Kỹ năng giao tiếp cũng bao gồm việc thích ứng với các phong cách giao tiếp khác nhau của đối tác và có khả năng tạo ra sự hiểu biết và đồng thuận trong các tính huống khó khăn.. Vì trong
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TẤT THÀNH
KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ
TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN KỸ NĂNG GIAO TIẾP (HP2)
Giảng viên hướng dẫn: Võ Minh Thành
Nguyễn Hữu Phúc
Đỗ Tất Thiên
Lớp học phần: 22KNGT2.D3.01
Sinh viên thực hiện: TRƯƠNG VĂN NGỌC QUÂN
Mã số sinh viên: 2100010314
Tp Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 3 năm 2024
Mục lục
Trang 2TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP
Tổng quan về kỹ năng giao tiếp
Khái niệm
Kỹ năng giao tiếp không chỉ đơn thuần là khả năng truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả, mà còn là khả năng xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực trong cả môi trường cá nhân và chuyên nghiệp Điều này bao gồm việc không chỉ biết nói mà còn biết lắng nghe
và hiểu người khác, đồng thời phản hồi một cách linh hoạt và xây dựng để đạt mục tiêu trong giao tiếp Kỹ năng giao tiếp cũng bao gồm việc thích ứng với các phong cách giao tiếp khác nhau của đối tác và có khả năng tạo ra sự hiểu biết và đồng thuận trong các tính huống khó khăn Ngoài ra, giao tiếp phi ngôn ngữ như cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể và ánh nhìn cũng là một phần quan trọng của kỹ năng giao tiếp, giúp tăng cường sự truyền đạt thông điệp một cách toàn diện và hiệu quả hơn
Những yếu tố cấu thành kỹ năng giao tiếp bao gồm:
1 Lắng nghe: Khả năng chăm chỉ lắng nghe và hiểu đúng ý của người khác
2 Sự hiểu biết về người khác: Sự nhận biết và hiểu biết về phong cách giao tiếp, giá trị, và quan điểm của người đối thoại
3 Sự rõ ràng và súc tích: Khả năng truyền đạt ý kiến một cách rõ ràng và súc tích
4 Kiểm soát cảm xúc: Khả năng quản lý và thể hiện cảm xúc một cách có kiểm soát trong quá trình giao tiếp
5 Sự tôn trọng: Sự tôn trọng và lịch sự trong giao tiếp với người khác
6 Sự linh hoạt: Khả năng thích ứng với các phong cách giao tiếp khác nhau của người khác
7 Sự tự tin: Sự tự tin trong việc truyền đạt ý kiến và ý tưởng của bản thân
Trang 38 Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ: Sự sử dụng hiệu quả của cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể và ánh nhìn trong giao tiếp
9 Phản hồi xây dựng: Khả năng phản hồi một cách xây dựng và tích cực vào ý kiến của người khác
10 Sự đồng thuận và sự linh hoạt: Sự đồng thuận và sự linh hoạt trong tìm kiếm các giải pháp và thỏa thuận trong giao tiếp
Trong giao tiếp, có nhiều hình thức khác nhau, bao gồm:
1 Giao tiếp nói: Truyền đạt thông điệp bằng lời nói, bao gồm trò chuyện, thuyết trình, và phát biểu
2 Giao tiếp viết: Truyền đạt thông điệp bằng văn bản, bao gồm email, thư từ, bài viết, và bản ghi chú
3 Giao tiếp phi ngôn ngữ: Sử dụng cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể, ánh nhìn và biểu hiện để truyền đạt ý kiến và cảm xúc
4 Giao tiếp mạng: Sử dụng các phương tiện truyền thông mạng như tin nhắn, trò chuyện video, email, và mạng xã hội để giao tiếp
5 Giao tiếp nhóm: Giao tiếp trong một nhóm hoặc đội nhóm, bao gồm thảo luận, họp, và làm việc cộng tác
