Bài tập lớn phân tích thiết kế hệ thống quản lý tiền lương

Mở đầu Trong thời đại công nghệ số ngày nay, việc sử dụng hệ thống quản lý tiền lương không chỉ là một phần quan trọng của việc quản lý nhân sự mà còn là yếu tố then chốt trong việc tạo

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÀI TẬP LỚN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG

Thực hiện:

TRƯƠNG VĂN CƯỜNG - 2121050428

NGUYỄN LÊ MINH - 2121050399

LÃO PHÚ QUÝ - 2121051110

Hướng dẫn: ThS.VŨ THỊ HẢI YẾN

HÀ NỘI 2024

MỤC LỤC

Mở đầu 3 Chương I Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án, chức năng hệ thống 4

1 Khảo sát hiện trạng

a Mục đích, yêu cầu của đề tài.

b Đặc tả hệ thống

c Khảo sát hệ thống cũ

2 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý tiền lương

3 Chức năng hệ thống quản lý tiền lương

Mở đầu

Trong thời đại công nghệ số ngày nay, việc sử dụng hệ thống quản lý tiền lương không chỉ là một phần quan trọng của việc quản lý nhân sự mà còn là yếu tố then chốt trong việc tạo nên sự minh bạch, công bằng và hiệu quả trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp Hệ thống này không chỉ giúp tổ chức tự động hóa quy trình tính lương mà còn cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về thu nhập cho nhân viên

Đặc biệt, trong bối cảnh môi trường kinh doanh đang ngày càng phức tạp, các công ty đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc duy trì sự cạnh tranh và tăng cường năng suất lao động Vì vậy, việc sử dụng một hệ thống quản lý tiền lương hiệu quả không chỉ là một lựa chọn mà là một yêu cầu cấp thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công của doanh nghiệp

Trong báo cáo này, chúng em sẽ thực hiện một phân tích chi tiết về thiết kế hệ thống quản lý tiền lương dành cho công nghệ, bao gồm các yếu tố quan trọng như các tính năng cần thiết, kiến trúc hệ thống, giao diện người dùng, quy trình làm việc và các yếu tố an ninh dữ liệu Bằng cách này, chúng tôi hy vọng sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về cách thức xây dựng và triển khai một hệ thống quản lý tiền lương hiệu quả, đáp ứng được các nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp trong thời đại số hóa ngày nay

Chương I Khảo sát hiện trạng và thiết lập dự án, chức năng hệ thống

1 Khảo sát hiện trạng

a) Mục đích, yêu cầu của đề tài

Tạo ra một hệ thống quản lý tiền lương hiệu quả và tích hợp để giải quyết các thách thức liên quan đến việc quản lý tiền lương trong doanh nghiệp

Tăng cường tính minh bạch và công bằng: Hệ thống quản lý tiền lương được thiết kế để cung cấp thông tin chính xác và minh bạch về thu nhập và các khoản tiền lương của nhân viên Điều này giúp tạo ra một môi trường công bằng và minh bạch, đồng thời tăng cường sự tin cậy và hài lòng của nhân viên Tối ưu hóa quy trình tính lương: Phần mềm giúp tự động hóa các quy trình tính toán và phân phối tiền lương, giảm thiểu thời gian và công sức của nhân viên nhà quản lý, đồng thời giảm thiểu nguy cơ phát sinh sai sót trong quá trình tính lương

Quản lý nhân sự hiệu quả: Hệ thống cung cấp các công cụ quản lý nhân sự để theo dõi thông tin cá nhân và hồ sơ tiền lương của từng nhân viên Điều này giúp tổ chức hiểu rõ về nhân sự của mình và quản lý tài nguyên nhân lực một cách hiệu quả

Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Hệ thống giúp tự động hóa việc tuân thủ các quy định pháp lý và quy định về tiền lương, giảm thiểu nguy cơ vi phạm pháp luật

và tránh được các rủi ro pháp lý có thể phát sinh

Tăng cường quản lý tài chính: Phần mềm cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo để giúp quản lý hiểu rõ hơn về chi phí tiền lương và tài chính liên quan,

từ đó đưa ra các quyết định chiến lược để tối ưu hóa chi phí và tăng cường hiệu suất tài chính của doanh nghiệp

b) Đặc tả hệ thống

Tên hệ thống: Hệ thống Quản lý tiền lương

Mô tả:

Hệ thống Quản lý Tiền lương là một ứng dụng phần mềm được thiết kế để tự động hóa và quản lý quy trình liên quan đến tính toán, phân phối và quản lý tiền

lương của nhân viên trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp Hệ thống này cung cấp các tính năng và công cụ cho phép tổ chức xử lý các khía cạnh của quản lý tiền lương, từ việc nhập dữ liệu nhân viên đến việc tạo ra các báo cáo và thống

kê liên quan đến tiền lương

Vai trò của hệ thống quản lý nhân sự tiền lương đối với doanh nghiệp:

Hệ thống quản lý tiền lương đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành của doanh nghiệp Cụ thể:

thống

đến thời gian làm việc, quản lý ca gãy, tăng ca, ca kíp cho các phòng ban trong công ty

cho nhân viên; hỗ trợ tính toán lương thưởng một cách chính xác, tự động

linh hoạt với các yêu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp

c) Khảo sát hệ thống cũ

Đề có thể đánh giá được sự hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu, ưu tiên cho hệ thống mới, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới và vạch kế hoạch cho

dự án thì công việc khảo sát hiện trạng là một công việc rất quan trọng Trong

đó việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương cũng không nằm ngoài mục tiêu có được thông tin chính xác, hiệu quả và đáp ứng những nhu cầu của thực tế xã hội hiện nay Dựa vào việc tìm hiểu và đánh giá hiện trạng nhằm phát hiện những nhược điểm cơ bản của hệ thống cũ, đồng thời cũng định hướng cho hệ thống mới cần giải quyết “cải tạo cái cũ xây dựng cái mới” Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế của nước ta còn chưa phát triển, quy mô của các cơ quan, xí nghiệp còn nhỏ nên việc sử dụng máy tính trong việc quản lý còn nhiều hạn chế, công việc quản lý vẫn chưa dạt hiệu quả cao

Nhưng ngày nay nền kinh tế ngày càng phát triển, các cơ quan tổ chức doanh nghiệp ngày càng được mở rộng, đòi hỏi công tác quản lý tiền lương phải có sự quản lý chặt chẽ, tránh sai sót Do vậy mà quản lý thủ công đã dần dần không phù hợp với xu hướng thời đại mới mà thay vào đó là việc sử dụng công nghệ

mới vào việc quản lý nhân sự và tiền lương Cụ thể là tại Công ty Cổ phần khoáng sản Tân Thủy

Ưu điểm của hệ thống cũ.

 Vì là một hệ thống có sử dụng phương pháp thủ công nên rất thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, không bị ùn tắc công việc

 Chính vì là một hệ thống có quy mô nhỏ, công việc kinh doanh chỉ mang tính chất gia đình nên không cần phải đầu tư máy móc, thiết bị tin học cho các cán bộ quản lý

Nhược điểm của hệ thống cũ

 Thiếu phương tiện xử lý thông tin nên việc lưu trữ thông tin về nhân viên rất phức tạp phải sử dụng rất nhiều loại giấy tờ sổ sách cồng kềnh, nơi lưu trữ không được thuận tiện, toàn bộ số hồ sơ này được lưu trữ ở phòng nghiệp vụ

 Việc lưu chuyển thông tin bất hợp lý do vậy mà khi cần tìm kiếm những thông tin về một nhân viên nào đó sẽ rất mất thời gian

 Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khó khăn vì khi thay đổi cần phải huỷ bỏ toàn bộ số hồ sơ cũ có liên quan

và hồ sơ mới phải có quyết định của giám đốc

 Khi nhập hồ sơ nhân viên với một số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch, phải sử dụng nguồn nhân lực lớn không đáp ứng được nhu cầu liên tục

 Mất thời gian và sai sót bởi việc chấm công, tính lương có thể gặp nhiều lỗi phát sinh, khi thực hiện tính toán thủ công có thể tính lương sai, chấm công thiếu

