Tiểu luận môn quản trị học chủ Đề làm việc theo nhóm

Phân tích vấn đề sẽ giúp đơngiản hóa vấn đề và sắp xếp trình tự các sự việc một cách logic, bài bản và khoa học.Khi các chủ thể áp dụng kỹ năng phân tích vấn đề này trong làm việc nhóm s

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NAM CẦN THƠ

TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ HỌC CHỦ ĐỀ: LÀM VIỆC THEO NHÓM

1 Nguyễn Mạnh Cường (234485) ThS Ngô Đình Quý

BÁO CÁO PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ VÀ KẾT QUẢ

THỰC HIỆN ĐỀ TÀI CỦA TỪNG THÀNH VIÊN NHÓM

vụ Kết quả Chữ ký

dung

Hoàn thành 100%

dung thành Hoàn

100%

thành 100%

SĐT: 0766850467

Email: s234485@nctu.edu.vn

Mục Lục LỜI NÓI ĐẦU

2 Lý do chọn đề tài

5

3 Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết

6

4 Phương pháp (cách thức) thực hiện đề tài

6

5 Phạm vi của đề tài

6

6 Kết cấu của đề tài

6

PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: Giới thiệu sơ lược về làm việc nhóm

7

1.1 Tổng quan về làm việc theo nhóm

7

1.1.4 Lợi ích khi làm việc nhóm 8

1.1.5 Các hình thức nhóm 9

1.1.6 Quy mô nhóm

12

1.1.7 Các giai đoạn hình thành nhóm 13

2.1 Ưu điểm và nhược điểm khi làm việc theo nhóm

14

2.1.1 Ưu điểm khi làm việc theo nhóm 14

2.1.2 Nhược điểm khi làm việc theo nhóm 16

Chương 2: Các yếu tố tác động đến hiệu quả làm việc nhóm

17

2.3.1 Sự thiếu tin tưởng

3.1 Hiện tượng lây lan tâm lý

4.1 Thực trạng

29

4.2 Giải pháp

31

LỜI NÓI ĐẦU

Lời nói đầu tiên, nhóm em xin chân thành cám ơn Ban giám hiệu, các khoa,phòng và quý thầy, cô của trường đại học Nam Cần Thơ những người đã tận tìnhgiúp đỡ và tạo điều kiện cho nhóm em trong quá trình học tập Đặc biệt nhóm em xingửi một lời cám ơn sâu sắc đến giảng viên là thầy Ngô Đình Quý - người đã trực tiếpchỉ bảo, hướng dẫn nhóm em trong quá trình học môn Quản Trị Học

Mặc dù nhóm em đã vận dụng hết kiến thức đã học được và tìm tòi nhiềuthông tin để hoàn thành bài tiểu luận này Tuy nhiên trong quá trình nghiên cứu, donhững hạn chế về mặt thời gian, tài liệu và việc nhận thức vấn đề còn hạn hẹp nên bàiviết chưa thể đi sâu để tìm ra mọi vấn đề có liên quan đến vấn đề nghiên cứu Rấtmong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu từ thầy, cô để bài nghiên cứu của nhómđược hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Đặt vấn đề, tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài

Ngày nay, sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật đã kéo theo sự cạnhtranh ngày càng mạnh mẽ giữa các tổ chức trong nền kinh tế toàn cầu Tối ưu hóachất lượng sản phẩm đòi hỏi nhiều người cùng tham gia Một kỹ sư đơn lẻ không thểhoàn chỉnh sản phẩm nếu thiếu sự góp sức của nhiều đồng nghiệp khác trong việc tạodáng, lập trình, kiểm thử,… Một nhân viên phục vụ đơn lẻ không thể cung cấp dịch

vụ hoàn chỉnh đến khách hàng nếu không có sự hỗ trợ từ nhiều nhân viên ở các bộphận bán hàng, bộ phận kho và bộ phận vận chuyển Do đó, mỗi cá nhân chỉ có thểthực hiện công việc trong một số lĩnh vực và không thể thực hiện công việc trong mọilĩnh vực Nếu kết hợp khả năng của từng thành viên và tạo thành một nhóm thì côngviệc được thực hiện sẽ dễ dàng hơn Làm việc theo nhóm sẽ tập trung được khả năngcủa từng người, giúp họ bổ sung các khiếm khuyết cho nhau để hoàn thành công việctốt hơn Tổng thống Mỹ F D Roosevelt (1882 – 1945) khẳng định “Khi người tahành động cùng nhau với tư cách là một nhóm, họ có thể hoàn thành được những việc

mà không một cá nhân rêng lẻ nào có thể thực hiện được”

Tài liệu này cung cấp cho các sinh viên kiến thức và những kinh nghiệm làmviệc theo nhóm, tạo nền tảng cho việc tham gia tích cực và hiệu quả vào các nhóm.