6 Giao tiếp không gian công cộng: Giao tiếp với một nhóm lớn người không quen biết, chẳng hạn như diễn thuyết trước đám đông hoặc tại các sự kiện công cộng
7 Giao tiếp trong mối quan hệ cá nhân: giao tiếp trong các mối quan hệ cá nhân, bao gồm trò chuyện, trao đổi, thông điệp, và thể hiện tình cảm
Vai trò của giao tiếp
Trong một thế giới ngày nay đầy sự kết nối và đa dạng, kỹ năng giao tiếp đóng vai trò quan trọng không chỉ trong cuộc sống cá nhân mà còn trong sự nghiệp Bằng cách hiểu
và phát triển kỹ năng giao tiếp, con người có thể tạo ra mối quan hệ tốt hơn, giải quyết xung đột hiệu quả và tiến xa hơn trong sự nghiệp Với sự phát triển bùng nổ của thế giới hiện nay đã tác động mạnh mẽ đến hình thức giao tiếp và đưa nó lên một tầm cao mới, vô
Trang 4vàn nền tảng, ứng dụng ra đời giúp cho việc giao tiếp trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn như mạng xã hội, email, điện thoại nó tạo nhiều cơ hội hơn cho mọi người về vấn đề của
họ như những mối quan hệ, việc làm, dễ dàng bày tỏ những cảm xúc, trạng thái, tâm hôn Qua đó có thể thấy được rằng giao tiếp đóng một vai trò vô cùng lớn cho sự phát triển của cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức, xã hội
Giao tiếp giúp chúng ta hình thành khả năng tự ý thức.Chúng ta nhận thức đánh giá bản thân mình trên cơ sở nhận thức đánh giá người khác thông qua giao tiếp tăng cường khả năng tự giáo dục và tự hoàn thiện mình, phấn đấu và nổ lực, phát triển những mặt tích cực và khắc phục, hạn chế những mặt yếu kém Giao tiếp tốt giúp chúng ta thành công trong cuộc sống và sự nghiệp Vì trong thực tế, một người lãnh đạo có khả năng giao tiếp tốt và giải quyết hài hòa các mối quan hệ thường tạo ra tâm lý thoải mái, khai thác tối đa được tài năng của cấp dưới Mặt khác, nâng cao uy tín của bản thân để tạo nên tiếng nói của bản thân Từ đó, giúp cho quá trình lãnh đạo thuận lợi, đem lại hiệu quả, chất lượng công việc hiệu quả, đúng như kết quả chúng ta mong muốn
Trang 5II Các kỹ năng giao tiếp cụ thể:
Quản trị cuộc đời :
Kỹ năng quản trị cuộc đời là tập hợp các kỹ năng và chiến lược cá nhân được áp dụng để
tự chủ và tạo ra một cuộc sống đáng sống và có ý nghĩa Điều này bao gồm khả năng thiết lập mục tiêu rõ ràng, quản lý thời gian hiệu quả, phát triển kỹ năng cá nhân và xã hội, xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực, quản lý cảm xúc, tạo ra cân bằng giữa công việc và cuộc sống, cũng như duy trì sức khỏe vật lý và tinh thần Kỹ năng quản trị cuộc đời cũng liên quan đến việc đưa ra các quyết định tự chủ và có trách nhiệm về hướng đi của bản thân trong cuộc sống
Công thức quản trị cuộc đời là phải tự hiểu mình sao đó đến hiểu đời
+ Tự hiểu mình là khả năng tự nhận thức về suy nghĩ, thái độ, hành động của bản thân
Để hiểu mình bản thân cần nhìn nhận và quan sát sao đó tự đánh giá bản thân một cách khách quan nhằm thay đổi hành vi và hành động một cách tích cực Khi đã thấu hiểu bản thân, mỗi người có thế: học được cách yêu bản thân và chấp nhận những khiết điểm của mình, cải thiện được những điểm yếu của bản thân, cảm giác tràn đầy sức sống hơn, biết được mục đích sống nhìn nhận rõ ràng hơn về mục đích sống, tồn tại của bản thân