Như vậy, hệ thống cũ này chỉ phù hợp cho việc phát triển các doanh nghiệp nhỏ, còn để phát triển các doanh nghiệp lớn thì sẽ rất phức tạp, phương pháp thủ công không có khả năng đáp ứng, mà đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức hợp lý, phương tiện xử lý thông tin phải đầy đủ và đặc biệt là phải có lực lượng đội ngũ nhân viên có năng lực để quản lý công việc

Một hệ thống thông tin thường khá phức tạp mà không thể thực hiện trong một thời gian nhất định bởi vậy cần hạn chế một số ràng buộc để hệ thống mang tính khả thi nhất định Tại thời điểm này cần xác định các mục tiêu cho dự án

và chính các mục tiêu này là thước đo để kiểm chứng và nghiệm thu dự án sau này

Ưu điểm của hệ thống mới

 Sử dụng máy tính vào việc xử lý thông tin nên việc lưu trữ các thông tin cần thiết rất dễ dàng, thuận tiện và không bị mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin

 Với sự trợ giúp đắc lực của công nghệ thông tin thì hạn chế tối thiểu việc

xử lý thủ công, tạo ra một hệ thống giao diện thuận tiện cho mọi người sử dụng, việc lập các tổng hợp báo cáo thuận tiện nhanh chóng

 Giảm được số lượng nhân viên làm việc trong khâu quản lý tránh được tình trạng dư thừa và rút ngắn công việc của nhân viên xử lý

Nhược điểm của hệ thống mới.

 Do việc sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin khoa học kỹ thuật hiện đại nên cũng phải có kinh phí để triển khai

 Yêu cầu phải có khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới do vậy phải đào tạo một đội ngũ nhân viên có tay nghề cao

 Trước đây sử dụng hệ thống cũ với phương pháp thủ công do vậy phải thay đổi để phù hợp với xu hướng hiện nay,

Sau khi khảo sát và đánh giá sơ bộ hệ thống cũ và đưa ra giải pháp cho hệ thống mới thì tôi thấy rằng do sự phát triển của xã hội hiện nay phương pháp thủ công của hệ thống cũ không thể đáp ứng được các nhu cầu cần thiết của công ty và không thoả mãn được nhu cầu ngày càng cao trong việc sản xuất kinh doanh Do vậy mà công ty cần phải xem xét và chú trọng đến việc thay thế lại hệ thống cũ bằng hệ thống mới hiệu quả hơn có sử dụng các phần mềm máy tính quản lý nhân sự và tiền lương Đó là một phần rất quan trọng để phát triển công việc kinh doanh ngày hiệu quả hơn

2 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý lương

1 Quản lý Thông tin Nhân viên:

Cho phép nhập và quản lý thông tin cá nhân của nhân viên, bao gồm thông tin liên lạc, thông tin về hợp đồng lao động, v.v

Hỗ trợ tạo và quản lý hồ sơ tiền lương của từng nhân viên, bao gồm các thông tin về lương cơ bản, phụ cấp, kỳ nghỉ phép, và các khoản phụ lục khác

2 Tính toán và Xử lý Tiền lương:

Tự động tính toán tiền lương dựa trên các thông tin được nhập từ hồ sơ của nhân viên và các quy định liên quan đến tiền lương

Hỗ trợ xử lý các khoản trừ và các khoản phụ cấp theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật

Cung cấp tính năng tạo và phân phối phiếu lương cho nhân viên

3 Quản lý Thời gian làm việc và Chấm công:

Hỗ trợ quản lý thời gian làm việc và chấm công của nhân viên thông qua các công cụ quản lý thời gian

Tích hợp các tính năng chấm công tự động hoặc thủ công, bao gồm việc ghi nhận giờ đến và giờ về của nhân viên

4 Báo cáo và Thống kê:

Cung cấp các báo cáo và thống kê về tiền lương, bao gồm báo cáo về tổng chi phí tiền lương, báo cáo về lương trung bình theo bộ phận hoặc theo chức vụ, v.v

Hỗ trợ tạo và lập lịch các báo cáo tự động để cung cấp thông tin liên quan đến tiền lương cho các bộ phận quản lý và các bên liên quan khác

5 Kiến trúc:

Hệ thống Quản lý Tiền lương có thể được triển khai dưới dạng một ứng dụng web hoặc một ứng dụng di động, tùy thuộc vào yêu cầu và điều kiện của doanh nghiệp

