúc lợi (bằng tiền mặt)

Giúp nhân viên hài lòng với trải nghiệm trên ứng dụng:

- Giúp nhân viên xác nhận phiếu lương mọi lúc, mọi nơi ngay trên di động

- Chủ động đối chiếu bảng lương với số công thực tế

- Phản hồi, kết nối với HR dễ dàng trên ứng dụng

Giúp ban lãnh đạo kiểm soát tốt mọi chính sách và quy chế lương:

- Theo dõi tình hình chi trả lương toàn diện

- Xây dựng chính sách thu nhập, đãi ngộ tương ứng cho từng vị trí, năng suất, thâm niên

- Điều chỉnh lương, thưởng, chế độ đãi ngộ từng kỳ giúp cân bằng lợi ích của doanh nghiệp và nhu cầu của nhân viên

3.1.4 Phân hệ Thông tin nhân sự

Quản lý dữ liệu nhân viên đa chiều, số hóa toàn bộ thủ tục nhân sự

Là bức tranh toàn cảnh giúp nhà lãnh đạo sử dụng, quy hoạch nguồn nhân lực hiệu quả với:

- Hồ sơ nhân sự đa chiều

- Quản lý quá trình công tác, đào tạo

- Quy hoạch, bổ nhiệm cán bộ

- Thủ tục đúng quy trình, nhanh chóng

Tối đa hiệu suất làm việc của HR: Số hóa thông tin và thủ tục nhân sự một cách toàn diện nhất, quản lý vòng đời nhân viên, tự động trích xuất báo cáo về số lượng, tình hình biến động nhân sự

- Quản lý hồ sơ nhân sự toàn diện, tự động cập nhật thay đổi dữ liệu nhân sự, kết quả đánh giá, đào tạo

- Xây dựng quy trình bổ nhiệm cán bộ minh bạch, quy hoạch nguồn lực hiệu quả

- Tự động nhắc gia hạn với nhân viên sắp hết hạn hợp đồng, dễ dàng tìm kiếm thông tin nhân viên theo nhiều tiêu chí với bộ lọc nâng cao

- Quản lý toàn bộ quá trình công tác của nhân viên: quy hoạch, bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật

- Rút ngắn quy trình ký kết hợp đồng lao động tiết kiệm thời gian chi phí với giải pháp MISA AMIS WeSign

Tự động hóa quy trình ký kết hợp đồng lao động:

- Đảm bảo tính pháp lý theo đúng quy định của Luật Lao động

- Ký kết hồ sơ lao động cùng lúc không phụ thuộc vào việc vận chuyển, luồng

ký tự động

- Rút ngắn quy trình, chi phí ký và hội nhập nhân sự số

3.1.5 Phân hệ Đánh giá

Đa dạng phương pháp đánh giá, kết hợp linh hoạt:

- Đánh giá năng lực (ASK, Khung năng lực)

- Đánh giá năng suất (KPI, Performance Review)

Dễ dàng thiết lập kỳ đánh giá theo yêu cầu:

- Thiết lập kỳ đánh giá định kỳ cho Bộ phận Vị trí công việc theo tuần/ tháng/ quý/vụ/năm hoặc ngẫu nhiên

- Tạo quy trình đánh giá: Tự đánh giá, quản lý đánh giá, đánh giá 360

- Tự động nhắc nhở nhân viên khi đến kỳ đánh giá

3.1.6 Phân hệ Mục tiêu

Đa dạng phương pháp quản trị mục tiêu: BSC, MBO, OKR, KPI

Tự động hóa phân bổ mục tiêu đa chiều nhanh chóng và chính xác:

- Phân cấp mục tiêu cho các phòng ban theo cấp cha con, theo các mục tiêu liên kết ngành dọc hoặc theo thời gian linh hoạt

- Hiển thị mục tiêu trực quan theo dạng cây dễ dàng nắm bắt, theo dõi Theo dõi quá trình thực hiện mục tiêu, nhanh chóng phát hiện ra những điểm tắc nghẽn:

- Tự động chia nhỏ mục tiêu theo đối tượng và theo thời gian

- Cập nhật tiến độ mục tiêu, cảnh báo mục tiêu sắp đến hạn hoặc mục tiêu có khả năng không đạt được

