Tin học ứng dụng Đề tài tìm hiểu về công cụ quản lý dự án microsoft project

Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án: 1.1 Khái niệm dự án: Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồ

Ps

NGAN HANG NHA NƯỚC VIET NAM BO GIAO DUC VA DAO TAO

TRUONG DAI HOC NGAN HANG TP HO CHi MINH

KHOA HTTTQL

MON: TIN HOC UNG DUNG

Đề tài: Tìm hiểu về công cu quan ly dw an Microsoft Project

Nhóm 4

Lớp: [T S301_222_1_D03 GVHD: Đặng Hoàng Huy

TP Hỗ Chí Minh, 3/2022

Danh sách thành viên

1 Huỳnh Thị Tuyết Hoa 030336200079 DH36MKO1

2 Mai Thị Huy 030336200091 DH36MK03

3 Đặng Trương Kim Khánh 030837210127 DH37DQ02

4 Võ Tá Kiên 030336200108 DH36MIK03

5 Lê Bích Nghi 030236200095 DH36CDS01

MỤC LỤC

I Giới thiệu tổng quan:

1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án:

1.1 Khái niệm dự án:

1.2 Quy trình quản lý dự án:

II Tổng Quan Phản Mềm Quan Ly Du An Microsoft Project

1 Giới thiệu Microsoft Project

1.1 Dinh nghia Microsoft Project

1.2 Mục đích hoạt động

1.3 Đối tượng sử dụng

2 Ưu và nhược điểm

2.1 Ưu điểm

2.2 Nhược điểm

3 Sử dụng Microsoft Project

3.1 Cách sử dụng Microsoft Project

3.2 Cách quản lý dự án

Ill Ứng dụng Microsoft Project Quản Lý Dự Án quảng cáo ra mắt giày NIKE:

1 Danh sách công việc:

2 Thêm công việc vào Microsoft Project để quản lý công việc:

3 Công việc từng người:

4 Dashboard

4.1 Tổng quan dự án:

4.2 Công việc sắp làm:

4.3 Tỷ lệ công việc chưa làm/đã làm và hiên thị công việc chưa làm % nao:

4.4 Báo cáo nguồn lực:

IV Kết Luận

11

11

12

12

13

14 14

I Giới thiệu tổng quan:

1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án:

1.1 Khái niệm dự án:

Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến

1.2 Quy trình quản lý dự ăn:

1.2.1 Khai niém quan ly dw an:

Quản lý dự án là nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự

án và các mục đích đề ra

1.2.2 Quy trình quản lý dự án:

- Khởi đầu dự án

- Lập kế hoạch dự án

- Tạo cấu trúc phân chia công việc

- Thực hiện dự ân

- Kết thúc dự án

II Tổng Quan Phần Mềm Quản Lý Dự Án Microsoft Project

1 Giới thiệu Microsoft Project

1.1 Định nghĩa Microsoft Project

Microsoft Project là phần mềm quản lý dự án được thiết kế cho các doanh nghiệp Công cụ này bao gồm các tính năng lập kế hoạch dự án, cho phép ban quản lý tạo lịch trinh dự án, xác định và phân công từng nhiệm vụ dự an, quan ly lap lich trinh của nhân viên và theo dõi trạng thái dự án

1.2 Mục dích hoạt động

Lập kế hoạch và tô chức quản lý dự án

Lên lịch và theo dõi lịch công tác

Hoạch định tài nguyên va chi phi trong dự án

Lên kế hoạch cho phương án dự phòng

Đánh giá khả năng tài chính của dự án

Quản lý công việc theo đội, nhóm

1.3 Đối tượng sử đụng

Những doanh nghiệp đang triển khai dự án

Cac Project Manager, team member muốn thực hiện dự án một cach bai ban, chuyên nghiệp

Phong PMO (Văn phòng quản lý dự ân)