2 Lý do chọn đề tài

Chúng ta không thể sống và làm việc một mình Một là con số quá nhỏ để tạonên điều vĩ đại Vì thế ai cũng phải làm việc với người khác Ngay từ khi sinh ra,chúng ta đã gắn mình với một nhóm cơ bản nhất là gia đình Sau đó khi lớn hơn,bước vào nhà trường chúng ta sẽ có những người bạn và nếu phù hợp sẽ tạo thành cácnhóm bạn Khi đi làm việc chúng ta lại phải làm việc với những người khác và tạo ramột nhóm làm việc Bản thân chúng ta với năng lực và tính cách sẽ có những ảnhhưởng lên nhóm, đồng thời cũng chịu những tác động của người khác cả về điều tíchcực lẫn tiêu cực Nhờ các hoạt động tương tác trong nhóm, chúng ta vừa phát triểnkiến thức, rèn luyện kỹ năng cá nhân đồng thời góp phần vào các hoạt động đem lạinhững giá trị về vật chất và tinh thần cho tập thể, cộng đồng

Lâu nay người ta thường lan truyền câu nói khôi hài "một người Việt có thểbằng một người Nhật, nhưng ba người Việt thì chắc không bằng 1 người Nhật".Nghịch lý này phần nào phản ánh thực tế phong cách làm việc nhóm của người Việthiện nay Mô hình làm việc theo nhóm đang là một thách thức rất lớn đối với cácdoanh nghiệp Việt Nam trong tiến trình toàn cầu hoá đang diễn ra sôi động Nhữngsinh viên khi bước vào môi trường đại học kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng hàngđầu mà sinh viên cần trang bị cho việc học tập của mình vì sinh viên hầu hết phải làmviệc nhóm trong các môn học Không ai có thể thành công mà thiếu sự hợp tác của

những người khác Cũng xuất phát từ vấn đề này nhóm em đã chọn đề tài “Làm việc theo nhóm” nhằm giúp người đọc có thể hiểu biết thêm về những vấn đề thường gặp

khi làm việc theo đội, từ những vấn đề đó nhóm cũng đưa ra những giải pháp nhằm

đánh giá và xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả

3 Mục tiêu đưa ra cần giải quyết

Làm việc theo nhóm là một xu hướng tất yếu của nền kinh tế toàn cầu, trong đóViệt Nam cũng không nắm ngoài xu hướng này Làm việc theo nhóm đã và đang mang lại nhiều lợi ích cho nền kinh tế đất nước, thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội, tạo việc làm, nâng cao năng suất lao động,

Nhằm góp phần nghiên cứu hoàn thiện về làm việc theo nhóm, tiểu luận về chủ

đề “làm việc theo nhóm” được thực hiện theo các mục tiêu sau:

Thứ nhất, củng cố kiến thức lý luận về vấn đề làm việc theo nhóm, bao gồm

các vấn đề như: khái niệm, đặc điểm, phân loại,…

Thứ hai, tìm hiểu thực tiễn về quá trình làm việc theo nhóm như những khó

khăn, những vấn đề làm ảnh hưởng đến quá trình làm việc nhóm

Thứ ba, giúp người đọc phát triển kỹ năng, tư duy, phân tích, đánh giá thông

qua việc xác định vấn đề nghiên cứu, thu thập thông tin, phân tích thông tin

Qua việc khám phá và phân tích sâu rộng về chủ đề này, chúng ta hy vọng sẽ

có cái nhìn toàn diện và chính xác hơn về cách làm việc nhóm cũng như cách thức áp dụng chúng vào thực tiễn, từ đó đóng góp vào việc nâng cao các kỹ năng và cách làmviệc nhóm

4 Phương pháp (cách thức) thực hiện đề tài

Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: thu thập, phân tích, tổng hợp các thông tin, kiến thức có sẵn về cách thức làm việc thep nhóm hiệu quả

Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: thu thập, phân tích, tổng hợp các thông tin,

PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: Giới thiệu sơ lược về làm việc nhóm

1.1 Tổng quan về làm việc theo nhóm

1.1.1 Khái niệm về nhóm

Trong thời đại ngày nay, làm việc theo nhóm là xu hướng tất yếu của sự phát triển xã hội Từ xu hướng này, nhiều nhà nghiên cứu đã nghiên cứu về “nhóm” và đưa ra nhiều quan niệm khác nhau như

Theo Katzenbach và Smith (1993), từ khía cạnh quản lý và mục tiêu công việc:Một nhóm là một số nhỏ những người có các kỹ năng hỗ trợ nhau, họ cam kết thực hiện một mục đích, mục tiêu hoạt động chung để giải quyết vấn để mà họ đang cùng chịu trách nhiệm

Theo Christopher Avery (2001), từ khía cạnh cá nhân tham gia vào nhóm: Nhóm là một tập hợp cá nhân cùng chia sẻ trách nhiệm hoàn thành công việc

Tóm lại, nhóm là một tập hợp những người có vai trò và trách nhiệm rõ ràng,

có quy tắc chung chi phối lẫn nhau, thường xuyên tương tác với nhau và cùng nỗ lực

để đạt được mục tiêu chung của cả nhóm

Trong xã hội luôn tồn tại rất nhiều kiểu nhóm khác nhau như nhóm gia đình, bạn bè, láng giềng, học tập, nghiên cứu, sản xuất, vui chơi, thể thao, Nhóm có thể được thành lập dựa trên mối quan hệ, sở thích hay mối quan tâm chung của các thànhviên Một người có thể cùng lúc là thành viên của nhiều nhóm khác nhau Nhưng mộtkhi đã là thành viên của một nhóm nào đó, họ đều đảm nhận một vai trò nhất định và thể hiện tinh thần trách nhiệm đối với công việc cũng như với các thành viên khác trong nhóm Mỗi người đều có ý nghĩa riêng của mình, mỗi người đều có lí do để tồn tại trong nhóm đó và mỗi người là một mắt xích không thể thiếu trong chuỗi liên kết nhóm

