Đề tài phân tích thiết kế hệ thông quản lý thư viện sách trường Đại học mỏ Địa chất

Chính vì vậy cần đỏi hỏi có một hệ thống quản lý ra đời nhằm giảm bớt tính phức tạp, các khó khăn trong khâu quản lý của thư viện I.KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THIẾT LẬP DỰ ÁN 1.1.Khái quát v

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÀI TẬP LỚN Môn học:Phân tích thiết kế hệ thống

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THÔNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN SÁCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT SINH VIÊN THỰC HIỆN: NHÓM 9 CÁN BỘ GIẢNG DẠY Nguyễn Tài Đức_1921050195 Trần Mai Hương

MỤC LỤ

II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN 9

2.3.1.Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng của quản lý thư viện sách 122.3.2 Mô hình mức khung cảnh của hệ thống quản lý thư viện sách 132.3.3 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống quản lý thư viện sách 132.3.4 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của hệ thống quản lý thư viện sách

15

2

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay tin học đã phát triển đạt đến mức độ cao, ứng dụng vào mọi ngành, mọi lĩnh vực của nền kinh tế đất nước, góp phần quan trọng làm cho các ngành này phát triển nhanh hơn hiệu quả hơn.Như ta đã biết, trong nền kinh tế tri thức ngày nay, sách đóng một vai trò quan trọng trong nền giáo dục và thư viện của các trường là nơi rất bổ ích để sinh viên học tập, tìm hiểu nâng cao kiến thức Với

số lượng sách lớn trong thư viện cũng với việc quản lý thủ công quagiấy tờ lằng nhằng, làm cho người quản lý cảm thấy khó khăn, sinh viên mượn sách cũng vất vả, mất thời gian, nhiều khi dẫn đến sai sót không đáng có Chính vì vậy cần đỏi hỏi có một hệ thống quản

lý ra đời nhằm giảm bớt tính phức tạp, các khó khăn trong khâu quản lý của thư viện

I.KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THIẾT LẬP DỰ ÁN 1.1.Khái quát về thư viện

Thư viện là nơi có chức năng lưu trữ, quản lí, phục vụ việc đọc và tra cứu mọi loại thông tin và các tư liệu liên quan đến nhiều lĩnh vực khoa học khác nhau Đây là một khối lượng dữ liệu khổng lồ được lưu trữ dưới dạng các ấn phẩm khác nhau Nói chung, ở hầu hết các thư viện hiện nay, mọi công việc quản lý chủ yếu được làm thủ công không có sự trợ giúp của máy tính nên mọi hoạt động của thư viện thực sự phức tạp, nặng nề và trùng lặp, công việc tra cứu tài liệu rất bất tiện và gây lãng phí rất nhiều thời gian của bạn đọc

3

Thư viện phục vụ nhu cầu của các sinh viên dưới nhiều hình thức như cho mượn sách, hướng dẫn sinh viên khai thác thông tin, tổ chức hội thảo về sách, khai thác sách từ phía các nhà xuất bản theo yêu cầu của sinh viên Để giúp bạn đọc có thể dễ dàng tra cứu các loại sách báo, tạp chí thì mỗi cuốn sách cần phải được mô tả bằng nhiều thông tin giúp ta tìm đến nó một cách nhanh nhất Người đọc cũng cần được thư viện quản lý thông qua mã sinh viên với một số thông tin cần thiết về bản thân, về sách mà người đó đã mượn tại thư viện Ngoài ra, qua việc mượn sách của sinh viên , thư viện biết được những loại sách có nhu cầu mượn cao do đó thư viện có thể cung cấp thêm việc đặt sách với các nhà xuất bản để đảm bảo được các đầu sách và số lượng để phục vụ sinh viên tốt nhất.

