Bài tiểu luận “các nguyên tắc trong giao tiếp với cấp dưới, cấp trên và Đồng nghiệp

Những ngôn từ mà ta sử dụng đề giao với không chỉ là khách hàng mà còn là đồng nghiệp, những người cấp trên và cấp đưới là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan h

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRUONG DAI HOC LAC HONG

KÀ |1,

a

LAC HONG UNIVERSITY

ASDPDTRPF TO IFAN

BAI TIEU LUAN

“Cac nguyén tac trong giao

tiềp với cầp dưới, cầp trên và

đồng nghiệp?”

GVHD: Trần Thị Mỹ Hương Môn: Giao tiếp kinh doanh

Lớp: 22MKIII Nhóm: 06

Biên Hòa, Tháng 3 / 2024

DANH SÁCH ĐÁNH GIÁ

Họ và tên Công việc

Tìm hiểu nội dung Tổng hợp nội dung Lên ý tưởng cho tỉnh Đăng Văn Hùn huồ

1 6 5 mons 100%

(Leader) Diễn tình huống

Trả lời câu hỏi phản biện

Diên tình huông

2 Châu Vân Phi Long Trả lời câu hỏi phản biện 100%

~ Diễn tình huống

3 Nguyên Tuân Tài 100%

Trả lời câu hỏi phản biện Trả lời câu hỏi phản biện

4 Vũ Hoàng Sơn có 100%

Thuyết trình Tìm hiệu nội dung

5 Ngô Thanh Tùng Trả lời câu hỏi phản biện 100%

Diễn tình huống Trả lời câu hỏi phản biên

Diễn tình huốn,

6 | Trương Việt Hoàn l 6 100%

Tìm hiệu nội dung

Trả lời câu hỏi phản biện

7 Bùi Ý Nhi Tìm hiểu nội dung 100%

Nhận xét của GV:

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 22-4 HH HH HH HH HH HH pH He 3

I Tổng quan về giao tiẾp s s-sccs se seseExsErseExsEEseExsersersseeerksreersore 5

II Kỹ năng giao tiếp với cấp trên s scs2secsseresexerssexersesserserereeresre 6 III Ky nang giao tiếp với đồng nghiệp 9

IV Kỹ năng giao tiếp với cấp đưới -s-sccsccsecserseesserseerserserrsersesseree 14

LỜI MỞ ĐẦU

Thân gửi lời chào trân trọng nhất đến giảng viên hướng dẫn Trần Thị Mỹ Hương môn Giao Tiếp Kinh Doanh và sinh viên lớp 22MKIII, Nghành Marketing, Khoa Quản Trị Kinh Tế - Quốc Tế, Trường Đại học Lạc Hồng

Hiện nay, chúng ta đang sống ở thời đại ngày cảng phát triển và cũng có rất nhiều mối quan hệ giao tiếp ở bên ngoài đề phục vụ cho công việc của chúng ta Những ngôn từ mà

ta sử dụng đề giao với không chỉ là khách hàng mà còn là đồng nghiệp, những người cấp trên và cấp đưới là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với họ Không chỉ giúp chúng ta thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết các vấn đề và tạo ra trải nghiệm tích cực cho các mỗi quan hệ Từ đó có thê giúp cho doanh nghiệp chúng ta ngày càng vững mạnh và phát triển hơn

Vậy các nguyên tắc giao tiếp với đồng nghiệp, cấp trên, cấp đưới bao gồm những gì? Thì

đề trả lời cho câu hỏi này, xin mời cô và các bạn đề với phần thuyết trình của nhóm 6

I Tông quan về giao tiệp

L.Dinh nghia giao tiếp

Giao tiếp là sự tiếp xúc tâm lý gián tiếp hoặc trực tiếp giữa người và người với nhau (có thê là hai người hoặc nhiều người, đám đông ) Giao tiếp được thê hiện chủ yếu qua lời nói và có kèm theo các hành vi hoặc cử chỉ, biểu cảm Những yếu tố tâm lý như cảm xúc hoặc thái độ được phản ánh rất rõ qua các tác động của giao tiếp

Thông qua giao tiếp, bạn sẽ được tiếp nhận với các thông tin khác nhau Giao tiếp giúp cho mọi người có thể tạo ra được nhiều chủ đề khác nhau đề nói chuyện hoặc thảo luận, quan tâm hoặc đánh giá lẫn nhau Giao tiếp có nhiều hình thức đa đạng với 3 góc độ khác nhau bao gồm có: giao lưu, tri giác va sự tác động qua lại

