Xây dựng hệ thống quản lý kho hàng hoá

Hệthống mới được đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, độ chính xác và tối ưu hóa thờigian cùng với chi phí nhân lực Báo cáo này là kết quả nghiên cứu áp dụng lý thuyết vào thực tiễn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN 232_7080113_09 PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG + BTL

ĐỀ TÀI:

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG HOÁ

Nhóm thực hiện: 9

STT Mã SV Họ và tên Lớp (ghi rõ tên lớp, khóa) Vai trò

1 2121050953 Lê Trọng Minh DCCTCT66_06B Trưởng nhóm

2 2121050873 Đỗ Trung Tấn DCCTCT66_05A Thành viên

3 2124011662 Nguyễn Quốc Hùng DCCTCT66_04A Thành viên

4 2121051396 Đinh Thế Tú DCCTCT66_05D Thành viên

5 2121051030 Nguyễn Hữu Dũng DCCTCT66_08D Thành viên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG HOÁ

Bảng đánh giá làm việc nhóm theo mức độ đóng góp

Tên thành viên Khảo

sát hệ

thống

Xây dựng

mô hìnhnghiệp vụ

Mô hìnhhóa quytrìnhnghiệp vụ

Xây dựng

mô hìnhthực thể-mối quan

hệ ERM

Xây dựng

sơ đồ thựcthể-mỗiquan hệERD

Thiết

kế hệthốngvật lý

Tổngcộng(%)

GIỚI THIỆU 5

Chương 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 6

1.1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG 6

1.1.1 Các phương pháp khảo sát 6

1.1.2 Khảo sát hệ thống hoạt động hiện tại của kho nguyên liệu của nhà hàng 6

1.2 PHÂN TÍCH KHẢO SÂT QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG 7

1.2.1 Nhận xét hệ thống 7

1.3 ĐỀ XUẤT HỆ THỐNG 8

1.3.1 Nhu cầu doanh nghiệp 8

1.3.2 Các yêu cầu nghiệp vụ 8

1.3.3 Quy trình hệ thống 8

1.3.4 Ưu điểm hệ thống cải tiến so với hệ thống cũ 9

1.4 NGHIÊN CỨU TÍNH KHẢ THI 10

Chương 2: XÂY DỰNG MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ 16

2.1 MÔ HÌNH TỔ CHỨC 16

2.2 MÔ HÌNH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ 17

2.2.1 Sơ đồ quy trình yêu cầu nhập hàng và xuất hàng từ nhà hàng 17

2.2.2 Sơ đồ hệ thống quản lý kho hàng và nhập hàng tự dộng 18

2.2.3 Sơ đồ hoạt động báo cáo của hệ thống 19

2.3 THIẾT LẬP SƠ ĐỒ NGỮ CẢNH CỦA HỆ THỐNG 20

2.4 THIẾT LẬP SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG 20

2.5 THIẾT LẬP MA TRẬN THỰC THỂ - CHỨC NĂNG 21

Chương 3: MÔ HÌNH HÓA TIẾN TRÌNH 22

3.1 SƠ ĐỒ NGỮ CẢNH CỦA HỆ THỐNG 22

3.2 SƠ ĐỒ LUỒNG DỮU LIỆU CỦA HỆ THỐNG 23

3.2.1 Sơ đồ luồn dữ liệu loogic mức đỉnh của hệ thống 23

3.3 CÁC SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH 24

3.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình:“ Nhập hàng và xuất hàng từ nhà hàng ” 24

3.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình: “Quản lý kho hàng và nhập hàng tự động” 25

3.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình: “Xử lý báo cáo” 27

Chương 4: MÔ HÌNH HÓA DỮ LIỆU 28

4.1 MÔ HÌNH HÓA DỮ LIỆU KHÁI NIỆM 28

4.1.1 Bảng liệt kê các thuộc tính của các hồ sơ sử dụng 28

3

4.1.2 Xác định thực thể & thuộc tính 29

4.1.3Xác định các mối quan hệ và gán thuộc tính 29

4.1.4 Vẽ biểu đồ xác định bản số thực thể 30

4.2 MÔ HÌNH HÓA DỮ LIỆU LOGIC 30

4.2.1 Biểu diễn các thực thể 30

4.3.2 Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu 31

Chương 5: XÂY DỰNG HỆ THỐNG VẬT LÝ 32

5.1 XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT LÝ 32

5.2 THIẾT KẾ GIAO DIỆN ĐƠN GIẢN 34

KẾT LUẬN 36

PHỤ LỤC 36

Bảng tài liệu tham khảo 36

Các hồ sơ thực thể được sử dụng 37

4

GIỚI THIỆU

Bài tập lớn “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin” là một phần quan trọng của họcphần “7080113 Phân tích và thiết kế hệ thống + BTL”, giúp sinh viên vận dụng một cáchtổng hợp kiến thức lý thuyết của môn học vào việc phân tích và thiết kế một hệ thống thực tế.Báo cáo này được thực hiện nhằm phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho nguyên liệu Hệthống mới được đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, độ chính xác và tối ưu hóa thờigian cùng với chi phí nhân lực

Báo cáo này là kết quả nghiên cứu áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để phân tích và thiết

kế một hệ thống quản lý kho hàng nguyên liệu cho công ty dịch vụ We are TDM thực phẩm.Phạm vi của báo cáo bao gồm việc khảo sát hệ thống hiện tại, xác định các vấn đề cần giảiquyết, yêu cầu nghiệp vụ mới, phân tích tính khả thi về kỹ thuật, kinh tế và tổ chức, cũng như

đề xuất phân tích và thiết kế chi tiết cho hệ thống mới

Nhóm đã tiến hành họp và thiết lập các nguyên tắc và cách thức làm việc của nhóm đểlàm căn cứ đánh giá mức độ đóng góp của từng thành viên Các nguyên tắc này bao gồm việctuân thủ thời gian, đảm bảo chất lượng công việc và hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết Nhóm sửdụng các công cụ quản lý dự án như Zalo, Trello và Teams để phối hợp và theo dõi tiến độcông việc

Nhóm đã tiên hành xác định các nhiệm vụ bao gồm: (1) Khảo sát hệ thống; (2) Xâydựng mô hình nghiệp vụ; (3) Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ; (4) Xây dựng mô hình thựcthể-mối quan hệ ERM; (5) Xây dựng sơ đồ thực thể-mối quan hệ ERD; (6) Thiết kế hệ thốngvật lý; (7) Tổng hợp và viết báo cáo

Các nội dung trong báo cáo này có sử dụng một số tài liệu tham khảo [1], [2] , [3] và[4]

5

Chương 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG

KHẢO SÁT HỆ THỐNG

Giới thiệu

We are TDM là một công ty dịch vụ thực phẩm, cung cấp các dịch vụ về đồ ăn nhanh trên

toàn quốc Là một công ty lớn có 25 cửa hàng trên toàn quốc, với số lượng khách hàng lên tới 3,5

triệu người, đi theo đó là hàng trăm món ăn “Hot and Fresh” Để đảm bảo các món ăn với chất lượng

tốt nhất và đạt an toàn vệ sinh thực phẩm thì các quy trình về hàng hoá cần được tối ưu quy trình, lợi

nhuận và đảm bảo tính ổn định cao

1.1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1.1.1 Các phương pháp khảo sát

- Quan sát tại chỗ: Di chuyển đến tại kho của nhà hàng và theo dõi các hoạt động vận hành

của hệ thống tại đây

- Nghiên cứu các tài liệu, thủ tục:[1] Phiếu nhập kho, [2] Phiếu xuất kho, [3] Biên bản kiểm

kê, [4] Sổ kho

1.1.2 Khảo sát hệ thống hoạt động hiện tại của kho nguyên liệu của nhà hàng

Bảng 1.1 Tóm tắt quy trình hoạt động của kho

Phụ trách nhậnhàng, vận chuyển vào kho và ghi chép lại số lượng

- Lập danh sách các nguyên liệu cần thiết cho các món mới được thêm vào

- Thống kê đơnhàng và cập nhtình hình kháchhàng cho quản

lý nhà hàng và đầu bếp

Sắp xếp nguyên liệu theo các phân loại mặt hàng

có sẵn

- Gửi yêu cầu, lấy nguyên liệu

và tạo phiếu yêu cầu nguyên liệu

Phối hợp với kho trong việc vận chuyển nguyên liệu tớicửa hàng Giám sát hoạt dộng

kho

Kiểm kê kho định kì theo thời gian, ghi lại

và so sánh số liệu thực tế và sổ sách

Vệ sinh và bảodưỡng kho định kìKiểm tra phiếu yêu cầu xuất hàng và ghi chép số lượng xuất kho

Ghi chép số liệu và báo cáocho quản lý kho

6

1.2 PHÂN TÍCH KHẢO SÂT QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG

1.2.1 Nhận xét hệ thống

Ưu điểm

- Phân công công việc rõ ràng:

+ Rõ ràng trách nhiệm: Mỗi vị trí nhân lực có nhiệm vụ cụ thể, giúp tránh tình trạng

chồng chéo công việc và đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ đều được thực hiện

+ Quản lý dễ dàng: Quản lý nhà hàng có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả công

việc của từng nhân viên

- Quy trình chuẩn hóa:

+ Đảm bảo chất lượng: Các bước kiểm tra và nhận hàng, kiểm kê, và xuất hàng được

chuẩn hóa, giúp đảm bảo chất lượng và an toàn thực phẩm

+ Giảm thiểu lãng phí: Quy tắc lưu trữ FIFO giúp giảm thiểu lãng phí nguyên liệu, đảm

bảo nguyên liệu được sử dụng theo thứ tự nhập kho

- Kiểm soát kho hiệu quả:

+ Kiểm kê định kỳ: Kiểm kê định kỳ giúp phát hiện sớm các chênh lệch giữa số liệu

thực tế và sổ sách, từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời

+ Vệ sinh và bảo dưỡng: Quy trình vệ sinh và bảo dưỡng kho định kỳ giúp duy trì môi

trường lưu trữ an toàn, sạch sẽ

- Phối hợp giữa các bộ phận:

+ Liên kết chặt chẽ: Sự phối hợp giữa đầu bếp, nhân viên kho, và quản lý giúp đảm bảo

nguyên liệu luôn sẵn sàng và chất lượng tốt cho quá trình chế biến món ăn

+ Phản hồi nhanh: Các bộ phận có thể phản hồi nhanh chóng nhu cầu và tình hình thực

tế, giúp quản lý nhà hàng điều chỉnh kịp thời

Nhược điểm

- Phụ thuộc vào con người:

o Sai sót con người: Hệ thống phụ thuộc nhiều vào sự chính xác và trách nhiệm củatừng nhân viên, có thể dẫn đến sai sót hoặc thiếu sót

o Đào tạo và giám sát: Yêu cầu việc đào tạo nhân viên mới và giám sát liên tục để đảmbảo họ tuân thủ đúng quy trình

- Chi phí nhân công:

o Tốn kém: Việc duy trì nhiều vị trí nhân lực cho các nhiệm vụ khác nhau có thể tốnkém hơn so với hệ thống tự động hóa

7

1.3 ĐỀ XUẤT HỆ THỐNG

Nhằm giải quyết những vẫn để mà hệ thống cũ còn tồn đọng nhóm đã xác định cácyêu cầu cụ thể cho hệ thống mới, bao gồm: tự động hóa quy trình, cải thiện quản lý dữ liệu,

và nâng cao tính bảo mật

1.3.1 Nhu cầu doanh nghiệp

- Dự án này phát triển một hệ thống quản lý kiểm soát xuất nhập hàng hoa nguyên vật liệu(Commodity management system – CMS) cho công ty dịch vụ thực phẩm We are TDM Hệthống quản lý hàng hoá hiện tại được thực hiện một cách thủ công nên không đạt được hiệuquả, điều đó mang đến các khó khăn trong khâu quản lý, kiểm soát số lượng hàng hoá đẫnđến khó khăn trong nhiệm vụ mang đến dịch vụ đồ ăn tốt nhất đến với người tiêu dùng Nhucầu cần có một hệ thống quản lý như CMS là một công cụ cần thiết để nâng cao hiệu quảhoạt động, mang lại năng suất cho chuỗi công việc phía sau từ đó bảo vệ nguồn tiền vốnmang lại doanh thu lâu dài cho nhà hành

1.3.2 Các yêu cầu nghiệp vụ

Các khả năng kinh doanh mới hoặc nâng cao mà hệ thống sẽ cung cấp

- Quá trình làm việc chuyên nghiệp, có hệ thống:

o Oder hàng trên hệ thống chung, xác nhận mọi đơn hàng thông qua thư điện tử: kiểm soát được các mặt hàng, lượng hàng, thời gian nhận hàng

o Hiển thị tình trạng số lượng sản phẩm có tại cửa hàng giúp chủ động trong việc xử

lý và quản lý date theo quy trình FIFO ( Firt in firt out)

- Tăng cường hiệu quả hoạt động:

o Báo cáo và phân tích trong việc sử dụng hàng hoá

o Hiệu suất làm việc của người quản lý của nhà hàng được nâng cao

- Cải thiện nguồn thu của cửa hàng:

o Kiểm soát được chi phí sản xuất, chi phí hao hụt

o Đưa ra được các chiến lược về tương lai để nâng cao doanh thu giảm chi phí

1.3.3 Quy trình hệ thống

Việc quản lý kho hàng nguyên liệu cho nhà hàng là một công việc quan trọng để đảm bảo nguyên liệu luôn sẵn sàng, giảm lãng phí và tăng hiệu quả hoạt động Dưới đây là các đề xuất

để xây dựng một hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả cho nhà hàng:

1 Xây dựng cơ sở dữ liệu nguyên liệu

- Lập một cơ sở dữ liệu chi tiết về tất cả các nguyên liệu, bao gồm:

+ Tên nguyên liệu

+ Mã sản phẩm

+ Đơn vị đo lường (kg, lít, cái, )

+ Số lượng tồn kho hiện tại

+ Hạn sử dụng

+ Nhà cung cấp

2 Quy trình nhập và xuất kho

- Thiết lập quy trình chi tiết cho việc nhập và xuất kho:

+ Nhập kho: Khi nguyên liệu được giao đến, kiểm tra chất lượng và số lượng, sau đó cập nhậtvào hệ thống

8

+ Xuất kho: Theo dõi lượng nguyên liệu sử dụng hàng ngày và cập nhật hệ thống.

3 Kiểm kê định kỳ

- Tiến hành kiểm kê kho định kỳ (hàng tuần hoặc hàng tháng) để đảm bảo số liệu trong hệ thống khớp với thực tế Sử dụng máy quét mã vạch để tăng độ chính xác và tốc độ kiểm kê

4 Quản lý hạn sử dụng

- Theo dõi và quản lý hạn sử dụng của các nguyên liệu để tránh lãng phí do hết hạn Hệ thống

có chức năng thông báo khi nguyên liệu sắp hết hạn

5 Dự báo nhu cầu nguyên liệu

- Sử dụng dữ liệu lịch sử để dự báo nhu cầu nguyên liệu trong tương lai, giúp lập kế hoạch mua sắm hiệu quả hơn và tránh thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên liệu

6 Quản lý nhà cung cấp

- Lưu trữ thông tin liên lạc và lịch sử giao dịch với các nhà cung cấp Theo dõi hiệu suất và chất lượng của các nhà cung cấp để đưa ra quyết định hợp tác lâu dài

7 Báo cáo và phân tích

- Tạo các báo cáo định kỳ về tình hình kho hàng, như báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo lãng phí, và báo cáo hiệu quả sử dụng nguyên liệu Sử dụng các công cụ phân tích để nhận diện xuhướng và cải thiện quy trình

8 Đào tạo nhân viên

- Đảm bảo rằng tất cả nhân viên liên quan đến việc quản lý kho đều được đào tạo về quy trình

và sử dụng phần mềm quản lý kho

9 Tích hợp công nghê IOT

- Giúp kiểm soát tốt nhiệt độ, độ ẩm , báo cáo khi có sự cố về nhiệt độ và hỗ trợ kiểm soát chất lượng thực phẩm

10 Sử dụng công nghệ RFID hoặc mã vạch

- Áp dụng công nghệ RFID hoặc mã vạch để quản lý và theo dõi nguyên liệu trong kho một cách chính xác và nhanh chóng

Kết luận

Việc triển khai một hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp nhà hàng hoạt động mượt

mà hơn, giảm lãng phí và nâng cao chất lượng dịch vụ Sử dụng phần mềm chuyên dụng, quytrình quản lý rõ ràng và công nghệ hiện đại sẽ là những yếu tố then chốt để đạt được điều này

1.3.4 Ưu điểm hệ thống cải tiến so với hệ thống cũ

1.Hệ thống đặt hàng tự động: Thay vì việc liên hệ qua điện thoại, các nhà hàng sẽ sử dụng

một hệ thống đặt hàng trực tuyến hoặc ứng dụng di động để đặt hàng Hệ thống này sẽ kết nốitrực tiếp với các nhà cung cấp hàng hoá

2.Giao hàng tự động và quản lý kho thông minh: Các đơn hàng được tự động gửi từ hệ

thống đặt hàng đến kho hàng của các nhà cung cấp Các kho hàng sẽ được quản lý thông qua

9

hệ thống quản lý kho tự động, giúp theo dõi số lượng hàng hoá, thời gian nhập kho, và thôngtin về ngày tháng sản xuất và hạn sử dụng.

3.Xác nhận và giao nhận tự động: Khi hàng hoá được giao đến nhà hàng, quá trình xác

nhận và giao nhận sẽ được thực hiện tự động thông qua hệ thống Thông tin về đơn hàng sẽđược cập nhật trực tiếp trong hệ thống, giảm thiểu sự phụ thuộc vào việc ghi chép bằng tay

4.Kiểm soát chất lượng và theo dõi nguyên liệu: Hệ thống sẽ cung cấp các công cụ để kiểm

soát chất lượng sản phẩm và theo dõi nguyên liệu Các thông tin về ngày tháng sản xuất vàhạn sử dụng sẽ được tự động cập nhật và theo dõi để đảm bảo các nguyên liệu được sử dụngtheo đúng thứ tự

5.Phân tích dữ liệu và báo cáo: Dữ liệu về xuất nhập hàng và các chỉ số kinh doanh khác sẽ

được thu thập và phân tích để đưa ra báo cáo chi tiết về hoạt động của chuỗi cung ứng hànghoá Các báo cáo này sẽ giúp cho quản lý hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động và đưa ra cácquyết định chiến lược phù hợp

1.4 NGHIÊN CỨU TÍNH KHẢ THI

CÁC YẾU TỐ ĐÁNH GIÁ PHÂN TÍCH TÍNH KHẢ THI

Chị Hoàng Thị Đào Mai và anh Trương Quốc Tuấn đã tạo bản phân 1 2 tích khả thi sau đây cho dự án CMS Đề xuất hệ thống được đính kèm cùng với nghiên cứu khả thi chi tiết với những điểm nổi bật dưới đây]

Đề xuất hệ thống được đính kèm cùng với nghiên cứu khả thi chi tiết với những điểm nổi bật dưới đây

Tính khả thi về mặt kỹ thuật: Chúng ta có thể xây dựng nó không?

vực quản lý hàng hoá và chuỗi

cung ứng, cung cấp nhiều giải

pháp phù hợp cho các doanh

nghiệp.

Công cụ phần mềm: Có nhiều công

cụ và phần mềm quản lý kho, quản

lý hàng hoá đã được phát triển và sẵn sàng áp dụng, từ các giải pháp doanh nghiệp nhỏ đến các hệ thống ERP

10

Dữ liệu sẵn có: Công ty đã tích

lũy được nhiều dữ liệu liên quan

đến hàng hoá, từ việc lưu trữ

ngày tháng nhập hàng đến phân

tích số lượng các món ăn được

bán ra, điều này hỗ trợ việc triển

khai hệ thống mới.

Kinh nghiệm của nhân sự: Có sự hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực F&B và kinh nghiệm quản lý dày dặn của chị Hoàng Thị Đào Mai sẽ là tài nguyên quan trọng trong việc triển khai và quản lý hệ thống mới.

- Hệ thống Công nghệ Thông tin (ICT): Việc triển khai hệ thống ICT, bao gồm phần

mềm quản lý kho, hệ thống ghi chép điện tử, và hệ thống đặt hàng tự động, có thể giúp tăng cường khả năng quản lý và giám sát hàng hóa, từ việc đặt hàng cho đến theo dõi tồn kho và lịch sử giao dịch.

- Công nghệ Mã vạch hoặc RFID : Sử dụng công nghệ mã vạch hoặc RFID giúp theo dõi từng lô hàng và nguyên vật liệu một cách chính xác và nhanh chóng, tăng cường khả năng kiểm soát ngày hết hạn, ngày sản xuất và chất lượng sản phẩm.

- Phân tích Dữ liệu và Trí tuệ nhân tạo (AI): Áp dụng phân tích dữ liệu và AI có thể

giúp dự đoán nhu cầu hàng hoá, tối ưu hóa tồn kho, và đưa ra các chiến lược đặt hàng thông minh để giảm thiểu thiếu hụt và lãng phí.

- Hệ thống Báo cáo và Phân tích Dữ liệu: Xây dựng hệ thống báo cáo và phân tích dữ

liệu giúp quản lý hiểu rõ hơn về hoạt động của công ty, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế.

- Hệ thống Điều khiển và Tích hợp: Đảm bảo tính liên kết và tích hợp giữa các hệ

thống quản lý kho, quản lý đặt hàng và quản lý sản xuất để tối ưu hóa quy trình hoạt động và tránh sự cố không đồng bộ.

Dựa trên những yếu tố trên, tính khả thi về mặt kỹ thuật trong việc nâng cấp quy trình quản lý hàng hoá của công ty "We Are TDM" là khá cao Việc áp dụng công nghệ và công cụ hiện đại có thể giúp giải quyết các vấn đề gặp phải và tối ưu hóa hoạt động của công ty, từ đó cải thiện trải nghiệm của khách hàng và tăng cường hiệu suất kinh doanh Tuy nhiên, việc triển khai cần được thực hiện một cách cẩn thận và kỹ lưỡng để đảm bảo tính ổn định và hiệu quả của hệ thống mới.

Tính khả thi về kinh tế: Chúng ta có nên xây dựng nó không?

Chi phí phát triển Chi phí vận hành hàng năm Lợi ích hàng năm (tiết kiệm chi Lợi ích và chi phí vô hình

11

Các yếu tố phí và/hoặc tăng doanh thu)

Khi phát triển hệ thống CMS sẽ phải đầu tư nguồn lực và vốn khá lớn nên việc kiểm soát về kinh phí phát triển và duy trì cần được tính kĩ đến.

Về chi phí phát triển phần mềm CMS, việc phát triển và duy trì sẽ phải có nhiều chi phí phải ước lượng

● Nâng Cấp Công Nghệ:

- Phần mềm Quản lý Kho: Cập nhật hoặc triển khai một phần mềm quản lý kho hiện đại và linh hoạt để tối ưu hóa quá trình quản lý hàng tồn kho và đặt hàng.

● Đào Tạo Nhân Sự:

- Chương trình Đào Tạo: Phát triển chương trình đào tạo đặc biệt cho nhân viên về quy trình quản lý kho, an toàn vệ sinh thực phẩm và sử dụng các công nghệ mới.

● Bảo Dưỡng và Hỗ Trợ Kỹ Thuật:

- Dịch vụ Bảo dưỡng: Đảm bảo rằng các hệ thống và thiết bị đều được bảo dưỡng định kỳ để tránh sự cố không mong muốn.

- Hỗ trợ Kỹ thuật: Chi phí để duy trì một đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp để giải quyết mọi vấn đề nhanh chóng.

Về chi phí vận hành năm của hệ thống CMS

● Chi Phí cho Giải Pháp Lưu Trữ và Bảo Mật Dữ Liệu:

- Chi phí sử dụng các dịch vụ đám mây nếu hệ thống CMS được triển khai trên các nền tảng đám mây như AWS, Azure, hoặc Google Cloud.

- Chi phí cho các giải pháp bảo mật, chẳng hạn như phần mềm chống malware, SSL, firewall, và các dịch vụ bảo mật khác.

● Chi Phí Dữ liệu và Băng thông:

- Chi phí dữ liệu và băng thông để duy trì truy cập và tải về nhanh chóng cho người dùng.

- Chi phí sử dụng dịch vụ đám mây sử dụng mô hình đám mây.

● Bảo trì và Hỗ trợ Kỹ thuật:

12

- Chi phí bảo trì định kỳ của hệ thống và cơ sở dữ liệu.

- Chi phí cho dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật nếu có vấn đề cần giải quyết.

Về Lợi ích hàng năm (tiết kiệm chi phí và/hoặc tăng doanh thu)

● Tiết Kiệm Chi Phí Vận Hành:

- Hiệu Quả Quản lý Nội Dung: Hệ thống CMS giúp tối ưu hóa quá trình quản

lý nội dung, giảm độ phức tạp và tiết kiệm thời gian của nhân viên quản trị.

- Tự Động Hóa Nhiệm Vụ: Các quy trình tự động hóa có thể giảm sự phụ thuộc vào lao động và tiết kiệm chi phí nhân sự.

● Tăng Năng Suất Nhân Viên:

- Giao Diện Dễ Sử Dụng: Hệ thống CMS với giao diện thân thiện giúp nhân viên dễ dàng thao tác và quản lý nội dung mà không cần kiến thức chuyên sâu về lập trình.

- Tự Động Hóa Công Việc Có Tính Lặp: Các nhiệm vụ như tạo bản sao lưu, cập nhật nội dung, và quản lý hình ảnh có thể được tự động hóa, giúp giảm công việc lặp đi lặp lại và tăng hiệu suất.

- Tăng Sự Đồng Thuận Nội Bộ:

+ Lợi Ích: Việc dễ dàng chia sẻ thông tin và làm việc cộng tác trong hệ thống CMS có thể tăng sự đồng thuận và tương tác giữa các bộ phận trong tổ chức + Đo Lường: Đo lường qua sự tham gia và đóng góp của nhân viên trong nền tảng cộng tác.

- Tăng Năng Suất và Linh Hoạt Công Việc:

+ Lợi Ích: Môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả có thể tăng cường năng suất của nhân viên.

+ Đo Lường: Đo lường qua tăng cường hiệu suất, giảm thời gian tìm kiếm thông tin và sự hài lòng của nhân viên.

13

● Về Chi Phí Vô Hình

- Thời gian và nỗ lực đào tạo

- Mất mát do thời gian nâng cao hệ thống

Cần xem xét Dự án có phù hợp về mặt chiến lược

với doanh nghiệp không

Dự án có phù hợp về mặt chiến lược với doanh nghiệp không.

● Đây là dự án được tạo ra với mục đích giúp doanh nghiệp ổn định và tối ưu chi phí với mức đầu tư hợp lý nhằm nâng cao năng lực quản lý của doanh nghiệp từ đó tăng lợi nhuận mà doanh nghiệp có thể tạo ra.

tham gia tạo nên rất hệ thống Anh có thể đảm bảo được chất lượng và đầu

ra của dự án

Quản lý cấp cao của công

● Quản lý cấp cao: Sự cam kết của quản lý cấp cao đối với dự án là yếu tố quan trọng để đảm bảo nguồn lực và hỗ trợ.

● Người dùng và các bên liên quan khác: Đánh giá sự hỗ trợ và cam kết từ người dùng và các bên liên quan để đảm bảo tính hợp nhất và chấp nhận của hệ thống mới.

Người dùng và các bên liên quan khác:

 Đánh giá sự hỗ trợ và cam kết từ người dùng và các bên liên quan để đảm bảo tính hợp nhất và chấp nhận của hệ thống mới.

Việc đánh giá tính khả thi của tổ chức đối với hệ thống CMS đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về

cả mặt kỹ thuật, kinh tế và sự hỗ trợ từ các bên liên quan quan trọng

15

Chương 2: XÂY DỰNG MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ

XÂY DỰNG MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ

Sử dụng báo cáo từ hệ thống

để đánh giá hiệu quả quản lýkho, từ đó đưa ra các quyếtđịnh chiến lược về mua sắm vàquản lý nguồn lực

Quản lý kho

Chịu trách nhiệm chính vềviệc quản lý kho hàng, baogồm nhập hàng, xuất hàng,kiểm kê và theo dõi hạn sửdụng của nguyên liệu

Sử dụng phần mềm quản lýkho để theo dõi tồn kho, lên kếhoạch nhập hàng và báo cáotình hình kho cho lãnh đạo

Nhân viên kho

Thực hiện các nhiệm vụ cụthể như nhập hàng, xuất hàng,kiểm kê và bảo quản nguyênliệu trong kho

Nhập dữ liệu vào hệ thống,thực hiện kiểm kê bằng máyquét mã vạch và cập nhật tìnhtrạng hàng hóa trong kho

Quản lý nhà hàng Giám sát hoạt động hàng

ngày của nhà hàng, đảm bảo

Theo dõi tình trạng nguyênliệu để lên kế hoạch thực đơn16

chất lượng dịch vụ và hiệu quảhoạt động và đảm bảo nguyên liệu luônsẵn sàng.

Đầu bếp Chế biến món ăn theo thựcđơn, yêu cầu nguyên liệu từ

kho

Đặt yêu cầu nguyên liệu qua

hệ thống và nhận thông báo vềtình trạng nguyên liệu để điềuchỉnh thực đơn nếu cần

Nhân viên nhà hàng

Phục vụ khách hàng, tiếp nhậnđơn đặt hàng và xử lý thanhtoán

Thông báo cho quản lý nhàhàng về các phản hồi củakhách hàng liên quan đến chấtlượng món ăn, để điều chỉnhlượng nguyên liệu nếu cần

2.2 MÔ HÌNH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

2.2.1 Sơ đồ quy trình yêu cầu nhập hàng và xuất hàng từ nhà hàng

a, Sơ đồ quy trình yêu cầu nhập hàng và xuất hàng từ nhà hàng

Sơ đồ 2.1 Quy trình yêu cầu nhập hàng và xuất hàng từ nhà hàng

b, Mô tả chi tiết cách hoạt động

17

Quản lý bán hàng sẽ tổng hợp nhu cầu khách hàng và những thay đổi, cập nhật từ phía nhà hàng thông qua yêu cầu bổ xung nguyên liệu cho món mới từ đầu bếp Từ đó phân tích và đưa ra những cập nhật về nguyên liệu bổ xung và tạo đơn hàng Sau đó quản lý nhà hàng sẽ thêm danh sách những nguyên liệu cần bổ xung và nhập vào hệ thống Hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu đến các nhà cung cấp mà nhà hàng liên kết

2.2.2 Sơ đồ hệ thống quản lý kho hàng và nhập hàng tự dộng

a, Sơ đồ quy trình quản lý kho hàng và nhập hàng tự dộng

Sơ dồ 2.2 Hệ thống quản lý kho hàng và nhập hàng tự động

b, Mô tả quy trình hoạt động

-Khi nhà cung cấp vận chuyển hàng hóa đến kho sẽ được quản lý kho kiểm tra và xác nhân tính chính xác của đơn hàng :

+ Nếu sai ( đơn hàng giao khác với đơn hàng đặt ) thì quản lý kho sẽ ngăn không đơn vị cung cấp lưu chuyển hàng vào kho và làm việc và xác minh những mặt hàng nào sai, lỗi so

18

với đơn hàng và tạo phiếu giao bù mặt hàng cùng số lượng cho bên nhà cung cấp đển có thể giao bù các mặt hàng sai lệch + Nếu chính xác so với đơn đặt hàng sẽ cho nhân viên kho vận chuyển và nhập liệu dữ liệu vào hệ thống kho hàng Sau khi kho hàng nhận được dữ liệu nhập vào sẽ tự động phân loại , lưu trữ dữ liệu của mặt hàng vào hệ thống và sau đó sẽ đẩy những dữ liệu này lên app quản lý

để quản lý kho có thế theo dõi sát các mặt hàng nhất

- Hệ thống sẽ tự động kiểm tra dữ liệu kho mỗi chu kỳ hoặc khi có tác nhân xuất hàng ra khỏikho

+ Nếu kiểm tra mà lượng hàng kiểm tra vẫn còn đủ so với mức quy định thì hệ thống sẽ không có thông báo

+ Nếu kiểm tra mà lượng hàng trong kho bị thiếu hụt so với số lượng quy định thì hệ thống

sẽ tạo thông báo các mặt hàng và số lượng cần thiếu phải cho quản lý kho Từ đó quản lý kho có thể tạo đơn hàng trên hệ thống để có thể gửi đến các nhà cung cấp cụ thể những mặt hàng đó

2.2.3 Sơ đồ hoạt động báo cáo của hệ thống

a, Quản lý báo cáo kho hàng

Sơ đồ 2.3 Hoạt động báo cáo của hệ thống

b, Mô tả quy trình hoạt động

Khi lãnh đạo nhận thấy cần có thông tin cụ thể về tình hình kho hàng để tính toán và đưa ra các quyết định chiến lược Lãnh đạo gửi yêu cầu báo cáo tới quản lý kho, khi đó quản lý kho

sẽ sử dụng tính năng tạo báo cáo của hệ thông Hệ thống sẽ xuất ra báo cáo dữ liệu liên quan đến kho hàng như số lượng hàng tồn, nhập xuất, hạn sử dụng, và các thông tin cần thiết khác

19

dưới dạng PDF, Excel, … Quản lý sẽ đọc báo cáo từ hệ thống và xử lý nó thành 1 bản báo cáo hoàn chỉnh r gửi lên

2.3 THIẾT LẬP SƠ ĐỒ NGỮ CẢNH CỦA HỆ THỐNG

Sơ đồ 2.4 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

20

2.4 THIẾT LẬP SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG

Sơ đồ 2.5 Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống

nhà hàng

2.Nhận và xứ lý đơn hàng U R R R C C R