1.2.Hiện trạng hệ thống

- Quá trình hoạt động của thư viện trường đại học Mỏ - Địa Chất cũng như nhiều thư viện khác là phục vụ người đọc dưới nhiều hìnhthức như :cho mượn đọc tại chỗ, cho mượn về nhà, hướng dẫn sinh viên và giáo viên tra cứu thông tin sách, báo

- Hoạt động của thư viện luôn gắn liền với các hoạt động của nhà trường.Các tài liệu, sách báo của thư viện rất phong phú về đầu sách và chủng loại.Mỗt tài liệu được cập nhật thường xuyên, mỗi đầu sách có thể có nhiều bản khác nhau để có thể đáp ứng được nhucầu của sinh viên và giáo viên trong trường

- Phần mềm quản lý thư viện để phục vụ công tác quản lý tài liệu, người quản lý có khả năng bao quát, chịu trách nhiệm đưa ra các thông kê báo cáo định kỳ và thương xuyên về tình hình hoạt động của thư viện Các khâu chuyên trách khác của thư viện sẽ được nhân viên trong bộ phận quản lý đảm nhiệm

4

- Hiện nay sau nhiều năm phát triển, trường ĐH Mỏ - Địa chất đã

có hệ thống thư viện rất chuyên nghiệp, rộng rãi dành cho sinh viên trao đổi kiến thức Với nhu cầu mở rộng để tạo điều kiện cho sinh viên, số lượng sinh viên và số lượng sách đang tăng lên rất nhiều

Vì vậy việc quản lý sách và việc quản lý mượn trả ở thư viện đang diễn ra rất phức tạp Cùng với đó là sự phát triển của CNTT, nhu cầu ứng dụng công nghệ trong quản lý ngày càng phát triển mạnh nên việc có một phần mềm quản lý thư viện là rất cần thiết

1.3.Phạm vi và mục tiêu của khảo sát

• Phạm vi dự án: Thư viện trường Đại học Mỏ - Địa chất

✓ Tính số lượng sách sau khi nhập sách mới, cho mượn sách, nhận lại sách

✓ Báo cáo tình trạng mượn trả sách, những sách đang được mượn, những người vi phạm

✓ Hệ thống được thiết kế đảm bảo: thời gian xử lý nhanh, tra cứu

dữ liệu được chính xác, dễ sử dụng, giao diện thân thiện

5

✓ Quá trình nhập tài liệu mới về sẽ lưu lại tất cả các thông tin vào

hệ thống để khi cần tìm kiếm hay báo cáo sẽ nhanh hơn và an toàn hơn

1.4.Các giải pháp và tính khả thi của khảo sát

• Các giải pháp:

✓ Thư viện tạo ra các thẻ sách gồm các thông tin: mã số sách, tên tác giả, tên NXB, năm xuất bản, số trang, giá tiền, tóm tắt nội dung

✓ Sinh viên muốn mượn sách thì phải có thẻ sinh viên

✓ Khi sinh viên trả sách: xác nhận thẻ sinh viên, xác định sách, việc trả sách được ghi nhận vào dòng ngày trả và tình trạng

✓ Sách bị trả trễ lịch hẹn hoặc hỏng sẽ bị phạt

• Tính khả thi:

✓ Giúp việc mượn, trả sách dễ dàng nhanh chóng

Việc kiểm kê cũng diễn ra nhanh chóng giúp giảm thiểu tối đa ✓thời gian và nhân lực trong công tác kiểm kê sách trong thư viện, tăng hiệu quả của thư viện và tiết kiệm chi phí

 Khó khăn

 Phải trang bị thêm các thiết bị hiện đại như máy tính nên đòi hỏi không ít kinh phí đầu tư từ ban đầu

 Đòi hỏi người quản lý thư viện không chỉ có trình độ về mặt quản lý

mà còn phải hiểu biết về trình độ kỹ thuật nên công việc tạo ban đầu

là một yêu cầu cấp thiết

 Bên cạnh đó là đòi hỏi vấn đề về bảo mật, để chánh được sự sâm nhập của những kẻ phá hoại cũng như có ý đồ sấu

1.5.Dữ liệu cần thu thập khi khảo sát

 Sơ đồ tổ chức, nhân sự và vai trò

6

 Các công việc, trình tự thực hiện, phương tiện, khối lượng và thời gian

 Các quy tắc nghiệp vụ

 Các loại tài liệu và đặc trưng sử dụng

 Tổ chức, các chính sách và hướng dẫn

 Các nguồn lực

 Các điều kiện môi trường

 Sự mong đợi về hệ thống mới của người dùng/ tổ chức

1.6.Phân tích yêu cầu

1.6.1.Yêu cầu của người sử dụng

Mỗi độc giả chỉ được mượn một số sách nhất định trong một khoảng thời gian nhất định.Khi độc giả cần tra cứu tài liệu thì đòi hỏi:

-Việc truy cập dữ liệu phải được thực hiện một cách nhanh

chóng,chính xác.Các thao tác phải thuận lợi,đơn giản,dễ bảo trì,có thể điều chỉnh,có tính mở,có khả năng kiểm tra tính đúng đắn của

dữ liệu,phát hiện và xử lý lỗi,hệ thống phải có khả năng lưu trữ

- Giao diện giữa người dùng và máy phải được thiết kế khoa học,thân thiện,đẹp,gọn và có tính thống nhất về phương pháp làm việc,cách trình bày

- Hệ thống có khả năng trợ giúp,giải đáp thắc mắc của người dùng khi sử dụng.Như vậy hệ thống không chỉ đáp ứng cho người dùng thông thạo về tin học mà còn đáp ứng được với những người dùng

ít hiểu biết về tin học

- Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế độ hội thoại ở mức độ nào đó nhằm cung cấp nhanh và chuẩn xác các yêu cầu bất thường

7

của nhà quản lý,đảm bảo nhanh cho người dùng khai thác tối đa cácchức năng mà hệ thống cung cấp.

1.6.2.Yêu cầu của người quản lý:

- Giúp sinh viên tiện lợi và tự tin hơn trong việc tìm kiếm,tra cứu với nhiều chức năng bổ sung

- Đảm bảo việc tìm kiếm là chính xác và đầy đủ,sinh viên không sợ

bị tìm sót một tài liệu nào đó

- Việc mượn trả tài liệu trở nên dễ dàng hơn,bỏ bớt được các khâu viết phiếu,tra cứu thủ công chậm chạp như trước kia

- Giúp tiết kiệm được nhiều thời gian hơn cho cả độc giả và người quản lý trong các hoạt động mang tính thủ tục

- Nâng cao trình độ tin học của cán bộ quản lý cũng như độc giả,giúp độc giả làm quen với qui trình mượn tài liệu từ các thư viện trên thế giới

- Giúp độc giả có thể mượn được nhiều tài liệu với nội dung phong phú hơn,do có thư viện liên kết

- Giúp độc giả xây dựng thói quen chủ động khi tìm kiếm tư liệu

- Giúp người đọc chủ động hơn thông qua hệ thống tự đánh giá,bầu chọn của độc giả.Người đọc có thể trực tiếp tham gia vào việc đánh giá nội dung của tài liệu

- Việc quản lý quá trình mượn trả sách trở nên dễ dàng hơn,người quản lý chỉ cần sử dụng một máy tính có kết nối vào cơ sở dữ liệu

là có thể lấy ra các thông tin cần thiết.Ngoài ra cũng có thể thực hiện các hoạt động điều tra về nhu cầu,ýkiến độc giả một cách tiện lợi hơn.Từ đó nắm bắt được xu hướng chung của độc giả,nâng cao hiệu quả của thư viện

8

- Từ các tiện lợi trên,độc giả(chủ yếu là sinh viên và cán bộ giáo viên)sẽ xây dựng được thói quen sử dụng thư viện,cảm thấy thích thú với sử dụng thư viện,do đó nâng cao được trình độ chuyên môn,năng lực nghiên cứu nói chung.

II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

2.1.Hoạt động của thư viện

- Sinh viên muốn mượn sách của thư viện trước tiên phải đăng ký làm thẻ

- Quản lý sinh viên: nhập thông tin sinh viên khi sinh viên đến đăng

ký làm thẻ Các thông tin về sinh viên bao gồm: họ và tên, ngày sinh, giới tính, khoa, khoá, mã sinh viên, ngày tạo, ngày hết hạn

- Các thông tin về sinh viên và thẻ sinh viên đuợc luu trữ lại Mỗi sinh viên chỉ có một thẻ sinh viên và mỗi thẻ chỉ thuộc một sinh viên

- Hoạt động muợn trả sách được thực hiện như sau:

+ Sau khi kiểm tra thẻ sinh viên và kiểm tra sách , nếu đúng là sinh viên đã đăng ký và không có sách quá hạn, thì các sách mà sinh viên yêu cầu sẽ đuợc kiểm tra sách đó đã được muợn hay chưa, nếu sách chưa cho mượn thì thông tin về việc mượn sách được lưu lại trên hệ thống