1.1.2 Tầm quan trọng khi làm việc theo nhóm

Làm việc nhóm ngày càng trở thành một yêu cầu thiết yếu để có thể phân công hoạt động và phối hợp công việc của nhiều cá nhân Trong thực tế, hiện nay có rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp coi hình thức làm việc nhóm là hình thức cực kỳ quan trọng và không thể thiếu trong quá trình hoạt động Một số lý do dưới đây giải thích tầm quan trọng của làm việc nhóm:

- Làm việc nhóm giúp giảm đáng kể khối lượng công việc lên một cá nhân Khi làm việc theo nhóm thì khối lượng công việc có thể chia nhỏ cho nhiều thành viên trong nhóm, từ đó áp lực công việc cũng giảm nhiều hơn

- Nhóm bao gồm nhiều thành viên nên có nhiều động lực, ý tưởng hơn so với một cá nhân Vì vậy, nhóm sẽ có nhiều cách đáp ứng yêu cầu và cách tiếp cận khác nhau để đạt được mục tiêu chung đề ra

- Làm việc trong một nhóm mà các thành viên cũng đều hướng đến cùng một mục tiêu chung nên việc thấu hiểu nhau sẽ dễ dàng hơn, các thành viên sẽ cùng trao đổi, giúp đỡ nhau trong quá trình làm việc để hoàn thành nhiệm vụ được giao tốt nhất Thành công của tập thể cũng là thành công của từng cá nhân cộng lại

1.1.3 Các kỹ năng làm việc theo nhóm hiệu quả

Một số các ký năng làm việc theo nhóm hiệu quả đó là:

Thứ nhất: Các chủ thể cần có kỹ năng xác định vấn đề:

Xác định vấn đề sẽ giúp các chủ thể đi sâu, phân tích, làm rõ vấn đề một cáchlogic và toàn diện Xác định đúng vấn đề thì các chủ thể trong nhóm cũng sẽ tìm rađược nguyên nhân, từ đó các chủ thể đó sẽ nhận thức được hậu quả có thể xảy ra vàsớm tìm ra các biện pháp giải quyết những vấn đề đó Xác định vấn đề sẽ giúp nhóm

có thể làm việc một cách hiệu quả, không bỏ sót thông tin hay bỏ quên các vấn đề cầngiải quyết

Thứ hai: Các chủ thể cần có kỹ năng phân tích vấn đề:

Kỹ năng phân tích áp dụng rất hiệu quả trong khi các chủ thể giải quyết vấn đề,đặc biệt là khi gặp phải những vấn đề khó, phức tạp Phân tích vấn đề sẽ giúp đơngiản hóa vấn đề và sắp xếp trình tự các sự việc một cách logic, bài bản và khoa học.Khi các chủ thể áp dụng kỹ năng phân tích vấn đề này trong làm việc nhóm sẽgiúp các chủ thể trong nhóm nói riêng và cả nhóm nói chung sẽ có thể dễ dàng thốngnhất được vấn đề cần giải quyết Bên cạnh đó phân tích vấn đề sẽ giup cho việc phântích bao quát và toàn diện vấn đề, tránh trường hợp bỏ sót những nhân tố chính màchỉ tập trung vào những vấn đề khía cạnh

Thứ ba: Các chủ thể cần có kỹ năng sàng lọc ý kiến:

Khi các chủ thể áp dụng kỹ năng sàng lọc ý kiến này có thể khai thác đượcnăng lực tư duy của từng thành viên trong nhóm, đảm bảo mỗi thành viên trong nhómđều sẽ được đưa ra ý kiến của chính mình, được thảo luận, phân tích và nhận đượcđánh giá của các thành viên trong nhóm

Kỹ năng sàng lọc ý kiến này cũng sẽ hình thành nên cách làm việc có tổ chứccủa nhóm một cách khoa học, các thành viên trong nhóm trao đổi tạo được kỹ năngquan sát của từng chủ thể là các thành viên

1.1.4 Lợi ích khi làm việc theo nhóm

* Lợi ích chung của làm việc nhóm

- Là thành viên của một nhóm, mỗi cá nhân sẽ có cảm giác kiểm soát đượccuộc sống của mình tốt hơn;

- Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, mỗi cá nhân sẽhọc hỏi từ những thành viên khác và thúc đẩy sự quản lý theo nhóm;

- Hoạt động theo nhóm mang lại cơ hội cho các thành viên thoả mãn nhữngnhu cầu về bản ngã, nhu cầu được đón nhận và thể hiện mọi tiềm năng;

- Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách giữa các cá nhân, tạo sựcởi mở và thân thiện giữa các thành viên;

- Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những những sự sángtạo để đưa các quyết định đúng đắn

* Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường học tập

- Giảm áp lực học một mình: Thành viên của nhóm sẽ có cảm giác thoải mái,không bị căng thẳng như lúc làm việc một mình Với sự hỗ trợ và hợp tác của nhữngthành viên khác trong nhóm thì mỗi cá nhân trở nên tự tin hơn và việc học sẽ đạt hiệuquả cao hơn;

- Hiệu quả học tập tốt hơn: Các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ phươngpháp học tập cho nhau để đạt được kết quả tốt nhất, giúp đỡ nhau cùng tiến bộ Sựphối hợp của nhiều người sẽ giúp thực hiện được công việc lớn hơn và chất lượng caohơn;

