Chính vì vậy mà mỗi người lao động sẽ cần phải đa nhiệm hơn hay chính là cần làm được nhiều việc hơn, vậy nên việc quản lý và sắp xếp các đầu công việc là không hề dễ dàng - Nắm bắt được
TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
Lý do chọn đề tài
Lập kế hoạch cho các sự kiện cá nhân là rất quan trọng trong cuộc sống hàng ngày và công việc, giúp đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và tạo ra nhiều thời gian hơn để tận hưởng cuộc sống một cách thoải mái.
Thị trường lao động hiện nay đang phải đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng từ đại dịch Covid-19, dẫn đến làn sóng sa thải trên toàn cầu Do đó, mỗi người lao động cần phải trở nên đa nhiệm hơn, tức là có khả năng thực hiện nhiều công việc khác nhau Việc quản lý và sắp xếp các nhiệm vụ trong bối cảnh này trở nên ngày càng khó khăn.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao, việc phát triển và tối ưu hóa trải nghiệm người dùng cho ứng dụng quản lý và lập lịch sự kiện cá nhân trở nên vô cùng thiết thực và hữu ích.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu của ứng dụng là giúp người dùng sắp xếp thời gian hiệu quả, giảm thiểu công việc lập lịch thủ công và tránh tình trạng chồng chéo sự kiện Ứng dụng sẽ cung cấp trải nghiệm trực quan, dễ dàng cá nhân hóa và đảm bảo tính nhất quán trong các tính năng, giúp mọi người có thể sử dụng một cách thoải mái và dễ dàng.
- Dưới đây là một số mục tiêu cụ thể:
1 Dễ sử dụng: Giao diện cần được thiết kế sao cho người dùng có thể sử dụng một cách tự nhiên và không gặp khó khăn trong việc tìm kiếm chức năng và thao tác.
2 Tính thân thiện với người dùng: Giao diện cần tạo cảm giác thoải mái và gần gũi cho người dùng, giúp họ cảm thấy thoải mái và tự tin khi sử dụng ứng dụng.
3 Tính tương tác cao: Phải cung cấp các phản hồi ngay lập tức khi người dùng tương tác với giao diện, đảm bảo họ nhận được thông tin và xác nhận đúng đắn.
4 Tối ưu hóa trải nghiệm người dùng: Giao diện cần được thiết kế sao cho người dùng có thể hoàn thành các nhiệm vụ của họ một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất có thể.
5 Tính linh hoạt và tuỳ chỉnh: Cung cấp các tùy chọn cho người dùng để họ có thể tuỳ chỉnh giao diện theo nhu cầu và sở thích cá nhân của mình.
6 Tương thích đa nền tảng: Đảm bảo giao diện hoạt động mượt mà và hiệu quả trên các nền tảng khác nhau, bao gồm cả thiết bị di động và máy tính.
7 Tính bảo mật và riêng tư: Đảm bảo thông tin cá nhân và tài chính của người dùng được bảo vệ một cách an toàn và không bị đánh cắp.
8 Tối ưu hóa hiệu suất: Giao diện cần được tối ưu hóa để đảm bảo tốc độ hoạt động và đáp ứng của ứng dụng là tốt nhất có thể.
Phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là trải nghiệm người dùng (UX) khi sử dụng ứng dụng lập và quản lý kế hoạch cho các sự kiện cá nhân Nghiên cứu này tập trung vào những người dùng cá nhân có nhu cầu quản lý thời gian và sắp xếp sự kiện, bao gồm sinh viên, nhân viên văn phòng và các cá nhân có lịch trình bận rộn.
- Phạm vi kiến thức nghiên cứu: Tìm hiểu các nguyên tắc thiết kế UX như
Cá nhân hóa, khả năng sử dụng và tính khả dụng là những yếu tố quan trọng trong thiết kế giao diện ứng dụng Việc phân tích nhu cầu và hành vi người dùng giúp tối ưu hóa quá trình lập kế hoạch cá nhân Giao diện người dùng của ứng dụng lập kế hoạch sự kiện cá nhân cần được xây dựng và đánh giá kỹ lưỡng, bao gồm các tính năng như quản lý sự kiện, nhắc nhở và sắp xếp lịch trình, nhằm nâng cao trải nghiệm người dùng và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của họ.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Lịch sử ra đời của UX
Một số nguyên lý cơ bản của UX có nguồn gốc từ 4000 năm trước Công nguyên ở Trung Quốc, nhấn mạnh việc sắp xếp môi trường xung quanh một cách tối ưu và thân thiện với người dùng Bên cạnh đó, từ thế kỷ thứ 5 trước Công nguyên, các nền văn minh Hy Lạp cổ đại đã áp dụng các nguyên tắc công thái học trong thiết kế công cụ và nơi làm việc của họ.
Vào cuối thế kỷ 19, các nhà tư tưởng như Frederick Winslow Taylor và Henry Ford đã áp dụng nguyên tắc trải nghiệm cơ bản vào quy trình sản xuất Taylor, với mục tiêu nâng cao hiệu suất lao động, đã nghiên cứu mối quan hệ giữa người lao động và công cụ của họ, tương tự như cách các UX Designer hiện nay phân tích cách người dùng tương tác với sản phẩm và dịch vụ.