Nhà hoạch định dự án chuyên nghiệp

Nhân sự lên tiên độ dự án

2 Ưu và nhược điểm

2.1 Ưu điểm

Dễ dàng theo sát tiến độ dự án

Cải thiện kết quả dự án

Quản lý thu chi dự án hiệu quả

2.2 Nhược điểm

Microsoft Project là phần mềm quốc tế nên giá thành khá cao

Không dễ dàng chia sẻ: Các tệp được lưu ở định dạng MPP, một định dạng độc quyền cân sử dung phan mém Microsoft Project dé c6 thé doc

e® Không có sự linh hoạt: Công cụ sẽ có những nguyên tắc không thể thay đôi, không thê sửa chữa Điều này có thể khiến việc quản lý kém linh hoạt và bị máy

móc

®_ Cấu hình và cách sử dụng của Microsoft Project khá phức tạp

® Không hỗ trợ ngôn ngữ Tiếng Việt cũng là một rào cản khá lớn cho các doanh

nghiệp khi sử dụng phần mềm quản lý dự án Project bởi có khá nhiều thuật ngữ

chuyên ngành bằng Tiếng Anh

3 Sử dụng Microsoft Project

3.1 Cách sử dụng Microsoft Project

Bước l: Tạo một dự ân mới

e Truy cap vao Microsoft Project va bắt đầu tạo một dự án mới

® Sau khi chon Blank Project, tiếp đến chọn Project Summary Task

Click here

e® Nhập tên, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự án Chọn OK

Project Information for 'Project4 x Start date 9/14/2020 Current date: 9/7/2020

Finish date Status date NA

All tasks begin as soon as possible Priority 500 °

Enterprise Custom Fields

Department

Bước 2: Thêm danh sách các công việc cần phải làm

Nhập công việc của dự án ở cột Task Name Trong trường hợp bạn chưa xác định thời gian làm công việc đó mất bao lâu thì cột Duration sẽ có một dấu chấm hỏi như hình

as

3 | = [ Create business plan | day? Mon 9/7/20 Mon 9/7/20

: s Get business license 1 day? Mon 9/7/20 Mon 9/7/20

5 3 Set up bank account 1 day? Mon 9/7/20 Mon 9/7/20

6 "5 Get funding 1 day? Mon 9/7/20 Mon 9/7/20

"5 Pick a business location 1 day? Mon 9/7/20 Mon 9/7/20

8 " Set up office equipment <1 day? Mon 9/7/20 Mon 9/7/20

) 5 Hire team 1 day? Mon 9/7/20 Mon 9/7/20

3 Run promotion 1 day? Mon 9/7/20 Mon 9/7/20

Bước 3: Nhập thời gian cho mỗi công việc

Ước lượng thời gian để hoàn thành công việc Điền vào cột Duration là tổng khoảng thời gian cần làm để hoàn thành một tác vụ Microsoft Project sé tu tinh thoi gian bat dau va ket thúc của dự án

oO Mod: x Task Name ~ Duration =~ Start ~ Finish ~ Predeces

s +Chocolate Store Project 21 days 9/14/2020 10/12/2020

1 3 Create business plan 5 days 9/14/2020 9/18/2020

2 ¬5 Get business license 1 day 9/14/2020 9/14/2020

3 Set up bank account 1 day 9/14/2020 9/14/2020

= Get funding 21 days 9/14/2020 10/12/2020

5 5 Pick a business location 5 days 9/14/2020 9/18/2020

6 Set up office equipment and 2 days 9/14/2020 9/15/2020

furniture

š "5 Hire team 10 days 9/14/2020 9/25/2020 + a ©C 8 "5 Run promotion 4 days 9/14/2020 9/17/2020

Bước 4: Liên kết các công việc

Chon Predecessor đề xác định công việc trước công việc cần liên kết hoặc click chọn nút “liên kết” từ menu

Vi du trong bảng sau:

Với 2 công việc Create business plan (tạo kế hoạch kinh doanh) và Get business license (lay giấy phép kinh doanh) Hai công việc này có thê cùng làm được song song hoặc

thực hiện việc lập kế hoạch kinh doanh trước, sau đó mới thực hiện lấy giấy phép kinh doanh

5 5 Pick a business location 5 days 9/14/2020 9/18/202 Enter task 1 as a mm

furniture

Bạn có thê nhận thấy sự thay đôi rõ rệt ở biêu đồ Gantt Microsoft Project có thê thiết

lập không làm việc cuối tuần khi cài đặt lịch

Sau khi chọn nhiều công việc Task, nhấn nút liên kết xem sự thay đổi ở biểu đồ Gantt

view

Task

Ế Mod ~ Task Name ~ Duration _~ Start v Finsh — + Predecessors

0 "5 «Chocolate Store Project 21 days 9/14/2020 10/12/2020

1 3 Create business plan S days 9/14/2020 9/18/2020

2 s Get business license 1 day 9/21/2020 9/21/2020 1

3 3 Set up bank account 1 day 9/14/2020 9/14/2020

4 "5 Get funding 21 days 9/14/2020 10/12/2020

5 5 Pick a business location 5 days 9/14/2020 9/18/2020

6 s Set up office equipment and 2 days 9/14/2020 9/15/2020

E furniture | |

< 7 "5 Hire team 10 days 9/14/2020 9/25/2020

Go 8 s Run promotion 4 days 9/14/2020 9/17/2020

5

Copy ~ &F Respect Links

Sau khi nhấp vào liên kết xem sự thay đổi ở biểu đồ Gantt view

s «Chocolate Store Project 49 days 9/14/2020 11/19/2020

furniture

Bước 5: Đánh dấu mốc thời gian quan trọng trong dự án

Trong quá trình thực hiện dự án sẽ có những điểm thời gian quan trọng phải hoàn thành công việc

Tạo mốc quan trọng bằng cách thay đổi thời lượng công việc thành 0 ngày Khi đó tại biểu mẫu sẽ hiển thị một viên kim cương xám để đánh dấu

furniture

3.2 Cách quản lý dự ăn

Để quản lý một dự án thực tiễn bằng Microsoft Project, cần trải qua 7 bước sau:

® Chuẩn bị thông tin: Cần có đầy đủ những thông tin cần thiết của dự án như tên, mục tiêu, người thực hiện, tên công ty

e Thiết lập thông tin: lập ra thời gian, lịch, kế hoạch làm việc

e Khai báo tài nguyên: Khai báo tất cả những nguồn lực sẽ sử dụng cho dự án

®_ Lập dự án: Tiến hành lập số liệu, theo dõi quá trình thực hiện của từng hạng mục, cập nhập và sửa đôi thông qua các bảng (table)

® Cập nhập tiến độ: cập nhập các thông tin như khối lượng công việc đã hoàn thành, thời gian thực tế hoàn thành và thời điểm bắt đầu và kết thúc thực tế

®_ Xác lập đường găng (critical path): là đường cho biết tiến độ từ đầu đến cuối của

dự án một cách trực quan

® Inbiểu đồ và lập báo cáo

II Ứng dụng Microsoft Project Quản Lý Dự Án quảng cáo ra mắt giay NIKE:

1 Danh sách công việc:

QUAY VIDEO QUANG CAO CHO SAN PHAM GIAY THE THAO NIKE

27/2-6/

Lag 2 ngay dé chinh stra kich ban

2 Liên hệ booking diễn viên, 4 3 ngày 74 - 9/3 Kiên

kols/ influencer

quay

kiên

©n air video

7 6 1 ngay 24/3 Huy

10

2 Thêm công việc vào Microsoft Project để quản lý công việc:

“LH FS i sae i 5 : eK Deliverable 3 Add to Timeline | eo Task (O) Fil

12725,

z

8 [Mors 23 jMart2, 23 pans, 2

1 * Lên kịch bản quay 1.2wks Mon 2/27/23 Mon 3/6/23 6FSt1wk

diễn viên/KOLs

3 + Chuến bị sản phẩm 2 days Frl3/10/23 Mon 3/13/23

để quay

quay cũng như

Manually Schedules

Pm IF) Network Diagram ~ | [i Resource Usage ~ Al +L f $y =) Highlight: (No Highlight] ~ | Timescale: Q TSS ee Sen Timeline x oo - EA