- Phát triển kỹ năng: Tạo môi trường tốt để người học phát triển những kỹ năngcần thiết;

- Xây dựng được quan hệ tốt với nhiều thành viên trong cộng đồng học tập

* Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường doanh nghiệp

- Thực hiện tốt các mục tiêu lớn trong những điều kiện cụ thể;

- Thực hiện những dự án lớn cần nhiều người tham gia;

- Thực hiện các quy trình làm việc, kết nối liên phòng ban, liên công ty, giảmthiểu các thủ tục, vướng mắc trong sự phối hợp giữa các bộ phận;

Tạo sự chủ động cho nhân viên, cấp trên có thể tin tưởng khi trao quyền chomột nhóm làm việc;

Củng cố tinh thần hợp tác, đoàn kết giữa các thành viên, xây dựng văn hóacông sở và văn hóa doanh nghiệp

1.1.5 Các hình thức nhóm

* Vì sao cần áp dụng các hình thức làm việc theo nhóm?

- Khi bạn làm chung với một cộng sự đồng nghiệp thì họ sẽ có các thế mạnhriêng để khỏa lấp đi khoảng trống về những điều bạn đang thiếu, giúp đỡ, hợp tác vàđưa ra cho công việc thêm các ý tưởng mới Bạn sẽ có thể biến thành một ý tưởngđộc lạ, sáng tạo khi có các ý tưởng khác góp lại hỗ trợ bạn có thể nhỉnh hơn so vớiđối thủ của mình

- Hơn thế nữa nếu như các hình thức làm việc với nhau bạn kết hợp lại thì bạn

sẽ tạo nên một sức mạnh vững chãi hỗ trợ kế hoạch hoàn thành với một sự đầu tưtrong dự án nào đó Khi các hình thức làm việc nhóm được tìm hiểu thì bạn sẽ biếtphải làm thế nào để kết hợp hay phối hợp nhóm làm việc tạo thành một đội mạnhnhất

- Do đó các hình thức làm việc nhóm nếu như bạn hiểu rõ thì mới có thể chọnlựa cho mình hình thức phù hợp nhất hỗ trợ năng suất lao động được nâng cao, các

ưu điểm vượt trội trong nhóm được phát huy mạnh mẽ và tối đa đưa ra sự đúng đắncho quyết định

Một số đội chính thức là tạm thời, họ có thể được xem là đội đặc nhiệm hoặcnhóm dự án Các nhóm này được tạo ra để xử lý một vấn đề cụ thể và sau đó đượcgiải tán khi nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc vấn đề được giải quyết

- Nhóm không chính thức: không có bất kỳ cấu trúc hoặc sự lãnh đạo chínhthức nào, đoàn kết với nhau bởi những lợi ích, giá trị hoặc mối quan hệ xã hộichung.Nhóm không chính thức thường được hình thành theo những yêu cầu nhiệm vụđột xuất, có thể là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ởnhiều lĩnh vực khác nhau Nhóm không chính thức có nhiệm vụ giải quyết nhanh mộthoặc một số vấn đề trong thời gian ngắn

Các nhóm không chính thức bao gồm:

Nhóm bạn bè hoặc nhóm xã hội - Học sinh dành thời gian bên nhau, giao lưu

và gắn kết thông qua sở thích hoặc hoạt động chung Những điều này có thể dựa trên những thứ như sở thích chung, sở thích học tập, yếu tố nhân khẩu học, v.v

Nhóm học tập - Sinh viên gặp nhau không chính thức để làm bài tập, ôn thi hoặc cùng nhau cộng tác thực hiện các dự án Các nhóm này được hình thành một cách tự nhiên dựa trên sở thích và mục tiêu học tập chung

Nhóm hoạt động ngoại khóa - Học sinh tham gia cùng các đội thể thao, câu lạc

bộ hoặc các hoạt động khác của trường và phát triển mối quan hệ xã hội thông qua việc cùng tham gia

Nhóm theo sở thích - Các cuộc tụ họp không chính thức của những sinh viên

có chung niềm đam mê về trò chơi, nghệ thuật, âm nhạc hoặc các sở thích khác, và cùng nhau thảo luận và khám phá những sở thích đó

Đặc điểm chính của các nhóm không chính thức trong trường học là chúng được hình thành một cách tự phát, không có cấu trúc chính thức hoặc vai trò được giao, và được duy trì thông qua các kết nối xã hội tự nguyện và sở thích chung của những người tham gia chứ không phải bất kỳ nhiệm vụ chính thức hay khuôn khổ thểchế nào

- Nhóm làm việc chức năng: trong nhóm làm việc chức năng toàn bộ thành

viên đều thuộc một khu vực hay một bộ phận chức năng Họ đều chung duy nhất một người quản lý, chịu trách nhiệm toàn bộ sự quản lý nếu như là thành viên của nhóm này Trong những công ty có hoạt động cứng nhắc thì hình thức làm việc này rất phổ biến, cũng có thể bạn đang ở trong công ty như vật chỉ là bạn không rõ định nghĩa của nó như thế nào ví dụ như bộ phận kế toán, nhân sự hay bảo trì,