Vào đầu những năm 90, Don Norman, một nhà khoa học về nhận thức, gia nhập Apple với vai trò Kiến trúc sư Trải nghiệm Người dùng, trở thành người đầu tiên mang chức danh UX Designer Ông đã giới thiệu thuật ngữ UX Design nhằm thiết kế toàn diện các khía cạnh của trải nghiệm trong một hệ thống, bao gồm thiết kế công nghiệp, đồ họa, giao diện, tương tác vật lý và hướng dẫn sử dụng Những lĩnh vực này đã phát triển thành các chuyên ngành riêng biệt, và hiện nay, ngày càng nhiều công ty tìm kiếm nhân viên cho các vai trò chuyên môn cụ thể như nhà nghiên cứu UX.
5 thiết kế tương tác (interaction design), để bao quát tất cả các khía cạnh khác nhau của trải nghiệm người dùng.
Trong suốt nhiều thế kỷ, con người đã nỗ lực tối ưu hóa môi trường sống để đạt được sự thoải mái tối đa Hiện nay, khái niệm UX Designer mang ý nghĩa kỹ thuật số sâu sắc, thường liên quan đến các ứng dụng, trang web, phần mềm, tiện ích và công nghệ.
Khái niệm UX/UI
UX và UI là hai yếu tố thiết yếu trong thiết kế sản phẩm số Trong đó, UX chú trọng vào trải nghiệm tổng thể của người dùng, trong khi UI tập trung vào việc thiết kế các yếu tố hình ảnh của giao diện.
UX (Trải nghiệm người dùng) đề cập đến cảm nhận và tương tác của người dùng khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ Nó bao gồm mọi ý kiến, cảm xúc và trải nghiệm mà người dùng có được trong quá trình tương tác với sản phẩm.
Mục tiêu của UX là mang đến một trải nghiệm người dùng tích cực và thú vị, từ lúc người dùng bắt đầu sử dụng sản phẩm cho đến khi họ hoàn thành mục tiêu của mình.
UX design tập trung vào việc phát triển và thực hiện các chiến lược nhằm cải thiện trải nghiệm người dùng Điều này bao gồm nghiên cứu người dùng để hiểu nhu cầu và hành vi của họ, tạo wireframe để hình dung cấu trúc sản phẩm, phát triển prototype để thử nghiệm ý tưởng, và thực hiện kiểm tra người dùng để thu thập phản hồi và điều chỉnh thiết kế.
Giao diện người dùng (UI) là phần thiết kế mà người dùng tương tác với sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm các thành phần như nút, hộp thoại, thanh trượt và biểu tượng.
Mục tiêu chính của giao diện người dùng (UI) là thiết kế một trải nghiệm trực quan, thu hút và dễ dàng sử dụng, nhằm tối ưu hóa khả năng tương tác của người dùng với sản phẩm một cách hiệu quả và thuận lợi.
Thiết kế giao diện người dùng (UI) chú trọng vào việc tạo ra các yếu tố trực quan cho giao diện, bao gồm bố cục, màu sắc, hình ảnh, phông chữ và các yếu tố thiết kế khác.
Phương pháp nghiên cứu
- Quy trình thiết kế dự kiến sử dụng: Double Diamond
Mô hình Double Diamond, được phát triển bởi Design Council (Anh) vào năm 2005, là một công cụ thiết kế nổi tiếng giúp giải quyết vấn đề sáng tạo Mô hình này bao gồm hai giai đoạn chính: Khám phá vấn đề và phát triển giải pháp, tạo ra một khung làm việc hiệu quả cho các nhà thiết kế.
Tìm ra giải pháp, với mỗi giai đoạn được chia thành hai bước cụ thể Hình dạng
Mô hình "hai viên kim cương" minh họa quá trình mở rộng và thu hẹp tư duy, bao gồm hai loại tư duy chính: tư duy phân kỳ và tư duy hội tụ Quy trình thiết kế này được chia thành 4 giai đoạn rõ ràng, giúp tối ưu hóa khả năng sáng tạo và giải quyết vấn đề hiệu quả.
Thu thập thông tin và nghiên cứu về thị trường, sản phẩm cạnh tranh, người dùng, vấn đề, nhu cầu và xu hướng
Sử dụng các phương pháp như nghiên cứu ngữ cảnh, đánh giá cạnh tranh, tìm hiểu xu hướng và phân tích dữ liệu
Kết thúc ta có Problem statement (Báo cáo vấn đề), User personas, Bản đồ hành trình khách hàng, Empathy map (Bản đồ đồng cảm)
Trong giai đoạn này, nhóm thiết kế sẽ khai thác dữ liệu nghiên cứu từ giai đoạn đầu để xác định vấn đề và tác động của nó đối với người dùng Nhóm có thể thực hiện quá trình lặp lại từ 1 đến 2 lần nhằm tìm ra vấn đề cốt lõi.
User experience designers can create several key materials, including user personas, problem statements, and empathy maps, to enhance their understanding of user needs and challenges.
Để ứng dụng thông tin thu được, nhóm thiết kế cần tổng hợp nghiên cứu theo các bước: nhóm thông tin theo chủ đề, tìm kiếm insight như nhu cầu thị trường, hiểu biết về người dùng và lỗ hổng sản phẩm Đồng thời, cần tạo ra các câu hỏi HMW (How Might We) để xác định ý nghĩa và ưu tiên các phương án thực hiện.
Giai đoạn phát triển tập trung vào việc tạo ra các giải pháp cụ thể nhằm giải quyết vấn đề đã được xác định trong giai đoạn định nghĩa Các hoạt động chính trong giai đoạn này bao gồm việc thiết kế, thử nghiệm và hoàn thiện các giải pháp để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả.
