Hệthống mới được đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, độ chính xác và tối ưu hóa thờigian cùng với chi phí nhân lực Báo cáo này là kết quả nghiên cứu áp dụng lý thuyết vào thực tiễn
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1.1 Các phương pháp khảo sát
- Quan sát tại chỗ: Di chuyển đến tại kho của nhà hàng và theo dõi các hoạt động vận hành của hệ thống tại đây
- Nghiên cứu các tài liệu, thủ tục:[1] Phiếu nhập kho, [2] Phiếu xuất kho, [3] Biên bản kiểm kê, [4] Sổ kho
1.1.2 Khảo sát hệ thống hoạt động hiện tại của kho nguyên liệu của nhà hàng
Bảng 1.1 Tóm tắt quy trình hoạt động của kho
Quản lý nhà hàng Quản lý kho Nhân viên kho Đầu bếp Nhân viên phục vụ
- Quản lý nhà hàng lập danh sách các nguyên liệu cần đặt dựa trên lượng khách hàng và nhu cầu thực tế.
- Nhận và kiểm tra hàng hóa
Phụ trách nhận hàng, vận chuyển vào kho và ghi chép lại số lượng
- Lập danh sách các nguyên liệu cần thiết cho các món mới được thêm vào
- Thống kê đơn hàng và cập nh tình hình khách hàng cho quản lý nhà hàng và đầu bếp
- Lập kế hoạch và gửi đơn đặt hàng tới các nhà cung cấp đã được lựa chọn
- Phân loại và lưu trữ hàng hóa theo tiêu chuẩn FIFO ( Nhập trước - xuất trước )
Sắp xếp nguyên liệu theo các phân loại mặt hàng có sẵn
- Gửi yêu cầu, lấy nguyên liệu và tạo phiếu yêu cầu nguyên liệu
Phối hợp với kho trong việc vận chuyển nguyên liệu tới cửa hàng Giám sát hoạt dộng kho
Kiểm kê kho định kì theo thời gian, ghi lại và so sánh số liệu thực tế và sổ sách
Vệ sinh và bảo dưỡng kho định kì
Kiểm tra phiếu yêu cầu xuất hàng và ghi chép số lượng xuất kho
Ghi chép số liệu và báo cáo cho quản lý kho
PHÂN TÍCH KHẢO SÂT QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG
1.2.1 Nhận xét hệ thống Ưu điểm
- Phân công công việc rõ ràng:
Mỗi vị trí nhân lực cần có trách nhiệm rõ ràng, điều này giúp phân định nhiệm vụ cụ thể, tránh tình trạng chồng chéo công việc và đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ đều được thực hiện hiệu quả.
+ Quản lý dễ dàng: Quản lý nhà hàng có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên.
+ Đảm bảo chất lượng: Các bước kiểm tra và nhận hàng, kiểm kê, và xuất hàng được chuẩn hóa, giúp đảm bảo chất lượng và an toàn thực phẩm.
+ Giảm thiểu lãng phí: Quy tắc lưu trữ FIFO giúp giảm thiểu lãng phí nguyên liệu, đảm bảo nguyên liệu được sử dụng theo thứ tự nhập kho.
- Kiểm soát kho hiệu quả:
Kiểm kê định kỳ là quá trình quan trọng giúp phát hiện sớm sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách Việc này cho phép doanh nghiệp có biện pháp khắc phục kịp thời, đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính.
+ Vệ sinh và bảo dưỡng: Quy trình vệ sinh và bảo dưỡng kho định kỳ giúp duy trì môi trường lưu trữ an toàn, sạch sẽ.
- Phối hợp giữa các bộ phận:
Sự phối hợp chặt chẽ giữa đầu bếp, nhân viên kho, và quản lý là yếu tố then chốt giúp đảm bảo nguyên liệu luôn sẵn sàng và đạt chất lượng tốt, từ đó nâng cao hiệu quả trong quá trình chế biến món ăn.
+ Phản hồi nhanh: Các bộ phận có thể phản hồi nhanh chóng nhu cầu và tình hình thực tế, giúp quản lý nhà hàng điều chỉnh kịp thời.
Hệ thống hoạt động phụ thuộc nhiều vào con người, do đó, sai sót từ nhân viên có thể gây ra những lỗi nghiêm trọng hoặc thiếu sót trong quy trình Để giảm thiểu rủi ro này, việc đào tạo nhân viên mới và giám sát liên tục là rất cần thiết, nhằm đảm bảo rằng mọi người đều tuân thủ đúng quy trình đã được thiết lập.
Quy trình thủ công trong việc ghi chép và kiểm kê có thể gây ra sai lệch số liệu, tốn nhiều thời gian và dễ bị thất lạc Hệ thống thiếu tự động hóa khiến cho việc theo dõi và cập nhật số liệu kho trở nên khó khăn và không kịp thời.
Quản lý dữ liệu có thể tốn thời gian đáng kể, đặc biệt khi khối lượng công việc lớn, do việc cập nhật, lưu trữ và xử lý dữ liệu kho Hơn nữa, khả năng truy xuất dữ liệu lịch sử thường thấp, gây khó khăn trong việc tổng hợp thông tin, từ đó ảnh hưởng đến quá trình phân tích và ra quyết định.