- Nhóm làm việc phối hợp: gồm có nhiều hoạt động thuộc đa dạng lĩnh vực

khác nhau trong nhóm làm việc phối hợp và trong nhóm này có các thành viên cùng thứ bậc như cùng là phó phòng, cùng là trưởng phòng hay cùng là nhân viên Sự tạo nên của nhóm thường thấy để phát triển qua điểm đa ngành, đa lĩnh vực, trong nhóm

có mỗi thành viên kiến thức được bổ sung theo lĩnh vực với nhiều người khác nhau.Hình thức làm việc nhóm phối hợp thường sẽ là các uỷ ban, hội đồng, sự hoạtđộng của các thành viên trong nhóm có sự khác nhau về các khu vực tuy nhiên đểgiải quyết cụ thể một vấn đề làm việc nào đó của doanh nghiệp hay công ty

- Nhóm khắc phục sự cố: để tìm ra các giải pháp xử lý vấn đề và sự cố được

khắc phục nên được tạo ra nhóm này Trong nhóm có các thành viên cân phải có cácquy trình được cải tiến để tìm ra sự phù hợp trong phương pháp xử lý Sau khi đã xácđịnh ra các thành viên có cách xử lý, vấn đề nguyên nhân ra sao thì phương án này có

sự chịu trách nhiệm của bộ phận vì nó chỉ là đề xuất chứ việc giải quyết không tiếnhành

- Nhóm dự án:hình thức nhóm dự án được xây dựng lên để tiến hành cụ thể

một dự án nào đó từ khi trong khâu bắt đầu tới khi dự án kết thúc Trong nhóm có cácthành viên khi dự án đạt được mục tiêu của mình sẽ bắt đầu giải thể Thường thìnhóm này có các thành viên xuất phát từ nhiều phòng ban khác nhau nằm trongdoanh nghiệp công ty, họ cùng nhau hợp tác kết hợp để các nhiệm vụ được tiến hànhliên quan tới chuyên môn của họ có thể hỗ trơ công việc

- Đội đặc nhiệm: hình thức làm việc nhóm đội đặc nhiệm là hình thức thú vị

nhất trong toàn bộ những cái kể trên Khi doanh nghiệp hay công ty xuất hiện trường hợp cấp báo khẩn cấp và ngay lập tức cần giải quyết thì nhóm này mới được hình thành Trong nhóm có các thành viên là những người giỏi nhất trong một bộ phận haymột phòng ban Họ sẽ cống hiện tất cả sức lực của mình trong khoảng thời gian khẩn cấp tình huống phải giải quyết mục tiêu nhiệm vụ cần làm, hoàn thành một cách chất lượng nhất và trong thời gian nhanh nhất

* Giải pháp để duy trì hình thức làm việc nhóm hiệu quả

- Cần có sự tôn trọng: trong nhóm cụ thể mỗi thành viên đều cần có sự tôn

trọng vì họ đều là một cá nhân riêng biệt Cần phải lắng nghe ý kiến của nhau, tôntrọng lẫn nhau khi gặp vấn đề gì khó khăn cùng nhau xử lý thì nhóm bạn mới có thểhoạt động tốt và phát triển trong tương lai

Nếu như không có sự tôn trọng đoàn kết lẫn nhau giữa các thành viên trongnhóm thì nhóm sẽ không đạt được mục tiêu hiệu quả trong công việc và nhanh chóngtan rã một cách dễ dàng

- Điều hướng chung một mục tiêu: trong nhóm các thành viên cùng phải hưởng

chung về một mục tiêu và luôn xác định nhìn về mục tiêu ấy, nếu có chí hướng khácnhau, riêng biệt về mục tiêu của mỗi thành viên trong nhóm dẫn tới việc không thểthống nhất được các ý tưởng và việc tranh cãi xảy ra thường xuyên như cơm bữa Vìthế rất quan trọng đối với việc các hình thức làm việc nhóm chung một mục tiêu hoạtđộng phấn đấu Bạn sẽ có thể phát triển một cách hiệu quả nhất tốt nhất để cùngchung chí hướng mục tiêu

- Kích thích và sự cảm hứng được tạo ra: sự kích thích và tạo nên cảm hứng thìđều rất cần thiết dù bạn làm trong lĩnh vực nào nhóm nào Các ý tưởng mới được đưa

ra trong các thành viên đó với sự kích thích sáng tạo ý tưởng mới biết đâu nhóm của bạn lại trở thành nhóm có ý tưởng độc đáo, mạnh nhất giúp doanh nghiệp đạt được

lợi ích một cách hiệu quả tối đa Ngoài ra đều cần phải có người quản lý chính dù làmtheo bất kỳ một hình thức làm việc nhóm nào để quản lý tất cả hoạt động của nhóm, thành viên có trong nhóm Nếu trưởng nhóm của bạn không được xác định thì giống như rắn mất đầu làm không xác định được phương hướng khi hoạt động

dễ thất bại nếu công việc đòi hỏi sự phức tạp và nhiều kỹ năng cụ thể Lí do căn bản

là vì nhóm càng đông thì tính liên kết càng bị suy yếu, dễ gây chia rẽ và tự tạo cácnhóm nhỏ

Như vậy quy mô của nhóm có thể linh động tăng hoặc giảm theo tính chất công việc Theo các nhà nghiên cứu về nhóm thì số lượng thành viên trong nhóm thông thường nên bố trí như sau:

Nhóm vui chơi giải trí: có thể lên đến 10 – 20 người hoặc hơn nữa nhưng trong công việc hạn chế tối đa các nhóm lớn;