2 Giới thiệu về tam quan trọng của giao tiếp trong môi trường làm việc

Đồng nghiệp, đối tác, khách hàng những con người sẽ xuất hiện trong suốt quá trình làm việc của bạn Đây là lý do những người thành công luôn đành thời gian đề học và cải thiện khả năng giao tiếp của bản thân Nếu bạn không tạo được thiện cảm với đối tác thì bạn sẽ có nguy cơ mất đi những hợp đồng lớn, nêu bạn không hòa đồng được với đồng nghiệp thì không thê phát huy hiệu quả công việc và khách hàng của bạn cũng tương tự Ngay từ khi bạn bắt đầu công việc trong một vai trò mới, kỹ năng giao tiếp của bạn sẽ được đánh giá trong buổi phỏng vấn Trong suốt quá trình làm việc, những hành động, ứng xử của bạn là cơ sở đê đồng nghiệp, cấp trên hay khách hàng quan sát và nhận định Ngay cả khi đã đạt được những thành tựu nhất định, có địa vị cao thì bạn cũng phải học cách đề giao tiếp với cấp dưới, thúc đây, động viên và truyền cảm hứng để mọi người cùng tiễn về mục tiêu chung

Khi nói về kỹ năng giao tiếp thì đó là một tập hợp của nhiều kỹ năng khác nhau như cách tạo thiện cảm với người đối diện, lắng nghe, phản hồi, đặt câu hỏi, sử dụng ngôn ngữ cơ

thé, giao tiếp bằng ánh mắt, Ngoài ra, trong những công việc khác nhau sẽ có những yêu cầu khác như kỹ năng giao tiếp bằng điện thoại, cách viết email, tư vẫn khách hàng, Nếu bạn là một người mới và cần trang bị những kiến thức nền tang vé giao tiếp thì khóa học dưới đây có thê là giải pháp đành cho bạn

II Kỹ năng giao tiếp với cấp trên

1.Kỹ năng lắng nghe — Quy tắc sống còn trong kỹ năng giao tiếp với cấp trên Nguyên tắc đầu tiên trong giao tiếp với cấp trên là biết lắng nghe Thay vì cứ phải suy nghĩ về việc mình sẽ nói gì khi họp hay gặp cấp trên, bạn nên chú ý lắng nghe những gì sếp nói Việc nghe tốt sẽ giúp bạn hiểu được cấp trên muốn gì, thích nói chuyện như thế nào Bạn nên chú ý đên cách giao tiệp của câp trên với mọi người, với đôi tác Chăng hạn cấp trên thích nói chuyện về công việc qua email, điện thoại thay vì nói trực tiếp Có gắng tìm hiểu xem cấp trên của bạn thích nói về chỉ tiết, cụ thể từng van dé hay chỉ muốn tóm lược nội dung chính để áp dụng cho phù hợp Khi cấp trên giao việc, hãy luôn có một cuốn số nhỏ ghi chép lại những điều cần thiết hay những điều cấp trên dặn

đò Sau đó, bạn nên thực hiện đúng yêu cầu của cấp trên Hạn chế việc hỏi đi hỏi lại cùng một vân đề sẽ khiên cập trên đánh giá năng lực của bạn

2.Kỹ năng dựa ÿ kiên và kiếm chế cảm xúc

Trong công việc bạn nên dành cho cấp trên một sự đánh giá thật chân thành, trung thực, khách quan, không bị tỉnh cảm cá nhân chi phối Bởi có thể, một lúc nào đó, cấp trên của bạn đang căng thăng trong công việc và những lời cấp trên nói khiến bạn nghe không

Ban cần hiểu, trong môi trường công việc, kinh doanh căng thăng, cấp trên khó tránh khỏi những giây phút nóng nảy, cộc cằn Họ chỉ tập trung vào công việc thực sự mà không mây đề ý đến cảm xúc của những người xung quanh

Kiếm chê cảm xúc tôt công việc sẽ suôn sẻ

Bạn nên biết môi trường làm việc là nơi không nên để cảm xúc lấn at Vi vay, du la van

đề gì, bạn cũng đừng bực tức hay ủy mị khi giao tiếp với cấp trên Hãy duy trì cách nói và cường độ giọng nói vừa đủ nghe Nếu có vấn đề bạn bức xúc và muốn trình bảy, bạn có thê gặp riêng cấp trên sau đó Điều này sẽ khiến cấp trên nghĩ bạn là người biết suy nghĩ thâu đáo, sẽ tin tưởng bạn hơn

