Bài tập lớn môn phân tích thiết kế hệ thống Đề tài phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho hàng cho một công ty

Đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho của một công ty”là một đề tải khá hay giúp phát triển được những điểm mạnh của ngành CNTT vào quản lí hàng hóa đồng thời cũng khắc phụ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MO - DIA CHAT KHOA CONG NGHE THONG TIN

BAI TAP LON

MON PHAN TICH THIET KE HE THONG

Hà Nội, 2022

Đồ Thị Phương Thảo — Khoa học máy tính K64

Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ thông

LỜI CẢM ƠN

Không có sự thành công nào mà không gắn liền với sự hỗ trợ, giúp đỡ từ mọi người xung quanh Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường Đại học đến nay, chúng em đã nhận được nhiều sự quan tâm và giúp đỡ của thầy cô, gia đình và bạn bè Chúng em xin gửi đến Ban Giám Hiệu trường Đại Học Mỏ Địa Chất và các Giảng Viên khoa Công Nghệ Thông Tin lời cám ơn sâu sắc, đã tạo điều kiện để sinh viên chúng em có môi trường học tập thoải mái, với đầy đủ cơ sở hạ tầng cũng như cơ

sở vật chất, và chất lượng bài piảng một cách tốt nhất

Chung em xin cam ơn khoa Công Nghệ Thông Tin đã giúp chúng em được mở mang tri thức về môn học “Phân tích và thiết kế hệ thống + BTL”, một môn học hết

sức quan trọng, giúp sinh viên có thể hiểu vả phân tích được những điểm mạnh va

điểm yếu của một hệ thống, từ đó có thể tìm ra cách khắc phục và thiết kế một hệ thông mới sao cho phủ hợp và hiệu quả hơn, đáp ứng được gần gũi với nhu cầu thực tế hơn nữa

Em xin chân thành cảm ơn Giảng viên Th.S Nông Thị Oanh đã hướng dẫn tận tình,

và giảng dạy chúng em những bài giảng chất lượng, để chúng em có được đây đủ kiến thức để hoàn thành bải tiêu luận này Hi vọng thông qua những nỗ lực tìm hiểu của

chúng em sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn tầm quan trọng của việc phân tích và thiết kế hệ

thông, cũng như áp dụng được nó vào đời sông nhiêu hơn nữa

Đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho của một công ty”là một đề tải khá hay giúp phát triển được những điểm mạnh của ngành CNTT vào quản lí hàng hóa đồng thời cũng khắc phục một số vẫn đề còn yếu của việc quản lí hàng hóa bằng phương pháp thủ công và bán thủ công Với những giới hạn về kiến thức và thời gian,

trong quá trình tìm hiểu chúng em không tránh khỏi thiếu sót, mong thây, cô vả các

bạn góp ý để chúng em hoàn thiện hơn nữa những kiến thức của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ thông

2 YÊU CẢU 22222222 2EE11213171E171 1E T1 1E.T1E T111 5

II PHẠM VINGHIÊN CỨU 5 5-2522 x2 tr r1 1x 1c rrrrrrrerreee 6 IV ĐỐI TƯỢNG KHẢO SÁT, PHẦN TÍCH NGHIÊN CỨU 55-555c55cccccccS- 6

V — KẾT CẤU ĐỀ TẢI 5- 2S 21 3221271 EE1E11.71E T1 TT1 1E11E11.1 11.1E11E111 1 1e cieE 6 CHƯƠNG I: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO 7

IL CƠ CẤU TÔ CHỨC CỦA HỆ THỐNG - 05c 2222 nh Hee 7

L QUẢN LÍ NHẬP KHO S 212 2221 TE E112 1211.1111.111 1111.111.1111 7

2 QUẢN LÍ XUẤT 22 2S 2 32132215 171E1E121121E1T1TE1.T1E11E1T1T 1.1E.1E11.1 1.1.111xeE 7

3 QUAN LA TON .vcescsssesscsssssssesssessessvesseessessesssvessessussasssvesssesusssvssesessessesusssveaseesussassensssesneeseesaseness 7 TW: 4: ong ,), ).).),à,), )H,HHHHA 7

Tl MO TA HOAT ĐỘNG CỦA HỆ THÓNG 5-0522 ntrntrnrrrrrrrerrrrerrei 8

HI CÁC MẪU BIÊU 2-52 2S 2 3221322117 111.11 271.1E 11.1E11E11.11.111E111111 xe 8

TV PHÊ PHÁN HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG -.- 205 ninh ree 8

V NHU CÂU TIN HỌC HÓA 0 2S 22tt 22 222 2H H1 tt rererrre 8

VI CÁC YÊU CẤU ĐỐI VỚI HỆ THÖNG MỚI - tr nrerrrrrrrerrrree 8 CHUONG 2: PHAN TICH HE THONG VE CHỨC NĂNG oi ctinerrerereerrerke 9

I BIEU DO PHAN CAP CHUC NANG Lu ceccesscescesscssssesseessssssescssssessenesesstessuessesseseseessesneaseneess 9

1 SO DO PHAN CAP CHUC NANG cecscsssssssssssssssssesssccsssesssecssscessesssessssesssestecsseeeseasessessneseesseesees 9

2, XAC DINH CHUC NANG CHI TIET wiscescccsscssssssssssssssssnseessesssessssessessssessssesuceeseceaseesneeecesseaneesnes 9

3 ĐẶC TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG LÁ

Th MÔ HÌNH LUÔNG DỮ LIỆU 25-552 25S2SthStrhEErEEkrtrksrkerrerrrerrerres 11

1 BLD MỨC KHUNG CẢNH 2 252 21 22221227 EEE111213171E 1711.1111.111 cre 11

2 BLD MỨC ĐỈNH 2- 52 2s 2n 3213121111213 111E1T.TE1.11 1E111.1.1.1.1E T11 12

3 BLD MỨC DƯỚI ĐỈNH 5c 2+2 222322 HE 31715271 1E 11.21111 11.1E11E1111 11.1 cie 13

Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ thông

CHƯƠNG 3: PHẦN TÍCH HỆ THÖNG VẺ DỮ LIỆU 52- 5522552225 cesses cesseeseesseene 18

I XÂY DỰNG MÔ HÌNH THỰC THẺ LIÊN KẾT -. 5c 255 2cccccxecererrrererreee 18

1 XÁC ĐỊNH KIỂU THỰC THẺ, KIỂU THUỘC TÍNH 2-5252 2 *SEExsEseExerserrxee 18

2 XÁC ĐỊNH KIỂU LIÊN KẾT - 22-5 2S 3SE9132E3913571E111711121.112111111 11111111 rree 19

3 VẼEN 2 HH nành H TH TH HH1 1x11 11111 TH n1 11 111gr 20

4 CHUYÉÊN ĐÔI ER VỀ CÁC BẢN GHI LOGIC 5-5: 22s E2 211151111 EEEkrtke 20

Tl, XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUAN HỆ c5 St S2 tre 21

HI HOÀN THIỆN CSDL, LOGIC 5-5 - 25222222212 3121273 EE.1171E11E 17111.111.111 E.11xeE 21

CHƯƠNG 4: THIẾT KE HE THÖNG 55252222 222 E2 x2 rErrrrrkrrrrrrrrkrrrrrerrrrrrree 22

IL THIẾT KẾCSDLVẬT LÝ - 5c 5 S2 SSr tre trererrrrrrrrkes 22

I THIẾT KẾ GIAO DIỆN 5: 255 22tr 22v 22 E21 rrrrrrrrrrererrrrre 25

1L THIẾT KÉ GIAO DIỆN NHẬP LIỆU - - 2-2 2 S212 E21EEE2132752731121E1E 1e .1e tr rxkE 25

2 THIẾT KẾ GIAO DIỆN BẢO CÁO s t TH HT TH 1 110111 1 1x11 ke rkrreg 27

3 THIẾT KẾ GIAO DIỆN HỎI ĐÁP - 5 2 1 S21 3E11811711171511 21511.151.111 1xx Ekrkrree 28

Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ thông

l I0 r1) 03 NT -.4 H, 8

Hình 2: Phiếu xuất kho -. -¿: 522222222 22222211222213222.T711ET TTr TT 9 Hình 3: Phiếu kiểm kê 22+: 2222222222222221E27TE1E TT TT 9 Hình 4: Phiếu bảo hành 22+: 52222222222222122222213122T7E2ET TT TT.mTTTHrHririiriirriiro 10

Hith 5: Thé kh ẮÁ 11 Hinh 6: So dé phan cap chtte nang cecccscccssessecssesscssecsssssecssecsscssecsssessceseesecssessueesecsseasessaeeseeeseeseaneeeescess 13 Hình 7: BLD mức khung cảnh 22 231 TT TT HT Hà TH Hà TT HH Hà TH TH Hà TH Tà He 17 Hình §: BLD mức đỉnh 18

Hình 9: Biểu đồ tiến trình 1.0 Nhập hàng 25252232 22x E221 EEEEr.Errkrrkrrrrrrrsrrsre 19

Hình 10: Biểu đồ tiến trình 2.0 Xuất kho -: 2222222222 ri 20

Hình 11: Biểu đề tiến trình 3.0 Lập đề nghị thanh toán - 2+: 52252222 EEtExerxrrrrrrrerrerrrrrree 21 Hình 12: Biểu đồ tiến trình 4.0 Báo cáo thống kê 50c nọ n2 xi H21 tr re rrrrrrrrrre 22

Hình 13: Nhân viên nhập hàng vào kho từ nhà cung cấp . - ¿c5 St t2 EErxtkxrrrrrrkxerrerrrrrrrree 24 Hình 14: Hàng hóa thuộc danh mục hàng + - 2 +23 3T >3 TT HT HT HH Hà TH TT Tnhh 24

Hình 15: Nhân viên xuất hàng từ kho cho KH 2-5252 E2EEE2ExSEEEEEESEErErrrrkrrkrerkrrrkrrrrrrrrriee 25

š00I 0150 /00010.05 2T e 25 Hình 17: Mô hinh dữ liệu quan hỆ - 5 22 23 E3 ST HT TT KH TT Hà HH Hà HT KH 27 Hình 18: Giao diện cập nhật thông tin hàng hóa - 2 122 22213 E321 2E TT kg TH Hà hen 31 Hình 19: Giao diện cập nhật thông tin khách hàng 31 Hình 20: Giao diện tìm kiểm thông tin hang hOa cccccessessssssccstessessscsssecsesssecsscesscesecsecsseesecesecseeaseceseeseees 32 Hình 21: Giao diện hóa đơn xuất kho S333 E33 k TT EEEkESE TT TT TT HT 32 Hình 22: Giao diện hóa don gia tri gia tang ee eee 23 LH TH TT HT HT HT TH Hàn Hà Hư 33 Hình 23: Giao diện báo cáo tình hình sử dụng hóa ỔƠñ G3 nàn TT ng 34 Hinh 24: Giao dién dang hap NA 34

Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ thông

PHẢN MỞ ĐẦU

I _ LÝ DO CHỌN ĐÈ TÀI

Quản lí kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lí phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không chỉ có mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế Quản lí thống nhất mô hình nảy trong kho không phải việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp kho truyền thông

Phan mềm quản lí kho hàng là một giải pháp tiên tiến Nó là một hệ thống đầy đủ quản lí thông tin về kho, vật tư hàng hóa cũng như các nhiệm vụ nhập kho, xuất kho

nội bộ, kiểm kê kho vật tư và điều chỉnh vật tư sau khi kiểm kê

Đê xứ lí thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì ngành công

nghệ thông tin đã phát triển tương đối trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng,

nó đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cần thiết đó Công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh

chong ma không mắt đi sự chính xác

Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lí kho giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên liệu

và sản phâm một cách chính xác, kịp thời Từ đó, người quản lí doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Xã hội phát triển không ngừng và kéo theo là sự lớn mạnh của các doanh nghiệp, td chức Chính vì vậy mà việc quản lí sao cho chặt chẽ là nhụ cầu cấp thiết của các doanh

nghiệp Lĩnh vực quản lí kho trong các doanh nghiệp hiện nay đang có nhu cầu cao vỉ

số lượng hàng hóa được nhập và xuất trong một thời điểm là rất lớn và đòi hỏi chính xác và thời gian cũng là yếu tố quan trọng Như vậy, chúng em nhận thấy nếu có một phần mềm quản lí kho đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ cũng như đòi hỏi của công việc thì đây sẽ là một thị trường lớn cho phần mềm quản lí kho.

Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ thông

H MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẢU CỦA HỆ THÓNG

1 MUC DICH

Tổ chức lại một số bộ phận của doanh nghiệp Đồng thời nâng cao hiệu quả của công việc cũng như làm cho bộ máy hoạt động tốt hơn Việc quản lí cũng trở lên dễ dàng, chính xác và nhanh sọn, không mất thời gian và việc quản lí theo một thê thống nhất

2 YEU CAU

2.1 Yêu cầu chức năng của hệ thông

> Quản lý các thông tin về hàng hóa trong kho

> Quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho, kiểm kê, bảo hành

> Nhập, xuất, sửa, xóa thông tin hàng hóa

> Quản lý chính sách đôi trả hàng hóa

2.2 Tỉnh dễ dùng

Hệ thống hoạt động liên tục 6 ngày/tuần, với thời gian dừng hoạt động không quá 10%, giup các nhân viên bên bộ phận quản lý kho thực hiện các công việc một cách nhanh, chính xác, hiệu quả

Ill PHAM VI NGHIEN CỨU

Đề tài nghiên cứu hệ thống quản lý kho hang của công ty lốp xe Advance Việt Nam

IV ĐÓI TƯỢNG KHẢO SÁT, PHẦN TÍCH NGHIÊN CỨU

Nhân viên quản lý bên bộ phận kho hàng, nhà phân phối, khách hàng

V KETCAU DE TAI

Gém 4 chuong:

> Chương 1: Khảo sát và đánh giá hệ thống quản lý kho

> Chương 2: Phân tích hệ thống về chức năng

> Chương 3: Phân tích hệ thống về dữ liệu

> Chương 4: Thiết kế hệ thống.

Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ thông

PHAN NOI DUNG CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HE THONG QUAN LY

KHO

I CƠ CÁU TO CHUC CUA HE THONG

Sau môi lan nhập hàng bộ phận quản lí kho sé ghi lai chi tiét hang xuat vao phan

mềm chỉ tiết hàng hóa, đề tiện theo dõi hàng hóa trong kho Khi loại hàng nào trong

kho sắp hết hoặc hết thì bộ phân quản lí kho sẽ tiến hành báo cho ban quản lí Ban quản lí giao cho bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp và tiến hành mua hàng Khi hàng được nhập vào kho, bộ phận kho nhận phiếu giao hàng và kiếm tra số lượng và chất lượng hàng, sau đó tiền hành nhập phần mềm để nhập kho Những hàng hóa không đáp ứng nhu cầu số lượng và chất lượng sẽ được bộ phận quản lí kho giao cho bộ phận mua hang tra lại bên nhà cung cấp cùng với biên bản kiểm nghiệm hàng hóa Một số hàng hóa khi xuất kho bán cho khách hàng mả không đáp ứng nhu cầu khách hàng cũng nhập về kho chờ xử lí Việc theo dõi hàng nhập kho được diễn ra liên tục và thông tin về hàng trong kho được bộ phận kho theo dõi ngày, tháng, quý, tuần

2 QUẢN LÍ XUẤT

Bộ phận mua hàng tiếp nhận yêu câu mua hàng của khách hàng, gửi đên bộ phận kho Bộ phận kho kiểm tra lượng hàng trong kho, gửi thông báo về số lượng hàng cho bộ phận bán hàng Nếu đủ đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì bộ phận bán hang lập hóa đơn bán hàng và p1ao cho khách hàng hóa đơn bản sao Khách hàng nhận hóa đơn và giao cho bộ phận quản lí kho Bộ phận quản lí kho kiếm tra hóa đơn và lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được gửi cho khách hàng và một phiếu được giữ lại lưu kho Khi xuất hàng, thông tin về hàng xuất cũng được sẽ được lưu vào phần mềm để tiện đối chiếu kiểm tra

Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ thông

Thẻ kho được sử dụng đề ghi chép về số lượng hàng hóa nhập vào, xuất ra, tồn đọng trong kho cũng như tất cả các thông tin về nguyên vật liệu như công cụ, dụng

cụ, sản phâm có cùng nguồn sốc

Các thẻ kho thường sẽ được ghi chép vào thời điểm cuối ngày

II MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THÓNG _

> Công ty lôp xe Advance Việt Nam nhập hàng về từ các nhà cung cập và chuyên phân phối sỉ lẻ cho các đại lí ở nhiều phạm vi tỉnh thành khác nhau Quản lí nhiều kho hàng củng lúc Luôn kiêm tra được số lượng và giá trị hàng hóa tồn trong mỗi kho và tông các kho đề đưa ra quyết định nhập thêm hàng hóa hay hạn chế nhập thêm, thay đổi giá bán hợp lí

> Cung cấp cho khách hàng một tài khoản để đăng nhập vào hệ thống

> Kiểm tra lượng hàng còn trong kho có đủ đáp ứng nhu cầu khách hàng, nếu không đủ tiễn hành luân chuyên kho

> Quản lí, theo đối việc nhập, xuất, tồn kho, quá trình luân chuyên của các đơn hàng(ngày đặt hàng, ngày giao hàng, giá tiền, tên khách hàng, người giao ), trả hàng

> Quản lí việc xuất, nhập hàng (ngày nhập kho, tên kho, tên nhà cung cấp, nhân viên kí nhận việc nhập, số lượng hàng, số lô nhập, đơn gia )

1 CAC MAU BIEU

> Khi nhập hàng, xuất phiêu nhập kho:

Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ thông

> Khi bán hàng, xuất phiếu xuất kho:

Hinh 2: Phiéu xudt kho

> Kiểm tra tôn kho, xuất phiếu kiếm kê:

PhieuKiemKe

Phiéu Kiém Ké

MsPeuk: [TT] mem: [——

Ngay Kiem Ke: | I

Danh sách tôn kho

Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ thông

> Phiếu bảo hành:

Thoi Gian Két Thuc: | i]

Tạo Các Phiếu In Các Phiếu

Hình 4: Phiếu bảo hành

> Thẻ kho:

Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ thông

Đơnvi: Mẫu sô S08-DNN

Dia chi: (Banhành theo Thôngtư sô 1 33/201 ó/TT-

BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)

sóTr| N8 từ Diễn gái| nhập, ễ [Eý xác nhận

Nhập | Xuất xuât | Nhập | Xuất | Tên

Người lập biêu Kê toán trưởng Người đại diện theo pháp luật

(Ky, ho tén) (Ky, ho tén) (Ký, họ tên, đóng dâu)

Ghi chú: Đi với trường hợp thuê dịch vụ làm kế toán làm kế toán trưởngthì pha gh rỡ số

Giây chứng nhận đăng lý hànhnghệ dịch vụ kệ toán, tên đomvị cungcâp dịch vụ kệ toán

Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ thông

Ví dụ khi muốn tra cứu thông tin của một sản phâm nào đó, với đống số sách không lỗ hay là một việc vô cùng khó khăn Các nhà quản lý cũng khó quản lý của

hàng hóa cua minh

Đề khắc phục nhược điểm của hệ thống cũ, hệ thông mới được ra đời đề giúp giảm bớt công việc của nhân viên, cũng như giúp các nhà quản lý dễ dàng quản lý kho hàng hơn việc ứng dụng CNTT đã mang lại thuận tiện cho công tác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nằm bắt được thông tin về hàng hóa Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thê đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh đoanh

Vv NHU CẢU TIN HỌC HÓA - S

Qua quá trình khảo sát hệ thông đã năm bắt được những thông tin và những yêu cầu của hệ thống quản lí kho Quy trình nghiệp vụ quản lí kho phải tổng hợp thông tin mặt hàng từ nhiều kho, quản lí số lượng, giá tiền của hàng hóa, xuất, nhập kho đòi hỏi sự chính xác cao Đối với một công ty thì lượng hàng hóa là rất lớn Đề đáp ứng nhu cầu quản lí nhanh gọn, chính xác, hiện đại thì không thế làm theo các phương pháp truyền thống mà bắt buộc phải tin học hóa gần như hòan toàn quy trình trong hệ thống

Ngoài ra yêu cầu về an toàn dữ liệu là điều cần thiết đối với các công việc nói chung và rất cần thiết đối với các công việc kinh doanh nói riêng Dữ liệu phải được bao vệ sao cho chỉ có những người có nhiệm vụ mới được quyền xem xét chỉnh sửa

đữ liệu

Dựa vào tiềm năng của máy tính cũng như tính thực thi của hệ thống để xử lí nghiệp vụ quản lí kho nhằm giảm thiêu mọi khó khăn, chí phí, đảm bảo độ tin cậy, thông tin của công ty luôn được chính xác Hệ thống được xây dựng mang tính khách quan sát thực, thân thiện với người sử dụng, p1úp công việc quản lí kho của công ty luôn mang lại hiệu quả cao

VILCÁC YEU CAU DOL VOI HE THONG MOI

Xuat phát từ thực tê khảo sát hiện trạng, phân tích ưu nhược điệm của hệ thông hiện tại Trên cơ sở kế thừa những ưu điểm, khắc phục những khó khăn của hệ thông hiện tại đê đề xuât một hệ thông mới Đưa máy tính vào phục vụ các yêu câu

12

Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ thông

cấp xuất, nhập kho và quản lí hàng hóa một cách thông minh, bằng cách xây dựng chương trinh pọn nhẹ, nhưng hoạt động có hiệu quả thiết thực

CHUONG 2: PHAN TICH HE THONG VE CHUC NANG

I BIEU DO PHAN CAP CHUC NANG

1 SO DO PHAN CAP CHUC NANG

1 Nhập hàng 2 Xuất kho 3 Lập đề nghị 4 Báo cáo thông

thanh toán kê

4.2 Lap thé kho

3.2 Đối chiếu 1.2 Kiểm tra hàng 2.2 Kiểm tra hàng

báo hỏng 2.4 Lập phiếu xuất

Hình 6: Sơ đồ phân cấp chức năng

2 XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG CHI TIẾT

Trên cơ sở phân tích và mô tả, căn cứ theo yêu câu và nhiệm vụ đắt ra nhóm

chúng em xác định được các luỗng thông tin đầu ra và đầu vào của hệ thống như đã nói ở trên Công tác quản lý kho hàng của công ty gồm nhiều chức năng như: Quản

lí việc xuất, nhập hàng vào kho, tồn kho và quản lý chặt chẽ cả sỐ lượng và chất lượng hàng hóa, nhập vào thanh đăng ký, báo cáo và thông kê

- _ Chức năng quản lý nhập hàng:

® Cập nhật hàng mới về

¢ Kiém tra hang va hoa don

¢ Lap phiéu nhap kho

- _ Chức năng quản lý xuất kho:

e_ Tiếp nhận hóa đơn order

Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ thông

¢ Kiém tra số lượng và chất lượng hàng hóa

©_ Cập nhật hàng xuất kho

®_ Lập phiếu xuất

- - Chức năng thanh toán:

¢ Téng hop hoa don ban hang

* D0i chiếu hóa đơn tài chính

®_ Lập đề nghị thanh toán

- _ Chức năng báo cáo thống kê:

® Lập báo cáo thẻ kho

®- Lập báo cáo nhập xuất hàng

®_ Lập báo cáo tồn kho

3 ĐẶC TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG LÁ

Các chức năng chỉ tiết (lá) Nhóm lần 1 Nhóm lần 2

Quản lý kho hàng

Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ thông

Lập báo cáo bán lẻ trong ngày

Lập thẻ kho

Lập báo cáo nhập xuất kê

Lập báo cáo tôn thất

Lập báo cáo tồn kho

Báo cáo thông

Bảng 1: Mô tả các chức năng lá Đặc tả chỉ tiết các chức năng lá:

Lập phiếu đề nghị mua hàng: ban lãnh đạo tìm được nhà cung cấp sản phẩm phù hợp, nhân viên tiến hành lập phiếu đề nghị mua hàng đề phục vụ công việc kinh doanh của công ty

Kiểm tra hàng và hóa đơn: hàng hóa nhập về được tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng, đối chiếu hóa đơn về mặt giá thành đề phòng trừ sai sót Lập phiếu nhập kho: hàng hóa được nhập về sẽ được nhân viên tiến hành lập phiếu nhập kho đề quản lí

Cập nhập số giao nhập hàng: nhân viên thống kê số lượng xuất, nhập hàng vào số giao nhập hàng đề cấp trên nắm bắt tình hình kinh doanh của công ty

Tiếp nhận order hàng: khi yêu cầu order hàng của KH được phê duyệt, nhân viên kho tiếp nhận phiếu mua hàng đề chuẩn bị hàng hóa xuất kho

Kiểm tra hàng trong kho: hàng hóa trước khi xuất kho được kiểm tra can than

về số lượng và chất lượng, nếu hàng hóa bị thiếu hay hay kém chất lượng sẽ thông báo cho KH hủy đơn Trong trường hợp tìm được nhà cung cấp kịp thời thì thông báo cho khách hàng về thời gian giao hàng kéo dải thêm một vải ngày

Lập phiếu xuất kho: hàng hóa đạt chuân về số lượng và chất lượng sẽ được đóng gói và xuất kho Nhân viên lập phiếu xuất kho chuẩn bị giao đến KH

15

Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ thông

- _ Tổng hợp hóa đơn bán hàng: sau mỗi ngày xuất hàng, nhân viên tông hợp hóa đơn gửi lên cấp trên đề báo cáo tình hình kinh doanh của công ty

- Đối chiếu hóa đơn tài chính: đối chiếu HĐTC đề đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm phòng tránh rủi ro kinh doanh thua lỗ

-_ Lập đề nghị thanh toán: nhân viên lập đề nghị thanh toán với hàng hóavxuắt,

nhập kho đề thông kê tải chính xuất ra và thu về

-_ Lập báo cáo bán lẻ trong ngày: cuối ngày nhân viên lập báo cáo bán lẻ để cấp trên năm bắt được số lượng hàng hóa trong kho

- Lập thẻ kho: nhân viên tiến hành lập thẻ kho để ghi chép về số lượng hang hóa nhập vào, xuất ra, tổn đọng trong kho cũng như tất cả các thông tin về nguyên vật liệu

-_ Lập báo cáo nhập xuất: nhân viên tiến hành lập báo cáo đề người quản lý biết được chính xác các mặt hàng trong kho còn lại bao nhiêu, từ đó tính toán số lượng nhập vào phù hợp, giúp thúc đấy việc bán các hàng hóa đó một cách hiệu quả hơn

- Lập báo cáo tôn thất: từ việc kiểm tra chất lượng hàng hóa và thống kê số lượng đơn hàng hủy trả lập báo cáo tổn thất để cấp trên đưa ra chiến lược

kinh doanh phủ hợp

- Lap bao cao tồn kho: nhân viên kho tiễn hành kiểm tra, báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho đề cấp trên đưa ra biện pháp xử lí Các đơn hàng bị hủy, trả lại từ khách hàng được nhân viên kho quản lí về số lượng, chất lượng, các thông tin sản phẩm

II MÔ HÌNH LUỎNG DỮ LIỆU

1 BLD MỨC KHUNG CẢNH

Việc thiết kế biểu đồ này nhằm chỉ ra những phương tiện, biện pháp thực hiện công việc của hệ thống, chỉ ra hệ thống làm việc như thế nào, các luồng đữ liệu biểu thị cho tài liệu liên quan trong lưu chuyền thông tin là những bộ phận hoạt động, điều hành Các kho dữ liệu là các tệp tin lưu trữ thông tin lâu dài các tác nhân ngoài trao đôi thông tin với các bộ phận trong hệ thống

Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ thông

BAN LANH DAO

NHA CUNG CAP

HE THONG

QUAN LY KHO HANG

BO PHAN KE TOAN

Hình 7: BLD mức khung cảnh

Sơ đồ này xây dựng phân tích hệ thống một cách chỉ tiết hơn nhằm giảm rủi do

khi hệ thống đưa vào hoạt động Biêu đồ chỉ ra hệ thống làm cái gì, cổ gắng hoàn chỉnh các chức năng của hệ thống dựa trên biểu đồ vật lý Các luồng đữ liệu trong

biểu đỗ này chỉ ra các thông tin yêu cầu đối với từng chức năng, mô tả quá trình

chao đôi thông tin qua lại giữa các chức năng trong hệ thống Các khoa dữ liệu là các thông tin đữ liệu logic Các tác nhân ngoài cung cấp thông tin đữ liệu cho hệ thống và nhận thông tin trả lời từ hệ thống

2 BLD MỨC ĐỈNH

Ở mức này bộ phận quản lí kho hàng có quan hệ trực tiếp với các chức năng chính của hệ thống, các chức năng này chưa ở mức chỉ tiết, nghĩa là mỗi chức năng này bao gồm hệ thống hoạt động với mục tiêu được gắn với nó Ở đây, gồm 4 chức năng chính: Quản lý nhập hàng, quản lý xuất kho, quản lý, lập đề nghị thanh toán, thống

kê báo cáo

Chức năng quản lý nhập hàng làm nhiệm vụ lập phiếu đề nghị mua hàng, quản lý hàng hóa khi được nhập về, kiêm tra hàng hóa và hóa đơn

Chức năng quản lý xuất kho là chức năng quản lý việc tiếp nhận order hàng, kiếm

tra hàng hóa trong kho, lập biên bản xuất kho khi hàng hóa được giao

17