Đề tài phân tích nghệ thuật Đàm phán với mỹ

Đàm phán là những hành vi và quá trình, trong đó cácbên tham gia sẽ cùng tiền hành trao đổi, thảo luận những điều kiện và các giảipháp để cùng nhau thỏa thuận và thống nhất những vấn đề

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ SÀI GÒN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đề Tài:

Phân Tích Nghệ Thuật Đàm Phán Với Mỹ

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Tuyết Nhung

Môn học: Nghiệp vụ ngoại thương

Nhóm 6

Sinh viên thực hiện:

Tp Hồ Chí Minh, Ngày 16 tháng 09 năm 2024

1 Phan Thị Phương Nhi DH72113509 D21_KD02

2 Nguyễn Quỳnh Trang DH72113502 D21_KD02

3 Trần Thị Hải My DH72109998 D21_KD02

4 Nguyễn Thị Thùy Linh DH72114023 D21_Mar01

5 Tạ Thị Thanh Ngọc DH72114252 D21_Mar01

6 Võ Thị Hồng Nhung DH72114616 D21_Mar01

7 Nguyễn Hoàng Quân DH72114130 D21_Mar01

8 Trần Thị Kim Thúy DH72114157 D21_Mar01

9 Đào Thị Ánh Xuân DH72114297 D21_Mar01

MỤC LỤC

I NGUYỄN TÁC VỀ ĐÀM PHÁN

1.1 Khái niệm đàm phán 4

1.2 Đặc điểm của một người đàm phán hiệu quả 4

1.3 Những nguyên tắc cơ bản 5

1.4 Các bước đàm phán hiệu quả 6

II NHỮNG SAI LẦM CẦN TRÁNH TRONG ĐÀM PHÁN

2.1 Thiếu chuẩn bị kỹ lưỡng 8

2.2 Tập trung quá nhiều vào giá cả 8

2.3 Không lắng nghe đối tác 9

2.4 Thiếu linh hoạt 9

2.5 Để cảm xúc chi phối 9

2.6 Không biết dừng lại đúng lúc 9

2.7 Thiếu sự tôn trọng đối phương 9

III CÁC KIỂU ĐÀM PHÁN

3.1 Đàm phán cứng (Hard Negotiation) 10

3.2 Đàm phán mềm (Soft Negotiation) 11

3.3 Đàm phán nguyên tắc (Principled Negotiation) 12

IV NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN VỚI MỸ

4.1 Các lưu ý về văn hóa: 13

4.1.1 Những vấn đề về giờ giấc, nội dung làm việc: 13

4.1.2 Danh thiếp 14

4.1.3 Nghi lễ xã giao 15

4.1.4 Trang phục 15

4.1.5 Đối xử bình đẳng với phụ nữ 16

4.1.6 Đối xử bình đẳng với những người khác chủng tộc 16

4.1.7 Vị trí ngồi khi tiếp khách 16

4.1.8 Tặng quà 17

4.2 Các lưu ý trước khi đi đàm phán với người Mỹ 17

4.2.1 Nghiên cứu kỹ lưỡng về đối tác 17

4.2.2 Chuẩn bị lập luận rõ ràng và chi tiết 17

4.2.3 Đặt mục tiêu cụ thể và khả thi 18

4.2.4 Hiểu rõ phong cách đàm phán của người Mỹ 18

4.2.5 Chuẩn bị kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp 18

4.2.6 Xây dựng mối quan hệ trước và sau đàm phán 18

4.3 Trong quá trình đàm phán 19

4.3.1 Những điều cần lưu ý 19

4.3.1.1 Thời gian là vàng bạc 19

4.3.1.2 Hợp đồng và luật sư 19

4.3.1.3 Kĩ năng giao tiếp 20

4.3.1.4 Trạng thái tự tin và linh hoạt 20

4.3.1.4 Giao tiếp phi ngôn từ 21

4.3.1.5 Tránh các vấn đề liên quan đến chính trị, tôn giáo, tín ngưỡng và màu da 21

4.3.2 Nội dung trong lúc đàm phán 22

4.3.2.1 Báo giá 22

4.3.2.2 Thương lượng 22

4.4 Sau quá trình đàm phám 23

4.4.1 Tổng hợp thông tin 23

4.4.2 Gửi thư cảm ơn 23

4.4.3 Theo dõi tiến độ 24

4.4.4 Lập kế hoạch cho bước tiếp theo 24

4.4.5 Duy trì liên lạc 25

V KẾT LUẬN

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÁC THÀNH VIÊN NHÓM 6

Thành

TV1 Phan Thị Phương Nhi Thuyết trình

TV2 Nguyễn Quỳnh Trang Thuyết trình

TV3 Trần Thị Hải My Nội dung word

TV4 Nguyễn Thị Thùy Linh Thuyết trình

TV5 Tạ Thị Thanh Ngọc Nội dung word

TV6 Võ Thị Hồng Nhung Nội dung word

TV7 Nguyễn Hoàng Quân Hình thức word

TV8 Trần Thị Kim Thúy Nội dung word

TV9 Đào Thị Ánh Xuân Slide thuyết trình

TV2

TV3

TV4

TV5

TV6

TV7

TV8

TV9

I NGUYỄN TÁC VỀ ĐÀM PHÁN

1.1 Khái niệm đàm phán.

Lắng nghe chân thành: Kỹ năng lắng nghe tốt là một yếu tố chủ chốt Họ

không chỉ nghe những gì người khác nói mà còn hiểu được ngữ cảnh và cảmxúc đằng sau lời nói Đàm phán là những hành vi và quá trình, trong đó cácbên tham gia sẽ cùng tiền hành trao đổi, thảo luận những điều kiện và các giảipháp để cùng nhau thỏa thuận và thống nhất những vấn đề nào đó trong nhữngtình huống nào đó sao cho chúng càng gần với lợi ích mong muốn của họcàng tốt Sự đạt được thòa thuận chính là sự thành công của các bên tham gia.Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thương thuyết nổi tiếng củaPháp ngay từ năm 1716 đã khẳng định: "Một nhà đàm phán kinh doanh giỏiphải là người mềm đẻo như ngọn cỏ và cũn} phải cứng rắn như một khối đá.Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy và phải là người biết lắng nghe,lịch sự và có thể đem lại câm giác dễ chịu cho đổi tác Song đồng thời cũngphải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin

có vẻ là bí mật đối với người khác

Nhà đàm phán giòi cũng phải biết tự chế ngự mình để thông tin có vẻ là

bí mật đối với người khác để tránh bị mắc vào chủ định, thậm chí bẫy của đốitác, tránh buột miệng nói những lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởiđịnh kiến chủ quan

1.2 Đặc điểm của một người đàm phán hiệu quả

Một người đàm phán hiệu quả thường có những đặc điểm sau:

Tư duy linh hoạt: Người đàm phán hiệu quả linh hoạt trong việc tìm kiếm và

đề xuất các giải pháp sáng tạo, không bị ràng buộc bởi cách tiếp cận truyềnthống hoặc hạn chế cố định

Khả năng thấu hiểu: Họ có khả năng đặt mình vào vị trí của người khác,

hiểu được động cơ và quan điểm của họ Điều này giúp họ xây dựng một môitrường đàm phán tích cực và tạo điều kiện thuận lợi cho cả hai bên

Kiến thức rộng: Người đàm phán thành công thường có kiến thức sâu rộng

về vấn đề đang được đàm phán và hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến kết quảcủa cuộc đàm phán

Kiên nhẫn và kiên trì: Họ biết cách duy trì tinh thần lạc quan, kiên nhẫn và

kiên trì trong suốt quá trình đàm phán, dù đôi khi gặp phải những khó khăn vàthách thức

Kỹ năng giao tiếp xuất sắc: Người đàm phán hiệu quả sở hữu kỹ năng giao

tiếp tốt, biết cách diễn đạt ý kiến một cách rõ ràng và thuyết phục, đồng thờicũng biết lắng nghe và phản hồi một cách có ý nghĩa

Tập trung vào giải pháp: Thay vì chỉ tập trung vào việc chiến thắng hoặc

thắng lợi của mình, họ hướng sự chú ý vào việc tìm ra giải pháp win-win, đemlại lợi ích cho cả hai bên tham gia

Sự tự tin và bản lĩnh: Sự tự tin trong việc đại diện và bảo vệ quan điểm của

mình, cùng với sự bản lĩnh để đối mặt với áp lực và thách thức trong quá trìnhđàm phán

1.3 Những nguyên tắc cơ bản

Đàm phán là một hoạt động tự nguyện

Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được

Mục đích của đàm phán là thoa thuận

Không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận

Không đạt được thoa thuận có khi là kết quả tốt

Thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả đàmphán

Không để cuộc đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn

Kết quả mỹ mãn là cải thiện được tình hình hiện tại của cả hai bên

Tiến trình bị ảnh hưởng bởi những người đàm phán của các bên

Các nguyên tắc của khi đàm phán là:

Sự Chuẩn Bị Cẩn Thận Trước Cuộc Đàm Phán:Trước khi bước vào cuộc

đàm phán, hãy đảm bảo bạn nắm vững thông tin liên quan đến vấn đề được thảo luận Xác định rõ mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được trong cuộc đàm

phán, từ đó bạn sẽ có cơ hội tốt hơn để điều hướng cuộc trò chuyện theo hướng mà bạn mong muốn.

Lắng Nghe và Hiểu Đối Tác: Một yếu tố quan trọng trong đàm phán là khả

năng lắng nghe Tạo môi trường thoải mái cho đối tác chia sẻ quan điểm và ý kiến của họ Tập trung lắng nghe để hiểu rõ hơn về góc nhìn và mong muốn của đối tác, từ đó bạn có thể đề xuất các giải pháp phù hợp hơn

Xây Dựng Mối Quan Hệ Tích Cực: Tạo sự tin tưởng trong cuộc đàm phán

là quan trọng Thể hiện lòng trung thực và tôn trọng quan điểm của đối tác Tránh xung đột không cần thiết và tìm cách thể hiện rằg bạn đang tìm kiếm giải pháp lợi ích cho cả hai bên

Tạo Giá Trị Trong Cuộc Đàm Phán: Hãy luôn đề xuất các giải pháp sáng

tạo và có lợi cho cả hai bên Điều này giúp tạo ra môi trường đàm phán tích cực và tạo điều kiện thuận lợi cho thỏa thuận Hãy tập trung vào việc tối ưu hóa lợi ích chung thay vì tập trung vào việc "thắng/thua cuộc"

Kiểm Soát Cảm Xúc và Áp Lực: Trong quá trình đàm phán, việc kiểm soát

cảm xúc và áp lực rất quan trọng Duy trì bình tĩnh và tự tin giúp bạn thể hiện quan điểm một cách rõ ràng và hiệu quả Biết cách xử lý tình huống căng thẳng giúp duy trì môi trường đàm phán tích cực

Kết Thúc Cuộc Đàm Phán Một Cách Xây Dựng: Khi cuộc đàm phán đến

hồi kết, tổng kết lại các điểm chính đã thảo luận để đảm bảo sự hiểu biết chung Nếu có thỏa thuận hoặc các bước tiếp theo, đảm bảo rằng chúng được thể hiện một cách rõ ràng và đảm bảo tính minh bạch

1.4 Các bước đàm phán hiệu quả

Tạo ra một quy trình rõ ràng và có hệ thống là yếu tố quan trọng trongviệc thực hiện đàm phán thành công Dưới đây là các bước quan trọng để thựchiện một cuộc đàm phán hiệu quả:

Bước 1: Chuẩn bị

Nắm vững thông tin: Tìm hiểu về đối tác đàm phán, mục tiêu và quan điểm

của họ Thu thập thông tin cần thiết và đánh giá sâu rộng vấn đề sẽ được thảoluận

Xác định mục tiêu: Định rõ mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được qua cuộc

đàm phán Xác định giới hạn và điểm dự trữ (BATNA) cũng như mức độ linhhoạt có thể chấp nhận được

Bước 2: Xác định lợi ích chung

Tìm điểm chung: Tìm ra các điểm mà cả hai bên có thể hài lòng và tập trung

vào lợi ích chung, giúp xây dựng cơ sở cho thỏa thuận tích cực

Hiểu mục tiêu của đối tác: Dành thời gian lắng nghe và hiểu rõ mục tiêu,

quan điểm và mong đợi của đối tác trong cuộc đàm phán

Bước 3: Thảo luận

Mở đầu đàm phán: Tạo một môi trường thoải mái, xác định nền tảng cho sự

hợp tác và thảo luận

Thảo luận vấn đề: Diễn ra việc thảo luận chi tiết về các vấn đề cụ thể được

đưa ra Đảm bảo mọi ý kiến và quan điểm được lắng nghe và minh bạch

Tìm kiếm điểm chung: Xác định những điểm chung giữa bạn và đối tác để

tạo nền tảng cho việc hợp tác

Nêu mục tiêu: Trình bày mục tiêu của bạn một cách rõ ràng và súc tích Bước 4: Thương lượng