3 Phát huy năng lực cá nhân qHA liệu quả công việc

Trong kỹ năng giao tiếp với câp trên, điều quan trọng bạn cần ghi nhớ là phải luôn chủ động trong các môi quan hệ Ngoài việc chăm chú làm việc với mong muôn sếp sẽ công nhận kết quả của mình, bạn còn phải chủ động tạo môi quan hệ trực tiếp với câp trên của mình thông qua các công việc và hình ảnh cá nhân mà bạn rèn luyện hàng ngày

Đề là người có giá trị trong công ty, bạn cân tìm hiều các mục tiêu và quan tâm đên những gì đang diễn ra trong đầu cấp trên

Hãy chủ động nâng cao kỹ năng giao tiếp với cấp trên bằng việc đưa công việc của bạn cho cấp trên xem khi mỗi phân đoạn của dự án hoàn thành, báo cáo rõ ràng và mạch lạc Điều đó sẽ cho cấp trên thấy bạn là người nhận thức được tính cấp bách và quan trọng của công việc được giao Luôn chăm chỉ trong công việc và không ngại khi giao tiếp với cấp trên Qua đó, cấp trên sẽ cảm thấy yên tâm hơn khi nhìn thấy sự chủ động của bạn, bởi như vậy sẽ giúp giảm đi áp lực công việc một cách đáng kẻ

4.Tăng cường giao tiếp với cấp trên thông qua công việc

Bạn là người có tầm nhìn, có nhiều ý tưởng trong các chiến lược kinh doanh nhưng bạn phải chia sẻ những sáng kiến này với cấp trên nhự thể nào? Thời điểm và cách thức truyền tai rat quan trong dé van dé của bạn có thể thuyết phục được cấp trên

Vậy nên cách truyền tải ý tưởng và kỹ năng giao tiếp với cấp trên rất quan trọng đề thuyết phục được cấp trên chịu lắng nghe và chấp thuận với những ý tưởng của minh

Cách giao lưu với mọi mọi người thể hiện văn hoá giao tiếp của bạn rõ nét nhất Bạn cần phải hiệu cấp trên đang muốn gì và công ty đang cần những gì Và ý tưởng của bạn cần liên quan đến những gì mà cấp trên đang quan tâm thì khá năng chấp nhận cảng tăng cao Và nêu những ý tưởng đó là động lực đề các cấp quản lý nâng cao thành công, lợi nhuận thì tính hiệu quả của ý tưởng sẽ mau chóng được tán thành và đưa vào thực hiện Vì vậy, bạn không nên ngần ngại trao đôi và giao tiếp thăng thắn với cấp trên dé chi

ra bắt kỳ cách thức mà ý tưởng này sẽ có lợi cho người đứng đầu công ty

Những điều cần tránh trong giao tiếp ứng xử với cấp trên:

Trong quá trình nói chuyện với người đối diện bạn nên tránh những điều sau:

Đừng đưa cấp trên vào tình huống không có lựa chọn (ví dụ: mai có việc tối nay mới xin

nghỉ)

Không được nói nửa chừng rồi dừng lại hoặc cướp lời người đang nói, làm nhiễu luồng suy nghĩ của người đó

Không nói rõ ràng, giải thích đầy đủ làm cho người nghe cảm thấy khó hiểu hoặc khó hiểu ý của bạn muốn nói

Nói sai chủ đề, không tập trung đến điều muốn nói

Tỏ vẻ hiểu biết sâu rộng, khoe khoang

Thì thầm với một số người trong đám đông

Dùng từ đệm không cần thiết

HI Kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp

1 Lắng nghe ý kiến đồng nghiệp

Con người ai cũng sở hữu yêu cầu được tôn trọng Vì vậy, việc lắng nghe ý kiến đồng nghiệp một cách trân trọng là điều cần thiết Bạn hãy nhìn thăng vào họ, chú tâm đến nội dung của cuộc giao tiếp và đừng ngắt lời khi họ chưa nói xong Đây chính là nghệ thuật giao tiếp với đồng nghiệp mà bạn cần quan tâm