Thu3/2/2

z

F| mars, 23 JMar12,23 sans, 23

tea oe Quay video

š

=

š

UInssiqned Tadke 0

11

4 Dashboard

4.1 Tổng quan dự án:

fafa Re a ain Oo 6

E

% COMPLETE

outline level in the Fieid List

100%

§ 80%

š = 4% 50%

LATE TASKS Tacks that are past due

¬

me LoD lt El S| | [ BG

E

J ome

: fone

san

nha

—+msenromusnieee<

Ễ —a

é —enreine nemmirgcomustne wert

tàn

_

ore

ion

zone

0h

ee #& oS SF

12

Ee

ones ee]

SS

Sahat 20m: Avdhbiny |Gân|

he

Ẫ

100%

sa 80%

5

m= % Complete

ASKS STARTING SOON

+ starting in the next week

18

4.3 Tỷ lệ công việc chưa làm/đã làm và hiển thị công việc chưa làm % nào:

=

Et ag Be | 034 Bi colors~ 7 3 ==I= 14g 8

= [Al Fonts ~ vt _

_ jars 23 jaeaa, 23 pions, 3

5 start Finish

Ÿ — wenzzm| ith dates to the timeline |5

Ể

3/15/23

3/21/23

Reacy

hE &)| & ie

Chats |e Gi etecs® 3 In nan

5 start -

ễ

RESOURCE OVERVIEW

RESDLIRCE STATS

Work staTus forall work resource:

EDts

50x

40WS

mem Actal Work mmmRemeringVork —=e=Bazelne Work

RESOURCE STATUS

News Tasks:

WORK STATUS

SS work done by ail the work resources,

10%

ot

I8 %WNerk Complete

14

IV Kết Luận

Microsoft project được biết đến là một ứng dụng được phát triển bởi ông lớn Microsoft với chức năng hỗ trợ công việc quản lý dự án Phần mềm này hỗ trợ các công việc quản lý dự án, lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ, nguồn lực, quản lý ngân sách, theo dõi tiền độ, xuất báo cáo theo từng dự án khác nhau Quản lý dự án bằng Microsoft Project được đánh giá cao bởi khả năng hỗ trợ tối đa Người dùng lên kế hoạch, lịch làm việc một cách chỉ tiết, đồng thời có thê phân công nhiệm vụ và theo dõi sát sao tiễn

độ thực hiện Với phần mềm này, người dùng như có thêm sức mạnh, quản lý công việc một cách khoa học, theo dõi trực quan Từ đó người dùng sẽ tập trung phát triển thêm những giá trị khác, việc đạt mục tiêu dự án đề ra sẽ trở nên mỹ mãn hơn

Với những tính năng cơ bản đến nâng cao của Microsoft Project chúng ta có thé thay day la một ứng dụng quản lý dự án đa chức năng, hỗ trợ cho người quản lý rất nhiều tác vụ Ngoài Microsoft Project thì chúng ta còn có thê kết hợp với các ứng dụng khác trong bộ Office để quản lý công việc của mình một cách tốt nhất Tuy nhiên, khi

sử dụng Microsoft Project phải mắt chỉ phí quản lý hàng tháng Đây gần như chỉ là một công cụ chứ không phải là một phương pháp quản lý tối ưu nhất Chúng ta sẽ cần setup, hoàn thiện nó sao cho phù hợp nhất với công việc của chính mình

15