Các nhóm thảo luận: 5 đến 7 người là lý tưởng (nên từ 7 người đến 9 người),

để tạo điều kiện cho tất cả mọi người tham gia đóng góp ý kiến, nhiều ý tưởng và giảipháp được đề xuất, có thể đạt được sự gắn kết và nhất trí

Nhóm đưa ra quyết định: thường là một nhóm nhỏ 2 - 4 người để dễ đạt được

sự đồng cảm và nhất trí cao Nhóm này thường được áp dụng trong những công việc cực kì phức tạp, đòi hỏi các thành viên phải có nhiều kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng

và khả năng phối hợp chặt chẽ, ăn ý với nhau

Các nhóm giải quyết vấn đề tâm lý: càng ít càng tốt (chỉ nên 2 người) để thànhviên nhận được đầy đủ sự quan tâm cần thiết, sự tiếp xúc mặt đối mặt giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả

1.1.7 Các giai đoạn hình thành nhóm

Sự hình thành nhóm thường bắt nguồn từ mục tiêu của nhóm và sự phát triển của nhóm phụ thuộc vào những hoạt động của từng thành viên Nhóm phải trải qua các giai đoạn nhất định, trong đó các hành vi cá nhân sẽ quyết định sự thành công haythất bại của nhóm Theo Bruce W Tuckman (1965), nhóm phát triển qua 5 giai đoạn:Giai đoạn hình thành: đây là giai đoạn các thành viên trong nhóm làm quen vớinhau, tìm hiểu và thăm dò nhau Mỗi người có tính cách, kỹ năng, kiến thức khác nhau và họ cần có thời gian để bộc lộ mình và hiểu về người khác Tuy nhiên, mọi người giữ thái độ e dè, thận trọng, ít chia sẻ

Giai đoạn mâu thuẫn: đây là giai đoạn khó khăn và phức tạp nhất vì xung đột

và mâu thuẫn dễ dàng bùng nổ trong hầu hết mọi vấn đề của nhóm Các thành viên vẫn chưa đạt được sự cởi mở, thân thiện, đồng cảm, tin tưởng; mặt khác họ lại muốn thể hiện “cái tôi” nhằm khẳng định vai trò và tầm quan trọng của mình Những tính cách và quan điểm khác nhau làm nảy sinh tranh luận, tranh cãi, thậm chí mất đoàn kết và có thể xảy ra rối loạn Nếu nhóm không biết cách sớm định hướng mục tiêu, đề

ra các quy tắc và tạo tinh thần hợp tác thì nhóm rất dễ tan rã

Giai đoạn ổn định: Những tranh luận, bất đồng trong giai đoạn mâu thuẫn đã giúp mọi người hiểu nhau hơn và từng bước điều chỉnh để tìm được sự thống nhất Trong giai đoạn ổn định, mọi người cần phải hiểu và nắm rõ những quy định, quy chế, và nguyên tắc làm việc để từ đó có những ứng xử và hành động phù hợp với chuẩn mực chung của nhóm Hoạt động nhóm dần đi vào sự ổn định, bắt đầu có sự cởi mở, chia sẻ, tin tưởng, hợp tác giữa các thành viên Đây là mốc khởi đầu của sự liên kết nhóm Các thành viên tìm thấy sự an toàn

Giai đoạn phát triển: Các thành viên cảm thấy tự do, thoải mái và an toàn khi trao đổi quan điểm với nhau Mối quan hệ giữa các thành viên trở nên gắn bó, khăng khít Mỗi người đều cố gắng phát huy hết tiềm năng của bản thân, tập trung vào hiệu quả công việc, hạn chế mâu thuẫn Nhóm dễ dàng đạt được sự đồng thuận và nhất trí cao

Giai đoạn kết thúc: Các nhiệm vụ đã hoàn tất và mục tiêu đã hoàn thành Các thành viên không còn ràng buộc hay phụ thuộc với nhau nữa Họ có thể ngồi lại với nhau để đánh giá, rút ra bài học kinh nghiệm cho việc tham gia vào các nhóm mới trong tương lai

Trong một chu kỳ làm việc, các nhóm trải quá 05 giai đoạn gồm hình thành, xung đột, ổn định, phát triển và kết thúc Tùy từng mục tiêu hoặc tính chất hoạt động của nhóm mà một nhóm có thể giải tán (kết thúc) nhóm ngay sau chu kỳ làm việc đầutiên hoặc tiếp tục trải qua các giai đoạn này trong chu kỳ tiếp theo

1.2 Ưu điểm và nhược điểm khi làm việc theo nhóm

1.2.1 Ưu điểm khi làm việc theo nhóm

Thứ nhất, tăng năng suất làm việc: một trong những lợi ích của làm việc

nhóm chính là tăng năng suất công việc Khi làm việc nhóm, các công việc sẽ đượcchia thành các nhiệm vụ nhỏ và mỗi cá nhân sẽ phụ trách phần việc phù hợp với nănglực của mình Điều này không chỉ tăng tốc độ hoàn thành công việc mà còn tăng hiệuquả và chất lượng công việc tổng thể vì mỗi thành viên trong nhóm sẽ chỉ tập trunglàm một phần việc phù hợp với chuyên môn của mình

