Ứng dụng ma trận eisenhower Để xác Định thứ tự ưu tiên trong công việc phân bổ thời gian cho việc thực hiện công việc của một học kỳ

Việc khẩn cấp thì không quan trọng, việc quan trọng thì không bao giờ khân cấp.” Chính triết lý này đã trở thành nền tảng của ma trận mang tên ông, giúp chúng ta phân biệt được giữa nhữn

DAI HOC KINH TE QUOC DAN TRUONG KINH DOANH KHOA QUAN TRI KINH DOANH

HOC PHAN: KY NANG QUAN TRI

DE BAI: UNG DUNG MA TRAN EISENHOWER DE XAC DINH THU TU UU TIEN TRONG CONG VIEC PHAN BO THOI GIAN CHO VIEC THUC HIỆN

CONG VIEC CUA MOT HOC KY

Lớp hoc phan: QTKD1130(124) 05 -— Kỹ năng quản trị

Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Thị Hoài Dung

Họ và tên sinh viên: Phạm Minh Châu

Mã sinh viên: 11220921

MUC LUC

Il Khái quát về Ma trận Eisenhower L2 ST TH HH HH TH HH TH Hệ 3 2.1 Giới thiệu về ma trận EisenhoWerr - c1 12t S112 SH Hệ 3 2.2 Các thành phần của ma trận Eisenh0W€rr St cv SE SH Hit 4

II Ứng dụng Ma trận Eisenhower trong việc phân bồ thời gian thực hiện công việc của 1

3.1 Cách ứng dụng Ma trận Eisenhower trong việc phân bồ thời gian thực hiện công

Miu: 8:01) 8:0) v.v Nrr(c(diida 5

3.2 Ứng dụng ma trận Eisenhower dé xac dinh thir ty wu tién trong viéc phan bé thoi gian cho việc thực hiện công việc của một học kỳ .- TT nnn HH» rkh 7 a Danh sách các công việc dự kiến phải hoàn thành trong một học kỳ 7

b Phân loại và sắp xếp công việc vào bốn ô theo Ma trận Eisenhower .- 8

c Xây dựng kế hoạch hành động cho từng loại công việc thuộc các ô của ma trận 10

IV Lợi ích của việc sử dụng Ma trận Eisenhower trong một học kỳ 13

V Khó khăn và hạn chế khi áp dụng Ma trận Eisenhower Sóc ccccccccccexexesee 15 8© 8n ‹-4%4ŒL 16

Trong nhịp sống hiện đại, sinh viên thường phải đối mặt với khối lượng công việc học tập ngày càng lớn, bên cạnh đó là các hoạt động ngoại khóa, các mối quan hệ xã hội và những áp lực cuộc sống Vì thế, việc quản lý thời gian hiệu quả trở thành một kỹ năng sống thiết yếu, giúp sinh viên cân bằng mọi thứ và đạt được thành tích cao trong học tập Đặc biệt trong mỗi học kỳ, kỹ năng quản lý thời gian trở nên quan trọng hơn bao giờ hết bởi lẽ, nếu không có kỹ năng này, sinh viên rất dễ rơi vào trạng thái quá tải, stress dẫn đến ảnh hưởng kết quả học tập của mình

Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sắp xếp công việc một cách hợp lý Đề giải quyết vấn đề này, nhiều phương pháp quản lý thời gian đã ra đời, trong đó, ma trận Eisenhower nôi lên như một công cụ đơn giản nhưng hiệu quả, giúp người sử dụng có thể phân loại và ưu tiên các công việc

Ma trận Eisenhower, được đặt tên theo cựu Tổng thông Mỹ Dwight D Eisenhower, là

một công cụ giúp phân loại các nhiệm vụ dựa trên hai tiêu chí: tính khan cap va tinh quan trong Bang cach chia cdc nhiém vu thanh bén loai, ma tran Eisenhower giup chung ta

Xác định rõ những việc cần làm ngay, những việc cần lên kế hoạch và những việc có thé

bỏ qua

Bài viết này sẽ ổi sâu vào việc phân tích cách thức áp dụng ma trận Eisenhower đề giúp sinh viên sắp xếp công việc trong một học kỳ một cách hiệu quả nhất Chúng ta sẽ cùng nhau khám phá những lợi ích mà ma trận EIsenhower mang lại, cũng như những lưu ý khi áp dụng công cụ này vào thực tế

Khái quát về Ma trận Eisenhower

2.1 Giới thiệu về ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower, hay còn được gọi là ma trận quản lý thời gian, là một công cụ đắc lực giúp sắp xếp và ưu tiên công việc dựa trên hai yêu tô then chôt: mức độ quan trọng va

tinh khan cap Duge dat theo tén cia Dwight D Eisenhower — vị Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, người nỗi tiếng với khả năng xử lý công việc hiệu quả — ma trận này đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong cả môi trường học thuật lẫn công sở dé giúp mọi người tận dụng thời gian hiệu quả hơn, nâng cao năng suất cá nhân

