Tiểu luận môn kỹ năng giao tiếp chương 3 kỹ năng làm việc nhóm

Nhóm tạo ra được một tinh thần hợp tác, biết phối hợp và phát huy các ưu điểm của các thành viên trong nhóm để cùng nhau đạt đến một kết quả tốt nhất cho mục đích mà nhóm đặt ra.. Để thự

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRUNG TÂM KẾT NỐI DOANH NGHIỆP VÀ GIỚI THIỆU VIỆC LÀM



BÀI TIỂU LUẬN: MÔN KỸ NĂNG GIAO TIẾP

CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

GIẢNG VIÊN: NGUYỄN THỊ SÁU NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 3 LỚP: DHNH19A-420300348002

MỤC LỤC

3.1 KHÁI NIỆM CHUNG 4

3.1.1 Thuật Ngữ 4

3.1.2 Khái niệm giao tiếp trong nhóm 5

3.1.3 Phân loại nhóm 6

3.1.3.1 Dựa theo qui mô 6

3.1.3.2 Dựa theo quy chế xã hội 7

3.1.3.3 Dựa theo giá trị 8

3.1.4 Quá trình phát triển nhóm và phát triển nhóm 8

3.1.4.1 Giai đoạn hình thành nhóm 8

3.1.4.2 Giai đoạn xung đột 8

3.1.4.3 Giai đoạn bình thường hóa 9

3.1.4.4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy 9

3.1.4.5 Giai đoạn kết thúc 9

3.2 Ý NGHĨA CỦA LÀM VIỆC NHÓM 9

3.2.1 Lợi ích của làm việc nhóm 9

3.2.2 Một số hạn chế trong hoạt động nhóm 11

3.3 NGUYÊN TẮC VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA LÀM VIỆC NHÓM 14

3.3.1 Nguyên tắc của làm việc nhóm 14

3.3.2 Đặc điểm nhóm làm việc hiệu quả 16

3.3.2.1 Mục tiêu của nhóm 16

3.3.2.2 Các thành viên tận tụy với mục tiêu chung của nhóm 17

3.3.2.3 Tất cả các thành viên trong nhóm đều phải tham gia hoạt động của nhóm và đều được hưởng lợi từ kết quả của nhóm 17

3.3.2.4 Có môi trường khuyến khích hoạt động của nhóm 18

3.3.2.5 Mục tiêu nhóm phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức 18

3.4 MỘT SỐ HIỆN TƯỢNG TÂM LÝ XÃ HỘI CỦA NHÓM 19

3.4.1 Thủ lĩnh 19

3.4.2 Quan hệ liên nhân cách 21

3.4.3 Sự tương hợp nhóm 23

3.4.4 Các nhóm tính cách 24

3.4.4.1 Tính cách chuyên quyền 25

3.4.4.2 Tính cách tự do 25

3.4.4.3 Tính cách cộng tác 26

3.1 KHÁI NIỆM CHUNG

3.1.1 Thuật Ngữ

Nhóm là gì ?

Theo Edgar H Schein nhóm là một cộng

đồng của con người mà ở đó các thành viên

có tương tác lẫn nhau, có sự hiểu biết lẫn

nhau và tự ý thức về nhóm của mình

Mặt khác, theo nhóm tác giả Lawrence J

Severy, John C Brigham và Barry R

Schlenker định nghĩa: “Nhóm là một tập

hợp của hai hoặc nhiều người, giữa thành

viên có sự tương tác và ảnh hưởng lẫn nhau

về hành vi Nhóm là một đơn vị tồn tại một cách có tổ chức, các thành viên của nhóm có chung những lợi ích và mục đích”

Còn theo khái niệm của Tác giả Vũ Dũng thì: Nhóm là một cộng đồng có hai hoặc nhiều người, giữa các thành viên có cùng chung mục đích và lợi ích, co sự tương tác và ảnh hưởng nhau

⇨ Từ những định nghĩa trên ta có thể đưa ra một khái niệm chung: Nhóm là một tập hợp người tạo thành một chỉnh thể, có cấu tạo, cấu trúc và những chức năng nhất định

Thế nào là một nhóm làm việc?