Chi phí nhân công có thể trở thành một gánh nặng tài chính, khi việc duy trì nhiều vị trí nhân lực cho các nhiệm vụ khác nhau thường tốn kém hơn so với việc triển khai hệ thống tự động hóa.
ĐỀ XUẤT HỆ THỐNG
Nhằm khắc phục những vấn đề còn tồn tại trong hệ thống cũ, nhóm đã xác định các yêu cầu cụ thể cho hệ thống mới, bao gồm tự động hóa quy trình, cải thiện quản lý dữ liệu và nâng cao tính bảo mật.
Dự án phát triển hệ thống quản lý kiểm soát xuất nhập hàng hoa nguyên vật liệu (CMS) cho công ty dịch vụ thực phẩm We are TDM nhằm khắc phục những hạn chế trong quản lý hàng hóa hiện tại, vốn thực hiện một cách thủ công và không hiệu quả Hệ thống CMS sẽ giúp cải thiện việc kiểm soát số lượng hàng hóa, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ đồ ăn cho người tiêu dùng Việc áp dụng CMS là cần thiết để tối ưu hóa hoạt động, tăng năng suất cho chuỗi công việc và bảo vệ nguồn vốn, đảm bảo doanh thu lâu dài cho nhà hàng.
1.3.2 Các yêu cầu nghiệp vụ
Các khả năng kinh doanh mới hoặc nâng cao mà hệ thống sẽ cung cấp
Quá trình làm việc chuyên nghiệp và có hệ thống giúp tối ưu hóa việc quản lý đơn hàng Chúng tôi đặt hàng trên hệ thống chung và xác nhận mọi đơn hàng qua thư điện tử, từ đó kiểm soát hiệu quả các mặt hàng, lượng hàng và thời gian nhận hàng Hệ thống cũng hiển thị tình trạng số lượng sản phẩm có tại cửa hàng, giúp chủ động trong việc xử lý và quản lý hàng hóa theo quy trình FIFO (First In First Out).
Để tăng cường hiệu quả hoạt động, cần chú trọng vào việc báo cáo và phân tích sử dụng hàng hóa, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của quản lý nhà hàng.
Để cải thiện nguồn thu của cửa hàng, cần kiểm soát chặt chẽ chi phí sản xuất và chi phí hao hụt Đồng thời, việc xây dựng các chiến lược tương lai nhằm nâng cao doanh thu và giảm chi phí là rất quan trọng.
Quản lý kho nguyên liệu cho nhà hàng là thiết yếu để đảm bảo nguyên liệu luôn sẵn có, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động Để xây dựng hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả, cần áp dụng các biện pháp hợp lý và khoa học.
1 Xây dựng cơ sở dữ liệu nguyên liệu
- Lập một cơ sở dữ liệu chi tiết về tất cả các nguyên liệu, bao gồm:
+ Đơn vị đo lường (kg, lít, cái, )
+ Số lượng tồn kho hiện tại
2 Quy trình nhập và xuất kho
- Thiết lập quy trình chi tiết cho việc nhập và xuất kho:
+ Nhập kho: Khi nguyên liệu được giao đến, kiểm tra chất lượng và số lượng, sau đó cập nhật vào hệ thống.
+ Xuất kho: Theo dõi lượng nguyên liệu sử dụng hàng ngày và cập nhật hệ thống.
Để đảm bảo tính chính xác của số liệu trong hệ thống, cần thực hiện kiểm kê kho định kỳ, có thể hàng tuần hoặc hàng tháng Việc sử dụng máy quét mã vạch sẽ giúp tăng cường độ chính xác và hiệu suất trong quá trình kiểm kê.
4 Quản lý hạn sử dụng
Theo dõi và quản lý hạn sử dụng của nguyên liệu là rất quan trọng để tránh lãng phí Hệ thống sẽ thông báo khi nguyên liệu sắp hết hạn, giúp người dùng kịp thời sử dụng hoặc thay thế.
5 Dự báo nhu cầu nguyên liệu
Sử dụng dữ liệu lịch sử để dự đoán nhu cầu nguyên liệu trong tương lai giúp doanh nghiệp lập kế hoạch mua sắm hiệu quả hơn, từ đó giảm thiểu nguy cơ thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên liệu.
6 Quản lý nhà cung cấp
Lưu trữ thông tin liên lạc và lịch sử giao dịch với các nhà cung cấp là rất quan trọng Việc theo dõi hiệu suất và chất lượng của các nhà cung cấp giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định hợp tác lâu dài và hiệu quả hơn.
7 Báo cáo và phân tích
Tạo báo cáo định kỳ về tình hình kho hàng, bao gồm báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo lãng phí và báo cáo hiệu quả sử dụng nguyên liệu Sử dụng công cụ phân tích để nhận diện xu hướng và cải thiện quy trình quản lý kho.
- Đảm bảo rằng tất cả nhân viên liên quan đến việc quản lý kho đều được đào tạo về quy trình và sử dụng phần mềm quản lý kho.
9 Tích hợp công nghê IOT
- Giúp kiểm soát tốt nhiệt độ, độ ẩm , báo cáo khi có sự cố về nhiệt độ và hỗ trợ kiểm soát chất lượng thực phẩm
10 Sử dụng công nghệ RFID hoặc mã vạch
- Áp dụng công nghệ RFID hoặc mã vạch để quản lý và theo dõi nguyên liệu trong kho một cách chính xác và nhanh chóng.