Sử dụng các kỹ thuật tư duy sáng tạo như brainstorming, sketching và prototyping để phát triển các giải pháp mới và đa dạng Các giải pháp này sẽ được đánh giá và lựa chọn để tiếp tục hoàn thiện.
Xây dựng prototype là quá trình tạo ra các mô hình hoặc sản phẩm nguyên mẫu nhằm kiểm tra tính khả thi và hiệu quả của giải pháp Việc phát triển sản phẩm nguyên mẫu không chỉ giúp phát hiện sớm các vấn đề mà còn cung cấp cơ hội để cải tiến thiết kế.
Kiểm tra tính khả thi về mặt kỹ thuật là quá trình đánh giá khả năng thiết kế, sản xuất và triển khai giải pháp Việc giải quyết các vấn đề kỹ thuật là cần thiết để đảm bảo sản phẩm có tính khả thi cao.
Kiểm tra tính khả thi của doanh nghiệp bao gồm việc đánh giá chi phí sản xuất, mức độ tiêu thụ, chi phí marketing và bán hàng Các phương án tối ưu sẽ được lựa chọn nhằm giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế, từ đó tối ưu hóa tỷ suất hoàn vốn đầu tư (ROI).
Sau khi xác định giải pháp tối ưu, nhà thiết kế tiếp tục tiến hành thử nghiệm để hoàn thiện prototype cuối cùng Họ chú trọng vào khả năng sử dụng và trải nghiệm của người dùng, nhằm đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng đầy đủ yêu cầu thiết kế và mong đợi từ các bên liên quan.
Nếu nhà thiết kế gặp khó khăn, họ nên trở lại giai đoạn 3 để tìm kiếm giải pháp, lặp lại quy trình và thử nghiệm cho đến khi tìm ra giải pháp tối ưu nhất.
Sau khi hoàn tất quá trình tạo prototype và thử nghiệm, nhóm thiết kế sẽ chuyển giao thiết kế cho các kỹ sư Giai đoạn này bao gồm việc cung cấp tài liệu, chú thích, tài sản và các hướng dẫn cần thiết để hỗ trợ phát triển sản phẩm cuối cùng cho việc phát hành.
Cuối cùng, nhóm thiết kế cần thực hiện kiểm tra trải nghiệm người dùng (UX) và đảm bảo chất lượng, nhằm đảm bảo rằng phiên bản cuối cùng đáp ứng đầy đủ yêu cầu dự án, mục tiêu kinh doanh và nhu cầu của người dùng.
Phương pháp đánh giá
- Xác định mục tiêu kiểm tra: Xác định mục tiêu chính của cuộc kiểm tra
Để thực hiện kiểm tra hiệu quả, việc lựa chọn nhóm người dùng mẫu là rất quan trọng Những người dùng này cần phải đại diện cho đối tượng chính mà sản phẩm của bạn hướng đến.
Để tiến hành kiểm tra Usability Testing hiệu quả, bạn cần xây dựng một kịch bản kiểm tra chi tiết, trong đó lập kế hoạch và xác định các nhiệm vụ cụ thể mà người dùng sẽ thực hiện trên ứng dụng của bạn Việc này giúp đảm bảo rằng quá trình kiểm tra diễn ra suôn sẻ và đạt được những tiêu chí đánh giá cần thiết.
Đánh giá thói quen người dùng
Đánh giá hiệu quả mang lại cho người dùng
Đánh giá khả năng dễ dùng, dễ tiếp cận
Đánh giá tính linh hoạt, độ tin cậy
Đánh giá sự hài lòng của người dùng
- Thực hiện kiểm tra: Làm việc với nhóm người dùng để thực hiện các nhiệm vụ trong kịch bản kiểm tra và lắng nghe nhận xét của họ.
- Thu thập ý kiến: Thu thập ý kiến và đánh giá từ những người tham gia kiểm tra về sản phẩm của bạn.
Để tối ưu hóa sản phẩm, việc phân tích và đánh giá ý kiến từ người dùng là rất quan trọng Quá trình này giúp xác định những điểm mạnh và khoảng trống của sản phẩm, từ đó cải thiện chất lượng và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Tối ưu hóa sản phẩm là quá trình quan trọng, dựa trên ý kiến và đánh giá của người dùng để phát triển các cải tiến cần thiết Việc này không chỉ giúp nâng cao khả năng sử dụng mà còn tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
- Xác định mục tiêu: Đánh giá sản phẩm dựa trên các nguyên tắc khả dụng đã được thiết lập
- Các nguyên tắc khả dụng được chọn để đánh giá:
Hiển thị trạng thái của sản phẩm
Sự tương đồng giữa hệ thống và thế giới thực
Tính nhất quán và tiêu chuẩn
Tính linh hoạt và hiệu quả trong sử dụng
Thiết kế có tính thẩm mỹ và tối giản
- Thực hiện phương pháp: Nhờ các chuyên gia đánh giá sau khi sử dụng sản phẩm theo cách một người dùng điển hình sử dụng( đã được nghiên cứu)
- Phân tích kết quả: Phân tích sau khi thu thập đánh giá từ chuyên gia và tổng hợp các vấn đề đã được phát hiện
- Cải tiến sản phẩm: Dựa vào các vấn đề đã được phát hiện để đưa ra đề xuất cải tiến sản phẩm
NGHIÊN CỨU NHÓM ĐỐI TƯỢNG NGƯỜI DÙNG VÀ PHÂN TÍCH ĐỐI THỦ CẠNH TRANH
Xác định và nghiên cứu nhóm đối tượng người dùng
1.1 Xác định nhóm đối tượng người dùng
Học sinh và sinh viên là đối tượng chính sử dụng ứng dụng này để quản lý công việc học tập, thi cử, thực tập và các hoạt động ngoại khóa Ứng dụng hỗ trợ họ sắp xếp các nhiệm vụ theo deadline đã được thiết lập, giúp cân bằng giữa các công việc một cách hiệu quả.