Đề xuất giải pháp: Đề xuất giải pháp phù hợp với mục tiêu của bạn và lợi ích

của đối tác

Sẵn sàng thỏa hiệp: Sẵn sàng điều chỉnh đề xuất của bạn để tìm kiếm giải

pháp chung

Sử dụng kỹ thuật đàm phán: Sử dụng các kỹ thuật đàm phán phù hợp để đạt

được mục tiêu, ví dụ như “win-win”, “BATNA” hay “ZOPA”

Bước 5: Tạo sự đồng thuận

Thu phục và đồng thuận: Xác nhận lại những điểm chung và đạt được sự

đồng thuận từ cả hai bên về nội dung của thỏa thuận

Làm rõ cam kết: Đảm bảo rằng cả hai bên hiểu rõ và cam kết thực hiện

những điều đã thảo luận và đạt được đồng thuận

Bước 6: Kết thúc và kế hoạch thực hiện

Tóm tắt thỏa thuận: Tóm tắt các thỏa thuận đã đạt được trong cuộc đàm

phán

Lên kế hoạch thực hiện: Lập kế hoạch thực hiện các thỏa thuận đã đạt được Cảm ơn đối tác: Cảm ơn đối tác đã tham gia đàm phán và thể hiện mong

muốn hợp tác trong tương lai

Các bước đàm phán này không chỉ giúp định hình quá trình đàm phán mà còntạo ra cơ hội để xây dựng một môi trường tích cực và tạo ra các thỏa thuận cólợi cho mọi bên liên quan

II NHỮNG SAI LẦM CẦN TRÁNH TRONG ĐÀM PHÁN

Đàm phán là một nghệ thuật đòi hỏi sự tinh tế, kiên nhẫn và khả nănglinh hoạt để đạt được kết quả tốt nhất cho cả hai bên Dưới đây là một số sailầm phổ biến mà nhiều người dễ mắc phải trong quá trình đàm phán :

2.1 Thiếu chuẩn bị kỹ lưỡng

Đàm phán thành công đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo Nếu bạn khôngnghiên cứu kỹ thông tin về đối tác, mục tiêu của mình và các phương án thaythế, bạn có thể bị lép vế trong cuộc đàm phán Việc thiếu kiến thức về sảnphẩm, dịch vụ hoặc thị trường sẽ làm giảm khả năng thuyết phục và khiến bạnmất đi lợi thế cạnh tranh Một đàm phán viên giỏi luôn chuẩn bị đầy đủ thôngtin về nhu cầu của cả hai bên, từ đó tạo ra sự chủ động trong quá trình đàmphán

2.2 Tập trung quá nhiều vào giá cả

Giá cả luôn là một yếu tố quan trọng trong mọi cuộc đàm phán, nhưngkhông nên là yếu tố duy nhất Nhiều người mắc sai lầm khi chỉ chăm chămvào việc giảm giá hoặc yêu cầu mức giá tốt nhất mà quên mất các yếu tố khácnhư điều khoản thanh toán, dịch vụ sau bán hàng, hoặc thời gian giao hàng

Một thỏa thuận tốt không chỉ xoay quanh số tiền chi trả mà còn bao gồmnhững lợi ích bổ sung có thể mang lại giá trị lâu dài cho cả hai bên.

2.3 Không lắng nghe đối tác

Nhiều người khi đàm phán thường quá tập trung vào việc trình bày quanđiểm của mình mà quên lắng nghe đối phương Việc không lắng nghe có thểkhiến bạn bỏ lỡ những thông tin quan trọng và dẫn đến hiểu lầm Đàm phánkhông chỉ là việc nói mà còn là quá trình lắng nghe và tìm hiểu nhu cầu, mongmuốn của đối phương Khi bạn lắng nghe đối tác một cách cẩn thận, bạn sẽhiểu rõ hơn về những gì họ thực sự cần và từ đó đưa ra những đề xuất phùhợp

2.4 Thiếu linh hoạt

Đàm phán là một quá trình tương tác giữa hai bên, trong đó mỗi bên cầnnhượng bộ để đạt được sự thỏa thuận chung Việc quá cứng nhắc, không sẵnsàng thay đổi lập trường có thể dẫn đến bế tắc Những người đàm phán thànhcông luôn biết cách linh hoạt, sẵn sàng điều chỉnh chiến lược và mục tiêu củamình dựa trên phản hồi từ đối phương

2.5 Để cảm xúc chi phối

Cảm xúc là yếu tố tự nhiên trong bất kỳ cuộc đàm phán nào, nhưng đểcảm xúc chi phối quá nhiều có thể dẫn đến những quyết định sai lầm Nhiềungười dễ nổi nóng khi không đạt được điều mình mong muốn hoặc mất kiênnhẫn khi đối phương không đồng ý ngay lập tức Điều này không chỉ làm mất

đi sự chuyên nghiệp mà còn có thể làm tổn hại mối quan hệ hợp tác Kiểmsoát cảm xúc và duy trì thái độ bình tĩnh là chìa khóa để đạt được kết quả tốttrong đàm phán

2.6 Không biết dừng lại đúng lúc

Một sai lầm phổ biến khác là không biết khi nào nên dừng lại Sau khiđạt được một thỏa thuận có lợi, nhiều người lại tiếp tục cố gắng đẩy thêm yêucầu, khiến đối tác cảm thấy bị ép buộc và có thể từ chối thỏa thuận Đôi khi,việc biết khi nào nên dừng lại và chấp nhận thỏa thuận hiện tại là cách tốt nhất

để giữ gìn mối quan hệ và đạt được mục tiêu dài hạn

2.7 Thiếu sự tôn trọng đối phương

Tôn trọng đối tác là nguyên tắc cơ bản trong bất kỳ cuộc đàm phán nào.Nếu bạn thiếu tôn trọng đối phương, như ngắt lời, phê phán hoặc xem thườngquan điểm của họ, bạn có thể phá hỏng cơ hội đạt được thỏa thuận Mối quan

hệ tốt đẹp và sự tôn trọng lẫn nhau giúp quá trình đàm phán trở nên dễ dàng

và hiệu quả hơn

III CÁC KIỂU ĐÀM PHÁN

3.1 Đàm phán cứng (Hard Negotiation)

Đặc điểm:

Mục tiêu chính của đàm phán cứng là giành chiến thắng tuyệt đối

Bên tham gia đàm phán có xu hướng coi đối phương là đối thủ cần phải đánhbại

Đàm phán theo kiểu cứng thường áp dụng các chiến thuật ép buộc, gây sức ép

để đạt được lợi thế tối đa

Bên đàm phán ít quan tâm đến mối quan hệ lâu dài và thường sẵn sàng chấpnhận xung đột để đạt được kết quả có lợi nhất cho mình

Ưu điểm:

Có thể đạt được mục tiêu nhanh chóng trong ngắn hạn

Thích hợp khi đối phương yếu thế hơn hoặc không có nhiều lựa chọn.

Nhược điểm:

Dễ gây căng thẳng, xung đột và mất lòng tin giữa các bên

Mối quan hệ lâu dài có thể bị tổn hại, dẫn đến khó hợp tác trong tương lai.Không khuyến khích hợp tác và giải quyết các lợi ích chung

3.2 Đàm phán mềm (Soft Negotiation)

Đặc điểm:

Mục tiêu chính là duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên

Thường sẵn sàng nhượng bộ và thoả hiệp để đạt được sự đồng thuận, tránhcăng thẳng

Bên tham gia đàm phán coi đối phương là đối tác, không phải đối thủ

Tập trung vào việc giữ gìn mối quan hệ lâu dài hơn là đạt được kết quả tối đatrong ngắn hạn

Ưu điểm:

Dễ dàng xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài

Giảm thiểu xung đột, căng thẳng trong quá trình đàm phán.

Tạo không khí đàm phán dễ chịu và khuyến khích sự hợp tác

Nhược điểm:

Dễ dẫn đến việc nhượng bộ quá mức, làm mất lợi ích của bên đàm phán

Có thể bị lợi dụng nếu đối phương áp dụng chiến thuật đàm phán cứng

Không đạt được kết quả tốt nhất trong một số tình huống đàm phán có lợi íchđối kháng

3.3 Đàm phán nguyên tắc (Principled Negotiation)

Các yếu tố chính của đàm phán nguyên tắc gồm: tách con người ra khỏi vấn

đề, tập trung vào lợi ích chứ không phải vị trí, đưa ra nhiều lựa chọn và sửdụng các tiêu chí khách quan để quyết định