Theo bạn tính hiệu quả (effectiveness) và hiệu suất (effiency) quản trị là gì

Trong quá trình vận hành một tô chức sẽ có rất nhiều lĩnh vực mà trong đó được phân chia rõ ràng, trong mỗi lĩnh vực sẽ có lộ trình từng bước để hoàn thành công việc, do đó hiệu quá cũng

BO GIAO DUC VA DAO TAO

TRUONG DAI HOC HOA SEN

BAI TIEU LUAN MON QUAN TRI HOC

HO VA TEN HOC VIEN: NGUYEN DIEN THANH PHUONG

Mã số SV: 22304356 Ngành : Quan tri kinh doanh Lớp MH:

Giảng viên phụ trách lớp:

Bùi Thị Vân Quỳnh

Tp Hồ Chí Minh, Tháng 05 năm 2024

MUC LUC

Il J2 án a ằằẰŠ ằaAAA ren nre tn nee rea

LOI CAM DOAN Tôi cam kết bài tiêu luận của tôi bảo đảm được bảo mật, tuyệt đối không chia sẻ bai

cho sinh viên khác Kết quả bài tiêu luận của tôi do tôi tự thực hiện dựa trên bài giảng, powerpoint, các thông tin từ giảng viên và tham khảo từ các nguồn trích dẫn trong bài

Tôi xin cam đoan rằng mọi thông tin trích dẫn trong bài tiểu luận đã được chỉ rõ nguôn gồc

Sinh viên thực hiện bài tiêu luận

(Kỹ và ghi rõ họ tên)

4

LOI CAM ON

LOI MO DAU

MUC LUC

Toàn bộ nội dung BÀI TIỂU LUẬN

Cau 1:

Theo ban tinh hiéu qua (effectiveness) va hiéu suat (effiency) quan tri la gi? Mục tiêu của quản trị là đem lại tính hiệu quả cao hay hiệu suất cao? Mối quan hệ giữa hiệu quả và hiệu suất Qua những kiến thức từ môn học bạn hãy đưa ra các lý

do và dẫn chứng (ví dụ) để biện luận cho kết luận của mình

Quản trị là một công việc đòi hỏi kinh nghiệm và tầm nhìn trong hầu hết các tô chức được lập ra, dù là làm việc vỉ lợi nhuận hay phi lợi nhuận Trong một tô chức, nhà quản trị được ví như người thuyền trưởng của con tàu Nhà quản trị sẽ xác lập những mục tiêu của tổ chức và đưa ra những quyết định đề lèo lái con thuyền, với mục tiêu quan trọng nhất là đưa con thuyền đi đến đích nhanh nhưng sẽ tiêu hao ít nguồn lực nhất có thể Đó mới chính là lúc nhà quản trị thể hiện năng lực của mình thông qua việc đặt lên bàn cân giữa hiệu quả (effectiveness) và hiệu suất (effiency) sao cho tổ chức được hoạt động lâu dài, bền vững, đạt được ý nghĩa mà tô chức đó được lập ra

Hiệu qua (effectiveness) va hiệu suất (effñency) là hai khái niệm nghe có vẻ giống nhau và rất đễ nhằm lẫn, tuy nhiên nếu tìm hiểu kỹ thì chúng hoàn toàn khác nhau, được

đo lường và đánh giá với những mục tiêu khác nhau

Hiéu qua (effectiveness) là thước đo những kết quả đã đạt được so với mục tiêu ban đầu đề ra Kết quả thực tế đạt được càng giống, càng sát hoặc thậm chí vượt với mục tiêu

đề ra thì có nghĩa là quyết định hay chiến lược đó có hiệu quả cao Trong quá trình vận hành một tô chức sẽ có rất nhiều lĩnh vực mà trong đó được phân chia rõ ràng, trong mỗi lĩnh vực sẽ có lộ trình từng bước để hoàn thành công việc, do đó hiệu quá cũng có thê được hiểu là làm đúng việc cần làm, không lan man, không làm những việc không có trong kế hoạch đã đề ra