Ứng dụng này hỗ trợ nhân viên văn phòng trong việc quản lý lịch họp công ty, sắp xếp công việc cá nhân và tổ chức các hoạt động ngoài giờ làm việc, bao gồm cả công việc gia đình.
- Doanh nhân: Đối tượng này thường xuyên bận rộn với các cuộc họp, sự kiện kinh doanh và các công việc cá nhân khác.
Ứng dụng hỗ trợ phụ huynh bận rộn trong việc quản lý lịch học và các hoạt động của con cái, đồng thời giúp họ cân bằng với các công việc văn phòng và công việc gia đình khác.
1.2 Lên kế hoạch khảo sát trải nghiệm người dùng
Mục đích của khảo sát này là để hiểu rõ thói quen quản lý thời gian và công việc của nhóm người dùng mục tiêu Đồng thời, khảo sát cũng nhằm khám phá xu hướng sử dụng ứng dụng quản lý công việc, từ đó nhận diện nhu cầu và những điểm đau của người dùng Cuối cùng, khảo sát còn giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan về các đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực này.
Nhóm sẽ chuẩn bị các câu hỏi khảo sát dưới dạng trắc nghiệm, hộp kiểm và đoạn ngắn Các câu hỏi cần ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu, nhằm đảm bảo thu thập thông tin cần thiết để đạt được mục đích khảo sát đã đề ra.
- Công cụ hỗ trợ: Google Form, Google Sheet
- Bộ câu hỏi khảo sát: https://docs.google.com/forms/d/1Vj6F_xxH0ETqMjTxoAQg3tW0yfyxvu5EL 4vPlXyjTF0/edit
- Sau quá trình khảo sát, ta thu được kết quả như sau:
- Về vấn đề nhân khẩu học và thói quen của người dùng:
- Ta có thể đi đến một số kết luận về nhân khẩu học và thói quen của người dùng như sau:
Đối tượng khảo sát chủ yếu là sinh viên và học sinh, chiếm 72,7%, trong khi số còn lại là nhân viên văn phòng Cả hai nhóm này đều có lịch trình bận rộn, với hơn 50% gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian và công việc cá nhân.
Tần suất lập kế hoạch cho các sự kiện của mỗi cá nhân rất đa dạng Phần lớn người dân thường lên kế hoạch theo tuần hoặc tháng, trong khi một số ít không lập kế hoạch Chỉ có một số ít người lập kế hoạch theo ngày hoặc theo năm.
Hơn 80% người tham gia khảo sát sử dụng ứng dụng trên thiết bị di động để quản lý công việc và thời gian, trong khi số còn lại vẫn áp dụng các phương pháp truyền thống như lịch giấy và sổ tay.
Notion là một trong những ứng dụng phổ biến nhất hiện nay, bên cạnh các phần mềm ghi chú khác như OneNote của Microsoft, ứng dụng Note mặc định của hệ điều hành và Google Keep từ Google.
Mọi người ngày càng có nhu cầu quản lý thời gian và công việc hiệu quả hơn, và các ứng dụng di động chính là công cụ hữu ích để đáp ứng nhu cầu này.
- Kết quả khảo sát về trải nghiệm sử dụng với ứng dụng quản lý công việc:
- Từ kết quả khảo sát ta có thể thấy:
Khoảng 30% người dùng phát hiện ứng dụng qua mạng xã hội như Facebook và YouTube, hoặc từ bạn bè và đồng nghiệp Số còn lại chọn sử dụng ứng dụng ghi chú đi kèm với sản phẩm Điều này cho thấy người dùng ưa chuộng những giải pháp tiện lợi và đơn giản, không cần cài đặt hay tìm hiểu phức tạp.
Nhiều người ưa chuộng các ứng dụng có giao diện thân thiện, thao tác đơn giản và tính chuyên nghiệp cao, điều này cho thấy tầm quan trọng của trải nghiệm người dùng trong việc lựa chọn ứng dụng.
Các tính năng được cho là hữa ích đó là khả năng tùy biến và đồng bộ giữa nhiều thiết bị
Về điểm đau( pain point): Người dùng gặp khó để làm quen với những ứng dụng có thao tác quá phức tạp như Notion
Đa số người dùng mong muốn các ứng dụng có khả năng nhắc nhở và thông báo hiệu quả, đồng thời yêu cầu tính năng đồng bộ và dễ sử dụng để nâng cao trải nghiệm.
Mức độ hài lòng của người dùng đối với các ứng dụng đó là khá cao, trên thang 5 thì số điểm trung bình cho các ứng dụng là khoảng 3.8
Cuối cùng là người dùng vẫn còn chưa hoàn toàn sẵn sàng trả phí cho một ứng dụng quản lý công việc
Tạo hồ sơ User Pesonas
Dựa trên khảo sát, chúng tôi xác định hai nhóm đối tượng chính sử dụng sản phẩm là học sinh/sinh viên và nhân viên văn phòng Để phục vụ tốt hơn cho nhu cầu của từng nhóm, chúng tôi sẽ thiết kế hai User Personas riêng biệt cho hai đối tượng này.