+ Hiểu đời là việc chúng ta lắng nghe, thấu hiểu những người xung quanh bằng tình yêu thương, tấm lòng để san sẻ với họ thật lòng nhất Hiểu mình hiểu đời sẽ giúp cho bản thân chúng ta có thêm nhiều bài học về lẽ sống, cách làm người
• Đề lãnh đạo bản thân quản trị cuộc đời chúng ta cần phải quản trị được thời gian, cảm xúc, quản lí các ưu tiên, quản lý năng lượng, quản lí suy nghĩ và quản lí được lời nói
• Các mục tiêu cá nhân cần phải quản trị cuộc đời là nghề nghiệp, tài chính, học vấn, gia đình, sức khỏe
kỹ năng quản trị cuộc đời bao gồm:
1 Thiết lập mục tiêu: Biết rõ những gì bạn muốn đạt được trong cuộc sống và thiết lập các mục tiêu cụ thể để đạt được chúng
Trang 62 Quản lý thời gian: Sử dụng thời gian một cách hiệu quả bằng cách ưu tiên và phân chia công việc, giải trí và thời gian nghỉ ngơi
3 Phát triển kỹ năng:Liên tục học hỏi và phát triển kỹ năng mới trong các lĩnh vực như chuyên môn, cá nhân và xã hội
4 Xây dựng mối quan hệ: Tạo ra và duy trì các mối quan hệ tích cực và hỗ trợ trong gia đình, bạn bè và cộng đồng
5 Quản lý cảm xúc: Hiểu và kiểm soát cảm xúc của mình để đối phó với các tình huống khó khăn và xây dựng mối quan hệ tốt hơn
6 Cân bằng công việc và cuộc sống:Tạo ra sự cân bằng giữa công việc, gia đình, sở thích cá nhân và thời gian nghỉ ngơi để duy trì sự hạnh phúc và sức khỏe
7 Tạo ra ý nghĩa:Tìm kiếm và tạo ra ý nghĩa trong cuộc sống thông qua việc thực hiện các hoạt động và mục tiêu mang tính nhân văn và cá nhân
8 Quản lý tài chính: Hiểu và quản lý tài chính cá nhân một cách tỉ mỉ để đảm bảo ổn định tài chính và tiến xa hơn trong cuộc sống
9 Duy trì sức khỏe: Chăm sóc sức khỏe cả về thể chất và tinh thần bằng cách tập thể dục, ăn uống lành mạnh và thực hiện các hoạt động giảm stress
10 Tạo ra thói quen tích cực: Xây dựng và duy trì các thói quen tích cực như đọc sách, tập thể dục đều đặn, để tăng cường sức khỏe và tinh thần
Qua kỹ năng quản trị cuộc đời, em đã giúp em nhận ra được là em đã chọn đúng ngành nghề, sở thích, đam mê, năng lực, ngôi trường của em đang theo học Nó giúp em chuẩn
bị và sắp xếp những dự định, hoài bão của em để em thực hiện nó dễ dàng hơn theo trình
tự mà mình đã đề ra và sắp xếp sẵn Không chỉ vậy mà em còn biết được bản thân mình
là ai, biết được những điểm mạnh và điểm yếu của bản thân để em có thể phát huy và khắc phục Hoàn thiện bản thân để em có thể phát triển và thành công hơn
Kỹ năng làm việc nhóm:
Nhóm là tập hợp nhiều người với những khả năng, kinh nghiệm khác nhau có cùng công việc, mục đích chung Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng làm việc hiệu quả và hòa
Trang 7thuận trong một nhóm để đạt được kết quả mà cả nhóm hướng đến Đây là một yếu tố quan trọng trong nhiều môi trường làm việc và dự án, và bao gồm các khía cạnh như:
Có hai loại nhóm: nhóm chính thức và nhóm không chính thức
+ Nhóm chính thức: được thành lập một cách chính thức bởi tổ chức cho một mục đích
cụ thê
+ Nhóm không chính thức: được hình thành bởi những cá nhân để theo đuổi những mối quan tâm hay nhu cầu của các thành viên
• Các giai đoạn hình thành nhóm:
+ Hình thành: đã có mục tiêu chung và bắt đầu tập hợp các thành viên
+ Xung đột: sự bất đồng, bất hòa giữa các thành viên trong một nhóm
+ Ôn định: đã hiểu được ý tưởng của nhau và bắt đầu cùng nhau làm việc
+ Phát triển: là giai đoạn tuyệt vời nhất và hiệu quả nhất của làm việc nhóm, các thành viên cùng cố gắng làm việc vì một mục tiêu chung