Hiệu suất (effiency) thì lại hoàn toàn khác Hiệu suất của một chiến địch được đo lường dựa trên số lượng nguồn lực mà tô chức đó phải bỏ ra để đạt được mục tiêu Nguồn lực ở đây mang một ý nghĩa rộng, bao gồm nhiều thứ mà tổ chức đó phải bỏ ra đề vận hành Đó có thê là nguồn lực về con người, bởi nhân sự là một trong những thành tô quan trọng trong việc quyết định sự thành bại của dự án Nhà quản trị phải biết cách nhìn ra

yêu cầu năng lực của từng bộ phận, từ đó tuyển dụng hoặc bồ trí công việc sao cho phù hợp, đủ khả năng hoàn thành công việc mà tổ chức đã đề ra Nguồn lực tiếp theo là thời gian Bởi trong thời đại phát triển số như hiện nay, tốc độ hoàn thành công việc sẽ tạo nên

sự khác biệt và vượt trội hơn so với các đối thủ khác trong thời buổi kinh tế thị trường rất cạnh tranh Nguồn lực về tài chính thường sẽ được các nhà quản trị dé cap dau tién, tuy

nhiên đó không phải là điều khó nhất để đạt được Vì chí cần nhà quán trị thể hiện được

năng lực bản thân và sự chuẩn bị tốt về các mặt khác thì sẽ không thiểu những nhà đầu tư sẵn sàng rót vốn đề đôi bên cùng đạt mục đích

Vậy liệu mục tiêu của quản trị là đạt hiệu quả cao hay hiệu suất cao là câu hỏi rất phố biến trong quá trình tham gia quản trị một tô chức Thực chất, hiệu quả hay hiệu suất đều cần thiết và quan trọng, tuy nhiên nêu không năm rõ sự khác nhau và đặt mục tiêu không có kế hoạch thì tổ chức đó sẽ dẫn đến những kết quả khác nhau Nếu một tổ chức hoạt động rất hiệu suất, cán bộ nhân viên làm việc tăng ca thường xuyên kê ca lễ hay Tết, sản phẩm sản xuất ra ồ ạt, marketing rộng rãi khắp tất cả các kênh; tuy nhiên lượng hàng bán ra không đạt như kỳ vọng, tức hiệu quả kém, thì tô chức hay doanh nghiệp đó đang dần thụt lùi và nếu không có sự thay đôi thì lâu dần doanh nghiệp đó sẽ giải thê vì không còn đủ nguồn lực để hoạt động Mặt khác, nếu một doanh nghiệp làm việc với một công sức và thời gian bỏ ra chỉ ở mức trung bình mặc dù họ van có thể tăng ca thêm, nhưng lượng hàng hóa được sản xuất ra luôn được tiêu thụ gần hết trên thị trường thì có thể doanh nghiệp có lợi nhuận không lớn nhưng ít ra họ vẫn có lãi ít, và đó là đủ để doanh nghiệp có thê tồn tại trên thị trường Vậy nếu một doanh nghiệp vừa có thê gia tăng sản xuất ở mức trên trung bình ngành và lượng sản phâm của họ được tiêu thụ tốt, điều đó dẫn đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp cao hơn trung bình ngành, sẽ trở thành một ngôi sao sáng, noi bat trong lĩnh vực đó Tổng kết lại, mục tiêu của quản trị là tôi đa hóa

số lượng các mục tiêu đề ra với sự đánh đổi là mức nguồn lực bỏ ra thấp nhất có thê Giữa hiệu quả (effectiveness) và hiệu suất (effiency) có một mối liên hệ trái ngược nhau đối với

những tổ chức hoặc doanh nghiệp mới thành lập Vì khi ở giai đoạn khởi đầu, tổ chức

chưa hoàn thiện được tốt các quy trình và chưa có nhiều kinh nghiệm trong quá khứ, cái

họ tập trung là đạt được sự công nhận của đôi tượng mà họ đang hướng tới, chứ không

chức mới có thê tiếp tục lộ trình đã đề ra và qua thời gian sẽ tích lũy được kinh nghiệm,

có thời gian để nhìn nhận về những điều tổ chức có thể làm tốt hơn, từ đó giúp giảm chỉ

phí bỏ ra, làm tăng sức cạnh tranh của sản phâm mà tô chức đó đang tập trung

Đề làm rõ hơn những luận điểm được nêu trên, em xin phép được kể về quá trình thành lập, vận hành và phát triển một doanh nghiệp nhỏ của em, do chính em đã trải nghiệm trong quá trình khởi nghiệp của mình Doanh nghiệp nhỏ của em hoạt động trong lĩnh vực tư vấn du học, chuyên tìm hiểu nhu cầu thị trường và tư vấn điểm đến giáo duc phủ hợp với các bạn sinh viên có nhụ cầu Sứ mệnh của em là tìm ra được những cơ hội