Triển khai hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả giúp nhà hàng hoạt động trơn tru, giảm thiểu lãng phí và nâng cao chất lượng dịch vụ Để đạt được điều này, việc sử dụng phần mềm chuyên dụng, thiết lập quy trình quản lý rõ ràng và ứng dụng công nghệ hiện đại là rất quan trọng.
1.3.4 Ưu điểm hệ thống cải tiến so với hệ thống cũ
Hệ thống đặt hàng tự động giúp các nhà hàng tối ưu hóa quy trình đặt hàng bằng cách sử dụng ứng dụng di động hoặc nền tảng trực tuyến thay vì gọi điện thoại Điều này cho phép kết nối trực tiếp với các nhà cung cấp hàng hóa, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong đơn hàng.
Giao hàng tự động và quản lý kho thông minh giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển đơn hàng từ hệ thống đặt hàng đến kho của nhà cung cấp Hệ thống quản lý kho tự động theo dõi số lượng hàng hóa, thời gian nhập kho, cũng như thông tin về ngày sản xuất và hạn sử dụng, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu sai sót.
Quá trình xác nhận và giao nhận hàng hoá tại nhà hàng sẽ được tự động hóa, giúp cập nhật thông tin đơn hàng trực tiếp trong hệ thống Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sự phụ thuộc vào ghi chép bằng tay.
NGHIÊN CỨU TÍNH KHẢ THI
CÁC YẾU TỐ ĐÁNH GIÁ PHÂN TÍCH TÍNH KHẢ THI
Chị Hoàng Thị Đào Mai và anh Trương Quốc Tuấn đã xây dựng bản phân tích khả thi cho dự án CMS Đề xuất hệ thống kèm theo nghiên cứu khả thi chi tiết, với các điểm nổi bật được trình bày rõ ràng.
Tính khả thi về mặt kỹ thuật: Chúng ta có thể xây dựng nó không?
Công nghệ hiện đại đã có những bước tiến vượt bậc trong quản lý hàng hóa và chuỗi cung ứng, mang đến nhiều giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.
Công cụ phần mềm quản lý kho và hàng hóa rất đa dạng, bao gồm các giải pháp dành cho doanh nghiệp nhỏ đến các hệ thống ERP tiên tiến, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Công ty đã tích lũy một lượng lớn dữ liệu liên quan đến hàng hóa, bao gồm thông tin về ngày tháng nhập hàng và số lượng món ăn bán ra Việc này hỗ trợ hiệu quả cho việc triển khai hệ thống mới.
Chị Hoàng Thị Đào Mai với kiến thức sâu rộng về lĩnh vực F&B cùng kinh nghiệm quản lý phong phú sẽ là nguồn lực quý giá trong việc triển khai và quản lý hệ thống mới.
Hệ thống Công nghệ Thông tin (ICT) đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao khả năng quản lý và giám sát hàng hóa Việc triển khai phần mềm quản lý kho, hệ thống ghi chép điện tử và hệ thống đặt hàng tự động giúp tối ưu hóa quy trình từ đặt hàng đến theo dõi tồn kho và lịch sử giao dịch.
Công nghệ mã vạch và RFID cho phép theo dõi chính xác và nhanh chóng từng lô hàng và nguyên vật liệu, từ đó nâng cao khả năng kiểm soát ngày hết hạn, ngày sản xuất và chất lượng sản phẩm.
Phân tích dữ liệu và Trí tuệ nhân tạo (AI) đóng vai trò quan trọng trong việc dự đoán nhu cầu hàng hóa, tối ưu hóa quản lý tồn kho, và phát triển các chiến lược đặt hàng thông minh Việc áp dụng các công nghệ này không chỉ giúp giảm thiểu tình trạng thiếu hụt mà còn hạn chế lãng phí, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Hệ thống báo cáo và phân tích dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc giúp quản lý nắm bắt rõ hơn về hoạt động của công ty Nhờ vào việc xây dựng hệ thống này, các quyết định chiến lược có thể được đưa ra dựa trên dữ liệu thực tế, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển doanh nghiệp.
Hệ thống điều khiển và tích hợp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự liên kết và tích hợp giữa các hệ thống quản lý kho, quản lý đặt hàng và quản lý sản xuất Điều này giúp tối ưu hóa quy trình hoạt động và ngăn chặn các sự cố không đồng bộ, từ đó nâng cao hiệu quả và độ tin cậy trong quản lý chuỗi cung ứng.
Tính khả thi về mặt kỹ thuật trong việc nâng cấp quy trình quản lý hàng hoá của công ty "We Are TDM" là cao nhờ vào việc áp dụng công nghệ và công cụ hiện đại Những cải tiến này không chỉ giải quyết các vấn đề hiện tại mà còn tối ưu hóa hoạt động của công ty, cải thiện trải nghiệm khách hàng và nâng cao hiệu suất kinh doanh Tuy nhiên, việc triển khai cần được thực hiện cẩn thận và kỹ lưỡng để đảm bảo tính ổn định và hiệu quả của hệ thống mới.
Tính khả thi về kinh tế: Chúng ta có nên xây dựng nó không?