+ Kết thúc: giai đoạn này chỉ xuất hiện khi các mục tiêu của nhóm đã được hoàn thành
Nguyên tắc làm việc nhóm:
1 Lắng nghe và tôn trọng: Khả năng lắng nghe ý kiến của thành viên khác và tôn trọng quan điểm và ý kiến của họ
2 Giao tiếp: Sử dụng giao tiếp mở cửa và hiệu quả để truyền đạt ý kiến, yêu cầu và thông tin cho các thành viên khác trong nhóm
3 Phân công công việc: Phân chia công việc một cách công bằng và phù hợp với năng lực và sở thích của từng thành viên
4 Tính linh hoạt: Sẵn lòng thích nghi và thay đổi kế hoạch khi cần thiết để đáp ứng các yêu cầu hoặc thay đổi trong dự án
5 Hợp tác: Làm việc cùng nhau với sự hợp tác và sự tôn trọng để đạt được mục tiêu chung của nhóm
Trang 86 Giải quyết xung đột: Hiểu và giải quyết xung đột một cách xây dựng và không gây tổn thương cho mối quan hệ trong nhóm
7 Lãnh đạo và hỗ trợ: Sẵn lòng đảm nhận vai trò lãnh đạo khi cần thiết và hỗ trợ các thành viên khác trong quá trình làm việc
8 Đánh giá và cải thiện: Tự đánh giá và cùng nhau đánh giá hiệu suất làm việc của nhóm để nhận ra điểm mạnh và điểm yếu, từ đó cải thiện hoạt động trong tương lai
Qua những buổi học kỹ năng làm việc nhóm cho em thấy tầm quan trọng không chỉ trong môi trường làm việc mà còn trong các tình huống xã hội và giáo dục, giúp xây dựng mối quan hệ tốt hơn và đạt được kết quả tốt hơn thông qua sức mạnh của nhóm
Nó giúp em biết được trách nhiệm của bản thân trong môi trường tập thể và phải hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách trọn vẹn, giúp em có thêm kinh nghiệm trong khả năng lắng nghe, tôn trọng ý kiến của đồng đội, khả năng giải quyết xung đột, hợp tác làm việc, khả năng tiếp nhận và giải quyết các vấn đề đang mắc phải Từ đó sau này
em có thể dễ dàng hòa nhập, hiểu ý, thực hiện công việc, mục tiêu với đồng đội một cách tốt nhất
Kỹ năng tìm kiếm công việc:
Công việc là hoạt động mà con người thực hiện để đạt được mục tiêu và thu nhập trong cuộc sống Đây có thể là hoạt động được thực hiện trong môi trường làm việc, tự do hoặc tại nhà Công việc thường đòi hỏi sự đầu tư thời gian, năng lượng và kiến thức từ cá nhân, và thường được thực hiện theo lịch trình cụ thể hoặc theo yêu cầu
Để có một công việc, vị trí mà chúng ta mong muốn thì yêu cầu bản thân phải cần có 3 yếu tố: Thái độ, kỹ năng và kiến thức 3 điểm này rất quan trọng trong mắt nhà tuyển dụng và lãnh đạo khi lựa chọn, tìm kiếm nhân viên cho công ty của họ
+Thái độ ứng xử: nếu chúng ta không giỏi về kiến thức chuyên môn nhưng thái độ làm việc của bản thân tích cực thì đây đã được coi là một điểm cộng rất lớn, qua đó chiếm
Trang 9được thiện cảm từ nhà tuyển dụng thông qua thái độ làm việc thì đó là thành công Thái
độ cũng là yếu tố quyết định đến hiệu quả và chất lượng công việc
+ Kiến thức chuyên môn: là điều nên có và bắt buộc bản thân phải có khi đi xin vào một
vị trí mong muốn trong công việc, đó một lợi thế lớn khi bản thân vững vàng kiến thức khi đứng trước người ứng tuyển so với đối thủ Có thể điểm số học tập của bản thân rất tốt, nhưng khi vào làm hầu hết các doanh nghiệp sẽ đào tạo lại về các kiến thức liên quan tới lĩnh vực chuyên môn mà mình sẽ làm tại đó Vậy nên, kiến thức chuyên môn giúp chúng ta tiếp thu kiến thức một cách dễ dàng hơn và chắc chắn hơn trong quá trình đào tạo