- User Persona 1: Ngọc – Nhân viên văn phòng bận rộn
Nghề nghiệp: Nhân viên hành chính tại công ty tư nhân
Trình độ tin học: Ở mức khá, có thể dễ dàng sử dụng và làm quen với các ứng dụng mới
Ngọc thường gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian do phải tham gia nhiều cuộc họp tại công ty và các buổi gặp gỡ với khách hàng Điều này dẫn đến việc cô thường xuyên quên các deadline quan trọng, gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.
Mong muốn: Theo dõi và quản lý công việc hàng ngày hiệu quả hơn, tránh quên lịch họp và deadline
Ngọc thường xuyên sử dụng điện thoại từ 5-6 tiếng mỗi ngày và laptop từ 6-8 tiếng mỗi ngày Hiện tại, Ngọc chưa sử dụng ứng dụng quản lý công việc, mà chỉ ghi chú trên điện thoại.
Nhu cầu: Tạo to-do-list dễ dàng, nhắc nhở thông minh khi deadline đến
Ngọc sử dụng ứng dụng để tạo danh sách việc cần làm mỗi sáng khi đến công ty Ứng dụng này giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và gửi nhắc nhở Ngọc khi đến hạn thực hiện một công việc nào đó.
- User Persona 2: Minh – Sinh viên bận rộn với việc học và công việc làm thêm bán thời gian
Nghề nghiệp: Sinh viên năm 3 Đại Học
Trình độ tin học: Mức độ am hiểu công nghệ cao, dễ dàng làm quen và sử dụng các công nghệ mới
Minh thường gặp khó khăn trong việc nhớ hạn nộp bài tập, điều này khiến việc học và công việc làm thêm trở nên khó khăn hơn Sự mất cân bằng giữa việc học, hoạt động ngoại khóa và công việc dẫn đến kết quả học tập sa sút và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất công việc.
Mong muốn Quản lý lịch học, lịch thi, hoạt động ngoại khóa và công việc làm thêm ngoài giờ học
Sử dụng điện thoại nhiều khoảng 8 -9 tiếng/ ngày, tuy nhiên lại tập trung vào các nền tảng mạng xã hội như TikTok, Facebook,…
Đã sử dụng 1 vài ứng dụng quản lý công việc nhưng phức tạp và khó khăn trong các thao tác
Nhu cầu: Giao diện hiện đại, đẹp mắt, dễ sử dụng, cho phép thông báo và nhắc nhở lặp lại
Minh đã lập kế hoạch học tập cho cả tuần, bao gồm thời hạn nộp bài tập cho các môn học và lịch thi Ngoài ra, Minh cũng ghi chú lịch họp của các câu lạc bộ và các sự kiện quan trọng tại nơi làm thêm.
User Journey – Bản đồ hành trình người dùng
- Từ 2 user persona trên ta có thể xây dựng được user journey cho 2 nhóm đối tượng người dùng
+ Persona 1: Ngọc – Nhân viên văn phòng
+ Mục tiêu: Quản lý công việc hiệu quả và không lỡ deadline
Hành động Điểm tiếp xúc Cảm xúc Điểm đau
Tìm kiếm giải pháp quản lý công việc trên Google và App Store có thể gây lo lắng vì có quá nhiều ứng dụng để lựa chọn Để đưa ra quyết định đúng đắn, người dùng nên xem xét đánh giá và mô tả của từng ứng dụng, cùng với các phản hồi từ người dùng khác Điều này giúp giảm bớt sự bối rối và tìm ra ứng dụng phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Tải ứng dụng và đăng ký tài khoản.
App Store, giao diện đăng ký.
Form đăng ký phức tạp.
Sử dụng Tạo danh sách công việc Giao diện quản lý công việc Tổ chức hơn Cần nhiều thao tác để hoàn thành. Đánh giá
Nhận thông báo nhắc nhở đúng hạn.
Thông báo trên điện thoại.
Không có điểm đau lớn.
+ Persona 2: Minh – Sinh viên bận rộn, gặp khó trong việc cân bằng giữa việc học và các công việc khác
+ Mục tiêu: Cải thiện hiệu quả học tập và cân bằng tốt hơn giữa việc học và các công việc khác
Giai đoạn Hành động Điểm tiếp xúc Cảm xúc Điểm đau
Nhận biết Tìm giải pháp quản lý thời gian tốt hơn Google, App Store Lo lắng, hy vọng Quá nhiều ứng dụng để lựa chọn. Xem xét
Xem đánh giá ứng dụng.
Ứng dụng này gây bối rối cho người dùng với nhiều đánh giá khác nhau, khiến họ không chắc chắn về sự phù hợp Quyết định tải ứng dụng và đăng ký tài khoản qua App Store, người dùng mong đợi một giao diện thân thiện Tuy nhiên, form đăng ký lại khá phức tạp, tạo cảm giác tò mò nhưng cũng không ít thất vọng.
Tạo danh sách công việc.
Giao diện quản lý công việc.
Bớt bối rối và lo lắng
Để hoàn thành công việc, cần thực hiện nhiều thao tác Đánh giá và nhận thông báo nhắc nhở đúng hạn qua điện thoại giúp người dùng cảm thấy hài lòng và thoải mái, đồng thời không gặp phải điểm đau lớn trong quá trình làm việc.