Trong một bài phát biểu của mình vào năm 1954, Eisenhower đã dẫn lời một vị hiệu

trưởng trường đại học để nói về nguyên tắc xác định thứ tự ưu tiên: “Tôi có hai loại vấn

đề, cấp bách và quan trọng Việc khẩn cấp thì không quan trọng, việc quan trọng thì không bao giờ khân cấp.” Chính triết lý này đã trở thành nền tảng của ma trận mang tên ông, giúp chúng ta phân biệt được giữa những công việc có giá trị lâu dài và những nhiệm vụ chỉ mang tính cấp thời

2.2 Các thành phần của ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower gồm hai trục, với trục ngang đại diện cho độ khẩn cấp (khẩn cấp — không khẩn cấp) và trục dọc đại diện cho độ quan trọng (quan trọng — không quan trọng) Ngoài ra, Ma trận EIsenhower được chia thành bốn ô, với mỗi ô đại điện cho một mức độ

ưu tiên khác nhau:

KHẨN CẤP KHÔNG KHẨN CẤP

Eisenhower

KHÔNG Có thể ủy quyền Cần loại bỏ

QUAN TRỌNG

« O1: Khan cap va Quan trọng — Đây là nơi tập hợp những công việc vừa cấp bách, vừa

có ý nghĩa quan trọng, đòi hỏi phải thực hiện ngay lập tức Nêu không hoàn thành đúng hạn, những nhiệm vụ này có thể gây ảnh hưởng lớn đến kết quả chung, chẳng hạn như

II

các bài kiêm tra định kỳ, kỳ thi quan trọng, hoặc các dự án lớn cần nộp gấp Giải quyết những công việc này thường khiến chúng ta tiêu tốn nhiều thười gian và dễ bị stress

Ô 2: Không Khẩn cấp nhưng Quan trọng — Trong ô này là những công việc &hông cần thiết phải thực hiện ngay lập tức nhưng có vai trò quan trọng trong sự phát triển dài hạn

Chúng đôi hỏi nhiều thời gian và tâm trí dé giải quyết nhằm đạt được hiệu quá cao Ti mi

là yếu tố đòi hỏi đầu tien từ người sử dụng Tiếp theo là thời gian đầu tư vào công việc

tương đổi nhiều Qua loa và đại khái thì không thê thành công Các nhiệm vụ như nghiên

cứu sâu, phát triển kỹ năng cá nhân, hoặc lập kế hoạch tương lai thuộc ô này, bởi chúng giúp tạo nền tảng vững chắc cho sự tiến bộ lâu dài

Ô 3: Khẵn cấp nhưng Không Quan trọng — Các công việc trong 6 nay mang tinh cap bách, nhưng không có giá trị cao về mặt ý nghĩa lâu đài, hoặc là những việc vặt không phát triển đến những mục đích riêng của chúng ta Dé có thé là những cuộc gọi, tin nhắn hay yêu cầu đột xuất mà người khác gửi đến Những công việc này yêu cầu sự thực hiện nhanh chóng nhưng không mất quá nhiều thời gian và không thực sự quan trọng Trong môi trường học tập, đây có thể là các nhiệm vụ phát sinh nhưng không ảnh hưởng nhiều

đến thành tích học kỳ

O 4: Khéng Khan cấp và Không Quan trọng — Những công việc ở ô này /ờng không cân thiết và không tạo giá trị cao Đó là những hoạt động tầm thường gây gián đoạn và khiến chúng ta phân tâm và nên tránh nếu có thê Các hoạt động giải trí không liên quan

đến mục tiêu học tập, như lướt mạng xã hội hay tham gia các sự kiện không thiết yếu,

thường thuộc về ô này và có thể xem xét loại bỏ hoặc giảm thời gian dành cho chúng

Ứng dụng Ma trận Eisenhower trong việc phân bỗ thời gian thực hiện công việc của

1 học kỳ

3.1 Cách ứng dung Ma trận Eisenhower trong việc phân bỗ thời gian thực hiện

công việc của một học kỳ

Dé ap dung ma tran Eisenhower hiéu qua trong hoc ky, sinh viên cần bắt đầu bằng việc

lập một danh sach cae nhiém vu ma ho du kién sẽ phải hoàn thành Các nhiệm vụ này có

thê bao gồm bài tập lớn, kỳ thi, bài kiêm tra giữa kỳ, hoạt động nhóm, dự án học tập,

cũng như các hoạt động ngoại khóa hoặc công việc cá nhân Việc liệt kê tất cả các công

việc giúp sinh viên có cái nhìn tông quan về những gì mình phải đối mặt, tạo điều kiện cho việc phân loại chúng vào các 6 cua ma trận EIsenhower một cách hop ly va dé dang Khi đã có danh sách các công việc, bước tiếp theo là xác định mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ dựa trên hai yếu tố: tính quan trọng và tính khẩn cấp Sau đã đã xác định mức