Dù là chủ đề gì? công việc hay cuộc sống hằng ngày bên lề công việc, bạn đều cần chú tâm lắng nghe đồng nghiệp Đôi khi họ nói ra với bạn không phải mong đợi được trợ giúp điều gì, mà đơn giản họ đang cần một người có thé tin tưởng hoàn toàn đề chia sẻ và trò chuyện

Giải tỏa hiểu lầm bằng cách đàm thoại

Trong môi trường công sở, sự ganh đua là điều không thê tránh khỏi Sẽ có những tin đồn sai sự thật về bạn được lan truyền ảnh hưởng đến công việc, mỗi quan hệ giữa bạn và đồng nghiệp khác

Tùy vào tính chất của sự việc mà bạn có thể chọn cách im lặng dé thời gian trả lời hoặc giải thích làm rõ hiểu lầm Tuy nhiên, khi sự việc đi quá xa, ảnh hưởng đến công việc, tâm trạng và danh dự của bản thân thì bạn nên gặp trực tiếp đồng nghiệp hoặc đối thoại 3 bên cùng người lan truyền tin đồn đề giải quyết triệt để vấn dé

Phản biện theo hướng tích cực

Kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp cần được trau đồi mỗi ngày Bởi cùng một câu nói nhưng cách diễn đạt và thái độ có thể đưa nội dung đi theo hướng khác nhau Trong môi trường công sở, đề công việc đạt kết quả, những ý kiến đóng góp, thậm chí là phản bác ý

kiến của người khác là điều khó tránh khỏi

Bạn cần hiểu rằng, mọi phản biện đều với mục đích làm cho mọi thứ tốt hơn chứ không phải vì muốn “đìm hàng” một ai đó Vì thế, nghệ thuật ứng xử với đồng nghiệp thông minh được thê hiện trong tình huồng này là điều tiết cảm xúc cá nhân, đảm bảo ý của bạn đang trình bày đi theo hướng góp ý tích cực cho toàn phòng ban

2 Gây dựng lòng tín nơi đồng nghiệp

Nghệ thuật ứng xử với đồng nghiệp tiếp theo là kỹ năng xây dựng lòng tin nơi đồng nghiệp Bởi có lòng tin ở nhau, tập thể mới đoàn kết, hết mình vì công việc, vì mục tiêu chung Xây dựng lòng tin nơi đồng nghiệp không chỉ qua thành tích làm việc, mà còn nằm ở thái độ song, đạo đức của bạn

Việc giao tiếp trung thực, rõ ràng và minh bạch sẽ giúp bạn xây dựng thành công lòng tin nơi đồng nghiệp ở công sở Khi đã có được lòng tin từ tập thể, các xung đột hiểu lầm sẽ giảm thiêu đến mức tối đa, quá trình hợp tác làm việc diễn ra suôn sẻ, công việc đạt kết quả tốt

Bên cạnh đó, những gì người khác chia sẻ riêng, bạn hãy xem đó là bí mật của bản thân Không nên tiết lộ cho người thứ ba di các bạn có thân thiết đến mức nào đi chăng nữa

3 Quan tâm đến sở thích của đồng nghiệp

Sở thích không chỉ là vẫn đề thời trang, âm nhạc, đồ ăn hay thức uống mà đó còn là những thói quen sinh hoạt thường ngày Có những đồng nghiệp không thích nói chuyện

cá nhân trong giờ làm việc, vì thế bạn nên tâm sự với họ trong giờ nghỉ giải lao hoặc sau giờ làm việc Lưu ý việc quan tâm bạn không nên quan tâm quá mức đề tránh đồng nghiệp hiểu lầm, có thể gây khó chịu làm cho họ nghĩ mình đang xen vào đời tư của họ Thói quen giao tiếp của mỗi người cũng khác nhau, có người thích nhắn tin, có người thích gọi điện, có người lại thích gặp café nói chuyện Nếu chú ý một chút, bạn sẽ nhanh chóng phát hiện ra nhiều điều thú vị ở mỗi đồng nghiệp Đây cũng là nghệ thuật ứng xử với đông nghiệp mà bạn cần trau dôi môi ngày

4 Không làm phiền đồng nghiệp

Một cuộc trò chuyện quá đài đôi khi sẽ khiên đồng nghiệp cảm thấy mắt thời gian nhưng

vì phép lịch sự nên họ sẽ không nói ra Thế nhưng, về sau họ sẽ hạn chế giao tiếp hoặc trao đổi công việc riêng với bạn

Trong môi trường công sở, mọi người đều có quỹ thời gian như nhau nhưng khối lượng