- Hiển thị mục tiêu theo tiến trình thực hiện mục tiêu

Tự động tổng hợp báo cáo tức thời:

- Báo cáo đa chiều theo cơ cấu tổ chức hoặc theo ngành dọc một cách nhanh chóng, chính xác, giúp tiết kiệm thời gian và công sức thu thập dữ liệu

- Hiển thị báo cáo trực quan dạng biểu đồ giúp dễ dàng nắm bắt tình hình

3.1.7 Phân hệ Thuế TNCN

Tăng năng suất của nhân viên lên hơn 60% khi điện tử hoá hoàn toàn thủ tục Thuế TNCN: Đăng ký MST cá nhân, quyết toán TNCN hàng năm, kê khai thuế TNCN hàng tháng/quý/lần phát sinh, lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, đăng ký người phụ thuộc

Thực hiện thủ tục Thuế TNCN nhanh chóng, dễ dàng

Tính năng ưu việt của AMIS Thuế TNCN:

- Đã đáp ứng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

- Tự động kết nối AMIS Thông tin nhân sự

- Kết nối sẵn với Tổng cục Thuế

- Kết nối dịch vụ T-Van qua MISA mTax

Hệ sinh thái toàn diện cho công tác C&B của doanh nghiệp:

- Tự động đồng bộ bảng tạm tính thuế đã được chốt với nhân viên

- Tức thời cập nhật thông tin từ AMIS Thuế TNCN của lao động lên AMIS Thông tin nhân sự

- Xoá bỏ công tác nhập liệu và tính toán phức tạp

3.1.8 Phân hệ BHXH

Hỗ trợ khách kê khai, quản lý, điều chỉnh bảo hiểm xã hội điện tử theo đúng quy định của Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg của Thủ Tướng Chính Phủ ngày 09-03-2015 Điện tử hóa hoàn toàn 19 thủ tục kê khai, điều chỉnh BHXH:

- Tiết kiệm thời gian nhập liệu và tính toán số tiền đóng BHXH

- Không còn sai sót khi tính số tiền đóng/ chi trả chế độ BHXH

- Dễ dàng phát hiện sai lệch với số liệu của cơ quan BHXH

- Sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội AMIS nộp hồ sơ, đóng BHXH ngay tại nhà/cơ quan

Kết nối trực tiếp với cơ quan BHXH:

- Tự động cập nhật thông tin hồ sơ BHXH giúp tiết kiệm thời gian nhập hồ

sơ cho lao động mới

- Tự động đối chiếu và phát hiện sai lệch khi có chênh lệch với cơ quan BHXH

Tự động tính số tiền nộp, chi trả chế độ BHXH:

- Tự động tổng hợp danh sách nộp BHXH, chi trả chế độ BHXH

- Tiết kiệm và tối ưu thời gian tính toán và đối chiếu số liệu với cơ quan BHXH

Hệ sinh thái quản trị toàn diện và hiệu quả:

- Tự động kế thừa các thông tin từ AMIS Nhân sự để lập hồ sơ BHXH

- Tức thời cập nhật thông tin hồ sơ BHXH của lao động lên AMIS Nhân sự

- Tiết kiệm thời gian nhập liệu trên cả hai phần mềm

Sẵn sàng kết nối với các phần mềm khác:

- Dễ dàng kết nối với phần mềm nhân sự khác để kế thừa thông tin lập hồ sơ BHXH

- Linh hoạt sử dụng chữ ký số điện tử của tất cả nhà cung cấp

3.2 Xác định đối tượng người sử dụng

Đối tượng sử dụng là CEO và Ban lãnh đạo doanh nghiệp

Phần mềm cung cấp cho lãnh đạo có góc nhìn toàn diện 360 độ về tình hình tiền lương & các chính sách phúc lợi

Nhà quản trị dễ dàng nắm bắt biến động nhân sự nhanh chóng qua các báo cáo trực quan và sinh động trên các nền tảng thiết bị khác nhau từ máy tính đến điện thoại Do toàn bộ dữ liệu, thông tin được quản lý trực tuyến tập trung, minh bạch nên CEO dễ dàng theo dõi và đánh giá nhân viên một cách khách quan nhất