độ ưu tiên của từng nhiệm vụ, sinh viên cần sếp xếp các công việc dự kiến sẽ phải hoàn

thành trong một học kỳ vào các ô phù hợp Và bước cuối cùng là /dp kế hoạch thực hiện

chỉ tiết cho từng loại công việc

Các nhiệm vụ được xem là quan trọng khi chúng ảnh hưởng lớn đến kết quả học tập hoặc

phát triển cá nhân, trong khi tính khẩn cấp phụ thuộc vảo thời hạn hoàn thành của chúng

Ví dụ, các bài kiêm tra giữa kỳ hoặc kỳ thi cuối kỳ, với vai trò lớn trong tổng kết điểm số

và thường có thời hạn cô định, sé duoc xép vao 6 “Khan cap và Quan trọng” Những nhiệm vụ này cần u tiên hàng đâu đề hoàn thành đúng han

Các công việc mang tính phát triển lâu dài nhưng không yêu cầu phải hoàn thành ngay lập tức sẽ được đưa vào ô “Không Khẩn cấp nhưng Quan trọng” Chăng hạn, một số sinh viên có thê muốn nâng cao kỹ năng như lập trình, viết học thuật, hoặc nghiên cứu chuyên sâu đề hỗ trợ cho những mục tiêu học tập và nghè nghiệp sau này Mặc dù những hoạt động này không khân cấp, nhưng chúng đóng vai trò nền tảng quan trọng cho sự phát triển cá nhân và có ảnh hưởng dài hạn Vì vậy, sinh viên nên đành nhiều thời gian

và tâm trí lên kế hoạch thực hiện chúng trong thời gian rảnh rỗi hoặc ngoài giò học chính khóa

Một số nhiệm vụ khác có tính khân cấp nhưng lại không thực sự quan trọng đối với thành

^

công học tập, thường sẽ rơi vào ô “Khan cấp nhưng Không Quan trọng.” Ví dụ, các

việc ngắn hạn không đóng vai trò lớn trong học kỳ có thê thuộc nhóm này Sinh viên nên cân nhắc giao lại những công việc này cho người khác khi có thê, hoặc chỉ thực hiện khi

đã hoàn thành xong các nhiệm vụ quan trọng hon

Cuối cùng, các hoạt động không cần thiết và không tạo ra giá trị lâu dài thường sẽ nằm

trong 6 “Không Khan cấp và Không Quan trọng” Ví dụ, lướt mạng xã hội, xem video

giải trí không liên quan đến học tập, hoặc tham gia các sự kiện không có mục tiêu rõ rằng

có thể được xem xét trong 6 này Sinh viên nên bạn chế thời gian dành cho những hoạt

động này đề không ảnh hưởng đến những nhiệm vụ có ý nghĩa hơn trong học kỳ

Qua việc phân loại và ưu tiên công việc theo ma tran Eisenhower, sinh viên có thê kiểm

soát được thời gian một cách hiệu quả hơn, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, đồng thời giảm thiểu áp lực từ những công việc không cần thiết Ma trận này không chỉ giúp tạo ra một kế hoạch học tập rõ ràng mà còn khuyến khích sinh viên phát trién ky năng quản lý thời gian, nâng cao năng suất và duy trì sự cân bằng giữa học tập và cuộc sông cá nhân

3.2 Ứng dụng ma trận Eisenhower để xác định thứ tự ưu tiên trong việc phân bố thời gian cho việc thực hiện công việc của một học kỳ

a Danh sách các công việc dự kiến phải hoàn thành trong một học kỳ

Chuân bị các bai tap vé nha co deadline gan ké

Ôn lại các kiến thức cũ trước khi vào lớp học để theo kịp nội dung mới

Xem lại bài học cũ định kỳ để nắm chắc kiến thức

Tham gia các buổi học ngoài giờ để củng cô kiến thức nền tảng

Nộp giấy triệu tập hoặc đơn xin nghỉ học nếu có vấn đề phát sinh không thê đến lớp được Luyện kỹ năng mềm như thuyết trình, giao tiếp cho các buổi thuyết trình nhóm