Có thể tích hợp với các hệ thống khác như Hệ thống Quản lý Nhân sự (HRM),

Hệ thống Quản lý Chấm công, Hệ thống Quản lý Tài chính, v.v., để tạo ra một

hệ thống quản lý toàn diện và liên kết

6 Giao diện người dùng:

Giao diện người dùng được thiết kế để dễ sử dụng và trực quan, giúp người dùng dễ dàng tương tác với các tính năng và công cụ của hệ thống

Cung cấp các tính năng đa ngôn ngữ và đa nền tảng để phù hợp với nhu cầu

sử dụng của người dùng trong môi trường đa dạng

7 An ninh và Bảo mật:

Hệ thống cung cấp các biện pháp bảo mật như xác thực hai yếu tố, mã hóa dữ liệu, và quản lý quyền truy cập để đảm bảo an toàn cho thông tin nhân viên và

dữ liệu liên quan đến tiền lương

Tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật và quy định pháp lý liên quan đến bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu nhạy cảm

3 Các chức năng của hệ thống quản lý lương

a) Các chức năng cho quản lý:

• Gửi thông báo:

Cho phép quản lý gửi thông báo cho nhân viên về các sự kiện quan trọng, thay đổi trong công việc, hoặc thông tin khẩn cấp

• Sắp xếp ca làm việc:

Hỗ trợ tự động hoặc thủ công sắp xếp ca làm việc cho nhân viên

Cung cấp công cụ để quản lý đối ca và tìm người thay thế khi cần thiết

• Quản lý vào/ra và vị trí:

Theo dõi thời gian vào/ra của nhân viên thông qua các hệ thống chấm công Cung cấp thông tin vị trí làm việc của nhân viên thông qua GPS hoặc hệ thống

vị trí

• Quản lý yêu cầu nghỉ phép, tăng ca, tạm ứng, bổ sung công :

Hiển thị và quản lý các yêu cầu từ nhân viên về nghỉ phép, tăng ca, tạm ứng lương, và bổ sung công

Cho phép quản lý duyệt hoặc từ chối các yêu cầu này

• Theo Quản lý công việc:

Phân công công việc cho đội ngũ nhân viên

dõi tiến độ công việc và thời gian hoàn thành

• Quản lý hồ sơ nhân viên:

Lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân, hồ sơ công việc của nhân viên

Cập nhật thông tin nhân viên khi có thay đổi.

• Quản lý lịch công việc của công ty:

Tạo và sắp xếp lịch làm việc cho toàn bộ công ty

Hiển thị sự kiện, cuộc họp, và ngày lễ

• Báo cáo tức thời:

Cung cấp báo cáo tức thời về tình hình nhân sự, như số lượng nhân viên, tình trạng làm việc, và các yêu cầu từ nhân viên

b) Tính năng cho nhân viên:

• Chấm công thông qua điện thoại:

Cho phép nhân viên chấm công thông qua ứng dụng trên điện thoại di động, sử dụng kết nối Wifi hoặc GPS

• Đồng bộ máy chấm công & Camera AI:

Tích hợp với hệ thống máy chấm công và camera AI để nhận diện khuôn mặt

và chấm công tự động

• Xem lịch công việc:

Hiển thị lịch làm việc của mình và yêu cầu đổi ca làm việc nếu cần

• Quản lý yêu cầu nghỉ phép, tăng ca, thanh toán :

Gửi yêu cầu nghỉ phép, tăng ca, thanh toán lương, tạm ứng lương, hoặc bổ sung công thông qua ứng dụng di động

• Theo dõi công việc được giao:

Xem danh sách công việc được giao và tiến độ hoàn thành của mình

• Quản lý số phép còn:

Theo dõi số ngày nghỉ phép còn lại và lịch sử sử dụng phép

• Xem phiếu lương:

Xem thông tin về lương, các khoản thanh toán, và các khoản khấu trừ trên điện thoại

• Thiết lập cảnh báo nhắc nhở quên chấm công:

Thiết lập cảnh báo nhắc nhở để nhận thông báo khi quên chấm công, giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu chấm công