Empathy Map – Xây dựng bản đồ đồng cảm
- Từ 2 user sau khi xây dựng được User Jouney Map có thể xây dựng được
Empathy map cho từng đối tượng:
+ Persona 1: Ngọc – Nhân viên văn phòng
+ Mục tiêu: Quản lý công việc hiệu quả và không lỡ deadline
Nói Tôi cần một giải pháp đơn giản để quản lý công việc.
Có quá nhiều ứng dụng, không biết ứng dụng nào phù hợp.
Việc đăng ký ứng dụng mất thời gian.
Nghĩ Lo lắng về việc quản lý công việc có hiệu quả hay không.
Hy vọng ứng dụng sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng.
Nghĩ rằng giao diện phức tạp sẽ làm tăng áp lực.
Làm Tìm kiếm các ứng dụng quản lý công việc trên Google hoặc App Store.
Xem đánh giá từ người dùng khác để chọn ứng dụng phù hợp.
Tạo danh sách công việc nhưng gặp khó khăn với thao tác phức tạp. Cảm nhận
Ban đầu: Lo lắng và bối rối khi chọn ứng dụng phù hợp.
Khi sử dụng: Cảm thấy tổ chức hơn nhưng vẫn mất thời gian vì các thao tác không trực quan.
Cuối cùng: Hài lòng khi nhận thông báo nhắc nhở đúng hạn.
+ Persona 2: Minh – Sinh viên bận rộn, gặp khó trong việc cân bằng giữa việc học và các công việc khác
+ Mục tiêu: Cải thiện hiệu quả học tập và cân bằng tốt hơn giữa việc học và các công việc khác
Nói Tôi không biết ứng dụng nào có thể giúp tôi cân bằng thời gian.
Tôi cần một giải pháp hiệu quả nhưng đơn giản. Đăng ký ứng dụng sao lại phức tạp thế này?
Nghĩ Lo lắng việc học bị ảnh hưởng vì không thể quản lý thời gian tốt.
Hy vọng rằng ứng dụng sẽ giúp giảm áp lực và cân bằng giữa công việc và học tập Tuy nhiên, cần lưu ý rằng giao diện phức tạp hoặc quá nhiều tính năng không cần thiết có thể gây khó khăn cho người dùng.
Tìm kiếm ứng dụng quản lý thời gian trên App Store hoặc Google có thể gây khó khăn, đặc biệt khi đọc các đánh giá nhưng vẫn không biết nên chọn ứng dụng nào Việc tạo danh sách công việc thường tốn nhiều thời gian do thao tác chưa được tối ưu, khiến người dùng cảm thấy bối rối và không hiệu quả.
Ban đầu: Lo lắng và hy vọng. Khi sử dụng: Bớt bối rối, cảm thấy ứng dụng giúp giảm lo lắng khi mọi thứ được sắp xếp.
Cuối cùng: Hài lòng và thoải mái khi nhận thông báo đúng thời hạn.
Phân tích đối thủ cạnh tranh
Giao diện ứng dụng được thiết kế đơn giản với bố cục thông minh, bao gồm menu navigation drawer ở bên trái màn hình Từ menu này, người dùng dễ dàng truy cập tất cả các chức năng và cài đặt của ứng dụng Trên trang chủ, người dùng có thể theo dõi các hoạt động gần đây của mình.
Notion không chỉ đơn thuần là công cụ ghi chú, mà còn cho phép người dùng thực hiện nhiều tác vụ khác nhau như tạo thời gian biểu, lập kế hoạch và xây dựng lịch trình một cách hiệu quả.
Khả năng đồng bộ của dữ liệu người dùng được lưu trữ trên cloud giúp giảm thiểu bộ nhớ lưu trữ Người dùng có thể dễ dàng truy cập và sử dụng cả hai phiên bản trên máy tính cá nhân và điện thoại thông minh thông qua tài khoản của mình.
Notion mang đến khả năng tùy biến cao, cho phép người dùng tự do sáng tạo và cá nhân hóa theo ý thích Điều này giúp nâng cao trải nghiệm sử dụng, khi gần như mọi thứ trong Notion đều có thể điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu cá nhân.
Cộng đồng Notion cung cấp nhiều template đẹp mắt và đa dạng, giúp người dùng tiết kiệm thời gian trong việc tạo nội dung Người dùng có thể dễ dàng sử dụng lại các template này cho nhiều mục tiêu khác nhau, nhờ vào sự sáng tạo không ngừng của các nhà sáng tạo trong cộng đồng.
Khả năng chia sẻ và cộng tác trong công việc cho phép người dùng phân quyền và chia sẻ các tác vụ, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và tiết kiệm thời gian đáng kể.
Khả năng mở rộng: Notion cho phép người dùng kết hợp với các ứng dụng khác như Google Calendar
Việc thực hiện các thao tác trên Notion có thể gặp khó khăn do khả năng tùy biến và cá nhân hóa cao của nó Điều này đặc biệt đúng với người mới và những ai ít quen thuộc với phần mềm thiết kế Để tạo ra một danh sách công việc hay lịch trình cá nhân, người dùng có thể mất từ 30 phút đến 1 tiếng đồng hồ.
Không có khả năng thông báo: Chính vì do tích hợp quá nhiều tác vụ nên Notion không có khả năng thông báo các lịch trình cho người dùng.
Giao diện: Vô cùng đơn giản, trực quan, giao diện được xây dựng dựa trên Google Drive WorkSpace nên có phần quen thuộc với nhân viên văn phòng
21 và học sinh/sinh viên Việc này giúp người dùng dễ dàng làm quen với ứng dụng.