du học đến với những bạn sinh viên không có quá nhiều điều kiện về vật chất, nhưng có năng lực tốt, do đó em tìm đến những ngôi trường Đại học sẵn lòng cung cấp các gói học bồng hỗ trợ những bạn sinh viên có năng lực tốt Và vì hướng đi của em khác với những trung tâm tư vấn du học khác, nên công ty em ban đầu phải bỏ ra chi phi để đi ra nước ngoài đề liên hệ những trường Đại học đúng với mục tiêu của công ty, do đó chỉ phí đầu

tư ban đầu mà công ty em phái bỏ ra là khá lớn đối với một công ty khởi nghiệp Tuy nhiên, vì có sự tìm hiểu tường tận, tìm hiệu kĩ môi trường và cuộc sống sinh viên tại đất nước đó nên trong quá trình tư vấn và sau khi hoàn thành khóa học, các sinh viên và phụ huynh đều cảm nhận những gì mà công ty em tư vấn là đúng sự thật Những khóa tư vấn sau, khi công ty em đã có những thông tin về các trường Đại học nôi trội và kinh nghiệm

tư vẫn ngày càng tăng nên số lượng sinh viên đăng ký ngày càng nhiều và thời gian tư vấn đến lúc sinh viên đưa ra quyết định ngày càng ngắn, hệ quả là công ty đạt doanh thu cao hơn với chỉ phí bỏ ra ít hơn những ngày đầu hoạt động

Câu 2:

Phần a Hãy đề xuất 03 biện pháp giải quyết xung đột và tạo điều kiện cho sự hợp tác và đoàn kết trong đội khi Linh còn ở vị trí Trưởng phòng nghiên cứu

Đề xuất biện pháp 1: Các bên cần bỏ cái tôi và lắng nghe trước khi trả lời Thông thường các cuộc tranh luận không hãn vì các bên có suy nghĩ khác nhau nhưng vì bản thân mỗi bên quá bảo thủ, kiên quyết bảo vệ quan điểm của mình mà không chịu

10

dành chút thời gian lắng nghe từ nhiều phía, tự cho ý kiến của mình là đúng Các bên có thê tự đưa ra quan điểm của mình là điều tốt, vì điều đó chứng tỏ tập thể đó khi đứng trước một vấn đề cần giải quyết sẽ có rất nhiều ý kiến được đưa ra, và trong những ý kiến được đưa ra sẽ có ý kiến nỗi trội và ưu việt hơn Tuy nhiên điều mà tập thé nay lam chua

được tốt đó là kỹ năng làm việc nhóm Việc mà cả nhóm nên làm khi có nhiều ý kiến trái

ngược nhau đó là trước tiên tôn trọng ý kiến của nhau, lắng nghe nhau đề cùng nhau ngồi lại phân tích mặt lợi và hại của từng phương án, đó cũng là đề xuất thứ 2

Đề xuất biện pháp 2: Cùng nhau ngôi lại và tim hiểu vấn dé xuất phát từ đâu Khi các bên đã chịu ngồi lại cùng nhau đề nói chuyện, phân tích nguyên nhân vấn đề đề cùng nhau giải quyết nhằm đạt mục tiêu chung thì lúc đó đã thành công một phân Khi chia sẻ với nhau, các bên sẽ xác định rõ nguyên nhân của sự xung đột là vì mỗi bên nghĩ ý kiến của mình đúng và ý kiến của bên kia sai; hay nguyên nhân xuất phát từ sự ganh ghét, cạnh tranh lẫn nhau, phản bác ý kiến của người khác bất chấp đúng sai Nếu nguyên nhân xuất phát từ ý tốt là các bên đều muốn đóng góp ý kiến của mình đề tốt cho công ty thì cách giải quyết sẽ là đưa ý kiến các bên trình bày trước Lãnh đạo phòng hoặc Ban Lãnh đạo đề xét xem ý kiến nào phù hợp nhất Còn nêu nguyên nhân xuất phát từ mâu thuẫn cá nhân, thì hoặc các cá nhân đó phải nhìn nhận lại mục đích của việc mâu thuẫn cá nhân, liệu điều đó có lợi gì hay không, từ đó cùng nhau xóa đi nhưng mâu thuẫn không đáng có

mà tập trung vào một mục tiêu chung là sự phát triển của Công ty, khi đó tất cả các bên