Nhóm làm việc là một tập hợp những cá nhân có những kỹ năng bổ sung cho nhau và cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung Nhóm tạo ra được một tinh thần hợp tác, biết phối hợp và phát huy các ưu điểm của các thành viên trong nhóm để cùng nhau đạt đến một kết quả tốt nhất cho mục đích mà nhóm đặt ra Nhóm tồn tại khi các thành viên

trong nhóm tự nguyện tham gia vào nhóm và được đối xử bình đẳng như nhau Giữa họ

đều có nhu cầu được trao đổi, liên hệ với nhau và cùng theo đuối một mục đích chung 3.1.2 Khái niệm giao tiếp trong nhóm

Giao tiếp trong nhóm là tập hợp các thành viên có số lượng từ hai người trở lên, có giao tiếp trực diện, có kỹ năng bổ sung cho nhau, có sự chia sẻ mối quan tâm nhằm thống nhất thực hiện mục đích chung

Để thực hiện các hoạt động nhóm có hiệu quả, mỗi một thành viên trong nhóm cần phải có một số các kỹ năng sau đây ngoài sự đồng thuận chung về quan điểm và mục đích của nhóm:

1 Lắng nghe:

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau Lắng nghe không chỉ là sự tiếp nhận thông tin từ người nói mà còn phải biết phân tích, nhìn nhận theo hướng tích cực và phản hồi bằng thát độ tôn trọng những

ý kiên của người nói dù đó là ý kiến hoàn toàn trải ngược với quan điểm của bản thân

2 Chất vấn

Chất vấn là kỹ năng thể hiện tư duy phản biện tích cực Điều này đòi hỏi mức độ tư duy cao và tinh thần xây dựng cho nhóm

3 Thuyết phục

Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra Đồng thời họ cân biết tự bảo

vệ và thuyết phục người khác đồng tinh với ý kiến của mình

4 Trợ giúp

Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau vì trong một nhóm, có người sẽ mạnh lĩnh vực này, nhưng người khác lại mạnh lĩnh vực khác Các thành viên thông qua điểm mạnh của riêng mình, bổ trợ và giúp đỡ để tạo nên một nhóm hoàn thiện

5 Chia sẻ

Các thành viên đưa ra ý kiến và chia sẻ kinh nghiệm của mình khi gắp các tình huống tương

tự trước đó Các thành viên đóng góp và góp ý về những ý tưởng mà mỗi thành viên đưa

ra

6 Chung sức

Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra “Hãy tưởng tượng, chúng ta đang cùng ở trên một con thuyền, tất cả đều phải cùng chèo để đưa con thuyền về đến đích!"

7 Trách nhiệm

Mỗi thành viên phải có trách nhiệm của bản thân đối với công việc được phân công và trách nhiệm chung với các thành viên

3.1.3 Phân loại nhóm

3.1.3.1 Dựa theo qui mô

 Nhóm lớn là nhóm đông người quan hệ mọi người không mang tính cá nhân, vì không tiếp xúc trực tiếp nhiều mà chỉ quan hệ với nhau một cách gián tiếp thông qua các quy định, pháp chế, luật lệ (các dân tộc khác nhau trong một quốc gia, bộ tộc, cộng đồng, giai cấp )

 Nhóm nhỏ là những nhóm có số người không đông, trong đó con người tiếp xúc với nhau một cách trực tiếp, thường xuyên trong một không gian và thời gian nhất định (gia đình, tổ chuyên môn, đội sản xuất )

