Nhận thức được tầm quan trọng và thực trạng của quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần giao nhận KTO em đã lựa chọn đề tài: “Quản trị quy trình giao hàng x
TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Xu thế mở cửa và hội nhập kinh tế quốc tế đang diễn ra mạnh mẽ, nhờ vào chính sách mở cửa của Nhà nước, nền kinh tế Việt Nam đã có những bước tiến vượt bậc Khối lượng hàng hóa giao thương giữa các quốc gia ngày càng gia tăng, yêu cầu thị trường xuất nhập khẩu phải hoạt động nhanh chóng và thuận lợi Điều này làm nổi bật vai trò quan trọng của vận tải đường biển Để duy trì vị thế và hiệu quả kinh tế cao trong lĩnh vực này, cần thiết phải có các chiến lược quản trị hiệu quả trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
Công ty Cổ phần Giao nhận KTO, một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics, đang chú trọng phát triển dịch vụ xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển Mặc dù có nhiều năm kinh nghiệm, công ty vẫn gặp phải một số sai sót trong quản trị giao hàng, bao gồm các vấn đề phát sinh trong quá trình giao hàng và hạn chế trong nghiệp vụ xử lý của nhân viên Những nhược điểm này ảnh hưởng tiêu cực đến công tác quản trị, hoạt động kinh doanh và khả năng phát triển của công ty.
Trong thời gian thực tập tại công ty, em nhận thấy rằng để tối ưu hóa hoạt động xuất khẩu bằng đường biển, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình hợp lý và hiệu quả Một quy trình được thiết kế tốt không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực mà còn hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt cơ hội và ứng phó với thách thức từ môi trường kinh doanh Nhận thức rõ tầm quan trọng của quy trình giao hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Giao nhận KTO, em đã chọn đề tài “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Giao nhận KTO” cho khóa luận của mình.
Tổng quan về tình hình nghiên cứu
Đến nay, đã có nhiều nghiên cứu về việc nâng cao chất lượng quản trị quy trình giao nhận vận tải biển cả trong nước và quốc tế, với các phạm vi và cách tiếp cận khác nhau từ góc độ nhà nước và doanh nghiệp Qua quá trình tìm hiểu, tôi đã lựa chọn một số đề tài khóa luận có nội dung liên quan để tổng quan nghiên cứu về vấn đề này Các nghiên cứu tiêu biểu sẽ được đề cập trong bài viết.
Nghiên cứu năm 2024 “ Procedures to improve the export/import process of olive oils to the Brazilian market ” của tác giả Guajará de Jesus Oliveira và
Encarnación Moral Pajares đã phân tích quy trình giao hàng xuất nhập khẩu dầu ô liu vào Brazil, chỉ ra những hạn chế trong quy trình này và đề xuất giải pháp cải thiện thủ tục hải quan Tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu như thống kê, mô tả, phân tích, so sánh và đánh giá để nâng cao chất lượng nghiên cứu Tuy nhiên, bài viết chưa đi sâu vào các bước cụ thể trong quy trình xuất nhập khẩu bằng đường biển, mà chủ yếu tập trung vào những khó khăn liên quan đến thủ tục hải quan tại Brazil.
Luận văn của TS Nguyễn Hồng Vân Khoa tại Trường Đại học Hàng Hải đã đánh giá thực trạng thủ tục giao nhận hàng hóa trong vận tải đa phương thức theo mô hình Bộ-Biển ở Việt Nam, phân tích chi tiết quy trình xuất khẩu từ khâu lấy hàng đến khi nhà nhập khẩu nhận hàng Tác giả đề xuất một quy trình mới, trong đó người giao nhận đóng vai trò là MTO, tổ chức khai thác vận tải đa phương thức từ A đến Z Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Kim Tuyến tại Đại học Thương mại năm 2022 cũng đã hệ thống hóa lý luận về quản trị quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển và phân tích thực trạng quản trị tại Công ty TNHH TBest Care Shipping.
3 đó tác giả đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của công ty
Khóa luận tốt nghiệp này nghiên cứu về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải và Dịch vụ Hàng hải Đông Dương, nhằm tối ưu hóa quy trình logistics và nâng cao hiệu quả kinh doanh Tác giả phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao hàng, đề xuất giải pháp cải tiến và ứng dụng công nghệ trong quản lý vận tải.
Nguyễn Thị Phương, năm 2017, đã hoàn thành luận văn tại Trường Đại học Thương Mại, hệ thống hóa các lý luận cơ bản và phân tích thực trạng quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu Luận văn cũng đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tại công ty Tuy nhiên, nghiên cứu được thực hiện trong bối cảnh nền kinh tế chưa bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh, chiến tranh và sự hội nhập của ngành chưa phát triển như hiện nay.
“ Quản trị quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
TNHH giao nhận vận tải Hà Thành ”, Nguyễn Thị Luyên, khóa luận tốt nghiệp năm
Năm 2015, Trường Đại học Thương Mại đã thực hiện một luận văn phân tích các hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại TNHH Giao nhận Vận tải Hà Thành, từ đó đánh giá ưu nhược điểm trong quản trị của công ty Tác giả cũng đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị, tuy nhiên, do thời gian thực hiện đã lâu, các giải pháp này không còn phù hợp với tình hình kinh tế hiện tại.
Nghiên cứu về quản trị quy trình giao nhận hàng hóa cho thấy nhiều đề tài chỉ khái quát lý thuyết mà chưa cập nhật thực trạng hiện tại, với phần lớn được thực hiện từ hai đến ba năm trước Điều này dẫn đến việc các giải pháp đề xuất không còn phù hợp với điều kiện hiện tại Mỗi doanh nghiệp đối mặt với những thách thức riêng, do đó không thể áp dụng trực tiếp các biện pháp từ các nghiên cứu trước đó vào Công ty Cổ phần giao nhận KTO Đề tài “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần giao nhận KTO” sẽ không chỉ nghiên cứu lý thuyết mà còn phân tích thực trạng từ trải nghiệm thực tế, nhằm đưa ra những đề xuất cụ thể, tối ưu và dễ thực thi cho công ty.
Mục đích nghiên cứu
Bài viết sẽ hệ thống hóa các lý luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, đồng thời phân tích thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần giao nhận KTO Qua việc đánh giá, bài viết sẽ chỉ ra những thành công, hạn chế và nguyên nhân của chúng, từ đó đề xuất giải pháp nhằm cải thiện công tác quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cho Công ty Cổ phần giao nhận KTO.
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng đề tài nghiên cứu là hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Giao nhận KTO.
Phạm vi nghiên cứu
Nội dung nghiên cứu: Hoạt động quản quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Giao nhận KTO
Phạm vi về không gian: Công ty Cổ phần Giao nhận KTO
Phạm vi về thời gian: Tập trung nghiên cứu giai đoạn từ 2021-2024
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Nghiên cứu tài liệu qua giáo trình và tài liệu tham khảo là cần thiết để xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài, đồng thời giúp hiểu rõ kết quả từ các nghiên cứu liên quan Điều này sẽ định hướng cho việc nghiên cứu những vấn đề thực tiễn hiện nay.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và tài liệu từ các phòng ban cho thấy Công ty Cổ phần Giao nhận KTO đã có những bước tiến đáng kể trong những năm gần đây, đặc biệt trong giai đoạn gần đây.
Các nguồn thông tin chính thống trên Internet bao gồm tạp chí chuyên ngành và thông tin từ website công ty như https://ktologistics.com.vn/ Ngoài ra, các trang web như tailieu.vn và luanvan.net cũng cung cấp các chuyên đề luận văn hữu ích Đặc biệt, thông tin về vận tải đường biển và quy định thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu là rất quan trọng cho doanh nghiệp.
Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu sơ cấp
Phương pháp quan sát và khảo sát là một cách hiệu quả để hiểu rõ quy trình làm việc tại công ty Bằng cách quan sát trực tiếp, chúng ta có thể nắm bắt cách thức luân chuyển và xử lý thông tin trong môi trường làm việc Điều này không chỉ giúp cải thiện quy trình mà còn tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá năm loại chứng từ quan trọng giữa các cá nhân và phòng ban trong công ty Bên cạnh đó, chúng tôi sẽ trình bày các phương pháp tìm kiếm và làm việc hiệu quả với khách hàng cũng như các đối tác Cuối cùng, chúng tôi sẽ thực hiện phỏng vấn và khảo sát ý kiến của khách hàng và nhân sự công ty về dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Phương pháp thống kê là công cụ quan trọng để thu thập và phân loại thông tin, nhằm đánh giá tổng quát về một khía cạnh của đối tượng nghiên cứu Trong khóa luận này, phương pháp này được áp dụng để đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Giao nhận KTO, dựa trên dữ liệu thu thập từ tài liệu nội bộ của công ty trong giai đoạn 2021-2024.
Phương pháp phân tích được áp dụng dựa trên các số liệu đã thu thập nhằm đánh giá thực trạng hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Giao nhận KTO Qua đó, bài viết tìm ra những thành công và tồn tại, xác định nguyên nhân của các vấn đề hiện tại, đồng thời đề xuất các giải pháp hoàn thiện quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng.
Kết cấu của khóa luận
Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Chương 3: Thực trạng về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần giao nhận KTO
Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần giao nhận KTO
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về giao hàng xuất khẩu
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận được hiểu là mọi hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm các hoạt động tư vấn liên quan, như xử lý vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và nhập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo giáo trình của Trường Đại học Thương Mại, vận chuyển hàng hóa quốc tế là quá trình di chuyển hàng hóa bằng sức người hoặc phương tiện trong một khoảng thời gian nhất định để thực hiện các yêu cầu của hợp đồng mua bán ngoại thương Quá trình này thường diễn ra giữa hai hoặc nhiều quốc gia, với điểm đầu và điểm cuối nằm trên lãnh thổ của các nước khác nhau.
Giao hàng xuất khẩu là quá trình tổ chức vận chuyển hàng hóa từ nơi giao đến nơi nhận, diễn ra giữa các quốc gia, nhằm thực hiện các yêu cầu của hợp đồng mua bán ngoại thương.
2.1.2 Khái niệm về giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục cần thiết để vận chuyển hàng hóa từ người gửi ở quốc gia này đến người nhận ở quốc gia khác qua đường biển.
2.1.3 Khái niệm về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển bao gồm các hoạt động vận chuyển và giao hàng hóa giữa hai địa điểm khác nhau về mặt địa lý thông qua tàu biển.
Từ tài liệu “Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế” của Bộ môn Quản trị tác nghiệp TMQT, Trường Đại Học Thương mại, quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế được trình bày chi tiết, giúp người đọc hiểu rõ các bước cần thiết trong quản lý và vận chuyển hàng hóa Bài giảng cung cấp kiến thức quan trọng về các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận, từ chuẩn bị hồ sơ đến thực hiện vận chuyển, nhằm tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động thương mại quốc tế.
Bảy bước quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm: chuẩn bị hàng hóa, thuê tàu, giao hàng tại địa điểm quy định, thực hiện thủ tục hải quan và quyết toán chi phí.
2.1.4 Khái niệm về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát quá trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giữa hai cảng thuộc hai quốc gia khác nhau Quá trình này cần được thực hiện với sự chú ý đến an toàn, hiệu quả và chi phí, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách tối ưu.
Lập kế hoạch quy trình giao hàng xuất khẩu là quá trình xác định mục tiêu, nội dung công việc và phân bổ nguồn lực tại công ty giao nhận vận chuyển để đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Quy trình giao hàng xuất khẩu bao gồm việc theo dõi tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải, chuẩn bị các chứng từ cần thiết để nhận hàng, tổ chức quá trình nhận hàng và thực hiện quyết toán.
Giám sát và điều hành quy trình giao hàng xuất khẩu là hoạt động quan trọng, bao gồm việc nhận diện và theo dõi tất cả các bước từ khi có nhu cầu vận chuyển cho đến khi hàng hóa được giao cho người nhận và thanh toán các chi phí liên quan Mục tiêu là xác định các hành động cần thiết và thời điểm thực hiện chúng, đồng thời tuân thủ các quy định liên quan đến những vấn đề phát sinh không lường trước trong quá trình tổ chức giao hàng xuất khẩu.
Cơ sở lý thuyết về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.2.1 Nội dung quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.2.1.1 Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu bao gồm việc đảm bảo hàng hóa đúng tên, số lượng, chất lượng, bao bì và ký mã hiệu, đồng thời giao hàng đúng thời gian theo hợp đồng thương mại quốc tế Quá trình này bao gồm các bước như tập trung hàng xuất khẩu, tạo nguồn hàng, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu cho hàng hóa.
2.2.1.2 Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
Trước khi giao hàng, người xuất khẩu phải kiểm tra chất lượng, số lượng và trọng lượng bao bì của hàng hóa Đối với hàng xuất khẩu là động vật hoặc thực vật, cần thực hiện kiểm định động vật và kiểm dịch thực vật để đảm bảo không lây lan bệnh Ngoài ra, hàng thực phẩm cũng phải được kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm.
2.2.1.3 Thuê tàu Để thuê tàu, doanh nghiệp cần có đầy đủ thông tin về các hãng tàu trên thế giới, về giá cước vận tải, các loại hợp đồng vận tải, các Công ước và Luật lệ quốc tế và quốc gia về vận tải Có thể áp dụng hình thức trực tiếp đi thuê tàu hoặc uỷ thác việc thuê tàu cho một Công ty hàng hải Tuỳ theo vào các trường hợp cụ thể doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương thức thuê tầu sau:
Phương thức thuê tàu chợ (Liner): Tàu chợ là tàu chạy theo một hành trình và thời gian xác định
Phương thức thuê tàu chuyến (Voyage charter) là hình thức mà chủ tàu cho phép người thuê sử dụng toàn bộ tàu để vận chuyển hàng hóa giữa các cảng, với mức cước thuê được hai bên thỏa thuận.
2.2.1.4 Mua bảo hiểm cho hàng hoá
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc vận chuyển hàng hóa thường diễn ra trong điều kiện phức tạp và khoảng cách xa, dẫn đến nguy cơ hư hỏng, mất mát và tổn thất Để giảm thiểu các rủi ro này, nhiều doanh nghiệp thường lựa chọn mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình.
2.2.1.5 Làm thủ tục hải quan
Khai và nộp hồ sơ hải quan
Người khai hải quan cần nộp tờ khai hải quan cho hàng hóa trong thời hạn quy định, theo mẫu tờ khai do Tổng cục Hải quan quy định Sau khi tiếp nhận, hồ sơ hải quan sẽ được phân luồng qua hệ thống quản lý rủi ro tự động, bao gồm luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ Đối với hồ sơ thuộc luồng đỏ, việc kiểm tra thực tế hàng hóa là bắt buộc.
Doanh nghiệp có hồ sơ thuộc luồng đỏ cần xuất trình hàng hóa để cơ quan chức năng kiểm tra thực tế Hệ thống quản lý rủi ro sẽ tự động xác định hình thức kiểm tra phù hợp.
Kiểm tra đại diện không quá 10% đối với lô hàng xuất khẩu bao gồm nguyên liệu sản xuất hàng xuất khẩu, gia công xuất khẩu, hàng cùng chủng loại và hàng đóng gói đồng nhất.
Kiểm tra toàn bộ lô hàng xuất khẩu của chủ hàng đã nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan, đặc biệt là những lô hàng có dấu hiệu vi phạm quy định này.
Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan
Sau khi tiến hành kiểm tra hồ sơ hải quan cho các luồng xanh, luồng vàng và thực tế hàng hóa, cơ quan hải quan sẽ đưa ra quyết định cuối cùng.
• Cho hàng qua biên giới
• Cho hàng hoá qua biên giới có điều kiện như phải sửa chữa khắc phục lại, phải nộp bổ sung thuế xuất khẩu
• Không được phép xuất khẩu
2.2.1.6 Tổ chức giao hàng xuất khẩu với tàu biển
Hàng xuất khẩu của Việt Nam chủ yếu được vận chuyển bằng đường biển, làm cho phương thức này trở nên vô cùng quan trọng Việc giao hàng qua đường biển không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
XK phải tiến hành theo các bước sau:
Dựa trên các thông tin về hàng xuất khẩu, cần lập bảng kê hàng hóa chuyên chở (Cargo list) để cung cấp cho người vận tải, từ đó nhận được sơ đồ xếp hàng (Cargo plan, stowage plan).
Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng
Lập kế hoạch và tổ chức vận chuyển hàng vào cảng
Trong quá trình bốc hàng lên tàu, việc giám sát và theo dõi thường xuyên là rất quan trọng để đảm bảo số lượng hàng giao chính xác và kịp thời xử lý các vướng mắc phát sinh.
Sau khi hoàn tất việc giao nhận hàng, hãy lấy biên lai thuyền phó (Mate’s receipt) để xác nhận rằng hàng hóa đã được giao nhận đầy đủ Biên lai này sẽ ghi rõ số lượng hàng hóa, tình trạng hàng hóa và cảng đến.
Để đảm bảo quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra thuận lợi, việc lấy được vận đơn đường biển hoàn hảo (vận đơn sạch) từ hóa đơn thuyền phó là rất quan trọng Vận đơn sạch không chỉ giúp tránh rắc rối trong việc vận chuyển mà còn đảm bảo quyền lợi cho bên nhận hàng.
2.2.1.7.Thanh toán hàng xuất khẩu
Cơ sở lý thuyết về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 10 1 Vai trò của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.3.1 Vai trò của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế hiệu quả không chỉ giúp hoàn thành hợp đồng chuyên chở mà còn nâng cao uy tín doanh nghiệp Điều này tạo điều kiện cho doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế, thu hút thêm khách hàng và nâng cao giá trị thương hiệu.
Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển hiệu quả giúp giảm chi phí không cần thiết như phí lưu kho và phí chậm trễ, đồng thời hạn chế chi phí phát sinh do xử lý hàng hóa kém Việc chuẩn hóa quy trình không chỉ tăng năng suất làm việc mà còn tiết kiệm thời gian trong việc xử lý và vận chuyển hàng hóa.
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển được quản lý hiệu quả sẽ nâng cao chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên liên quan trong chuỗi cung ứng, bao gồm nhà cung cấp và hãng vận chuyển, là yếu tố then chốt cho thành công của quy trình này.
Đảm bảo hàng hóa di chuyển liên tục và không bị gián đoạn là yếu tố quan trọng giúp chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả Việc này không chỉ tối ưu hóa quy trình vận chuyển mà còn giảm thiểu rủi ro và sự cố xảy ra trong quá trình giao nhận hàng hóa.
2.3.2 Nội dung quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.3.2.1 Lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển được xây dựng dựa trên mối quan hệ giữa chủ hàng nhập khẩu, người giao nhận và người vận tải Nội dung kế hoạch bao gồm mục tiêu doanh số, phân tích thị trường, các công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, phương án nhân sự, chi phí và cơ sở vật chất kỹ thuật.
Các kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển mà doanh nghiệp có thể lập:
Kế hoạch tìm kiếm và lựa chọn người vận chuyển bao gồm các bước quan trọng như tiếp nhận thông tin từ khách hàng, tổ chức phương án vận chuyển hợp lý, và xây dựng cùng gửi báo giá chi tiết đến khách hàng.
Kế hoạch tổ chức vận chuyển hàng hóa quốc tế bao gồm các bước quan trọng như tiếp nhận thông tin về nhu cầu vận chuyển của khách hàng, lên phương án vận chuyển phù hợp, báo giá chi tiết cho dịch vụ vận chuyển, và ký kết hợp đồng vận chuyển.
Kế hoạch tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển bao gồm các bước quan trọng như nhận thông tin về nhu cầu vận chuyển từ khách hàng, sắp xếp phương án vận chuyển tối ưu, báo giá chi tiết cho dịch vụ vận chuyển và ký kết hợp đồng vận chuyển.
2.3.2.2 Tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Người giao nhận cần theo dõi tình hình chuẩn bị hàng hóa và chứng từ của người xuất khẩu, bao gồm tiến độ sản xuất, trạng thái đóng gói và các chứng từ cần thiết cho thủ tục hải quan như hóa đơn và danh sách đóng gói Đồng thời, họ cũng phải nắm rõ thông tin về phương tiện vận tải, thực hiện lưu cước và đăng ký chuyển phương tiện Nếu đã có hợp đồng với đơn vị vận chuyển, người giao nhận cần liên hệ với hãng để cập nhật lịch trình và điều chỉnh kế hoạch vận chuyển cho phù hợp.
Bước 2: Giao hàng hóa tại địa điểm quy định
Người giao nhận làm việc chặt chẽ với người xuất khẩu để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển từ kho của người bán đến cảng hoặc kho bãi đúng thời gian yêu cầu.
Nếu gửi hàng lẻ (LCL)
Người giao nhận vận chuyển hàng hóa đến Trạm giao nhận hàng lẻ (CFS) để giao cho người gom hàng (Co-loader), sau đó nhận vận đơn thứ cấp (HB/L) từ họ Trong quá trình khai báo và thông quan hàng hóa xuất khẩu, người giao nhận có thể khai báo dưới tên người xuất khẩu hoặc tên mình Nếu hàng hóa thuộc luồng đỏ, cần phối hợp với cán bộ hải quan để kiểm tra thực tế hàng hóa.
Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp
Người gom hàng thực hiện việc giao hàng xuất khẩu bằng cách tập hợp các lô hàng lẻ vào container, sau đó niêm phong và kẹp chì trước khi đưa ra bãi CY để chờ lên tàu Khi container được giao cho hãng tàu, người gom hàng sẽ nhận được vận đơn chủ (MB/L) từ hãng tàu.
Nếu gửi hàng nguyên container (FCL)
Sau khi nhận được xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu, người giao nhận sẽ liên hệ để đổi lệnh cấp container rỗng Tiếp theo, họ sẽ đến bãi container rỗng để lấy container và vận chuyển về địa điểm quy định để tiến hành đóng hàng.
Mang hàng hóa ra cảng để thực hiện thủ tục hải quan là một bước quan trọng Tùy thuộc vào loại hàng hóa, lô hàng có thể được miễn kiểm tra hoặc phải trải qua quá trình kiểm hóa của hải quan Sau khi hoàn tất kiểm hóa, container sẽ được niêm phong kẹp chì.
Vận chuyển container ra bãi và hoàn tất thủ tục hạ bãi phải được thực hiện không muộn hơn 8 giờ trước giờ cắt máng Khi hải quan xác nhận, việc giao hàng coi như hoàn tất và cảng sẽ chịu trách nhiệm chuyển container lên tàu Người giao nhận cần liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý để lấy B/L đối với hàng rời.
THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN KTO
Khái quát về Công ty cổ phần giao nhận KTO
3.1.1 Giới thiệu và khái quát sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Giao nhận KTO
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN KTO
Tên giao dịch: KTO LOGISTICS JOIN STOCK COMPANY
Tên viết tắt: KTO LOGISTICS., JSC
Trụ sở công ty: Tầng 21, Capital Tower, 109 Trần Hưng Đạo, phường Cửa Nam, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội, Việt Nam
Văn Phòng công ty: N02T2 Khu đô thị Ngoại Giao đoàn, Xuân Tảo, Quận Bắc
Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Mã số thuế: 0107130033 Điên thoại: 02438135888
Website: https://ktologistics.com.vn/
Công ty Cổ phần Giao nhận KTO, hay KTO LOGISTICS., JSC, là một doanh nghiệp năng động trong lĩnh vực logistics, được thành lập vào ngày 23 tháng 11 năm 2015 với vốn điều lệ 5.500.000.000 VND.
Công ty Cổ phần Giao nhận KTO chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển và giao nhận hàng hóa đa phương tiện, cùng với các giải pháp thông quan cho hàng hóa nội địa và quốc tế Với 9 năm kinh nghiệm trong ngành logistics và đội ngũ nhân sự dày dạn, KTO hướng đến mục tiêu trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực này.
3.1.2.1 Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế
Công ty Cổ phần Giao nhận KTO là đại lý của các hãng chuyển phát nhanh hàng đầu như DHL, FedEx, UPS, cung cấp nhiều lựa chọn cho khách hàng Dịch vụ vận tải hàng không của chúng tôi đáp ứng tối đa nhu cầu chuyển phát nhanh hàng hóa quốc tế.
Công ty Cổ phần Giao nhận KTO là đại lý vận chuyển hàng hóa, hợp tác với nhiều hãng hàng không lớn trên toàn cầu Chúng tôi cung cấp dịch vụ đa dạng, hỗ trợ khách hàng từ kho của chủ hàng đến sân bay hoặc kho của người nhận Một trong những dịch vụ nổi bật của chúng tôi là vận tải đường biển, đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa hiệu quả và an toàn.
KTO Logistics chuyên cung cấp dịch vụ vận tải đường biển, hỗ trợ xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam đến mọi quốc gia và ngược lại, bao gồm cả hàng nguyên container FCL và hàng lẻ LCL.
KTO chuyên cung cấp dịch vụ thông quan, tham vấn giá, xuất/nhập ủy thác, hoàn thuế và thực hiện thủ tục hành chính về hải quan Chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng thực hiện các thủ tục hải quan một cách chính xác, kịp thời, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty
Nguồn: Công ty Cổ phần Giao nhận KTO
3.1.4 Nhân lực của công ty
Trong công ty, tổng số lao động là 50 người, trong đó có 32 nữ, chiếm 64% Sự phân bố giới tính này phản ánh đặc thù ngành nghề, với nhiều nữ giới tham gia vào các bộ phận như kinh doanh, chăm sóc khách hàng, nhân sự và kế toán.
Công ty sở hữu một đội ngũ lao động trẻ, chủ yếu trong độ tuổi từ 25 đến 35, với 27 nhân sự, chiếm 54% tổng số Đội ngũ trẻ này mang lại sự sáng tạo và đột phá trong việc tiếp cận khách hàng cũng như xử lý các tình huống.
Phòng kinh doanh và chăm sóc khách hàng hiện có số lượng nhân viên lớn nhất, với 15 và 14 nhân viên, chiếm lần lượt 30% và 28% tổng số nhân sự Điều này phản ánh sự nỗ lực của công ty trong việc mở rộng quy mô kinh doanh và tăng cường tập khách hàng.
Theo trình độ lao động: Lao động của công ty chủ yếu đã tốt nghiệp đại học với
42 người chiếm 84% Trình độ sau Đại học chiếm 10% tập trung chủ yếu ở cấp quản lý Ngoài ra, trình độ trung cấp/ cao đẳng chiếm tỷ lệ thấp với 6%
3.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật
KTO sở hữu hai kho hàng tại Hà Nội và Hồ Chí Minh, giúp đáp ứng nhu cầu lưu trữ và tiếp nhận hàng hóa từ khắp nơi Công ty cũng đầu tư vào hệ thống trang thiết bị văn phòng hiện đại như máy tính, máy in và phần mềm quản lý giao dịch, nhằm tạo điều kiện cho các phòng ban làm việc và phối hợp linh hoạt, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.
3.1.6 Tài chính của công ty
Bảng 3.1 Bảng cân đối kế toán của CTCP giao nhận KTO (VND)
Danh mục Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Nguồn: Báo cáo tài chính CTCP Giao nhận KTO
Dựa trên bảng số liệu, KTO có tài sản dài hạn luôn thấp hơn tài sản ngắn hạn do công ty hoạt động trong lĩnh vực logistics, dẫn đến việc đầu tư vào tài sản cố định hạn chế và sử dụng nguồn lực bên ngoài để tối ưu chi phí Hệ số thanh toán từ 1 đến 2 cho thấy KTO hoàn toàn có khả năng đáp ứng các khoản nợ đến hạn Sự tăng trưởng ổn định của công ty được thúc đẩy bởi thị trường xuất nhập khẩu phục hồi mạnh mẽ sau đại dịch, mang lại nhiều đơn hàng hơn Thêm vào đó, sự lãnh đạo khôn khéo của ban giám đốc với các chiến lược đúng đắn đã giúp công ty phát triển bền vững.
Bảng 3.2 Cơ cấu nguồn vốn CTCP Giao nhận KTO (VND)
STT Danh mục Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Nguồn: Báo cáo tài chính CTCP Giao nhận KTO
Theo bảng số liệu, vốn chủ sở hữu chiếm tỷ lệ lớn trong tổng nguồn vốn của công ty và có xu hướng tăng dần qua các năm Cụ thể, vào năm 2021, vốn chủ sở hữu đạt 8,2 tỷ VND, tương đương 62,6%, và sau 3 năm hoạt động, nguồn vốn này đã tăng lên đáng kể.
10 tỷ VND chiếm 63,3% tổng cộng nguồn vốn trong năm 2023 Điều này là minh chứng cho sự nỗ lực làm việc không ngừng nghỉ của toàn thể nhân viên.
Khái quát hoạt động kinh doanh của CTCP Giao nhận KTO trong giai đoạn 2021-2024
3.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của CTCP Giao nhận KTO trong giai đoạn 2021-2024
3.2.1.1 Tổng quan hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 3.3 Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2021- 9 tháng đầu 2024 của CTCP giao nhận KTO (VND)
Nguồn: Báo cáo tài chính CTCP Giao nhận KTO
Trong giai đoạn 2021 - 2024, doanh thu công ty đã có sự tăng trưởng mạnh mẽ, đặc biệt trong năm 2022 với mức doanh thu đạt 19 tỷ VND, tăng 5,6% so với năm 2021 Năm 2023, doanh thu tiếp tục tăng lên 19,8 tỷ VND Nguyên nhân chính cho sự tăng trưởng này là do nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế và vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không gia tăng sau đại dịch COVID-19.
Trong giai đoạn 2021-2023, lợi nhuận sau thuế của công ty đã có sự tăng trưởng ổn định Mặc dù lợi nhuận năm 2023 không tăng đột biến như năm 2022, nhưng điều này được lý giải bởi việc công ty mở rộng quy mô, dẫn đến tăng chi phí Hơn nữa, thị trường vận tải quốc tế đang đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ nhiều đối thủ mới, ảnh hưởng đến việc giành thị phần.
3.2.1.2 Các hoạt động kinh doanh chủ yếu
Bảng 3.4 Cơ cấu các loại hình dịch vụ của CTCP Giao nhận KTO trong giai đoạn 2021 - 9 tháng đầu 2024
Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023 9 tháng đầu
Chuyển phát nhanh quốc tế
Dịch vụ khai báo hải quan
Nguồn: Báo cáo tài chính CTCP Giao nhận KTO
Trong giai đoạn 2021-2024, dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế đã trở thành nguồn doanh thu chủ yếu của KTO, đặc biệt trong năm 2023 khi chiếm tới 29,73%, tương đương 5,9 tỷ VND trong tổng doanh thu của công ty.
Chuyển phát nhanh quốc tế là một trong những thế mạnh nổi bật của KTO, trong khi dịch vụ vận chuyển đường biển cũng đóng góp đáng kể vào doanh thu của công ty Mặc dù doanh thu từ mảng vận chuyển đường biển có xu hướng giảm nhẹ do nhu cầu giảm, nhưng nó vẫn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu của KTO, với các tỷ lệ lần lượt là 23,25% vào năm 2021, 20,9% vào năm 2022 và 18,27% vào năm 2023.
3.2.1.3 Sản phẩm, thị trường, đối tác hoạt động của công ty
Bảng 3.5 Cơ cấu mặt hàng vận chuyển của KTO giai đoạn
Năm Nguyên vật liệu sản xuất Đồ gia dụng
Nguồn: Phòng kinh doanh-CTCP Giao nhận KTO
Trong giai đoạn 2021 – 2024, công ty KTO chủ yếu vận chuyển nguyên vật liệu sản xuất, chiếm 41,5% trong 9 tháng đầu năm 2024 Sự phát triển của giao thương quốc tế đã làm tăng nhu cầu vận chuyển hàng mẫu và nguyên liệu từ nước ngoài cho sản xuất và kinh doanh Đứng sau nguyên liệu sản xuất, đồ gia dụng chiếm 26,9% và quần áo 15,7% trong cùng kỳ Xu hướng tiêu dùng hàng ngoại đang thúc đẩy doanh nghiệp nhập khẩu để phục vụ nhu cầu trong nước và xuất khẩu.
Bảng 3.6 Cơ cấu thị trường của CTCP Giao nhận KTO giai đoạn
Thị trường Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023 9 tháng đầu năm 2024
Nguồn: Phòng kinh doanh-CTCP Giao nhận KTO
KTO Logistics cung cấp dịch vụ vận tải đến hơn 220 quốc gia và vùng lãnh thổ, với thị trường chủ yếu nằm ở Châu Á Đặc biệt, Trung Quốc chiếm 36% trong tổng lượng vận chuyển của KTO trong năm qua.
Trong giai đoạn 2021-2024, dịch vụ vận chuyển hàng hóa sang các quốc gia EU đang được mở rộng nhờ vào những ưu đãi từ Hiệp định EVFTA CTCP Giao nhận KTO đã khéo léo tận dụng cơ hội này để gia tăng thị phần tại thị trường châu Âu, đạt 22,5% vào năm 2023.
2022, 23% năm 2023 và 20% trong 9 tháng đầu năm 2024
Bảng 3.7 Cơ cấu đối tác của CTCP Giao nhận KTO giai đoạn
1 Jalux Taseco Duty Free Co., Ltd 27,6 27,3 27,2 28,5
2 Công ty TNHH Thương mại XNK Bảo
3 Toyoplas Manufacturing VN Co., Ltd 13,6 14,1 14,5 11,3
5 Dolphin Sea Air Services Corporation 15,5 16 16,5 16,2
Nguồn: Phòng kinh doanh-CTCP Giao nhận KTO
Trong giai đoạn 2021-2024, Jalux Taseco Duty Free Co., Ltd và công ty TNHH Thương mại và XNK Bảo Khôi đã trở thành những đối tác quan trọng của KTO, chiếm lần lượt 27,2% và 17,1% doanh thu năm 2023 Các công ty này chủ yếu xuất nhập khẩu hàng hóa lớn qua đường biển Bên cạnh đó, Bee Logistics và Dolphin cũng đóng vai trò là những đối tác chính trong lĩnh vực chuyển phát nhanh quốc tế, mang lại doanh thu ổn định cho KTO trong giai đoạn 2022-2024.
3.2.2 Tình hình hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của CTCP Giao nhận của KTO trong giai đoạn 2021-2024
Bảng 3.8 Cơ cấu doanh thu giao hàng xuất khẩu đường biển của
Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023 9 tháng đầu năm 2024
Doanh thu Doanh thu So với
Nguồn: Báo cáo tài chính CTCP Giao nhận KTO
Hoạt động xuất khẩu bằng đường biển của công ty KTO ổn định với ít biến động, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất khẩu hàng FCL, đạt doanh thu cao nhất 1,58 tỷ VND vào năm 2023 Tuy nhiên, trong 4 năm qua, xuất khẩu hàng lẻ bằng đường biển đã giảm do nhu cầu của nhà nhập khẩu giảm, chủ yếu do khách hàng chuyển sang dịch vụ chuyển phát nhanh và vận chuyển đường hàng không.
Trong lĩnh vực vận tải hàng hóa bằng đường biển, KTO chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển đa dạng các mặt hàng như nguyên vật liệu sản xuất, giày dép, quần áo và bánh kẹo Theo thống kê từ bộ phận kinh doanh, công ty trung bình xử lý khoảng 20 TEUs mỗi tháng đối với mặt hàng nguyên vật liệu sản xuất.
KTO Logistics cung cấp dịch vụ vận tải đường biển đến 220 quốc gia và vùng lãnh thổ, tập trung chủ yếu vào thị trường Châu Á.
27 Á như Trung Quốc, Nhật Bản, …Ngoài ra, công ty cũng đang mở rộng khai thác vận chuyển đến các thị trường lớn như Mỹ, EU Đối tác chính
Các đối tác chủ chốt của KTO trong lĩnh vực vận tải đường biển bao gồm Jalux, Taseco Duty Free Co., Ltd, Toyoplas Manufacturing VN Co., Ltd, và Công Ty Cổ Phần Hagimex, tập trung vào hàng xuất nhập khẩu giữa Việt Nam và các nước Châu Á Đặc biệt, Công ty TNHH Thương mại XNK Bảo Khôi cũng là một đối tác lớn của KTO, chuyên xuất khẩu hàng hóa qua các tuyến đường biển từ Hải Phòng đến các quốc gia trong khu vực Châu Á.
Thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công
3.3.1 Lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Hoạt động lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu sẽ dựa trên hợp đồng vận chuyển đã ký giữa Công ty Cổ phần Giao nhận KTO và người xuất khẩu, hoặc theo yêu cầu của chủ hàng Việc này sẽ tùy thuộc vào nhu cầu của chủ hàng về các công việc mà họ cần thuê công ty thực hiện trong quy trình giao hàng xuất khẩu.
Bảng 3.9 Kế hoạch phân công công việc trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Giao nhận KTO
Công việc Các bên thực hiện
Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ Phòng kinh doanh, Phòng nghiệp vụ Nắm tình hình hàng hóa xuất khẩu và chuẩn bị bộ chứng từ
Phòng kinh doanh, Phòng nghiệp vụ Đóng hàng vào container và vận chuyển hàng ra cảng
Phòng nghiệp vụ, bộ phận OPS
Khai báo và thông quan hàng xuất khẩu được thực hiện bởi Phòng nghiệp vụ, bộ phận khai báo hải quan và OPS Vận đơn được phát hành từ Phòng nghiệp vụ, bộ phận khai báo hải quan Bộ chứng từ sẽ được gửi cho đại lý nước ngoài thông qua Phòng kinh doanh và Phòng nghiệp vụ Cuối cùng, việc lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ thuộc về Phòng kế toán.
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Khi nhận yêu cầu từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ phối hợp với trưởng các bộ phận để phân chia công việc cho nhân viên Quy trình lên kế hoạch này diễn ra trong một ngày, giúp trưởng phòng quản lý nhân viên, phân công nhiệm vụ rõ ràng và giám sát công việc hiệu quả Những thông tin cần thiết cho việc lập kế hoạch bao gồm
• Tìm kiếm và lựa chọn người vận chuyển
• Tổ chức vận chuyển hàng hóa
• Sắp xếp nhân sự thực hiện công việc
3.3.2 Tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận chuyển
Nhân viên kinh doanh thực hiện việc tìm kiếm và lựa chọn danh sách khách hàng tiềm năng, sau đó gửi báo giá phù hợp với các tuyến mà khách hàng quan tâm Sau khi thảo luận về giá cả, nếu khách hàng đồng ý, nhân viên sẽ tiến hành đặt chỗ trên hệ thống của công ty.
Dựa vào ngày hàng sẵn sàng và hoàn tất sản xuất, bộ phận kinh doanh sẽ chọn chuyến tàu có ngày ETD phù hợp để đảm bảo hàng được đóng và hạ kịp thời trước khi đóng chuyến Đối với hàng FCL, phòng kinh doanh sẽ làm việc trực tiếp với hãng tàu qua nhân viên kinh doanh của hãng, trong khi với hàng LCL, phòng kinh doanh sẽ đàm phán trực tiếp với các đơn vị co-loader.
Bước 2: Giao hàng tại địa điểm quy định Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên (FCL)
Sau khi nhận được xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu, khách hàng có thể tự liên hệ hoặc ủy thác cho công ty để thực hiện việc đổi lệnh cấp container rỗng Nhân viên giao nhận sẽ đến bãi container rỗng theo địa điểm trong booking đã duyệt, thanh toán phí nâng container và lấy container về địa điểm yêu cầu để đóng hàng.
Nhân viên cảng sẽ làm việc chặt chẽ với đối tác vận tải để lập kế hoạch lấy container từ cảng, đồng thời chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết như danh sách đóng gói, vị trí cấp container và lệnh cấp.
Sau khi hoàn tất quá trình đóng hàng, container sẽ được vận chuyển về cảng để hạ bãi Trước thời điểm cắt máng (closing time) của hãng tàu, cần thanh toán phí hạ container.
Tại cảng, nhân viên giao nhận cần đăng ký với kho hàng để sắp xếp vị trí xếp hàng xuất khẩu và hoàn tất các khoản phí xử lý hàng hóa cũng như phí thuê container Nếu công ty KTO thuê dịch vụ vận tải bên ngoài, cần đảm bảo đơn vị vận chuyển tuân thủ thời gian và địa điểm lấy hàng để giao đúng cảng quy định Trong trường hợp xảy ra sự cố liên quan đến hàng hóa do đơn vị vận chuyển gây ra, công ty KTO sẽ chịu trách nhiệm với khách hàng Vì vậy, hợp đồng thuê ngoài vận tải cần quy định rõ ràng về trách nhiệm đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển, đặc biệt đối với vận chuyển đường biển và hàng đóng container, gửi hàng lẻ (LCL).
Khi nhận được booking từ bên gom hàng, nhân viên phòng chứng từ và giao nhận phối hợp hoàn tất thủ tục nhập kho Sau khi hàng được chuẩn bị, phòng chứng từ lên kế hoạch thông quan Khi hàng hóa thông quan, nhân viên giao nhận đưa hàng vào kho và hoàn tất thanh lý tờ khai Kho phát hành Phiếu nhập kho, làm căn cứ để phòng chứng từ ghi thông tin về trọng lượng tổng và kích thước trên vận đơn.
Bước 3: Lập và bàn giao chứng từ vận tải
Thực hiện thông quan hàng hóa
Nhân viên bộ phận chứng từ của Công ty sẽ đảm nhiệm việc thực hiện thủ tục hải quan, giúp thông quan lô hàng thông qua phần mềm khai báo điện tử ECUS – VNACCS.
Hồ sơ để chuẩn bị khai báo bao gồm:
• Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
• Bảng kê khai hàng hóa (Packing List)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Các giấy tờ liên quan khác
Hệ thống mạng hải quan tự động thông báo số tiếp nhận hồ sơ và số tờ khai, đồng thời phân luồng hàng hóa thành ba loại: luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ Dựa trên kết quả phân luồng này, hàng hóa và chứng từ sẽ được kiểm tra nếu cần thiết.
Nhân viên phòng nghiệp vụ cần kiểm tra cẩn thận các mã HSCODE để tránh sai sót, vì việc khai báo sai mã HS sẽ vi phạm Thông tư 31/2022/TT-BTC về Danh mục mã HS code hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam và các quy định của Hải quan Việt Nam.
Bảng 3.10 Phân luồng tờ khai hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại CTCP Giao nhận KTO giai đoạn 2021 – 9 tháng đầu năm 2024
Số lô hàng xuất khẩu bằng đường biển 552 593 601 425
Số lượng lô hàng luồng xanh 432 493 523 366
Số lượng lô hàng luồng vàng 102 89 71 54
Số lượng lô hàng luồng đỏ 18 11 7 5
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Trong giai đoạn 2021 - 2024, số lượng lô hàng của công ty chủ yếu ở luồng xanh và có xu hướng tăng liên tục qua các năm, trong khi đó, lô hàng ở luồng vàng và luồng đỏ đang giảm dần Đặc biệt, trong năm 2023, công ty đã hoàn tất các thủ tục cần thiết để cải thiện quy trình vận chuyển.
601 lô hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển với 523 lô hàng (tương ứng 87%) được phân luồng xanh, 71 lô hàng (tương ứng 11,8%) luồng vàng, 7 lô hàng (tương ứng 1,2%) luồng đỏ
Sự gia tăng ổn định tỷ lệ lô hàng được phân vào luồng xanh đã mang lại hiệu quả tích cực cho hoạt động kinh doanh của công ty Điều này chủ yếu nhờ vào ý thức chấp hành tốt quy định pháp luật của công ty và sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên Công ty cũng được hưởng lợi từ các chính sách thuận lợi của Nhà nước, giúp thông quan hàng hóa dễ dàng hơn Hơn nữa, sự hỗ trợ tích cực từ cơ quan hải quan đã góp phần giảm thiểu sai sót trong quy trình thủ tục hải quan.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ QUY TRÌNH
Định hướng phát triển quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của CTCP Giao nhận KTO
4.1.1 Định hướng chiến lược kinh doanh của công ty đến 2030
Trong những năm gần đây, ngành logistics toàn cầu, đặc biệt tại Việt Nam, đang phát triển mạnh mẽ với sự gia nhập của nhiều công ty mới, tạo ra sự cạnh tranh đáng kể Để trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực logistics, công ty cần nghiêm túc thực hiện các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn Định hướng chiến lược đến năm 2030 bao gồm duy trì và phát triển mối quan hệ với các đại lý, hãng tàu và hãng bay thông qua việc đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu, từ đó đạt được giá hợp đồng tốt hơn Đồng thời, công ty sẽ cải thiện cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, liên tục đổi mới công nghệ thông tin và bổ sung thiết bị hiện đại nhằm tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và thuận lợi.
Công ty sẽ đa dạng hóa các loại hình dịch vụ giao nhận, đặc biệt chú trọng vào phương thức giao nhận hàng hóa bằng đường biển, do đây là phương thức vận tải ít bị ảnh hưởng và phù hợp với nhiều loại mặt hàng Để đáp ứng nhu cầu khách hàng, công ty sẽ cung cấp dịch vụ chất lượng cao với giá cả hợp lý, từ đó tăng doanh thu và mở rộng tập khách hàng tiềm năng Đồng thời, công ty cũng sẽ nâng cao tốc độ giao nhận và vận chuyển hàng hóa, đảm bảo hàng hóa được đến tay khách hàng nhanh chóng, tránh tình trạng ứ đọng.
4.1.2 Định hướng phát triển về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần Giao nhận KTO
Cần tối ưu hóa quy trình chuẩn bị chứng từ và thủ tục hải quan để rút ngắn thời gian và giảm chi phí, từ đó thúc đẩy nhanh chóng các bước tiếp theo trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Trong hoạt động giao hàng, nhân viên giao nhận cần kiểm soát chặt chẽ quy trình thực hiện để đảm bảo nhanh chóng và cẩn thận Khi xảy ra vấn đề, cần thảo luận kỹ lưỡng giữa các bên liên quan và lập phương án xử lý kịp thời để giải quyết hiệu quả.
Để nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới, cần thiết lập chính sách hỗ trợ và tạo cơ hội tham gia các khóa huấn luyện kỹ năng và hội thảo chuyên đề Việc này không chỉ giúp nâng cao trình độ và kỹ năng chuyên môn mà còn cải thiện khả năng thực hiện giao dịch đàm phán và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, từ đó giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc.
Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của CTCP Giao nhận KTO
4.2.1 Giải pháp hoàn thiện hoạt động lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Kết quả từ các nghiên cứu và dự báo rất quan trọng, vì vậy công ty cần tăng cường đầu tư vào công tác này Ngoài việc nghiên cứu thị trường trong nước, công ty cũng cần xem xét nhu cầu quốc tế cho các mặt hàng xuất khẩu sắp tới, đặc biệt tại các thị trường tiềm năng như Mỹ và Trung Quốc Để tận dụng cơ hội này, công ty nên đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu và xác định các mặt hàng có khả năng xuất khẩu cao Đối với mỗi lô hàng, cần thiết lập quy định và xây dựng kế hoạch cụ thể, với các bộ phận liên quan lập kế hoạch chi tiết dựa trên tình hình thực tế và nộp cho trưởng phòng phê duyệt Công ty cũng nên tổ chức các cuộc họp thường xuyên để hoàn thiện kế hoạch cho từng lô hàng.
4.2.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Đội ngũ nhân sự của CTCP Giao nhận KTO cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cho thủ tục khai báo hải quan, bao gồm tài liệu liên quan đến nhận hàng, kiểm hàng và vận tải Nhân viên phụ trách chứng từ phải kiểm tra kỹ lưỡng và đảm bảo tính hoàn chỉnh của các tài liệu Nếu có thông tin chưa rõ ràng, cần trao đổi ngay với khách hàng hoặc các bên liên quan để bổ sung kịp thời các chứng từ thiếu hoặc chưa chính xác, nhằm đảm bảo quy trình chứng từ diễn ra nhanh chóng, chính xác và giảm thiểu rủi ro.
Công ty cần tăng cường trách nhiệm của nhân viên phụ trách bằng cách áp dụng các biện pháp kỷ luật, bao gồm cả hình phạt tài chính và phi tài chính, khi những sai sót trong việc chuẩn bị chứng từ dẫn đến chậm trễ trong quy trình xuất khẩu hàng hóa.
Đào tạo nhân viên là yếu tố quan trọng trong việc xử lý chứng từ hàng hóa, giúp họ nắm vững quy định về các loại chứng từ cần thiết cho từng mặt hàng xuất khẩu Điều này cũng phát triển kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt, đảm bảo rằng mọi sai sót trong quá trình làm việc với hải quan được khắc phục kịp thời, từ đó giúp hàng hóa được thông quan thuận lợi.
Cán bộ nhân viên cần thường xuyên theo dõi và cập nhật các quy định mới từ cơ quan hải quan để đảm bảo chứng từ được chuẩn bị đầy đủ và chính xác Công ty nên phân công nhân viên chịu trách nhiệm theo dõi thay đổi trong quy định giao nhận hàng xuất khẩu và nhanh chóng truyền đạt thông tin này cho những người phụ trách chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan, nhằm bổ sung và điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
4.2.3 Giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động điều hành và giám sát giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Xây dựng tiêu chuẩn định lượng để đánh giá hiệu quả quy trình giao hàng xuất khẩu là cần thiết, với các tiêu chí được xác định trong khoảng thời gian và thời hạn cụ thể để đảm bảo tính chính xác Công ty có thể thống kê số lượng hợp đồng giao hàng đã thực hiện so với số trường hợp sai sót hoặc vướng mắc, từ đó có thể đánh giá chi tiết hơn về kết quả hoạt động.
Quản lý quy trình là một nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc xác định các điểm yếu trong hệ thống, đề xuất biện pháp khắc phục và theo dõi liên tục để đánh giá sự cải thiện tình hình.
Công ty cần thực hiện giám sát chặt chẽ từ khâu chuẩn bị đến thanh toán nhằm giảm thiểu sai sót và phát sinh Nhân viên các bộ phận nên thường xuyên trao đổi thông tin và hỗ trợ lẫn nhau để nâng cao hiệu quả quy trình thực hiện.
Khi phát hiện lô hàng hư hỏng, nhân viên công ty cần lập biên bản ghi nhận tình trạng hư hại và biên bản giám định hàng hóa Công ty sẽ đại diện khách hàng liên hệ với người vận chuyển và công ty bảo hiểm để giải quyết khiếu nại về tổn thất hàng hóa.
Công ty nên cử hai nhân viên tham gia vào quá trình chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện bộ chứng từ để đảm bảo tính chính xác Việc kiểm tra chéo giữa hai người sẽ giúp phát hiện kịp thời bất kỳ thiếu sót nào Nếu có thông tin hoặc số liệu chưa rõ ràng, cần nhanh chóng trao đổi với khách hàng hoặc các bên liên quan để bổ sung đầy đủ và chính xác các chứng từ còn thiếu hoặc không phù hợp.
Việc xây dựng mối quan hệ tốt với cán bộ Hải quan và nhân viên hãng tàu là rất quan trọng Khi công ty gặp khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh, mối quan hệ này sẽ giúp xin ý kiến và nhận được sự hỗ trợ cần thiết Với kinh nghiệm và chuyên môn của họ, cán bộ Hải quan và nhân viên hãng tàu có thể giúp công ty đưa ra các quyết định điều hành hợp lý, từ đó giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
4.2.4 Giải pháp về công nghệ thông tin
Công ty KTO cần áp dụng công nghệ và hệ thống thông tin tiên tiến để thúc đẩy phát triển bền vững Việc sử dụng năng lượng tái tạo và phương tiện thân thiện với môi trường là thiết yếu cho sự phát triển xanh Công nghệ GPS có thể quản lý thông tin và theo dõi vị trí trong vận tải, tối ưu hóa quy trình Ngoài ra, phát triển công nghệ làm lạnh tiên tiến trong quản lý kho bãi sẽ giải quyết vấn đề bảo quản nhiệt độ và nâng cao hiệu quả tiết kiệm năng lượng.
Công ty nên áp dụng phần mềm giám sát để theo dõi quy trình giao hàng xuất khẩu qua đường biển, nhằm đảm bảo thông tin về lô hàng được cập nhật một cách kịp thời và chính xác.
Việc trang bị thiết bị hiện đại và hệ thống mạng mạnh mẽ với đường truyền tốc độ cao giúp tối ưu hóa việc truyền tải thông tin đến các bộ phận liên quan, giảm thiểu sai sót và đảm bảo giao dịch diễn ra nhanh chóng Điều này không chỉ hỗ trợ hiệu quả trong việc trao đổi thông tin nội bộ mà còn cập nhật kịp thời những thay đổi trên thị trường, tiết kiệm thời gian kết nối với đại lý nước ngoài và các bộ phận nội bộ.
4.2.5 Giải pháp về nguồn nhân lực
Công ty nên chuyên môn hóa hoạt động bằng cách thành lập các phòng ban chức năng như phòng kiểm soát chất lượng, phòng IT và phòng marketing để tối ưu hóa quy trình giao hàng xuất khẩu, phát triển công nghệ và mở rộng thị trường Việc phân công nhân sự cần hợp lý, dựa trên chuyên môn và kinh nghiệm, giao nhiệm vụ phức tạp cho nhân viên giàu kinh nghiệm, trong khi nhân viên mới cần được hỗ trợ và hướng dẫn từ đồng nghiệp có kinh nghiệm.
Một số kiến nghị đối với Nhà Nước và các Cơ quan chức năng
Trong những năm qua, cơ sở hạ tầng phục vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không ở Việt Nam đã có những tiến bộ đáng kể Tuy nhiên, vẫn còn nhiều hạn chế so với các quốc gia trong khu vực, và đầu tư vào cơ sở hạ tầng chưa đồng đều giữa các vùng Do đó, cần có những khoản đầu tư hợp lý từ nhà nước để xây dựng và mở rộng cơ sở vật chất, đặc biệt là cải thiện hệ thống cảng biển nhằm nâng cao khả năng luân chuyển hàng hóa.
Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống pháp luật đồng bộ và nhất quán liên quan đến giao hàng xuất khẩu, đặc biệt là giao hàng bằng đường biển Việc thiết lập hành lang pháp lý thông thoáng, cùng với tiêu chuẩn hóa các điều kiện kinh doanh, quy trình cấp phép và thủ tục hải quan, sẽ tạo tâm lý an tâm cho các doanh nghiệp giao nhận và mua bán trong và ngoài nước Điều này góp phần phát triển và thúc đẩy hệ thống giao nhận hiệu quả hơn.
Để nâng cao chất lượng giáo dục trong ngành logistics, nhà nước cần triển khai các chính sách hỗ trợ cho doanh nghiệp và các trường đại học, cao đẳng, đặc biệt trong bối cảnh biến động và dịch bệnh khó lường Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giao nhận tại Việt Nam còn mới mẻ và chưa phát triển đầy đủ Do đó, cần có chính sách hỗ trợ vốn đầu tư cho các doanh nghiệp logistics để phát triển hệ thống website với các công cụ theo dõi đơn hàng và lịch trình tàu Bên cạnh đó, khuyến khích doanh nghiệp ứng dụng công nghệ trong lắp đặt, xây dựng và bảo trì hệ thống quản lý vận tải, kho bãi và giao hàng xuất khẩu là điều cần thiết.
Tăng cường chính sách hợp tác kinh tế quốc tế là cần thiết để thiết lập mối quan hệ thân thiết về kinh tế, chính trị và xã hội, qua đó tạo ra lợi ích quốc gia Việc này sẽ không chỉ thúc đẩy hoạt động xuất khẩu hàng hóa mà còn phát triển ngành giao nhận và vận tải.
4.3.2 Về phía cơ quan hải quan
Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong khai báo hải quan điện tử là cần thiết để nâng cao tốc độ thông quan hàng hóa cho doanh nghiệp Công nghệ thông tin hỗ trợ cán bộ hải quan phát hiện bất thường trong hoạt động xuất khẩu, từ đó giảm thiểu buôn lậu và gian lận thương mại Ngoài ra, công nghệ này còn cung cấp thông tin nhanh chóng cho nhà nước và ban lãnh đạo, giúp họ nắm bắt tình hình kịp thời và đưa ra chiến lược điều hành hiệu quả.
Đơn giản hóa thủ tục hành chính trong công tác hải quan là cần thiết, mặc dù cơ quan hải quan đã nỗ lực hỗ trợ doanh nghiệp trong xuất nhập khẩu Hiện nay, việc thực hiện cơ chế một cửa quốc gia vẫn chỉ mới số hóa một số bước, trong khi phần lớn hồ sơ vẫn yêu cầu bản giấy hoặc bản scan, gây khó khăn trong việc rà soát tài liệu Do đó, các bộ ngành cần xem xét và đơn giản hóa hồ sơ, chứng từ mà doanh nghiệp phải nộp, cùng với quy trình trình bày giấy tờ, nhằm tạo thuận lợi hơn cho doanh nghiệp.
Để đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế, việc tổ chức các khóa đào tạo về thủ tục hải quan điện tử cho doanh nghiệp là rất cần thiết Hải quan Việt Nam cần nâng cao năng lực đội ngũ nhân lực, đặc biệt trong bối cảnh quy trình thông quan xuất khẩu đang thay đổi nhanh chóng Các buổi đào tạo nên tập trung vào nghiệp vụ thông quan hàng hóa, các chứng từ kiểm tra chuyên ngành và cách khai báo hải quan trên hệ thống VNACCS, nhằm giúp doanh nghiệp giao nhận cải thiện hiệu quả hoạt động.