Chức năng của hệ thống bao gồm hai giao diện quản lý nhiệm vụ: dạng danh sách và dạng lịch biểu theo thời gian thực Các chức năng này được thiết kế đơn giản, giúp người dùng dễ dàng thực hiện và tìm kiếm thông tin một cách hiệu quả.
Khả năng đồng bộ của hệ sinh thái Google cho phép người dùng chuyển đổi thiết bị một cách dễ dàng mà không lo mất dữ liệu Tất cả dữ liệu được lưu trữ an toàn trên tài khoản Google Drive, mang lại trải nghiệm đồng bộ tuyệt vời và vượt trội.
Khả năng mở rộng: Do thuộc hệ sinh thái của nhà Googlr nên Calendar có khả năng tích hợp với các tiện ích khác của Google như Keep, Map,…
Calendar cũng cho phép người dùng có thể tải thêm các tiện ích ngoài hệ sinh thái nếu muốn
Giao diện của hệ thống có thiết kế đơn giản, nhưng việc quản lý theo thời gian thực có thể gây khó khăn cho một số người dùng trong việc theo dõi thông tin.
Người dùng không thể tùy biến giao diện theo ý muốn, vì chỉ có ba lựa chọn giao diện là trắng, đen và cả hai Ngoài ra, không có tùy chọn nào khác để điều chỉnh giao diện.
- Cả hai ứng dụng đối thủ đi theo 2 trường phái khác nhau
Notion là một công cụ quản lý chuyên nghiệp với giao diện trực quan và cộng đồng người dùng đông đảo Tuy nhiên, nó có thể khó sử dụng, đòi hỏi thời gian làm quen và đôi khi cần kỹ năng thiết kế để tạo ra các tác vụ hiệu quả Do đó, Notion không phải là lựa chọn lý tưởng cho những ai có ít thời gian dành cho việc lập kế hoạch.
Lịch điện tử có giao diện đơn giản và trực quan, giúp người dùng thao tác dễ dàng Nó cho phép đồng bộ và tương thích cao, khắc phục nhược điểm thiếu thông báo Với nhiều tính năng tích hợp cho hội họp và học tập, sản phẩm này rất phù hợp cho nhân viên văn phòng, sinh viên và những người có ít thời gian lập kế hoạch Tuy nhiên, nó vẫn thiếu khả năng tùy biến theo sở thích và phong cách cá nhân.
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Phân tích và xây dựng chức năng ứng dụng
Hệ thống hỗ trợ đăng nhập bằng tài khoản Gmail để dễ dàng đồng bộ dữ liệu và tích hợp với các ứng dụng phổ biến khác.
Tài khoản là yếu tố quan trọng để bắt đầu kinh doanh từ ứng dụng, vì tài khoản trả phí sẽ mở khóa các chức năng nâng cao, giúp tối ưu hóa trải nghiệm và hiệu quả kinh doanh.
Việc đăng nhập không bắt buộc sẽ giúp mở rộng thị phần của ứng dụng, từ đó tiếp cận được nhiều khách hàng hơn.
1.2 Chức năng thêm nhiệm vụ
Chức năng hạt nhân của ứng dụng là một thao tác thiết yếu, không chỉ giới hạn trong các ứng dụng quản lý lịch trình mà còn cần thiết cho mọi loại ứng dụng.
Chức năng này cần được thiết kế đơn giản và dễ thực hiện để tránh những điểm yếu như Notion, đồng thời vẫn phải cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết như tên nhiệm vụ, ngày hết hạn, cùng các chế độ hỗ trợ như thông báo và lặp lại.
- Chức năng này cần được thiết kế nổi bật ở trang chủ để người dùng dễ dàng nhận thấy và làm quen ngay lập tức
1.3 Chức năng xem danh danh sách nhiệm vụ
Danh sách nhiệm vụ sẽ được trình bày theo từng ngày trên màn hình chính, đồng thời còn có phần nhiệm vụ trong tương lai để người dùng có thể dễ dàng xem xét.
- Mỗi nhiệm vụ sẽ được hiển thị những thông tin quan trọng nhất như tên nhiệm vụ, thời gian đến hạn và trạng thái của nhiệm vụ
- Khi người dùng muốn thay đổi trạng thái của nhiệm vụ chỉ cần ấn vào checkbox
- Để xem kỹ thông tin của nhiệm vụ chỉ cần bấm vào nhiệm vụ đó, các thông tin khác sẽ hiển thị
Trang chủ sẽ cung cấp bộ lọc theo ngày, tuần và tháng, giúp người dùng dễ dàng theo dõi các nhiệm vụ và sự kiện quan trọng theo mốc thời gian mong muốn.
Người dùng không chỉ có thể xem nhiệm vụ dưới dạng danh sách mà còn có thể theo dõi nhiệm vụ thông qua lịch tổng quát, giống như việc xem một quyển lịch giấy truyền thống.
- Tất nhiên các ngày có việc cần làm hoặc có sự kiện sẽ được làm nổi bật hay đánh dấu để người dùng tiện theo dõi
Phân tích các đối thủ cạnh tranh cho thấy họ thiếu khả năng thông báo và nhắc nhở công việc hoặc sự kiện Do đó, việc bổ sung tính năng thông báo và nhắc nhở sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh rõ rệt.
- Chức năng nhắc nhở của ứng dụng sẽ đa dạng và cho phép người dùng tùy chỉnh các cài đặt theo ý muốn.