Qui mô nhóm Sự tham gia của các thành viên

1

Nhóm 3 người Mọi người đều được nói

2

Nhóm 7 - 10 người Hầu hết mọi người đều nói Người ít nói

thường nói ít hơn người khác Có 1 - 2 người không nói gì cả

3

Nhóm 11 - 18 người Có 5 - 6 người nói rất nhiều, 3 - 4 người thỉnh

thoảng nói vài câu

4

Nhóm 19 - 30 ngừoi Có 3 - 4 người lấn át tất cả

5

Trên 30 người Có rất ít sự tham gia của các thành viên

3.1.3.2 Dựa theo quy chế xã hội

Có nhóm chính thức và không chính thức

 Nhóm chính thức: Là nhóm có cơ cấu tổ chức, mọi người tập hợp, quan hệ với nhau theo văn bản, tổ chức quy định (biên chế của nhóm bao nhiêu người; ai là người lãnh đạo; quan hệ làm việc như thế nào )

 Nhóm không chính thức: Tồn tại trên ca sở tâm lý (thiện cảm, cùng xu hướng, sở thích Từ tính chất của các mỗi quan hệ đó mà tạo thành từng nhớm gọi là nhóm không chính thức Quan hệ giữa các thành viên trong nhóm gọi là quan hệ tâm lý

Như nhóm thích thời trang, nhóm thích công nghệ mới, nhóm thể dục đi bộ buổi sáng, nhóm thích du lịch, nhóm dạy thêm )

3.1.3.3 Dựa theo giá trị

Gồm nhóm quy chiếu và nhóm hội viên

Nhóm quy chiếu (Nhóm chuẩn) là nhóm lấy một số giá trị hoặc quan điểm nào đó định chuẩn để làm theo Vì vậy nhóm chuấn có thể có thực mà cũng có thể do tưởng tượng mà

có Nhóm chuẩn có ảnh hưởng lớn đến việc hình thành ý thức đạo đức và hành vi của cá nhân

Nhóm hội viên: Đây là loại nhóm mà các cá nhân có thể không đứng trong nhóm (không

là thành viên chính thức của nhóm) nhưng lại hướng vào nó và tuân thủ các chuẩn mực của nó

3.1.4 Quá trình phát triển nhóm và phát triển nhóm

3.1.4.1 Giai đoạn hình thành nhóm

Ban đầu khi hình thành nhóm, các thành viên trong nhóm thường có thái độ thăm đỏ, chưa bộc lộ rõ các quan điểm, thái độ của mình Họ thường rụt rè, giữ gìn trong lời ăn tiếng nói,

và thái độ của mình Trong giai đoạn mới này hiếm khi xuất hiện các xung đột

3.1.4.2 Giai đoạn xung đột

Do sau khi các thành viên trong nhóm đã làm quen với nhau sẽ hình thành các nhóm nhỏ hơn thường 2-3 người phù hợp với nhau về sở thích, tính cách và quan điểm sống

Thậm chí trong một số vân đê họ cũng chưa nhận thấy được hết lợi ích của hoạt động nhóm, thường đề cao lợi ích cá nhân của bản thân hoặc nhóm nhỏ của mình Đây là giai đoạn rất

dễ đổ vỡ trong hoạt động nhóm.Chính vì vậy, vai trò của người lãnh đạo nhóm trong giai đoạn này là rất quan trọng

3.1.4.3 Giai đoạn bình thường hóa

Đây là giai đoạn mà các thành viên trong nhóm đã bắt đầu nhậnthức được lợi ích từ việc hợp tác cùng nhau trọng công việc để giải quyết các vấn đề Các mối xung đột trong nhóm bắt đầu giảm đi Một tinh thần hợp tác mới bắt đầu xuất hiện Điều quan trọng nhất trong giai đoạn này à các thành viên đã bắt đầu lắng nghe ý kiến của nhau, mạnh dạn trao đổi quan điểm và sẵn sàng chia sẻ thông tin và kinh nghiệm với các đồng nghiệp

3.1.4.4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy

Đây là giai đoạn mang lại hiệu quả cao nhất trong hoạt động nhóm Khi nhóm làm việc đã

ổn định, sự phân công giữa các thành viên trong nhóm đã đi và việc qui trình cho phép các thành viên của nhóm có thể trao đổi dễ dàng Các quyết định của nhóm dễ dàng được thông qua với sự nhất trí cao trong nhóm

3.1.4.5 Giai đoạn kết thúc

Đây là thời kỳ mà các mục tiêu của nhóm đã được hiện xong Nhóm có thể tự giai tán hoặc chuyển sang hoạt động một lĩnh vực khác với yêu cầu của công việc mới Các thành viên của nhóm sẽ thay đổi để phù hợp với yêu cầu của công việc mới

3.2 Ý NGHĨA CỦA LÀM VIỆC NHÓM

3.2.1 Lợi ích của làm việc nhóm

Khi hình thành nên nhóm làm việc và bước vào giai đoạn hoạt động trôi chảy thì làm việc theo nhóm sẽ đem lại một số lợi ích cơ bản như sau :

- Hoạt động nhóm là một môi trường thuận lợi giúp các thành viên hưởng tới mục tiêu chung của tổ chức Khi hoạt động tập thể, họ có điều kiện thảo luận cùng nhau tìm

ra phương pháp tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đề ra

- Hoạt động nhóm giúp các thành viên sẽ có cảm giác được đối xử bình đẳng, tôn trọng

- Các thành viên khi cùng góp sức giải quyết vấn đề chung, họ học hỏi nhiều về cách

xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản, khó khăn từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên

- Hoạt động nhóm giúp các thành viên có nhiều cơ hội phát triển năng lực của bản thân, thông qua việc học hỏi từ đồng nghiệp bạn bè, từ các chương trình đào tạo huấn luyện và ngay cả quá trình thực hiện các công việc của họ trong nhóm

- Hoạt động nhóm tạo mối liên kết gắn bỏ giữa các thành viên trong tổ chức lại với nhau, xóa bỏ các hàng rào ngăn cách.+Thông qua việc quản lý theo nhóm, nhân viên

có thể học hỏi cách lãnh đạo từ cấp trên của mình Điều đó tạo sự thống nhất về cách

quản lý trong tổ chức

+ Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn

3.2.2 Một số hạn chế trong hoạt động nhóm

 Khó khăn trong việc tổ chức hoạt động nhóm:

Tổ chức hoạt động là một điều không dễ dàng, nhiều yếu tố từ khách quan, chủ quan có thể đưa đến thất bại hoặc tan rã nhóm Ngoài những tác động khách quan từ bên ngoài, còn có những yếu tố chủ quan mà chúng ta thường gặp phải khi tổ chức các hoạt động cho nhóm,

mà trong đó 4 yếu tố gây nhiều trở ngại nhất là :

 Quá nể nang các mối quan hệ:

Chúng ta thường lẫn lộn giữa tình cảm cá nhân hay sự tôn trọng vị trí của các thành viên trong nhóm để không đưa ra những góp ý, chất vấn hay tranh luận nhằm đạt đến những kết quả tốt nhất

Chúng ta luôn luôn đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi thực sự là mình không đồng ý hoặc không hiểu gì Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau dẫn đến việc mạnh

ai nấy làm Có nhiều người lại chọn thái độ thụ động, “ngồi mát ăn bát vàng” ai làm gì cũng gật nhưng bản thân không làm gì cả, hoặc chờ người ta làm trước mình chỉ nương theo Đây chính là thái độ có hại nhất cho các hoạt động của nhóm

 Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác:

Do sự thảo luận và phân chia công việc không thống nhất nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình Ngược lại, nếu phải đứng ra làm thì luôn có lý do để biện minh cho những hạn chế của mình và khi thất bại thì luôn tìm mọi lý lẽ để đổ trách nhiệm cho người khác hay từ chối không dám nhận trách nhiệm về mình

 Không chú ý đến công việc của nhóm:

Một khuynh hướng trái ngược là một số người luôn cho ý kiến của mình là tốt và không bao giờ chấp nhận ý kiến của bất kỳ ai khác Một số thành viên trong nhóm cho rằng mình giỏi nên chỉ bàn luận với những người tài giỏi ngang mình, hoặc đưa ý kiến của mình ra mà không cho người khác tham gia Đây là yếu tố quan trọng gây ra sự chia rẽ trong nhóm

Ví dụ: Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình

không tốt nên không chịu nói ra hoặc cho rằng để tải quá chán nên không tốn thời gian Thế

là, trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với nhau Cho đến khi thời gian chỉ còn 5-10 phút thì tất cả mới bắt đầu quay sang, đùn đầy nhau phát biểu Và chính lúc đã có một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn cứ tiếp tục bàn

về chuyện riêng của mình mà không quan tâm đến nội dung hay mục tiêu đề ra Kết quả là

chúng ta hoặc là không hiểu sẽ làm gì, hoặc sẽ thực hiện với sự bất mãn, không đem lại hiệu quả cao cho nhóm

Tóm lại:

 Tổ chức công việc hay hoạt động cho nhóm là một kỹ năng cần thiết mà ngay từ khi còn là học sinh, sinh viên, mỗi chúng ta đều cần phải học hỏi để vừa giúp cho sự phát triển của bản thân, góp phần vào sự phát triển chung của tập thể mà chúng ta đang hoạt động Mình vì mọi người thì mọi người sẽ vì mình Đó là yếu tố đem lại thành công cho cuộc sống của mỗi người chúng ta

3.3 NGUYÊN TẮC VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA LÀM VIỆC NHÓM

3.3.1 Nguyên tắc của làm việc nhóm

 Tạo sự đồng thuận:

Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bồi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm Những buổi họp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về mục tiêu đạt được của nhóm Các mục tiêu chỉ ổn định khi đã bàn thảo xong các biện pháp thực hiện Mặc dù các thành viên của nhóm cần được định hình các mục tiêu, nhưng nên phổ biến các mục tiêu cho các hội viên nắm Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách bằng cách kết hợp giữa những mục tiêu chung và mục tiêu riêng

 Thiết lập các mối quan hệ với ban chủ quản:

Mọi nhóm cần có sự hỗ trợ của đội ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản Ba mối quan

hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là: Người bảo trợ chính của nhóm, người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan, người quản lý tài chính của nhóm

 Khuyến khích óc sáng tạo:

Nhiều người thường làm theo kinh nghiệm và tính cách riêng của họ, để xóa bỏ rào cản thụ động ấy và phát huy tính sáng tạo chúng ta nên hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng của các thành viên trong nhóm nêu ra, hướng các vấn đề tranh luận

đi đến chỗ thống nhất

 Phát huy những ý kiến mới:

Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy Sau đó, loại bỏ những ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý kiến khả thi Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi

là “tư duy hành động nhóm” Tuy nhiên, chúng ta cần lưu ý: sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo, đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp, nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại có thể đưa đến những giải pháp đáng giá, cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo, những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến của một cá nhân đưa ra

 Học cách ủy thác:

Sự ủy thác có hai hình thức: ủy thác công việc và ủy thác quyền hành

 Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với mục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm Sau đó, phó mặc chó họ và chỉ can thiệp khi không đạt mục tiêu

 Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủy quyền đầy đủ quyền và để họ được hành xử nó Khi ủy thác,cần nhận diện các loại đặc tính khi ủy thác:

 Có khả năng muốn thực hiện: Đây là trường hợp ta gặp người được ủy nhiệm lý tưởng, sẵn lòng nhận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác, thực hiện theo ý khi được ủy nhiệm

 Có khả năng không muốn thực hiện: Loại người này không sẵn lòng học hỏi và tiếp thu ý kiến của người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền cho họ