Đối tượng sử dụng là bộ phận Quản lý nhân sự

Các nghiệp vụ vốn phải làm thủ công, lãng phí nhiều thời gian đều có thể tự động hóa như: Sàng lọc, nhập liệu hồ sơ, nhắc nhở hợp đồng, tự động hợp báo cáo,… Nhờ đó nâng cao hiệu suất và tính chính xác trong công việc

Nhờ có hệ thống báo cáo thời gian thực mà nhà quản lý nhân sự có thể kịp thời nắm bắt những vấn đề vừa xảy ra và có những chính sách điều chỉnh kịp thời, hạn chế tối đa tổn thất nguồn lực cho doanh nghiệp

Đối tượng sử dụng là nhân viên trong doanh nghiệp

Các nhân viên các phòng ban khác không làm việc trong bộ phận quản lý nhân sự

có thể truy cập phần mềm để xem thông tin cá nhân của mình; xem bảng công, bảng lương, xác nhận công; xin nghỉ phép, nghỉ ốm, ; đăng ký tham gia các chương trình đào tạo,

Đối tượng sử dụng là nhân viên IT

Thay vì phải quản lý cùng lúc nhiều phần mềm riêng biệt, nhân viên IT có thể dễ dàng quản lý nhiều nghiệp vụ khác nhau trên cùng 1 hệ thống phần mềm Toàn bộ dữ liệu sau khi nhập khẩu lên sẽ được lưu trữ trên Cloud, phân quyền sử dụng tài nguyên

Ngoài ra, các tính năng mới nhất như AI; máy học giúp scan, gợi ý và nhập liệu hồ

sơ ứng viên; trợ lý ảo báo cáo tình hình nhân sự cũng có xuất hiện trong AMIS HRM

Đối tượng sử dụng là Quản lý C&B (Người chịu trách nhiệm về quản lý lương thưởng và chế độ phúc lợi cho nhân viên trong doanh nghiệp)

Trong quá trình dùng AMIS Nhân sự, nhân viên C&B có thể tự động chuyển Bảng tổng hợp chi trả & Bảng phân bổ lương cho kế toán qua phần mềm Các công thức gợi

ý giúp doanh nghiệp dễ dàng tính lương và các khoản khấu trừ theo quy định mới nhất của pháp luật

Việc tính toán và trả lương cho người lao động sẽ diễn ra minh bạch khách quan bởi AMIS HRM cho phép nhân viên C&B tự động gửi hàng loạt bảng lương cho người lao động kiểm tra và phản hồi nếu sai sót

3.3 Mô hình phân rã chức năng

Hình 3 Mô hình phân rã chức năng của MISA AMIS HRM

3.4 Giải pháp nghiệp vụ với 4 phân hệ chính

3.4.1 AMIS tuyển dụng

3.4.1.1 Mô tả nghiệp vụ

Quản lý tin tuyển dụng:

Chức năng Quản lý tin tuyển dụng giúp bộ phận tuyển dụng có thể dễ dàng quản

lý danh sách tin tuyển dụng Dễ dàng thêm mới, tìm kiếm, nhân bản, tin tuyển dụng

để quản lý toàn bộ chiến dịch tuyển dụng trên một màn hình với số liệu trực quan Để tiếp cận được nhiều ứng viên, HR có thể chia sẻ tin qua các nền tảng mạng các hội; kết nối đăng tin tuyển dụng tự động lên các trang facebook, Linkedin, các website tuyển dụng,

Quản lý ứng viên:

- HR có thể xem, tìm kiếm, quản lý thông tin ứng viên một cách dễ dàng

- Thêm ứng viên : Ngoài các ứng viên tự động đổ về từ các website, sàn tuyển dụng, mạng xã hội, người dùng có thể tự ghi nhận hồ sơ ứng viên bằng chức năng thêm ứng viên

- Đánh giá ứng viên: Sau khi ứng viên thi tuyển phỏng vấn HR và hội đồng tuyển dụng có thể ghi nhận, đánh giá và nhập điểm ứng viên Sau khi chuyển sang vòng trúng tuyển chương trình sẽ hiển thị thêm mục offer, HR có thể tạo và gửi thư cho ứng viên một cách nhanh chóng

- Với các ứng viên trúng tuyển, HR có thể chuyển ứng viên thành nhân viên

để chuyển tất cả thông tin ứng viên sang phân hệ thông tin nhân sự

- Đối với ứng viên không phù hợp, HR có thể loại ứng viên khỏi tin tuyển dụng

Lên lịch phỏng vấn:

- Cho phép HR có thể đặt lịch để mời ứng viên đến thi tuyển phỏng vấn Đối với các ứng viên phù hợp

- Xem và theo dõi lịch phỏng vấn

Quản lý kho tiềm năng: Giúp HR có thể lưu trữ, quản lý toàn bộ ứng viên tiềm

năng một cách khoa học để dễ dàng lọc, tìm kiếm và liên hệ ngay khi có vị trí tuyển dụng phù hợp

Quản lý chiến dịch tuyển dụng: giúp quản lý các chiến dịch tuyển dụng một cách

dễ dàng và hiệu quả thông qua các chức năng như: thêm mới, tìm kiếm, chỉnh sửa, xóa

Quản lý công việc: Tạo và phân công công việc

Quản lý aiMarketing: Quản lý hộp thư Marketing một cách linh hoạt

Trao đổi với ứng viên: Cho phép HR có thể giao tiếp với ứng viên thông qua email,

tin nhắn,

Tạo báo cáo: Tự động tạo báo cáo trực quan sinh động giúp người dùng có thể

theo dõi hoạt động tuyển dụng một cách dễ dàng

3.4.1.2 Xác định tác nhân chính

- Nhà tuyển dụng: Hệ thống cho phép HR sử dụng hệ thống để quản lý tin tuyển

dụng, ứng viên, quản lý chiến dịch tuyển dụng, lên lịch phỏng vấn, Tạo báo cáo

kết quả tuyển dụng,

- Hội đồng tuyển dụng: Phần mềm cho phép hội đồng tuyển dụng trao đổi, tương tác với HR qua bình luận, theo dõi để nhận thông báo về ứng viên, đánh giá ứng viên xem lịch phỏng vấn được mời tham gia

3.4.1.3 UseCase

a UseCase tổng quát

Hình 4 UseCase tổng quát phân hệ tuyển dụng

b UseCase chức năng quản lý tin tuyển dụng

Hình 5 UseCase chức năng quản lý tin tuyển dụng

- Thêm mới tin tuyển dụng:

4 Mô tả UC cho phép nhà tuyển dụng có thể thêm mới tin tuyển dụng

theo nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp

7 Điều kiện sau Hệ thống trả về thông tin chi tiết của tin tuyển dụng vừa tạo

8 Luồng chính 1 Nhà tuyển dụng đăng nhập vào hệ thống và chọn chức

năng thêm mới

2 Hệ thống hiển thị form thêm mới thông tin tuyển dụng bao gồm: thông tin tuyển dụng, kế hoạch tuyển dụng, mẫu ứng tuyển, tạo trang tin, kênh tuyển dụng, quy trình tuyển dụng, hội đồng tuyển dụng, chi phí tuyển dụng

3 Nhà tuyển dụng tiến hành điền thông tin theo form hệ thống cung cấp

4 Nhà tuyển dụng click button “ Lưu và đăng tin” hoặc button “Lưu nháp”

5 Hệ thống kiểm tra dữ liệu nhà tuyển dụng nhập vào

6 Hệ thống thực hiện thêm thông tin của tin tuyển dụng và lưu vào CSDL

7 Hệ thống hiển thị thông báo thêm thành công và trả về thông tin chi tiết của tin tuyển dụng sau khi tạo

1 Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại

2 Nếu người dùng nhập lại thông tin hợp lệ thì hệ thống quay lại bước 4, nếu không đồng ý , nhà tuyển dụng click icon quay lại và kết thúc ca sử dụng

- Tìm kiếm tin tuyển dụng:

4 Mô tả UC cho phép nhà tuyển dụng tìm kiếm tin tuyển dụng theo

tên tin tuyển dụng trong danh sách

Nhà tuyển dụng phải đăng nhập thành công vào hệ thống

7 Điều kiện sau Hệ thống trả về kết quả tìm kiếm theo yêu cầu

8 Luồng chính 1 Nhà tuyển dụng đăng nhập vào hệ thống và chọn chức

năng tìm kiếm

2 Nhà tuyển dụng nhập điều kiện tìm kiếm

3 Nhà tuyển dụng click Enter để thực hiện tìm kiếm

4 Hệ thống xử lý yêu cầu tìm kiếm

5 Hệ thống thực hiện việc tìm kiếm

4 Mô tả UC cho phép HR thực hiện lọc danh sách tin tuyển dụng theo

các tiêu chí mong muốn

HR phải đăng nhập thành công vào hệ thống

7 Điều kiện sau Hệ thống hiển thị danh sách tin tuyển dụng theo tiêu chí lọc

8 Luồng chính 1 HR đăng nhập vào hệ thống và chọn chức năng lọc

Rẽ nhánh A2: Nhà tuyển dụng chưa chọn tiêu chí lọc

1 Hệ thống không thực hiện lọc, yêu cầu chọn tiêu chí

2 Nếu nhà tuyển dụng chọn tiêu chí lọc và quay lại bước 4, nếu nhà tuyển dụng không đồng ý thì click bỏ lọc và kết thúc

UC

Rẽ nhánh A3: Hệ thống bị lỗi

1 Hệ thống thông báo có lỗi

2 Kết thúc UC

Bảng 3 Mô tả chi tiết UC Lọc tin tuyển dụng

- Xuất khẩu tin tuyển dụng:

4 Mô tả Usecase cho phép nhà tuyển dụng có thể xuất khẩu hàng loạt,

xuất khẩu các đối được được chọn của tin tuyển dụng

Nhà tuyển dụng phải đăng nhập thành công vào hệ thống

7 Điều kiện sau Hệ thống trả về file kết quả theo yêu cầu xuất khẩu cho nhà

tuyển dụng

8 Luồng chính 1 Nhà tuyển dụng đăng nhập vào hệ thống và chọn chức

năng xuất khẩu tin

2 Hệ thống hiển thị các tiêu chí xuất khẩu

3 Nhà tuyển dụng click chọn các tiêu chí và click button xuất khẩu

4 Hệ thống xử lý yêu cầu

5 Hệ thống trả về file kết quả xuất khẩu theo nhu cầu của nhà tuyển dụng

6 Kết thúc UC

Rẽ nhánh A2: Nhà tuyển dụng chưa chọn tiêu chí xuất

1 Hệ thống không thực hiện xuất, yêu cầu nhập tiêu chí xuất

2 Nhà tuyển dụng chọn tiêu chí xuất và quay lại bước 5 của luồng chính, nếu nhà tuyển dụng không đồng ý thì click hủy

và kết thúc UC

Rẽ nhánh A3: Hệ thống bị lỗi

1 Hệ thống thông báo có lỗi

2 Kết thúc UC

Bảng 4 Mô tả chi tiết UC Xuất khẩu tin tuyển dụng

- Xuất khẩu danh sách ứng viên:

4 Mô tả Usecase cho phép nhà tuyển dụng có thể xuất khẩu danh

sách ứng viên theo tin

Nhà tuyển dụng phải đăng nhập thành công vào hệ thống

7 Điều kiện sau Hệ thống trả về file kết quả theo yêu cầu xuất khẩu cho nhà

tuyển dụng

8 Luồng chính 1 Nhà tuyển dụng đăng nhập vào hệ thống và chọn tin tuyển

dụng cần xuất khẩu ứng viên

2 Nhà tuyển dụng chọn chức năng xuất khẩu danh sách ứng viên

3 Hệ thống hiển thị các tiêu chí xuất khẩu

4 Nhà tuyển dụng click chọn các tiêu chí và click button xuất khẩu

Rẽ nhánh A2: Nhà tuyển dụng chưa chọn tiêu chí xuất

1 Hệ thống không thực hiện xuất, yêu cầu nhập tiêu chí xuất

2 Nhà tuyển dụng chọn tiêu chí xuất và quay lại bước 5 của luồng chính, nếu nhà tuyển dụng không đồng ý thì click hủy

4 Mô tả UC cho phép HR thực hiện sắp xếp danh sách tin tuyển dụng

theo các trình tự mong muốn

5 Sự kiện/Điều Nhà tuyển dụng click vào tiêu chí sắp xếp

kiện kích

hoạt

6 Điều kiện

trước

HR phải đăng nhập thành công vào hệ thống

7 Điều kiện sau Hệ thống hiển thị danh sách tin tuyển dụng theo tiêu chí sắp

xếp

8 Luồng chính 1 HR đăng nhập vào hệ thống và chọn chức năng sắp xếp

2 Hệ thống hiển thị các tiêu sắp xếp

3 HR chọn các tiêu sắp xếp mong muốn

4 Hệ thống xử lý và thực hiện yêu cầu sắp xếp

5 Hệ thống hiển thị danh sách tin tuyển dụng theo tiêu chí sắp xếp

Bảng 6 Mô tả chi tiết UC Sắp xếp tin tuyển dụng

- Xóa tin tuyển dụng:

7 Điều kiện sau Hệ thống hiển thị danh sách tin tuyển dụng còn lại sau khi

xóa

8 Luồng chính 1 HR đăng nhập vào hệ thống và chọn tin tuyển dụng muốn

xóa

2 HR chọn chức năng xóa

3 Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận xóa

4 HR click chọn “Có, xóa dữ liệu”

5 Hệ thống xử lý và thực hiện yêu cầu xóa

Rẽ nhánh A1: HR đột ngột hủy xóa

1 HR click “không” hoặc icon “x” trong thông báo xác nhận xóa

Bảng 7 Mô tả chi tiết UC Xóa tin tuyển dụng

- Sửa tin tuyển dụng:

4 Mô tả UC cho phép nhà tuyển dụng có thể sửa thông tin tuyển dụng

theo nhu cầu tuyển dụng

6 Điều kiện

trước

Nhà tuyển dụng phải đăng nhập thành công vào hệ thống

7 Điều kiện sau Hệ thống hiển thị lên màn hình thông tin chi tiết của tin

tuyển dụng vừa sửa

8 Luồng chính 1 Nhà tuyển dụng đăng nhập vào hệ thống và chọn chức

năng sửa tin

2 Hệ thống hiển thị thông tin của tin tuyển dụng

3 Nhà tuyển dụng tiến hành sửa thông tin theo nhu cầu

4 Nhà tuyển dụng click button “ Lưu và đăng tin”

5 Hệ thống xử lý yêu cầu sửa

6 Hệ thống thực hiện sửa thông tin và lưu vào CSDL

7 Hệ thống trả về thông tin chi tiết của tin tuyển dụng sau khi sửa

1 Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại

2 Nếu người dùng nhập lại thông tin hợp lệ thì hệ thống quay lại bước 4, nếu không đồng ý , nhà tuyển dụng click icon quay lại và kết thúc ca sử dụng

Rẽ nhánh A2: Hệ thống bị lỗi

1 Hệ thống thông báo có lỗi

2 Kết thúc UC

Bảng 8 Mô tả chi tiết UC Sửa tin tuyển dụng

- Nhân bản tin tuyển dụng:

1 Mã số UC UC_09

2 Tên UC Nhân bản tin tuyển dụng

3 Tác nhân

chính

Nhà tuyển dụng

4 Mô tả UC cho phép nhà tuyển dụng có thể nhân bản tin tuyển dụng

giúp tiết kiệm thời gian HR nhập liệu lại

Nhà tuyển dụng phải đăng nhập thành công vào hệ thống

7 Điều kiện sau Hệ thống trả về thông tin chi tiết của tin tuyển dụng vừa

5 Hệ thống xử lý yêu cầu, và kiểm tra dữ liệu nhân bản tin

6 Hệ thống thực hiện nhân bản tin và lưu vào CSDL

7 Hệ thống trả về thông tin chi tiết của tin tuyển dụng sau khi nhân bản

1 Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại

2 Nếu người dùng nhập lại thông tin hợp lệ thì hệ thống quay lại bước 4, nếu không đồng ý , nhà tuyển dụng click icon quay

lại và kết thúc ca sử dụng

Rẽ nhánh A2: Hệ thống bị lỗi

1 Hệ thống thông báo có lỗi

2 Kết thúc UC

Bảng 9 Mô tả chi tiết UC Nhân bản tin tuyển dụng

- Chia sẻ tin tuyển dụng:

4 Mô tả UC cho phép nhà tuyển dụng có thể chia sẻ tin tuyển dụng

lên các trang mạng xã hội để thu hút ứng viên tiềm năng

Nhà tuyển dụng phải đăng nhập thành công vào hệ thống

7 Điều kiện sau Hệ thống chia sẻ tin lên trang mạng xã hội thành công

8 Luồng chính 1 Nhà tuyển dụng đăng nhập vào hệ thống và chọn chức

năng chia sẻ tin

2 Hệ thống hiển thị form chia sẻ tin

3 Nhà tuyển dụng tiến hành chọn các tiêu chí và mạng xã hội cần chia sẻ

4 Hệ thống chuyển hướng đến trang mạng xã hội đã chọn

5 Hệ thống hiển thị yêu cầu chia sẻ

6 Người dùng click button “Chia sẻ”

7 Hệ thống xử lý yêu cầu và thực hiện chia sẻ và chuyển hướng về trang tuyển dụng

Bảng 10 Mô tả chi tiết UC Chia sẻ tin tuyển dụng

- Xem tin tuyển dụng:

Nhà tuyển dụng phải đăng nhập thành công vào hệ thống

7 Điều kiện sau Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết của tin tuyển dụng vừa

chọn

8 Luồng chính 1 Nhà tuyển dụng đăng nhập vào hệ thống và chọn chức

năng xem tin tuyển dụng

2 Hệ thống chuyển hướng đến trang thông tin tuyển dụng và hiển thị

3 Kết thúc UC

Bảng 11 Mô tả chi tiết UC Xem tin tuyển dụng

- Thay đổi trạng thái tin tuyển dụng:

4 Mô tả UC cho phép HR thực hiện thao tác thay đổi trạng thái tin

tuyển dụng tùy theo nhu cầu

HR phải đăng nhập thành công vào hệ thống

7 Điều kiện sau Hệ thống thay đổi trạng thái tin tuyển dụng thành công

8 Luồng chính 1 HR đăng nhập vào hệ thống và chọn trạng thái mong

muốn của của tin

2 Hệ thống xử lý và thực hiện yêu cầu sửa trạng thái

3 Hệ thống hiển thị ra màn hình và lưu vào cơ sở dữ liệu

3.4.1.4 Biểu đồ tuần tự chức năng quản lý tin tuyển dụng

a Thêm mới tin tuyển dụng

Hình 6 Biểu đồ tuần tự Thêm mới tin tuyển dụng

b Tìm kiếm tin tuyển dụng

Hình 7 Biểu đồ tuần tự Tìm kiếm tin tuyển dụng

c Lọc tin tuyển dụng

Hình 8 Biểu đồ tuần tự Lọc tin tuyển dụng

d Xuất khẩu

- Xuất khẩu tin tuyển dụng

Hình 9 Biểu đồ tuần tự Xuất khẩu tin tuyển dụng

- Xuất khẩu danh sách ứng viên

Hình 10 Biểu đồ tuần tự Xuất khẩu danh sách ứng viên

e Sắp xếp tin tuyển dụng

Hình 11 Biểu đồ tuần tự Sắp xếp tin tuyển dụng

f Xóa tin tuyển dụng

Hình 12 Biểu đồ tuần tự Xóa tin tuyển dụng

g Sửa tin tuyển dụng

Hình 13 Biểu đồ tuần tự Sửa tin tuyển dụng

h Nhân bản tin tuyển dụng

Hình 14 Biểu đồ tuần tự Nhân bản tin tuyển dụng

i Chia sẻ tin tuyển dụng

Hình 15 Biểu đồ tuần tự Chia sẻ tin tuyển dụng

j Xem tin tuyển dụng

Hình 16 Biểu đồ tuần tự Xem tin tuyển dụng

k Thay đổi trạng thái tin tuyển dụng

Hình 17 Biểu đồ tuần tự Thay đổi trạng thái tin tuyển dụng

3.4.2 AMIS thông tin nhân sự

3.4.2.1 Mô tả nghiệp vụ

Quản lý hồ sơ:

Chức năng Quản lý hồ sơ giúp bộ phận nhân sự quản lý danh sách hồ sơ nhân viên

đã khai báo và tìm kiếm, tạo hồ sơ, lọc, chỉnh sửa, xóa hay trích xuất hồ sơ khi cần thực hiện các nghiệp vụ nhân sự liên quan một cách dễ dàng, thuận tiện mà không mất nhiều thời gian tạo hồ sơ, tra cứu và lưu trữ trên giấy hoặc excel

Quản lý hợp đồng: