Phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp Đồng xuất khẩu thanh long tại công ty tnhh chế biến trái cây yasaka báo cáo thực hành nghề nghiệp 1

7 Bang 2.1 Téng hop nhimg wu diém va nhuge diém cua quy trình tô chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thanh long tại Công ty TNHH Chế Biến Trái Cây Yasaka..... Với lý do đó, em đã chọn đề t

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH- MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

eles

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING

SINH VIÊN THỰC HIỆN: ĐÀO THỊ YÊÉN

Dé tai:

PHAN TICH QUY TRINH TO CHUC THUC HIEN HOP DONG XUAT KHAU THANH LONG TAI CONG TY TNHH CHE BIEN TRAI CAY YASAKA

BAO CAO THUC HANH NGHE NGHIEP 1

TP HO CHI MINH, THANG 4 NAM 2021

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

>›Elœ4

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING

SINH VIÊN THỰC HIỆN: ĐÀO THỊ YÊN MSSV: 1921006135 Lớp: CLC19DTM03

Dé tai:

PHAN TICH QUY TRINH TO CHUC THUC HIEN HOP DONG XUAT KHAU THANH LONG TAI CONG TY TNHH CHE BIEN TRAI CAY YASAKA

BAO CAO THUC HANH NGHE NGHIEP 1

GIAO VIEN HUONG DAN: TS PHAM NGOC DUONG

TP HO CHI MINH, THANG 4 NAM 2021

LỜI CAM ĐOAN

toElœ4 Tác giả cam đoan báo cáo thực hành nghề nghiệp này là kết quả nghiên cứu, tìm hiểu

của riêng tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của Giảng viên hướng dẫn

TS Phạm Ngọc Dưỡng, đảm bảo tính trung thực về các nội dung báo cáo

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan nảy

TP.HCM, ngày tháng 4 năm 2021 Sinh viên thực hiện

Đảo Thị Yến

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc Lập — Tự Do —- Hạnh Phúc

NHAN XET CUA DON VI THUC TAP

TP Hồ Chỉ Minh, ngày tháng 4 năm 2021

Đại diện Công ty

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TP.Hồ Chí Minh, ngày tháng 4 năm 2021

Giáo viên hướng dân

I0 n8 117 4 4

1.3 Cơ cầu tô chức công ty TNHH chế biến trái cây Yasaka :-25 : 5 1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công (y: -¿ 2¿©2+22z+cxv2EEvEESrxerrrerkrrrrree 5 1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban: -<<+<c+<+xse 5 1.4 Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH chế biến trái cây M-Ic i02: 00206ã 722/20) 0105 a 6 1.5 Định hướng phát triÊn: .- 2-22 2+2 S2+EE+2EE+EE22EEEEEESEEEEEEEEEE12EE.1.E re 9

2.2.1 Giới thiệu sơ lược về lô hàng và mối quan hệ giữa các bên - 11

2.2.2 Quy trình tô chức thực hiện hợp đồng xuất khâu thanh long tại công ty TNHH chế biến trái cây Yasaka ¿-©2¿+2++22tSEk2Ek221122122122112112112112211 21.11 12

2.3 Phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thanh long tại Công ty TNHH chế biến trái cây Yasaka -2-522Sc22S22CE 2 22k 222212221 21E212EEcrkrcree 12

2.3.1 Đàm phán và ký kết hợp đồng . -2©22+22+EE+EE+EESEE2EE2EEEEEerkerreee 12

2.3.2 Thực hiện những công việc đầu tiên của thanh toán -=sse+e+zsss 13

2.3.3 Thuê tàu và mua bảo hiểm 2-2 2+ ©ESE22EE2EE+EE+EEEEEEEE222E2EE2EE2Erxee 13

2.3.5 Giao hang cho người chuyên Chở - eeceeceeseeeeeeceeceeeeeeceeaeeaeeeeeaeeaes 14

2.3.6 Chuan bị va kiém tra hang dé xuat 0.00 cecccccecceccecsesseeseessesseeseesesseesseseeseesees 15

2.3.7 Lập bộ chứng từ thanh todn oo cece cece ce eeee cee eeeeeeetaeteeseeeeeeas 16

2.3.8 Lập bộ chứng từ xuất khâu 2¿- 2 ©22+2+¿+++EE++Ext2EEerxesrxerrrsrkerrree 17

"5 6 .ố ố.ố.ố ố.ố.ố.ố.ố 17

2.4 Đánh giá quy trình tô chức thực hiện hợp đồng xuất khâu tại Công ty TNHH Chế

Phố 18 2.4.2 Nhược điểm . -2-+-+222ccEEH.1.22 2 re 19

2.4.3 Đánh giá những ưu điểm và nhược điểm 2+ ©52©5222222£+£x+zx+cxze- 20

3.2.2 Hoàn thiện cho phương thức thanh toán - - +55 S+c++sx+s+sereeesseesees 24

3.2.3 Hoàn thiện khâu thủ tục hải quann - s5 <5 S< + + ++ssxeeeeeeeeerseeexee 24

TOM TAT CHUONG 3 -2-©22+22<+EE22E1221122122111211211211211121121121121221 1 y0 26 KẾT LUẬN 2-2-2 <+2E+2EE+EE22E12211271221121121121121121111121111121121111212 1 1e 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO -2 2-©22©2222£+EE+EE+EE22E22EE2EEvrxrrkeree 28

PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TAT

C/O Certificate of Origin - Giấy chứng nhận xuất xứ

DANH MỤC HÌNH Hinh 1.1 Sơ đồ tĩm tắt tổ chức bộ máy của cơng ty ¿-2 ¿©cx++c++cxeeceee 5 Hình 2.1 Quy trình tơ chức thực hiện hợp đồng xuất khâu . : 10

Hinh 2.2 Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Cơng ty TNHH Chế

8irTE9 A4171 ‹< nh ậàa4‡444 12

DANH MUC BANG

Bang 1.1 Bdo cdo két qua hoat động kinh doanh của công ty (2019-2020) 7 Bang 2.1 Téng hop nhimg wu diém va nhuge diém cua quy trình tô chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thanh long tại Công ty TNHH Chế Biến Trái Cây Yasaka 19

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hoạt động xuất khâu là một lĩnh vực được quan tâm hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh

vì nó cho chúng ta biết vị thế của đất nước ta trên thị trường khu vực và quốc tế Ngoài

ra, nó còn là yêu tô không thẻ thiếu trong việc cân bằng cán cân thương mại quốc gia, giúp ôn định và phát triển nền kinh tế

Vị thế của một quốc gia được khăng định bởi sức mạnh nên kinh tế, kinh tế phát triển

sẽ là đòn bây thúc đây chính trị, xã hội phát triển Tuy nhiên, không một quốc gia nào

có thé tồn tại và phát triển kinh tế mà lại không mở rộng quan hệ kinh tế đối ngoại, thực hiện đa dạng hóa quan hệ và tích cực tìm kiếm thị trường mới, tăng cường buôn bán trao đôi hàng hóa giữa các nước với nhau Bí quyết thành công trong chiến lược phát triển

kinh tế của một nước là nhận thức được mối quan hệ giữa kinh tế trong nước và mở rộng

quan hệ kinh tế với bên ngoài Do đó, cần chú trọng phát triển Ngoại thương Sự gia nhập WTO của Việt Nam tạo điều kiện cho các mặt hàng xuất khâu có nhiều cơ hội đề phát triển và cạnh tranh với những đối thủ khác trên thế giới Để các sản phẩm đến với

thị trường quốc tế, về đến tận tay người tiêu dùng đòi hỏi phải trải qua một quy trình

Quy trình xuất khâu thì cần cải tiến, nâng cao, hoàn thiện các bước nghiệp vụ đó

Với lý do đó, em đã chọn đề tài Thực hành nghề nghiệp 1:

“Phân Tích Quy Trình Tổ Chức Thực Hiện Hợp Đồng Xuất Khẩu Thanh Long Tại Công Ty TNHH Chế Biến Trái Cây YASAKA”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài được thực hiện với các mục tiêu sau đây:

Thứ nhất là đê nắm bắt được quy trình tô chức thực hiện hợp đồng xuất khâu thanh long tại Công ty TNHH Chế Biến Trái Cây Yasaka Những ưu điểm và nhược điểm ở công

ty đối với quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khâu

Thứ hai, nghiên cứu các nhân tô khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến quy trình tô

-_ Thứ ba, tìm giải pháp để cải tiến, hoàn thiện, nâng cao quy trình tô chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty trong thời gian sắp tới nhằm mục đích tăng cao hiệu quả kinh doanh của công ty

3 Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu là quy trình tô chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thanh long tai Công ty TNHH Chế Biến Trái Cây Yasaka

4 Phạm vỉ nghiên cứu

Không gian: trong phạm vi Công ty TNHH chế biến trái cy Yasaka

Chủ yếu nghiên cứu quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty

TNHH Chế Biến Trái Cây Yasaka

Số liệu dùng đề phân tích và nghiên cứu trong năm 2020

Do thời gian nghiên cứu có hạn nên em không thê nghiên cứu được toàn bộ quy trình xuất khẩu của công ty mà chỉ chọn với phạm vi nhỏ hẹp

5 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp chủ yếu được sử dụng, kết hợp gồm: lý thuyết và dựa trên quan sát

thực tế, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, thông kê, phương pháp tham khảo

ý kiến chuyên gia, những người trong ngành Đồng thời, dựa vào những kiến thức đã có

sẵn cũng như là căn cứ vào thực tế đề có thể điều chỉnh và đề ra những giải pháp nhằm

khắc phục những nhược điểm, hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khâu thanh long tại công ty TNHH chế biến trái cây Yasaka

6 Kết cấu bài báo cáo

Với các mục tiêu và phương pháp nghiên cứu trên, đề tài được kết cầu thành 3 phân:

Chương I: Giới thiệu về công ty TNHH Chế Biến Trái Cây Yasaka

Chương 2: Quy trình tô chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thanh long tại Công ty

TNHH Chế Biến Trái Cây Yasaka

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khâu tại Công ty TNHH Chế Biến Trái Cây Yasaka

CHUONG 1 GIỚI THIỆU VẺ CÔNG TY TNHH CHE BIEN TRAI CAY

YASAKA 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH chế biến trái cây YASAKA

1.1.1 Giới thiệu chung

Tên công ty: CÔNG TY TNHH CHẾ BIÊN TRÁI CÂY YASAKA

Tén giao dich quéc té: YASAKA FRUIT CO,LTD

Logo céng ty:

te

fresn

Địa chỉ văn phòng: phòng 34, lầu 4 Centec tower, 71-74 Nguyễn Thị Minh Khai,

Phường 6, Quận 3, TP Hồ Chí Minh

Dia chi nha máy: 1/106, Đại lộ Bình Dương, Khu Phố Hòa Lâm, Phuong Thuan Giao, Thị Xã Thuận An, Tỉnh Bình Dương

Mã số thuế: 0305360381

Website: http://Awww.yasaka.vn/

E-mail: dfruit@yasaka.vn

Người đại diện pháp luật: Ông Watanabe Wataru Chức vụ - Tông giám đốc

Hoạt động dưới hình thức: TNHH một thành viên

Số lượng nhân viên: 50 người

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển:

Năm 2008 công ty TNHH chế biến trái cây YASAKA chuyên xuất khâu sang thị trường

Nhật Bản, Hàn Quốc và New Zealand được thành lập

Tổng sản lượng xuất khâu trái cây sang Nhật Bản và Hàn Quốc bình quân là 700

tắn/năm Công ty Yasaka Fruit hiện tại đã xúc tiễn xuất sang thị trường Đài Loan, Trung

Quốc, Hồng Kông, Úc và Mỹ

Hién nay, Yasaka Fruit tro thành một trong những công ty dẫn đầu thị trường phân phối thanh long và xoải trong và ngoải nước, với đội ngũ nhân viên có năng lực chuyên môn cao Vì vậy, công ty có xu hướng phát triển và hội nhập thế giới

1.1.3 Đặc điểm quy trình sản xuất kinh doanh:

Công ty chuyên xử lý trái cây tươi bằng hơi nước nóng phục vụ xuất khâu sang các thị trường khó tính như Nhật Bản, Hàn Quốc, New Zealand, Đài Loan, Mỹ, Úc và là một công ty xuất khâu trái cây hàng đầu tại Việt Nam với quy mô lớn Mặt hàng trái cây tươi xuất khẩu chủ yếu là Thanh long ruột trắng, Thanh long ruột đỏ, Dừa, Xoài Cát Chụ,

Thương hiệu Thanh Long Yasaka được tiêu thụ nhiều ở hầu hết thị trường Châu Á như

Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Trung Quốc, Hồng Kông, Úc và Mỹ

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

1.2.1 Chức năng

Công ty chủ yếu xuất khẩu các mặt hàng trái cây tươi chủ yếu như: Thanh long ruột

trắng, Thanh long ruột đỏ, Dừa, Xoài Cát Chu, Đảm bảo về mặt chất lượng và mang lại hiệu quả tích cực cho khách hàng, rất được khách hàng tín nhiệm

1.2.2 Nhiệm vụ

Mọi hoạt động kinh doanh sản xuất đảm bảo chế độ quản lý hiện hành của Nhà nước

Chấp hành nghiêm chỉnh các chính sách, thủ tục, quy định của pháp luật mà Nhà nước ban hành, các quy định có liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khâu, các quy định về tài chính, tài sản vốn có định và vốn lưu động

Bảo đảm sử dụng tài chính theo đúng chế độ, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, làm tròn nghĩa vụ nộp Ngân sách cho Nhà nước

Quan tâm đến lợi ích và trách nhiệm với tập thé và cá nhân trong công ty

Cạnh tranh lành mạnh, góp phần phát triển và tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của nước nhà

Nhiệm vụ chính của công ty vả cũng là quan trọng nhất là kinh doanh xuất khẩu trái cây

với chất lượng cao, mang lại hiệu quả cao cho đối tác cũng như khách hàng

Có các chế độ, chính sách quyên lợi cho người lao động, chăm lo cho đời sống, dao tao, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân của công ty đề đáp ứng nhu cau, nhiệm vụ kinh doanh ngày càng cao

1.3 Cơ cấu tô chức công ty TNHH chế biến trái cây YASAKA

1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty:

Co cau tổ chức của Công ty TNHH chế biến trái cây Yasaka theo mô hình trực tuyến Giám đốc có quyền hạn cao nhất đê đưa ra quyết định về phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty vả là người đại diện cho công ty trước pháp luật Dưới Giám đốc là

Phó Giám đốc và dưới Phó Giám đốc là các phòng ban

Phó 6 Giám Độc Giám Đồ Kê Toán é Toá Phó Giám Đốc Quản Lý Và

Sản xuât Kỹ Thuật Tống Hợp Nhân Sư Kinh Doanh

Hình 1.1 Sơ đồ tám tắt tổ chức bộ máy của công ty

(Nguôn Công ty TNHH Chế Biến Trái Cây Yasaka)

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban:

- Tong giám đốc: Người đứng đầu chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả kinh

doanh của công ty Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động đầu tư kinh

doanh của công ty Được quyên quyết định về tô chức nhân sự tại công ty

- Giam đốc: Tham mưu giúp việc cho Tông Giám đốc, vạch ra các chiên lược kinh doanh sao cho mang lại hiệu quả tôt nhật Được ủy quyên làm mọi nhiệm vụ của Tông Giám đốc, khi Tổng Giám đốc văng mặt

-_ Phòng kế toán: Tham mưu giúp giám đốc công ty về công tác quản lý kinh tế tài chính,

hạch toán kế toán toàn Công ty Theo dõi về hoạt động kinh doanh, thực hiện hạch toán

và tổng hợp quyết toán Cung cấp thông tin tài chính theo qui định Phối hợp cùng các phòng liên quan xây dựng, hướng dẫn công tác tài chính kế toán

Xay dung ké hoach tién d6, ké hoach năng lực sản xuất

Thiết lập các cải tiễn trong quá trình sản xuất, phân công trách nhiệm cho mỗi hoạt động Sắp xếp, bố trí nhân sự phù hợp và tiếp nhận yếu tố đầu vào cho sản xuất Phối hợp xây dựng các chính sách nhân sự đảm bảo nguồn lực đáp ứng sản xuất Đảm bảo chất lượng sản phâm (QA) và kiêm soát chất lượng sản phâm (QC)

1.4 Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH chế biến trái cây

Yasaka trong 2 nam (2019 — 2020)

Đơn vị tính: Việt Nam đồng

10 Chi phí quản lý doanh nghiệp 26 4.333.522.225 6.319.556.683

11.Lợi nhuận thuần từ hoạt động

17 Chỉ phí thuế TNDN hoãn lại 52

18.Lợi nhuận sau thuế thu nhập

doanh nghiệp

19 Lãi cơ bản trên cỗ phiếu 70

Bảng 1.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (2019-2020)

(Nguồn: Phòng Kế toán — Tài chính)

NHẬN XÉT:

-_ Về doanh thu:

+ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã giảm từ 41.050.881.241 đồng vào năm

2019 xuống 39.424.502.384 đồng vào năm 2020, tương ứng giảm 3,96% Doanh thu

từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ là nguồn doanh thu chính của công ty, doanh thu này giảm cho thấy quy mô hoạt động kinh doanh của công ty cần phải được

mở rộng và phát triên hơn Nguyên nhân dẫn đến doanh thu giảm đột ngột là bởi tác

động của dịch Covid-I9 năm 2020 khiến cho nên kinh tế không chỉ Việt Nam mà trên toàn cầu hậu như là đóng băng Tình hình dịch bệnh kéo dài này đã gần như qua khỏi

nhưng đất nước vẫn đang trải qua mùa bão lũ, đặc biệt là tại khu vực miền Trung + Doanh thu hoạt động tài chính của công ty chủ yếu từ lãi tiền gửi ngân hàng, tăng từ 87.746.135 đồng vào năm 2019 lên 111.552.203 đồng vào năm 2020, tăng 27,13 %

- Vé chi phi:

+ Giá vốn hàng bán của công ty giảm từ 31.582.271.183 đồng vào năm 2019 xuống 31.456.834.666 đồng, tương ứng giảm 0.39% Vì tỷ lệ giảm không quá lớn nên không ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình kinh doanh của công ty

+ Chỉ phí bán hàng tăng từ 1.908.184.243 đồng vào năm 2019 lên 2.599.031.674 đồng vào năm 2020, tương ứng tăng 690.847.431 đồng Mức tăng này do tăng chỉ phí quảng cáo, chỉ phí nhân công và một số chỉ phí khác liên quan đến chi phí bán hàng của

công ty Việc ảnh hưởng bởi dịch bệnh cũng là một phần khiến cho các đơn hàng

nhập khâu cũng như việc vận chuyền hàng hóa cũng trở nên khó khăn Công ty hạn

chế rủi ro thông qua việc cắt giảm các đơn nhập khâu và hạn chế giao thương trong

thời gian này

+ Chỉ phí quản lý doanh nghiệp của công ty giảm từ 6.319.556.683 đồng vào năm 2019

xuống 4.333.522.225 đồng vào năm 2020, tương ứng giảm 1.986.034.458 dong

- Về lợi nhuận:

+ Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2019 là 8.967.561.313 đồng giảm xuống 7.258.742.709 đồng vào năm 2020, tương ứng giảm 1.708.818.604 đồng +_ Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh năm 2019 là 481.786.683 đồng giảm xuống 154.736.511 đồng vào năm 2020, tương ứng giảm 327.050.172 đồng.

1.5 Định hướng phát triển:

1.5.1 Tầm nhìn

Yasaka luôn cố gắng tập trung nghiên cứu thị trường để năm bắt thị hiểu của khách

hàng và tìm kiếm khách hàng tiềm năng để có thê trở thành nhà phân phối nông sản có

uy tín hàng đầu tại Việt Nam

1.5.2 Sứ mệnh

Xây dựng đội ngũ, cán bộ công nhân viên chuyên nghiệp, kinh doanh và năng động Đáp ứng được nhu cầu sản xuất và kinh doanh ngày càng cao của công ty Tạo điều

kiện làm việc và thu nhập cao cho các hệ dân trong khu vực

Tối thiểu hóa chi phi dé tăng lợi nhuận cho công ty Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên như nghiệp vụ khai báo hải quan, làm thủ tục xuất khâu, thủ tục giao hàng

và giảm thiêu các sai sót một cách tối đa

Đây mạnh chiến lược truyền thông phủ sóng khắp các kênh truyền thông lớn giúp tiếp cận khách hàng một cách để dàng hơn và phạm vi khách hàng cũng được mở rộng Công ty luôn cố gắng mang lại sự thỏa mãn về nhu câu của khách hàng, đối tác và cộng đồng một cách tối đa thông qua việc không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch

vụ xuất khẩu

Đây mạnh công tác thí đua khen thưởng, xây dựng chế độ tiền lương, tiền thưởng hợp

lý, khuyến khích vật chất và cũng chịu trách nhiệm vật chất trong các lĩnh vực để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cho công nhân viên

Thiết lập tinh thần đoàn kết, hỗ trợ nhau của các nhân viên giữa phòng ban

TOM TAT CHUONG I1

Chương l đã giới thiệu tổng quan về công ty TNHH chế biến trái cây Yasaka Đồng thời

chương l cũng đã phân tích rõ nét về tình hình kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn

từ năm 2019 đến năm 2020 Qua đó nêu được những định hướng của công ty trong thời gian tới Việc tìm hiểu các thông tin cơ bản này giúp tác giả thuận lợi hơn trong việc phân tích quy trình tô chức thực hiện hợp đồng xuất khâu thanh long tại công ty TNHH chế biến trái cây trong chương 2

CHƯƠNG 2 QUY TRÌNH TỎ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐÒNG XUẤT KHẨU THANH LONG TẠI CÔNG TY TNHH CHE BIEN TRAI CAY YASAKA

2.1 Quy trình nghiệp vụ lý thuyết về tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Thué phuong Chuan bi hang

tién van tai

khi Xuất khâu

Làm bộ chứng từ

thanh toán

Xin C/O

xuat khau

Thông báo cho người

mua

Hình 2.1 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu

(Nguôn: Sách Giao dịch thương mại quốc tế tác giả TS Phạm Ngọc Dưỡng)

Các bước thực hiện hợp đông xuất khẩu hàng hóa trên cơ sở lý thuyết như sau: Bước I: Xin giấy phép xuất khâu (nếu can)

Bước 2: Thuê phương tiện vận tải khi xuất khâu

Bước 3: Chuẩn bị hàng, đóng gói, ký mã hiệu

Bước 4: Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khâu

Bước 5: Làm thủ tục hải quan xuất khâu

Bước 6: Giám định số lượng và chất lượng hàng xuất khẩu, kiểm tra hàng hóa Bước 7: Xin C/O xuất khẩu

Bước 8: Giao hàng xuất khâu

Bước 9: Làm bộ chứng tử thanh toán

Bước 10: Thông báo cho người mua

2.2 Thực trạng quy trình tô chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thanh long tại

công ty TNHH chế biến trái cây Yasaka

2.2.1 Giới thiệu sơ lược về lô hàng và mối quan hệ giữa các bên

Thông tim lô hàng:

Tên lô hàng: Thanh long ruột trăng loại A

Số lượng: 3.695Kg

Mi quan hệ giữa các bên:

Người bán: Công ty TNHH chế biến trái cây Yasaka

Địa chỉ: phòng 34, lầu 4, tòa Centec, 72-74, Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 6,

Quận 3, TP.HCM

Nguoi mua: Nikko Foods Co.,LTD

Dia chi: Shinjuku-Ku, Tokyo, Japan

Hai bên ký hợp déng mua ban hang héa sé: 01GTKT3/001, ngay 20 thang 10 nam

2020 với các điều khoản được quy định:

Nước xuất khâu: Việt Nam

Địa điểm lưu kho: Tông Công ty Tân Cảng Sài Gòn

Địa điểm nhận hàng cuối cùng: OSAKA

Địa điểm xếp hàng: cảng Cát Lái (Hỗ Chí Minh)

Ngày hàng đi dự kiến: 21 tháng 10 năm 2020

Phương thức thanh toán: T7T

11

- _ Giải quyết tranh chấp: Đàm phán, do hai bên quyết định

- _ Chứng từ yêu cầu:

+ Van don

+ Hóa đơn thương mại

+ Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ

+ Giấy chứng nhận kiêm dịch thực vật

+ Phiếu đóng gói hàng hóa

2.2.2 Quy trình tô chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thanh long tại công

ty TNHH chế biến trái cây Yasaka

Thực hiện những

công việc đầu tiên

của thanh toán

Hình 2.2 Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH

Ché Bien Trai Cay Yasaka

Nguồn: Phòng kế toán - tài chính

2.3 Phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thanh long tại Công

ty TNHH chế biến trái cây Yasaka

2.3.1 Đàm phán và ký kết hợp đồng

Lô hàng này sẽ được xuất sang Nhật nên thường công ty sẽ đàm phán và ký kết hợp

đồng theo điều kiện thương mại là FOB và công ty sẽ phải chịu thêm cả chỉ phí bốc dỡ

hàng Sau khi mọi công tác của đàm phán thống nhất và đi đến ký kết hợp đồng Công

12

đã ký kết thì Công ty thực hiện các công việc sau

2.3.2 Thực hiện những công việc đầu tiên của thanh toán

Trong kinh doanh xuất khẩu có rất nhiều phương thức thanh toán, mỗi phương thức đều đem lại cho nhà xuất khâu những thuận lợi và rủi ro khác nhau Công ty thường dùng phương thức T/T do mặt hàng của công ty là nông sản nên sẽ thường dùng phương thức T/T là chủ yếu Phương thức T/T được coi là phương thức thiếu an toàn mà công ty đã thỏa thuận trong hợp đồng với một số đối tác Tuy nó đơn giản, nhanh chóng, thuận lợi

nhưng việc thanh toán dựa vào thiện ý bên mua nên không đảm bảo an toàn cho bên bán

vi dé bi người mua chiếm dụng vốn Điều kiện thanh toán chia làm 2 loại: Cọc tiền trước

(30% hoặc 50%) và thanh toán phần còn lại dựa theo điều khoản trong hợp đồng Với tình hình hiện tại, trong hoạt động xuất khẩu của doanh n ghiệp thì điều kiện FOB van la điều kiện Incoterms dé 4p dung nhat va phát huy tốt nhất vai trò trong điều kiện hiện nay của doanh nghiệp Phần lớn đối tác nước ngoài đặc biệt là Nhật Bản đều theo

điều kiện EOB, tuy vậy vẫn có một số đối tác như Úc thì theo điều kiện CIF còn xuất

nội địa thì theo điều kiện EXW Theo phương thức T/T thì đối với FOB và CIF khách

nhận hàng 7 ngày rồi thanh toán còn EXW thanh toán sau 7 ngày đỡ hàng tại kho

2.3.3 Thuê tàu và mua bảo hiểm

Trước hết, theo thỏa thuận trong hợp đồng hàng hóa sẽ được giao theo một trong những điều kiện thương mại quốc tế của Incoterms, đó sẽ là cơ sở đề có thê xác định được việc thuê tàu và mua bảo hiểm sẽ là nghĩa vụ của bên xuất khẩu hay nhập khẩu Theo Incoterms 2010, hàng hóa được giao theo điều kiện EXW hoặc EOB thì khách hàng sẽ

có nghĩa vụ thuê tàu, mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình và công ty sẽ không có nghĩa

vụ này Công ty thường dùng FOB để xuất thanh long sang Nhật và EXW xuất nội địa Ngoài ra, khi xuất sang Úc công ty sẽ xuất theo điều kiện CIF thì Công ty sẽ chịu thêm

chi phí cước tàu và chỉ phí bảo hiểm còn FOB với EXW thì bảo hiểm có thê mua hoặc

không

Về phương thức bán theo giá FOB thì Công ty sẽ chịu mọi phí tốn cũng như rủi ro về ton thất hàng hóa cho đến khi hàng hóa được giao hắn qua lan can tàu tại cảng xếp hàng

13

và không có nghĩa vu mua bao hiém cho hàng hóa, việc mua bảo hiém nay còn tùy thuộc vào nhà nhập khâu

Công ty phải cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết để người nhập khâu mua bao hiểm cho hàng hóa của họ Tuy nhiên tùy theo điều kiện ký kết trong hợp đồng và phương thức mua bán giữa hai bên đối tác với nhau và giá FOB nên Công ty mắt đi

nhiều lợi thê việc mua bao hiém cho hàng hóa

Thông thường, hàng xuất của công ty sẽ xuất nguyên container (FCL) vì mặt hàng cần

đám bảo về nhiệt độ, độ 4m riêng nên không thể xuất hàng lẻ (LCL)

2.3.4 Thu tuc hai quan

Khi đã chuẩn bị xong nhân viên chứng từ sẽ lập tờ khai hải quan điện tử qua phần mềm hải quan mà công ty đã đăng ký và được cấp mã số vào mạng khai báo hải quan Nhân

viên chứng từ sẽ nhập hết tất cả đữ liệu vào phần mềm thật chính xác, ghi lại và in ra tờ

khai hải quan hàng xuất Đối với vấn đề về thủ tục hải quan của công ty sẽ do bộ phận logistics làm cho công ty để xuất hàng 7hông thường thủ tục hải quan sẽ gỗm có:

- To khai hai quan

- Phyto: Giay chimg nhan kiém dich

- C/O: Giay chimg nhan nguén gốc xuất xứ

- Van don

- Hoa don thuong mai

- Béching ti xuat đi cho khách

Sau đó, lãnh đạo phòng Xuất nhập khâu kiểm tra và ký nháy, Tông Giám đốc hoặc người được ủy quyên ký tờ khai xuất, đóng dấu và hoàn tất khâu chuẩn bị bộ chứng từ

xuất khẩu đề khai hải quan

Mặc dù, các bước thực hiện băng điện tử sẽ nhanh chóng và đỡ phức tạp khi điền bằng

giấy rồi sau đó nhập vào máy Tuy nhiên, nó cũng có những hạn chế nhất định do nhân

viên chưa được hướng dẫn kỹ lưỡng về phần mềm dễ có sai sót trong quá trình khai báo 2.3.5 Giao hàng cho người chuyên chở:

Mặt hàng xuất của công ty chủ yếu được giao bằng đường biển Trước hết là sẽ giao hàng đi, dỡ hàng lên container rôi chở ra cảng Sau khi nhận được sự phân công của

14

người phụ trách, nhân viên giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ thực hiện những công việc sau đề thông quan xuât hàng:

Nhận yêu cầu xuất hàng theo bảng phân công hằng ngày

Nhận Booking và kiểm tra

+ Ctra khau xuất

+ Thời gian xuất, chú ý giờ cut line (thời gian nhận hàng)

+ Tên tàu, cảng đến

+ Người liên hệ đóng hàng của đại lý tại cảng, sân bay

Nhận packing list và kiểm tra mã hàng, số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói Đối chiếu số lượng hàng hóa với số khối trén Booking dé dam bao đủ chỗ đóng hàng

Liên hệ với các đơn vị sản xuất để năm tình hình hàng hóa sẵn sàng xuất kho

Xem kế hoạch bồ trí, điều xe hoặc Cont chở hàng dé thông báo cho các đơn vị sản xuất

thời gian lấy hàng

Lấy các chứng từ hàng hóa cần thiết gửi kèm theo hàng

Hỗ trợ nhân viên Hải quan đóng lệ phí và rút tờ khai Hải quan xuất

Nhận hàng tử thủ kho Công ty hoặc các don vi san xuất, giám sát việc xếp hàng lên xe

hoặc container theo đúng số kiện đã khai báo và theo yêu cầu xếp hàng của khách, ký

phiếu xuất kho thành phẩm

Nhắc nhở lái xe Công ty và lái xe các Công ty vận tải tuân thủ đúng giờ giấc đề kịp thời

gian thanh lý tờ khai tại cảng theo yêu câu trên booking của các đại lý hãng tàu

Tiến hành kiểm hóa Hải quan

Hạ bãi container hoặc đóng hàng vào kho (container), thanh lý TK tai HQ giám sát Bàn giao TK đã hoàn tất thủ tục xuất khẩu cho phu trách Tổ giao nhận vào số theo dõi

và chuyên cho nhân viên chứng từ XNK

Lưu phiếu xuất kho hàng hóa

Ghi chú:

Tuy dai ly, hãng tàu có thê đóng phí cấp cont, nâng hạ trước hoặc sau khi giao hàng

2.3.6 Chuẩn bị và kiểm tra hàng để xuất

- Lên kế hoạch sản xuất

Sau khi hợp đồng đã hoàn tất thủ tục, bộ phận kế hoạch sẽ đánh giá và lên kế hoạch sản

xuất Căn cứ theo tốc độ dây chuyền sản xuất và thời han giao hàng, nhân viên bộ phận

15