Ví dụ: Nhóm marketing

Trước đây, mỗi thành viên tập trung vào một kênh marketing riêng biệt, không

có sự phối hợp, dẫn đến việc truyền thông không nhất quán và hiệu quả thấp

Sau khi áp dụng các phương pháp: Nhóm xây dựng một chiến lược marketing thống nhất, chia sẻ thông tin và tài liệu qua các nền tảng trực tuyến, cùng nhau phân tích dữ liệu để tối ưu hóa chiến dịch Kết quả là đạt được hiệu quả tiếp cận khách hàng cao hơn, tăng tỷ lệ chuyển đổi và doanh thu

Thứ hai, thành viên hỗ trợ lẫn nhau: một môi trường làm việc nhóm hiệu quả là

điều mà một doanh nghiệp nào cũng mong muốn, đặc biệt là vào thời điểm khó khăn.Lợi ích khi làm việc nhóm chính là tạo điều kiện để nhân viên cùng nhau cộng tác, tương trợ nhau để giúp công ty vượt qua khó khăn và gặt hái thành tựu mới

Những kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm riêng biệt của các thành viên trong nhóm sẽ sẽ giúp họ bù đắp những thiếu sót và tăng cường điểm mạnh cho nhau Tuy nhiên, mỗi cá nhân cần phải hiểu rõ và tin tưởng vào năng lực của nhau để có thể tìm

sự trợ giúp phù hợp, từ đó xử lý công việc nhanh hơn với chất lượng cao hơn

Ví dụ: Trong quá trình thực hiện dự án nghiên cứu, nhóm em đã đối mặt với nhiều khó khăn Tuy nhiên, nhờ sự hỗ trợ lẫn nhau, chúng em đã vượt qua tất cả A, với kiến thức sâu rộng về thống kê, đã giúp cả nhóm xử lý dữ liệu B, với khả năng viết lách tốt, đã đảm nhận phần soạn thảo báo cáo C, với tính cách hòa đồng, đã tạo

ra một không khí làm việc vui vẻ và hiệu quả Nhờ sự phân công công việc hợp lý và

sự hỗ trợ nhiệt tình của nhau, chúng em đã hoàn thành dự án đúng hạn và đạt kết quả cao

Thứ ba, thúc đẩy tư duy sáng tạo: một trong những lợi ích của làm việc

nhóm trong doanh nghiệp tiếp theo là thúc đẩy tư duy sáng tạo Làm việc cùng nhau

sẽ giúp nhóm có khả năng đưa ra nhiều giải pháp sáng tạo và tối ưu hơn Teamworktạo điều kiện cho sự trao đổi ý tưởng và nhận phản hồi từ nhau, thôi thúc các thànhviên thử nghiệm, chấp nhận rủi ro và tự tin đề xuất các ý tưởng táo bạo

Nghiên cứu của Gino và cộng sự trong cuốn sách nghiên cứu về quản lý độinhóm (Research on managing groups and teams) đã lập luận rằng thông qua sự phốihợp của những người có kiến thức nền và chuyên môn đa dạng, các thành viên có thểhọc hỏi chuyên môn lẫn nhau Điều này kích thích sự sáng tạo, tạo ra một môi trườnglàm việc năng động, nơi mà các ý tưởng có thể được phát triển và hoàn thiện liên tục

Ví dụ : điển hình về sự thành công của thúc đẩy tư duy sáng tạo là tại Google Công ty đã dành một phần đáng kể thời gian làm việc cho các dự án cá nhân, cho phép nhân viên tự do khám phá và phát triển các ý tưởng mới Nhờ đó, Google đã cho ra đời nhiều sản phẩm đột phá như Gmail Điều này cho thấy rằng, khi được tạo điều kiện thuận lợi và khuyến khích, các thành viên trong nhóm sẽ có thể đóng góp những ý tưởng sáng tạo và độc đáo, từ đó thúc đẩy sự phát triển của tổ chức

Thứ tư, thu hút người có năng lực: hững người có năng lực thường tìm kiếm n

môi trường làm việc cho phép họ học hỏi và phát triển từ những đồng nghiệp có kỹ

năng, kiến thức và kinh nghiệm phong phú hơn Những cá nhân này khát khao được tiếp xúc với nhiều góc nhìn khác nhau để mở rộng tầm nhìn và nâng cao chuyên môn của mình Vì vậy, các công ty có văn hóa làm việc nhóm mạnh mẽ sẽ sở hữu một lợi ích của làm việc nhóm: thành công thu hút và giữ chân những ứng viên tài năng

Ngoài ra, người có năng lực còn mong muốn tham gia vào các dự án có tính thách thức, nơi họ có thể thể hiện bản thân và đóng góp vào thành công chung của nhóm Làm việc nhóm khuyến khích sự trao đổi ý tưởng và phát triển các giải pháp mới, giúp các cá nhân phát huy tối đa tiềm năng, cảm thấy hứng thú và cam kết gắn

bó lâu dài với công ty

Thứ năm, kết nối các mối quan hệ: một trong những lợi ích của làm việc

nhóm là giúp thiết lập và phát triển các mối quan hệ ở nơi làm việc Khi làm việctrong nhóm, bạn phải phát triển kỹ năng giao tiếp bằng cách nói chuyện và tương tácnhiều với đồng nghiệp Điều này sẽ giúp mọi người giao tiếp tự do, cởi mở hơn vàkhuyến khích cùng nhau làm việc hiệu quả