đều có lợi

Đề xuất biện pháp 3: Nhờ Ban Lãnh đạo phân tích và hòa hợp các ý kiến Nếu khi các bên đã cô gắng ngồi lại cùng nhau mà vẫn không có được tiếng nói chung thi điều can thiết là sự can thiệp của Ban Lãnh đạo, ở đây cụ thê là Linh ( Trưởng phòng) hoặc Ban Lãnh đạo cấp cao hơn Vì khi các bên ở vị trí ngang bằng nhau thì mỗi bên sẽ

có xu hướng tự bảo vệ quan điểm của mình và phê phán quan điểm của người khác, do đó một bên thứ ba có chức vụ, vị trí, quyền hạn đưa ra quyết định cao hơn sẽ giúp vấn đề được giải quyết nhanh hơn Không có quyết định nào là hoàn háo, quan trọng là ý kiến nào phù hợp hơn với khả năng, tình hình của Công ty

11

Phan b Theo bạn, nguyên nhân của việc nhân viên phòng nghiên cứu cảm thấy chán nản khi Minh đảm nhiệm vị trí Trưởng phòng là do đâu?

Nguyên nhân đến từ việc mục tiêu của hai bên không thong nhất được với nhau, cụ

thê ở đây là tập thể nhân viên phòng Nghiên cứu và phát triển và Minh, Trưởng phòng

mới Các nhân viên cho rằng ý kiến của họ không được công nhận, họ không được lãnh đạo của mình lắng nghe và phân tích ý kiến của họ mà cái họ nhận được từ Trưởng phòng chỉ là mệnh lệnh bắt buộc phải nghe theo

Phần c Minh là quản lý theo phong cách lãnh đạo gì và vấn đề của Minh trong tinh huống này là gì?

Phong cách lãnh đạo của Minh trong tình huống này là phong cách lãnh đạo độc đoán Đây không hăn là một phong cách lãnh đạo xấu trong mọi trường hợp, tuy nhiên phong cách lãnh đạo này ít cần sự đóng góp ý kiến mà cần sự thấu hiểu và thực thi theo

kế hoạch Vấn đề của Minh là chưa làm cho mọi thành viên trong phòng hiểu được lợi ích của các quyết định của Minh, khi đó mọi người sẽ cảm thấy bị thụt lùi, chưa theo kịp kế hoạch đã đề ra và mắt dần động lực, từ đó khiến hiệu suất công việc giảm sút

Phần d Minh cần làm øì để nhân viên phòng nghiên cứu có thể làm việc tốt

hơn?

Để có thê giúp phòng Nghiên cứu làm việc tốt hơn, Minh cần phải làm 2 điều

chính Thứ nhất là đù đã nghiên cứu kỹ quyết định của mình, Minh vẫn nên lắng nghe ý

kiến của các thành viên trong phòng, và sau đó giải thích, phân tích để mọi người cùng hiểu ra lý do vì sao Minh lại chọn phương án của Minh mà không phải của mọi người

Điều thứ hai là Minh nên thể hiện sự trân trọng những ý kiến mà các thành viên đã đóng

góp, bởi vì một trong những điều mà một nhân viên có thực lực sợ nhất đó là năng lực của mình không được công nhận, khi đó họ sẽ mat động lực và không còn muốn công hiến cho tập thể nữa

Phần e Theo bạn, Linh sẽ làm øì để giúp nhân viên cũ và Minh có thể làm

việc cùng nhau?

Linh với cương vị là một người Trưởng phòng cũ, và quan trọng hơn là một người Trưởng phòng có được sự tin tưởng và gần gũi của các nhân viên phòng thì tiếng nói của

12

Linh rất có giá trị khi được sử dụng là cầu nối cho Minh và tập thể phòng Nghiên cứu Linh có thể trò chuyện cùng tập thể phòng, chia sẻ với mọi người rằng tuy cách làm việc của Minh khác với Linh nhưng cả hai đều có chung một mục tiêu là làm việc vì lợi ích của Công ty Khi Linh chia sẻ như vậy, mọi người sẽ thông cảm hơn với những quyết định của Minh Mặt khác, Linh cũng nên nói chuyện với Minh vẻ tình hình hiện tại của phòng Nghiên cứu Linh sẽ chia sẻ những gì Linh đã trải qua, và bằng cách nào Linh biến