Tham gia các buôi hội thảo hoặc khóa học kỹ năng mêm hỗ trợ học tập

Gửi bài luận cuối kỳ hoặc luận văn đúng thời hạn

Sửa bài và làm lại các bài tập hoặc dự án mà giáo viên yêu cau bé sung

Xem phim hoặc video giải trí trong thời gian dành cho học tập

Đọc và trả lời các thông báo hoặc email từ trường về sự kiện không bắt buộc Mua sắm online hoặc lướt web giải trí, chơi game trong lúc học hoặc ôn bài Dành thời gian cho các thú vui cá nhân không cần thiết trong mùa thi

Tham gia các sự kiện hoặc các buổi họp không bắt buộc

Gửi đề tài và nội dung nghiên cứu cho giảng viên duyệt (nêu là yêu cầu bắt

buộc)

Đặt lịch hẹn với bạn học để thảo luận về các chủ đề học tập còn vướng mắc

Tham gia các sự kiện ngoại khóa có thời gian tô chức ngắn hạn

Cập nhật hồ sơ cá nhân trong các hệ thống nội bộ của trường học

Đăng ký tín chỉ và hoàn thành thủ tục học phí néu gan dén han

Chat chit voi ban bé trên mạng xã hội về những chủ đề không liên quan đến học tập

Tham gia các buổi họp mặt bạn bè trong trường (không ảnh hưởng nhiều đến

học tập)

Lên lịch ôn tập dài hạn cho từng môn học trước khi vào giai đoạn thì

Viết sườn bài và thu thập tài liệu cho các bài nghiên cứu hoặc tiêu luận

Ghi chú các lỗi đã mắc phải trong bài tập hoặc bài kiểm tra dé cải thiện

Thực hiện các dự án cá nhân như nghiên cứu về chủ đề yêu thích

Đọc sách, tài liệu bố sung ngoài chương trình học chính đề mở rộng kiến thức

Bảng: Danh sách các công việc dự kiến cần thực hiện trong một học kỳ

b Phân loại và sắp xếp công việc vào bồn 6 theo Ma tran Eisenhower

O 1: Khan cap va Quan trong

Chuân bị các bài tập về nhà có

deadline gần kè

Gửi bài luận cuôi ky hoặc luận

văn đúng thời hạn

Sua bai va lam lại các bài tập

hoặc dự án mà giáo viên yêu câu bô

sung

Gửi đề tài và nội dung nghiên

cứu cho giảng viên duyệt (nếu là

yêu cầu bắt buộc)

Đăng ký tín chỉ và hoàn thành

thủ tục học phí nêu gần đến hạn

Nộp giấy triệu tập hoặc đơn xin

nghỉ học nếu có vấn đề phát sinh

không thê đến lớp được

Ô 2: Không khẩn cấp nhưng

Quan trọng

Ôn lại các kiến thức cũ trước

khi vào lớp học đề theo kịp nội

dung mới

Xem lại bài học cũ định kỳ để

năm chắc kiên thức

Tham gia các buôi học ngoài

giờ đê củng cô kiên thức nên tảng Luyện kỹ năng mềm như thuyết trình, giao tiếp cho các buôi thuyết

trình nhóm

Tham gia các buổi hội tháo hoặc

khóa học kỹ năng mềm hỗ trợ học

tập

Lên lịch ôn tập dài hạn cho từng

môn học trước khi vào giai đoạn thi

Viết sườn bài và thu thập tải liệu

cho các bài nghiên cứu hoặc tiêu

^

luận

Ghi chú các lỗi đã mặc phải

trong bài tập hoặc bài kiểm tra để

cải thiện

Đọc sách, tài liệu bố sung ngoài

chương trình học chính dé mo rong

kiến thức

O 3: Khan cap nhung Khéng

quan trong

Đọc và trả lời các thông báo

hoặc email tử trường về sự kiện

không bắt buộc

Cập nhật hồ sơ cá nhân trong

các hệ thông nội bộ của trường học

Tham gia các buổi họp mặt bạn

bẻ trong trường (không ảnh hưởng

nhiều đến học tập)

| Tham gia các sự kiện ngoại

khóa có thời gian tô chức ngắn hạn

Ö 4: Không khẩn câp và Không

quan trọng

Xem phim hoặc video giải trí

trong thời gian dành cho học tập

Mua sắm online hoặc lướt web

giải trí, chơi game trong lúc học hoặc ôn bải

Dành thời gian cho các thu vui

cá nhân không cân thiết trong mùa thi

Chat chit voi ban bè trên mạng

xã hội về những chủ đề không liên

quan đến học tập

Tham gia các sự kiện hoặc các buổi họp không bắt buộc

c Xây dựng kế hoạch hành động cho từng loại công việc thuộc các ô của ma trận

1: Khẩn cấp và quan trọng

10