Bên cạnh đó, khi là thành viên của một nhóm, các thành viên sẽ phải luôn tin tưởng, gắn kết với nhau để có thể tạo ra một môi trường làm việc thoải mái Ngược lại, nếu không có sự tin tưởng, nhóm của bạn sẽ thất bại do các hiểu lầm không đáng có

Ví dụ: Sau khi nhóm được thành lập và đã đạt được những mục tiêu nhất định,

họ trãi qua nhiều cuộc cãi vã, bất đồng ý kiến với nhau và giải quyết được chúng Từ

đó các thành viên trong nhóm dần hiểu nhau hơn, tin tưởng và gắn kết với nhau hơn

Thứ sáu, cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề: nghiên cứu của đại học Carnegie

Mellon cho thấy, thông qua việc thảo luận, hợp tác, những giải pháp sáng tạo mà một

cá nhân có thể không nghĩ tới khi làm việc một mình có thể ra đời Sự đa dạng trong suy nghĩ và cách tiếp cận giúp sẽ mang đến một lợi ích của làm việc nhóm: nhóm có khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả hơn,

Thói quen và phong cách làm việc theo nhóm của bạn đôi khi sẽ đối lập vớiđồng đội và khiến mọi người khó hợp tác với nhau Để hòa hợp hơn, bạn cần họccách chấp nhận quan điểm sống của mọi người và hoàn thành công việc theo mụctiêu chung Điều này sẽ giúp bạn cải thiện được kỹ năng giải quyết các vấn đề vàtránh được xung đột không mong muốn

Ví dụ: Khi một nhóm làm việc xảy ra vấn đề cấp bách cần giải quyết, các thànhviên sẽ ngồi lại với nhau và bàn luận với nhau để đưa ra cách giải quyết vấn đề đónhanh nhất có thể Từ đó ta có thể cải thiện được kỹ năng giải quyết vấn đề của bảnthân

1.2.2 Nhược điểm khi làm việc theo nhóm

Thứ nhất, dễ tạo ra xung đột giữa các thành viên trong nhóm: tính cách khác

nhau sẽ luôn va chạm Nếu vấn đề này đi kèm với giao tiếp không hiệu quả, thì nhóm

sẽ gặp xung đột Vấn đề này sẽ tiếp tục phát triển nếu không ai trong số những người

có liên quan muốn cố gắng tìm ra giải pháp Những lo lắng này cũng có thể ảnhhưởng đến năng suất của những người còn lại trong nhóm, làm giảm tinh thần củamọi người Xung đột thậm chí có thể khiến một số thành viên trong nhóm không hàilòng đến mức họ cố tình phá hoại môi trường để ngăn cản những người khác đạtđược thành công Cách duy nhất để ngăn chặn vấn đề này là tôn trọng ý kiến, lịch sự

và sẵn sàng thỏa hiệp

Kỹ năng giao tiếp có thể khác nhau tùy thuộc vào người trong nhóm Ngay cảnhững người đã thực hành nhiều với nó đôi khi có thể gặp phải sự cố Khi điều nàyxảy ra, sự thiếu tin tưởng vào đội hầu như luôn phát triển

Thứ hai, ngăn cản những lao động cá nhân tìm cách vượt trội: một số người tự

nhiên làm việc tốt hơn một mình Những người này không thích hợp với môi trườnglàm việc nhóm trung bình vì nó khiến họ cảm thấy không thoải mái Nếu họ có thể tựlàm việc và được phần còn lại của nhóm để một mình trong phần lớn công việc của

họ, cấu trúc này vẫn có thể mang lại lợi ích Tuy nhiên, nếu bạn muốn giảm thiểu cácvai trò tự do, kiểu nhân viên này sẽ phải vật lộn ở cấp độ cá nhân, và thậm chí kéo cảphần còn lại của nhóm đi một chút

Thứ ba, tạo cơ hội cho một số người trốn tránh trách nhiệm bản thân: mỗi

nhóm thường có một người cố gắng làm càng ít công việc càng tốt mà không bị sathải Họ muốn gặt hái những lợi ích từ việc làm việc theo nhóm mà không phải gánhvác bất kỳ trách nhiệm nào của họ Những người như thế này thường gây ra các cuộctranh cãi trong nhóm, đặc biệt là khi người đi xe miễn phí được hưởng lợi ích tương

tự như những người đã đóng góp phần công bằng của họ

Thứ tư, nó có thể tạo ra sự lãng phí các nguồn lực sẵn có: đôi khi một đội sẽ

mất tập trung vì họ nhìn vào kết quả cuối cùng nhiều hơn các bước cần thiết để đạt được điều đó ngay từ đầu Lập kế hoạch và tổ chức các cạm bẫy có thể khiến các nhóm giảm đáng kể mức năng suất của họ Một số nhóm gặp khó khăn khi bắt đầu vì mọi người đều cố gắng theo đuổi những ý tưởng cụ thể của riêng họ thay vì sử dụng các quy trình động não để tìm ra kết quả đôi bên cùng có lợi cho tất cả mọi người

Chương 2: Các yếu tố tác động đến hiêu quả làm việc nhóm2.1 Yếu tố khách quan

2.1.1 Môi trường làm việc

Hoạt động làm việc nhóm đối với sinh việc không thực hiện ở một địa điểm cố định nào Chúng ta có thể thấy sinh viên làm việc nhóm mọi lúc, mọi nơi như khuôn viên trường, canteen, các quán cà phê,… Trên thực tế, không phải nhóm nào cũng có