Ứng dụng cho phép người dùng tùy chỉnh thời gian thông báo trước khi cài đặt, lựa chọn âm thanh thông báo, và quyết định xem thông báo có lặp lại hay không Người dùng cũng có thể chọn hình thức thông báo, bao gồm thông báo trên thanh công cụ hoặc dạng pop-up.
- Người dùng cũng có thể chọn không thông báo nếu muốn, việc cho phép tùy chỉnh thông báo giúp người dùng cá nhân hóa trải nghiệm của bản thân
1.6 Chức năng xóa và chỉnh sửa nhiệm vụ
Với khả năng tùy biến cao, người dùng có thể dễ dàng xóa các nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc không còn cần thiết Để thực hiện việc này, chỉ cần vuốt nhiệm vụ sang phải, nhiệm vụ sẽ tự động bị xóa.
- Nếu muốn chỉnh sửa thông tin nhiệm vụ chỉ cần sửa trong trang chi tiết nhiệm vụ là được
Ứng dụng cho phép người dùng tùy chỉnh cài đặt theo sở thích cá nhân, bao gồm lựa chọn ngôn ngữ giao diện như tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Người dùng có thể tùy chỉnh cài đặt về chủ đề, lựa chọn giữa các chế độ sáng hoặc tối, và còn có khả năng chuyển sang các chủ đề cá nhân hóa như hiện đại hoặc điện ảnh.
- Ngoài ra trong mục cài đặt cũng sẽ cung cấp các hướng dẫn người dùng thực hiện các chức năng của ứng dụng
1.8 Sơ đồ hóa chức năng( Function Diagram):
Sau khi phân tích và liệt kê các chức năng của ứng dụng, chúng ta sẽ tiến hành sơ đồ hóa các chức năng này để dễ dàng theo dõi và hiểu rõ cách thức hoạt động của ứng dụng.
- Sơ đồ chức năng của ứng dụng:
- Sơ đồ luồng chức năng của ứng dụng( User Flow Diagram):
- Sơ đồ luồng nhập nhiệm vụ mới:
Xây dựng Wireframe ban đầu cho ứng dụng
- Trang danh sách nhiệm vụ:
- Trang cài đặt thông báo:
Khảo sát và thu thập ý kiến người dùng về trải nghiệm ban đầu với Prototype
- Nhóm cho phép nhóm đối tượng nghiên cứu và trải nghiệm ứng dụng ở bản thử nghiệm thông qua chức năng “Interactive
27 đó sẽ tiến hành khảo sát và thu thập ý kiến của họ về sản phẩm thử nghiệm ban đầu
- Nội dung câu hỏi khảo sát được triển khai trong Google Form theo đường link sau: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfEvK6PD7uOK-lFZ-
K6DkIXwrKg0M3F5SC_-alfl3WpRtcKBA/viewform?usp=sf_link
Đa số những người tham gia khảo sát đều cảm thấy giao diện tổng thể của ứng dụng được sắp xếp hợp lý, gọn gàng, dễ nhìn
Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và thực hiện các chức năng cơ bản của ứng dụng như thêm, sửa, và xóa.
Theo khảo sát, 75% người tham gia cho rằng trang xem lịch biểu giúp họ dễ dàng theo dõi các nhiệm vụ Chỉ một số ít người cảm thấy rằng việc theo dõi nhiệm vụ trên trang lịch biểu vẫn còn gặp khó khăn.
Các biểu tượng và phông chữ được người dùng đánh giá là đơn giản với màu sắc cơ bản dễ nhìn, nhưng chúng không thực sự thu hút người xem do sự đơn điệu trong màu sắc.
Thanh điều hướng và thanh công cụ được sắp xếp gọn gàng và hợp lý, người dùng dễ dàng tìm được chức năng mình muốn thông qua đó
Người dùng mong muốn có thêm bộ lọc và thanh tìm kiếm trên trang lịch biểu để cải thiện khả năng tìm kiếm nhiệm vụ, vì hiện tại họ cảm thấy gặp khó khăn trong việc này.
Cải tiến Wireframe
Dựa trên dữ liệu thu thập từ quá trình thử nghiệm prototype ban đầu, chúng tôi sẽ phân tích và đề xuất các giải pháp để cải tiến prototype một cách hiệu quả.
Bổ sung tính năng "Flag" cho phép đánh dấu nhiệm vụ với ba loại cờ: đỏ, vàng và xanh Cờ đỏ biểu thị nhiệm vụ cấp bách cần thực hiện ngay, cờ vàng cho mức độ ưu tiên trung bình, trong khi cờ xanh chỉ ra nhiệm vụ có ưu tiên thấp Nếu không đánh cờ, nhiệm vụ sẽ được coi là bình thường.
Nhằm nâng cao trải nghiệm người dùng trong việc tìm kiếm nhiệm vụ theo lịch, nhóm sẽ bổ sung hiệu ứng nổi bật cho những ngày có nhiệm vụ Cụ thể, những ngày này sẽ được đánh dấu bằng cách thay đổi màu chữ hoặc thêm một biểu tượng nhỏ dưới ngày có nhiệm vụ.
- Như đã đề xuất ở phía trên ta sẽ bổ sung tính năng đánh “cờ” cho nhiệm vụ:
Trên trang lịch biểu, chúng tôi sẽ thêm các hiệu ứng đặc biệt để làm nổi bật những ngày có nhiệm vụ cần thực hiện của người dùng Cụ thể, sẽ có một biểu tượng hình tròn xuất hiện dưới những ngày có nhiệm vụ.