Chi phí phát triển Chi phí vận hành hàng năm
Lợi ích hàng năm (tiết kiệm chi Lợi ích và chi phí vô hình
Các yếu tố phí và/hoặc tăng doanh thu)
Khi phát triển hệ thống CMS, cần đầu tư nguồn lực và vốn đáng kể, vì vậy việc kiểm soát chi phí phát triển và duy trì là điều cần được tính toán cẩn thận.
Về chi phí phát triển phần mềm CMS, việc phát triển và duy trì sẽ phải có nhiều chi phí phải ước lượng
Phần mềm quản lý kho hiện đại và linh hoạt giúp tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho và đặt hàng, mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý Cập nhật hoặc triển khai phần mềm này là bước quan trọng để nâng cao hiệu suất và giảm thiểu sai sót trong quá trình lưu trữ và phân phối hàng hóa.
Chương trình đào tạo được thiết kế đặc biệt nhằm nâng cao kỹ năng cho nhân viên trong lĩnh vực quản lý kho, đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm và áp dụng công nghệ mới.
●Bảo Dưỡng và Hỗ Trợ Kỹ Thuật:
- Dịch vụ Bảo dưỡng: Đảm bảo rằng các hệ thống và thiết bị đều được bảo dưỡng định kỳ để tránh sự cố không mong muốn.
- Hỗ trợ Kỹ thuật: Chi phí để duy trì một đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp để giải quyết mọi vấn đề nhanh chóng.
Về chi phí vận hành năm của hệ thống CMS
●Chi Phí cho Giải Pháp Lưu Trữ và Bảo Mật Dữ Liệu:
- Chi phí sử dụng các dịch vụ đám mây nếu hệ thống CMS được triển khai trên các nền tảng đám mây như AWS, Azure, hoặc Google Cloud.
- Chi phí cho các giải pháp bảo mật, chẳng hạn như phần mềm chống malware, SSL, firewall, và các dịch vụ bảo mật khác.
●Chi Phí Dữ liệu và Băng thông:
- Chi phí dữ liệu và băng thông để duy trì truy cập và tải về nhanh chóng cho người dùng.
- Chi phí sử dụng dịch vụ đám mây sử dụng mô hình đám mây.
●Bảo trì và Hỗ trợ Kỹ thuật:
- Chi phí bảo trì định kỳ của hệ thống và cơ sở dữ liệu.
- Chi phí cho dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật nếu có vấn đề cần giải quyết.
Về Lợi ích hàng năm (tiết kiệm chi phí và/hoặc tăng doanh thu)
●Tiết Kiệm Chi Phí Vận Hành:
Hệ thống quản lý nội dung (CMS) mang lại hiệu quả cao trong việc tối ưu hóa quá trình quản lý nội dung, giúp giảm bớt độ phức tạp và tiết kiệm thời gian cho nhân viên quản trị.
- Tự Động Hóa Nhiệm Vụ: Các quy trình tự động hóa có thể giảm sự phụ thuộc vào lao động và tiết kiệm chi phí nhân sự.
●Tăng Năng Suất Nhân Viên:
XÂY DỰNG MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ
MÔ HÌNH TỔ CHỨC
Sơ đồ 2.1 Tổ chức hoạt dộng
Vai trò Trách nhiệm Tương tác với hệ thống
Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định chiến lược, giám sát toàn bộ hoạt động của nhà hàng và đảm bảo mọi hoạt động đều hướng tới mục tiêu chung.
Sử dụng báo cáo từ hệ thống giúp đánh giá hiệu quả quản lý kho, từ đó hỗ trợ đưa ra các quyết định chiến lược liên quan đến mua sắm và quản lý nguồn lực.
Chịu trách nhiệm chính về việc quản lý kho hàng, bao gồm nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê và theo dõi hạn sử dụng của nguyên liệu.
Sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi tồn kho, lên kế hoạch nhập hàng và báo cáo tình hình kho cho lãnh đạo.
Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê và bảo quản nguyên liệu trong kho.
Nhập dữ liệu vào hệ thống, thực hiện kiểm kê bằng máy quét mã vạch và cập nhật tình trạng hàng hóa trong kho.
Quản lý nhà hàng Giám sát hoạt động hàng ngày của nhà hàng, đảm bảo
Theo dõi tình trạng nguyên liệu là cần thiết để lập kế hoạch thực đơn chất lượng và đảm bảo hiệu quả hoạt động Đầu bếp sẽ chế biến món ăn dựa trên thực đơn và yêu cầu nguyên liệu từ kho Hệ thống cho phép đặt yêu cầu nguyên liệu và nhận thông báo về tình trạng, giúp điều chỉnh thực đơn kịp thời nếu cần thiết.
Phục vụ khách hàng, tiếp nhận đơn đặt hàng và xử lý thanh toán.
Thông báo cho quản lý nhà hàng về các phản hồi của khách hàng liên quan đến chất lượng món ăn, để điều chỉnh lượng nguyên liệu nếu cần.
MÔ HÌNH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
2.2.1 Sơ đồ quy trình yêu cầu nhập hàng và xuất hàng từ nhà hàng a, Sơ đồ quy trình yêu cầu nhập hàng và xuất hàng từ nhà hàng
Sơ đồ 2.1 Quy trình yêu cầu nhập hàng và xuất hàng từ nhà hàng b, Mô tả chi tiết cách hoạt động
Quản lý bán hàng sẽ tổng hợp nhu cầu của khách hàng và cập nhật thông tin từ nhà hàng, bao gồm yêu cầu bổ sung nguyên liệu cho món mới từ đầu bếp Sau khi phân tích, quản lý sẽ đưa ra các cập nhật về nguyên liệu cần bổ sung và tạo đơn hàng Tiếp theo, quản lý nhà hàng sẽ nhập danh sách nguyên liệu cần thiết vào hệ thống, cho phép hệ thống tự động gửi yêu cầu đến các nhà cung cấp mà nhà hàng đã liên kết.
2.2.2 Sơ đồ hệ thống quản lý kho hàng và nhập hàng tự dộng a, Sơ đồ quy trình quản lý kho hàng và nhập hàng tự dộng
Sơ dồ 2.2 Hệ thống quản lý kho hàng và nhập hàng tự động b, Mô tả quy trình hoạt động
-Khi nhà cung cấp vận chuyển hàng hóa đến kho sẽ được quản lý kho kiểm tra và xác nhân tính chính xác của đơn hàng :
Nếu có sự sai lệch giữa đơn hàng giao và đơn hàng đặt, quản lý kho sẽ ngăn không cho đơn vị cung cấp đưa hàng vào kho Họ sẽ tiến hành xác minh các mặt hàng bị sai và lập phiếu giao bù với số lượng tương ứng để nhà cung cấp có thể giao lại các mặt hàng đúng.
Khi đơn đặt hàng được xác nhận, nhân viên kho sẽ tiến hành vận chuyển và nhập liệu dữ liệu vào hệ thống kho hàng Sau khi nhận dữ liệu, kho hàng sẽ tự động phân loại và lưu trữ thông tin của mặt hàng, sau đó đẩy dữ liệu lên ứng dụng quản lý để theo dõi sát sao các mặt hàng trong kho.
- Hệ thống sẽ tự động kiểm tra dữ liệu kho mỗi chu kỳ hoặc khi có tác nhân xuất hàng ra khỏi kho
+ Nếu kiểm tra mà lượng hàng kiểm tra vẫn còn đủ so với mức quy định thì hệ thống sẽ không có thông báo
Nếu kiểm tra kho phát hiện thiếu hụt hàng hóa so với số lượng quy định, hệ thống sẽ thông báo cho quản lý kho về các mặt hàng và số lượng cần bổ sung Quản lý kho có thể dựa vào thông báo này để tạo đơn hàng và gửi đến các nhà cung cấp tương ứng.
2.2.3 Sơ đồ hoạt động báo cáo của hệ thống a, Quản lý báo cáo kho hàng
Sơ đồ 2.3 Hoạt động báo cáo của hệ thống b, Mô tả quy trình hoạt động
Khi lãnh đạo cần thông tin chi tiết về tình hình kho hàng để đưa ra quyết định chiến lược, họ sẽ gửi yêu cầu báo cáo tới quản lý kho Quản lý kho sử dụng tính năng tạo báo cáo của hệ thống để xuất ra dữ liệu liên quan, bao gồm số lượng hàng tồn, nhập xuất, hạn sử dụng và các thông tin cần thiết khác dưới dạng PDF hoặc Excel Sau đó, quản lý sẽ đọc và xử lý báo cáo từ hệ thống thành một bản báo cáo hoàn chỉnh để gửi lên lãnh đạo.
THIẾT LẬP SƠ ĐỒ NGỮ CẢNH CỦA HỆ THỐNG
Sơ đồ 2.4 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống
THIẾT LẬP SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG
Sơ đồ 2.5 Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống
THIẾT LẬP MA TRẬN THỰC THỂ - CHỨC NĂNG
21 a.Sổ kho b.Đơn hàng c.Báo cáo d.Hóa đơn e.Hóa đơn khách hàng f.Phiếu giao bù g.Phiếu xuất hàng h.Đơn đặt hàng i.Biên bản mặt hàng sai k.Phiếu thanh toán
Các chức năng nghiệp vụ a b c d e f g h i k
1.Nhập hàng và xuất hàng từ nhà hàng
2.Nhận và xứ lý đơn hàng U R R R C C R
MÔ HÌNH HÓA TIẾN TRÌNH
SƠ ĐỒ NGỮ CẢNH CỦA HỆ THỐNG
3.2 SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 3.2.1 Sơ đồ luồn dữ liệu logic mức đỉnh của hệ thống
3.3 CÁC SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH
3.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình:“ Nhập hàng và xuất hàng từ nhà hàng ”
Tiến trình “1.1 Nhận dữ liệu” liên quan đến việc thu thập thông tin về nhu cầu từ hóa đơn khách hàng Quản lý nhà hàng gửi hóa đơn khách hàng để xác định nhu cầu các mặt hàng cần xuất kho Dữ liệu từ hóa đơn được ghi nhận và chuẩn bị cho các bước xử lý tiếp theo.
Tiến trình "1.2 Danh sách mặt hàng lấy khỏi kho" bao gồm việc tạo danh sách các mặt hàng cần lấy ra khỏi kho dựa trên dữ liệu đã nhận Danh sách chi tiết các mặt hàng này sẽ được lập và phiếu xuất hàng sẽ được tạo ra để gửi cho đầu bếp, nhằm mục đích lấy hàng hóa ra khỏi kho một cách hiệu quả.
Tiến trình “1.3 Phân tích, xử lý dữ liệu” nhằm phân tích và xử lý dữ liệu nhận được để xác định nhu cầu bổ sung và cập nhật thông tin Qua việc phân tích dữ liệu từ danh sách mặt hàng, chúng ta có thể xác định xu hướng sử dụng và nhu cầu bổ sung, từ đó giúp tối ưu hóa quản lý kho và kế hoạch đặt hàng.
Tiến trình "1.4 Cập nhật danh sách các mặt hàng cần bổ sung" được thực hiện dựa trên phân tích dữ liệu Sau khi phân tích, các mặt hàng cần bổ sung được xác định để đảm bảo không thiếu hàng trong kho Thông tin này sẽ được cập nhật để thực hiện các đơn hàng bổ sung khi cần thiết.
Tiến trình “1.5 Tạo báo cáo số liệu” tập trung vào việc báo cáo tình trạng tồn kho và các hoạt động liên quan, đồng thời đảm bảo sẵn sàng khi có yêu cầu từ quản lý hệ thống.
Tiến trình "1.6 Cập nhật số lượng sau khi lấy mặt hàng" là bước quan trọng trong việc quản lý kho, giúp cập nhật lại số lượng hàng hóa trong kho sau khi hàng đã được lấy ra Thông tin này sẽ được ghi nhận vào sổ kho để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý hàng tồn.
(a)] để đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn chính xác và kịp thời.
3.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình: “Quản lý kho hàng và nhập hàng tự động”
Tiến trình 2.1 Cập nhật mặt hàng sử dụng là quá trình quan trọng nhằm cập nhật thông tin về các mặt hàng đã được sử dụng hoặc xuất kho từ kho hàng Việc này giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kho và hỗ trợ quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.
+ Chi tiết tiến trình: Dữ liệu về số lượng và loại mặt hàng đã sử dụng được ghi nhận vào [sổ kho(a)].
- Tiến trình 2.2 Tạo đơn hàng: Dựa trên thông tin từ sổ kho, khi mức tồn kho thấp hoặc cần bổ sung, một [đơn đặt hàng(h)] mới được tạo.
Để quản lý hiệu quả quy trình đặt hàng, trước tiên cần kiểm tra mức tồn kho và xác định các mặt hàng cần bổ sung Sau đó, tạo một đơn hàng chi tiết với số lượng và mô tả rõ ràng các mặt hàng cần mua Cuối cùng, đơn hàng sẽ được gửi đến nhà cung cấp để đảm bảo nguồn cung kịp thời.
Khi hàng hóa được giao, quá trình nhận và kiểm tra hàng diễn ra nhằm đảm bảo tính chính xác và chất lượng của sản phẩm.
Tiến trình nhận hàng hóa bao gồm việc tiếp nhận hàng cùng với đơn hàng và hóa đơn từ nhà cung cấp Sau đó, cần kiểm tra các mặt hàng giao nhận để đảm bảo số lượng và chất lượng đúng như đơn đặt hàng Cuối cùng, thông tin về hàng hóa đã nhận sẽ được ghi nhận vào hệ thống.
- Tiến trình 2.4 Kiểm tra sự cố, cập nhật: Sau khi nhận và kiểm tra hàng, quá trình kiểm tra sự cố và cập nhật hệ thống được thực hiện.
Trong tiến trình xử lý hàng hóa, nếu hàng hóa đúng và không có sự cố, thông tin sẽ được cập nhật vào hệ thống kho và quy trình thanh toán sẽ được thực hiện Ngược lại, nếu phát hiện sự cố như hàng sai hoặc hỏng, quy trình lập biên bản sẽ được tiến hành để xử lý tình huống.
Tiến trình 2.5 liên quan đến việc tạo phương thức thanh toán sau khi hàng hóa đã được kiểm tra và xác nhận Phương thức thanh toán này được thiết lập nhằm thực hiện việc thanh toán cho nhà cung cấp một cách hiệu quả.
Tiến trình thanh toán bao gồm việc tạo phiếu thanh toán dựa trên hóa đơn từ nhà cung cấp, xác định và xác nhận phương thức thanh toán như chuyển khoản hoặc thanh toán qua thẻ, và cuối cùng là thực hiện thanh toán, đồng thời ghi nhận phiếu thanh toán vào hệ thống kế toán.
- Tiến trình 2.6 Lập biên bản: Nếu có sự cố với hàng hóa, biên bản sẽ được lập để ghi nhận chi tiết về sự cố.
Trong tiến trình xử lý sự cố hàng hóa, đầu tiên cần ghi nhận thông tin chi tiết về loại hàng, số lượng và tình trạng Tiếp theo, lập biên bản về mặt hàng sai và gửi thông tin này cho nhà cung cấp để giải quyết Nếu cần thiết, thực hiện đặt hàng bổ sung để thay thế hàng hóa bị sai hoặc hỏng.
3.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình: “Xử lý báo cáo”
Quy trình "3.1 Dữ liệu được hệ thống thu thập" đề cập đến việc thu thập dữ liệu theo các quy định cụ thể Quy trình này có mối liên hệ chặt chẽ với "Quản lý kho", cho thấy rằng việc thu thập dữ liệu không chỉ là một hoạt động đơn thuần mà còn bao gồm thông tin quan trọng về hàng tồn kho.
CÁC SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH
3.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình:“ Nhập hàng và xuất hàng từ nhà hàng ”
Tiến trình “1.1 Nhận dữ liệu” liên quan đến việc thu thập dữ liệu nhu cầu từ hóa đơn khách hàng Quản lý nhà hàng gửi hóa đơn để xác định các mặt hàng cần xuất kho, và dữ liệu từ hóa đơn này được ghi nhận để xử lý trong các bước tiếp theo.
Tiến trình "1.2 Danh sách mặt hàng lấy khỏi kho" bao gồm việc tạo danh sách các mặt hàng cần được lấy ra khỏi kho dựa trên dữ liệu đã nhận Danh sách chi tiết các mặt hàng này sẽ được lập và phiếu xuất hàng (g) sẽ được tạo ra để gửi cho đầu bếp, nhằm thực hiện việc lấy hàng hóa ra khỏi kho.
Tiến trình “1.3 Phân tích, xử lý dữ liệu” tập trung vào việc phân tích và xử lý dữ liệu đã nhận nhằm xác định nhu cầu bổ sung và cập nhật thông tin Thông qua việc phân tích dữ liệu từ danh sách mặt hàng, xu hướng sử dụng và nhu cầu bổ sung được xác định, từ đó giúp tối ưu hóa quản lý kho và kế hoạch đặt hàng.
Tiến trình "1.4 Cập nhật danh sách các mặt hàng cần bổ sung" được thực hiện dựa trên phân tích dữ liệu Sau khi phân tích, các mặt hàng cần bổ sung được xác định nhằm đảm bảo kho hàng luôn đầy đủ Thông tin này sẽ được cập nhật để thực hiện các đơn hàng bổ sung khi cần thiết.
Tiến trình “1.5 Tạo báo cáo số liệu” liên quan đến việc tổng hợp và báo cáo tình trạng tồn kho cùng các hoạt động liên quan Điều này giúp đảm bảo rằng hệ thống luôn sẵn sàng khi được quản lý yêu cầu.
Tiến trình “1.6 Cập nhật số lượng sau khi lấy mặt hàng” là bước quan trọng trong việc quản lý kho, nhằm cập nhật số lượng hàng hoá trong kho sau khi hàng đã được lấy ra Thông tin này sẽ được ghi nhận vào sổ kho để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tồn kho.
(a)] để đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn chính xác và kịp thời.
3.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình: “Quản lý kho hàng và nhập hàng tự động”
Tiến trình 2.1 Cập nhật mặt hàng sử dụng là quá trình quan trọng để cập nhật thông tin về các mặt hàng đã được sử dụng hoặc xuất kho từ kho hàng Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và kịp thời của dữ liệu hàng tồn kho, hỗ trợ quản lý hiệu quả và nâng cao quy trình vận hành.
+ Chi tiết tiến trình: Dữ liệu về số lượng và loại mặt hàng đã sử dụng được ghi nhận vào [sổ kho(a)].
- Tiến trình 2.2 Tạo đơn hàng: Dựa trên thông tin từ sổ kho, khi mức tồn kho thấp hoặc cần bổ sung, một [đơn đặt hàng(h)] mới được tạo.
Để đảm bảo quy trình đặt hàng hiệu quả, đầu tiên cần kiểm tra mức tồn kho và xác định các mặt hàng cần bổ sung Tiếp theo, tạo đơn hàng chi tiết với số lượng và mô tả cụ thể các mặt hàng cần mua Cuối cùng, đơn hàng sẽ được gửi đến nhà cung cấp để thực hiện.
Tiến trình 2.3 liên quan đến việc nhận và kiểm tra hàng hóa khi chúng được giao đến Quá trình này nhằm đảm bảo tính chính xác và chất lượng của hàng hóa.
Quy trình nhận hàng bao gồm việc nhận hàng hóa cùng với đơn hàng và hóa đơn từ nhà cung cấp Tiếp theo, cần kiểm tra các mặt hàng được giao để đảm bảo số lượng và chất lượng đúng như đơn đặt hàng Cuối cùng, thông tin về hàng hóa đã nhận sẽ được ghi nhận vào hệ thống.
- Tiến trình 2.4 Kiểm tra sự cố, cập nhật: Sau khi nhận và kiểm tra hàng, quá trình kiểm tra sự cố và cập nhật hệ thống được thực hiện.
Trong tiến trình xử lý hàng hóa, nếu hàng hóa đúng và không có sự cố, thông tin sẽ được cập nhật vào hệ thống kho và quy trình thanh toán sẽ được thực hiện Ngược lại, nếu phát hiện sự cố như hàng sai hoặc hỏng, quy trình lập biên bản sẽ được tiến hành để xử lý tình huống.
Tiến trình 2.5 liên quan đến việc tạo phương thức thanh toán sau khi hàng hóa đã được kiểm tra và xác nhận Phương thức thanh toán này được thiết lập nhằm thực hiện việc thanh toán cho nhà cung cấp một cách hiệu quả.
Để hoàn tất tiến trình thanh toán, trước tiên cần tạo phiếu thanh toán dựa trên hóa đơn từ nhà cung cấp Tiếp theo, xác định và xác nhận phương thức thanh toán, có thể là chuyển khoản hoặc thanh toán qua thẻ Cuối cùng, thực hiện thanh toán và ghi nhận phiếu thanh toán vào hệ thống kế toán.
- Tiến trình 2.6 Lập biên bản: Nếu có sự cố với hàng hóa, biên bản sẽ được lập để ghi nhận chi tiết về sự cố.
Quá trình xử lý sự cố bao gồm việc ghi nhận thông tin chi tiết về loại hàng, số lượng và tình trạng sản phẩm Sau đó, lập biên bản cho mặt hàng sai và gửi thông tin này đến nhà cung cấp để được giải quyết Nếu cần thiết, tiến hành đặt hàng bổ sung để thay thế cho hàng hóa bị sai hoặc hỏng.
3.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình: “Xử lý báo cáo”
Tiến trình “3.1 Dữ liệu được hệ thống thu thập” tập trung vào việc thu thập dữ liệu theo các quy định đã đặt ra Quy trình này có mối liên hệ chặt chẽ với “Quản lý kho”, nhấn mạnh rằng việc thu thập dữ liệu có thể bao gồm thông tin liên quan đến hàng tồn kho.
MÔ HÌNH HÓA DỮ LIỆU
MÔ HÌNH HÓA DỮ LIỆU KHÁI NIỆM
4.1.1 Bảng liệt kê các thuộc tính của các hồ sơ sử dụng
4.1.2 Xác định thực thể & thuộc tính
Thuộc tính tên gọi Thực thể tìm được Thuộc tính thực thể
Tên nhà hàng Nhà hàng Tên hàng xuất
Tên nhà cung cấp x Địa chỉ nhà cung cấp x
Số điện thoại liên hệ x Đơn hàng
Ngày gửi phiếu đặt hàng x
Nhà hàng Tên loại hàng lấy ra x
Số lượng còn trong kho x
Kho Kho Tổng SL hàng
Tên hàng hóa Ngày giao
Số lượng Đơn hàng Đơn hàng
Mô tả Ngày xuất phiếu nhập
Tên nhà cung cấp Nhà cung cấp Tên nhà cung cấp
Tên nhân viên Nhân viên Tên nhân viên
4.1.3Xác định các mối quan hệ và gán thuộc tính a) Động từ : Lấy Nguyên Liệu
Câu hỏi cho động từ
Phục vụ Câu trả lời là
Lấy cái gì? Hàng hóa
Lấy bằng cách nào Mã xuất hàng b) Xét các mối quan hệ phụ thuộc sở hữu
Xét từng cặp thực thể Mối quan hệ Thuộc tính
Kho Đơn hàng Tạo Mã đơn hàng Đơn hàng Nhà cung cấp Gửi
Nhà cung cấp Hàng hóa Cung cấp
Nhân viên Kho Kiểm tra
4.1.4 Vẽ biểu đồ xác định bản số thực thể
MÔ HÌNH HÓA DỮ LIỆU LOGIC
4.2.1 Biểu diễn các thực thể
Nhà cung cấp bao gồm các thông tin quan trọng như mã NCC, tên NCC, số điện thoại liên hệ và mã đơn hàng Hàng hóa được phân loại với mã hàng hóa, mã kho, mã NCC, tên hàng hóa và số lượng.
Kho : KHO ( #Mã Kho, Vị trí kho, Tổng SL Hàng hóa, Mã đơn hàng, Mã hàng hóa, Mã xuất hàng )
Nhân viên : NHÂN VIÊN ( #Mã nhân viên, Tên nhân viên, SDT )
Nhà hàng : NHÀ HÀNG ( #Mã hàng xuất , Tên hàng xuất, Số lượng ) Đơn hàng : ĐƠN HÀNG ( #Mã đơn hàng, Tên hàng hóa, Số lượng, Mô tả, Ngày nhập hàng)
4.2.2 Biểu diễn các mối quan hệ
Kiểm tra kho : KIỂM KÊ KHO ( Mã nhân viên, Mã Kho , Số lượng, Chất lượng, Ngày kiểm kê )
4.3.2 Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu
Chương 5: XÂY DỰNG HỆ THỐNG VẬT LÝ
XÂY DỰNG HỆ THỐNG VẬT LÝ
XÂY DỰNG HỆ THỐNG VẬT LÝ
XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT LÝ
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Khóa
Mã hàng hóa Integer Khóa chính
Mã nhà cung cấp Integer Khóa ngoại
Mã Kho Integer Khóa ngoại
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Khóa
Mã NCC Int Khóa chính
Mã đơn hàng Int Khóa ngoại
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Khóa
Mã kho Integer Khóa chính
Tổng số lượng hàng hóa Text 10
Mã đơn hàng Integer Khóa ngoại
Mã xuất hàng Integer Khóa ngoại
Mã hàng hóa Integer Khóa ngoại
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Khóa
Mã nhân viên Integer Khóa chính
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Khóa
Mã nhân viên Integer Khóa ngoại
Mã kho Integer Khóa ngoại
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Khóa
Mã xuất hàng Integer Khóa chính