+ Thông tin về sách mượn gồm có: ngày mượn, mã thẻ sinh viên và các thông tin chi tiết về các sách mượn: mã sách, số luợng, số ngày mượn

9

+ Khi sinh viên trả sách thì nhân viên thư viện kiểm tra tình trạng sách trả, và ghi nhận việc trả sách của sinh viên Nếu sinh viên trả muộn so với ngày quy định trên hệ thống thì phải chịu một khoản

lệ phí theo từng loại sách

+ Các thông tin về thủ thư gồm: mã nhân viên, tên nhânviên, điện thoại liên hệ Cuối mỗi tuần làm việc nhân viên thư viện kiểm tra toàn bộ danh sách sách mượn để phát hiện các sinh viên muợn quá hạn Nếu sinh viên mượn quá hạn dưới 3 ngày thì họ sẽ nhận đuợc một gmail nhắc trå sách gồm các thông tin: ngày lập, mã thẻ, họ tên

và thông tin về sách {mã sách, tên sách, tác giả, nhà xuất bản, đơn giá phạt}.Ngoài ra vào tuần cuối cùng của tháng thư viện cũng tạo các báo cáo thống kê số lượng sách mượn trong tháng và báo cáo vềloại sách đang được yêu thích, số lượng sinh viên mượn sách.+ Việc quản lý sách của thư viện như sau: thưòng xuyên nhập thêm các đầu sách dựa trên việc chọn sách từ các danh mục sách mà các nhà cung cấp gửi tới Khi các sách quá cũ hoặc không còn giá trị sử dụng thì thanh lý sách Ngoài ra có thể sửa thông tin về sách khi cầnthiết

+ Thông tin về sách bao gồm: mã sách, tên sách, thể loại, tình trạng,năm xuất bản, nhà xuất bản, tác giả

+ Thông tin về nhà xuất bản gồm có: mã nhà xuất bản, tên nhà xuất bản, địa chỉ, số điện thoại

+ Thông tin về tác giả bao gồm: mã tác giả, tên tác giả, cơ quan công tác, địa chỉ nhà riêng, số điện thoại

2.2.Yêu cầu hệ thống:

Hệ thống thư viện sách được xây dựng nhằm mục đích giải quyết các yêu cầu chức năng sau:

10

✓ Giúp sinh viên tra cứu sách theo loại sách, theo tên sách, theo tácgiả, theo ngôn ngữ, trên các máy tính trạm

✓ Cung cấp cho thủ thư thông tin về các đầu sách một sinh viên đang mượn, hạn phải trả và các cuốn sách còn đang được mượn

✓ Thống kê hàng tháng số sách cho mượn theo các chủ đề, tác giả,

✓ Thống kê các đầu sách không có người mượn trên 1 năm, 2 năm,

3 năm

✓ Hỗ trợ thủ thư cập nhật thông tin sách, xác nhận cho mượn sách

và nhận lại sách khi sinh viên trả sách

✓ Hỗ trợ quản lý các thông tin về sinh viên dựa trên thẻ sinh viên, thông tin sách mượn

✓ Hỗ trợ chức năng quản trị chung hệ thống, trong đó người quản trị chung có thể thay đổi thông tin hoặc thêm bớt các thủ thư

2.3.Yêu cầu chức năng:

✓ Sinh viên có thể tra cứu thông tin sách trên môi trường mạng nội

bộ của thư viện Tuy nhiên, việc mượn và trả sách phải thực hiện trực tiếp trên thư viện Thủ thư sử dụng hệ thống để cập nhật và quản lý quá trình mượn trả sách

✓ Thông tin thống kê phải đảm bảo tính chính xác, khách quan Các hình thức phạt đối với sinh viên quá hạn sẽ được lưu lại và thông báo cho sinh viên biết

2.3.Xây dựng biểu đồ

2.3.1.Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng của quản lý thư viện sách

11

Hình 1:Biểu đồ phân cấp chức năng của quản lý thư viện sách

- Mô tả chức năng:

• Đặt mua bổ sung: admin sử dụng chức năng này để quản lý thôngtin người dùng và danh sách tài liệu được mượn nhiều để bổ sung thêm

• Quản lý tài liệu ở kho : hệ thống cho phép quản lý toàn bộ thông tin tất cả sách của thư viện, cho phép thêm , xóa, thay đổi thông tin của sách

• Quản lý bạn đọc (độc giả): hệ thống cho phép quản lý thông tin cá nhân của từng độc giả, thêm, xóa, sửa thông tin của sinh viên

• Quản lý mượn trả: hệ thống cho phép quản lý việc mượn trả sách của sinh viên, hỗ trợ tạo phiếu mượn, gia hạn sách

•Thống kê và báo cáo: hệ thống cho phép thống kê số lượng sách đãđược mượn, số lượng sách chưa được mượn trong 1 năm giúp người quản lý thư viện nắm rõ tình hình mượn trả sách của thư viện

2.3.2 Mô hình mức khung cảnh của hệ thống quản lý thư viện sách

Báo cáo&thốống kê

Báo cáo

Thốống kê

Hình 2.Mô hình mức khung cảnh của hệ thống quản lý thư viện

- Chức năng chính là chức năng quản lý thông tin thư viện, các tác nhân ngoài của hệ thống là bạn đọc, Cán bộ quản lý, Nhà cung cấp, Tài chính

2.3.3 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống quản lý thư viện sách.

13

Hình 3.Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống quản lý thư viện sách.

- Biểu đồ này phân tích hệ thống một cách chi tiết hơn Nó chỉ ra hệthống làm cái gì, chỉ ra được những yêu cầu với từng chức năng ,

mô tả quá trình trao đổi thông tin qua lại giữa các chức năng của hệ thống

- Các tác nhân ngoài cung cấp thông tin dữ liệu cho hệ thống và nhận thông tin trả lời từ hệ thống.Tại chức năng này xẽ tiến hành lưu các thông tin liên quan đến sinh viên ( họ tên, ngày sinh,mã sinhviên,khoa, ngày làm thẻ, ngày hết hạn sử dụng thẻ ) đồng thời sinhviên chỉ có một mã thẻ duy nhất và nó cũng là cơ sở để phân biệt các sinh viên với nhau

- Chức năng “quản lý bạn đọc" còn có nhiệm vụ loại bỏ những sinh viên nào đã hết hạn sử dụng thẻ mà không đăng ký mới , tất cả

14

những thông tin về ngày làm thẻ và ngày hết hạn sử dụng Bên cạnh

đó chức năng này cũng thực hiện nhiệm vụ thêm thông tin (tên sách, mã sách, loại sách, ngôn ngữ ) khi có một đầu sách mới đưa vào hay tiến hành loại bỏ những đầu sách không còn giá trị sử dụng

- Khi sinh viên có nhu cầu mượn sách thì thông qua mã sinh viên

mà sinh viên nhập vào chức năng “ quản lý mượn trả " căn cứ vào kho sinh viên để kiểm tra xem sinh viên có quyền hay đã hết hạn sửdụng thẻ

- Dựa vào chức năng “quản lý tài liệu kho"mà sinh viên cũng có thểtìm nguồn sách minh cần theo tên sách, thể loại, nhà xuất

2.3.4 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của hệ thống quản

lý thư viện sách.

Ở mức này ta có thể thấy 5 chức năng đặt mua/bổ sung, quản lý tài liệu kho, quản lý bạn đọc, quản lý mượn trả, báo cáo và thống kê còn được phân rã thành nhiều chức năng con khác như:

- Chức năng đặt mua/ bổ sung được phân rã thành ba chức năng: thêm yêu cầu bổ sung tài liệu, lên danh sách tài liệu được mua, tạo yêu cầu đặt mua tài liệu

- Chức năng quản lý kho được phân rã thành 3 chức năng: tìm kiếm tài liệu, cập nhật thông tin tài liệu, xử lý tài liệu quá hạn và hư hỏng

- Chức năng quản lý bạn đọc phân rã thành ba chức năng: tìm kiếm thông tin bạn đọc, cập nhật thẻ bạn đọc, xoá thẻ bạn đọc

- Chức năng báo cáo và thống kê được phân rã thành hai chức năng: báo cáo, thống kê

15