+ Kỹ năng là khả năng bản thân có thể hoàn thành những công việc được giao, tư duy sáng tạo, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý vấn đề và tình huống trong công việc, kỹ năng làm việc nhóm, mức độ thuần thục công việc mình đang muốn ứng tuyển Đây là một trong những điểm nổi bật của bản thân sẽ được nhà tuyển dụng xem xét
-> Trong 3 yếu tố kiến thức - kỹ năng - thái độ thì cả 3 yếu tố đều rất quan trọng nhưng yếu tố quan trọng hơn cả đối với nhà tuyền dụng đó chính là thái độ của bản thân Thái độ của mình trong công việc, thái độ của mình đối với cấp trên và những đồng nghiệp xung quanh sẽ giúp bản thân đột phát và phát triển hơn trong sự nghiệp của mình
Các bước tìm kiếm công việc:
1 Xác định mục tiêu nghề nghiệp: Xác định rõ mục tiêu nghề nghiệp của bạn, bao gồm lĩnh vực bạn quan tâm, vị trí bạn muốn đạt được và môi trường làm việc phù hợp với bạn
2 Tạo hoặc cập nhật hồ sơ chuyên nghiệp:Chuẩn bị hoặc cập nhật CV và thư xin việc của bạn để phản ánh kinh nghiệm, kỹ năng và mục tiêu nghề nghiệp của bạn một cách rõ ràng và chuyên nghiệp
3 Tìm kiếm cơ hội việc làm: Sử dụng các nguồn thông tin như trang web việc làm, mạng xã hội, cơ sở dữ liệu công ty và dịch vụ cung cấp thông tin việc làm để tìm
ra các cơ hội việc làm phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp của bạn
Trang 104 Nộp đơn và thư xin việc: Nộp đơn và thư xin việc cho các vị trí phù hợp và tuân thủ các yêu cầu của nhà tuyển dụng
5 Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn: Chuẩn bị kỹ lưỡng cho các cuộc phỏng vấn bằng cách nghiên cứu về công ty và vị trí, cũng như tập trung vào việc trả lời các câu hỏi một cách tự tin và hiệu quả
6 Tham gia các sự kiện mạng lưới: Tham gia các sự kiện mạng lưới và hội thảo để
mở rộng mạng lưới của bạn và tìm kiếm cơ hội việc làm tiềm năng
7 Theo dõi và theo sau:Theo dõi tiến trình ứng tuyển và sau đó làm các cuộc gọi theo sau để thể hiện sự quan tâm và sự nhiệt tình với vị trí
Qua kỹ năng tìm kiếm công việc, em biết được các bước xin việc cũng như cách làm một bảng CV đẹp, đúng yêu cầu và đầy đủ thông tin Thông qua đó giúp em trau dồi thêm những thứ quan trọng như thái độ, kiến thức chuyên môn và kỹ năng Nhờ đó em cũng học hỏi được một số kỹ năng giao tiếp nên có Để em có thể trao đổi, lắng nghe và tiếp thu với một thái độ chuẩn mực Giúp em hòa đồng với mọi người, được mọi người và cấp trên tin tưởng và yêu quý Xây dựng một môi trường làm việc luôn vui vẻ, thoải mái giúp cho năng xuất làm việc cũng như chất lượng sản phẩm của em được tốt nhất để em dễ dàng hơn trong việc phát triển sự nghiệp của mình
Kỹ năng tiếp khách:
Kỹ năng tiếp khách là tập hợp các kỹ năng và phương pháp cần thiết để tương tác và làm việc với khách hàng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, bao gồm giao tiếp, lắng nghe,
và xử lý các tình huống khó khăn hoặc phàn nàn từ khách hàng
Cách sữ dụng kỹ năng giao tiếp tốt:
Chuẩn bị trước khi giao tiếp:
Chuẩn bị khi giao tiếp là quá trình tập hợp thông tin, xác định mục tiêu và sẵn sàng tinh thần trước mỗi cuộc gặp gỡ hoặc trao đổi để đảm bảo hiệu quả và tự tin trong việc tương tác với người khác Kỹ năng này giúp chúng ta tự tin, chuyên nghiệp hơn khi gặp khách hàng và hạn chế được những sai xót